Lưu trữ có hệ thống tất cả các công văn, giấy tờ, biểu mẫu của công ty.. Xử lý phân loại các công văn đến, công văn đi, phân phối tài liệu cho các bộ phận, phòng ban trong công ty.. Lập
Trang 1Vị trí: Nhân Viên Hành Chính Khối: Hành Chính – Nhân Sự.
Báo cáo trực tiếp cho:
Người mô tả:
A CHỨC NĂNG
Quản lý công tác hành chánh, an ninh, pháp chế
B NHIỆM VỤ
1 Văn thư lưu trữ:
1.1 Lưu trữ có hệ thống tất cả các công văn, giấy tờ, biểu mẫu của công ty
1.2 Xử lý phân loại các công văn đến, công văn đi, phân phối tài liệu cho các bộ
phận, phòng ban trong công ty
2 Quản lý tài sản:
2.1 Lập danh mục tất cả các tài sản trong công ty như nhà xưởng, máy móc thiết
bị công cụ dụng cụ
2.2 Theo dõi liên hệ sửa chữa tài sản khi có hư hỏng
2.3 Khi xuất tài sản đi sửa chữa, thay thế phải lập giấy xuất tài sản và cập nhật
sổ theo dõi biến động tài sản
2.4 Khi được sự chỉ đạo của ban GĐ cần thanh lý tài sản phải liên hệ làm các thủ
tục thanh lý tài sản đã được duyệt
3 Soạn thảo tất các các công văn, biểu mẫu khi có yêu cầu
4 Quản lý mua văn phòng phẩm, trang thiết bị cho công ty khi có nhu cầu được ban Giám Đốc duyệt
5 Tổ chức tiếp khách:
5.1 Chuẩn bị chỗ ngồi, phòng tiếp khách chuẩn bị nước uống…
5.2 Nếu có yêu cầu từ ban GĐ cần đặt tiệc đãi khách, đặt phòng khách sạn cho
khách…
6 Thực hiện và thanh toán các dịch vụ ngoài như tiền điện, nước, tiền văn phòng phẩm trang thiết bị
7 Quản lý con dấu:
7.1 Phải ghi chép lại nhật ký đóng dấu
7.2 Lập biên bản bàn giao con dấu khi có yêu cầu từ ban GĐ chuyển dấu cho
nguời khác hoặc đem ra ngoài
8 Quản lý ngày, giờ công, các loại phép của toàn CB-CNV
9 Quản lý đội PCCC về tập luyện, kiểm tra PCCC hàng tháng:
10 Quản lý đội xe về giờ giấc, định phí xăng, công tác phí…
11 Quản lý đội bảo vệ tuần tra kiểm tra việc thực hiện nội quy công ty, văn hóa công
ty, an toàn…
12 Kiểm tra kiểm soát vệ sinh an toàn lao động
13 Tổ chức các cuộc họp toàn công ty
14 Quan hệ với các cơ quan chức năng địa phương trong quá trình làm việc
Page 1 of 3
Trang 215 Thực hiện công việc pháp chế của công ty.
C QUYỀN HẠN:
1 Từ chối đóng dấu khi chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền hoặc sai quy định của công ty và/hoặc pháp luật
2 Từ chối soạn thảo các văn bản không phục vụ cho công việc
3 Từ chối ban hành các tài liệu khi chưa được phê duyệt
4 Có quyền điều động đội PCCC tập luyện
5 Có quyền nhắc nhở lập biên bản nhửng các nhân, bộ phận
6 Từ chối làm các công việc không phục vụ cho công việc công ty hoặc trái với đạo đức, thuần phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác
7 Tham mưu cho trưởng phòng về công tác nghiệp vụ
D TRÁCH NHIỆM
Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc đã được mô tả tại mục B: Nhiệm Vụ
E ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
1 Tập luyện PCCC hàng tuần
2 Kiểm tra PCCC hàng ngày
3 Lưu trữ văn thư khi cần phải tìm ra trong thời gian nhanh nhất
4 Quản lý tài sản phải có sổ theo dõi không để thất thoát, hư hỏng phải báo sửa chữa kịp thời
5 Soạn thảo công văn nhanh không sai lỗi chính tả
6 Cung cấp văn phòng phẩm kịp thời, tiết kiệm
7 Thanh toán các dịch vụ ngoài kịp thời chính sác
8 Sử dụng con dấu đúng mục đích, nghi chép nhật ký đóng dấu
9 Chấm công hang ngày chính sác kịp thời
10 Báo cáo tình hình sử dụng văn phòng phẩm
11 Thông báo họp cho CBCNV kịp thời đúng đối tượng
F DANH MỤC PHẢI BÁO CÁO
1 Báo cáo tình hình kiểm tra an toàn lao động, PCCC thực hiện nội quy lao động
2 Báo cáo nhân sự hàng ngày
3 Báo cáo ngày giờ công của toàn CBCNV vào ngày 01 hàng tháng
4 Báo cáo công việc hàng tuần
G TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
1 Trình độ học vấn Cao đẳng:
2 Trình độ ngoại ngữ B
3 Trình độ tin học Word; Excel; Email; Internet
4 Kiến thức Am hiểu về các quy trình hành chính
5 Kỹ năng Lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản
6 Khả năng Chịu được áp lực công việc
7 Số năm kinh nghiệm 01 năm
Page 2 of 3
Trang 38 Tính cách cá nhân Tự tin, có tinh thần trách nhiệm.
9 Phong cách làm việc Nghiêm túc, nhanh nhẹn
10 Thể chất và sức khoẻ Tốt
H QUAN HỆ CÔNG VIỆC
NGƯỜI NHẬN VIỆC
Họ và tên:
Ngày:
NGƯỜI GIAO VIỆC
Họ và tên:
Ngày:
Page 3 of 3
Chính quyền các cấp Các cơ quan chức năng Khách hàng
Các công ty liên quan
NV Hành Chính
Các phòng ban Các cấp quản lý
Chính quyền các cấp
Các cơ quan chức
năng
Khách hàng
Các công ty liên quan
PT.HC-NS GiámđốcHC-NS
Chính quyền các cấp Các cơ quan chức năng Khách hàng
Các công ty liên quan
NV Hành Chánh
Các phòng ban Các cấp quản lý
Chính quyền các cấp
Các cơ quan chức
năng
Khách hàng
Các công ty liên quan
Bên ngoài
Bên ngoài
PT.HC-NS TP, HC-NS