Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần dược traphaco năm 2018 2020

Thuốc tồn kho là một loại hàng tồn kho đặc biệt, có yêu cầu về điềukiện bảo quản rất cao, công tác quản lý được thực hiện nghiêm ngặt.. Xuất phát từ những ý trên cùng với mong muốn tìm h

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC

NGUYỄN THỊ HIỀN

MÔ TẢ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

TẠI KHO THÀNH PHẨM CÔNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO

NĂM 2018 - 2020

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƯỢC HỌC

HÀ NỘI - 2021

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC

NGUYỄN THỊ HIỀN

MÔ TẢ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

TẠI KHO THÀNH PHẨM CÔNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện luận văn này

em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trường Đại học

Y Dược – Đại học Quốc Gia Hà Nội, ban lãnh đạo công ty cổ phần

Traphaco.

Lời đầu tiên, em xin được chân thành cảm ơn PGS.TS Hà Văn Thúy và ThS Bùi Thị Xuân – thày cô đã trực tiếp đồng hành, gợi ý, hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian hoàn thành khoá luận.

Em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khoá luận.

Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo công ty cổ phần Traphaco, nơi em nghiên cứu và tham khảo số liệu để hoàn thành khoá luận.

Cuối cùng em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với gia đình, bạn bè đã luôn bên cạnh động viên, ủng hộ và giúp đỡ em trong thời gian em thực hiện luận văn này.

Do chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong quá trình thực hiện đề tài em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong sẽ nhận được ý kiến đóng góp

từ quý thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2021

Sinh viên

Nguyễn Thị Hiền

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 4Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco 16

Hình 3.2 Cách sắp xếp hàng trên giá nhìn từ mặt chính 27Hình 3.3 Cách sắp xếp hàng hoá trong kho nhìn từ phía bên 27

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC 5

Bảng 1.3 Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho 13Bảng 3.1 Trình độ nhân sự kho thành phẩm Hoàng Liệt năm 2020 21Bảng 3.2 Trang thiết bị bảo quản của kho thành phẩm Hoàng Liệt 23Bảng 3.3 Phương pháp xếp hàng hoá trên kệ của kho 28Bảng 3.4 Bảng khảo sát nhiệt độ, độ ẩm trung bình tháng năm 2019 29Bảng 3.5 Bảng hướng dẫn thực hiện vệ sinh trong kho 30Bảng 3.6 Giá trị tồn kho thành phẩm năm 2018, 2019 32Bảng 3.7 Giá vốn hàng bán thành phẩm năm 2018,2019 33Bảng 3.8 Hệ số quay vòng và tốc độ luân chuyển hàng tồn của 33thành phẩm

Bảng 3.9 Bảng các nội dung chuẩn bị trước khi vận chuyển 34

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN 2

1.1 Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho 2

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp 2

1.1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp 2

1.1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp 2

1.1.1.3 Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp 2

1.1.1.4 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp 3

1.1.2 Tổng quát về quản lý hàng tồn kho 6

1.1.2.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 6

1.1.2.2 Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 6

1.1.2.3 Chi phí tồn kho 7

1.1.2.4 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 9

1.2 Tổng quan về tồn trữ thuốc 9

1.2.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 10

1.2.2 Chức năng của kho 10

1.3 Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc 10

1.3.1 Nhân sự 11

1.3.2 Nhà kho và trang thiết bị 11

1.3.3 Bảo quản thuốc thành phẩm 12

1.3.3.1 Các điều kiện bảo quản trong kho 12

1.3.3.2 Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể 13

1.3.4 Vệ sinh 13

1.3.5 Yêu cầu lưu trữ 13

1.4 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco 14

1.4.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 14

1.4.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh 14

1.4.3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco 15

1.5 Một số nghiên cứu khác đã từng thực hiện cùng nội dung 17

CHƯƠNG 2 - ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19

2.1 Đối tượng nghiên cứu 19

2.2 Thời gian nghiên cứu 19

2.3 Địa điểm nghiên cứu 19

2.4 Phương pháp nghiên cứu 19

2.4.1 Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang 19

2.4.2 Phương pháp hồi cứu số liệu 19

2.4.3 Phương pháp thu thập dữ liệu 19

2.4.3.1 Thu thập các dữ liệu có trong sổ sách 19

2.4.3.2 Phương pháp quan sát 20

2.5 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu 20

2.6 Khung nghiên cứu đề tài 20

CHƯƠNG 3 - KẾT QUẢ 22

3.1 Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 22

3.1.1 Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm 22

3.1.2 Các loại máy móc, trang thiết bị 23

3.1.3 Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản 25

3.1.4 Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho 27

3.1.4.1 Cách sắp xếp hàng trên giá 27

3.1.4.2 Phương pháp xếp hàng hóa trong kho 28

3.1.5 Nhiệt độ và độ ẩm trong kho năm 2019 29

3.1.6 Công tác vệ sinh kho 30

3.1.7 Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ 32

3.2 Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 33

3.2.1 Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho 33

3.2.2 Quy trình vận chuyển hàng 35

3.2.2.1 Điều kiện xe chuyên dụng vận chuyển dược phẩm 35

3.2.2.2 Chuẩn bị các điều kiện trước khi vận chuyển 35

3.2.2.3 Kiểm tra nhận hàng từ kho 36

3.2.2.4 Chuyển hàng lên thùng xe 36

3.2.2.5 Theo dõi và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển 36

3.2.2.6 Giao nhận hàng tại địa chỉ của khách hàng 37

3.2.2.7 Báo cáo sau giao hàng 37

3.2.2.8 Quy định về diệt côn trùng trong xe vận chuyển 37

3.2.3 Quy trình xuất hàng thành phẩm 38

CHƯƠNG 4 - BÀN LUẬN 39

4.1 Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 39

4.1.1 Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm 39

4.1.2 Các loại máy móc, trang thiết bị 39

4.1.3 Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản 39

4.1.4 Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho 40

4.1.5 Nhiệt độ và độ ẩm trong kho 40

4.1.6 Công tác vệ sinh kho 40

4.1.7 Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ 40

4.2 Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 40

4.2.1 Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho 40

4.2.2 Quy trình vận chuyển hàng 41

4.2.3 Quy trình xuất hàng thành phẩm 41

4.3 Ưu điểm và nhược điểm của đề tài so với các đề tài khác 41

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 43

MỞ ĐẦU

Hàng hóa tồn kho là một bộ phận vốn lưu động của doanh nghiệp, cóvai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh Quản lý lượnghàng tồn kho tốt sẽ giúp cho quá trình vận hành không bị gián đoạn Đồngthời, đáp ứng đủ nguồn cung cấp cho thị trường khi cần thiết

Để quản lý tốt hàng tồn kho đòi hỏi phải có sự kết hợp ăn ý giữa nhiều

bộ phận trong doanh nghiệp Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà hàng tồn khothường tồn tại ở nhiều hình thái khác nhau, đa dạng về đặc điểm, chủng loại

và có điều kiện bảo quản khác nhau Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đồng thờitạo ra lợi nhuận cho công ty vừa là mục tiêu nhưng cũng là thách thức lớn đốivới các doanh nghiệp hiện nay

Thuốc tồn kho là một loại hàng tồn kho đặc biệt, có yêu cầu về điềukiện bảo quản rất cao, công tác quản lý được thực hiện nghiêm ngặt Ở nước

ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là điều kiện không thuận lợi cho việc bảo quản, tồntrữ thuốc Vì vậy, vấn đề quản lý thuốc tồn kho hiệu quả càng là vấn đề gâynhiều khó khăn cho các doanh nghiệp

Công ty cổ phần Traphaco là một trong những đơn vị quan trọng tronglĩnh vực y tế nói chung và ngành Dược nói riêng Trong những năm gần đâyTraphaco đều có tên trong danh sách Top 10 công ty Dược phẩm Việt Nam uytín [3] Hiện nay, sản phẩm của công ty có mặt tại khắp nơi ở cả thị trườngtrong và ngoài nước Chính vì vậy công tác quản lý hàng tồn kho ở công ty làmột trong những vấn đề đang được quan tâm hàng đầu

Xuất phát từ những ý trên cùng với mong muốn tìm hiểu thực trạng

quản lý thuốc tồn kho tại công ty cổ phần Traphaco, đề tài “Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2020” đã được thực hiện với các mục tiêu dự kiến như sau:

1 Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2020

2 Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2019

Chương 1 - TỔNG QUAN 1.1 Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp

Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bìnhthường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vậtliệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặccung cấp dịch vụ [1]

1.1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp

Một là, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp(thường chiếm 40-50%)

Hai là, thường được hình thành dựa trên sự phân công lao động xã hội,chuyên môn hóa sản xuất, không bán được hàng, đề phòng rủi ro, để cân bằngcung – cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ [24]

Ba là, mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng trongquá trình sản xuất Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm

dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn bị lệ thuộc vào các bộ phậnđứng trước đó [19]

Bốn là, đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm là vôhình: lời khuyên của các công ty tư vấn, sự giải trí của người tiêu dùng thôngqua các hoạt động giải trí Hàng tồn kho chủ yếu là dụng cụ, phụ tùng vàphương tiện vật chất

Năm là, ở lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàngtồn kho chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng

Sáu là, trong lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trìnhchế biến để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàngtồn kho bao gồm hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dâychuyền và thành phẩm cuối cùng khi đến tay người tiêu dùng

1.1.1.3 Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp

Hàng tồn kho góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hànhliên tục, tránh gián đoạn trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứngnhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào [24].Chẳng hạn như, nguyên liệu tồn kho cần được duy trì để làm giảm tính khôngchắc chắn của sự chậm trễ ngoài dự kiến trong vận chuyển, giao hàng Dĩnhiên, sự chậm trễ này có thể xảy ra bởi rất nhiều lý do như sự mất khả năngcung ứng đột ngột của nhà cung cấp, do thiên tai hay do sự chậm trễ trong vậnchuyển.

1.1.1.4 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì hàng tồn kho được phân loại như sau:

- Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

- Chi phí dịch vụ dở dang:

 Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàngtồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoànthành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

 Giá hiện hành: là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán

Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC

3

Một công ty tổ chức quản lý dự trữ 10 loại nguyên vật liệu có mã hiệu

từ A101 đến A110 Các số liệu được tính toán và ghi trong bảng sau

4

Bảng 1.1 Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC

Số % so với Lượng yêu Giá mua Giá trị % về giá Xếp loạiloại tổng số cầu hằng một đơn hằng trị so với

Từ bảng và đồ thị trên, hàng hóa tồn kho được chia thành 3 loại [24]:

- Nhóm A: là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị hàng hóa được dự trữ trong kho

- Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị trung bình, đem lại 15% giá trị dự trữ hàng hóa cho doanh nghiệp

- Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị thấp nhất, giá trị dự trữ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ của doanh nghiệp

Hiện nay, sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể thực hiện thôngqua hệ thống quản trị tồn kho tự động hóa bằng máy tính nên rất thuận tiệncho các doanh nghiệp

Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị hàng tồn kho có tácdụng giúp xác định thứ tự ưu tiên trong việc bố trí nguồn vốn, tập trung làmcông tác quản trị, … Cụ thể:

- Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần nhiều hơn so với nhóm

C Do vậy cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A

- Các loại mặt hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra,kiểm soát về hiện vật Thường xuyên thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm Anhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

1.1.2 Tổng quát về quản lý hàng tồn kho

1.1.2.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kếhoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sửdụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu củadoanh nghiệp [21]

Quản lý hàng tồn kho là công tác:

- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ về số lượng và cơ cấu, không làm cho quátrình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứđọng hàng hóa [22]

- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

- Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật

chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa

1.1.2.2 Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

- Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục,

không bị gián đoạn

- Đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường

- Xác định được điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được

- Chi phí cho quản lý hàng tồn kho là thấp nhất

1.1.2.3 Chi phí tồn kho

a Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyểnhàng hóa Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, khôngphụ thuộc vào số hàng được mua [19]

Trong một số trường hợp, chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lầnđặt hàng trong năm Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt là nhỏ, số lần đặthàng tăng và chi phí đặt hàng cao Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lầnđặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn

b Chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dựtrữ [23] Những chi phí này được thống kê dưới bảng sau:

Bảng 1.2 Bảng thống kê chi phí lưu kho

Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị tồn kho

1 Chi phí về nhà cửa và kho hàng Chiếm từ 3-10%

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng

- Chi phí thuê nhà đất

2 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm từ 1-4%

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

- Chi phí năng lượng

- Chi phí vận hành thiết bị

3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản Chiếm từ 3-5%

lý tồn kho

4 Phí tồn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho Chiếm từ 6-24%

- Thuế đánh vào hàng tồn kho

- Chi phí vay vốn

- Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho

5 Thiệt hại hàng tồn kho do mất mát, hư Chiếm từ 2-5%hỏng hoặc không sử dụng được

 Tỷ lệ trên chỉ có tính tương đối, chúng phụ thuộc vào từng doanh nghiệp,

địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành Thông thường chi phí lưu kho hằng năm chiếm 40% giá trị hàng tồn kho

c Chi phí mua hàng

Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua mộtđơn vị Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựachọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua [23]

1.1.2.4 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

- Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho  Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho

Hệ số này cho biết trong một năm hàng tồn kho quay vòng được baonhiêu lần Tỷ số càng thấp chứng tỏ các loại hàng hóa tồn kho quá cao so vớidoanh số bán [18] Nếu tỷ số cao chứng tỏ doanh nghiệp quản lý hàng tồn khohiệu quả, vốn không bị ứ đọng Tuy nhiên không phải lúc nào tỷ số cao cũng

là tốt, tỷ số thấp cũng là xấu Tỷ số quá cao đồng nghĩa với việc hàng tồn khothấp, có thể sẽ không đủ để cung ứng cho thị trường

Đây là thông số xác định số ngày dự trữ hàng trong kho Nếu số ngày

dự trữ dài hơn so với mức bình quân ngành, điều này chứng tỏ hàng tồn kho

bị ứ đọng quá nhiều và có nguy cơ công ty phải giảm giá mạnh để giải phónghàng tồn kho

1.2 Tổng quan về tồn trữ thuốc

Tồn trữ thuốc không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn

là cả 1 quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ vàcác biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thànhphẩm hoàn chỉnh trong kho Công tác tồn trữ là một trong những mắt xíchquan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng

đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sảnxuất và phân phối thuốc [16]

1.2.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc

Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:

- Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung

và cầu, giảm nguy cơ hết hàng

- Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe

- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sựtăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn

- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó

1.2.2 Chức năng của kho

- Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển

- Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục Đồngthời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân

- Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập khập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng

- Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tưhàng hóa Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sangnơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, gópphần thực hiện cân đối cung cầu [13]

1.3 Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc GSP

10

1.3.1 Nhân sự

Kho thuốc phải có đủ nhân viên, các công việc được giao phải phù hợpvới trình độ Mỗi nhân viên đều phải thường xuyên được đào tạo về thực hànhtốt bảo quản thuốc

Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, vềnghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý số sách, theo dõi xuấtnhập, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc…)

Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sởbảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế [2]

Đối với thủ kho thuốc, nguyên liệu thuốc được kiểm soát đặc biệt thìcần đáp ứng các quy định pháp luật có liên quan

1.3.2 Nhà kho và trang thiết bị

Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cốngrãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnhhưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt

Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thông côngcộng hoặc giao thông nội bộ đủ rộng, đảm bảo thuận tiện cho việc vậnchuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy

Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì mộtcách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh đượccác ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải

và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượngthuốc, nguyên liệu làm thuốc [2]

Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo

sự thông thoáng, luận chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnhhưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão, …

Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thíchhợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt độngcủa nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ

giới Không được có các khe, vết nứt gãy, … là nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu

bọ, côn trùng

Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho cáchoạt động sau: tiếp nhận, biệt trữ, kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc, bảoquản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, …

Kho phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: nhiệt kế, giá, kệ,

tủ lạnh, xe nâng, xe chở hàng, … phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho.Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để có hoạt động ổnđịnh, chính xác Các thiết bị đo phải được hiệu chỉnh định kỳ theo quy địnhcủa pháp luật về hiệu chỉnh thiết bị đo

Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảoquản thuốc bằng phần mềm vi tính Có cơ chế kết nối thông tin từ hoạt độngnhập, xuất, phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho khách hàng, thông tin

về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc từ nhà sản xuất và khách hàngcũng như việc chuyển giao thông tin cho cơ quan quản lý liên quan khi đượcyêu cầu

Kho phải được chiếu đủ sáng để cho phép tiến hành một cách chính xác

và an toàn tất cả hoạt động trong khu vực kho

Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khuvực, phải có diện tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại sắpxếp hàng hóa theo chủng loại thuốc, nguyên liệu khác nhau

1.3.3 Bảo quản thuốc thành phẩm

Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel vàđược bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà Các bao, thùng thuốc, nguyên liệulàm thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ

đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao, thùng thuốc bên dưới

Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản.Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác

1.3.3.1 Các điều kiện bảo quản trong kho

- Bảo quản điều kiện thường

 Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C.

 Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày,nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá80%

 Phải thoáng khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm

và ánh sáng mạnh

 Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường

- Điều kiện bảo quản đặc biệt

 Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều

kiện thường

1.3.3.2 Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể

Bảng 1.3 Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho

Không bảo quản quá 30 °C từ +2 °C đến +30 °C

Không bảo quản quá 25 °C từ +2 °C đến +25 °C

Không bảo quản quá 15 °C từ +2 °C đến +15 °C

Không bảo quản quá 8 °C từ +2 °C đến +8 °C

Không bảo quản dưới 8 °C từ +8 °C đến +25 °C

Khô, Tránh ẩm Không quá 75% độ ẩm tương đối

trong điều kiện bảo quản thường;hoặc với điều kiện được chứa trongbao bì chống thấm đến tận tay ngườibệnh

Tránh ánh sáng Bảo quản trong bao bì tránh ánh sáng

đến tận tay người bệnh

1.3.4 Vệ sinh

- Khu vực bảo quản phải sạch sẽ, không có côn trùng, không có bụi bẩn tích tụ

- Phải có sổ sách, văn bản phân công, theo dõi công tác vệ sinh

- Phải có các đội kiểm tra công tác vệ sinh trong kho

1.3.5 Yêu cầu lưu trữ

- Cần có các hướng dẫn và hồ sơ bằng văn bản ghi lại tất cả các hoạt động trong khu vực, kể cả việc xử lý hàng hết hạn sử dụng [25].

- Cần lưu hồ sơ cho mỗi lần giao hàng

- Tất cả các hồ sơ phải được lưu giữ trong thời gian một năm sau khi hết hạn

sử dụng vật liệu và sản phẩm

1.4 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco

- Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Traphaco

- Tên tiếng anh: Traphaco Joint Stock Company

- Trụ sở chính của công ty đặt tại: Số 75 – phố Yên Ninh – Quận Ba Đình –

1.4.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty

Công ty cổ phần Traphaco tiền thân là tổ sản xuất thuộc Ty Y TếĐường sắt được thành lập ngày 28/11/1972 Đến ngày 28/05/1981, tổ được

mở rộng ra thành xưởng sản xuất thuốc đường sắt Tuy nhiên, hình thức của

tổ vẫn là tự sản xuất và tiêu dùng nên quy mô vẫn chưa lớn

Sau nhiều năm đổi mới và không ngừng phát triển, ngày 05/07/2001,đổi tên công ty thành công ty cổ phần Traphaco Cho đến nay công ty vẫnhoạt động dưới tên gọi đó

1.4.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh

Traphaco có một công ty mẹ, nơi đặt nhà máy Hoàng Liệt và 04 công tycon Có 2 công ty Traphaco sở hữu 100% cổ phần là công ty TNHH MTVTraphaco Sapa và công ty TNHH Traphaco Hưng Yên Ngoài ra Traphacocòn liên kết với hai công ty chuyên gia công các sản phẩm nguyên dược liệuđầu vào là công ty cổ phần Dược vật tư Y tế Đắk Lắk và công ty cổ phần côngnghệ cao Traphaco Cả 4 nhà máy trên đều được cấp chứng nhận GMP –

WHO Ngày 29/3/2018, nhà máy mới Traphaco Sapa đã được Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn GMP – WHO.

Công ty Traphaco có 4 loại kho: kho thành phẩm, kho dược liệu, kho phụ liệu và kho hoá chất Các kho của công ty đều đạt tiêu chuẩn GSP

Doanh thu của Traphaco trong 3 năm gần đây biến động ở mức 1700 tỷ

- 1900 tỷ và có dấu hiệu tăng trưởng tốt

1.4.3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco

Công ty cổ phần Traphaco hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trựctuyến

Kho thànhphẩm

P Tổ chức hành chính

P Tài chính –

kế toán

P Nghiên cứu phát triển

P Đảm bảo chấtlượng

P Kiểm tra chất lượng

1.5 Một số nghiên cứu khác đã từng thực hiện cùng nội dung

Quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề cấp thiết nên đã có rấtnhiều đề tài về vấn đề này đã được thực hiện Tuy nhiên các đề tài nghiên cứu

về thực trạng quản lý thuốc tồn kho thì lại không có nhiều Dưới đây là một số

đề tài đã được thực hiện có nội dung hoặc phương pháp liên quan với đề tàicủa em

Đề tài của Đỗ Thu Hà được thực hiện năm 2014 có tên là Thực trạng vàgiải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH sản xuất và thương mại

Nhật Dương [15] Đây là đề tài nghiên cứu về vấn đề quản lý hàng tồn kho

của công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Dương từ năm 2011-2013.Điểm tương đồng với đề tài của em là việc sử dụng các phương pháp nghiêncứu tài liệu, phân tích số liệu, việc sử dụng chỉ tiêu tốc độ luân chuyển hàngtồn kho để đánh giá thực trạng quản lý tồn trữ thuốc Tuy nhiên trong đề tàicủa em ngoài chỉ tiêu nêu trên còn sử dụng nguyên tắc GSP để đánh giá thựctrạng bảo quản hàng tồn kho

Đề tài của Lê Thị Duy Lành được thực hiện năm 2012 có tên là Thựctrạng công tác kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược

Trung Ương Medipharco – Tenamyd [17] Đề tài này nghiên cứu về thực

trạng kế toán và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược Trung ƯơngMedipharco – Tenamyd năm 2010-2012 Đề tài có sử dụng một số phươngpháp nghiên cứu tương tự với đề tài của em đó là: phương pháp nghiên cứu sốliệu, phương pháp thu thập số liệu, phương pháp phỏng vấn trực tiếp, phươngpháp xử lý số liệu Tuy nhiên đề tài này chủ yếu tập trung vào phần kế toáncủa công ty

Đề tài của Phạm Minh Trang được thực hiện năm 2017 có tên là Khảosát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm của công ty cổ phần

Dược – Vật tư Y tế Thanh Hóa năm 2017 [20] Đề tài này có sự tương đồng

nhiều nhất với đề tài của em, về cả phương pháp nghiên cứu và chỉ tiêunghiên cứu Một số chỉ tiêu nghiên cứu tương tự như: Tổ chức nhân sự, điềukiện bảo quản, quay vòng tồn kho, vệ sinh trong kho,… Điểm khác biệt đó là

đề tài chỉ thực hiện nghiên cứu mô tả cắt ngang trong năm 2017 Còn trong đềtài của em thực hiện nghiên cứu mô tả cắt ngang đồng thời hồi cứu số liệu 2năm 2018, 2019.

Chương 2 - ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Các kho bảo quản hàng hóa

- Sổ sách trong kho phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho

- Hồ sơ, sổ sách ở phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính – kế toán

- Quy trình thao tác chuẩn kho

- Thủ kho, nhân viên vận chuyển hàng hóa và các nhân viên làm ở những vị trí khác trong kho

2.2 Thời gian nghiên cứu

- Năm 2020

2.3 Địa điểm nghiên cứu

- Kho thành phẩm của công ty cổ phần Traphaco

- Trường Đại học Y Dược – Đại học Quốc gia Hà Nội

2.4 Phương pháp nghiên cứu

2.4.1 Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang

Nghiên cứu mô tả cắt ngang là nghiên cứu được thực hiện tại mộtthời điểm hay trong một khoảng thời gian ngắn Các thông tin được thuthập trong một thời gian nhất định [14] Trong đề tài này, các kết quả trongphần mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho sẽ được thu thập tại một thờiđiểm khảo sát nhất định trong năm 2020, tại kho thành phẩm của công ty

cổ phần Traphaco

2.4.2 Phương pháp hồi cứu số liệu

Sử dụng phương pháp này khi các chỉ tiêu cần nghiên cứu đã xảy ratrước thời điểm bắt đầu nghiên cứu Trong đề tài này, các kết quả trong phần

mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại các năm 2018, 2019 sẽ được thuthập ở hồ sơ, sổ sách ở kho, phòng tổ chức hành chính và phòng tài chính – kếtoán

2.4.3 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.4.3.1 Thu thập các dữ liệu có trong sổ sách

- Thu thập các số liệu về số lượng hàng nhập kho, xuất kho, số lượng máy móc, trang thiết bị,… trong sổ sách, quy trình thao tác chuẩn ở kho