thủ thuật và hàm excel nhất định phải biết để tăng năng xuất công việc

Ví dụ: để cộng các giá trị trong các ô từ B1 tới B5, bạn có thể: Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT.. Hàm tính tổng Hàm SUM Hàm SUM trong Excel t

Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một

bảng tính

Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính

Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng

tính

Tab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính

Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính

Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính

Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính

Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm - Find) Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế - Replace) Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó

Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại 'Go to'

Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của

ô đó

Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete

Nhóm phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu

Phím tắt Undo/Redo

 Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) - Undo

 Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) - Redo

Làm việc với Clipboard

 Ctrl + C: Sao chép nội dung của ô được chọn

 Ctrl + X: Cắt nội dung của ô được chọn

 Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn

 Ctrl + Alt+ V: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste

Special

Các phím tắt chỉnh sửa bên trong ô Excel

 F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng

 Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô Excel

 Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới

 Shift + Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên

 Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên

trái

 Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô

 Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn

 Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn

 Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng

 Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại

 Alt + H + F + C: Phím tắt tô màu trong Excel, bạn chọn ô có dữ liệu muốn đổi

màu, nhấn phím Alt rồi nhấn H, vẫn giữ Alt nhấn tiếp F, tiếp tục giữ Alt và nhấn C rồi chọn màu cần đổi

Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn

 Ctrl + D: Copy nội dung ở ô bên trên

 Ctrl + R: Copy ô bên trái

 Ctrl + ": Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa

 Ctrl + ': Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa

 Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột

 Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột

 Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa một ô comment

 Shift + F10, sau đó M: Xóa comment

 Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại

 F11: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet

biểu đồ riêng biệt

 Ctrl + Shift + 0 (số 0): Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn

 Lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl +

Z

 Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng hoặc cột

 Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột

Chỉnh sửa bên trong ô

 Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải

 Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên

 Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các

khu vực chứa dữ liệu)

 Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file Excel

 Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn

 Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất cả các ô kể từ ô đang chọn đến cuối cột

 Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn

hình / lên đầu trang màn hình

 Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng

 Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về đầu tiên của bảng tính

 Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên

bảng tính (góc dưới bên phải)

Quản lý trong các vùng lựa chọn

 F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím

mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím Shift

 Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn Sử

dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn

 Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống/lên trong vùng đang

 Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format

 Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm

 Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng

 Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới

 Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang

 Alt + ' (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style

Các định dạng số

 Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân

 Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General

 Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng và năm

 Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc

PM

 Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân

 F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng

Căn ô

 Alt + H, A, R: Căn ô sang phải

 Alt + H, A, C: Căn giữa ô

 Alt + H, A, I: Căn ô sang trái

Phím tắt công thức

 =: Bắt đầu một công thức

 Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function

 Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức

 Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công

thức

 Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức

 Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng

 F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính

 Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động

 Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức

 Ctrl + ': Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị

 Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải

sheet đang mở

 Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở

 Ctrl + △▽◁▷: Di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải

của bảng tính

 Ctrl + △▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di

chuyển ô chọn xuống cuối bảng

 Ctrl + Shift + 1 (!): Định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy

 Ctrl + Shift + 4 ($): Định dạng ô tiền tệ $

 Ctrl + Shift + 5 (%): Định dạng ô là số %

 Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong

bảng tính

 Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày hiện tại vào ô

 Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức

Các thủ thuật tính toán hay trong Excel

Tính toán các bảng dữ liệu là công năng chính của Excel và chúng ta thường phải làm điều này dựa vào các công thức Công thức là các phương trình thực hiện các tính toán khác nhau trong các bảng tính Mặc dù Microsoft giới thiệu thêm nhiều hàm mới qua các năm nhưng khái niệm công thức bảng tính Excel vẫn giống nhau trong tất cả các phiên bản Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và thấp hơn

 Tất cả các công thức Excel bắt đầu với một dấu bằng (=)

 Sau dấu bằng, bạn nhập hoặc là phép tính hoặc hàm Ví dụ: để cộng các giá trị trong các ô từ B1 tới B5, bạn có thể:

Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT

Ví dụ, bạn cần đếm từ ô C6 đến C14, hãy gõ =COUNT(C6:C14) Ngoài ra còn có

hai hàm khác là:

Hàm COUNTA

 Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2…)

 Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu

 Chức năng: Hàm đếm tất cả các ô chứa dữ liệu

 Ví dụ: =COUNTA(A4:D9) đếm các ô chứa dữ liệu trong dãy từ ô A4 đến ô D9

Hàm COUNTIF

 Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)

 Các tham số:

o Range: dãy dữ liệu các bạn muốn đếm

o Criteria: điều kiện, tiêu chuẩn cho các ô đếm

 Chức năng: Hàm đếm các ô chứa giá trị theo điều kiện cho trước

 Ví dụ: =COUNTIF(A1:A5,">9") đếm tất cả các ô từ A1 đến A5 có chứa số lớn

hơn 9

Hàm tính tổng

Hàm SUM

Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính

Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức

so với cách tính thủ công thông thường

o Range: Là dãy số mà các bạn muốn xác định

o Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn các bạn muốn tính tổng (có thể là số, biểu thực

hoặc chuỗi)

o Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng

 Ví dụ: =SUMIF(A1:A5,"green",B1:B5) tính tổng các ô từ B1 đến B5 với điều

kiện giá trị trong cột từ A1 đến A5 là green

Hàm SUMPRODUCT

 Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,Array2,Array3…)

 Các tham số: Array1: bắt buộc, đối số mảng đầu tiên mà bạn muốn nhân các

thành phần của nó rồi cộng tổng Array2, Array3 tùy chọn, các đối số mảng từ

2 đến 255 mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng

 Chức năng: Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng các tích đó

Lưu ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều, nếu không hàm sẽ trả về giá trị

lỗi #VALUE

Hàm tính giá trị trung bình

Hàm AVERAGE

 Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…)

 Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính giá trị trung bình

 Chức năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số

Hàm MIN/MAX

Hàm MAX và hàm MIN thường được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu

Hàm MAX

 Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)

 Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà các bạn muốn tìm giá trị lớn

nhất ở trong đó

 Chức năng: Hàm trả về số lớn nhất trong dãy được nhập

 Ví dụ: =MAX(E4:E9) đưa ra giá trị lớn nhất trong các ô từ E4 đến E9

o end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc

o start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc

Chú ý

 Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm

dùng EndDate - StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này

 Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán

 Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi

Hàm VLookup tìm ID (104) trong cột ngoài cùng bên trái của dải $E$4:$G$7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 (đối số thứ 3 được chỉ định là 3) Đối

số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại kết quả chính xác hoặc lỗi #N/A nếu không tìm thấy

Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLookup xuống dưới để áp dụng cho các hàng bên dưới Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước các

ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối

Ví dụ:

Để tìm kiếm giá trị Mã đơn vị của bảng tham chiếu và cho ra kết quả Đơn vị tương ứng với mức thưởng đó chúng ta làm như sau:

Ta có: HLOOKUP(A2:A4;$A$6:$D$7;2;1)

Trong đó:

 A2:A4: là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu

 $A$6:$D$7: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (các bạn chú ý không lấy tiêu đề nhé)

 2: dòng đơn vị là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu

 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định)

Kết quả nhận được như sau:

Hàm tra cứu và tham chiếu

Hàm VLookup tìm ID (104) trong cột ngoài cùng bên trái của dải $E$4:$G$7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 (đối số thứ 3 được chỉ định là 3) Đối

số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại kết quả chính xác hoặc lỗi #N/A nếu không tìm thấy

Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLookup xuống dưới để áp dụng cho các hàng bên dưới Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước các

ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối

Ví dụ:

Để tìm kiếm giá trị Mã đơn vị của bảng tham chiếu và cho ra kết quả Đơn vị tương ứng với mức thưởng đó chúng ta làm như sau:

Ta có: HLOOKUP(A2:A4;$A$6:$D$7;2;1)

Trong đó:

 A2:A4: là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu

 $A$6:$D$7: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (các bạn chú ý không lấy tiêu đề nhé)

 2: dòng đơn vị là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu

 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định)

Kết quả nhận được như sau:

Trên đây chỉ là những hàm Excel cơ bản nhất thường được dùng trong văn

phòng Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel, chính vì vậy, bạn cần phải thường xuyên luyện tập để ghi nhớ và thuần thục cách sử dụng của các hàm này Bạn có thể tham khảo thêm một số bài tập Excel có lời giải tại

đây

1 CÁC HÀM LOGIC

IF (Hàm điều kiện)

Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không, nếu đúng nó sẽ

trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai Công thức =IF(điều kiện,"giá trị đúng","giá trị sai") Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải dùng đến hàm IF

lồng nhau

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ kiểm tra xem ô A có thỏa mãn điều kiện lớn hơn

10 không, nếu thảo mãn thì trả về giá trị Correct trong ô C1, nếu không thỏa mãn

sẽ trả về giá trị Incorrect Tại ô C1, bạn nhập vào hàm

=IF(A1>10,"Correct","Incorrect")

Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10

AND (Hàm check tất cả điều kiện đều đúng)

Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về

giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai Công thức =IF(AND(điều kiện),"giá trị đúng","giá trị sai)

Vẫn ví dụ trên, giờ ta kết hợp kiểm tra 2 điều kiện là A1 lớn hơn 10 và B1 lớn hơn

5, nếu cả 2 thỏa mãn sẽ trả về Correct, ngược lại trả về Incorrect Tại ô D1 bạn nhập =IF(AND(A1>10,B1>5),"Correct","Incorrect")

Hàm AND trả về giá trị sai vì ô B1 nhỏ hơn 5, do đó hàm IF trả về giá trị sai tương ứng ở đây là Incorrect

OR (Hàm check chỉ cần 1 trong các điều kiện đúng)

Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng

Thử lại điều kiện trên với hàm OR Tại ô E1 bạn nhập

Hãy xem các ví dụ dưới đây:

Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT

Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10) Định nghĩa

hàm COUNT

COUNTIF (Hàm đếm với điều kiện cụ thể)

Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm

COUNTIF sau đây

COUNTIFS (Hàm đếm với nhiều điều kiện)

Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử

dụng hàm COUNTIFS sau

SUM (Hàm tính tổng)

Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau

đó hiển thị kết quả trong ô B3 Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ

cụm từ "=SUM" vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên

xem chi tiết hàm SUM

Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào

ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter Kết quả tổng của hai con số trong

hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3 Bạn có thể sử

dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác chọn thêm

những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm

SUMIF (Hàm tính tổng có điều kiện)

Để tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm

SUMIF sau (hai đối số)