Tài liệu Giáo trình Kinh tế đầu tư Chương 8 pdf

Cụ thể hơn: “Quản lý dự án là quá trình chủ thể quản lý thực hiện các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảm bảo các phương diện thời hạn, nguồn lực và chấ

CHƯƠNG VIII QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 8.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ :

8.1.1 Khái niệm :

Theo Garold D Oberlender trong “Project Management For Engineering

and Construction” thì :”Quản lý dự án là nghệ thuật và khoa học phối hợp con

người, thiết bị, vật tư, tiền bạc, cùng với tiến độ để hoàn thành một dự án cụ thể đúng thời hạn trong vòng chi phí đã được duyệt”

Một cách chung nhất có thể hiểu: “Quản lý dự án là tổng thể những tác động

có hướng đích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện, hoạt động của

dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện và môi trường biến động”

Cụ thể hơn: “Quản lý dự án là quá trình chủ thể quản lý thực hiện các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảm bảo các phương diện thời hạn, nguồn lực và chất lượng của dự án”

Quản lý dự án được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự

án

8.1.2 Vai trò của quản lý dự án :

- Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án

- Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết nhanh chóng những khó khăn, vướng mắc nảy sinh

- Bảo đảm thời gian hoàn thành của dự án

- Bảo đảm giảm chi phí, tăng doanh lợi, chống thất thoát, lảng phí cho dự án

- Bảo đảm tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao

8.1.3 Chức năng quản lý dự án :

Chức năng quản lý dự án là những công việc khác nhau mà chủ thể quản lý

dự án phải thực hiện trong quá trình hình thành, thực hiện và khai thác dự án

8.1.3.1 Các chức năng chung :

a/ Chức năng lập kế hoạch :

Chức năng này được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của dự án, bao gồm :

- Xác định mục đích và mục tiêu của dự án

- Xác định phạm vi dự án : số lượng công việc cần thực hiện

- Xác định thời gian hoàn thành từng công việc và toàn bộ dự án

- Xác định yêu cầu về kinh phí

- Lập lịch trình thực hiện công việc và lịch trình cấp kinh phí cho các hoạt động của dự án

b/ Chức năng tổ chức :

- Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý dự án

- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những đơn vị cá nhân tham gia quản lý dự án

- Lựa chọn, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ quản lý dự

án

- Lựa chọn những đơn vị tham gia thực hiện dự án

c/ Chức năng điều hành (điều phối) :

- Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án

- Khuyến khích, động viên những tổ chức và cá nhân tham gia dự án

- Thiết lập, quan hệ với bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho dự án

- Thu nhập thông tin, đề ta các quyết định để giải quyết kịp thời các vấn dề nảy sinh trong quá trình thực hiện và vận hành dự án

d/ Chức năng kiểm tra :

- Xác định các sai sót, các sai lệch, các ách tắc trong quá trình thiết lập, thực hiện và vận hành dự án

- Xử lý các sai sót, các sai lệch, các ách tắc đã được phát hiện

8.1.3.2 Các chức năng theo lĩnh vực :

Một dự án gồm 9 lĩnh vực mà quản lý dự án cần thực hiện

a/ Lập kế hoạch tổng quan :

Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình

tự logic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp một cách chặt chẽ

b/ Quản lý phạm vi :

Quản lý phạm vi dự án là việc xác định và kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và công việc nào ngoài phạm vi dự án

c/ Quản lý thời gian :

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối thời gian và kiểm soát tiến

độ các công việc của dự án nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án

d/ Quản lý chi phí :

Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí theo tiến độ công việc và theo hạn mức

e/ Quản lý chất lượng :

Quản lý chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất lượng dự án, triển khai, kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng các công việc và toàn bộ dự án, đảm bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã hoạch định

f/ Quản lý nhân lực :

Quản lý nhân lực là việc lập kế hoạch về nhân lực, hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc hoàn thành mục tiêu dự án

g/ Quản lý thông tin :

Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt và chính xác, kịp thời giữa các thành viên dự án và các cấp quản lý dự án

h/ Quản lý rủi ro :

Quản lý rủi ro là việc xác định các nhân tố rủi ro, lượng hoá và lập kế hoạch

và triển khai kế hoạch loại trừ

i/ Quản lý cung ứng cho dự án :

Là quản lý hợp đồng và hoạt động cung cấp các yếu tố đầu vào cho dự án như nguyên vật liệu, công nghệ, thiết bị

8.2 MỘT SỐ CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN

8.2.1 Cây phân tích công việc (Work Breakdown Structure) :

Một dự án dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần thiết xây dựng một “cây phân

tích công việc (WBS)” “Cây phân tích công việc” chia dự án thành những bộ phận

nhỏ có thể nhận dạng và quản lý được Ý tưởng về “cây phân tích công việc” rất đơn giản : “Để quản lý toàn bộ dự án, ta cần phải quản lý và kiểm soát mỗi bộ phận của

dự án” “Cây phân tích công việc” có vai trò :

- Xác định các công việc cần phải hoàn chỉnh

- Xác định các chuyên môn cần thiết

- Hỗ trợ việc lựa chọn êkip dự án (project team)

- Làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án

“Cây phân tích công việc” được biểu diễn dưới dạng đồ thị, thể hiện sự phân chia công việc thành một hệ thống đa cấp (multi-level system) Số lượng các cấp phụ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án

Đơn vị nhỏ nhất trong một “Cây phân tích công việc” gọi là gói việc (work

package) Một gói việc phải được định nghĩa đủ chi tiết để công việc có thể đo tính chi phí, lập tiến độ và kiểm soát được

Việc xây dựng “Cây phân tích công việc” là một quá trình liên tục, bắt đầu từ khi dự án được giao cho người quản lý dự án và tiếp tục cho đến khi tất cả các “gói việc” được xác định Người quản lý dự án bắt đầu quá trình xây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác định các lĩnh vực chính của dự án Sau đó các thành viên

của ekip dự án xác định công việc cần phải hoàn thành một cách chi tiết hơn và nhờ

đó sơ đồ “cây phân tích công việc” được hoàn chỉnh

Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án Nó là phương tiện hữu hiệu trong việc xác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương tiện hữu hiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án

“Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án Hệ thống

mã hoá (code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “cây phân tích tổ chức” (OSB : Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự

Hệ thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân tích chi phí (CBS : Cost Breakdown Structure)” để quản lý chi phí Tương tự, hệ thống mã hoá có thể liên kết “cây phân tích công việc” với kế hoạch theo phương pháp đường găng (CPM) để quản lý thời gian

Do vậy, “cây phân tích công việc” giúp cho người quản lý dự án cách tiếp cận

hệ thống để nhận dạng công việc, dự trù chi phí và phát triển kế hoạch tổng hợp Do

“cây phân tích công việc” được phát triển bởi ekip dự án, là những người sẽ thực hiện dự án, nên nó là một công cụ hữu hiệu để liên kết các công việc nhằm đảm bảo không công việc nào bị bỏ sót và cũng không bị trùng lặp Quan trọng hơn cả nó cũng cung cấp cho ta cơ sở để đánh giá thành tích khi quản lý dự án

8.2.2 Đường cong luỹ tích chi phí (the cumulative cost currve: the S-curve)

Đường cong luỹ tích chi phí còn gọi là đường cong S bởi vì nó có thường có dạng chữ S Việc phân bổ chi phí sớm, chi phí trễ, chi phí mục tiêu được đặt chồng lên một đồ thị tạo thành đường bao mà theo đó chi phí có thể phân bổ theo mục tiêu trên trục thời gian Biểu đồ này liên kết hai thành phần cơ bản của dự án là thời gian

và chi phí Yếu tố thứ ba là công việc phải hoàn thành cũng có thể liên kết được với thời gian và chi phí

% chi phí Luỹ tích chi phí

Liên kết “cây phân tích công việc ” và “cây phân tích tổ chức”

Các bước để tạo sơ đồ Ganttt như sau :

- Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết

- Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý

- Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc

- Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bước trên

Vẽ sơ đồ Ganttt :

+ Trục tung biểu diễn công việc, trục hoành biễu diễn thời gian

+ Sử dụng các thanh ngang để biểu diễn các công việc trên sơ đồ

- Nếu có yêu cầu có thể vẽ các biểu đồ sử dụng nguồn lực theo thời gian để quản lý

nguồn lực

- Trong quá trình theo dõi dự án có thể sử dụng các ký hiệu để so sánh tiến độ công

việc trên thực tế và tiến độ công việc theo hoạch định

+ Ưu điểm của sơ đồ Ganttt là đơn giản, dễ làm, dễ hiểu nên được sử dụng khá phổ

biến

+ Hạn chế của sơ đồ Ganttt là không cho thấy các mối liên hệ cụ thể và tác động

tương hỗ giữa các công việc Đặc biệt không cho thất đường găng là con đường có

thể tác động để rút ngắn thời gian thực hiện dự án

Ví dụ 8.1 :

hiệu

Thời gian thực hiện (tháng)

Thời gian bắt đầu

2 Hợp đồng cung ứng máy móc thiết bị B 1 Ngay từ đầu

Việc quản lý dự án thường được xem là yếu tố mấu chốt trong sự thành công

của một dự án Nghĩa là thành công sau này của một dự án được xác định ngay từ

khi lập kế hoạch, khi nhóm quản lý dự án được hình thành Nhóm này phải theo dõi

tất cả các chi tiết của dự án, đặc biệt các khía cạnh thiết kế, lập tiến độ và kiểm tra

Họ phải tìm kiếm và phân tích các thông tin để :

- Xác định được tất cả các công việc trong dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau và cuối cùng xác định được trình tự thực hiện các công việc

- Ước lượng thời gian thực hiện của mỗi công việc, tổng thời gian thực hiện

dự án và thời điểm mỗi công việc phải kết thúc để đảm bảo đúng thời gian kết thúc dự án

- Xác định các công việc căng nhất về mặt thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn, thời gian thực hiện tối đa của mỗi công việc mà không làm trễ dự

Phương pháp phân tích sơ đồ mạng có thể sử dụng cho hầu hết các loại dự

án, nhưng hiệu quả hơn cả là cho các dự án lớn (liên quan đến vốn đầu tư lớn đáng

để tập hợp và xử lý dữ liệu) và phức tạp (dễ sai lầm trong quá trình tiến hành) Các

dự án như vậy thường mang tính độc nhất nên không có những kinh nghiệm trong quá khứ có thể áp dụng trực tiếp được Những dự án tiêu biểu bao gồm dự án xây dựng, tổ chức các sự kiện lớn, tung ra sản phẩm mới

8.2.4.1 Khái niệm :

Sơ đồ mạng của một dự án bao gồm các nút liên hệ với nhau bằng các mũi tên hoặc các cung Ta quy ước rằng mỗi công việc được mô tả bởi một mũi tên và mỗi nút biểu diễn một thời điểm mà các công việc bắt đầu hoặc kết thúc, mỗi nút được gọi là một sự kiện Như vậy, một sơ đồ mạng bao gồm các công việc và các

sự kiện Mũi tên chỉ ra quan hệ giữa các công việc, phương và chiều dài của nó không có ý nghĩa

Ví dụ có 2 công việc A, B và 3 sự kiện Sự kiện 1 là bắt đầu công việc A, sự kiện 2 là kết thúc công việc A và bắt đầu công việc B, sự kiện 3 là kết thúc công việc B

A B

1

- Hướng của mũi tên trong sơ đồ mạng chỉ ra trình tự thực hiện, một công việc đi trước (preceding activity) phải kết thúc trước khi công việc đi sau (following activity) bắt đầu thực hiện, một công việc đi sau có thể bắt đầu ngay sau khi mà công việc đi trước đã kết thúc

- Sau khi đã vẽ sơ đồ mạng, chúng ta sẽ khảo sát vấn đề thời gian, để tiện lợi ta giả thiết rằng thời điểm bắt đầu dự án là thời điểm 0 và đi tính toán thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc

- Khi đã có lịch trình thực hiện của dự án trong đó chỉ rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, ta có thể hoạch định tài nguyên cho từng công việc khi cần thiết

Tóm lại các bước chính của việc hoạch định dự án là :

- Xác định các công việc

- Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau và thời gian thực hiện mỗi công việc

- Vẽ sơ đồ mạng

- Phân tích thời gian cho dự án

- Hoạch định tài nguyên

Nếu khi hoạch định tài nguyên xuất hiện những tồn tại không thể chấp nhận được thì

ta có thể hiệu chỉnh tiến độ để tìm giải pháp tốt hơn

Cuối cùng khi kế hoạch đã được chấp nhận và đi vào thực hiện thì quá trình thực hiện kế hoạch phải được theo dõi để đối chiếu với kế hoạch, những lệch lạc trong quá trình thực hiện cần phải hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết

8.2.4.2 Vẽ sơ đồ mạng :

Các dự án nhỏ do số công việc ít nên có thể dễ dạng sử dụng bảng quan hệ phụ thuộc (dependence table) của các công việc để vẽ sơ đồ mạng, còn đối với các

dự án lớn cần phải áp dụng phương pháp sau:

Bắt đầu vẽ từ bên trái các công việc không phụ thuộc vào công việc nào cả Sau đó thêm vào cột các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc thứ nhất, rồi tiếp theo là các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc vừa thêm vào Tiếp tục như vậy cho đến khi không còn công việc nào nữa

Quy trình đó dựa vào các quy tắc sau :

- Trước khi một công việc bắt đầu, các công việc đi trước nó phải được kết thúc

- Mũi tên chỉ ra trình tự giữa các công việc, độ dài và phương không có ý nghĩa

- Một sơ đồ mạng chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc

- Hai sự kiện chỉ có thể nối với nhau bằng một công việc

8.2.4.3 Công việc giả (dummy activities):

Có hai trường hợp cần phải sử dụng công việc giả trong sơ đồ mạng :

a/ Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng sau :

Công việc Phụ thuộc vào

A -

B A

C A

D B,C Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau :

b/ Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng sau :

Công việc Phụ thuộc vào

D -

E -

F D,E

G D Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau :

cách mô tả này cho thấy cả hai công việc F và G đều phụ thuộc vào hai công việc D

và E, không đúng vì chỉ có công việc F phụ thuộc vào D và E còn G chỉ phụ thuộc vào D mà thôi

Khi dùng công việc giả ta sẽ có sơ đồ mạng như sau :

8.2.4.4 Tính toán thời gian cho dự án :

Tính toán thời gian cho các sự kiện và các công việc là phần chủ yếu trong hoạch định dự án Đặc biệt là thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc muộn nhất của các công việc

Phương pháp đường găng (CPM) khác phương pháp PERT là ở chỗ phương pháp CPM xem thời gian thực hiện một công việc hằng số và đã biết, trong khi đó PERT xem thời gian thực hiện thay đổi theo một phân phối đã biết

™ Trước tiên ta bắt đầu bằng phương pháp CPM

a/ Phân tích sự kiện :

Thời gian sớm nhất của sự kiện j (ET : earliest time) là thời gian sớm nhất mà tất cả các công việc đi trước đã được kết thúc

jET(j)

i1 ET(i1)

ET(j) = max [ ET(i) + D(i,j) ] ET(1) = 0

ET(j)= Max [ ET(i) + D(i,j) ]

ET(i) : thời gian sớm nhất của sự kiện i

D(i,j) : Thời gian thực hiện công việc nối sự kiện i và sự kiện j

Max lấy cho tất cả các sự kiện i đi trước sự kiện j

Thời gian trễ nhất của một sự kiện i (LT: latest time) là thời gian trễ nhất đạt đến sự

kiện i mà tất cả các công việc đi sau nó vẫn có thể bắt đầu đúng thời gian (cuối cùng không làm trễ sự kiện n)

LT(j2)

j2 i

LT(i)

D(i3,j) D(i2,j) D(i1,j)

j3 ET(j3)

j1 LT(j1)

LT(i) = min [LT(j) + D(i,j) ]

LT(n) = ET(n)

LT(i) = min [LT(j) + D(i,j)]

LT(j) : thời gian trễ nhất của sự kiện j đi sau sự kiện i

n: sự kiện cuối cùng

Min lấy cho tất cả các sự kiện j đi ngay sau sự kiện i

- Các sự kiện có thể chuyển dịch trong một khoảng thời gian mà vẫn không ảnh hưởng đến tiến độ của dự án Ta định nghĩa độ chùng của một sự kiện (slack) bằng hiệu số giữa thời gian sớm nhất và thời gian trễ nhất của sự kiện đó

S(i) = LT(i) – ET(i) Như vậy một sự kiện có số thứ tự là i sẽ biểu diễn bằng một vòng tròn bên trong sẽ chứa các thông tin như sau :