Tài liệu Vượt qua những rào cản thường gặp trong giao tiếp pdf

Tích cực lắng nghe là một cách để lắng nghe và phản hồi lại cho người nói để hai bên hiểu nhau hơn, vượt qua các rào cản giao tiếp.. Có năm cấp độ nghe tích cực: Tiếp thu cơ bản Tiếp t

Vượt qua những rào cản thường gặp trong

giao tiếp

1 Nghe

Do con người có hai tai nhưng chỉ có một miệng, nghe trở thành kỹ năng quan trọng nhất trong giao tiếp Tiếc là có ít người có khả năng nghe tốt Nghe không chỉ đơn giản là để âm thanh lọt vào tai mà là sự kết hợp của những gì người khác nói và sự tham gia với người khác - những người đang nói Tích cực lắng nghe là một cách để lắng nghe và phản hồi lại cho người nói để hai bên hiểu nhau hơn, vượt qua các rào cản giao tiếp Có năm cấp độ nghe tích cực:

Tiếp thu cơ bản

Tiếp thu cơ bản bao gồm những tín hiệu bằng lời, bằng trực quan – hoặc không trực quan, bắng giọng nói và âm thanh để người nói biết rằng đối tượng đang lắng nghe với sự quan tâm và tôn trọng, như: gật đầu, người về trước hoặc sau, giao tiếp bằng mắt, "à há", "vậy à", "thật chứ", “nói thêm cho tôi rõ chỗ này","Tôi đang nghe đây","vậy là ","Hiểu rồi","Vâng"

Đặt câu hỏi:

Việc đặt câu hỏi thoạt tiên có vẻ ngược lại với việc nghe Nhưng một hoạt động của nghe chính là đặt câu hỏi để để người nói thấy rằng họ đang được lắng nghe và quan tâm về : (a) Những gì đang được nói (b) quan điểm của người nói để người nghe hiểu rõ hơn

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi thích hợp hơn là những câu hỏi đóng, vì

sẽ cho phép người nói mở ra cơ hội khám phá suy nghĩ và cảm xúc của mình Hỏi đúng thời điểm cũng là điều rất quan trọng

Song hành:

Nghe song hành tập trung vào nội dung của người nói, và tổng kết những gì đã nói để làm rõ và xác nhận sự hiểu biết chính xác Các bước của quá trình là:

(a) Hãy để người nói hoàn tất

(b) Lặp lại bằng ngôn từ của bạn về những điều bạn đã tiếp thu được

từ người nói

(c) Nếu người nói khẳng định bạn đã nắm rõ, cuộc hội thoại tiếp tục (d) Nếu người nói cho biết bạn đã hiểu sai ý, hãy đề nghị họ lặp lại :

“À, vậy tôi chưa hiểu rõ, bạn có thể lặp lại được không?”

Phản ảnh cảm xúc

Phản ánh lại cho người nói cảm nhận của người nghe Đừng đánh giá thấp cảm xúc trong cuộc hội thoại và tập trung quá mức vào nội dung Khuyến khích người nói bộc lộ cảm xúc - có thể là niềm vui, nỗi buồn,

sự thất vọng, tức giận hay buồn bã Những phản ảnh cảm xúc này sẽ giúp chính người nói hiểu được bản thân và hướng về cách tìm kiếm giải pháp cho vấn đề Để hiểu và phản ảnh cảm xúc, ta cần:

(a) Chú ý các thán từ mà người nói sử dụng

(b) Có thể người nói hoàn toàn không dùng thán từ, vì trong nền văn hoá của chúng ta, việc đè nén cảm xúc là khá phổ biến Sau đó tập trung vào nội dung

và tự hỏi : Nếu tôi gặp phải hoàn cảnh này, nếu tôi nói và làm như vậy thì tôi đang cảm thấy thế nào?

(c) Quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện trên khuôn mặt, giai điệu của giọng nói, cử chỉ và tư thế

Phản ánh ý nghĩa

Khi người ta đã biết cách phản ánh tách biệt tình cảm và nội dung, thì họ sẽ

dễ dàng gộp chung cả hai lại thành một sự phản ánh ý nghĩa Có thể dùng cấu trúc : “Bạn cảm thấy “Chèn từ biểu cảm” vì “Chèn các sự kiện hoặc nội dung liên quan đến cảm giác đó”

Phản ảnh tổng kết

Sự phản ánh tổng kết là một phát biểu ngắn gọn về những chủ đề chính và cảm xúc của người nói thể hiện qua một khoảng thời gian dài thảo luận Một tổng kết tốt sẽ giúp người nói hiểu biết tình hình chặt chẽ hơn và rút ra kết luận tốt hơn

Nghe hiệu quả

Những hành động hỗ trợ nghe hiệu quả

Giữ tư thế thoải mái

Hơi ngả về trước nếu đang ngồi

Đối mặt ở ngang tầm mắt

Giữ tư thế mở

Giữ khoảng cách thích hợp

Thể hiện những dấu hiệu tiếp nhận đơn giản

Phản ánh ý nghĩa (diễn giải)

Phản ánh cảm xúc

Nhìn thẳng vào mắt nhau

Tạo một môi trường giao tiếp không bị phân tâm

Những hành động cản trở nghe hiệu quả

Sự phân tâm

Kể lể chuyện của mình mà không quan tâm chuyện người khác

Không có phản ứng

Không phản hồi phù hợp

Ngắt lời

Chỉ trích

Đánh giá

Đoán mò

Đưa ra lời khuyên / giải pháp

Thay đổi chủ đề

Nhấn mạnh mà không chịu thừa nhận

2 Đọc ngôn ngữ cơ thể

Ngay từ buổi bình minh của loài người, những cách giao tiếp phi ngôn ngữ, ví

dụ như bằng ngôn ngữ cơ thể, đã được dùng một phương tiện giao tiếp và được sử dụng từ rất lâu trước khi ngôn ngữ xuất hiện Thế nhưng chỉ mới gần đây các nhà khoa học hành vi mới bắt đầu quan sát một cách có hệ thống ý nghĩa của các dấu hiệu

Trong một thông điệp, ngôn ngữ là một cách hiệu quả để mang đến các thông tin thực tế Nội dung của cuộc hội thoại có thể là quan trọng Nhưng khi cảm xúc được kết hợp thì sẽ nhận được sự quan tâm chủ yếu, thường thì chúng

sẽ được thể hiện thông qua các yếu tố phi ngôn ngữ Việc hiểu biết ngôn ngữ

cơ thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để đạt hiệu quả giao tiếp

Để làm được điều này, ta cần:

Tập trung chú ý các đầu mối quan trọng:

Biểu hiện của khuôn mặt - đặc biệt là đôi mắt và ngữ điệu là những biểu hiện

rõ rệt nhất

Ngữ điệu cung cấp thông tin về cảm xúc của người nói, giận dữ, chán nản, trầm cảm, nhiệt tình hay hoài nghi

Các tư thế và cử chỉ - chuyển động của đầu, chân, bàn tay tiết lộ mức độ tự trọng và năng lượng nội tâm

Cách ăn mặc và môi trường xung quanh cho biết đặc điểm cá nhân

Lưu ý sự khác biệt

Khi có sự khác nhau giữa từ ngữ và ngôn ngữ cơ thể, cả hai thông điệp đều rất quan trọng Hãy tìm kiếm ý nghĩa

Phải nhận thức được cảm xúc của riêng mình và phản ứng của cơ thể Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể bỏ qua tâm thức tỉnh táo và các phản ứng Bằng cách nhận thức rõ những trải nghiệm của cơ thế, người ta sẽ trở nên nhạy cảm hơn với tình cảm của người khác

Phản hồi tình cảm lại cho người gởi

Hãy đọc kỹ những dấu hiệu phi ngôn ngữ trong ngữ cảnh cụ thể Đôi khi, ngôn ngữ cơ thể là rất rõ ràng và minh bạch, nhưng tại một thời điểm khác lại khó có thể giải mã Nhưng nếu bạn làm chủ được nghệ thuật và khoa học của việc giải mã các dấu hiệu phi ngôn ngữ, bạn có thể cải thiện giao tiếp đáng kể và vượt qua các trở ngại

3 Nói

Khi gửi một thông điệp, mọi người nên:

Nắm chắc ý nghĩa thông điệp và gởi đi một cách rõ ràng với sự tôn trọng và nhạy cảm

Kiểm tra và hình thành ý nghĩa chung cho những từ ngữ dự định sẽ sử dụng,

vì mỗi từ có thể có ý nghĩa khác nhau đối với người nghe khác nhau, đặc biệt

là khi họ đến từ nền văn hóa, giáo dục, hay nguồn gốc khác nhau

Sử dụng ngôn từ phù hợp, chống lại sự cám dỗ thực hiện các cuộc tấn công

và khiêu khích cá nhân, bằng cách thay thế các đại từ “các anh” bằng một đại

từ “tôi”

4 Rèn luyện kỹ năng

Những lớp rèn luyện kỹ năng có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp Đọc tài liệu này có thể nâng cao hiểu biết của bạn và kiến thức về những khái niệm chính Nhưng chỉ đọc sẽ không cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn Để

đạt được hiệu quả giao hơn bạn cần phải thông qua một chương trình đào tạo được thiết kế chuyên sâu

Những thành ngữ đệm

Nhiều từ ngữ bạn dùng có thể nhấn mạnh hoặc gây bối rối

Đây là danh sách những thành ngữ đệm mà bạn nên tránh tối đa :

1 "Tôi xin nói thật"

(Còn có các câu tương tự như "Tôi xin nói thẳng" hoặc "Tôi nói thật là") Diễn dịch: Thông tin không chân thật Cụm từ này ngụ ý rằng, cho đến lúc đó, bạn đã chỉ nói dối hoặc chưa trung thực, một cách nào đó, bạn đã thất bại

2 "Kinda", "sorta," "Wanta" (Ví dụ, " It’s kinda hard to share my feelings with her ") Diễn dịch: không chắc chắn Các từ này thể hiện sự không chắc chắn của bạn

và không có khả năng truyền đạt những suy nghĩ của bạn ("Tôi biết những gì tôi muốn nói, tôi chỉ không biết làm thế nào để bày tỏ nó ") Khi chúng tôi giao tiếp, chúng ta cần phải luôn luôn đảm bảo rằng chúng tôi truyền tải một thông điệp rõ ràng

Cách lựa chọn tốt nhất: Truyền đạt rõ ràng bằng cách không sử dụng những từ này Bạn có thể nói một cách mạnh mẽ hơn là : "Rất khó cho tôi để thể hiện tình cảm của mình đối với cô ta vì cô ta thường xuyên ngắt lời tôi", thông điệp này truyền đạt rõ ràng và chính xác suy nghĩ của bạn

3 "Tôi sẽ cố gắng."

Diễn dịch: không cam kết Bạn vẫn thường nghe "Tuần sau tôi sẽ cố gắng gọi điện thoại cho anh " Chín trong số mười lần điều này sẽ không bao giờ xảy ra Tại sao? Bởi vì từ “cố gắng” mang ý là bạn không bị bắt buộc hoặc cam kết điều này Do vậy, khi bạn nói “cố gắng”, có nghĩa là “Có thể tôi sẽ hoặc sẽ không Có thể tôi sẽ thực hiện, nhưng nếu tôi không thực hiện thì không ai ràng buộc tôi gì cả” Trong cuộc sống, đừng nói là “cố gắng”, mà hãy nói là có hoặc không

4 "Tôi phải "

Diễn dịch: Không mạnh mẽ Người ta nói vui rằng chỉ có hai điều trong cuộc sống mà ai cũng phải làm, đó là chết và đóng thuế Cũng tương đối thôi, vì có nhiều người quyết định không làm điều thứ hai Trong cuộc sống, chúng ta luôn có quyền lựa chọn, không có gì là phải làm Chúng tôi có thể cảm thấy bắt buộc phải làm điều gì đó vì giá trị của chúng tôi, ý thức về nghĩa vụ hay

nhiệm vụ Nhưng cuối cùng, sự lựa chọn là ở trong tay bạn, vì vậy khi nói

"Tôi phải " ngụ ý rằng bạn đã chuyển toàn quyền kiểm soát cuộc sống của bạn cho người khác Bạn bị phụ thuộc vào người khác để thực hiện quyền lựa chọn cho bạn Và nếu như sự lựa chọn là không tốt, bạn sẽ có cớ để nói: "Hãy xem những gì cô đã làm với tôi!"

5 "Bạn có biết" hoặc "Bạn cũng biết ý tôi là"

Diễn dịch: Lờ mờ Cụm từ này này có vẻ như phổ biến bởi ngay cả các phát ngôn viên dày dạn nhất, nhân vật truyền hình, và người nổi tiếng Cụm từ này ngụ ý, "Những gì tôi đang cố gắng nói đã quá rõ ràng Tôi không cần phải nói thêm điều gì - Bạn cũng biết ý tôi” Với đa số người, suy nghĩ đầu tiên sẽ là

"Không tôi không biết ý anh, xin vui lòng cho tôi biết" " Còn cụm từ “Bạn có biết" là một cụm từ kéo dài thời gian suy nghĩ về những gì để nói tiếp theo