Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán DAS 8.0

và định khoản kế toán->Tự động cho ra các sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, và các báo cáo tài chính 2.1.2 Các bước hạch toán bằng máy: 2.1.2.1 Năm đầu tiên sử dụng chương trình

M ục lục

PHẦN I - HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH CHỦ YẾU 5

1.1 Hạch toán kinh phí từ nguồn NSNN 5

1.2 Hạch toán thu phí, lệ phí 10

1.2.1 Hạch toán phần thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi NSNN 10

1.2.2 Hạch toán các khoản thu phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi NSNN 12

1.3 Các khoản thu chi khác 14

1.4 Hạch toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB 14

1.5 Hạch toán tăng TSCĐ do được điều chuyển, viện trợ 15

1.6 Hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ 16

1.7 Hach toán các khoản thu hộ, chi hộ chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức cơ quan Bảo hiểm trả 17

1.8 Các bút toán cuối năm và báo cáo quyết toán năm được phê duyệt quyết toán 17

1.8.1 Các bút toán cuối năm 17

1.8.2 Báo cáo quyết toán năm được phê duyệt 17

PHẦN 2 - HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN DAS 8.0 19

2.1 Tổng quan 19

2.1.1 Qui trình hạch toán kế toán bằng tay và bằng máy 19

2.1.2 Các bước hạch toán bằng máy: 19

2.1.2.1 Năm đầu tiên sử dụng chương trình 19

2.1.2.2 Các năm tiếp theo sử dụng chương trình 20

2.1.2.3 Các thao tác sử dụng chung 20

2.2 Khai báo các tham số hệ thống 20

2.3 Cập nhật các số dư: 23

2.3.1 Cập nhật số dư các tài khoản 23

2.3.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản: 23

2.3.1.2 Cách sửa số dư: 24

2.3.1.3 Cách xóa số dư 24

2.3.2 Cập nhật số dư kinh phí năm trước còn thừa chuyển sang 25

2.3.2.1 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang 25

2.3.2.2 Nhập số thu học phí, thu khác chưa phân phối chuyển sang năm nay: 26

2.3.2.3 Cập nhật số dư dự toán còn ở kho bạc năm trước chuyển sang 27

2.3.2.3.1 Cách thêm mới số dư dự toán: 27

2.3.2.3.2 Cách sửa số dư dự toán: 28

2.3.2.3.3 Cách xóa số dư dự toán: 28

2.4 Nhập dự toán kinh phí được giao: 28

2.4.1 Nhập dự toán được giao đầu năm 28

2.4.2 Nhập dự toán bổ sung điều chỉnh 30

2.4.3 Hủy bỏ dự toán cuối năm (nếu có) 30

2.5 Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán 30

2.5.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán 30

2.5.1.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán mới 31

2.5.1.2 Ví dụ về cách cập nhật chứng từ kế toán mới 33

2.5.1.4 Cách sửa chứng từ kế toán 38

2.5.1.5 Cách xóa chứng từ kế toán 38

2.5.2 Định khoản tự động rút dự toán (có 008,009) 39

2.6 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc Nhà nước 40 2.6.1 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc trong trường hợp đơn vị chưa được giao dự toán 40

2.6.2 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng ở kho bạc trong trường hợp đã được giao dự toán 46

2.7 Qui trình hạch toán thu phí và lệ phí 50

2.7.1 Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí để lại để phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí: 52 2.7.2 Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí phải nộp NSNN nhà nước nhưng được để lại để ghi thu, ghi chi NSNN 53

2.8 Qui trình hạch toán tiếp nhận viện trợ 55

2.9 Qui trình Quản lý lương và hạch toán lương bằng phần mềm kế toán DAS 8.0 55

2.9.1 Bước 1: Khai báo các tham số liên quan đến lương và Phụ cấp 56

2.9.2 Bước 2: Nhập số liệu lương và phụ cấp 57

2.9.3 Bước 3: Nhập số truy lĩnh lương 61

2.9.4 Bước 4: Tính số liệu lương 63

2.9.5 Bước 5: Nhập số liệu làm đêm, làm thêm giờ 63

2.9.6 Bước 6: Tính tiền làm đêm, thêm giờ hàng tháng 64

2.9.7 Bước 7: Định khoản tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ 65

2.10 Lên danh sách các chứng từ ghi sổ 66

2.11 Thực hiện in các sổ sách báo cáo 67

2.11.1 Hướng dẫn cách chọn các báo cáo và các tham số in 67

2.11.2 Cách in một số sổ kế toán chi tiết 69

2.11.2.1 Cách in sổ cái một tài khoản 69

2.11.2.2 Cách in sổ chi tiết tài khoản dùng chung 70

2.11.2.3 Cách in sổ chi tiết hoạt động 72

2.11.3 Cách in một số sổ kế toán toán tổng hợp 74

2.11.3.1 Cách in bảng tổng hợp các chi tiết 74

2.11.4 Cách in một số báo cáo tài chính 76

2.11.4.1 Cách in bảng cân đối tài khoản 76

2.11.4.2 Cách in biểu tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng – phần I (mẫu B02-h) 77

2.11.4.3 Cách in phụ biểu chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán (mẫu F02-1h) 79

2.12 Các thao tác cuối năm 80

2.12.1 Chuyển các tài khoản 4612 sang 4611, 6612 sang 6611 80

2.12.2 Tạo dữ liệu cho năm làm việc mới 80

2.12.3 Kết chuyển toàn bộ số dư sang năm sau 80

2.13 Hướng dẫn cập nhật số liệu tài sản 81

2.13.1 Cập nhật số dư TSCĐ không phải là đất 81

2.13.1.1 Cách thêm mới số dư TSCĐ không phải là đất: 82

2.13.1.2 Cách sửa số dư TSCĐ không phải là đất: 83

2.13.1.3 Cách xóa số dư TSCĐ không phải là đất: 83

2.13.2 Cập nhật số dư TSCĐ là đất 83

2.13.3 Cập nhật các chứng từ TSCĐ 84

2.14 Các hướng dẫn khác 85

2.14.1 Hướng dẫn sao lưu dữ liệu 85

2.14.2 Cách phục hồi dữ liệu đã sao lưu? 85

2.14.3 Tôi muốn chép dữ liệu kế toán đã cập nhật sang một máy khác thì phải làm như thế nào?

86

2.14.4 Tôi muốn thêm một chi tiết của một tài khoản (Ví dụ: tôi muốn thêm một cá nhân tạm ứng của tài khoản 312-Tạm ứng) thì phải làm như thế nào? 87

2.14.5 Cách thay đổi chức danh và tên người ký ở trang cuối của các sổ, báo cáo 91

2.14.6 Tôi đã tạo số liệu cho năm làm việc mới và cập nhật chứng từ kế toán rồi, nhưng tôi lại muốn chỉnh số liệu của năm trước khi quyết toán năm trước chưa được duyệt thì phải làm như thế nào? 92

2.14.7 Biểu B02-Phần I và Phần II cột nguồn NSNN và cột nguồn khác không có số liệu hoặc số liệu không đúng mặc dù Phụ biểu F02-1H số liệu đúng thì phải làm như thế nào? 93

PHẦN 3: HƯỚNG DẪN CÁCH NHẬP SỐ LIỆU VÀO CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN 97

3.1 Khai báo các tham số hệ thống và khai báo một số danh mục cơ bản 97 3.1.1 Khai báo các tham số hệ thống 97

3.1.2 Cập nhật tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị 99

3.1.3 Cập nhật danh mục các phòng ban thuộc đơn vị 101

3.2 Cập nhật các số dư và dự toán được giao 104

3.2.1 Cập nhật số dư các tài khoản 104

3.2.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản 104

3.2.1.2 Cách sửa số dư 106

3.2.1.3 Cách xóa số dư 106

3.2.2 Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang 107

3.2.3 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang 107

3.2.4 Cập nhật số thu chưa phân phối kỳ trước chuyển sang 109

3.2.5 Cập nhật số dự toán 111

3.2.5.1 Cập nhật số dư dự toán (nếu có) 111

3.2.5.1.1 Cách thêm mới số dư dự toán 112

3.2.5.1.2 Cách sửa số dư dự toán 113

3.2.5.1.3 Cách xóa số dư dự toán 113

3.2.5.2 Cập nhật số dự toán giao đầu năm 114

3.2.5.2.1 Cách thêm mới số dự toán 114

3.2.5.2.2 Cách sửa số dự toán 115

3.2.5.2.3 Cách xóa số dự toán 116

3.2.5.3 Cập nhật số dự toán giao bổ sung, điều chỉnh 116

3.2.5.4 Cập nhật số dự toán bị hủy cuối năm 116

3.3 Cập nhật chứng từ kế toán và các bút toán tự động 117

3.3.1 Cập nhật chứng từ liên quan đến nguồn NSNN 117

3.3.1.1 Cập nhật chứng từ rút dự toán về quỹ tiền mặt - rút thực chi 117

3.3.1.2 Cập nhật chứng từ rút dự toán - rút tạm ứng (đã được giao dự toán) 123

3.3.1.3 Cập nhật chứng từ rút dự toán thanh toán qua Kho bạc 126

3.3.1.4 Cập nhật chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt từ khoản tạm ứng KB 129

3.3.1.5 Cập nhật các bút toán xác định lương, BHXH, BHYT phải trả 132

3.3.1.5.1 Cách 1: Cập nhật thông qua chức năng cập nhật chứng từ kế toán 132

3.3.1.5.2 Cách 2: cập nhật số liệu lương hàng tháng sau đó máy tự tính 137

3.3.1.6 Cập nhật các bút toán trả lương, phụ cấp 148

3.3.1.7 Cập nhật các bút toán trả BHXH, BHYT 150

3.3.1.8 Thanh toán kinh phí tạm ứng với KB 153

3.3.1.9 Định khoản tự động có 0081, 0091, 158

3.3.2 Cập nhật chứng từ liên quan đến nguồn thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi NSNN 160

3.3.2.1 Thu học phí và xác định số phải nộp cấp trên 160

3.3.2.2 Nộp tiền vào Kho bạc 162

3.3.2.3 Nộp trả cấp trên 162

3.3.2.4 Xác định phần hỗ trợ tăng lương 163

3.3.2.5 Rút tiền học phí về chi các khoản 164

3.3.2.6 Chi sửa chữa nhỏ từ nguồn thu học phí (phải ghi thu, ghi chi) 164

3.3.2.7 Trả tiền hỗ trợ tăng lương 165

3.3.2.8 Cuối năm được ghi thu, ghi chi NSNN 166

3.3.2.8.1 Chuyển số chưa ghi chi NSNN thành đã ghi chi NSNN 166

3.3.2.8.2 Bổ sung nguồn kinh phí 167 3.3.2.9 Đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán vẫn chưa được ghi thu, ghi chi hoặc số thu được nhưng chưa chi hết 168

PHẦN I - HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP

VỤ KINH TẾ PHÁT SINH CHỦ YẾU

1.1 Hạch toán kinh phí từ nguồn NSNN

A Đối với nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên

1 Nhận dự toán được giao đầu năm ghi:

Nợ TK: 0081- Dự toán chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn KP từ

NSNN)

2 Rút tiền từ Nguồn NSNN về quỹ ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết -

Nguồn kinh phí từ NSNN) Đồng thời ghi:

Có TK : 0081- Dự toán chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí

từ NSNN)

3 Xuất quỹ chi hoạt động ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ

NSNN)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152,

Có TK 661- Chi hoạt động (Tài khoản cấp 2, 3 phù hợp)

4 Thanh toán các khoản phải trả tính vào chi hoạt động ghi:

Nợ TK 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ

NSNN)

Có TK: 3311 - Phải trả người cung cấp

5 Cá nhân tạm ứng và thanh toán tạm ứng

5a Xuất quỹ chi tạm ứng tại đơn vị ghi:

Nợ TK 312 - Tạm ứng (Chi tiết - Cá nhân tạm ứng)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

5b Khi hoàn tạm ứng tại đơn vị ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ

NSNN)

Có TK 312 - Tạm ứng (Chi tiết - Cá nhân tạm ứng)

Số tạm ứng nhiều hơn số thực chi phải thu hồi nộp quỹ ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 312 - Tạm ứng (Chi tiết - Cá nhân tạm ứng)

Số tạm ứng ít hơn số thực chi ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí

từ NSNN)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

6 Mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay

a Chi mua bằng tiền mặt, tiền gửi ghi:

Đồng thời ghi tăng Nguồn hình thành TSCĐ và chi hoạt động ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí

a Tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ

- Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cán bộ CCVC (100%) ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ

Có TK: 3323 - Kinh phí công đoàn

- Tính 5% BHXH phải nộp khấu trừ vào lương ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Có TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội

- Tính 1% BHYT phải nộp khấu trừ vào lương ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Có TK: 3322 - Bảo hiểm Y tế

b Rút chi lương, chuyển trả cơ quan bảo hiểm

- Rút tiền NSNN về chi lương ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Chi tiết -

Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6000,6100.)

- Chi lương cho cán bộ CCVC (94%) ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

- Chuyển trả 15% BHXH ghi:

Nợ TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết -

Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6301)

- Chuyển trả 5% BHXH ghi:

Nợ TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết -

Nợ TK: 3323 - Kinh phí công đoàn

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết -

Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6303)

- Đồng thời ghi:

Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn

kinh phí từ NSNN, Mục 6000, 6100, 6300)

8 Chuyển trả tiền điện thoại, tiền điện, nước

- Khi chuyển trả ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ

NSNN)

Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Chi tiết -

Nguồn kinh phí từ NSNN)

- Đồng thời ghi:

Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên

9 Quy trình hạch toán tạm ứng ở Kho bạc trong trường hợp chưa được giao dự toán

- Khi tạm ứng tiền KB, ghi:

Nợ 1111 - Tiền Việt nam

Có TK 336 - Tạm ứng KB (Tạm ứng kinh phí hoạt động)

- Khi chi hoạt động đối với các khoản tạm ứng từ kho bạc, ghi:

Nợ TK 66121 - Chi hoạt động thường xuyên năm nay

Có TK 1111 - Tiền Việt nam

- Lập bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng

- Khi được cấp có thẩm quyền giao dự toán ghi:

Nợ TK 0081 - Dự toán chi hoạt động thường xuyên

Đồng thời căn cứ vào các chứng từ đã được KB đồng ý thanh toán tạm ứng, ghi:

Nợ TK 336 - Tạm ứng kinh phí (Tạm ứng kinh phí hoạt động thường xuyên)

Có TK 46121 - Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên năm nay

Đồng thời ghi, Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên

10 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng ở kho bạc trong trường hợp đã được giao dự toán

- Khi tạm ứng tiền KB, ghi:

Nợ TK 1111 - Tiền Việt nam

Có TK 46121 Đồng thời ghi, Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên

- Khi chi hoạt động đối với các khoản tạm ứng từ kho bạc, ghi:

Nợ TK 66121 - Chi hoạt động thường xuyên năm nay

Có TK 1111 - Tiền Việt nam

- Lập bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng

B Đối với nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên

Khi hạch toán Nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên lưu ý các tài khoản sau:

Tài khoản: 0082 - Dự toán chi không thường xuyên

46122 - Nguồn kinh phí không thường xuyên - năm nay

66122 - Chi hoạt động không thường xuyên - năm nay

1.2 Hạch toán thu phí, lệ phí

1.2.1 Hạch toán phần thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

NSNN

- Khi thu phí, lệ phí ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 5111 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

- Nộp các khoản thu vào kho bạc:

+ Trường hợp nhận được báo có của Kho bạc ngay, ghi

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

+ Trường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào Kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 113- Tiền đang chuyển

Có TK 111- Tiền mặt

Khi Kho bạc báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, ghi:

Nợ TK 1121- Tiền gửi Việt Nam

Có TK 113- Tiền đang chuyển

- Xác định % nộp cấp trên ghi:

Nợ TK: 5111 - Thu phí, lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 342 - Thanh toán nội bộ

- Nộp trả cấp trên ghi:

Nợ TK: 342 - Thanh toán nội bộ

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam,

Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Rút tiền từ kho bạc ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn phí, lệ phí phải

ghi thu, ghi chi)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Chi hỗ trợ tăng lương cán bộ CCVC từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên ( Nguồn phí, lệ phí ghi thu, ghi chi

- Mục 6116)

Có TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Khi chi trả ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

- Chi mua TSCĐ từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

+ Khi mua TSCĐ ghi:

Nợ TK: 211 (2111,2112, ) - TSCĐ hữu hình

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

+ Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành tài sản ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Nguồn phí, lệ phí phải ghi thu,

- Bổ sung nguồn phí lệ phí phải ghi thu, ghi chi (Trong kỳ các khoản

chi hoạt động có chứng từ ghi thu, ghi chi) ghi:

Nợ TK: 5111 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Nguồn phí, lệ

phí phải ghi thu, ghi chi)

- Kết chuyển tài khoản

+ Trường hợp 1: Sau khi hết thời gian chỉnh lý quyết toán không có

Nợ TK: 5111 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 5211 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

+ Trường hợp 2: Đến thời gian chỉnh lý quyết toán, số phí, lệ phí thu được lớn hơn số chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi (chưa chi hết), sau khi đã trừ đí (%) phải nộp cấp trên ghi:

Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Nguồn phí, lệ

phí phải ghi thu, ghi chi)

1.2.2 Hạch toán các khoản thu phí, lệ phí không phải ghi thu,

ghi chi NSNN

- Khi thu phí, lệ phí ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 5111 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

- Nộp các khoản thu vào kho bạc:

- Trường hợp nhận được báo có của Kho bạc ngay, ghi

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

- Trường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào Kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 113- Tiền đang chuyển

Có TK 111- Tiền mặt

Khi Kho bạc báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, ghi:

Nợ TK 1121- Tiền gửi Việt Nam

Có TK 113- Tiền đang chuyển

- Xác định % nộp cấp trên ghi:

Nợ TK: 5111 - Thu phí, lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 342 - Thanh toán nội bộ

- Thu phí, lệ phí được bổ sung vào kinh phí hoạt động:

Nợ TK: 5111 - Thu phí, lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 4612 - Nguồn kinh phí hoạt động năm nay

- Nộp trả cấp trên ghi:

Nợ TK: 342 - Thanh toán nội bộ

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Rút tiền từ kho bạc ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn phí, lệ phí không

phải ghi thu, ghi chi)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Chi hỗ trợ tăng lương cán bộ CCVC từ nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên ( Nguồn phí, lệ phí không phải ghi

thu, ghi chi - Mục 6116)

Có TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Khi chi trả ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

- Chi mua TSCĐ từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

+ Khi mua TSCĐ ghi:

Nợ TK: 211 (2111,2112, ) - TSCĐ hữu hình

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam,1121 - Tiền gửi Việt Nam

+ Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành tài sản ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Nguồn phí, lệ phí không phải ghi

Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

+ Cuối năm định khoản hao mòn ghi:

Nợ TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK: 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình

1.3 Các khoản thu chi khác

- Khi thu tiền quỹ hội phụ huynh, tiền ăn, của học sinh ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 3318 - Phải trả khác

- Chi tiền quỹ hội, tiền ăn học sinh ghi:

Nợ TK: 3318 - Phải trả khác

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

- Khi nhận lại % kinh phí xây dựng ghi:

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

Có TK: 46121 - Nguồn KP thường xuyên (Chi tiết nguồn -

Nguồn kinh phí XDCB)

- Chi sửa chữa nhỏ ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết nguồn - Nguồn kinh phí

XDCB)

Có TK: 1111-Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

1.4 Hạch toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB

- Khi nhận kinh phí đầu tư XDCB ghi:

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

Có TK: 441 (4411, 4413, ) - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

- Chuyển trả kinh phí đầu tư XDCB cho bên nhận thầu ghi:

Nợ TK: 3311 - Phải trả người cung cấp

Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Khi nhận công trình bàn giao đưa vào sử dụng ghi:

Nợ TK: 2412 - Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK: 3311 - Phải trả người cung cấp

- Công việc bàn giao công trình đưa vào sử dụng

+ Khi nhận bàn giao ghi:

Nợ TK: 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc

Có TK: 2412 - Xây dựng cơ bản dở dang

+ Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành TSCĐ ghi:

Nợ TK: 441 (4411, 4413, ) - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

1.5 Hạch toán tăng TSCĐ do được điều chuyển, viện trợ

- Trường hợp tăng TSCĐ do được điều chuyển từ đơn vị cấp trên hoặc

từ đơn vị khác, căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ hữu hình hoặc TSCĐ vô hình và các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 211- Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá)

Nợ TK 213- TSCĐ vô hình (Nguyên giá)

Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)

Có TK 214- Hao mòn TSCĐ (2241, 2142- Giá trị hao mòn)

- Khi được viện trợ bằng tài sản cố định:

+ Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN ngay khi tiếp nhận tài sản cố định viện trợ:

Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi vào các

TK chi phí có liên quan:

Nợ TK 6612- Chi hoạt động (Nhận TSCĐ viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp)

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

- Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN về tài sản cố định viện trợ đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan:

Nợ TK 521- Thu chưa qua NSNN

Có các TK 4612 - Nguồn kinh phí hoạt động năm nay

1.6 Hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán:

Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)

Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)

Có các TK 211, 213 (Nguyên giá TSCĐ)

- Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

Nợ TK 511- Các khoản thu (5118- Thu khác)

Có các TK 111, 112, 331,

- Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152,

Có TK 511 - Các khoản thu (5118- Thu khác)

- Chênh lệch thu lớn hơn chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ được hạch toán vào tài khoản liên quan theo qui định của chế độ tài chính, ghi:

Nợ TK 511- Các khoản thu (5118- Thu khác)

Có TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước

1.7 Hach toán các khoản thu hộ, chi hộ chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức cơ quan Bảo hiểm trả

- Nhận (thu) kinh phí do cơ quan BHXH chuyển trả chế độ(ốm đau,thai sản,điều dưỡng )

Nợ TK 1121 - Tiền gửi Việt nam

Có TK 3321-Các khoản phải nộp theo lương (BHXH)

- Chi trả kinh phí cho giáo viên, viên chức được thụ hưởng:

+ Rút kinh phí BHXH về quỹ tiền mặt:

Nợ TK 1111( Chi tiết nguồn kinh phí khác)

Có TK 1121

+ Xác định số phải trả cho giáo viên, viên chức

Nợ TK 3321-Các khoản phải nộp theo lương (BHXH)

Có TK 334-Phải trả cho viên chức

+ Chi trả BHXH cho giáo viên viên chức

Nợ TK 334

Có TK 1111

1.8 Các bút toán cuối năm và báo cáo quyết toán năm được phê duyệt quyết toán

1.8.1 Các bút toán cuối năm

Cuối niên độ kế toán, kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang năm trước để chờ phê duyệt quyết toán:

- Chuyển Nguồn KP hoạt động năm nay về năm trước ghi:

Nợ TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm nay

Có TK: 46111 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm trước

- Chuyển số chi hoạt động năm nay về năm trước ghi:

Nợ TK: 66111 - Chi thường xuyên - năm trước

Có TK: 66121 - Chi thường xuyên - năm nay

1.8.2 Báo cáo quyết toán năm được phê duyệt

Phần quyết toán được phê duyệt ghi:

Nợ TK: 46111 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm trước

Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi:

Nợ TK: 3118 - Phải thu khác

Có TK: 66111 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm trước

Khi thu hồi được ghi:

Nợ 1111- Tiền mặt Việt Nam

Có 3118 - Phải thu khác

PHẦN 2 - HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BẰNG

CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN DAS 8.0

2.1 Tổng quan

2.1.1 Qui trình hạch toán kế toán bằng tay và bằng máy

Qui trình hạch toán bằng tay:

Từ chứng từ gốc phát sinh->Phiếu thu, phiếu chi, và định khoản kế toán->Vào các sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp->Lập các báo cáo tài chính

Qui trình hạch toán bằng máy:

Từ chứng từ gốc phát sinh->Phiếu thu, phiếu chi, và định khoản kế toán->Tự động cho ra các sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, và các báo cáo tài chính

2.1.2 Các bước hạch toán bằng máy:

2.1.2.1 Năm đầu tiên sử dụng chương trình

− Bước 1: Khai báo các tham số hệ thống (thực hiện một lần) thông qua

chức năng: Hệ thống\Các tham số hệ thống

− Bươc 2: Cập nhật các số dư (Thực hiện 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình kế toán)

+ Bước 2.1: Cập nhật số dư tài khoản thông qua chức năng: Số

liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư các tài khoản

+ Bước 2.2: Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang, thông

qua chức năng: Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư kinh phí kỳ

trước chuyển sang

+ Bước 2.3: Cập nhật số dư dự toán còn ở kho bạc năm trước

chuyển sang (nếu có), thông qua chức năng: Số liệu\Cập nhật dự

toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập số dư dự toán năm trước theo nhóm mục

− Bước 3: Nhập dự toán được giao, thông qua chức năng: Số liệu\Cập

nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập dự toán theo nhóm mục

− Bước 4: Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán

− Bước 5: Lên danh mục chứng từ ghi sổ thông qua chức năng: Mã

hiệu\Danh mục chứng từ ghi sổ

− Bước 6: In các sổ sách và báo cáo tài chính

− Bước 7: Cuối năm chuyển số dư sang năm sau

2.1.2.2 Các năm tiếp theo sử dụng chương trình

- Bước 1: Nhập dự toán được giao, thông qua chức năng: Số liệu\Cập

nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập dự toán theo nhóm mục

- Bước 2: Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán

- Bước 3: Lên danh mục chứng từ ghi sổ thông qua chức năng: Mã

hiệu\Danh mục chứng từ ghi sổ

- Bước 4: In các sổ sách và báo cáo tài chính

- Bước 5: Cuối năm chuyển số dư sang năm sau

2.1.2.3 Các thao tác sử dụng chung

Chọn chức năng trong menu

Có các cách để chọn chức năng trong menu:

• Dùng các phím mũi tên lên, xuống, sang phải, sang trái để di chuyển vệt sáng đến chức năng cần chọn và ấn <Enter> để chọn

• Bấm phím nóng ứng với chức năng cần chọn

• ấn phím F10 chuyển lên thanh thực đơn

• Dùng chuột di chuyển đến chức năng cần chọn và ấn phím trái để chọn Các phím chức năng thường dùng đối với hệ thống mã hiệu và cập nhật chứng từ

F4 – Thêm mới một chi tiết hoặc chứng từ kế toán, chứng từ vật tư F3 – Sửa một chi tiết

Các nút điều khiển

2.2 Khai báo các tham số hệ thống

Thực hiện chức năng: Hệ thống\Các tham số hệ thống

Bước 1:

Bước 2:

Bước 3: Khai báo như sau:

Tại màn hình "Thông tin về đơn vị" khai báo như hình dưới:

Tại màn hình "Các tham số báo cáo truyền tin" Khai báo như hình dưới:

2.3 Cập nhật các số dư:

2.3.1 Cập nhật số dư các tài khoản

Thực hiện chức năng Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang,

thông qua chức năng: “Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư vào số dư

Chú ý: chỉ cập nhật số dư chi tiết của tài khoản, số dư của cả tài

khoản sẽ tự động được tính từ các số dư chi tiết

Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào

số dư các tài khoản

Màn hình cập nhật (hình 2.1)

Cách thức cập nhật

2.3.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản:

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào

tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 46111) Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và dòng ngoại tệ (ví dụ: các chi tiết tưng ứng với tài khoản 46111 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN)

Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại

và khoản

Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi

Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 46111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn NSNN và mục 6900 vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0101) và mục (6900)

Tại ô ngoại tệ: gõ vào mã của đồng ngoại tệ cần cập nhập (chỉ cập nhật được ngoại tệ đối với các tài khoản cần theo dõi theo nguyên tệ)

Tại ô số dư nợ NT (ngoại tệ): gõ vào số dư theo ngoại tệ

Tại ô số dư nợ lượng: gõ vào số lượng còn tồn

Tại ô số dư nợ: gõ vào số tiền theo đồng Việt nam (nếu tài khoản này có số dư bên nợ)

Tại ô số dư có: gõ vào số tiền theo đồng Việt nam (nếu tài khoản này có số dư bên có)

Sau ghi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết ta bấm vào nút <Ghi>

để ghi số dư chi tiết vừa nhập

2.3.1.2 Cách sửa số dư:

Muốn sửa số dư của một tài khoản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài khoản và chi tiết của chúng, sau đó di chuyển đến tài khoản và chi tiết liên quan cần sửa sau đó bấm vào <cập nhật> và di chuyển đến ô tài khoản sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết

2.3.1.3 Cách xóa số dư

Muốn xóa số dư của một tài khoản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài khoản và chi tiết của chúng, sau đó bấm vào nút <Xóa>, máy sẽ hỏi

Chọn nút <Yes> để đồng ý xóa, chọn nút <No> nếu không muốn xóa

2.3.2 Cập nhật số dư kinh phí năm trước còn thừa chuyển

sang

Thực hiện chức năng Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang,

thông qua chức năng: “Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư kinh phí

kỳ trước chuyển sang”

2.3.2.1 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng

hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang

Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào

số dư KP kỳ trước chuyển sang

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào

tài khoản cần nhập số dư (Tk: 46111, 46112, 46211, 46221) sau đó

gõ <Enter> (ví dụ: 46111) Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và Dư

nợ (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 46111 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN)

Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại

và khoản

Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi

Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 46111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn khác và mục 7000 vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn kinh phí không tự chủ (0101) và mục (7000)

Cách sửa số dư kinh phí

Cách sửa số dư kinh phí cũng tương tự như cách sửa số dư tài khoản

Cách xóa số dư kinh phí

Cách xóa số dư kinh phí cũng tương tự như cách xóa số dư tài khoản

2.3.2.2 Nhập số thu học phí, thu khác chưa phân phối chuyển sang năm

nay:

Nhập vào tài khoản 5111 (học phí), 5118 (thu khác) theo từng loại hoạt động, số thu chưa phân phối nhập vào số dư có

2.3.2.3 Cập nhật số dư dự toán còn ở kho bạc năm trước chuyển sang

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Nhập dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ

tiêu khoán\Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo nhóm mục” như sau:

Chức năng: Dùng để cập nhật số dư dự toán kinh phí còn ở kho bạc

(nếu có)

Tần xuất thực hiện: Cập nhật đầu năm của các năm tài chính

Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán->Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo nhóm mục (hoặc Nhập số dư dự toán năm trước

chuyển sang theo mục) (hình 2.6)

2.3.2.3.1 Cách thêm mới số dư dự toán:

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào

tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 0081) Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 2 dòng nằm dưới dòng đơn vị (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản

0081 là: Nguồn kinh phí)

Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại

và khoản

Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi

Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 0081, như đã nêu ở trên, tài khoản này có chi tiết là nguồn kinh phí, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn NSNN vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0101))

Tại khung lưới chứa các thông tin về số dư dự toán theo từng nhóm mục thực hiện như sau: Tại cột quí 1 nhập số dư dự toán của từng nhóm mục Sau khi nhập xong số dư dự toán chọn nút <ghi> để ghi

số dư dự toán vừa nhập

2.3.2.3.2 Cách sửa số dư dự toán:

Muốn sửa số dư dự toán ta kích chuột vào nút <Đầu >, <Trước - PageUp >, <Sau - PageDown>, <Cuối> để di chuyển số dư dự toán cần sửa, sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết

2.3.2.3.3 Cách xóa số dư dự toán:

Muốn xóa số dư dự toán ta kích chuột vào nút <Đầu >, <Trước - PageUp >, <Sau - PageDown>, <Cuối> để di chuyển số dư dự toán cần xóa sau đó bấm vào nút <Xóa>, chương trình sẽ hỏi:

Chọn nút <Yes> để đồng ý xóa, chọn nút <No> nếu không muốn xóa

2.4 Nhập dự toán kinh phí được giao:

2.4.1 Nhập dự toán được giao đầu năm

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật dự toán \Nhập dự toán

theo nhóm mục” như sau:

Thực hiện nhập như sau:

2.4.2 Nhập dự toán bổ sung điều chỉnh

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật dự toán \Nhập bổ sung

dự toán theo nhóm mục”

Cách thức cập nhật cũng tương tự như nhập dự toán được giao đầu năm, tuy nhiên cần chú ý là đối với nhóm mục điều chỉnh giảm thì ghi số âm (-), đối với nhóm mục bổ sung hoặc điều chỉnh tăng ghi

số dương

2.4.3 Hủy bỏ dự toán cuối năm (nếu có)

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật dự toán \Nhập hủy bỏ dự toán theo nhóm mục”

Cách thức cập nhật cũng tương tự như nhập dự toán được giao đầu năm

2.5 Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán

Chú ý: Chức năng này cũng cho phép cập nhật các chứng từ vật tư như: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển

Tần xuất thực hiện: Hàng ngày khi có chứng từ kế toán phát sinh Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật chứng từ kế

toán

Màn hình cập nhật (hình 3.3)

2.5.1.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán mới

Bấm nút <Mới> hoặc bấm phím F4, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô Số Ctừ,

tại ô này nhập số của chứng từ

Tại ô Ngày ctừ: nhập ngày của chứng từ

Tại ô Ngày H.toán: nhập ngày hạch toán của chứng từ (thông thường ngày hạch toán trïng với ngày chứng từ)

Tại ô T.ứng KB: ghi 1 (đối với chứng từ rút tạm ứng KB hoặc chứng từ thanh toán tạm ứng KB) ghi 0 (đối với các loại chứng từ khác

Tại ô TK dự toán/Tiền gửi: Chọn số TK NSNN hoặc tài khoản tiền gửi tương ứng

Tại ô Ông/bà: ghi họ tên (đối với phiếu thu, phiếu chi), Đơn vị nhận tiền (đối với Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản hoặc Ủy nhiệm chi)

Tại ô MS thuế/Số CMND/Mã ĐVSDNS: ghi mã số thuế hoặc Mã ĐVSDNS (đối với Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản hoặc Ủy nhiệm chi), ghi số CMND (đối với Giấy rút dự toán)

Tại ô Ngày cấp: ghi ngày cấp số CMND

Tại ô địa chỉ: ghi địa chỉ của người nhận tiền (phiếu chi), người nộp tiền (phiếu thu) Địa chỉ đơn vị nhận tiền (đối với Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản hoặc Ủy nhiệm chi)

Tại ô Mã ĐB: ghi mã địa bàn của đơn vị nhận tiền (nếu có)

Tại ô Số TK: ghi số tài khoản của đơn vị nhận tiền

Tại ô Tại NH/KB: ghi tên Ngân hàng hoặc kho bạc, nơi cấp số TK của đơn vị nhận tiền, ghi Nơi cấp số CMND của người đi rút tiền (đối với giấy rút dự toán)

Tại ô C/L/K: nhập chương loại khoản liên quan đến chứng từ

Tại ô Đơn vị: ghi mã đơn vị

Tại ô Số CTGS: nhập số chứng từ ghi sổ

Tại ô diễn giải: nhập dòng diễn giải (nội dung) của chứng từ

Tại ô Tk nợ (tài khoản nợ): nhập số hiệu của tài khoản nợ (ví dụ:

Tk 66121) sau đó gõ <Enter> Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản nợ sẽ hiện lên tương ứng tại 6 dòng nằm giữa dòng tên tài khoản nợ và dòng số lượng (ví dụ: các chi tiết tưng ứng với tài khoản 66121 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN)

Tại các ô chi tiết liên quan của tài khoản nợ: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản nợ (ví dụ: đối với tài khoản 66121, như đã nêu

ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, chứng từ này liên quan đến thanh toán tiền điện qua tài khoản hạn mức kinh phí NSNN trung ương tại kho bạc vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0102) và tại dòng Mục, Tmục ta nhập tiểu mục 6911)

Tại ô Tk có (tài khoản có): nhập số hiệu của tài khoản có (ví dụ: Tk 46121) sau đó gõ <Enter> Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản có sẽ hiện lên tương ứng tại 6 dòng nằm giữa dòng tên tài khoản và dòng tỷ giá (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản

46121 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN) Tại các ô chi tiết liên quan của tài khoản có: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản có (ví dụ: đối với tài khoản 46121, như đã nêu

ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, chứng từ này liên quan đến thanh toán tiền điện qua tài khoản hạn mức kinh phí NSNN trung ương tại kho bạc vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0102) và tại dòng Mục, Tmục ta nhập tiểu mục 6911)

Tại ô Số lượng: nhập số lượng liên quan đến dòng chứng từ nếu tài khoản nợ hoặc tài khoản có liên quan đến số lượng

Tại ô Ngoại tệ, ô tỷ giá: nhập mã của đồng ngoại tệ và tỷ giá phát sinh liên quan đến dòng chứng từ nếu tài khỏan nợ hoặc tài khoản

có theo dõi theo ngoại tệ

Tại ô tiền VNĐ: nhập số tiền phát sinh liên quan đến dòng chứng

từ

Sau khi nhập xong các thông tin trên chọn nút <Ghi> để ghi các thông tin liên quan đến dòng chứng từ vừa nhập Sau khi ghi xong, chương trình sẽ tự động chuyển con trỏ đến dấu nút <Dòng ctừ> Nếu chứng từ kế toán có nhiều dòng chứng từ thì bấm <Enter> để cập nhật tiếp các thông tin liên quan đến dòng chứng từ tiếp theo, lúc này con trỏ sẽ nhảy đến dòng Diễn giải Muốn vào chứng từ tiếp theo thì lại bấm phím F4 hoặc chọn nút <Mới> để cập nhật

2.5.1.2 Ví dụ về cách cập nhật chứng từ kế toán mới

Nội dung nghiệp vụ kế toán phát sinh:

Ngày 15/10/2008 anh Nguyễn Văn Tuấn – phòng Tài vụ rút dự toán về quỹ tiền mặt số phiếu thu 01 để chuẩn bị chi lương tháng 1 bao gồm các mục, tiểu mục và số tiền như sau:

Có 46121 chi tiết nguồn kinh phí từ NSNN và mục, T.mục 6101 Với số tiền là 21.200.000

Cách cập nhật theo ví dụ

Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật chứng từ kế toán

Tại màn hình cập nhật số liệu (hình 3.3.2) chọn nút <Mới> hoặc bấm

phím F4, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô Số Ctừ lúc này ta sẽ nhập dòng chứng từ đầu tiên

Tại ô Số Ctừ: nhập số của phiếu thu: nhập 01

Tại ô Ngày ctừ: nhập ngày của chứng từ: ngày 15/10/2008

Tại ô Ngày H.toán: nhập ngày hạch toán của chứng từ: 15/10/2008 Tại ô bà: ghi họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Tuấn

Tại ô Số CMND: ghi số CMND của Nguyễn Văn Tuấn:

010120898

Tại ô Ngày cấp: ghi ngày cấp số CMND: 01/10/2004

Tại ô địa chỉ: ghi địa chỉ của người người nộp tiền: Phòng Tài Vụ Tại ô Tại NH/KB: ghi nơi cấp số CMND: Hải Phòng

Tại ô C/L/K: nhập chương loại khoản liên quan đến chứng từ:

Tại ô Tk Có (tài khoản có): nhập số hiệu của tài khoản có : 46121, sau đó gõ <Enter> lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản này

sẽ hiện lên là Nguồn KP và mục + T.MụC

Tại ô Nguồn KP: nhập mã của nguồn kinh phí từ NSNN: 0102 Tại ô Mục+T.Mục: nhập T.mục 6001

Tại các ô Số lượng, ngoại tệ, tỷ giá, giá, giá ngoại tệ, tiền ngoại tệ:

do cả tài khoản 1111 và tài khoản 46121 đều không theo dõi theo

số lượng và ngoại tệ cho nên các ô này con trỏ sẽ không di chuyển tới được

Tại ô tiền VNĐ: nhập số tiền phát sinh liên quan đến dòng chứng

từ là: 106.000.000

Sau khi nhập xong các thông tin trên chọn nút <Ghi> để ghi các thông tin liên quan đến dòng chứng từ vừa nhập (hình 3.3.2.2.1) Sau khi ghi xong, chương trình sẽ tự động chuyển con trỏ đến dấu nút <Dòng ctừ> Tại đây ta bấm <Enter> để cập nhật tiếp các thông tin liên quan đến dòng chứng từ tiếp theo, lúc này con trỏ sẽ nhảy đến ô diễn giải (các thông tin cũ của diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, Nguồn KP, Mục+T.mục vẫn được giữ nguyên)

Tại ô diễn giải: do diễn giải của chứng từ vẫn như vậy, cho nên ta vẫn giữ nguyên và bấm <Enter>

Tại ô TK nợ: Do tài khoản nợ của dòng chứng từ này vẫn là tài khoản 1111 cho nên ta bấm <Enter> để giữ nguyên số hiệu của tài khoản này

Tại ô Tk có: Do tài khoản có của dòng chứng từ này vẫn là tài khoản 46121 cho nên ta bấm <Enter> để giữ nguyên số hiệu của tài khoản này

Tại ô Nguồn KP: bấm <Enter> để giữ nguyên mã của nguồn kinh phí từ NSNN

Tại ô Mục+T.Mục: nhập T.mục 6101

Tại ô Tiền VNĐ: nhập số tiền là 21.200.000

Sau khi nhập xong các thông tin trên chọn nút <Ghi> để ghi các thông tin liên quan đến dòng chứng từ vừa nhập (hình 3.3.2.2.2) lúc này ta đã nhập xong chứng từ theo ví dụ Sau đó bấm phím F9

để kiểm tra tổng số tiền trên chứng từ

2.5.1.3 Ví dụ về cách tìm chứng từ kế toán

Trước khi tìm chứng từ kế toán, ta cần xác định những thông tin cần thiết của chứng từ kế toán cần tìm là gì, như: khoảng thời gian của chứng từ kế toán cần tìm, chứng từ ghi sổ của chứng từ, tài

khoản liên quan đến chứng từ cần tìm, tài khoản đối ứng, dạng phát sinh của tài khoản (phát sinh nợ hay có), các chi tiết liên quan đến tài khoản

Để cho dễ hiểu, ta lấy ví dụ về tìm chứng từ rút hạn mức kinh phí

về quĩ tiền mặt chuẩn bị chi lương tháng 1 đã được cập nhật ở ví dụ phần 3.3.2

Bước 1: xác định những thông tin cần thiết của chứng từ kế toán cần tìm

Khoảng thời gian của chứng từ cần tìm phát sinh: trong tháng 10 năm 2008 (từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/10/2008)

Tài khoản liên quan: do chứng từ cần tìm là chứng từ rút hạn mức kinh phí về quĩ tiền mặt vì vậy tài khoản liên quan chính sẽ là

46121

Tài khoản đối ứng: 1111

Dạng phát sinh của tài khoản: phát sinh có

Các chi tiết liên quan: nguồn kinh phí từ NSNN, mục 6001

Bước 2: Thực hiện tìm chứng từ kế toán

Tại màn hình cập nhật chứng từ kế toán ta chọn nút <Tìm Ct>, màn hình hỏi đáp điều kiện tìm chứng từ sẽ hiện lên (Hình 3.3.3)

Trong màn hình này ta cập nhật các thông tin cần thiết của chứng từ

kế toán cần tìm ở bước 1 (hình 3.3.3) sau đó chọn <Chấp nhận>, màn

hình hiện danh sách các chứng từ kế toán thỏa mãn điều kiện tìm sẽ hiện lên (Hình 3.3.3.1) Trong màn hình này ta kích chuột vào dòng chứng từ cần tìm sau đó chọn <Quay ra> để trở về màn hình chính

Chú ý đối với tìm chứng từ kế toán: nếu không tìm thấy chứng từ kế toán thì có thể do ngày bị vào nhầm vì vậy ta có thể cho khoảng thời gian cần tìm là cả quí hoặc cả năm (từ ngày 01/01 đến 31/12) Nếu vẫn không thấy thì không nhập vào tài khoản đối ứng và chọn lọc ra

số cả nợ và có Nếu vẫn không thấy thì không nhập vào các chi tiết liên quan

2.5.1.4 Cách sửa chứng từ kế toán

Để sửa chứng từ kế toán ta làm theo các bước sau đây

Bước 1: Tìm chứng từ kế toán cần sửa Chi tiết cách tìm kế toán xem lại phần 3.3.3 Cách tìm chứng từ kế toán

Bước 2: Trong màn hình hiện chứng từ kế toán tìm được, kích chuột vào dòng chứng từ cần sửa sau đó chọn <Quay ra> để trở về màn hình cập nhật chứng từ kế toán Trên màn hình cập nhật chứng

từ kế toán sửa những thông tin liên quan đến chứng từ cần sửa

2.5.1.5 Cách xóa chứng từ kế toán

Để xóa 1 dòng chứng từ kế toán ta làm theo các bước sau đây

Bước 1: Tìm dòng chứng từ kế toán cần xóa Chi tiết cách tìm kế toán xem lại phần 3.3.3 Cách tìm chứng từ kế toán

Bước 2: Trong màn hình hiện chứng từ kế tóan tìm được, kích chuột vào dòng chứng từ cần xóa sau đó chọn <Quay ra> để trở về màn hình cập nhật chứng từ kế toán Trên màn hình cập nhật chứng

từ kế toán chọn nút <Xóa> để xóa

2.5.2 Định khoản tự động rút dự toán (có 008,009)

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Định khoản tự động có 008,009\Định khoản” như sau:

quan đến các chứng từ rút dự toán Như ta đã biết, khi rút hạn mức kinh phí ta phải định khoản ghi có TK 4612,462 và ghi nợ các tài khoản liên quan, đồng thời ghi có tài khoản 008 hoặc 009 Để tránh phải cập nhật bút toán đồng thời đối với 2 tài khoản như trên, chương trình cho phép thực hiện: khi rút hạn mức kinh phí, chỉ cần định khoản ghi có TK 4612 hoặc 462, còn đối với bút toán ghi có 008 hoặc

009 sẽ được thực hiện tự động thông qua chức năng này

Tần xuất thực hiện: Trước khi lên sổ sách, bảng đối chiếu dự toán Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Định khoản tự động rút

dự toán->Định khoản

Màn hình cập nhật (hình 3.4)

Sau khi chọn nút <Chấp nhận> ở hình 3.4, màn hình hiện danh sách các chứng từ cần định khoản sẽ hiện lên như sau (hình 3.4.1):

Trên màn hình này ta chọn nút <Chấp nhận> để chương trình tự động định khoản ghi có 0081 hoặc 0082 hoặc 0083 hoặc 009

2.6 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc Nhà nước

2.6.1 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với

kho bạc trong trường hợp đơn vị chưa được giao dự toán

Qui trình thực hiện việc thực hiện tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc khi chưa có dự toán giao, được thực hiện theo từng bước như sau:

Bước 1: Khi tạm ứng tiền KB, vào chức năng Số liệu\cập nhật chứng

từ kế toán chung, màn hình cập nhật chứng từ kế toán xuất hiện, bấm vào nút <mới> để cập nhật chứng từ kế toán, nhập số chứng từ, ngày chứng từ,diễn giải, Tại ô tài khoản nợ nhập tài khoản 1111, tiếp theo nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản 1111 nếu có Tại ô tài khoản có nhập tài khoản 33611 - Tạm ứng kinh phí thường xuyên (hoặc 33612,33613,33621, 33622), nhập tiếp các chi tiết liên quan đến tài khoản này (nguồn kinh phí, mục), tiếp theo nhập số tiền tạm ứng, sau đó bấm <Ghi>, tiếp theo bấm vào nút <Dòng Ct> để nhập tiếp mục cần tạm ứng tiếp theo nếu có Sau ghi nhập xong, muốn in giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt bấm vào nút <In> để in giấy rút

dự toán