Tài liệu LVTN: Hoạt động PR tại công ty Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn: Chương II doc

Ngoài ra, Trưởng phòng cũng có trách nhiệm phụ trách toàn bộ công tác nghiệp vụ kế toán, kế hoạch thu chi cho các hoạt động của Công ty, chủ động đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả về

Tài Liệu

Hoạt động PR tại công ty Bảo Việt Nhân thọ

Sài Gòn

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN

THỌ SÀI GÒN TRONG THỜI GIAN QUA

2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ Miền Nam là chi nhánh của Tổng công ty Bảo Hiểm Bảo Việt Việt Nam

Ngày 20/8/1996 chi nhánh Bảo Việt Nhân thọ Miền Nam được thành lập tại Thành Phố Hồ Chí Minh theo quyết định số 3321/GP-UP và quyết định số 145/QĐ-HĐQT của tổng Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Việt Nam, ngày đầu mới thành lập chi nhánh có 6 nhân viên ( kể cả Giám đốc chi nhánh) với mục đích thực hiện thí điểm bảo hiểm nhân thọ tại phía Nam Trụ sở chính đặt tại 158 Trường Trinh, Quận Tân Bình, TPHCM

Năm 1997, cùng với sự phát triển của Bảo Việt Nhân Thọ, công ty Bảo Việt Nhân thọ Miền Nam được thành lập trên cơ sở chi nhánh Bảo Việt Nhân Thọ Miền Nam theo quyết định 1043/TC/QĐ-TCCB ngày 18/12/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, hoạt động theo điều lệ tổ chức bởi quyết định số 2998/QĐ-HĐQT ngày 24/12/1997 của Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị Tổng Công Ty Bảo Hiểm Việt Nam

Đến tháng 4/1998, công ty đã có trên 10 cán bộ nhân viên và 71 đại lý đại lý Công ty mở tài khoản riêng bằng tiền VNĐ và ngoại tệ của các ngân hàng trong nước Công ty có trụ sở chính đặt tại 11 Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM và có chi nhánh tại các tỉnh thành phố khác

Ngày 16/01/2008, công ty đã đổi tên giao dịch thành công ty Bảo Việt Nhân Thọ Sài Gòn và hiện nay công ty đã có trụ sở chính tại 22-22Bis Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM Công ty đã có hệ thống tổ chức gồm 7 phòng

chức năng, một trụ sở Tân Bình, 642 đại lý bảo hiểm khắp địa bàn thành phố Hồ

Chí Minh

2.1.2 Mô hình tổ chức

2.1.3 Chức năng các phòng ban

¾ Ban giám đốc: gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc

Giám đốc: là người đứng đầu công ty do cơ quan chủ quản thuộc Công ty bổ nhiệm điều hành và quản lý mọi hoạt động của Công ty Giám đốc trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế mở rộng phạm vi hoạt động và phát triển của Công ty, Giám đốc đứng ra điều hành và kiểm tra các hoạt động của Công ty, Giám đốc tuyển dụng

và ký kết các hợp đồng lao động

Phó giám đốc: là người có vai trò hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác quản

lý hành chính và hoạt động của Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc các công việc được phân công, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật

¾ Phòng tổng hợp:

Trưởng phòng tổng hợp phụ trách chung về các khâu tổ chức hành chánh, quản trị tổng hợp về nhân lực Công ty Hỗ trợ trong công việc quản trị của Trưởng phòng và các Phó phòng Các nhân viên còn lại của phòng đảm nhận các công việc các công việc hành chính, văn thư in ấn, tiếp khách, lễ tân…Phòng phối hợp cùng với Giám đốc đề ra các phong trào thi đua trong Công ty, kiểm tra giám sát việc thực hiện pháp chế của Nhà nước về các thủ tục hành chính, ngoài ra còn lập kế hoạch cho Công ty

¾ Phòng kế toán:

Quản lý toàn bộ tải sản của Công ty, lập ra các kế hoạch thu chi, khen thưởng theo các đề xuất đưa ra Phòng còn có trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng vốn của Công ty, chịu trách nhiệm báo cáo thuế, đóng thuế đối với cơ quan Nhà nước, bao cáo tình hình thu chi của toàn Công ty của toàn Công ty cũng như lợi nhuận kinh doanh theo định kỳ hàng tháng, quý, năm với các cấp lãnh đạo Bên cạnh đó phòng cũng có quyền đề xuất và xử lý kỷ luật các nhân viên có liên quan đến những việc vi phạm quy chế độ quản lý tài chính

Trưởng phòng kế toán: quản lý, theo dõi tình hình tài chính của Công ty Ngoài ra, Trưởng phòng cũng có trách nhiệm phụ trách toàn bộ công tác nghiệp vụ

kế toán, kế hoạch thu chi cho các hoạt động của Công ty, chủ động đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả về mặt tài chính, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

¾ Phòng chấp nhận bảo hiểm:

Phòng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công tác, đơn vị thuộc Công ty đánh giá, quản lý rủi ro nghiệp vụ phát hành hợp đồng bảo hiểm Ngoài ra Công ty có nhiệm vụ đánh giá rủi ro theo giấy yêu cầu trong trường hợp cần thiết phải kiểm tra xác minh thực tế Trên cơ sở đánh giá rủi ro, phòng có nhiệm vụ phát hành hợp đồng Hướng dẫn, kiểm tra phòng khai thác thực hiện đúng quy trình khai thác, đánh giá rủi ro và phát hành hợp đồng đúng theo quy định của Tổng Công ty, Công ty

¾ Phòng marketing:

Phòng có chức năng thu nhập thông tin trên thị trường, đề ra chiến lược quảng cáo, xúc tiến việc đưa thông tin đến cho người dân một cách nhanh chóng Theo dõi việc cạnh tranh về việc đề ra các sản phẩm của các Công ty khác trên báo chí, quảng cáo…Nghiên cứu đề xuất chiến lược phát triển mới, đưa ra các sản phẩm mới tung ra thị trường như thế nào, sự phản ánh của công chúng như thế nào đối với sản phẩm này, nghiên cứu làm sao để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất

¾ Phòng dịch vụ khách hàng:

Hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty như: tư vấn nghiệp vụ cho khách hàng qua điện thoại hay trực tiếp cùng các đại lý giao dịch hay giải đáp thắc mắc của khách hàng Phòng còn thực hiện bán sản phẩm trực tiếp đến khách hàng với các hình thức khá hiệu quả như: hình thức thư chào hàng, tổ chức các chương trình trực tiếp khai thác bảo hiểm bằng các hình thức không thông qua đội ngũ đại

lý Ngoài ra phòng còn thực hiện chức năng gián tiếp là gửi thư báo, giấy báo chấp nhận hay thay đổi người bảo hiểm, giải quyết các trường hợp vay theo hợp đồng

¾ Phòng phát triển và quản lý đại lý:

Phòng có chức năng tham mưu lãnh đạo cho Công ty, xây dựng và phát triển cũng như thống nhất quản lý hệ thống đại lý toàn Công ty Tổ chức công tác đào tạo theo định hướng, kế hoạch và phương châm của Công ty Tổ chức và điều hành hoạt động của đội tư vấn bảo hiểm Ngoài ra, phòng quản lý đại lý còn có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn nhằm xây dựng, tổ chức và phát triển đại

lý, cộng tác viên đáp ứng các kế hoạch, mục tiêu và định hướng Công ty Nghiên cứu tìm hiểu thị trường mở các phòng khai thác khu vực, phân bổ các đại lý làm việc tại các phòng khai thác, xây dựng kế hoạch tài chính cho hoạt động đại lý, tổ chức các phong trào thi đua, các hoạt động tập thể cho đại lý, tổng kết và rút kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho đại lý Tổ chức đào tạo cơ bản, tái đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp cho đại lý

2.1.4 Tình hình kinh doanh của Công ty trong thời gian qua

Cách đây 11 năm, khi phần lớn người dân Việt Nam còn lạ lẫm với dịch vụ

và sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, Bảo Việt đã tạo lập bước đi có tính chiến lược quan trọng là triển khai cung cấp dịch vụ bảo hiểm nhân thọ đầu tiên ở Việt Nam vào ngày 1/8/1996 Trải qua chặng đường hơn một thập kỷ, đến nay, Bảo Việt Nhân thọ (BVNT) đã thực sự khẳng định được vị trí hàng đầu trên thị trường Việt Nam, góp phần quan trọng vào sự nghiệp an sinh xã hội của đất nước Sản phẩm bảo hiểm nhân thọ đã trở nên thân thiết với hàng triệu người, có trên 4 triệu khách hàng lựa chọn BVNT để trao gửi niềm tin, hoạch định kế hoạch tài chính cho tương lai, cuộc đời mình

Là thành viên của BVNT, với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viên, Công ty Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn (BVNTSG) đã đóng góp một phần không nhỏ của mình vào kết quả hoạt động kinh doanh của Bảo Việt Nhân thọ

Sau 4 năm chính thức đi vào hoạt động với lợi thế là thành viên của Công ty bảo hiểm nhà nước duy nhất và được sự tin cậy từ phía khách hàng, từ năm 2000 đến năm 2004 tổng doanh thu phí bảo hiểm của BVNTSG đều tăng và đặc biệt trong năm 2004 công ty đã đạt kết quả hoạt động kinh doanh cao nhất với tổng doanh thu phí bảo hiểm là 246.2 tỷ đồng và tổng phí đầu tiên là 60.7 tỷ đồng Tuy nhiên tổng phí định kỳ từ năm 2004 bắt đầu có sự sút giảm dần Đặc biệt đến 2005 việc kinh doanh của BVNTSG có sự chuyển biến giảm sút đột ngột rõ rệt từ tống doanh thu phí bảo hiểm cũng như tổng phí bảo hiểm đầu tiên thu được Năm 2005 được gọi là năm "báo động da cam" về sự lấn lướt của các doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài Vào thời điểm này có 8 doanh nghiệp bảo hiểm thì chỉ có 1 doanh nghiệp bảo hiểm nhà nước, 1 doanh nghiệp bảo hiểm liên doanh và 6 doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài do đó trong thị trường bảo hiểm dần bắt đầu xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt từ phía các doanh nghiệp bảo hiểm trong và ngoài nước Bên cạnh đó còn có sự cạnh tranh giữa các tổ chức tài chính (như ngân hàng, chứng khoán và các

tổ chức tài chính) và các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ trong việc thu hút tiền vốn nhàn rỗi trong dân chúng Các ngân hàng đã đưa ra những sản phẩm có tính cạnh tranh cao đối với các sản phẩm bảo hiểm như tiết kiệm gửi định kỳ, tiết kiệm

lãi suất bậc thang, tiết kiệm với thời hạn dài kèm theo các hình thức khuyến mại như tặng bảo hiểm, rút thăm trúng thưởng và nhiều ưu đãi liên quan khác Sự cạnh tranh của các tổ chức tài chính là một trong những nguyên nhân chính gây ra sự suy giảm của thị trường BHNT trong giai đoạn 2004-2006

Năm 2007 tỷ lệ lạm phát của Việt Nam là 12,63% và trong năm 2008 tỷ lệ này lên đến 20,71%, lạm phát cao kéo theo hệ quả là làm giảm niềm tin của công chúng đối với các khoản đầu tư dài hạn, các hợp đồng bảo hiểm dài hạn đồng thời làm cho lãi suất ngắn hạn tăng lên cao (như lãi suất tiết kiệm ngân hàng), tạo ra sự cạnh tranh lớn đối với các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ.Tuy nhiên năm 2008, với sự

nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên của BVNTSG đã mang lại tổng doanh thu

183.3 tỷ đồng, tăng 0.56% so với năm 2007 Kết quả kinh doanh đang dần có sự

tăng trưởng trở lại, và kết quả này thể hiện được sự tin cậy của hàng triệu khách hàng dành cho BVNTSG

Bảng 2.1: Tổng doanh thu phí bảo hiểm của các Công ty bảo hiểm từ 1999-2000

Đơn vị tính: tỷ đồng

Năm Tổng doanh thu

phí

Doanh thu phí định kỳ

Doanh thu phí đầu tiên

2000 126,905 108,292 18,613

2001 181,280 161,144 20,137

2002 215,141 191,441 23,700

2003 231,384 198,515 32,869

2004 246,193 185,494 60,698

2005 192,929 173,274 19,655

2006 175,018 159,003 16,016

2007 182,292 157,507 24,784

2008 183,305 166,911 16,394

Quy1/2009 43,029 6,624 36,404

(Nguồn: Công ty Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn)

126.9

181.3

215.1

231.4

246.2

192.9

175.0 182.3 183.3 108.3

161.1

191.4 198.5 185.5

173.3

159.0 157.5 166.9

18.6 20.1 23.7 32.9

60.7

19.7 16.0 24.8 16.4 0.0

50.0

100.0

150.0

200.0

250.0

300.0

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

Năm

Đến nay, BVNTSG đã có trên 40 sản phẩm bảo hiểm nhân thọ thuộc các nhóm cơ bản như: bảo hiểm kết hợp tiết kiệm, bảo hiểm trọn đời, bảo hiểm hưu trí

và bảo hiểm đơn thuần rủi ro.Và nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu và mong muốn của khách hàng đầu năm 2009 Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn đã tung ra thị trường hai sản

phẩm liên kết đâu tư: An phát hưng gia và An phát trọn đời, đây là những sản phẩm

tích hợp cả 3 yếu tố quan trọng “Bảo vệ, Tiết kiệm và Đầu tư”

Trách nhiệm với khách hàng cao hơn nữa, chăm sóc khách hàng tốt hơn nữa

là những nhiệm vụ mà đội ngũ cán bộ, nhân viên, tư vấn viên của Bảo Việt Nhân thọ đặt ra cho mình trên chặng đường tiếp theo

2.1.5 Định hướng phát triển thời gian tới của Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn

Năm 2009 Bảo Việt Nhân Thọ Sài Gòn xác định tập trung vào thực hiện các

mục tiêu tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh với phương châm “ Đồng lòng, đổi mới, phát triển” như sau:

+ Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng; đánh giá, rà soát các sản phẩm cũ và thiết kế sản phẩm mới; đẩy mạnh các kênh phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng

+ Nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng các biện pháp sử dụng tiết kiệm chi phí; giám sát bồi thường, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá các rủi ro bảo hiểm; tăng cường trình độ, chuyên nghiệp trong quản lý hoạt động đầu tư; tăng năng suất lao động để nâng cao thu nhập người lao động

+ Đẩy nhanh tiến độ đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng tin học và áp dụng các phần mềm quản lý vào hoạt động kinh doanh

+ Phát triển nguồn nhân lực trên cơ sở áp dụng các tiêu chuẩn trong đánh giá chất lượng công việc, đổi mới cơ chế trả lương theo hiệu quả công việc, luân chuyển, bố trí lao động hợp lý và tăng cường đào tạo cán bộ trong quá trình kiện toàn và đổi mới mô hình tổ chức theo nguyên tắc hiệu quả

+ Từng bước tập trung hóa và chuyên môn hóa trong tổ chức kinh doanh; đổi mới qui trình và nâng cao trình độ quản lý nghiệp vụ, quản lý rủi ro trên nền tảng phát triển của công nghệ thông tin và nhân lực được đào tạo nâng cao

+ Hoàn thiện công tác tổ chức theo hướng tập trung; củng cố hoạt động đào tạo đại lý; tiếp tục tiếp nhận hỗ trợ kỹ thuật từ đối tác chiến lược HSBC Insurance; thực hiện chính sách đào tạo, phát triển, thăng tiến và thu nhập của đại lý trên cơ sở

chương trình Limra

2.2 Hoạt động PR trong thời gian qua của Công ty Bảo Việt nhân thọ Sài Gòn

2.2.1 Mục tiêu hoạt động PR của Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn

+ Xây dựng mối quan hệ tốt giữa BVNTSG và khách hàng cũng như toàn thể công

chúng

+ Tạo dựng và củng cố thương hiệu cũng như hình ảnh của BVNTSG

+ Hỗ trợ trong việc giới thiệu dịch vụ và sản phẩm mới ra thị trường

+ Tăng trưởng doanh thu

+ Làm dịu ảnh hưởng tiêu cực của công chúng đến hình ảnh của Công ty

2.2.2 Lợi ích của hoạt động PR

Hiện nay quảng cáo đang mất dần đi một số hiệu quả trước kia, rất khó để vươn tới số đông khán giả Quảng cáo thương mại trên kênh truyền hình thương mại bị rút ngắn; chúng túm lại với nhau và ngày càng khó có thể phân biệt được Và vấn đề lớn nhất là quảng cáo thiếu đi độ tin cậy Công chúng biết rằng những quảng cáo quá phóng đại và không vô tư

Nhiều công ty tốn quá mức vào quảng cáo và chi phí quá ít cho PR lý do là

vì chín phần mười công ty quan hệ công chúng là do các hãng quảng cáo làm chủ, các hãng quảng cáo làm ra nhiều tiền bằng quảng cáo hơn là làm PR Vì vậy họ không muốn PR chiếm ưu thế

Các chiến dịch quảng cáo có lợi thế là dễ kiểm soát hơn PR Chỉ cần mua phương tiện truyền thông để trình chiếu vào những thời điểm thời điểm cụ thể; nội dung quảng cáo được khách hàng chấp thuận và xuất hiện chính xác như đã thiết kế Trong khi đó, PR là thứ mà bạn cầu mong chứ không phải cứ trả tiền là được

Xây dựng một thương hiệu mạnh bằng quan hệ công chúng tốn nhiều thời gian và

sự sáng tạo hơn, nhưng sau cùng nó lại làm được tốt hơn là quảng cáo “bùng nổ”

Một công ty dự định xây dựng một thương hiệu mới thì cần tạo ra tin đồ, tin đồn được thực hiện bằng công cụ PR Chiến dịch quan hệ công chúng ít chí phí hơn và

có nhiều hi vọng tạo ra những câu chuyện được kể lâu

2.2.3 Xác định ngân sách dành cho hoạt động PR

Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn là công ty thành viên của Công ty Bảo Việt Nhân thọ do đó mọi kế hoạch hoạt động PR mà công ty muốn đề xuất để tổ chức cũng như các chi phí hoạt động liên quan đến hoạt động PR phải có sự phê duyệt từ phía Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ cho phép BVNTSG hằng năm trích theo tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng doanh thu ước tính làm chi phí tổ chức cho các hoạt động PR của Công ty mình

Phương pháp mà BVNTSG áp dụng gọi là phương pháp tính theo tỷ lệ doanh thu Đây là phương pháp xác định ngân sách khuếch trương tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng doanh thu ước tính mà Công ty sẽ thu được Nếu như tổng doanh thu thực tế mà cao hơn doanh thu ước tính thì phần dư sẽ kết chuyển sang năm sau, và nếu ngược lại nó nhỏ hơn thì bản thân công ty sẽ chịu phần thâm hụt đó Phương pháp này dễ sử dụng và tính toán đơn giản do đó hiện nay rất nhiều công ty bảo hiểm đang áp dụng

2.2.4 Các hoạt động PR của Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn

Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn trong nhiều năm qua đã rất thành công khi xây dựng thương hiệu bằng những hoạt động PR của mình Những hoạt động chủ yếu là:

¾ Truyền thông:

Hằng năm BVNTSG luôn thực hiện duy trì tốt việc truyền thông nội bộ các sự kiện và hoạt động của Bảo Việt Nhân thọ; đưa tin thời sự, phóng sự trên các kênh

truyền hình: HTV7, V TC1,HTV9 và BTV1

Về truyền thông nội bộ:

Hằng năm BVNTSG luôn duy trì việc in ấn như tờ rơi quảng cáo sản phẩm mới, poster chương trình thi đua nội bộ công ty và tạp chí phát hành nội bộ hàng tháng Chúng được phát cho toàn thể nhân viên và đại lý của công ty Qua những ấn