| Tạo ra lợi nhuận trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường Ỷ Việc thực thi chính sách kinh doanh của bạn phụ thuộc vào công tác hoạch định và sử dụng kế hoạch như là một phương tiện kiểm
Trang 1| Tạo ra lợi nhuận trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường
Ỷ
Việc thực thi chính sách kinh doanh của bạn phụ thuộc
vào công tác hoạch định và sử dụng kế hoạch như là một phương tiện kiểm soát việc kinh doanh của bạn Bước đầu
Liên trong công tác quản lý doanh nghiệp nhằm mang lại lợi
nhuận là thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán, cung cấp cho bạn những đữ liệu sơ bộ để thực hiện sự kiểm soát từ 5
loại tài liệu (bảng cân đối kế toán, phân tích hòa vốn, báo cáo
thu nhập, phân tích lưu chuyển tiền mặt và phân tích sai
lệch) Đây là những nội dung sẽ được để cập đến ở chương
Hệ thống sổ sách kế toán của bạn phải đơn giản, sao cho
bạn hay một nhân viên nào đó có thể cập nhật mỗi ngày để cung cấp số liệu làm tổng kết hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm Hệ thống đó phải bao gồm sự kiểm soát - tiền mặt (quyển ngân phiếu (séc) và giấy ghi nhận đăng ký tiền mặt là một phần trong hệ thống số sách kế toán của bạn) Ngoài ra, phương pháp làm sổ sách kế toán cân phù hợp với những nhu cầu cụ thể của bạn
Vì hệ thống sổ sách kế toán là cơ sở cho hệ thống kiểm
tra thông tin kinh doanh của bạn và bởi vì chỉ có bạn mới biết loại thông tin gì bạn sẽ cần đến nên bạn phải tự xây
dựng một hệ thống cho mình
Có 3 nguồn để thiết lập hệ thống sổ sách kế toán:
1 Bạn hoặc nhân viên làm sổ sách kế toán
2 Các công ty dịch vụ kinh doanh
8 Kế toán viên
Mỗi người đều có lợi thế và hạn chế riêng Bạn phải quyết định dùng cách nào là phù hợp với bạn nhất Hệ thống tự thực hiện thì chỉ phí thấp nhất, nhưng đòi hỏi nhiều thời
gian và thường cung cấp ít thông tin hơn so với những công
ty dịch vụ, kinh doanh chuyên nghiệp và kế toán viên Nhưng;
Trang 2chỉ phí cho công ty dịch vụ kinh doanh và kế toán viên lại
tốn kém hợn Tốt nhất là bạn phải kiểm tra lại cả ba cách
trước khi quyết định, Nên nhớ rằng, những công ty dịch vụ
kinh doanh và kế toán viên hoạt động như nguồn nhân lực
bên ngoài cho doanh nghiệp của bạn (tư vấn quản lý) với tư
cách là một phần của dịch vụ Bản thân dịch vụ phụ thêm này có lý do để đòi hỏi chỉ phí cao
Loại kế toán giỏi (dù là với một công ty dịch vụ kinh doanh hay một kế toán chuyên nghiệp — CPA) cé thé thuc
hiện cả việc phân tích và lý giải các kê khai tài chính của bạn, có nhiều kinh nghiệm từ nhiều doanh nghiệp nhỏ khác,
tó sự hiểu biết về con người và thị trường, có lời khuyên về sự
lựa chọn và sử dụng năng lực điện toán cập nhật, và các công
0ù quản lý chung khác Họ cũng cung cấp những tư vấn về (huế - mà sự tư vấn này sẽ làm giảm thiểu mối lo lắng của bạn (Đôi khi một kế toán giỏi về thuế có thể thực sự làm bạn {iét kiệm được nhiều tiền từ thuế hơn là chỉ phí mà bạn trả
tho ho)
Năm loại tài liệu để kiểm soát được để cập ở trên cung
tp cơ cấu cho nỗ lực hoạch định của bạn Khi được sử dụng
hoa đáng, chúng sẽ có tác dụng như một công cụ dự thảo Ijyân sách một hệ thống cảnh báo sớm, một công cụ phát hiện
Vấn đề hay làm nảy sinh ra giải pháp Nếu sử dụng không nhất quán không triệt để, thì các chứng từ này sẽ không có
lá trị Nếu sử dụng không đúng cách thì chúng sẽ gây nguy
lại Thông tin tài chính sai lệch có thể dẫn đến nguyên nhân
|hiất bại hoặc những quyết định tai hại
Các chứng từ này không cần phải phức tạp Hãy soạn
(Húo các báo cáo tài chính của bạn với một sự quan tâm tới
IIhú cầu về thông tin của bạn Dùng khả năng suy luận chung
vii kinh nghiệm kế toán của bạn như là một hướng dan dé dat
tlll/o mức độ chi tiết cần thiết (Quá nhiều thông tin cũng có thé pay tai hai)
Oác bản kê khai này cần được sử dụng một cách có hệ
Trang 3thống Hàng tháng, hãy để ra vài tiếng đông hồ để kiểm tra chúng (tốt nhất là khi bạn không bị sao lãng) một khi doanh nghiệp đã bắt đầu hoạt động Bằng cách làm như vậy, thông
tin của bạn sẽ kịp thời và rất có giá trị trong việc giúp bạn hoạch định chiến lược mang lại lợi nhuận, giúp bạn có những quyết định kinh doanh tuyệt vời và xây dựng những mục tiêu hợp lý cho tương lai
Sau cùng hệ thống kế toán nên là mô hình làm việc trong
doanh nghiệp của bạn Một Giám đốc doanh nghiệp có hai
mục tiêu song song (mà có thể đối nghịch nhau) là tạo ra lợi nhuận và thanh toán hóa đơn đến hạn
Những mục tiêu này được phản ánh trong hai báo cáo tài
chính quan trọng nhất, báo cáo doanh thu và dự án lưu chuyển tiền mặt Báo cáo doanh thu (còn được gọi là báo cáo lãi — lỗ) thể hiện hiệu quả hoạt động của công ty theo thời gian bằng cách trừ đi chi phí từ doanh số bán (lãi hay lỗ) Dự
ấn lưu chuyển tiền mặt thể hiện khả năng quản lý tiền mặt của công ty (khả năng thanh toán bằng tiền mặt) bằng cách Lrừ đi các khoản giải ngân (tiền mặt thật sự đã chi ra) từ tiền
mặt đã thu
Sự cân bằng giữa tình trạng thu lãi và khả năng thanh toán bằng tiền mặt khó có thể được duy trì Sự tăng trưởng nhanh (với lợi nhuận cao) có thể làm giảm lượng tiền mặt, làm giảm khả năng thanh toán bằng tiền mặt Đã có trường
hợp công ty phá sản ngay khi họ có lợi nhuận Vai trò của dự
án doanh thu và báo cáo lưu chuyển tiển mặt là để giúp bạn
phát hiện kịp thời những vấn để nghiêm trọng và sớm có
biện pháp giải quyết như kiếm thêm nguồn vốn mới hoặc
chuẩn bị qui trình cấp tài chính đúng đắn Hãy hỏi ngân hàng ! Ngân hàng sẽ giúp bạn
Báo cáo hòa vốn được lập ra dựa trên báo cáo doanh thu
và lưu chuyển tiền mặt Phân tích hòa vốn là một kỹ thuật
mà không một doanh nghiệp nào có thể bổ qua Về cơ bản,
điểm hòa vốn thể hiện đoanh thu từ đoanh số bán mà bạn
Trang 4cần có để cân đối chính xác tổng chỉ phí cố định và chỉ phí biến đổi Chứng từ này có thể được sử dụng để ra những quyết định quan trọng như là định giá cho dù là mua hay thuê thiết
bị, dự toán lãi lỗ cho các mức độ doanh số bán khác nhau
(thậm chí cho quyết định như nên thuê một nhân viên mới hay không)
Bảng tổng kết tài sản thể hiện hiệu quả của các quyết định Cụ thể, nó thể hiện tình hình tiển mặt của doanh nghiệp (khả năng thanh toán bằng tiền mặt) và giá trị tài sản thực mà chủ sở hữu điểm đã xác định Nó bị ảnh hưởng trực tiếp bởi luồng tiền mặt và báo cáo thu nhập, và chính các
số liệu này thể hiện tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
Phân tích tính sai lệch tức là so sánh tình hình thực hiện
9o với kế hoạch hay tình hình thực hiện ngân sách hàng tháng Với khả năng ngăn ngừa sự thất thoát trong chỉ phí lay phá hoại ngân sách, phân tích này là một công cụ vô
địch Bạn cần phải so sánh cả báo cáo thu nhập và dự án lưu
thuyển tiền mặt với hoạt động thực tế Đa phần các chuyên tỉa kính doanh đều nhất trí rằng, nhiều doanh nghiệp đã bị (hất bại là do sự ảnh hưởng tích lũy của nhiều lỗi nhỏ tùy liện hơn là những sai lầm lớn, rõ ràng, hiển nhiên trong quản lý (phân tích sai lệch chỉ ra và giúp bạn sửa chữa những lỗi nhỏ như vậy)
Gộp lại, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu thuyển tiền mặt, phân tích hòa vốn, phân tích sai lệch và búng cân đối kế toán cho phép đưa ra một mô hình bao quát loin diện về hoạt động, khả năng thanh toán bằng tiễn mặt,
tuả khứ và tương lai của doanh nghiệp bạn Nếu bạn có máy
Vì tính và phần mềm bảng tính, bạn có thể dễ dàng xử lý
[hông tin để tìm câu trả lời cho các câu hỏi băn khoăn: Nếu ching ta tang giá lên 5% thì sao ? Nếu chúng ta mất di 15% lhúch hàng thì sao ? Liệu sẽ có hiệu quả không khi tăng chỉ
phí cố định để đạt mục tiêu tăng năng suất lên 10% ?
7 Thật khó mà nói cho hết được giá trị của mô hình tương
Trang 5tác cho doanh nghiệp của bạn như trên Nếu bạn không quen
với mô hình tài chính điện toán hóa, hãy hỏi một trường kinh
doanh gần nhất (hoặc kế toán của bạn) Chỉ cần có khả năng lim ra ảnh hưởng ngắn hạn về mặt tài chính từ các quyết định kinh doanh đã có thể tạo ra sự thay đổi lớn về chất
lượng trong đánh giá của bạn, ấy là chưa nói đến lợi nhuận Nếu chỉ duy nhất một báo cáo thì hãy chọn báo cáo về lưu
chuyển tiền mặt Khi một doanh nghiệp không thể thanh toán hóa đơn thì không thể tổn tại lâu dài, cho dù doanh nghiệp đó có lợi nhuận Xin xem mô hình lưu chuyển tiền mặt
ở trang 133 Ghi nhớ rằng tiền mặt chuyển vào phải lớn hơn hoặc bằng với lượng tiền mặt chuyển ra
Các dự toán là một phần của bộ phận dữ liệu về tài chính
và có ý nghĩa thiết yếu để đánh giá chính xác tính khả thi của thương vụ giao dịch và để hoạch định mức độ đầu tư để đưa doanh nghiệp bạn tới mức hoạt động ổn định Bạn cần phải cẩn thận suy xét và lý giải Hãy trung thực với chính lợi ích của bạn Lạc quan quá mức có thể làm gia tăng tốc độ dẫn
đến thất bại
Những khoản mục sau phải được thể hiện trong phần dữ
liệu tài chính:
A Nguồn và cách sử dụng vốn
B Danh sách thiết bị
C Bang cân đối kế toán
D Phân tích hòa vốn
H Dự án báo cáo về doanh thu
F Dự án lưu chuyển tiền mặt
G Phân tích sai lệch
H Các hồ sơ cũ (Đối với doanh nghiệp đang tổn tại)
Trang 6A NGUỒN VÀ CÁCH SỬ DỤNG VỐN
Phần để mục nhỏ này cần thiết cho những để xuất tài chính nhưng cũng cần cho bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp Đây là sự trình bày lại nội dung của chương I phần H: Sử dụng và hiệu quả mong đợi của vốn vay ở trang 85 Các chi phí ước tính lớn phải được chứng minh bằng bản sao của hợp đồng, thỏa thuận mua hay thuê, hay những chứng từ liên
quan khác
Thông tin ở đây sẽ thể hiện trong dự án lưu chuyển tiền mặt, khi mà việc tính toán thời gian chu chuyển quỹ tiền tệ
đặc biệt có ý nghĩa quan trọng để duy trì khả năng thanh
toán bằng tiền mặt
B DANH SÁCH THIẾT BỊ CHỦ YẾU
Kế hoạch kinh doanh của bạn phải bao gồm cả bảng danh sách thiết bị chủ yếu: để tạo điều kiện duy trì sự kiểm tra đối
với các tài sản dễ mất giá, nhằm mục tiêu bảo hiểm, để bảo đảm sao cho lượng dự trữ để thay thế thiết bị vốn không trở
nén quá thấp (hay được sử dụng như một quỹ đen) và để góp phần tạo nên ngân sách cho chị phí
Thiết bị chủ yếu là thiết bị mà bạn sử dụng để sản xuất
ta một sản phẩm, cung cấp một dịch vụ hay dùng để bán, dự
trữ và phân phối hàng hóa Nó không phải là thiết bị mà bạn
86 bán trong việc kinh doanh bình thường mà là thiết bị sẽ được sử dụng và hao mòn hay tiêu dùng khi bạn kinh doanh,
Nó không bao gỗm những hạng mục theo dự tính là cần thay thé hang nam hay một cách thường xuyên hơn.
Trang 7
Một mẫu mô tả về nguồn và sử dụng vốn
Finestkind Seafood, Inc
Nguồn
Sử dụng ;
1 Mua tai san tai 123 Main Street $105.000
2 Thiét bi $ 4.650
3 Duy tu $ 12.500
5 Vốn lưu động $ 12.000
6 Tiền mặt dự phòng cho chỉ tiêu bất ngờ $ 14.350
Được đảm bảo bằng tài sản của doanh nghiệp và có sự
bảo lãnh riêng của người quản lý là các ông Mike Gosling và Mike Swan
Ví dụ về thiết bị chủ yếu: trang thiết bị văn phòng va
máy móc kinh doanh (bàn làm việc, máy đánh chữ, máy vi
tính, máy tính tiền), thiết bị cố định ở kho (kệ trưng bày, các thiết bị làm lạnh, thiết bị cố định sử dụng thường xuyên như
máy điều hòa nhiệt độ và hệ thống thắp sáng), máy móc được
sử dụng để tạo ra sản phẩm hay chuyển phát dịch vụ (máy tiện, thiết bị y học) và phân phối lưu thông Loại thiết bị này
dự kiến sẽ không bị hao mòn trước kỳ hạn là một số năm
Khấu hao — tức là bút toán xóa sổ tài sản cố định qua ky han một số năm — được xem là “phí tổn khấu hao” trong báo cáo thu nhập, và được dùng để tránh cho việc phải đóng thuê
nhiều cho thu nhập do dé bạn có thể thay thế thiết bị khi cần
thiết
Trang 8
Xin xem ví dụ về danh sách thiết bị chủ yếu của llinestkind ở trang 1039 Ở đây không có khấu hao bởi vì đây
là một doanh nghiệp mới đã có sự giảm sút giá trị của thiết bị
ủ yếu Nếu không thế thì có thé cho thêm cột khấu hao tích
ly để thấy rõ giá trị hao mòn đần của thiết bị vốn
¡ng khác không được nhắc đến trong phạm vi quyển sách Chức năng của nó là phân bổ chi phí gián tiếp (chỉ phí
h chính, trả lãi cho các khoản vay, lương văn phòng ) để
ch bạch các sự hoạt động của: doanh nghiệp trên cơ sở tỷ lệ
long ứng Sự phân bổ này đặc biệt quan trọng trong một anh nghiệp để làm căn cứ tính giá trên hợp đồng
Một tập sách nhỏ tuyệt vời để tham khảo theo chủ để này
SBA Management Aid No.221, Business Plan for a Small
)ntractor.
Trang 9Biểu mẫu về Danh sách Thiết bị chủ yếu
Công ty hải sản FinestKind
các thiết bị phụ trợ Marhang mẫu hàng (tấp nhất)
Thiết bị lưu trữ và bảo quản nước đá Handmade 600 Thiết bị làm lạnh SST6-K77 - 1700 Máy ép chân không Dayton 45-cah-990 365 Máy đông lạnh Bendix 3979-7584 350 Máy đông lạnh hiệu GE - —- 4 60 Ban làm sạch và rọi thủy tinh Handmade 200
Tủ lạnh nhd va may ép Handmade + 4500
Tổng cộng $ 7765
Thiết bị nhỏ cho phân xưởng
Các loại dao, dụng cụ bóc vỏ 500 Các loại khay,hộp, mm 350
Tổng cộng $ 850
Thiết bị khác
Xe tải nhỏ Ford 1983, Lo-bed 4000
Két sắt Diebold mosler 1879 200
May vi tinh va phan mém ting dung Super Clone 2100
Trang bị khác Custom 400
Tổng cộng $7115
Khi sử dung phải cộng thêm thuế doanh thu và phí lắp đặt vào nguyên giá hoặc giá ghi trên bảng giá
C BANG CAN ĐỐI KẾ TOÁN
Bảng cân đối kế toán được lập ra để trình bày sự phân phối tài sản, nợ phải trả, các giá trị thực của một công ty tại
một thời điểm xác định Khuôn mẫu đã được tiêu chuẩn hóa
để thuận tiện cho việc phân tích và so sánh, do vậy bạn đừng làm khác đi
Trang 10
| ‘Tiil san liu déng: tién mat,
| “(Ong trai chúng khoán có khả
lng tiếp thị, phiếu nợ phải thu
| [Ngoái phiếu nợ của cán bộ và
| ling c&c giao dịch khinh doanh
| lrong vòng một năm
nhà xưởng, thiết bị các
iho vibe sản xuất khinh đoanh
lfonig nhiều năm Khấu hao lái
' if định được áp dụng cho
AG tai sản bị hao mòn (không
l0 đất đai) Giá trị tải sản cổ
HN! được thể hiện bằng cách
“trừ đi khấu hao tích tụ
lW|ÌÍ sản khác: các tải sản vô
II như bằng phá! mình sáng
II, bản quyền hợp đồng, độc
lyin st dụng phiếu nợ, phải
_ phảilhu nội bộ,
dil han: thế chấp, ký quỹ,
J long hạn và dài, vay trang
Ù| (lông giá trị ban đầu của
di hạn, dược xem tà nợ
hiện tại)
{hin rong: von gdp cba cho
I Iginhuan gid larva cdc
|thủ: bạn nên ghi nhận lai
100 pera mục khác thưởng
Ni (chang han nhu thời han
\ Tai san C6
Tài sản lưu động
Tài sản cố định
P> Tài sản khác
Tổng tài sản khác
Ghi chú cuối trang
Nợ
Nợ hiện tại
Nợ dài hạn
Tổng nợ phải trả Von góp của sở hữu
Ghi chú cuối trang
Trừ khấu hao tích tụ
Tải sản cố định ròng
BIỂU MẪU VỀ BẢNG KẾ TOÁN
Tên doanh nghiệp Ngày - Tháng - Năm
Bảng Cân đối kế toán
Nợ ngắn hạn: vay, ngắn hạn, phải lrả cho người bán, chỉ phi phải trả (tiền lượng, tiền thưởng, phúc lợi, FICA), thuế và các khoản phải nộp,
nơ dài han dến hạn trả, phải lrả, phải nộp khác
FS Giá tị li sản ròng (ng li sản từ đối với tổng ng hay là
Tổng nợ và giá trị tai sản rong
Bảng cân đối kế toán cho tất cả các công ty lớn và nhỏ
de bao gồm các khoản mục tương tự và sắp xếp theo cùng
ôt trình tự như nhau Sự khác nhau là ở chỉ tiết Bảng cân đối kế toán của bạn nên lập và dựa theo nhu cầu về thông tin clin thiết cho doanh nghiệp của bạn Sự khác nhau này tùy
“thuộc vào loại hình doanh nghiệp, qui mô kinh doanh và số
[Ung thong tin mà bộ phận sổ sách kế toán đã làm sẵn