Tài liệu CHƯƠNG 6: CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN docx

Khái niệm quyền lực quản trị • Là quyền hành hợp pháp của nhà quản trị đối với cấp dưới để yêu cầu hành động trong phạm vi chức vụ của nhà quản trị.. Lý thuyết động viênKhái niệm: • Động

CHÖÔNG 6

CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

NỘI DUNG

I Một số khái niệm về chức năng điều khiển

II Lý thuyết quyền lực quản trị

III Lý thuyết động viên

IV Tâm lý trong quản trị

V Lãnh đạo

VI Truyền thông

VII Xung đột và giảm trừ xung đột

I Một số khái niệm

1 Khái niệm điều khiển

• Điều khiển là làm cho quá trình hoạt động

diễn ra đúng quy luật, quy tắc, quy định

2 Chức năng điều khiển

Là chức năng chung của quản trị liên quan đếncác hoạt động:

 Hướng dẫn, sai khiến, chỉ bảo

 Đôn đốc

 Động viên – khuyến khích

II Lý thuyết về quyền lực quản

trị

1 Khái niệm quyền lực quản trị

• Là quyền hành hợp pháp của nhà quản trị đối

với cấp dưới để yêu cầu hành động trong

phạm vi chức vụ của nhà quản trị

2 Các hình thức quyền lực quản trị

 Quyền lực theo hàng dọc (line authority)

 Quyền lực tham mưu: là quyền lực dựatrên ý kiến của giới chuyên môn và việcđưa ra lời khuyên cho các nhà quản trị

3 Quyền lực cá nhân

 Quyền lực chính thức

 Quyền lực chuyên môn

 Quyền lực được tôn vinh

Lý thuyết về quyền lực quản

trị

III Lý thuyết động viên

Khái niệm:

• Động viên là quá trình khuyến khích các cá

nhân hoàn thành mục tiêu của tổ chức

 Các nhân tố ảnh hưởng đến động cơ làm việc:

 Đặc điểm cá nhân

 Tính chất công việc

 Thông lệ của tổ chức

1 Theo trường phái cổ điển

 Phân công trách nhiệm rõ ràng, tăng cường kiểmtra, kiểm soát, các hình thức kỷ luật

 Lợi ích vật chất là nhân tố động viên cơ bản

nhất  kích thích về kinh tế: tiền lương, tiền

thưởng

 Xây dựng dựa trên quan điểm thuyết X

2 Lý thuyết tâm lý xã hội

 Dựa trên cơ sở những lý thuyết thuộc trường pháitâm lý xã hội trong quản trị

 Động viên con người bằng cách thừa nhận nhucầu của họ, tạo cho họ cảm thấy hãnh diện về sựhữu ích trong công việc chung

 Chủ trương: tác động về mặt tinh thần, chú trọngcác yếu tố tâm lý, các mối quan hệ xã hội trongtổ chức

3 Thuyết nhu cầu của Maslow

 Ông chỉ ra những nhu cầu của con người theothứ tự từ thấp đến cao, cơ bản nhất đến phức

tạp nhất

 Nguồn gốc của sự động viên là những nhu cầuchưa được thoả mãn

 Không có sự thoả mãn hoàn toàn đối với bất

kỳ nhu cầu nào mà chỉ có những mức độ tối

thiểu cần phải đạt được

4 Thuyết hai nhân tố của Herzberg

 Các nhân tố duy trì

 Tiền lương, thu nhập

 Sự an toàn trong công

việc

 Sự ổn định

 Điều kiện làm việc

 Các chính sách và quy

định quản lý của công ty

 Quan hệ với đồng nghiệp

 Bản thân công việc

 Sự phát triển nghề nghiệp

5 Thuyết về sự công bằng (Equity)

 Nếu người lao động cho rằng họ bị đối xử khôngcông bằng  làm việc cầm chừng, bỏ việc

 Nếu cho rằng được đối xử tốt, phần thưởng đãingộ xứng đáng  duy trì năng suất như cũ

 Nếu cao hơn mức mong đợi  làm việc tốt hơn

Công bằng mang tính tương đối, tuỳ

vào quan điểm, nhận thức mỗi

người

IV Tâm lý trong quản trị

1 Cá nhân và các đặc

điểm tâm lý cá nhân.

2 Tập thể và một số vấn

đề tâm lý trong tập thể.

1 Cá nhân và đặc điểm

tâm lý cá nhân.

2 Một số vấn đề tâm lý tập thể

trong quản trị

2.1 Một số khái niệm

 Nhóm: là một tập hợp người liên kết với nhauthành tổ chức với mục đích chung mà mỗi cánhân riêng rẽ không thể thực hiện được

 Chính thức

 Không chính thức

 Cơ cấu mở

 Cơ cấu khép kín

2.2 Vai trò của nhóm

không chính thức

 Đối trọng với lãnh đạo, giúp lãnh đạo bớt độc đoán

 Giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về nhân viên

 Hỗ trợ, khuyên nhủ nhau, phát huy lòng

trung thành

 Góp phần định hướng dư luận

V Lãnh đạo

The six most important words:

"I admit I made a mistake."

The five most important words:

"You did a good job."

The four most important words:

"What is your opinion."

The three most important words:

"If you please."

The two most important words:

"Thank you,"

The one most important word: "We"

The least most important word: "I"

Author unknown

V.Lãnh đạo

 1 Các khái niệm

 Lãnh đạo là năng lực thuyết phục những người

khác hăng hái phấn đấu cho những mục tiêu đã

 2 Tính cách của người lãnh đạo

 Luôn điềm tĩnh và làm chủ mọi tình huống

 Trung thực với thuộc cấp

 Tự tin, thông minh

 Cởi mở nhưng kiên quyết

 Giản dị nhưng không xuề xoà

 Nhiệt tình và gương mẫu

 Trung tâm đoàn kết của tổ chức

 Coi trọng chữ tín

 Có uy tín

3.2 Tiếp cận dựa theo quyền lực quản trị

A Phong cách lãnh đạo độc đoán (chuyên quyền)

 Không tính đến ý kiến tập thể mà chỉ dựa

vào bản thân

 Chỉ thị, mệnh lệnh rất nghiêm ngặt; kiểm

tra chặt chẽ, nghiêm khắc

B Phong cách lãnh đạo tự do

 Người lãnh đạo đề ra mục tiêu, cấp dưới tự chọnphương pháp thực hiện

 Người lãnh đạo đóng vai trò là người hướng dẫn, giúp đỡ

 Phù hợp với cấp dưới có tính tự giác cao, công

việc dễ kiểm soát thông qua các kết quả cuối

cùng

C Phong cách lãnh đạo dân chủ

 Nhà quản trị thu hút tập thể vào việc thảo luận, bàn bạc, xây dựng và lựa chọn phương án để ra quyết

định.

 Chỉ thị, mệnh lệnh đề ra mang tính dân chủ, tôn

trọng người thừa hành

2.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

9.1 1.1

5.5

9.9 1.9

Lựa chọn phong cách lãnh đạo cần chú ý các

yếu tố sau:

 Cá tính bản thân

 Trình độ nhân viên

 Tình hình, đặc điểmtổ chức

 Chính sách và quyđịnh quản lý của tổ

VI Truyền thông

1 Khái niệm : là quá trình truyền và nhận thông

tin từ người này đến người khác

2 Quá trình truyền thông:

3 Thơng tin trong tổ chức

 Theo tính chất

 Thông tin chính thức

 Thông tin không chính thức

 Chiều thông tin:

 Thông tin từ trên xuống

 Thông tin từ dưới lên

 Thông tin theo chiều ngang

 Mạng thông tin: sự phối hợp những kích thước

thông tin của tổ chức thành những kiểu khác

4 Trở ngại trong thơng tin

Thiếu kế hoạch đối với thông tin liên lạc

Sự mập mờ về ngữ nghiã

Các thông tin được diễn tả kém

Mất mát do truyền đạt thông tin và ghi nhận kém

Ít lắng nghe, đánh giá vội vã

Sự không tin cậy, đe doạ, sợ hãi

Cảm xúc khi tiếp nhận, truyền đạt thông tin

5 Truyền thông hữu hiệu

 5.1 Các yêu cầu của thông tin

ã Điều chỉnh dòng thông tin để tránh sự quá tải.

ã Sử dụng sự phản hồi

ã Đơn giản hoá ngôn ngữ

ã Tích cực lắng nghe

ã Hạn chế cảm xúc

ã Sử dụng dư luận

ã Bình đẳng trong thông tin

ã Kết hợp nhiều kênh truyền thông

VI Xung đột và giảm trừ

xung đột

1 Khái niệm:

Xung đột là những mâu thuẫn giữa các cá

nhân, các nhóm trong tổ chức

2 Nguồn gốc của xung đột

 Do đặc điểm tâm lý khác nhau

 Do ý thức tổ chức, kỷ luật kém

 Do sự chênh lệch về trình độ chuyên môn,

nghiệp vụ

3 Các hình thức xung đột

 Xung đột giữa các thành viên trong ban lãnh đạo

 Xung đột giữa các bộ phận trong tổ chức

 Xung đột giữa cấp trên và cấp dưới

 Xung đột giữa các thành viên trong tổ chức

Các hình thức xung đột

4 Giảm trừ xung đột

 Người lãnh đạo phải

mẫu mực

 Tổ chức lao động hợp

lý, khoa học

 Xây dựng và giữ vững

kỷ luật trong tổ chức

 Giữ các mối quan hệ

thân thiết, bình đẳng,

công bằng trong đối xử

 Lựa chọn ê-kíp làm việc