Tài liệu CHƯƠNG 8. PHỐI HỢP VỀ MẶT THÔNG TIN pptx

-- Các nghiên cu cho thy nhà chuyên môn CNTT ph i có kh nng truy n thông hiu qu có th thng tin trong ngh nghip -CNTT b Các qui trình qu n lý truy n thông - Lp k hoch truy n thông: xác

CHNG 8 PHI HP V MT THÔNG TIN

MC ÍCH

Hiu c qui trình qun lý thông tin, truy n thông

GII THIU CHUNG

-không giao tip c vi nhau

Các nghiên cu cho thy nhà chuyên môn CNTT phi có kh nng truy n thông hiu qu

 có th thng tin trong ngh nghip

-CNTT

b) Các qui trình qun lý truy n thông

- Lp k hoch truy n thông: xác nh thông tin và nhu cu giao tip ca các bên liên quan

Báo cáo hiu sut: thu thp và ph bin thông tin v hiu sut

- Kt thúc hành chính: to, thu thp, và thông tin  hp thc hóa kt thúc d án / giai on

NI DUNG

- Yêu cu trao i thông tin

- Lp k hoach truy n thông

qu s rt cn cho quá trình thc hin d án

hoàn thành công vic  hiu rõ hn v tình trng này, công ty ã thành lp 2 nhóm kim soát

không có yêu cu gì và c qun lý d án theo cách mà h thng làm Kt qu, nhóm th nht luôn mt t 25- 45% thi gian mi tun cho vic trao i thông tin, trong khi ó nhóm th hai

báo cáo li rng thi gian mà h dùng  trao i thông tin không nh!ng gim mà vic trao i Bn ang dùng thi gian ca d án nh th nào?

a) Yêu cu trao i thông tin

Mi d án cn có k hoch qun lý truy n thông, là tài liu hng d#n truy n thông trong

d án Phân tích các bên liên quan trong truy n thông d án c$ng h tr qui trình lp k hoch

- Mô t vic thu thp các loi thông tin khác nhau

nh dng thông tin  truy n thông

- Lch biu to thông tin

- Các phng pháp truy cp  nhn thông tin

Phân tích truy n thông vi các bên liên quan

M&c ích ca k hoch trao i thông tin là nhm m bo hiu qu nh!ng giao tip quan

trò quan trng trong vic m bo cht lng thông qua vic gim bt các báo cáo v hiu qu

nhm ph bin thông tin v nh!ng thay i cn thit  gii quyt nh!ng ri ro ã c xy ra K hoch trao i thông tin cn phi c cp nht và tinh lc khi d án tin trin

Bng 8-1 Các giai on xác nh yêu cu thông tin

Giai on 1 Xác nh yêu cu v thông tin và trao i thông tin; Ai cn thông tin gì, khi

nào và + dng nào Giai on 2

Giai on 3 Ch< nh vai trò và trách nhim trao i thông tin

Giai on 4 Lp lch cho công tác trao i thông tin

Giai on 5 Vit bn k hoch thành vn bn và ph bin

úng thi im thông qua vic lp k hoch trao i thông tin k l>ng

Do ó, yêu cu trao i thông tin (communication requirements) là nh!ng tài liu d án xác

và các ngu*n trao i thông tin c yêu cu Bn phân tích nên có dng kE ô, bng câu hFi ho'c

bng kho sát Các câu hFi bao g*m:

- Ai cn thông tin?

- Ti sao h cn?

- H cn loi thông tin gi?

H thích thông tin c cung cp + dng nào?

M&c tiêu ca vic cung cp thông tin này là gì?

- Ai là ngi s cung cp thông tin này n ngi nhn?

Ví d:

trng thái g9i n hàng tun, tc là 45 gi mi tun Thay vào ó, cô ã truy n t ti các giám

bao g*m tt c các d án mà h tham gia Vic này ã gim thiu c thi gian cô dành  c

cu trao i thông tin này

Bng 8-2 Yêu cu trao i thông tin

xuyên

Tng quan v d án /Tóm lc thc thi

Nhà tài tr

u

nh nghIa

phm vi

Mô t phm vi d án, gii hn,ngân sách, yêu cu…

Nhà tài tr

Tt c các thành viên ban d án

Ti thi im bJt u

d án và mi khi có thay i

Báo cáo qun

lý ri ro

Mô t các ri ro ca d án cùng vi các ma trn kh Nhà tài tr nu (cn)

Duyt hàng tun trong toàn d án, thông báo ngay khi ri ro xOy ra

trng, chin lc gim thiu và các k hoch d phòng

Qc tính n

lc trong d

án

có  hoàn thành d án

Nhà tài tr

Duyt hàng tun Báo cáo hiu qu hàng tháng

b) Lp k hoch truy n thông – k hoch trao i thông tin

án c bJt u mà không có k hoch trao i thông tin là i u không th hiu c

Các bc xây dng k hoch trao i thông tin nh sau:

d án, nhà tài tr, nhà cung cp, và các bên liên quan khác

4 Lp k hoch báo cáo hiu qu và 't ra k= vng cho quá trình trao i thông tin

5 Xác nh các kênh trao i thông tin c chính thc và không chính thc, chn ra các kênh

6 Ch< nh vai trò và trách nhim trao i thông tin

tin c thc hin

7 Phân b thi gian trong lch trình cho vic thc hin trao i thông tin

Vic này m bo tài nguyên c phân b cho vic thc hin k hoch trao i thông tin

phân b thi gian hp lý, chc nng quan trng này chJc chJn s c thc hin

8 Vit thành vn bn k hoch trao i thông tin và phân phát ng quên cp nht bn k hoch khi cn

Bài tp 8-1: Xây dng k hoch trao i thông tin

Thi gian: 15 phút

Mc tiêu:

Kch bn:

Vn phòng vn hành ca Công ty XYZ, vi vai trò là nhà tài tr ca d án cn phi c

n các vn  v nhân s và duy trì nhân s (retention) Anh ta rt nhy cm vi nh!ng thông tin

phOm c bàn giao

bng?

Phó Ch tch ph& trách

vn hành

Hàng tháng ho'c hai tun Tóm lc thc thi qua

email ho'c hp

Báo cáo chi tit hàng tun Email

hàng

Hàng tháng ho'c khi cn Hp nhóm nhF

Hàng thàng ho'c theo yêu cu

Bt c kênh thông tin nào

Ch< khi thông tin s[n có phù hp

Email ho'c g'p trc tip

nh kì cho n khi d án gn kt thúc – có th a vào

Hp ban qun lý ho'c cp nht thông tin qua email

i lý chm sóc khách

2 Sau khi k hoch !c xây dng xong, cn làm gì " m bo k hoch !c thc hin?

o Vit bn k hoch thành vn bn và Giám c d án phi phê duyt (trong tr ng

hp ca chúng ta Phó ch tch phê duyt) và phân phát

o Phân b thi gian cho vic thc hin trao i thông tin

THÔNG TIN

Cung cp thông tin cho úng ngi vào úng thi im và úng nh dng c$ng quan trng

-Kênh trao i thông tin (Communication chanel) là nh!ng phng pháp truy n t thông

tin Có rt nhi u cách  truy n t thông tin, trong ó có nh!ng cách thc ho'c tc thì ho'c cn

trao i thông tin Cn xem xét n nh!ng câu hFi sau:

Ngi nhn thích phng pháp nhn thông tin nào?

- Có cn phn h*i không?

- Có cn ghi chép li vic trao i thông tin ó không? Nu cn thì ó phi là loi ghi chép gì?

- Công ngh nào s[n có ho'c cn phi có  thc hin trao i thông tin?

- Có các phng pháp chính thc và không chính nào?

-li ca tng phng pháp

Bng 8-3 Các phng pháp trao i thông tin

trong nhóm Cho phép phn h*i trc tip

Có th mt thi gian ca nh!ng thành viên không cn thông tin phi ng*i tham d

Th báo/Th in t9

Cung cp nhanh thông tin dng vn bn v các vn  trong d án

Không có cách nào  bit th

c c hay cha, không có

phn h*i tr khi ngi nhn

Báo cáo

Tài liu vn bn chi tit chính, cung cp  chi tit cho vic kim duyt và ánh giá

Không có phn h*i tr khi

Thuyt minh Cho phép trình bày thông tin +

c dng vit và dng nói chi u

Liên h không chính thc

(in thoi…)

H tr tng tác gi!a các cá nhân và phn h*i trc tip To

khuyn khích mi ngi hp

Mt thi gian do có th phi

khác nhau Thiu s tng tác trong nhóm

Ví d:

hu ht vic trao i thông tin trong d án s thc hin qua th in t9, trong ó lp trình viên ti

x9 lý Do nh!ng chi phí công tác, ngôn ng! chung và s s[n có ca công ngh mng tiên tin, hu

chi u, gi Dublin

Ví d: Truy n thông b%ng email hiu qu

Vic s9 d&ng email hiu qu không ch< tit kim thi gian mà còn m bo rng email ca chúng ta c c b+i ngi nhn 'c bit trong giai on thc hin d án, giao tip bng email

là công c& nhanh, tc thi và tit kim nht Thông qua trao i email mà ngi qun lý d án

ny sinh trong quá trình thc hin d án Sau ây là nh!ng gi ý  s9 d&ng email hiu qu

vit trong phn thân ca email s không c chú ý nhi u

lãng phí thi gian ca h

nh!ng email y li chính t ó là tín hiu xu c g+i n ngi nhn, thm chí làm

d án

4 Dùng c ch! hoa và ch! thng Vit email tt c bng ch! hoa s rt khó c Tht là khim nhã nu vit email toàn là ch! hoa

ho'c là xóa hoàn toàn thông ip ca ngi g9i n ho'c là xóa các phn không liên quan

vã, c email không k và gieo lên s nghi ng trong u h v kh nng không chuyên nghip ca chúng ta

6 Gim thiu vic dùng email dng HTML Phn ln mi ngi ngày nay v#n không ho'c không th dùng nó Nu cn dùng HTML xem xét vic s9 d&ng các liên kt bên trong phn thân ca email n các trang web mà chúng ta cn ngi nhn c

nh!ng ngi khác ã nhn email này, chúng ta hãy dùng BCC (Blind Carbon Copy) ca chng trình qun lý email

website), hãy gi! cho ch! ký ngJn gn (t 4 n 6 dòng)

ho'c không c tr li ho'c tr li không úng thi hn Chúng ta nghI gì nu ai ó không phn h*i, tr l+i in thoi ca chúng ta? i u này ch"ng khác gì vi vic không tr li email

dùng màn hình 14 hay 15 inch

trc khi chúng ta g+i thc s Chúng ta luôn nh rng vi email, mi ln chúng ta nhn nút SEND chúng ta không th n mailbox  nhn li nó

Thi gian: 20 phút

Mc tiêu:

Xác nh nhu cu thông tin cho d án

Kch bn:

Bn chu trách nhim xác nh nhu cu trao i thông tin cho d án phát trin Sng d&ng Chm sóc Khách hàng ti công ty XYZ

Nhu cu thông tin

Thông tin chi tit thng xuyên

Nhà tài tr

Tóm lc công tác thc hin

nh kì, thông báo nh!ng thay

i quan trng

qun lý d án

Báo cáo chung nh kì v tin

i lý chm sóc khách hàng

Báo cáo chung nh kì v tin trình phát trin ng d&ng

2 Lit kê các kênh trao i thông tin chính thc trong hu ht các t chc, và tho lun v tính hiu qu ca m&i kênh trao i thông tin ó:

gian, không có vn bn tr khi có ghi biên bn

có c s ng h ca nhân viên

o Th báo - D dàng nhng không chc có c c không, là mt vn bn

o Th in t" - D dàng nhng không chc có c c không, là mt vn bn

c ch có tác ng l#n

3 Lit kê các kênh trao i thông tin không chính thc trong hu ht các t chc

o Phòng trà, in thoi, th in t", các cuc nói chuyn snh, thang máy

4 Xác nh nhng yêu cu trao i thông tin 'c bit cho các i d án phân tán ho'c

o Các yêu c$u %c bit bao g&m linh hot thi gian giao tip do có nhng s khác nhau,

yêu c$u v! phiên dch ti!m nng cho giao tip b'ng li hay vn bn, thay i cách giao tip cho

phù hp v#i s khác nhau v! vn hoá, hp nh kì nh'm nâng cao giao tip gia các cá nhân

3 BÁO CÁO HIU QU( D* ÁN

Báo cáo hiu qu giúp các bên tham gia bit thông tin v s9 d&ng tài nguyên  t các m&c

tiêu ca d án

- Báo cáo tình trng mô t d án ang + giai on nào

D báo v d án, tiên oán trng thái tng lai ca d án da trên thông tin quá kh và xu

hng phát trin

- Các bui hp ánh giá tình trng thng có báo cáo hiu sut

liu mà h nhn c mi ngày Nhi u ngi thng than phi n v vic b ngp trong báo cáo

nhng li thiu thông tin trm trng H c$ng nhn ra rng m&c ích ban u ca các báo cáo

trng thái và thc t ca vic s9 d&ng nh!ng thông tin có trong nh!ng báo cáo này ch< trùng hp

ã vit quá nhi u báo cáo trng thái không thông báo c cho ngi c nh!ng gì h thc s cn

bit

Báo cáo hiu qu d án (Project performance reporting) là s thu nhp ph bin các thông

trng trong qun lý trao i thông tin ca d án Báo cáo phi cung cp c loi thông tin và

hiu qu là biu * Gantt hay còn gi là biu * thanh, bng biu/bng tính Báo cáo hiu qu bao

g*m:

-qu d tính, bao g*m lch trình, ngân sách, phm vi, tài nguyên, cht lng và ri ro

-di_n

-Ví d:

Công

vic

Ngân sách n hin ti ($)

Thc t n

4 TNG H0P THÔNG TIN QU(N LÝ

- Báo cáo kt thúc d án

- Nghim thu chính thc kt qu d án

- Các bài hc rút ra

D án òi hFi phi có giai on kt thúc Kt thúc hành chính (Administrative closure) s to ra các tài liu sau:

- Tài liu lu tr! v d án, báo cáo kt thúc d án

- Chp nhn chính thc kt qu d án

- Các bài hc rút ra

a) Báo cáo kt thúc d án

M&c ích chính ca báo cáo kt thúc d án là trình bày hiu lc ca d án, hiu qu ca d

to ra và lãnh o cn phi làm gì  duy trì và thúc Oy u t

Báo cáo kt thúc d án là tài liu chính thc xác nhn s kt thúc ca d án Nó tng kt

- Lp tài liu v c cu t chc ca d án

- Lp tài liu nh!ng im mnh và im yu ca d án và các k thut dùng  t kt qu:

o Hiu lc d án- S9 d&ng quy nh ca d án và quy nh v phm vi  ánh giá

d án có t c các m&c tiêu chin lc không

úng kinh phí hay không

Gii thích v giá tr - Xác nh nh!ng nng lc b sung cho t chc và gii thích nó s h tr cho các m&c tiêu chin lc nh th nào

-gia và xác nh các trách nhim qun tr vn hành liên t&c  h tr và thúc Oy kh nng mi m bo tính liên t&c ca vn hành

b) Nghim thu chính thc kt qu d án

Nghim thu chính thc là s xác nhn ca nhà tài tr rng các tiêu chí chp nhn cho d án chi tit k thut i u này có th là không chính thc hay chính thc, bao hàm c vic kim tra

1 Trình bày báo cáo kt thúc d án cho nhà tài tr

2 Thuyt minh hoàn thành d án

Nu không thuyt ph&c c nhà tài tr rng các tiêu chí nghim thu ã c áp

- Chp nhn d án vi nh!ng chênh lch c lp thành tài liu

-chênh lch hay nh!ng i u cha hoàn thành

- Tip t&c d án cho n khi thFa mãn các tiêu chuOn nghim thu

4 Trong trng hp nghim thu tht bi, hãy thng lng các bc tip theo

c) Các bài hc rút ra

qun lý d án tr+ nên h!u ích và áng hài lòng

mt mFi tt c  u là nh!ng phn ng bình thng Khi các tòa nhà c xây dng, chúng ta s có l_ cJt bng khánh thành, khi các con tàu c óng xong, chúng s c h thy vi s phô

chính xác, hiu lc, và s tuân th ca d án vi các phng pháp lun và quy nh áp d&ng Nó

lun các m't tích cc và tiêu cc ca d án, nh!ng i u ã làm c và nh!ng i u cn làm khác

nhà cung cp và vn hóa ca t chc

Ví d:

kim tra vic s9 d&ng ngu*n lc  hoàn thành các m&c tiêu ca d án Tuy nhiên bà ã chn cách

Qun lý tri thc: Các t chc  u giành thi gian  rút kinh nghim t các d án ca

tích sau d án c$ng nh theo dõi vic thc hành qun lý d án, nhi u t chc ã xây dng Vn

thông tin xác nh qun lý d án cho t chc và cung cp kho thông tin d án

xác nh xem m&c tiêu d án có t c không và  ánh giá thành tu ca d án so vi k

 phân tích các bài hc thu c, hãy theo các nguyên tJc sau:

-din cho mi khu vc

Xem xét mi khía cnh ca d án bao g*m lp k hoch, thc hin, tài chính, qun lý và mi quy trình, công c& hay các phng thc áp d&ng

-hp thành phiên “khin trách n'ng n ”

-nên phát huy, tái s9 d&ng trong các d án sau

-ci tin ti m nng cho các d án sau

- Lp tài liu các kt qu ca các bài hc thu c và ct gi! ti ch d_ tìm  tn d&ng li ích ca các bài hc t c này trong tng lai

-Qun lý s kt thúc v hành chính:

1 óng các tài khon k toán bng cách gii quyt mi hóa n và thanh toán nào

2 óng các hp *ng d án bng cách làm vic vi nhà bán hàng và nhà cung cp

 kt thúc các hp *ng ca d án và m bo vic chuyn giao và thanh toán úng

3 To i u kin cho kim toán sau d án vi công tác k toán và các nhà u t  duyt các khon chi ca d án

phân công sang các d án mi

5 Chuyn giao ho'c bán, thanh lý bt c tài nguyên vt lý ã s9 d&ng trong d án

6 m bo rng bn sao trên giy các h* s ca d án c t chc, sJp xp và lu

tng lai

TÓM T5T NI DUNG CH67NG

pháp truy n thông trong quá trình qun lý d án; quy trình qun lý trao i thông tin nh:

1 Xác nh thông tin

- Yêu cu trao i thông tin

- Lp k hoach truy n thông

- Xác nh các kênh trao i thông tin

3 Báo cáo hiu qu d án

4 Tng hp thông tin qun lý

nh dng thông tin  truy n thông

- Lch biu to thông tin

- Các phng pháp truy cp  nhn thông tin

... trao i thông tin cn phi c cp nht tinh lc d án tin trin

Bng 8-1 Các giai on xác nh yêu cu thông tin

Giai on Xác nh yêu cu v thông tin trao i thơng tin; Ai... cn loi thông tin gi?

H thích thơng tin c cung cp + dng nào?

M&c tiêu ca vic cung cp thơng tin gì?

- Ai ngi s cung cp thông tin n ngi