XÂY DỰNG QUY TRÌNH tổ CHỨC WEBINAR NGHIÊN cứu điển HÌNH tại VIỆN DU LỊCH TRƯỜNG đại học KINH tế THÀNH PHỐ hồ CHÍ MINH

Người điều hành và diễn giả cũng nên thực hiện một nghiên cứu thị trường nho nhỏ về nội dung của chủ đề được lựa chọn đề chọn lọc ra những nội dung phù hợp, có tính sáng tạo và mới lạ, m

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

VIỆN DU LỊCH

#12-01, 279 Nguyễn Tri Phương, Q.10, TP.HCM

Tel: (028) 8324-1733 | 8329-7233 Email: VDL@ueh.edu.vn

KHÓA LUẬN

XÂY DỰNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC

WEBINAR: NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI VIỆN DU LỊCH - TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Sinh viên thực hiện NGUYỄN TRÚC PHƯƠNG PHỤNG

Mã số sinh viên: 31171022578 Lớp SK001 Khoá: K43

Giảng viên hướng dẫn

TS NGUYỄN ĐỨC TRÍ

TP HCM, ngày 12 tháng 10 năm 2020

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Đức Trí đã tận tình giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình viết khóa luận tốt nghiệp trong thời gian qua

Em xin cảm ơn Thầy Cô Viện du lịch – Trường Đại học Kinh tế Thành phố

Hồ Chí Minh đã giúp em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong ngành Tổ chức sự kiện và

hỗ trợ em rất nhiệt tình trong 2 tháng vừa qua Vì còn thiếu kinh nghiệm nên em còn có nhiều thiếu sót trong công việc Em mong rằng sẽ nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các Thầy Cô để em rút kinh nghiệm và hoàn thành tốt hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các Thầy Cô Viện du lịch và đặc biệt là Thầy Nguyễn Đức Trí đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

TÓM TẮT

Giai đoạn 2019-2020 là thời gian dịch Covid-19 đang gây nên những tác động rất lớn cho nhiều ngành nghề, trong đó có cả ngành tổ chức sự kiện Hầu hết tất cả mọi hoạt động đều phải chuyển từ hình thức trực tiếp sang trực tuyến Đối với việc học tập của sinh viên tại Viện du lịch – trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã chuyển sang hình thức trực tuyến vào tháng 3/2020, vì thế có một sự gián đoạn trong việc tiếp cận những thông tin và công việc trong thực tiễn Nhằm cung cấp cho sinh viên nhiều kiến thức thực tế thì đã có nhiều webinar diễn ra trong thời điểm sau tháng 3/2020 mà trước đó những nội dung này đã được tổ chức và thảo luận thông qua seminar chuyên đề Thuật ngữ

“webinar” do Eric R.Kolb tạo ra năm 1998, dùng để mô tả dịch vụ họp trực tuyến (online meeting services) của công ty ông (Lande, 2011), và hiện nay tại Việt Nam, khái niệm webinar mới được sử dụng nhiều Tuy nhiên, vẫn chưa có nhiều nghiên cứu cụ thể về quy trình tổ chức webinar tại Việt Nam nên trong đề tài này chúng tôi tiến hành khảo sát, phỏng vấn các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để xây dựng một quy trình tổ chức webinar cụ thể thông qua nghiên cứu điển hình tại Viện du lịch – Trường đại học Kinh tế TP HCM Từ đó khảo sát mức độ quan tâm của sinh viên về các bước trong quy trình để đưa ra những đề xuất phù hợp, cải thiện quy trình tổ chức webinar

MỤC LỤC

TÓM TẮT II

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

1.4 Phương pháp nghiên cứu 1

1.5 Dữ liệu nghiên cứu 2

1.6 Kết cấu nghiên cứu 2

CHƯƠNG 2 WEBINAR: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TRẠNG 3

2.1 Cơ sở lý thuyết 3

2.1.1 Định nghĩa 3

2.1.2 Phân loại 5

2.2 Thực trạng tham gia Webinar của sinh viên Viện du lịch trường Đại học Kinh tế TP HCM 6

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC WEBINAR 8

3.1 Giai đoạn chuẩn bị 8

3.1.1 Quyết định chủ đề webinar 10

3.1.2 Xây dựng nội dung 10

3.1.3 Chọn hình thức tổ chức 13

3.1.4 Chọn nền tảng sử dụng 14

3.1.5 Thiết lập thời gian tổ chức 16

3.1.6 Truyền thông về webinar 18

3.1.7 Rehearsal 20

3.2 Diễn ra webinar 20

3.2.1 Phê duyệt tư cách thành viên 21

3.2.2 Giới thiệu diễn giả và cách hoạt động của webinar 23

3.2.3 Trình bày nội dung webinar 23

3.2.4 Hỏi và trả lời 23

3.2.5 Nhận xét và kết thúc webinar 24

3.3 Sau webinar 25

3.3.1 Khảo sát 25

3.3.2 Phân tích dữ liệu 26

3.3.3 Đánh giá webinar 26

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 27

4.1 Vai trò của các vị trí quy trình tổ chức webinar 27

4.2 Đánh giá sự quan tâm tâm của người tham gia qua từng giai đoạn trong quy trình tổ chức webinar 32

CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 38

5.1 Giai đoạn chuẩn bị 38

5.2 Giai đoạn diễn ra webinar 39

5.3 Giai đoạn sau webinar 40 PHỤ LỤC 1 X PHỤ LỤC 2 XV

DANH MỤC BIỂU, BẢNG

Biểu đồ 1 Phân loại sinh viên tham gia khảo sát theo khóa 6

Biểu đồ 2 Tỉ lệ phần trăm số sinh viên tham gia webinar trước năm 2020 7

Biểu đồ 3 Tỉ lệ phần trăm số sinh viên tham gia webinar trong nửa đầu năm 2020 7

Biểu đồ 4 Các nền tảng thường được sử dụng để tổ chức webinar 14

Biểu đồ 5 Thời gian tổ chức của webinar 17

Biểu đồ 6 Khảo sát về thời gian tổ chức webinar mà sinh viên mong muốn 18

Biểu đồ 7 Các kênh truyền thông webinar 19

Biểu đồ 8 Đánh giá sự hài lòng về cách thức tổ chức webinar 32

Biểu đồ 9 Đánh giá về sự phù hợp giữa tên và nội dung webinar 33

Biểu đồ 10 Khảo sát về các hình thức tổ chức webinar trong thực tế 34

Biểu đồ 11 Số lượng webinar đã tham dự 35

Biểu đồ 12 Đánh giá về nội dung của webinar 36

Biểu đồ 13 Đánh giá sự hài lòng về cách thiết kế slide 37

Biểu đồ 14 Đánh giá về webinar: Khai thác văn hóa trong sản phẩm giải trí dành cho du khách tại Hội An 40

Bảng Trang Bảng 1 Ma trận gán trách nhiệm RACI 29

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Quy trình tổ chức webinar 9

Hình 2 Một cách thiết kế slide 12

Hình 3 Timeline mô tả giai đoạn diễn ra webinar 21

Hình 4 Đặt tên theo cú pháp để tham dự webinar 22

Hình 5 Một cách "để lại thông tin" bằng slide bài thuyết trình của diễn giả 24

Hình 6 Đánh giá chi tiết về sự hài lòng và chưa hài lòng của sinh viên khi tham gia webinar: Khai thác văn hóa trong sản phẩm giải trí dành cho du khách tại Hội An 43

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UEH Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh

VoIP Voice over Internet Protocol

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

ít vậy nên chúng tôi chọn đề tài Xây dựng quy trình tổ chức Webinar: Nghiên cứu điển hình

tại Viện Du lịch - trường Đại học Kinh tế TP HCM nhằm xây dựng một quy trình cụ thể

để làm sự tham khảo cho việc nghiên cứu và việc tổ chức những sự kiện tương tự webinar

về sau

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đưa ra một quy trình chuẩn trong việc tổ chức webinar, qua đó làm sự tham khảo cho việc nghiên cứu cũng như việc tổ chức những sự kiện trực tuyến tương tự webinar

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài Quy trình tổ chức webinar tại Viện du lịch – trường Đại học Kinh tế TP HCM

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quy trình tổ chức webinar tại Viện Du lịch - trường Đại học Kinh tế TP HCM từ tháng 3/2020 – tháng 9/2020 Đề tài chỉ nghiên cứu trọng tâm vào webinar dùng trong giảng dạy với số lượng người tham gia là 100 người

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Bài nghiên cứu sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thống kê - phân loại: Được sử dụng nhằm làm rõ hơn những phân tích

định tính bằng các bảng biểu, hình vẽ cụ thể

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: được sử dụng nhằm kiểm nghiệm quy trình tổ chức

webinar trong thực tế

1.5 Dữ liệu nghiên cứu

Dữ liệu nghiên cứu được lấy từ việc phỏng vấn các chuyên gia đã có kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện nói chung và việc tổ chức sự kiện trực tuyến nói riêng để làm nền tảng cho việc xây dựng một quy trình phù hợp với việc tổ chức webinar tại Việt Nam

Dữ liệu thực trạng sinh viên thuộc Viện du lịch tham gia webinar từ tháng 3/2020 – tháng 9/2020 được khảo sát online và lấy mẫu ngẫu nhiên thông qua Google biểu mẫu

1.6 Kết cấu nghiên cứu

Nội dung chính thức của nghiên cứu được xây dựng dựa trên bố cục gồm 5 chương: Chương 1: Giới thiệu

Chương 2: Webinar: cơ sở lý thuyết và thực trạng

Chương 3: Quy trình tổ chức Webinar

Chương 4: Kết quả nghiên cứu

Chương 5: Một số giải pháp đề xuất

Webinar là một trường hợp đặc biệt của hội nghị trên web (web coference) phục vụ chức năng giáo dục là học tập và giảng dạy (Andreas Gegenfurtner, 2019)

Thuật ngữ “webinar” do Eric R.Kolb tạo ra năm 1998, dùng để mô tả dịch vụ họp trực tuyến (online meeting services) của công ty ông Webinar được kết hợp từ 2 từ, “web”, liên quan đến Wolrd Wide Web, và “seminar” Webinar là các sự kiện họp trực tuyến đồng

bộ, trong thời gian thực, tập hợp mọi người lại với nhau vào một thời điểm cụ thể để nghe, quan sát và tham gia vào một bài thuyết trình Webinar là hội thảo "trực quan" Thông thường, các cá nhân sử dụng điện thoại để nghe thuyết trình và máy tính để xem các slide thuyết trình; tuy nhiên, cải tiến công nghệ và tăng băng thông đã làm cho việc truyền âm thanh qua loa máy tính trở thành một giải pháp thay thế tốt (Lande, 2011) Tuy được tạo ra

từ năm 1998 nhưng trong thời điểm gần đây, webinar mới được sử dụng nhiều tại Việt Nam Dần dần qua thời gian, định nghĩa này đã được phát triển ngày càng hoàn thiện hơn

Webinar là một khái niệm mô tả các cuộc họp dựa trên web sử dụng hệ thống hội nghị mà một số trường đại học đã áp dụng để hỗ trợ học tập kết hợp Webinar cung cấp bối

cảnh học tập tương tác được phân bổ theo không gian và thời gian (Karabulut & Correia, 2008)

Webinar là loại hội nghị trực tuyến mà mỗi người tham gia trải nghiệm từ xa tại máy tính của riêng mình, được kết nối với những người tham dự khác và sự kiện thông qua Internet Nó thường là một chiều, từ người nói đến khán thính giả, với sự tương tác của khán thính giả là hạn chế (Ann Handley, 2012)

Webinar là hội thảo trực tuyến trực tiếp (a live online seminar), nơi người xem tham gia có kết nối Internet có thể đặt câu hỏi và bình luận qua máy tính, máy tính bảng hoặc

điện thoại di động (Careless, 2012)

Thuật ngữ “webinar” đề cập đến một loại hội nghị (conference) liên quan đến hội thảo dựa trên web (web-based seminar) được truyền tải qua Internet Thông tin có thể được truyền một chiều, từ người nói đến khán thính giả hoặc hai chiều, với những người tham gia có thể tương tác với (những) người trình bày hoặc những người tham gia khác qua âm thanh hoặc văn bản Người thuyết trình có thể nói qua đường dây điện thoại tiêu chuẩn hoặc sử dụng công nghệ thoại qua giao thức Internet (VoIP) Trong hội thảo trên web 2 chiều bằng âm thanh, người tham gia có thể sử dụng điện thoại hoặc VoIP (Roberta L Humphrey, 2013)

Webinar là hội thảo dựa trên web (web-based seminar), trong đó sinh viên và giáo viên được kết nối trực tiếp ở các vị trí địa lý xa xôi bằng cách sử dụng các nền tảng ảo được chia sẻ, chẳng hạn như Adobe Connect hoặc Cisco WebEx và tương tác đồng bộ trong thời

gian thực qua giọng nói qua IP và thiết bị camera web (Andreas Gegenfurtner, 2019) Trong

khi hội nghị trên web (web conferences) là cụm từ bao hàm nhiều thể loại (an umbrella term), giữa nhiều người khác nhau, cuộc họp giữa các đối tác kinh doanh hoặc trò chuyện video giữa bạn bè hoặc đồng nghiệp, hội thảo trên web phục vụ mục đích học tập và giảng dạy

Khái niệm seminar được dùng đầu tiên cho việc dạy học, sau này vì tính chất tranh luận để tìm ra cái mới của nó mà seminar được dùng cho nhiều mục đích khác như hội họp, brainstorming Khi tổ chức seminar trên web (web-based seminar) thì bản chất giáo dục

vẫn phải giữ nguyên và không được mất đi và “webinar hướng đến chế độ thời gian thực,

có sự tương tác giữa giáo viên và học viên” (Zhanna V Smirnova, 2019) nên tất cả những người tham gia phải có mặt cùng lúc để thảo luận với nhau trong webinar

Vậy định nghĩa của tác giả Andreas Gegenfurtner (2019) về webinar có tính ưu việt hơn những định nghĩa ra đời trước nên trong nghiên cứu này, chúng tôi sẽ sử dụng định nghĩa của tác giả Andreas Gegenfurtner và ý tưởng của tác giả Zhanna V Smirnova về tính chất của webinar là phải hướng đến chế độ thời gian thực, có sự tương tác giữa giáo viên

và học viên để làm nền tảng cho việc nghiên cứu về quy trình tổ chức webinar

2.1.2 Phân loại

Dựa trên ý tưởng của Đặng Vũ Hoạt và Hà Thị Đức (2004), chúng tôi tiến hành phân loại webinar theo 4 loại tiêu chí:

- Theo mức độ và phạm vi sử dụng thì có 3 kiểu webinar: webinar gắn với giáo trình;

webinar gắn với một số phần hay chương cơ bản của giáo trình; webinar gắn với chuyên đề

- Theo tính chất, mức độ phát triển nhận thức của sinh viên thì có 3 kiểu webinar:

webinar thông báo – tái hiện; webinar tìm kiếm bộ phận; webinar nghiên cứu

- Theo phương thức tiến hành thì có 2 kiểu webinar: webinar thảo luận, tranh luận tự

do; webinar báo cáo (theo chỉ định)

- Theo phạm vi tổ chức thì có 2 kiểu: webinar theo tổ (hay liên tổ); webinar theo lớp

Xét theo mức độ phạm vi, đáng nhẽ phải có hình thức tiền webinar nhưng theo định nghĩa của Gegenfurtner (2019), được sử dụng trong bài nghiên cứu thì người tham gia webinar phải tương tác đồng bộ trong thời gian thực qua giọng nói qua IP và thiết bị camera web nên không thể có hình thức tiền webinar hay hình thức ghi hình gửi lên một nền tảng

để những người tham gia có thể xem lại nhiều lần trong nhiều khoảng thời gian khác nhau

Webinar gắn với một số phần hay chương cơ bản của giáo trình và webinar gắn với chuyên đề sẽ khác với học trực truyến Các khóa học trực tuyến kéo dài trong một khung thời gian lớn hơn và thu hút sinh viên tham gia các chuỗi thảo luận trực tuyến liên tục về các chủ đề và bài tập còn webinar thông thường sẽ kéo dài từ 60-90 phút (Lande, 2011)

Vì vậy, webinar gắn với một số phần hay chương cơ bản của giáo trình và webinar gắn với chuyên đề sẽ được tổ chức khi người dạy chọn một vài chủ đề, chuyên đề trọng tâm đề thảo luận với sinh viên

Về kiểu webinar tái hiện, người dạy sẽ phải trình bằng kiến thức mới qua slide, từ

đó người học tái hiện lại kiến thức đó theo suy nghĩ của mình và cả hai bắt đầu thảo luận xoay quanh nội dung mà người dạy đã đề cập

2.2 Thực trạng tham gia Webinar của sinh viên Viện du lịch trường Đại học Kinh tế TP HCM

Chúng tôi đã có một cuộc khảo sát về thực trạng tham gia webinar của sinh viên Viện du lịch Trường Đại học Kinh tế TP HCM từ tháng 3/2020 – 9/2020, trong đó, có 47 sinh viên chọn mẫu ngẫu nhiên tham gia khảo sát Cụ thể:

Có 27 sinh viên thuộc K43 (Chiếm 57,4%), 18 sinh viên thuộc K44 (chiếm 38,3%),

2 sinh viên thuộc K45 (chiếm 4,3%)

Biểu đồ 1 Phân loại sinh viên tham gia khảo sát theo khóa

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Vào trước năm 2020, có 24 sinh viên chưa tham gia vào webinar nào (chiếm 51,1%),

số còn lại (23 sinh viên) đã từng tham gia ít nhất là 1 webinar Vậy hơn một nửa số sinh

viên tham gia khảo sát, trước năm 2020 chưa tham gia webinar nào, số còn lại vẫn có tham gia một vài webinar những số lượng không đáng kể

Biểu đồ 2 Tỉ lệ phần trăm số sinh viên tham gia webinar trước năm 2020

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Trong nửa đầu năm 2020, số lượng sinh viên có tham gia webinar đã tăng lên đến 71,2% (33 sinh viên) Vậy tỉ lệ phần trăm sinh viên biết và tham gia vào các webinar đã tăng lên đáng kể và số lượng webinar được tổ chức cũng đã tăng (vì có số sinh viên tham gia và biết đến webinar nhiều hơn)

Biểu đồ 3 Tỉ lệ phần trăm số sinh viên tham gia webinar trong nửa đầu năm 2020

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC

WEBINAR

3.1 Giai đoạn chuẩn bị

Trước khi tổ chức sự kiện, chúng ta nên có sự chuẩn bị kĩ càng để sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và có thể lường trước những rủi ro sẽ xảy ra tránh trường hợp có những trục trặc không đáng có làm mất lòng tin và giảm sự hài lòng của người tham gia Đối với webinar cũng tương tự, chúng ta nên bắt đầu lập kế hoạch tổ chức webinar ít nhất 6-8 tuần trước ngày diễn ra để đảm bảo webinar chặt chẽ và hấp dẫn nhất có thể (Nicole Bedford, 2016)

Trong phần này, chúng ta cần phải chuẩn bị các bước:

1 Quyết định chủ đề webinar

2 Thiết lập thời gian tổ chức

3 Xây dựng nội dung cơ bản

Về cơ bản, chúng ta nên quyết định chủ để webinar đầu tiên, đưa ra một cái tên phù hợp

để thu hút sự chú ý của người tham gia

Hình 1 Quy trình tổ chức webinar Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Giai đoạn chuẩn bị

Quyết định chủ đề webinar

Xây dựng nội dung

Chọn nền tảng sử dụng

Truyền thông webinar

Rehearsal Chọn hình thức

tổ chức

Thiết lập thời gian

tổ chức

Diễn ra webinar

Phê duyệt

tư cách thành viên

Giới thiệu diễn giả và cách hoạt động của webinar

Trình bày nội dung webinar

Hỏi và trả lời

Nhận xét

và kết thúc webinar

Giai đoạn sau webinar

Đánh giá webinar Phân tích dữ liệu

Khảo sát

3.1.1 Quyết định chủ đề webinar

Chủ đề webinar là ý nghĩ đầu tiên mà người điều hành và diễn giả phải nghĩ đến Tùy theo mục đích của diễn giả, chủ đề webinar được chọn phải bao trùm những nội dung

mà người tham gia muốn biết và diễn giả muốn truyền đạt tới

Để lập khung cho webinar một cách chính xác trước khi chuẩn bị các nội dung chi tiết của bài thuyết trình, hãy sử dụng các câu trả lời về đối tượng mục tiêu để tạo tiêu đề và

mô tả webinar (Molay, 2009) Có thể nói nôm na, chủ đề của webinar chính là tên của webinar, khi nhìn vào cái tên này, người tham gia có thể phần nào mường tượng ra những

gì họ mong muốn có trong nội dung webinar

Chủ đề do diễn giả và người điều hành lựa chọn nhưng phải phù hợp với mong muốn của người tham gia Tiến hành khảo sát người tham gia về chủ đề họ muốn học cũng như khoanh vùng được đối tượng mục tiêu tham gia webinar sẽ rất cần thiết để diễn giả lựa chọn hình thức, tạo nội dung phù hợp trong các bước sau Ví như tác giả Dương Ngọc Thắng (2020) thông qua ý tưởng giúp sinh viên đang theo học môn nhập môn về giải trí có cái nhìn tổng quan về cơ hội nghề nghiệp tại Resort nghỉ dưỡng dành cho khách quốc tế tại Khánh Hòa cũng như bước đầu tìm hiểu loại hình lưu trú mới tại Việt Nam đó là sở hữu kì nghỉ (Time share), tác giả đã cùng với anh Lê Hồ Quốc Tuấn (Recreation and Entertainment Manager tại Alma Resort) đã tổ chức một webinar với chủ đề: Các dịch vụ giải trí tại Alma Resort

3.1.2 Xây dựng nội dung

Công nghệ webinar đang phát triển nhanh chóng cả về cách sử dụng và khả năng Một trong những lĩnh vực có tốc độ phát triển nhanh chóng đó là giáo dục và đào tạo Chủ yếu là do tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc, các công ty đang ngày càng chuyển sang công nghệ trực tuyến để giáo dục, trình diễn sản phẩm và đào tạo (Newman, 2013, trang 8) Điều này có nghĩa là webinar sẽ giúp người tổ chức tiết kiệm tiền bạc và thời gian, người dạy có quyền tự do lựa chọn địa điểm và môi trường thoải mái để tham gia webinar

Webinar có khá nhiều lợi ích nên việc giữ chân được những người tham gia phần nhiều sẽ dựa vào nội dung được trình bày và cách thiết kế slide của diễn giả Nội dung có

trong webinar phải gắn với chủ đề đã được lựa chọn ở bước đầu tiên Thông thường, nội dung có khả năng lôi kéo người đọc khi nội dung đó có tính mới và tính sáng tạo, khác với những gì mọi người đang nghĩ về webinar khi đọc tên đề tài

Người điều hành và diễn giả cũng nên thực hiện một nghiên cứu thị trường nho nhỏ

về nội dung của chủ đề được lựa chọn đề chọn lọc ra những nội dung phù hợp, có tính sáng tạo và mới lạ, một phần là cung cấp thêm kiến thức cho người tham gia, một phần để truyền thông cho webinar mà mình sẽ tổ chức trong những lần sau

Sau khi thực hiện xong nghiên cứu, diễn giả nên lập danh sách những nội dung cần đưa vào webinar và phân chia thời gian hợp lý tránh trường hợp thời lượng thuyết trình trong webinar của diễn giả quá ngắn vì nội dung quá ít hoặc là quá dài vì nội dung dài dòng

và không liên kết khiến cho người tham gia cảm thấy chán và mất tập trung Việc phân chia này cũng ảnh hưởng đến thời gian thảo luận trong phần sau của người tham gia, làm mất đi tính chất “tìm kiếm những kiến thức mới thông qua thảo luận” của một webinar

Ví như một webinar với chủ đề: Khai thác văn hóa trong sản phẩm giải trí dành cho

du khách tại Hội An được tổ chức vào 9h00 ngày 4 tháng 9 năm 2020, có nội dung chính

là giới thiệu về những hoạt động trong công viên Văn hóa Chủ đề Ấn tượng Hội An thì nội dung diễn giả trình bày sẽ có những phần chính như sau:

- Giới thiệu về Công viên Văn hóa Chủ đề Ấn tượng Hội An

o Video về Chương trình biểu diễn nghệ thuật thực cảnh – Ký ức Hội An

o Khu vực tham quan: Cổng thành công viên Ấn tượng Hội An, Khu thương điếm, Làng Việt Nam, Khu ẩm thực chợ quê, Khu tâm linh Thiên Đức, Quảng trường trung tâm, Làng Nhật Bản, Làng Trung Hoa, Cầu tình yêu, Nhà hàng Nón Lá

- Đặt câu hỏi và trả lời

Dựa vào một content như trên, người tham gia đã có thể hình dung được nội dung webinar là gì, từ đó tìm hiểu thông tin về webinar và trao đổi nhiều hơn với diễn giả về cách thức tổ chức, cách khai thác văn hóa Hội An thông qua chương trình biểu diễn nghệ thuật thực cảnh – Ký ức Hội An như thế nào,… Khi người tham dự đã nắm được nội dung

cơ bản của webinar thì cuộc thảo luận giữa họ và diễn giả sẽ mang tính chất tìm ra kiến

thức mới nhiều hơn là diễn giả trình bày lại về thông tin của webinar giống như quảng cáo cho Công viên Văn hóa Chủ đề Ấn tượng Hội An

Như phân tích về phản hồi của sinh viên của tác giả Nguyễn Đức Trí (2020), các hình ảnh minh họa có chú thích được sinh viên ưa thích vì giúp hiểu bài nhanh, khả năng

sử dụng multimedia rất phong phú, bài giảng phối hợp sử dụng hình ảnh, video clip (đều chèn phụ đề tiếng Việt giúp sinh viên hiểu nhanh các khái niệm phức tạp), sơ đồ, âm thanh (đặc thù riêng để giảng tâm lý), trò chơi giúp lớp học sinh động và làm sinh viên đặt nhiều câu hỏi hơn lớp học bình thường, thì rõ ràng việc sáng tạo nội dung sẽ giúp giảm bớt thời gian mà diễn giả nói và giải thích trực tiếp những định nghía khó hiểu đồng thời giúp sinh viên dễ hình dung về những gì mình đang học, tạo sự thích thú và kích thích khả năng tìm hiểu thông tin thông qua mạng Internet của sinh viên

Hình 2 Một cách thiết kế slide

Nguồn: Anh Nguyễn Ngọc Sơn

Trong hình 2 là một cách thiết kế slide trong webinar: Khai thác văn hóa trong sản phẩm giải trí dành cho du khách tại Hội An Trong slide này, tác giả đang giới thiệu về Khu thương điếm và những số liệu có liên quan: sức thu hút khách, đánh giá từ du khách

để người tham dự có cái nhìn tổng quan về địa điểm này Slide còn được đánh số ở góc

trên bên phải giúp người tham gia biết mình đã đi được bao nhiêu địa điểm trong phần mà diễn giả đang nói

3.1.3 Chọn hình thức tổ chức

Hình thức tổ chức phải phù hợp với chủ đề webinar và phải khai thác hết những khía cạnh mà diễn giả và người điều hành cần cho dữ liệu của mình, đồng thời người học cũng phải cảm thấy thoái mái khi tham gia vào hình thức mà người điều hành lựa chọn Trong phần 2.1.2 chúng tôi đã dựa theo ý tưởng của tác giả Đặng Vũ Hoạt và Hà Thị Đức phân loại webinar theo 4 tiêu chí, với phạm vi nghiên cứu trong đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu sâu vào hình thức webinar tranh luận, thảo luận (tiêu chí: phương thức tiến hành)

Với những webinar có phần giới thiệu kiến thức mới nhiều hơn là thảo luận thì diễn giả có thể tổ chức lớp giống như dạy trực tiếp và trình bày kiến thức mới thông qua slide, đến phần cuối các bạn có thể đặt câu hỏi thông qua micro hoặc khung chat để diễn giả có thể trực tiếp trao đổi với người tham gia Nếu nội dung webinar yêu cầu sự tìm hiểu và chuẩn bị trước một cách kĩ càng dưới góc độ của người học thì diễn giả và người điều hành lúc bây giờ có thể đứng ra làm trọng tài, một nhóm người học sẽ trình bày góc nhìn của mình về nội dung có trong webinar, nhóm các người tham gia còn lại có thể đặt câu hỏi và trình bày góc nhìn của mình thông qua nội dung đã được thuyết trình và kiến thức của bản thân Sau đó diễn giả sẽ xem xét ý kiến và góc nhìn nào là phù hợp với nội dung cần tìm hiểu và bổ sung thêm những kiến thức có liên quan

Nếu webinar có nội dung yêu cầu người tham gia phải có nhiều góc nhìn khác nhau, thảo luận theo nhóm là cách phù hợp nhất trong trường hợp này Diễn giả có thể cho các nhóm thời gian từ 5-10 phút đến thảo luận nội dung, sau đó lần lượt từng nhóm trình bày

ý tưởng của mình, diễn giả sẽ chọn ra những ý tưởng phù hợp, những góc nhìn có sự sáng tạo để tổng kết lại

Trong bước này, diễn giả và người điều hành phải dựa trên nội dung cơ bản đã xây dựng rồi thảo luận với nhau thật kĩ để đưa ra hình thức thảo luận phù hợp với mục đích của

buổi webinar Sau đó tiến hành xây dựng nội dung chi tết dựa vào nội dung cơ bản và hình thức tổ chức đã chọn

Chức năng hội nghị truyền hình của Google đã và đang khá phổ biến trong cộng đồng dưới những tên gọi như Google Hangouts Meet, Hangouts Meet, hoặc là Google Meet Google Meet được phát triển bởi Google, chủ yếu được sử dụng cho việc tổ chức họp trực tuyến cho phép người dùng phát trực tiếp các buổi họp, hội thảo hay hội nghị truyền hình dưới dạng đồng bộ

Ngoài các tính năng cơ bản như gửi đoạn tin nhắn (text chat), gọi điện thoại (voice chat), gọi video (video chat), Google Meet còn được cập nhật thêm nhiều tính năng khác như:

- Bất cứ người nào được chia sẻ liên kết đều có thể tham gia họp truyền hình trực tuyến mà không cần phải có tài khoản đăng nhập hay phải gửi yêu cầu quyền truy cập- điều duy nhất cần có là tài khoản email

- Phát trực tiếp đồng bộ có hỗ trợ cả phát âm thanh (audio) và hình ảnh (video)

- Ngoài laptop, các thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng đều có thể được

sử dụng để tham gia lớp học Không cho phép gửi các tài liệu có dung lượng ngoài văn bảng thông thường

- Cho phép số lượng lớn người tham gia (tối đa lên đến 100 người) và thời gian cuộc gọi không bị giới hạn

- Được tích hợp vào Google Lịch (Google Calendar): tự động gửi nhắc hẹn theo lịch; các cuộc họp truyền hình trực tuyến trên Google Meet có thể được lên lịch và liên kết gửi lời mời người khác tham gia được chia sẻ dễ dàng

- Ghi âm lại cuộc họp: tính năng này sẽ tự động gửi tập tin ghi âm vào gmail người dùng sau khi dừng ghi âm

- Hiển thị phụ đề khi người tham gia nói tiếng Anh

- Chấp nhận hoặc từ chối người có liên kết được tham gia

- Google Meet hiện đang cho phép người dùng sử dụng miễn phí mà không phải trả bất kỳ khoản phí hoặc mua thêm ứng dụng nào

Dựa vào phân tích trên, nếu xét phương diện lớp học là webinar thì :

Người học chỉ cần có tài khoản gmail và link thì đã có thể tham gia lớp học nên khá

là tiện lợi để gia nhập lớp học tuy nhiên nếu người tham gia chưa đăng kí trước thì đối với webinar, người điều hành khó mà kiểm soát được những người tham gia có tài khoản gần giống như những người có đăng kí, đôi khi những thành phần “không mời mà tới” lại được

có cơ hội tham gia webinar và thực hiện những hành động xấu làm ảnh hưởng đến người tham dự Như vậy, người điều hành phải dựa vào nội dung của webinar và những người tham có thực sự cần phải bảo mật tuyệt đối hay không hay việc nội dung bị tiết lộ ra ngoài

có gây ra ảnh hưởng gì nghiêm trọng để lựa chọn nền tảng sử dụng cho phù hợp

Google meet không cho phép gửi các tài liệu có dung lượng ngoài văn bản thông thường, điều này là một đặc trưng khá tốt của Google meet để tối giản hóa việc trao đổi

giữa diễn giả và người tham gia, giảm lưu lượng băng thông được sử dụng có thể tạo thuận lợi cho những người tham gia có kết nối internet yếu nhưng vẫn đảm bảo tham gia được webinar Thế nhưng việc tối giản này cũng gây ra trở ngại cho diễn giả khi muốn gửi một tệp tài liệu đến người tham gia Diễn giả phải sử dụng một ứng dụng khác như gmail, facebook,… để gửi tài liệu đến cho người tham gia và làm mất nhiều thời gian nếu người tham gia nên xem các tài liệu đó ngay lập tức để nắm thông tin thảo luận trong webinar

Trong khi Google meet không giới hạn thời gian của cuộc gọi và cho phép số lượng người tham gia lên đến 100 người thì Zoom lại chỉ cho phép gọi trung bình 40 phút, sau đó lại phải bắt đầu cuộc họp mới thì chức năng này của Google meet lại phù hợp với những webinar có số lượng nhỏ hơn 100 người tham gia (hoặc bằng 100 người), còn những webinar có số lượng lớn hơn 100 người thì người điều hành nên cân nhắc việc mua bản quyền của Google meet hoặc Zoom để số lượng người tham dự có thể thoải mái hơn

Với Microsoft Team, tất cả mọi người đều có quyền kiếm soát như nhau thì người điều hành phải cân nhắc về việc gửi đường link cho những ai để tránh rủi ro có người phá hoại webinar hoặc là có những nội dung không mong muốn được người lạ đăng tải lên Microsoft Team trong lúc đang tổ chức webinar

Đối với những phần mềm có sự kiểm soát từ một bên như Zoom, người điều hành phải là người trực tiếp quản lí và quyết định ai sẽ là Host trong webinar này Nếu quyền Host phải di chuyển liên tục từ người điều hành tới diễn giả tới những người cần có không gian thuyết trình thì khá mất thời gian và làm người tham gia cảm thấy bất tiện Với những nền tảng hay bị lỗi hoặc là không đủ chỗ cho người tham gia (Ví như có 110 người tham gia nhưng ứng dụng chỉ cho 100 tài khoản đăng nhập vào) thì cũng không được lựa chọn Vậy nên, tùy theo hình thức tổ chức, mức độ bảo mật thông tin và những tính năng đặc trưng của từng nền tảng mà người điều hành phải lựa chọn nền tảng sử dụng cho phù hợp, tránh trường hợp làm ảnh hưởng lớn đến thông tin người tham dự và nội dung webinar

3.1.5 Thiết lập thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức phải được thống nhất giữa diễn giả, người điều hành và người tham gia vì nếu thiếu một trong 3 bên không thể tiến hành webinar một cách thuận lợi Để

sát đề biết được thời gian cụ thể mà người tham gia có thể tham dự webinar, từ đó chọn ra khung giờ phù hợp

Biểu đồ 5 Thời gian tổ chức của webinar

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Theo khảo sát về thực trạng thì các webinar thường được diễn ra vào khung giờ buổi chiều tuy nhiên lúc khảo sát về thời gian tổ chức webinar mong muốn của sinh viên thì có đến 42,4% sinh viên cho rằng webinar nên tổ chức vào buổi tối là phù hợp Đa số sinh viên đều có công việc làm thêm vì vậy hầu hết đều muốn sắp xếp thời gian tham dự webinar sau khi hoàn tất công việc của mình nên thời gian tham dự sinh viên có thể dành cho webinar

đó là vào buổi tối

Biểu đồ 6 Khảo sát về thời gian tổ chức webinar mà sinh viên mong muốn

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Vậy để chọn thời gian phù hợp nhất, người điều hành nên khảo sát lấy ý kiến sinh viên và căn cứ vào khung giờ của mình để đưa ra lựa chọn phù hợp giữa đôi bên

3.1.6 Truyền thông về webinar

Để người tham gia biết đến webinar thì cần phải có một sự tiếp cận nhất định về thông tin cơ bản của webinar như tên webinar, thời gian tổ chức, diễn giả là ai… Người điều hành nên dựa vào dữ liệu quá khứ, những thông tin mà người tham gia đã đăng kí trước đó đó chọn phương thức truyền thông cho phù hợp Thường thông tin về webinar sẽ được gửi qua mail hoặc truyền thông cho một nhóm ở trên mạng xã hội Facebook, người điều hành cũng phải cân nhắc việc ai sẽ là người tham gia để tránh trường hợp những kẻ phá hoại không đăng kí tham gia webinar cũng có được link đăng nhập vào webinar

Đối với webinar không giới hạn số lượng đăng kí tham gia thì người điều hành nên chú trọng vào nội dung viết quảng cáo (content), lựa chọn hình ảnh bắt mắt để giúp người đọc chú ý vào webinar và bấm vào link đăng kí

Dựa vào khảo sát về thực trạng sinh viên Viện Du lịch tham gia Webinar nửa đầu năm 2020 thì đa số sinh viên nhận được thông tin thông qua kênh Facebook, từ Gmail, từ thầy cô, bạn bè, Đối với webinar mang tính chất giáo dục, đào tạo thì thường gắn với một

môn học trên trường (như tác giả Dương Ngọc Thắng (2020) đã cùng với anh Lê Hồ Quốc Tuấn tổ chức webinar : Các dịch vụ giải trí tại Alma Resort để giúp sinh viên có thêm kiến thức thực tế trong môn học Nhập môn về giải trí), thì số lượng người tham gia đã được đăng kí từ trước, vậy nên cách truyền thông webinar chủ yếu do giảng viên (người điều hành) gửi đến cho người tham gia (sinh viên)

Để người tham gia có được động cơ tham dự các lớp học trực tuyến thì tác giả Dương Ngọc Thắng (2020) cũng có đề nghị: đối với vấn đề “tìm lại sinh viên sau giờ giải lao” phương án tốt nhất là giảng viên nên tổ chức một hoạt động mang tính khuyến khích,

có quà hay có điểm cộng giúp sinh viên nhanh chóng tập trung lại sau giờ giải lao Đối với webinar, chúng ta cũng có thể áp dụng cách thức này để người tham gia có động lực để dự các webinar có nội dung liên quan đến các môn học

Biểu đồ 7 Các kênh truyền thông webinar

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

3.1.7 Rehearsal

Không có gì có thể thay thế cho thời gian diễn tập Mỗi người thuyết trình cần trình bày thành tiếng toàn bộ bài thuyết trình của mình như thể có một khán thính giả đang xem Diễn tập là cách duy nhất để tìm ra thời gian, tìm đúng từ và trở nên thoải mái với các chuyển đổi và phân đoạn giữa các điểm nói chuyện Khán giả có thể dễ dàng phân biệt giữa một người thuyết trình là người tự tin, không bị ép buộc và không có thái độ lạc quan và một người đang đấu tranh với cách nói và nhịp độ (Molay, 2009)

Sự kiện nào cũng nên có phần rehearsal (kiểm thử) tránh trường hợp khi tất cả mọi yếu tố như người tham dự đã có mặt nhưng không thể thấy được video chạy trên webinar hay video chạy mà không có âm thanh Đôi khi chúng ta thấy rehearsal trước khi sự kiện diễn ra là không cần thiết nhưng dù là sự kiện trực tiếp kéo dài cả ngày hay sự kiện trực tiếp chỉ có thời gian kéo dài từ 60-90 phút thì vẫn cần có một sự chuẩn bị kĩ để giảm những rủi ro có thể xảy ra

Trong bước này, người điều hành phải có một checklist để kiểm tra hết tất cả mọi hoạt động sẽ diễn ra trong webinar và chắc chắn mình không bỏ sót điều gì

3.2 Diễn ra webinar

Thông thường, webinar là các sự kiện diễn ra một lần, kéo dài từ 60 đến 90 phút; tuy nhiên, khi tùy theo yêu cầu chủ đề, webinar có thể được lên lịch thành hai phân đoạn, mỗi phân đoạn từ 60 đến 90 phút Webinar khác với các khóa học trực tuyến ở chỗ các khóa học trực tuyến kéo dài trong một khung thời gian lớn hơn và thu hút sinh viên tham gia các chuỗi thảo luận trực tuyến liên tục về các chủ đề và bài tập (Lande, 2011, trang 6)

Theo ý tưởng của tác giả Molay (2009), nếu thời gian diễn ra của webinar là 60 phút

- 2 phút sau đó để tạo một cuộc thăm dò ý kiến người tham gia

- Diễn giả thứ hai nói trong 20 phút

- Dành 13 phút cho phần câu hỏi và trả lời

- 2 phút cuối cùng cho phân nhận xét và kết thức webinar

Hình 3 Timeline mô tả giai đoạn diễn ra webinar

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp dựa trên ý tưởng của Molay (2009)

Vậy phần diễn ra webinar dù là 2 diễn giả hay 1 diễn giả đều phải có những phần

cơ bản sau:

1 Phê duyệt tư cách thành viên

2 Giới thiệu diễn giả và cách hoạt động của webinar

3 Trình bày nội dung webinar

4 Hỏi và trả lời

5 Nhận xét và kết thúc webinar

3.2.1 Phê duyệt tư cách thành viên

Khi nhận được link tham dự webinar, người tham gia cần phải có tài khoản gmail (nếu nền tảng sử dụng là Google Meet hoặc Zoom) hoặc tài khoản Microsoft (nếu nền tảng

sử dụng là Microsoft Team) để tham gia webinar Sau khi click vào link, người tham gia phải chờ một khoản thời gian để người điều hành (Host) phê duyệt tư cách thành viên

Dưới đây là một cách chọn lọc người tham gia vào webinar: Khai thác văn hóa trong sản phẩm giải trí dành cho du khách tại Hội An

Hình 4 Đặt tên theo cú pháp để tham dự webinar

Nguồn: Thầy Dương Ngọc Thắng

Tại webinar này, người điều hành đã sử dụng nền tảng Zoom để thực hiện webinar,

vì Zoom có đặc trưng là những người được accept sẽ vào phòng chờ trước khi tham gia webinar nên những người được accept vào phòng chờ mà không có đúng cấu trúc tên như người điều hành đã thông báo (chứng tỏ người này cố tình tham gia webinar nhưng không đăng kí) sẽ bị loại khỏi phòng chờ và không được tham dự webinar Người điều hành đã thông báo cho người tham dự đặt tên theo cấu trúc: Khóa_Lớp_Tên như trên hình 3, tài khoản K43SK001_Nguyễn Trúc Phương Phụng (me) đã đặt tên đúng cấu trúc và được tham dự webinar Chúng ta cũng có thể dễ dàng biết được ai đang là Host (người điều hành) của webinar thông qua tên Theo như webinar này, người điều hành có tài khoản là DUONG Ngoc Thang (host)

3.2.2 Giới thiệu diễn giả và cách hoạt động của webinar

Diễn giả là một vị trí không thể thiếu trong webinar Vậy nên việc giới thiệu diễn giả là một phần rất quan trọng để thông báo cho diễn giả cũng như người tham dự là webinar sắp bắt đầu Giới thiệu diễn giả cũng một phần giúp người tham dự có được lòng tin vào người đang trình bày nội dung và gây ấn tượng cho họ vì người đang nói chuyện cho mình đang là một người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mà họ muốn tìm hiểu

Cách hoạt động của webinar cũng là một phần rất quan trọng trong webinar Vì thời gian diễn ra không dài nên tất cả những người tham gia đều phải biết về cách vận hành của webinar như: lúc diễn giả nên nói thì mọi người phải tắt mic để ai cũng nghe được toàn bộ bài nói của diễn giả, lúc nào cần hỏi thì có thể nhắn tin qua khung chat của Zoom,…

Sau khi tất cả mọi người đã nắm rõ hết cách hoạt động của webinar thì diễn giả tiến hành giới thiệu và trình bày nội dung webinar

3.2.3 Trình bày nội dung webinar

Trong bước rehearsal tại phần 3.1.8, diễn giả và người điều hành đã tiến hành kiểm tra và chạy thử bài thuyết trình mà diễn giả nói để kiểm tra những lỗi như: âm thanh có phát ra trong lúc chạy video hay không, slide có bị lỗi font chữ hay không,… để đảm bảo bài trình bày diễn ra đúng nói thời gian dự tính Mặc dù đã chuẩn bị kĩ lưỡng trong phần rehearsal nhưng đôi lúc sẽ có những lỗi nhỏ phát sinh mà chỉ có người tham gia nhìn thấy nên lúc diễn giả trình bày về nội dung, người điều hành nên quan sát người tham gia có đang đặt câu hỏi hay có vấn đề gì không thể giải quyết nhanh chóng như video không chạy được hay không có âm thanh

3.2.4 Hỏi và trả lời

So với hình thức trả lời bằng micro và bật webcam thì tác giả Nguyễn Đức Trí (2020) cho rằng sinh viên thích thú cách thực hành “chat” vì sinh viên cảm thấy quen thuộc với loại hình này Hơn nữa, sinh viên có thể đồng thời chat cùng lúc (trả lời câu hỏi, hoặc thảo luận và hướng dẫn nhau để giải một tình huống nào đó) nên cắt ngắn được thời gian

để giải quyết một vấn đề phức tạp (không giống với trường hợp thoại hoặc video call: chỉ

có thể cho từng người nói)

Thông thường, người tham dự trong webinar sẽ sử dụng chức năng “chat” để đặt câu hỏi

3.2.5 Nhận xét và kết thúc webinar

Trong thời gian này, người điều hành phải liên tục chú ý về nội dung slide của giảng viên có đang quá nhanh hay quá chậm so với dự kiến, các câu hỏi có đang liên quan và bám sát vào chủ đề của webinar không để diễn giả trả lời cho phù hợp, tránh làm mất quá nhiều thời gian Phần nhận xét chỉ nên kéo dài khoản 2 phút trước khi kết thúc webinar và nội dung phải ngắn gọn, không dài dòng kể lể để người tham dự có thể nắm được nội dung mình đã thảo luận trong hôm nay cũng như những gì đã học được và những gì cần chú ý khi tham dự webinar

Diễn giả cũng cần phải chia sẻ contact cho người tham gia để có bất kì vấn đề nào cần trao đổi trực tiếp sau này hoặc là cần tìm hiểu thêm thông tin thì họ vẫn có thể liên lạc trực tiếp cho diễn giả được

Trong hình 4, diễn giả Nguyễn Ngọc Sơn đã để lại những thông tin về chương trình trình diễn nghệ thuật “Kí ức Hội An”, cách thức liên lạc và những thông tin liên quan thông qua slide cuối cùng của bài thuyết trình

Hình 5 Một cách "để lại thông tin" bằng slide bài thuyết trình của diễn giả

Nguồn: Anh Nguyễn Ngọc Sơn

3.3 Sau webinar

Khi kết thúc webinar, vẫn còn một giai đoạn nữa phải tiến hành là đánh giá sự thành công của webinar Đối với loại hình sự kiện tham dự trực tiếp, đánh giá sự kiện là rất quan trọng đối với quá trình quản trị sự kiện (Glenn A J Bowdin, 2006)

Đánh giá sự kiện là quá trình quan sát, đo lường và giám sát nghiêm túc việc thực hiện một sự kiện để đánh giá kết quả của nó một cách chính xác Nó cho phép tạo hồ sơ sự kiện phác thảo các tính năng cơ bản và số liệu thống kê quan trọng của một sự kiện Nó cũng cho phép cung cấp phản hồi cho các bên liên quan đến sự kiện và đóng một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý sự kiện bằng cách cung cấp một công cụ để phân tích

và cải tiến

Tương tự với webinar, sau quá trình tổ chức thì người điều hành và diễn giả phải cùng nhau đưa ra cách làm thế nào để đo lường và đánh giá được sự kiện Thường một bảng khảo sát về sự hài lòng của người tham gia sẽ được soạn và gửi đến họ nhằm mục đích lấy dữ liệu để phân tích và đánh giá về webinar dưới góc độ người tham gia

3.3.1 Khảo sát

Trước khi thực hiện phân tích dữ liệu thì chúng ra cần phải có dữ liệu trước Trong lúc đăng kí tham gia, người tham gia có để lại thông tin liên lạc như gmail, facebook,… người điều dành sẽ thông qua những thông tin liên hệ đó để gửi bảng khảo sát đến cho người tham dự

Bảng khảo sát thông thường sẽ dựa trên mục tiêu đặt ra trước khi tổ chức webinar tức là webinar tổ chức ra để làm gì, liệu sau khi kết thúc webinar có thực hiện được các mục tiêu đó không Như webinar: Các dịch vụ giải trí tại Alma Resort do tác giả Dương Ngọc Thắng (2020) và diễn giả Lê Hồ Quốc Tuấn tổ chức nhằm giúp sinh viên có cái nhìn tổng quan về cơ hội nghề nghiệp tại Resort nghỉ dưỡng dành cho khách quốc tế tại Khánh Hòa cũng như bước đầu tìm hiểu loại hình lưu trú mới tại Việt Nam đó là sở hữu kì nghỉ (Time share) thì bảng khảo sát phải có những nội dung liên quan đến những kiến thức học

và khám phá được về loại hình sở hữu kì nghỉ là gì, liệu những gì mà diễn giả cung cấp có làm người tham gia cảm thấy hài lòng hay chưa,…

3.3.2 Phân tích dữ liệu

Tại bước phân tích dữ liệu, người điều hành cần phải xem xét danh sách đăng kí và nắm được số lượng người đăng kí tham dự và có tham dự, lượng người đăng kí mà không tham dự, số lượng người không đăng kí nhưng vẫn có link được mời vào tham dự và có được thông tin của những người đăng kí tham gia Người điều hành và diễn giả phải cùng nhau phân tích xem ai đã đặt câu hỏi và câu trả lời có đáp ứng được ý muốn của người tham dự chưa Với những người chưa đặt câu hỏi, phải tìm xem họ có hiểu hết nội dung webinar chưa hay là còn những vướng mắc khác nhưng chưa có thời gian trình bày được

Sau khi đã tổng kết các câu hỏi, diễn giả nên xem lại những nội dung mình đã chuẩn

bị và chủ đề mà các câu hỏi nhắm tới có liên quan đến nhau hay không để chỉnh sửa trực tiếp vào nội dung và chuẩn bị tốt hơn cho những webinar được tổ chức trong tương lai

3.3.3 Đánh giá webinar

Đừng quên liên hệ với những người đăng ký không tham dự Mời họ xem đoạn ghi

âm hoặc đăng ký tham gia một hội thảo trên web sắp tới Việc không tham dự thường cho thấy bạn không quan tâm đến chủ đề này (Molay, 2009) Vì vậy sau khi webinar kết thúc, người điều hành nên gửi mail cảm ơn và gửi link đính kèm buổi ghi hình, ghi âm lại webinar

để người tham gia có thể xem lại nhiều lần và liên lạc được với diễn giả trong trường hợp

họ có những thắc mắc muốn được giải đáp về nội dung đã thảo luận Kể cả những người

có đăng kí tham gia nhưng vì một vấn đề gì đó mà họ không thể tham gia webinar lần này thì chúng ta cũng nên gửi thông tin webinar cho những người đã đăng kí tham gia, đây cũng là một cách để truyền thông cho những webinar sắp tới

Tiếp theo, người điều hành sẽ dựa vào dữ liệu đã khảo sát để đánh giá được thực sự người tham gia đã hiểu hết những nội dung trong webinar chưa và sự hài lòng của họ khi tham gia webinar Đồng thời người điều hành phải xem xét lại về cách thức tổ chức webinar

từ giai đoạn chuẩn bị cho đến giai đoạn sau webinar để đưa ra nhận xét và cải thiện cho những webinar sắp tới

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Thông qua việc phỏng vấn chuyên gia và khảo sát về thực trạng tham gia webinar của sinh viên Viện du lịch nửa đầu năm 2020 thì chúng tôi đã có một vài kết quả nghiên cứu như sau:

4.1 Vai trò của các vị trí quy trình tổ chức webinar

Theo tác giả Molay (2009) thì có bốn vai trò có chức năng chính liên quan đến việc

tổ chức webinar Một người có thể đảm nhận một số vai trò hoặc một chức năng có thể được giải quyết bởi một nhóm thay vì một cá nhân Bốn chức năng chính đó bao gồm:

- Người quản trị/Người điều hành (Administration/Cooordination): người nắm vị trí này có nhiệm vụ lên lịch cho webinar, quản lý thiết lập trong hệ thống webinar, phối hợp với các thành viên khác trong nhóm để đảm bảo thời hạn được đáp ứng

- Bộ phận marketing: Quảng bá sự kiện và thúc đẩy người tham dự tham gia sự kiện

- Người trình bày và cung cấp thông tin (diễn giả): Cung cấp thông tin cho khán giả

- Bộ phận hỗ trợ kĩ thuật: Hỗ trợ người thuyết trình bằng phần giới thiệu, hỗ trợ

kĩ thuật, hỗ trợ hỏi đáp, ghi âm và các tác vụ trực tuyến khác

Thông qua thảo luận với chuyên gia, đối với một webinar hướng về giáo dục, đào tạo và với phạm vi tổ chức dưới 100 người thì người điều hành (giảng viên) sẽ thực hiện vai trò của 3 vị trí: Người quản trị, bộ phận marketing, bộ phận hỗ trợ kĩ thuật, còn lại diễn giả sẽ là người trình bày và cung cấp thông tin cho người tham dự

Vì vậy, theo loại hình webinar mà đề tài này đang nghiên cứu, chúng tôi sẽ chia ra

3 thành phần có ảnh hưởng đến quy trình tổ chức webinar là: Người điều hành, diễn giả và người tham gia