Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ2. Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu3. Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục
Trang 1TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ I Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
Đề số 1 [120 phút]
Câu 1 ( 4 điểm)
1 Khái niệm các loại phông lưu trữ?
2 Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ?
3 Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan?
Câu 2 (6 điểm)
1 Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu?
2 Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu?
3 Hãy nêu các giai đoạn xác định giá trị tài liệu?
TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT
Trang 2ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ II Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
Đề số 2 [120 phút]
Câu 1 ( 6 điểm)
1.Khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu?
2 Trình bày các bước chỉnh lý tài liệu?
Câu 2 (4 điểm)
1 Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ?
2 Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS Nguyễn Lệ Nhung
TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT
KÝ DUYỆT ĐỀ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 3Đề số 1
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
1. 1 Khái niệm các loại phông lưu trữ: Phông lưu trữ quốc gia, Phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, Phông lưu trữ cơ quan, Phông lưu trữ cá nhân
2
2 Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ:
- Nêu khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ
- Mục đích: + tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ + tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác,
sử dụng tài liệu
1
3 Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
- Phương án: Nêu được 4 cặp phương án cơ bản:
+ cơ cấu tổ chức - thời gian + thời gian - cơ cấu tổ chức + mặt hoạt động - thời gian + thời gian - mặt hoạt động
1
2 1 Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu
- Nêu khái niệm công tác xác định giá trị tài liệu
1
Trang 4lực pháp lý của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và ngôn ngữ,
kỹ thuật chế tác tài liệu
3 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu: Nêu và phân tích được 3
giai đoạn xác định giá trị tài liệu: tại giai đoạn văn thư cơ quan, tại lưu trữ hiện hành và tại lưu trữ lịch sử
2
GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS Nguyễn Lệ Nhung
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 5Đề số 2
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ngành Khóa Hệ: CĐCQ
Học kỳ: Năm 2008 - 2009
1. 1 Nêu khái niệm, yêu cầu chỉnh lý tài liệu
- Khái niệm: đưa ra khái niệm cơ bản về chỉnh lý tài liệu
- Yêu cầu:
+ Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần đưa ra loại huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
+ Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
+ Lập các công cụ tra cứu
2
2 Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu: nguyên tắc không phân tán tài liệu
trong phông, nguyên tắc xuất sinh
1
3 Trình bày 3 bước chỉnh lý tài liệu:
Bước 1) Chuẩn bị chỉnh lý: gồm các công việc: Giao nhận tài liệu; vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý; khảo sát tài liệu; bổ sung tài liệu; lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Bước 2) Tiến hành chỉnh lý: phân loại tài liệu; khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống hóa hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh tài liệu; thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đánh số chính thức;
3
Trang 6các cá nhân, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân, biến giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần và văn hoá cho nhân dân
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ
2 2 Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
- Thông báo tài liệu lưu trữ
- Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ
- Triển lãm tài liệu lưu trữ
- Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát thanh, vô tuyến truyền hình
- Công bố tài liệu lưu trữ
1
GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ
TS Nguyễn Lệ Nhung