Khái niệm văn phòng Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơquan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo - Thứ hai:
Trang 1CHUYÊN ĐỀ 1
VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ
*********************************
Trang 2I Một số vấn đề chung về văn phòng
1 Khái niệm văn phòng
Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơquan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo
- Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, cótầm cỡ
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức lànhững công việc liên quan đến công tác văn thư
2 Chức năng văn phòng
Văn phòng có 2 chức năng cơ bản, đó là:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
+ Tham mưu: Bao gồm nội dung tham vấn
+ Tổng hợp: Là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
+ Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
+ Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo
cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại
+ Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động
3 Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
Trang 3- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị
- Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin
- Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ
- Xây dựng bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng
- Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính
- Tổ chức đối nội, đối ngoại
- Đảm bảo nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư của cơquan, đơn vị
II Công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền cấp xã
1 Công tác văn thư
1.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn hản,quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức; quản lý và sử dụng cong dấy trong cơ quan, tổ chức (Nghị định số110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ)
1.2 Nội dung chủ yếu công tác văn thư của chính quyền cấp xã
a Quản lý văn bản đến của chính quyền cấp xã
* Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản FAX, văn bản được chuyển qua mạng, vănbản mật) và các đơn, thư gửi đến chính quyền cấp xã được gọi chung là văn bản đến
* Nội dung của văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dẫu đến, ghi số đến và ngày, tháng đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Sao văn bản đến: Đối với văn bản do nhiều bộ phận áp dụng, thực hiện)
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
b Quản lý văn bản đi của chính quyền cấp xã
* Khái niệm văn bản đi
Trang 4Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vă bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảu lưu chuyển nội bộ
và văn bản mật) do chính quyền cấp xã phát hành được gọi chung là văn bản đi
* Nội dung quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiện và ngày,tháng của văn bản
- Đóng dấu cơ quan
- Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi
c Quản lý và sử dụng con dấu
* Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư trữ vàđóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện nhữngquy định sau:
- Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng vănbản của người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền
- Không được đóng dấu khống chỉ
* Đóng dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềphía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chứchoặc tên của phụ lục
2 Công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã
Trang 5hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữnhằm phục vụ cho các mục đích nhất định.
* Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoahọc những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết
2.2 Nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ
* Bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làmphong phú và hoàn chỉnh hơn tài liệu vào các kho lưu trữ theo những nguyên tắc
và phương pháp thống nhất
- Nguyên tắc bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời kỳ lịch sử
- Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã
+ Tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành
+ Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức và cá nhân
+ Tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể nộp vào lưu trữ
* Bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thựchiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ
- Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ:
+ Chất lượng nguyên liệu và quá trình chế tác
+ Điều kiện thiện nhiên
+ Điều kiện bảo quản và sử dụng
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân ở trên, cần đưa ra những yêu cầu cơ bản
về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra các biện pháp bảo quản tàiliệu lưu trữ
- Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã:
+ Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ
+ Giữ gìn toàn vẹn trạng thái của tài liệu
+ Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc quychế xuất - nhập tài liệu
+ Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng
* Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảođảm cung cấp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân nhữngthông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ
Trang 6- Yêu cầu: Muốn việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, cần:
+ Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ thống tratìm tài liệu
+ Giới thiệu để các cơ quan, cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài liệu+ Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tùy theo yêu cầu, tính chất và đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan
áp dụng các hình thức sau:
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ
+ Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình
+ Công bố tài liệu lưu trữ
Trang 7CHUYÊN ĐỀ 2
CÔNG TÁC THỐNG KÊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
************************
I Ý nghĩa của công tác thống kê ở xã
1 Khái niệm, ý nghĩa công tác thống kê
1.1 Khái niệm thống kê
- Thống kê là việc thu thập và sắp xếp các số liệu nhằm định lượng một cáchkhách quan, trung thực các hiện tượng kinh tế - xã hội trong quá trình vận động,tồn tại của chúng ở một thời điểm, một địa bàn xác định
- Thống kê ở xã là việc thu thập các số liệu ở xã liên quan đến các mặt đờisống kinh tế - xã hội ở địa phương (thuộc địa giới hành chính của xã) tại một thờiđiểm nào đó
1.2 Ý nghĩa công tác thống kê
- Thống kê là một trong những công cụ quản lý quan trọng, nó cung cấp cácthông tin trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ các cơ quanNhà nước trong việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, chính sáchphát triển kinh tế - xã hội
- Đáp ứng nhu cầu thông tin của các tổ chức cơ quan
- Củng cố và phát huy quyền dân chủ
2 Vị trí, vai trò của công tác thống kê ở xã
2.1 Vị trí
Công tác thống kê ở xã chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động thống kê củacác cơ quan Nhà nước, do các đơn vị cơ sở của chính quyền thực hiện, nhằm cungcấp các thông tin, số liệu ban đầu cho các cơ quan nhà nước nói chung và chínhquyền xã nói riêng
2.2 Vai trò công tác thống kê ở xã
- Công tác thống kê giúp cho chính quyền xã nắm chắc được tình hình biếnđộng dân số, tài nguyên và các nguồn lực của xã để xã xây dựng kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội một cách có căn cứ khoa học và hiệu quả
- Nó là căn cứ, cơ sở để các cơ quan Nhà nước cấp trên hoạch định chủtrương, chính sách và xây dựng kế hoạch, chương trình, chiến lược phát triển kinh
tế - xã hội
II Nội dung, phương pháp tiến hành công tác thống kê ở cấp xã
Trang 81 Nội dung công tác thống kê ở cấp xã
1.1 Thống kê nông - lâm - thủy sản
* Thống kê diện tích đất đai
* Diện tích gieo trồng cây nông nghiệp (cây hàng năm, lâu năm)
* Thống kê năng suất, sản lượng cây nông nghiệp
* Thống kê chăn nuôi
* Thống kê: Diện tích rừng hiện có, rừng trồng, rừng bị thiệt hại, diện tích rừng trồng, chăm sóc nuôi dưỡng rừng …
* Thống kê nuôi trồng thủy sản
1.2 Thống kê các ngành công nghiệp, xây dựng cơ bản và dịch vụ
* Thống kê công nghiệp:
- Thống kê số cơ sở sản xuất tiểu thủ công, công nghiệp
- Số lao động trực tiếp tham gia sản xuất
- Giá trị sản xuất công nghiệp
- Doanh thu
- Thu nhập người lao động trong lĩnh vực công nghiệp
* Thống kê xây dựng cơ bản:
- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản
- Giá trị tài sản cố định mới tăng trong năm
- Năng lực mới tăng trong năm
- Lao động và thu nhập của người lao động
* Thống kê dịch vụ:
- Thống kê vận tải
- Thống kê thương mại, dịch vụ
- Số lao động và thu nhập bình quân người lao động …
1.3 Thống kê xã hội
* Thống kê dân số, nguồn lao động
* Thống kê về giáo dục
* Thống kê về y tế và sức khỏe
2 Phương pháp tiến hành thống kê ở xã
Trang 9Hiện nay, ở cấp xã, khi tiến hành công tác thống kê được tiến hành theo cácphương pháp sau:
- Điều tra trực tiếp thu thập thông tin ban đầu, sau đó phân tích, tổng hợpbáo cáo với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; thông tin (công bố) các tài liệuthông tin được cơ quan Nhà nước cho phép
- Điều tra gián tiếp thu thập thông tin (thường có biểu mẫu cá nhân, biểumẫu báo cáo định kỳ), sau đó phân tích, tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền
- Điều tra tiến hành thu thập số liệu ban đầu trên một số đơn vị được chọnnghiên cứu, sau đó dự báo suy rộng cho các đối tượng trong tổng thể nghiên cứu(thường áp dụng khi thiếu kinh phí, nhân lực)
- Ngoài ra, còn kết hợp các phương pháp trên để tiến hành công tác thống kê
Chú ý: Tất cả các phương pháp trên đều phải tuân thủ đúng nguyên tắc chế
độ đã quy định của Nhà nước về điều tra, báo cáo, công bố các thông tin thống kê
III Nhiệm vụ của chính quyền xã trong công tác thống kê
1 Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ
Nguồn thu thập chủ yếu dựa vào hệ thống báo cáo, bảng biểu do ngànhchuyên môn xã báo cáo Khi cần điều tra trực tiếp từ hộ dân cư
2 Tổ chức tham gia điều tra, thống kê các đối tượng do Nhà nước quy định
có liên quan đến địa phương
- Điều tra dân số, lao động, ngành nghề, trình độ dân trí, thu nhập …
- Điều tra các lĩnh vực khác
3 Lập và ghi chép các loại sổ thống kê do Nhà nước quy định
- Sử dụng các bảng biểu do cơ quan chuyên môn quy định
- Phiếu điều tra
- Khi cần điều tra trực tiếp
4 Lưu trữ hệ thống và cung cấp các số liệu thống kê
5 Chủ động các hình thức thích hợp công bố số liệu
6 Thường xuyên củng cố và giữ mối quan hệ mật thiết với các ngành
7 Xây dựng cuốn số liệu thống kê của xã
8 Tuyên truyền nhân dân, cán bộ và các tổ chức, cơ quan, đơn vị đóng trênđịa bàn thực hiện tốt nghĩa vụ của mình theo quy định của chế độ thống kê
Bài tập thực hành
1 Điều tra thống kê theo mẫu bảng, biểu
2 Xử lý một số số liệu thống tin thu thập được
Trang 10Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung có phạm vi lớn, có chủ
đề và tên gọi rõ ràng
2 Phân loại các cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã
2.1 Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý
- Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định:
Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định để tổ chứccuộc họp hay hội nghị với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng liênquan, nhằm thu thập thông tin về tình hình thực tế, nguyện vọng chung, đảm bảoquyết định ban hành có tính khả thi cao
- Cuộc họp phổ biến, triển khai: Nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những
tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc xây dựng chươngtrình, kế hoạch hành động để triển khai những quyết định đã thông qua
- Họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chươngtrình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uấn nắn kịp thời những lệch lạc nếu có
- Cuộc họp sơ kết, tổng kết: nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với nhữnghoạt động vừa qua và đưa ra phương án cho hoạt động tiếp theo
2.2 Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp
- Cuộc họp thường kỳ: Là cuộc họp được định sẵn trong kế hoạch quý,tháng, năm, hoặc quy định trong các quy chế, quy định của cơ quan
- Cuộc họp đột xuất: Xuất phát từ tình hình thực tế, do yêu cầu của cơ quanãcấp trên, hoặc đề nghị của cơ quan phối hợp, lãnh đạo tổ chức cuộc họp đột xuất
để giải quyết các vấn đề do thực tiễn đặt ra
2.3 Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp
- Cuộc họp chính thức: Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và cóchương trình nghị sự đã được xác định, được tổ chức công khai, được tuyên truyền
và phổ biến rộng rãi
Trang 11- Cuộc họp không chính thức là cuộc họp được tổ chức trong diện hẹp,không công khai hoặc mang tính chất nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quantrọng, đột xuất không theo một chương trình nghị sự có sẵn.
II Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã
1 Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, hội nghị
1.1 Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của cuộc họp
Người quản lý cần các định đầy đủ, rõ ràng nhiệm vụ và ưu tiên của cuộchọp và truyền đạt tời người có trách nhiệm được giao nhiệm vụ thực hiện Ngườiđược phân công tổ chức cuộc họp phải nắm vững nhiệm vụ, mục tiêu, tính chất củacuộc họp, hiểu được nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của cuộc họp để có kếhoạch và biện pháp tổ chức, phục vụ cho phù hợp
1.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp và thông qua chương trình nghị sựNội dung của bản kế hoạch gồm:
Phải đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng họp Trang phí phòng họp, chỗngồi đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc lễ tân nhà nước
- Văn bản mời: Được thể hiện dưới 2 hình thức văn bản chính là giấy mời vàcông văn có nội dung mời (hoặc triệu tập) Khi soạn thảo chúng phải tuân thủ đúngquy định của Nhà nước về thể thức văn bản
* Lưu ý: Việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo đến tay người nhận
trước thời gian cuộc họp, hội nghị được tổ chức, để đại biểu bố trí công việc.Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau
- Xây dựng chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên và nội dung công việc
+ Thứ tự tiến hành các nội dung công việc
+ Người chịu trách nhiệm về từng công việc
+ Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc
Trang 12- Chuẩn bị ghi biên bản: Tất cả các cuộc họp đều phải ghi biên bản, do bộphận thư ký chuyên trách của cơ quan đảm nhận, hoặc do cuộc họp bầu ra Ngườilàm thư ký phải được dự kiến trước - là người có năng lực chuyên môn và kiếnthức hành chính - văn phòng vững vàng.
- Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp: Kinh phí cho cuộc họp được quan tâmđúng mức ở cả hai khía cạnh:
+ Đảm bảo kinh phí đầy đủ để tiến hành kỳ họp đúng dự kiến hoặc đảm bảothực hiện các mục tiêu đề ra
+ Chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế
độ hội họp
- Chuẩn bị các điều kiện khác cho cuộc họp: nước uống, hòm phiếu,micro…
- Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị
2 Tiến hành cuộc họp, hội nghị ở cấp xã
2.1 Đón tiếp đại biểu
Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đạibiểu từ cổng cơ quan đến phòng họp Cần có hướng dẫn nơi để phương tiện Bố trí
đủ lực lượng đón tiếp để tránh ùn tắc trong giờ cao điểm
2.2 Điều hành cuộc họp
Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau:
- Tiến hành các hoạt động ổn định tổ chức trước cuộc họp (đối với cuộc họplớn, hội nghị cần tiến hành những nghi thức Nhà nước: làm lễ chào cờ, tưởng niệmcác anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan…)
- Giới thiệu đại biểu, các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn hoặc chủ tọa,đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp
- Chủ tọa đọc diễn văn khai mạc cuộc họp
- Trình bày báo cáo và tham luận
- Thảo luận: Là nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp
Các ý kiến phát biểu, thảo luận cần ngắn gọn, có chuẩn bị trước, do chủ tọacuộc họp quyết định Có thể thảo luận toàn thể hoặc chia theo từng nhóm, khối.Mỗi nhóm có thể thảo luận toàn thể hoặc một số vấn đề
* Ghi biên bản: Biên bản cần được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc
tích các thông tin Cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký
3 Kết thúc cuộc họp, bế mạc
Người điều hành cuộc họp cần kết luận các nội dung:
Trang 13- Các vấn đề đã được thống nhất, chưa thống nhất, gồm các nội dung cụ thể
gì, nguyên nhân, phương án giải quyết tiếp theo
- Thông qua biên bản cuộc họp
- Thông qua nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có)
- Đánh giá và kết thúc cuộc họp
- Đọc diễn văn bế mạc (nếu có)
Lưu ý: Các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên dự họp.
4 Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp, hội nghị của cấp xã
4.1 Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp, hội nghị
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp
4.3 Các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng
- Thu thập các tài liệu có liên quan
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế …
- Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan
- Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản với những nội dung đã đượcnhất trí trong cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo
III Thực hành tổ chức cuộc họp, hội nghị của cấp xã
Trang 141.2 Văn bản quản lý nhà nước
* Khái niệm: Văn bản quản lý là loại văn bản do cơ quan QLNN có thẩm
quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện
ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan Nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm thựchiện các quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạtđộng quản lý nhà nước
* Tính chất của văn bản:
- Được thể hiện chủ yếu bằng chữ viết trên giấy (trường hợp đặc biệt có thểbằng các chất liệu: đá, sắt, đồng …)
- Chuyển tải thông tin đến những đối tượng nhất định
- Đối tượng nhận văn bản tuân thủ, tự giác thực hiện
- Thông tin được chuyển tải trong văn bản thường có giá trị lâu dài
1.3 Văn bản quy phạm pháp luật
* Khái niệm:
Văn bản QPPL là hình thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyềnban hành theo thủ tục, trình tự pháp luật quy định, trong đó có chứa quy tắc xử sựchung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hộithuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
* Đặc điểm văn bản QPPL:
- Thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật
- Chứa đựng quy tắc xử sự chung
- Đối tượng điều chỉnh là số đông hoặc toàn bộ xã hội
- Có tính chất bắt buộc thi hành
- Được áp dụng nhiều lần
* Hệ thống văn bản QPPL nước ta bao gồm:
- Văn bản do Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết
Trang 15- Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định
- Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị định
- Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định
- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: Thông tư
- Chánh án TAND tối cao, Viện trưởng VKSND tối cao ban hành: Thông tư
- Hội đồng thẩm phán TAND tối cao ban hành: Nghị quyết
- Tổng kiểm toán nhà nước ban hành: Quyết định
- Ngoài ra UBTVQH với các cơ quan Trung ương ban hành: Nghị quyết liêntịch; Chính phủ và các cơ quan Trung ương ban hành Thông tư liên tịch
- HĐND các cấp ban hành Nghị quyết
- UBND các cấp ban hành Quyết định, Chỉ chị
* Yêu cầu văn bản phải đảm bảo:
- Tính hợp pháp
- Tính khoa học
- Tính khả thi và quần chúng
2 Phân loại văn bản
Văn bản có thể phân loại thành:
- Văn bản QPPL
- Văn bản cá biệt
- Văn hành hành chính thông thường
- Văn bản chuyên môn, kỹ thuật
3 Thể thức văn bản
3.1 Khái niệm
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần áp dụng đối với các văn bản.Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung trong từng trường hợp cụ thể như: địa chỉ,điện thoại, Fax …
3.2 Các yếu tố thể thức văn bản chung bao gồm (có quy định rõ về mẫu,Font chữ văn bản …)
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Số, ký hiệu văn bản
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại văn bản
- Trích yếu văn bản
- Nội dung văn bản