Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS)

Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách BA1.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý các quy trình phân bổ, điều chỉnh và chuyển

Hệ thống Thông tin Quản lý Ngân sách

và Kho bạc (TABMIS)

DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN CƠ QUAN TÀI CHÍNH

Mục lục

1 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA) 6

1.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách 6

1.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách 6

1.2.1 Chức năng nhập ngân sách (Budget Journal) 6

1.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier) 10

1.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI 14

2 Phân hệ Sổ cái (Lệnh chi tiền trên phân hệ Sổ cái) 18

2.1 Tổng quan về quản lý Sổ cái 18

2.2 Các chức năng chính trong phân hệ Sổ cái 18

2.2.1 Chức năng tạo Bút toán thực, ngân sách 18

2.2.2 Chức năng tạo Bút toán dự chi 20

2.2.3 Chức năng tạo Bút toán lặp từ mẫu lặp 21

2.2.4 Chức năng phê duyệt 24

2.2.5 Kết sổ 26

2.3 Các chức năng khác trong phân hệ Sổ cái 27

2.3.1 Tìm kiếm bút toán 27

2.3.2 Truy vấn số dư tài khoản 29

2.3.3 Truy vấn quỹ 30

2.3.4 Ủy quyền trách nhiệm – Thiết lập quy tắc vắng mặt 33

2.3.5 Tạo nguyên tắc ngày nghỉ 34

2.3.6 Mở/Đóng kỳ 35

2.3.7 Thực hiện báo cáo 36

3 Phân hệ Quản lý Chi (Lệnh chi tiền trên phân hệ Quản lý Chi) 40

3.1 Tổng quan về quản lý Quản lý chi 40

3.2 Các chức năng chính của phân hệ Quản lý Chi 40

3.2.1 Nhập Lô yêu cầu thanh toán 40

3.2.2 Nhập Yêu cầu thanh toán 41

3.3 Các chức năng khác trong phân hệ Quản lý Chi 47

3.3.1 Hướng dẫn tìm kiếm YCTT 47

3.3.2 Hướng dẫn điều chỉnh YCTT 50

3.3.3 Chạy báo cáo 55

Danh sách các phím tắt của hệ thống

Chức năng

Ctrl+S LưuCtrl+C CopyCtrl+V DánCtrl+ Thêm mớiF4 Đóng cửa sổ hiện hành của OracleF5 Xoá trường dữ liệu hiện hànhF6 Xoá dòng dữ liệu hiện hànhTab Sang trường dữ liệu kế tiếpF11 Vào trạng thái truy vấnCtrl+F11 Thực thi truy vấnF12 Đếm kết quả truy vấnCtrl+H Giúp đơ

Ctrl+Down Chèn thêm dòngCtrl+L Liệt kê danh sáchCtrl+K Hiển thị danh sách phím tắt

Các biểu tượng trên thanh công cụ của hệ thống

Thanh công cụ của hệ thống được biểu hiện dưới đây

Ý nghĩa các biểu tượng:

- Tạo mới 1 mẫu tin

- Mở cửa sổ tìm kiếm thông tin, tùy ngữ cảnh

- Hiển thị menu chính

- Lưu dữ liệu

- Thay đổi vai trò (quyền)

- In số liệu màn hình hiện tại

- Đóng tất cả cửa sổ của Oracle

- Cắt bỏ dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm

- Sao chép dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm

- Dán dữ liệu trong vùng nhớ tạm vào ô đang chọn

- Xóa mẫu tin hiện hành, chưa lưu vào cơ sở dữ liệu

- Hiển thị màn hình soạn thảo phu

- Hiển thị màn hình đính kèm tập tin

- Công cụ hiệu chỉnh cách xem các cột dữ liệu

- Hiển thị màn hình trợ giúp theo ngữ cảnh

Màn hình đăng nhập, tập trách nhiệm, trình điều hướng

 Màn hình đăng nhập: Nhập tên người sử dụng và mật khẩu được cung cấp

 Màn hình tập trách nhiệm

 Màn hình trình điều hướng

1 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA)

1.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách

Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý các quy trình phân bổ, điều chỉnh và chuyển giao dự toán.Kiểm soát dự toán sẽ do hệ thống tự thực hiện theo các phân hệ: quản lý cam kết chi, quản lý chi và phân hệ sổ cái Việc kiểm soát dự toán nhằm chi tiêu không vượt quá số dự toán được phân bổ

Công thức tính số dư dự toán được tính theo công thức:

Số dư dự toán = Số dự toán – Số thực chi – Số dự chi (trong đó số dự chi bao gồm số dự chi trong cam kết chi, số dự chi được nhập trong phân hệ sổ cái và số tạm ứng được nhập trong phân hệ Quản lý chi)Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách bao gồm 3 quy trình chính: Quản lý các danh mục liên quan đến phân bổ dự toán; Tạo và cập nhật dự toán và Xử lý cuối kỳ

Quy trình Quản lý các danh mục liên quan đến phân bổ ngân sách giới thiệu việc thiết lập các danh mục là điều kiện cần trước khi muốn tao hay cập nhật dự toán mới trên hệ thống Ví dụ: thiết lập mã tổ hợp tàikhoản dự toán, mã dự toán, mã tổ chức dự toán, tạo loại giao dịch Dossier…

Quy trình Tạo và cập nhật dự toán hướng dẫn việc nhập các dự toán phân bổ được phê duyệt trên hệ thống, điều chỉnh dự toán giữa 2 đơn vị/dự án đầu tư hoặc giữa 2 mã ngành kinh tế, điều chỉnh tổng thể

dự toán của đơn vị dự toán cấp 1…

Quy trình Xử lý cuối năm hướng dẫn việc xử lý số dư dự toán của năm hiện tại, xử lý số dự toán ứng trước, chuyển nguồn các khoản cam kết chi và thực chi chưa được thực hiện…

Mục đích của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách: Quản lý khoản dự toán phân bổ được phê duyệt bên ngoài hệ thống Kiểm soát số dư dự toán để hạn chế đơn vị dự toán chi tiêu vượt quá khoản dự toán đã được phân bổ hàng năm

1.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách.

1.2.1 Chức năng nhập ngân sách (Budget Journal)

 Mục đích: Dùng để nhập dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước, dự toán bổ sung.

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán

mô phỏng tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toánđược phê duyệt, tài khoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tàikhoản tổng hợp; Một loại bút toán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán

 Đối tượng thực hiện: Chuyên viên CQTC

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Ngân sách  Nhập mới

 Nhập thông tin tiêu đề:

B1 Mã tổ chức dự toán : thể hiện nơi dự toán được duy trì Hệ thống sẽ tự động hiển thị Mã

dự toán

B2 Các kỳ Kế toán Từ/Đến : thể hiện kỳ bắt đầu/ kết thúc dự toán chính thức có hiệu lực.

 Thông tin tài khoản:

B3 Chọn Chế độ Bút toán: lựa chọn thông tin này để nhập liệu phần TK Nợ và TK có.

B4 Tài khoàn: Nhập giá trị tổ hợp tài khoản dự toán.

B5 Nợ/Có: Dựa vào tài khoản trong trường tài khoản nhập giá trị vào cột Nợ tương ứng TK Nợ,

Có tương ứng với TK Có theo kỳ tương ứng

 Các nút:

B6 Tạo bút toán: Lựa chọn để tiến hành nhập thông tin bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.

 Tạo bút toán:

B7 Lô Bút toán: Tên Lô bút toán bên phân hệ Sổ Cái.

Lưu ý: Tên Lô bút toán được nhập liệu theo quy ước chung:

<Mã KBNN>.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.<Số thứ tự tăng dần, phải là 2 hoặc 3 ký tự>

B8 Loại bút toán: Lựa chọn loại bút toán “Dự toán”

B9 Kiểm tra dự toán: Thực hiện kiểm tra dự toán trên hệ thống.

B10 Chạy Nhập Bút toán: Chạy chương trình tạo bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.

B11 Xem kết quả: Kiểm tra bút toán nhập liệu.

B12 Hoàn tất: Kết thúc công việc nhập liệu trên màn hình Bút toán.

 Tìm lại bút toán và đệ trình phê duyệt:

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA)  Các bút toán  Nhập mới

B13 Tìm bút toán: Tìm lại bút toán đã tạo trên phân hệ Sổ cái Sử dụng mã yêu cầu (mã ID) mà

hệ thống sinh ra khi Tạo bút toán để tìm kiếm

B14 Kiểm tra bút toán: Mở bút toán đã tạo

B15 Phê duyệt: Đệ trình phê duyệt bút toán

 Một số thông tin bổ sung:

 Loại tiền: Thể hiện đồng tiền giao dịch Hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị trường là

VND

 Chế độ bảng tính / Chế độ dòng đơn nhất: Không sử dụng

 Nguyên tắc ngân sách: Không sử dụng

 Trạng thái Quỹ: Hệ thống tự động hiển thị các trạng thái sau khi Kiểm tra dự toán

 Bắt buộc: Chưa tiến hành Kiểm tra dự toán

1.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier)

 Mục đích: Dùng để nhập dự toán phân bổ, dự toán điều chỉnh, bổ sung dự toán, dự toán ứng

trước

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo trên hệ thống; Các giá trị tài khoản kế toán liên

quan đã được tạo; Năm ngân sách của mã dự toán đã mở; Dossier phân bổ tương ứng đã đượcthiết lập; Mỗi vị trí trong cây phê duyệt trên hệ thống TABMIS sẽ chỉ do 1 nhân viên nắm giữ

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Dossier Giao dịch Dossier

 Thông tin tiêu đề Dossier

B1 Loại giao dịch Dossier: thể hiện quy trình phân bổ/điều chỉnh/bổ sung ngân sách cho ngân

sách cấp dưới mà người sử dụng cần nhập liệu

Ví dụ: Phân bổ từ từ cấp 0 xuống cấp 4 cho chi thường xuyên sẽ lựa chọn Loại giao dịchDossier: XXXX - Phân bổ NSX C0 đến C4 – TX_2010

B2 Tên loại Dossier: là tên người sử dụng đặt cho bút toán phân bổ đang nhập liệu Lưu ý:

Tên loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống

Lưu ý: Tên loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống và phải được nhập liệu theo quy ước

chung:

<Mã KBNN>.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.<Số thứ tự tăng dần, 2 hoặc 3 ký tự>

B3 Mô tả: mô tả bổ sung thêm cho bút toán.

B4 Mã loại dự toán:

 01: Dự toán kinh phí giao đầu năm Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán chính

thức

 02: Dự toán kinh phí bổ sung trong năm Dùng trong trường hợp phân bổ lại hoặc bổ

sung thêm dự toán

 03: Dự toán kinh phí giảm trong năm Dùng trong trường hợp Điều chỉnh dự toán.

 04: Dự toán chuyển sang năm sau.

 06: Dự toán năm trước chuyển sang.

 08: Dự toán tạm cấp Dùng trong trường hợp nhập dự toán tạm cấp.

 09: Dự toán ứng trước Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán ứng trước.

 19: Dự toán khác: Dùng trong trường hợp có quyết định của cơ quan kiểm toán.

 Nhập thông tin Nguồn:

B5 Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị bảng giá trị

với nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập liệu với các dãy tài khoảntrên mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác

B6 Tài khoản: tài khoản Có trong bút toán phân bổ.

B7 Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Có.

B8 Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị bảng giá trị

với nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập liệu với các dãy tài khoảntrên mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác

B9 Tài khoản: tài khoản Nợ trong bút toán phân bổ.

B10 Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Nợ.

B11 Số tiền dự toán: Số tiền phân bổ cho tài khoản Nợ.

Lưu ý: Nếu có nhiều đích thì nhập nhiều dòng phần đích Khi nhập tài khoản đích cần xác

định chính xác tài khoản nguồn tương ứng

 Các nút:

B12 Kiểm tra dự toán: Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra Số tiền dự toán phân bổ ở phần Đích với

số dư dự toán hiện tại của tài khoản Có ở phần Nguồn Nếu vượt quá thì hệ thống sẽ đưa

ra cảnh báo lỗi và không cho phép thực hiện tiếp bước tiếp theo Nếu không vượt quá hoặcbằng thì hệ thống sẽ thông báo đã kiểm tra quỹ thành công và người sử dụng sẽ thực hiệnbước tiếp theo

B13 Dành dự toán:

B14 Phê duyệt: Bút toán đệ trình lên người có thẩm quyền phê duyệt.

B15 Xem kết quả: Hiển thị màn hình xem kết quả kiểm tra phần tài khoản, số dự toán phân bổ,

số dư dự toán của các tài khoản…

 Một số thông tin bổ sung:

 Số giao dịch cha:

 Nếu Loại giao dịch Dossier lựa chọn là loại Dossier cha thì trường này sẽ không hiểnthị

 Nếu loại giao dịch Dossier lựa chọn là loại Dossier con thì trường này sẽ hiển thị và nhập

Số giao dịch cha tương ứng

 Số giao dịch: là duy nhất trên hệ thống và hệ thống sẽ tự động sinh ra.

 Ngày cập nhật: là ngày nhập liệu bút toán Hệ thống sẽ tự động cập nhật theo ngày hiện

tại

 Trạng thái: thể hiện trạng thái của bút toán

 Đang tạo: đang thực hiện tạo bút toán

 Đang tiến hành: Bút toán đã được gửi đến người phê duyệt và chờ người phê duyệt

xử lý

 Hoàn tất: Người phê duyệt đã phê duyệt bút toán.

- Loại số dư: Hệ thống tự động hiển thị loại số dự YTDE “Từ đầu năm đến hiện tại”

- Tài khoản nguồn:

 Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài

khoản Có trên hệ thống

 Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị sau khi nhập xong phần Đích

- Tài khoản đích:

 Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài

khoản Nợ trên hệ thống

 Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán mới của tài khoản Nợ trên hệ

thống = số dư dự toán hiện tại + Số tiền dự toán

1.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI

 Mục đích: Dùng để nhập dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước và dự toán bổ

sung

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán

mô phỏng tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toánđược phê duyệt, tài khoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tàikhoản tổng hợp; Một loại bút toán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng.

 Màn hình nhập liệu ADI

 Đường dẫn: File ADI

B1 Loại: lựa chọn chủng loại bút toán trên phân hệ Sổ Cái Giá trị lựa chọn Dự toán.

B2 Tên ngân sách: tên mã dự toán.

B3 Đơn vị có quan hệ với ngân sách: Nhập giá trị mã tổ chức dự toán tương ứng.

B4 Kỳ: thể hiện kỳ bắt đầu dự toán có hiệu lực

B5 Tên lô: nhập tên lô theo quy tắc: MãKB.NămThángNgày.MãNV.STT Ví dụ:

0061.100524.1024.01

B6 Tài khoản: nhập tài khoản dự toán.

B7 Nợ: nhập số tiền TK Nợ.

B8 Có: nhập số tiền TK Có.

B9 Trường động mô tả dòng: chọn Mã loại dự toán

 01: Dự toán kinh phí giao đầu năm Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán chính

thức

 02: Dự toán kinh phí bổ sung trong năm Dùng trong trường hợp phân bổ lại hoặc bổ

sung thêm dự toán

 03: Dự toán kinh phí giảm trong năm Dùng trong trường hợp Điều chỉnh dự toán.

 04: Dự toán chuyển sang năm sau.

 06: Dự toán năm trước chuyển sang.

 08: Dự toán tạm cấp Dùng trong trường hợp nhập dự toán tạm cấp.

 09: Dự toán ứng trước Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán ứng trước.

 19: Dự toán khác: Dùng trong trường hợp có quyết định của cơ quan kiểm toán.

 Màn hình tải dữ liệu ADI

 Đường dẫn: Oracle  Tải lên

B10 Lựa chọn dãy cần tải lên:

 “Các dãy có dấu hiệu”: thực hiện tải các dòng có trường dấu hiệu.

 “Toàn bộ Dãy”:thực hiện tải tất cả các dòng trong file ADI.

 “Nhập có kiểm duyệt”: tích chọn ô Nhập có kiểm duyệt

 (Các trường còn lại để mặc định theo màn hình)

B11 Nhấp nút Tải lên: Tải dữ liệu vào hệ thống.

1.2.4 Một số thông tin bổ sung:

 Thông báo: thể hiện thông báo sau khi dữ liệu được tải vào hệ thống Trong trường hợp dữ

liệu tải không thành công thì nội dung không thành công sẽ được hệ thống thông báo ởtrường này

 Đóng: đóng màn hình tải dữ liệu, dữ liệu trên file ADI chưa được tải vào hệ thống.

2 Phân hệ Sổ cái (Lệnh chi tiền trên phân hệ Sổ cái)

2.1 Tổng quan về quản lý Sổ cái

 Phân hệ Sổ cái là nơi chứa tất cả các giao dịch của các phân hệ trong hệ thống TABMIS nhưphân hệ quản lý Chi, quản lý Thu, quản lý Cam kết chi… và các bút toán từ hệ thống bên ngoàinhư KTKB

 Các bút toán trên phân hệ Sổ cái được kiểm soát chặt chẽ và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tếphát sinh trên cơ sở giá trị tổ hợp tài tài khoản (tài khoản hạch toán)

 Các dữ liệu trên phân hệ Sổ cái là cơ sở để lên các báo cáo phục vụ cho việc phân tích tài chínhnhư bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả

2.2 Các chức năng chính trong phân hệ Sổ cái

2.2.1 Chức năng tạo Bút toán thực, ngân sách

 Mục đích:: Dùng để tạo mới hoặc điều chỉnh giao dịch thu, chi bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ

hoặc các giao dịch khác, để thực hiện mục đích thống kê được nhập trực tiếp trên phân hệ Sổcái

 Điều kiện thực hiện: Kỳ kế toán đã được mở; vị trí người nhập liệu đã được thiết lập trong cây

phê duyệt Đối với các giao dịch ngoại tệ thì tỷ giá hạch toán là Công ty đã được nhập trên hệthống

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên Kho bạc, chuyên viên Cơ quan Tài chính

 Đường dẫn: Sổ cái (GL)  Các bút toán  Bút toán thực, ngân sách

 Các bước thực hiện: