Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu 3796202

Với mục đích tìm hiểu sâu hơn về qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, sau hơn một tháng thực tập tại Công ty, em quyết định chọn đề tài: “Quy trình tổ chức thực hi

LỜI MỞ ĐẦU

Sau 25 năm mở cửa và phát triển kinh tế, Việt Nam đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ Năm 2007, việc Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra một bước ngoặc mới trong phát triển kinh tế Các hàng rào thuế quan dần được xóa bỏ, tăng tốc độ trung chuyển hàng hóa Hòa nhập vào dòng chảy này, các công ty vận tải giao nhận quốc tế lần lượt ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế trong việc vận chuyển hàng hóa Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu là một trong những doanh nghiệp như vậy Mặc dù mới bước chân vào thị trường Việt Nam hơn 5 năm nhưng Công ty đã dần dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực vận tải giao nhận quốc tế

Với mục đích tìm hiểu sâu hơn về qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng

đường biển, sau hơn một tháng thực tập tại Công ty, em quyết định chọn đề tài: “Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH một thành viên Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.”

Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng

đường biển tại Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu

bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bộ môn Nghiệp vụ trường Đại học Ngoại Thương cơ sở II tại TP.HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên được đi thực tập ở doanh nghiệp, có cơ hội tiếp cận với thực tiễn kinh doanh; thầy Tô Bình Minh đã nhiệt tình hướng dẫn giúp em hoàn thành bài báo cáo này Đồng thời, em cũng chân thành cảm

ơn Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu nói chung và phòng kinh doanh nói riêng, đã đón nhận và nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập tại công ty

Chương 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC

TOÀN CẦU

I Quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp

Tập đoàn Panda Logistics được thành lập tại Đài Loan vào năm 1987, hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đến nay, tập đoàn Panda Logistics đã có văn phòng tại nhiều quốc gia trên thế giới Tháng 3 năm 2005, tập đoàn Panda Logistics chính thức mở rộng hoạt động sang Việt Nam - Công ty Panda Global Logistics Co., LTD được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh

số 4104003491 để mở rộng hoạt động tại thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập

khẩu tại Việt Nam

Tên giao dịch: Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Tên tiếng Anh: Panda Global Logistics Co., LTD

Trụ sở công ty: Lầu 4, 85 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp HCM Điện thoại: 84 – 8 – 39110025 FAX: 84 – 8 – 39102603

Mã số thuế: 0305538963

Vốn pháp định: 800.000.000 VND (tám trăm triệu đồng Việt nam)

Tài khoản giao dịch tại ngân hàng ACB:

 VND: 41766469

 USD: 41767479

II Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp

1 Chức năng doanh nghiệp

 Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không

 Cung cấp dịch vụ khai thuê Hải quan: Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, tùy theo yêu cầu của khách hàng, Công ty thay mặt người xuất khẩu – nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai thuê Hải quan

 Dịch vụ đại lý tàu biển

 Dịch vụ tư vấn bảo hiểm

Tuy thời gian hoạt động của công ty tại thị trường Việt Nam chưa lâ, nhưng với chức năng hoạt động như trên, công ty có khả năng cung cấp dịch vụ và phục vụ toàn

bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng Với sự linh hoạt và nhạy bén trong việc nắm bắt xu thế của thị trường, cộng với chức năng hoạt động của mình, công ty Panda Global Logistics đã từng bước mở rộng được mạng lưới kinh doanh dịch vụ, đã tạo cho mình một thế đứng khá vững chắc trong lĩnh vực hoạt động vận tải và giao nhận, thiết lập được những mối quan hệ mua bán bền vững với một số khách hàng ở trong nước cũng như trên thế giới

2 Nhiệm vụ doanh nghiệp

 Từng bước xây dựng và thực hiện mục tiêu kinh doanh của công ty mẹ đề ra

 Phát triển và mở rộng họat động kinh doanh tại thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam

 Góp phần phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam

 Cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải quốc tế, các dịch vụ Logistics để tạo liên kết kinh doanh hiệu quả giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam và các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là các doanh nghiệp Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản

 Bồi dưỡng và không ngừng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề cho toàn bộ nhân viên của công ty

III Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

(Nguồn: tài liệu giới thiệu công ty năm 2008, phòng hành chính công ty TNHH MTV

Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)

2 Chức năng của các bộ phận nghiệp vụ

2.1 Ban giám đốc

 Tổ chức bộ máy nhân sự cho công ty

 Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ

 Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty

 Tham mưu về mặt pháp lý

 Giải quyết các chính sách về chế độ lao động, tiền lương

 Bồi dưỡng, đào tạo nhân viên cho công ty

2.2 Phòng chứng từ

Phòng chứng từ được chia thành hai bộ phận: hàng xuất và hàng nhập

2.2.1 Bộ phận hàng xuất

 Cập nhật lịch tàu chạy và cước của các hãng tàu và thông báo cho khách hàng

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG

KINH

DOANH

PHÒNG CHỨNG TỪ

VÀ DỊCH VỤ

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG GIAO NHẬN

PHÒNG H.CHÍNH N.SỰ

 Thu thập thông tin về lô hàng, chuẩn bị chứng từ cần thiết cho khách hàng.

 Cung cấp thông tin của các lô hàng cho người vận tải, hãng tàu

 Liên lạc và gửi chứng từ cho các đại lý nước ngoài về các lô hàng để thay mặt công ty theo dõi và giao hàng cho người nhận hàng tại nơi đến

 Cung cấp thông tin cho khách hàng về lịch trình của các lô hàng

 Giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan

2.2.2 Bộ phận hàng nhập

 Phụ trách về chứng từ cho tất cả các lô hàng nhập của công ty

 Thực hiện các công đoạn cần thiết để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng theo đúng thỏa thuận như fax Thông báo nhận hàng, giao Lệnh giao hàng cho khách hàng…

 Liên lạc với các hãng tàu, hãng hàng không để theo dõi tiến độ lô hàng

 Theo dõi công nợ trong nước và nước ngoài trong phạm vi hàng nhập

2.3 Phòng kinh doanh

 Tìm kiếm khách hàng, liên lạc với các hãng tàu, đại lý trong và ngoài nước

 Giới thiệu lĩnh vực hoạt động của công ty với khách hàng, chào giá cước, dịch

vụ giao nhận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty

 Thường xuyên liên hệ và quan tâm đến khách hàng, thiết lập và cập nhật các thông tin về khách hàng, ghi nhận và thu thập dữ liệu để giải quyết các khiếu nại của khách hàng

 Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, báo giá cho khách hàng; hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục nhận / gửi hàng hóa xuất nhập khẩu

2.4 Phòng kế toán

 Tổ chức hạch toán kế toán, lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo tình hình hoạt động hàng tháng, lập bảng cân đối thu chi lời lỗ theo quy định

 Phòng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính của công ty, theo dõi phần thanh toán công nợ, thanh toán các hợp đồng, thu tiền khách hàng…

 Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thu chi hàng ngày, kiểm tra tài khoản ngân hàng, viết lệnh chuyển tiền để thanh toán kịp thời các lô hàng…

2.5 Phòng giao nhận

 Thuê mướn các phương tiện vận tải, xếp dỡ để vận chuyển hàng theo yêu cầu của khách hàng

 Khai thuê Hải quan, xin giấy phép Hải quan, kiểm hóa, đóng thuế xuất nhập khẩu và các công việc khác liên quan

 Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa hoặc yêu cầu công ty, đại lý bảo hiểm đến giám định hàng hóa nhập khẩu bị mất hoặc hư hỏng cho đến khi giải quyết xong công việc

 Phụ trách về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng hàng vào container, hoàn thành thủ tục Hải quan

 Thay mặt chủ hàng kiểm tra về kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin giấy phép và các dịch vụ liên quan khác

2.6 Phòng hành chính nhân sự (h.chính n.sự)

 Nghiên cứu, bố trí nhân viên sao cho thích hợp và hiệu quả nhất, quản lý nhân

sự, đăng ký lao động với Sở lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế cho nhân viên

 Tổ chức và quản lý thực hiện các mặt về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, khen thưởng…

 Theo dõi sự có mặt của nhân viên trong văn phòng

IV Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Tình hình hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2008 – 2010

Đơn vị tính: triệu đồng

So sánh 2009/2008

So sánh 2010/2009

STT Chỉ tiêu

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Tuyệt đối

%

Tuyệt đối

%

2

Lợi nhuận

trước thuế

3

Lợi nhuận

sau thuế

(Nguồn: báo cáo tài chính 2008-2010, phòng kế toán công ty TNHH MTV Giao Nhận

Gấu Trúc Toàn Cầu)

• Đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Số liệu Bảng 1.1 cho thấy trong giai đoạn 2008 – 2010, kết quả kinh doanh của công ty còn khá khiêm tốn do bước đầu thành lập còn nhiều khó khăn về thị trường, tổ chức hành chính và nhân sự Song, việc công ty duy trì được mức gia tăng doanh thu

và lợi nhuận (cả trước thuế và sau thuế) hàng năm trên 30% thể hiện sự phát triển rất đáng khích lệ của công ty trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều biến động

Cụ thể, năm 2008, doanh thu công ty đạt 21, 219 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 2, 188 triệu đồng là khá khiêm tốn so với các doanh nghiệp cùng ngành Đó là do tính đến hết năm 2008, công ty chỉ mới đi vào hoạt động được 3 năm, chưa tạo được thương hiệu mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam Tuy nhiên, những năm sau đó, nhờ việc

mở rộng thị trường và các dịch vụ kết hợp với đúc rút kinh nghiệm, công ty đã dần nâng cao hiệu quả kinh doanh thể hiện qua mức tăng trưởng doanh thu (năm 2009 là 30.27%, năm 2010 là 35.45%) và mức tăng trưởng lợi nhuận trước thuế (năm 2009 là 32.15%, năm 2010 là 38.47%) Đặc biệt, trong 2 năm này, lợi nhuận sau thuế đạt mức tăng trưởng vượt trội so với doanh thu và lợi nhuận trước thuế Năm 2009 tỷ lệ này đạt 36.02% (năm công ty được giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp theo công văn số 1326/BTC-CSST của Bộ tài chính) Năm 2010 lợi nhuận sau thuế tăng tuyệt đối 1, 275 triệu đồng, tăng tương đối 38.48% Nhìn chung, các chỉ tiêu kinh doanh đưa ra đều đạt được chứng tỏ tình hình hoạt động và phát triển của công ty có bước tiến mạnh mẽ

V Những công việc cụ thể được giao

Sau khi liên hệ thực tập tại Công ty, em được bố trí hoạt động tại phòng kinh doanh Tuần đầu tiên (27/06 – 02/07), em đã được nghiên cứu các tài liệu về tổng quan công

ty, tìm hiểu hoạt động cụ thể của Phòng kinh doanh cùng với bộ hồ sơ lưu trữ của các hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ vận tải giao nhận trong các năm 2008 - 2010, kết hợp với việc quan sát các anh chị làm việc tại văn phòng cũng như tại cảng Các tuần tiếp theo, em đã được trực tiếp tham gia vào một số công việc của Phòng kinh doanh,

cụ thể như soạn thảo một số mẫu thư chào hàng, liên lạc với các khách hàng có nhu cầu

gửi hàng, gom hàng lẻ, soạn thảo hợp đồng thuê tàu (theo mẫu), theo dõi lịch tàu, báo giá cho khách hàng…Đặc biệt dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị em được trực tiếp tham gia vào một vài hợp đồng giao nhận, được thực tế tại cảng Cát Lái, quan sát quy trình giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa cũng như làm thủ tục hải quan

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN

GẤU TRÚC TOÀN CẦU

I Sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ

Sơ đồ 2.1 Tóm tắt quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

(Nguồn: tác giả tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường

biển lưu hành nội bộ công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)

II Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước:

1 Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)

Giữa Công ty và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty Công ty có một đội xe tải hoạt động rất

Thuê người chuyên chở

Tổ chức giao hàng lên tàu Trước khi tàu vào cảng

Tổ chức giao hàng lên tàu Khi tàu vào cảng Lập bộ chứng từ

Nhận hàng từ người gửi

Chuẩn bị bộ hồ sơ khai

hải quan Làm thủ tục hải quan

Gửi vận đơn cho chủ hàng Lưu bộ hồ sơ

hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng vì công ty chưa có kho riêng

Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận Nếu hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà Công ty thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương Sau khi đã kiểm nhận chính xác, Công ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở

Người xuất khẩu sẽ cung cấp hợp đồng vận chuyển và thông tin khái quát về lô hàng xuất khẩu của mình cho Công ty Dựa vào những thông tin có được, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu và làm đơn đặt mượn container Hãng tàu sẽ kiểm tra lại hợp đồng vận chuyển và gửi cho người giao nhận: 1 giấy xác nhận đặt mượn (booking confirmation) và 1 lệnh cấp container rỗng Giấy xác nhận đặt mượn ghi rõ thông tin về tàu, chuyến, số container, số seal, đặc biệt là thời hạn chót để vào sổ tàu (closing time) Lệnh cấp container rỗng có tác dụng xuất trình lúc đến bãi lấy container

2 Liên hệ người chuyên chở hàng hóa

Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận cũng thường được ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa Người ủy thác tuỳ từng trường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee)

Nếu Công ty được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ, lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container Còn đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng Người giao nhận thường được

ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là luôn có lượng hàng lớn và ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ

lẻ không có được

Trong thời gian liên hệ người chuyên chở, nhân viên giao nhận công ty kết hợp với việc chuẩn bị tờ khai hàng xuất khẩu, gồm 2 bản (1 bản lưu người khai hải quan và một bản lưu hải quan), trong đó có 27 mục nhỏ được chia làm 2 mặt (mặt A là phần dành cho người khai hải quan kê khai, mặt B là phần dành cho kiểm tra của hải quan)

3 Tổ chức giao hàng lên tàu

 Trước khi tàu đến cảng bốc

 Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại cảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Hải Phòng, thời gian một con tàu lưu lại chỉ là 1 ngày Do đó, trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả thuận giữa hãng tàu và người giao nhận Đối với Công ty, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ 24h - 48h, còn đường gần, ETA phải được gửi trước 48h - 72h

Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ phải làm một số công việc sau:

 Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm

 Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ khai Hải quan gồm:

• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu có đóng dấu của người xuất khẩu và có ghi chú

mã số nói trên (2 bản chính: 1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hải quan);