bải giảng môn QUẢN TRỊ dự án của trường FPT (12 chương) chương 8+9: QUẢN TRỊ rủi RO và KẾT THÚC DỰ ÁN

CDV Tài chính – Ngân hàng là một ngành khá là rộng, liên quan đến tất cả các dịch vụ giao dịch, luân chuyển tiền tệ. Vì vậy có rất nhiều các lĩnh vực chuyên ngành hẹp. Ngành Tài chính – Ngân hàng chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau: Chuyên ngành Tài chính, chuyên ngành Ngân hàng, chuyên ngành Phân tích tài chính, Quỹ tín dụng…

Trang 1

CHƯƠNG 8

Quản trị rủi ro

CHƯƠNG 8

Trang 2

Các khái niệm của chương

Xác định rủi ro và tác động tiềm năng của chúng

Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động của rủi ro Lập kế hoạch đối phó với rủi ro

Giám sát rủi ro

Những công việc cần tiến hành khi kết thúc dự án

Tiến hành đánh giá sau dự án

Tầm quan trọng của việc cung cấp tư liệu cho các bài học kinh nghiệm

Nhu cầu tổ chức và lưu trữ các tài liệu dự án

Thu thập phản hồi từ phía khách hàng về dự án

Kết thúc sớm dự án

Xác định rủi ro và tác động tiềm năng của chúng

Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động của rủi ro Lập kế hoạch đối phó với rủi ro

Giám sát rủi ro

Những công việc cần tiến hành khi kết thúc dự án

Tiến hành đánh giá sau dự án

Tầm quan trọng của việc cung cấp tư liệu cho các bài học kinh nghiệm

Nhu cầu tổ chức và lưu trữ các tài liệu dự án

Thu thập phản hồi từ phía khách hàng về dự án

Kết thúc sớm dự án

Trang 3

Kết quả học tập

Thảo luận các thành phần của quản trị rủi ro

Xác định và phân loại rủi ro

Đánh giá và xác định mức độ ưu tiên cho các rủi ro

Chuẩn bị kế hoạch đối phó với rủi ro

Thảo luận giá trị và tác dụng của các bài học kinh nghiệm

Giải thích tầm quan trọng của việc tổ chức và lưu trữ các tài liệu

dự án

Thu thập phản hồi của khách hàng về dự án

Mô tả tình huống có thể dẫn đến việc kết thúc sớm dự án

Thảo luận các thành phần của quản trị rủi ro

Xác định và phân loại rủi ro

Đánh giá và xác định mức độ ưu tiên cho các rủi ro

Chuẩn bị kế hoạch đối phó với rủi ro

Thảo luận giá trị và tác dụng của các bài học kinh nghiệm

Giải thích tầm quan trọng của việc tổ chức và lưu trữ các tài liệu

dự án

Thu thập phản hồi của khách hàng về dự án

Mô tả tình huống có thể dẫn đến việc kết thúc sớm dự án

Trang 4

Quản trị rủi ro của dự án

Vùng kiến thức quản trị dự án từ PMBOK® Guide

Trang 5

Xác định rủi ro

Liều lĩnh thực hiện mục tiêu dự án

Phác thảo các nguồn gây rủi ro

Thiết lập các hạng mục rủi ro và đánh giá

Sử dụng thông tin quá khứ

Từng bước xây dựng và xác định rủi ro mới khi

có thêm thông tin

Liều lĩnh thực hiện mục tiêu dự án

Phác thảo các nguồn gây rủi ro

Thiết lập các hạng mục rủi ro và đánh giá

Sử dụng thông tin quá khứ

Từng bước xây dựng và xác định rủi ro mới khi

có thêm thông tin

Trang 6

Đánh giá rủi ro

Xác định khả năng xảy ra rủi ro

Đánh giá mức độ tác động đến mục tiêu dự án Xác định mức độ ưu tiên

Xác định khả năng xảy ra rủi ro

Đánh giá mức độ tác động đến mục tiêu dự án Xác định mức độ ưu tiên

Trang 7

Ma trận đánh giá rủi ro

RỦI RO TÁC ĐỘNG KHẢ NĂNGXẢY RA

(L, M, H)

MỨC ĐỘ TÁC ĐỘNG (L, M, H)

HÀNH ĐỘNG KHỞI PHÁT

CHỊU TRÁCH NHIỆM

KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ

•Thiệt hại về tài chính

•Lập kế hoạch chi tiết

•Thiệt hại về tài chính

Dự báo thời tiết hai ngày trước sự kiện

•Chuẩn bị sẵn địa điểm

tổ chức trong nhà

•Tuyển thêm tình nguyện viên làm việc trong nhà

•Lập kế hoạch chi tiết

Xây dựng

đường

•Số người tham gia giảm

•Doanh thu giảm

“đường cao tốc

“ công bố kế hoạch xây dựng

Allison •Xác định tuyến đường

thay thế

•Làm biển báo hiệu

•Đặt biển báo trên tất

cả các tuyến đường

•Thông báo rộng rãi trên các phương tiện truyền thông

Trang 8

Lập kế hoạch đối phó rủi ro

Tập hợp các công việc

 Ngăn chặn hoặc làm giảm khả năng xảy ra hoặc tác động của rủi ro

 Triển khai kế hoạch khi xảy ra rủi ro

Thiết lập điểm bắt đầu để thực hiện một công việc

Phân công trách nhiệm cho các công việc

Tránh, làm giảm, hoặc chấp nhận rủi ro

Có quỹ dự phòng cho chi phí triển khai

Tập hợp các công việc

 Ngăn chặn hoặc làm giảm khả năng xảy ra hoặc tác động của rủi ro

 Triển khai kế hoạch khi xảy ra rủi ro

Thiết lập điểm bắt đầu để thực hiện một công việc

Phân công trách nhiệm cho các công việc

Tránh, làm giảm, hoặc chấp nhận rủi ro

Có quỹ dự phòng cho chi phí triển khai

Trang 9

Quản trị rủi ro cho dự án phát triển hệ thống thông tin

Trang 10

Ví dụ về hệ thống thông tin: Ma trận

quản trị rủi ro

RỦI RO TÁC ĐỘNG

KHẢ NĂNG XẢY RA (L, M, H)

MỨC ĐỘ TÁC ĐỘNG (L, M, H)

HÀNH ĐỘNG KHỞI PHÁT

CHỊU TRÁCH NHIỆM

KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ

M H Nhân viên bán hàng

gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống trong thời gian đào tạo

Jim Đưa ra tài liệu đào tạo

bổ sung để mô tả cách thức sử dụng

Nhiều các câu

hỏi không

đúng thể thức

Các hệ thống thiết kế không được hoàn thành kịp thời

L H Thời gian để trả lời câu

hỏi nhiều hơn thời gian

để hoàn thành

Jeff Định thời gian thực hiện

công việc của nhân viên dài hơn trong các nhiệm vụ; nhân viên có

L H Thời gian để trả lời câu

hỏi nhiều hơn thời gian

để hoàn thành

Jeff Định thời gian thực hiện

công việc của nhân viên dài hơn trong các nhiệm vụ; nhân viên có

trong thời gian đánh giá nhiệm vụ

nhân sự của

đội dự án

Thiếu kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ

L M Tuyên bố nghỉ việc của

cán bộ thành viên Beth Phân công các thànhviên khác của đội dự án

nghiên cứu nhiệm vụ

Trang 11

CHƯƠNG 9

Kết thúc dự án

CHƯƠNG 9

Trang 12

Quản trị tích hợp dự án

Vùng kiến thức quản trị dự án từ PMBOK® Guide

Trang 14

Thanh toán cuối cùng

Thanh toán của khách hàng

Thanh toán cho các bên khác

Kết toán

Thanh toán của khách hàng

Thanh toán cho các bên khác

Kết toán

Trang 15

Đánh giá và công nhận nhân viên

Kết thúc dự án với công việc công nhận và tuyên dương

án

Chuẩn bị các bản đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân

gian triển khai dự án

cấp trên

Kết thúc dự án với công việc công nhận và tuyên dương

án

Chuẩn bị các bản đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân

gian triển khai dự án

cấp trên

Trang 17

Bài học kinh nghiệm

Mục đích của việc xác định và cung cấp tài liệu

Kho lưu trữ hoặc hệ thống nền tảng kiến thức

Duy trì báo cáo trong suốt thời gian thực hiện dự án

thay vì đợi đến khi kết thúc dự án

Mục đích của việc xác định và cung cấp tài liệu

Kho lưu trữ hoặc hệ thống nền tảng kiến thức

Duy trì báo cáo trong suốt thời gian thực hiện dự án

thay vì đợi đến khi kết thúc dự án

Trang 18

Lưu trữ tài liệu dự án

Tổ chức và lưu trữ các tài liệu dự án thích hợp

Tổ chức hệ thống để có thể lưu trữ thông tin một cách dễ dàng

Tạo cơ sở dữ liệu cho những yếu tố dữ liệu phổ biến

dự án tương lai

Tổ chức và lưu trữ các tài liệu dự án thích hợp

Tổ chức hệ thống để có thể lưu trữ thông tin một cách dễ dàng

Tạo cơ sở dữ liệu cho những yếu tố dữ liệu phổ biến

dự án tương lai

Trang 19

Phản hồi của khách hàng

Họp đánh giá sau dự án với khách hàng

chưa

Thành phần tham dự

Họp đánh giá sau dự án với khách hàng

chưa

Thành phần tham dự

Trang 20

Xác định rủi ro bao gồm xác định những rủi ro có thể gây ảnh hưởng bất lợiđến mục tiêu dự án và đánh giá đâu là tác động tiềm năng của mỗi rủi ro nếuxảy ra

Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định xác suất xảy ra sự kiện rủi ro vàmức độ tác động của sự kiện đó lên mục tiêu của dự án, và xác định cấp độ

ưu tiên đối với từng rủi ro

Kế hoạch ứng phó rủi ro là tập hợp các hành động được vạch ra để ngănngừa hoặc làm giảm xác suất xảy ra hay mức độ tác động của rủi ro, hoặc đểgiải quyết vấn đề nếu sự kiện rủi ro xảy ra

Cần thường xuyên xem xét và đánh giá mọi rủi ro để xác định liệu có bất kỳthay đổi nào liên quan đến xác suất xảy ra rủi ro hay tác động tiềm năng củarủi ro, hay có những rủi ro mới nào đó đã được xác định

Rủi ro là một yếu tố bất ổn Nếu xảy ra, nó có thể gây nguy hiểm tới việchoàn thành mục tiêu dự án

Quản lý rủi ro liên quan đến việc xác định, đánh giá và ứng phó với rủi ro đểgiảm thiểu khả năng xảy ra và/hoặc tác động đến xác suất xảy ra của các sựkiện cản trở việc hoàn thành mục tiêu dự án

Xác định rủi ro bao gồm xác định những rủi ro có thể gây ảnh hưởng bất lợiđến mục tiêu dự án và đánh giá đâu là tác động tiềm năng của mỗi rủi ro nếuxảy ra

Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định xác suất xảy ra sự kiện rủi ro vàmức độ tác động của sự kiện đó lên mục tiêu của dự án, và xác định cấp độ

ưu tiên đối với từng rủi ro

Kế hoạch ứng phó rủi ro là tập hợp các hành động được vạch ra để ngănngừa hoặc làm giảm xác suất xảy ra hay mức độ tác động của rủi ro, hoặc đểgiải quyết vấn đề nếu sự kiện rủi ro xảy ra

Cần thường xuyên xem xét và đánh giá mọi rủi ro để xác định liệu có bất kỳthay đổi nào liên quan đến xác suất xảy ra rủi ro hay tác động tiềm năng củarủi ro, hay có những rủi ro mới nào đó đã được xác định

Trang 21

Tổng kết bài học (tiếp)

Kết thúc dự án là pha thứ tư và cũng là pha cuối cùng của vòng đời dự ánMột công việc quan trọng trong pha kết thúc dự án là đánh giá và côngnhận nhân viên

Tiến hành họp đánh giá tổng kết dự án giúp thu thập thông tin phản hồicủa đội dự án nhằm mục đích cải thiện hiệu quả công việc trong tương laiXác định và cung cấp tài liệu về các bài học kinh nghiệm giúp tích lũy kiếnthức và kinh nghiệm đạt được từ dự án nhằm cải thiện hiệu quả công việccủa các dự án tương lai

Đội dự án hoặc chủ thầu cần đảm bảo rằng các bản sao chép tài liệu thíchhợp của dự án đã được tổ chức, lưu trữ theo đúng cách và có thể truy xuất

dễ dàng để sử dụng trong tương lai

Tiến hành họp đánh giá sau dự án hoặc thực hiện khảo sát đánh giá củakhách hàng hoặc nhà tài trợ giúp xác định liệu dự án có mang lại những lợiích kỳ vọng không; đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng; và thu thậpmọi phản hồi có ích cho mối quan hệ hợp tác trong tương lai với kháchhàng này hoặc khách hàng khác

Dự án có thể phải chấm dứt trước khi hoàn thành vì nhiều lý do khác nhau