Với khối lượng giảng dạy cần quản lý lớn như vậy, nhưng hiện nay đa số các giai đoạn và các nghiệp vụ quản lý vẫn được làm thủ công, với trách nhiệm tập trung chủ yếu vào Phòng Đào tạo c
Trang 1Tài liệu phát triển hệ thống quản lý khối lượng giảng dạy
cho các Khoa/Viện của trường ĐHBK Hà nội
Mục lục
1 Giới thiệu đề tài 2
1.1 Tổng quan 2
1.2 Mục tiêu của đề tài 2
2 Giới thiệu nhóm và phân chia công việc 3
2.1 Giới thiệu các thành viên trong nhóm 3
2.2 Phân chia công việc 3
3 Khảo sát và thu thập các yêu cầu 3
3.1 Thực trạng của hệ thống hiện tại 3
3.2 Một số vấn đề của hệ thống hiện tại 3
3.3 Xác định phạm vi của đề tài 4
3.4 Những người sử dụng chính của hệ thống 4
3.5 Các chức năng khác 5
3.6 Các kịch bản sử dụng (use cases) 5
3.6.1 UC1: Cập nhật thông tin TKB 5
3.6.2 UC2: Cập nhật danh sách Bộ môn 5
3.6.3 UC3: Cập nhật danh sách Giáo viên 5
3.6.4 UC4: Phân KLGD cho Bộ môn 5
3.6.5 UC5: Phân KLGD cho Giáo viên 6
4 Phân tích hệ thống 6
4.1 Giải pháp 6
4.2 Mô hình hóa 7
4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu 7
4.2.2 Biểu đồ hành vi 8
4.2.3 Biểu đồ thực thể liên kết 8
5 Thiết kế hệ thống 11
5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 11
5.1.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ 11
5.1.2 Chuẩn hóa các bảng 12
5.1.3 Xác định các kiểu dữ liệu cho các thuộc tính 13
5.2 Thiết kế cấu trúc chương trình 13
5.3 Thiết kế giao diện 13
6 Từ điển dữ liệu 13
7 Thuật ngữ và từ viết tắt 14
cuu duong than cong com
Trang 21 Giới thiệu đề tài
1.1 Tổng quan
Trường ĐHBK Hà nội là một trường ĐH quy mô lớn, có bề dầy lịch sử hơn 50 năm
Có 2 nhiệm vụ trọng tâm mà trường cần phải thực hiện là giảng dạy và nghiên cứu khoa học
Trong mảng giảng dạy, hiện nay mỗi năm trường có hàng nghìn sinh viên, với nhiều loại hình đào tạo khác nhau như: đào tạo đại học, sau đại học; đào tạo cao đẳng, tại chức; đào tạo tập trung tại trường, đào tạo tại các trạm liên kết Ngoài ra, với hàng chục Khoa/Viện, trường cũng có hàng chục chuyên ngành đào tạo khác nhau, với các chương trình khung khác nhau, và số các môn học cần quản lý cũng lên đến con số hàng trăm
Với khối lượng giảng dạy cần quản lý lớn như vậy, nhưng hiện nay đa số các giai đoạn
và các nghiệp vụ quản lý vẫn được làm thủ công, với trách nhiệm tập trung chủ yếu vào Phòng Đào tạo của trường, và phân chia một phần cho các Giáo vụ của các
Khoa/Viện Thực trạng này đang dẫn đến khá nhiều vấn đề trong việc quản lý khối lượng giảng dạy nói riêng như xử lý chậm chạp, công việc chồng chéo, hay sai sót,v.v Điều này ảnh hưởng không tốt đến chất lượng đào tạo và tốc độ phát triển của trường, nên nhu cầu thay đổi phương thức quản lý trong công tác quản lý khối lượng giảng dạy đang được đặt ra rất bức thiết
1.2 Mục tiêu của đề tài
Đề tài này ra đời trong hoàn cảnh trên, với mục tiêu xây dựng một hệ thống phần mềm giúp tự động hóa tối đa các giai đoạn và các nghiệp vụ quản lý khối lượng giảng dạy, nhằm khắc phục các hạn chế và yếu kém của hệ thống quản lý hiện tại
Đề tài “phát triển hệ thống quản lý khối lượng giảng dạy cho các Khoa/Viện của trường ĐHBK Hà nội” nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể hơn như sau:
o Không chồng chéo: hệ thống mới cần rà soát và điều chỉnh lại chu trình nghiệp
vụ của hệ thống cũ, sao cho loại bỏ hoàn toàn việc chồng chéo như đã xảy ra trước đây
o Chính xác: việc nhập và tính toán các khối lượng giảng dạy cần đảm bảo sự
chính xác, tránh các sai sót có thể gây ra các thiệt hại cho giáo viên và nhà trường
o Xử lý nhanh chóng: việc đưa ra các báo cáo, thống kê (Thời khóa biểu, khối
lượng giảng dạy,v.v) cần nhanh chóng (không quá 30 phút kể từ khi nhận được y/c)
o Tìm kiếm dễ dàng: việc tra cứu, tìm kiếm các thông tin liên quan đến khối
lượng giảng dạy, thời khóa biểu,v.v cần dễ dàng Bất cứ khi nào người dùng cần tìm thông tin gì, họ sẽ biết ngay tìm ở đâu và tìm như thế nào
o Tin cậy và an toàn: hệ thống cần có sự tin cậy cao, vì thông tin về khối lượng
giảng dạy liên quan sống còn đến toàn bộ hoạt động giảng dạy của nhà trường
Hệ thống cần có các biện pháp để đảm bảo nguy cơ xảy ra mất mát, sai hỏng dữ liệu là thấp nhất Hệ thống cũng cần có độ an toàn cao, đảm bảo có các biện pháp ngăn chặn và phát hiện các truy nhập bất hợp pháp
cuu duong than cong com
Trang 32 Giới thiệu nhóm và phân chia công việc
2.1 Giới thiệu các thành viên trong nhóm
2.2 Phân chia công việc
3 Khảo sát và thu thập các yêu cầu
3.1 Thực trạng của hệ thống hiện tại
Chu trình quản lý KLGD hiện nay gồm các bước như sau:
- Bước 1: Công việc này bắt đầu từ việc xây dựng các Khung chuyên ngành, là danh
sách các môn cần học và số trình quy định cho từng ngành học và hệ đào tạo, do các Hội đồng Khoa học các Khoa có trách nhiệm đề xuất, và Ban giám hiệu nhà trường sẽ quyết định thông qua
- Bước 2: Từ Khung chuyên ngành và Danh sách các lớp của từng Khoa, cùng với
Danh sách các phòng học của Trường, phòng Đào tạo của Trường sẽ lên các Thời Khóa Biểu cho từng năm học cho từng lớp
- Bước 3: Thời Khóa Biểu này sau đó sẽ được gửi về cho từng Khoa, và giáo vụ
Khoa sẽ có nhiệm vụ phân công từng môn học cho các giáo viên trong Khoa Với những Khoa lớn có nhiều Bộ môn, thì giáo vụ Khoa sẽ chuyển Thời Khóa Biểu cho từng Bộ môn, và trưởng Bộ môn sẽ có nhiệm vụ phân công môn học cho các giáo viên trong Bộ môn mình
- Bước 4: Sau đó bảng phân công giảng dạy chi tiết sẽ được Bộ môn gửi lên giáo vụ
Khoa tổng hợp để theo dõi quản lý, rồi sau đó cũng gửi lên cho phòng Đào tạo để lưu và giám sát
- Bước 5: Đến cuối năm học, mỗi giáo viên sẽ thống kê các khối lượng giảng dạy
của mình rồi gửi cho giáo vụ Khoa Giáo vụ Khoa sẽ thống kê, tổng hợp rồi tính khối lượng giảng dạy cho Bộ môn, cho Khoa Khối lượng tổng hợp này sẽ được gửi lên phòng Đào tạo để làm thanh toán khối lượng giảng dạy cho Khoa Thanh toán này sau đó sẽ được chuyển lại cho giáo vụ Khoa, để từ đó sẽ chuyển cho các giáo viên
3.2 Một số vấn đề của hệ thống hiện tại
Hệ thống QLKLGD hiện nay bộc lộ khá rõ một số hạn chế như sau:
o Chậm chạp: Với số lượng sinh viên hàng năm lên đến hàng nghìn, với hàng
chục chuyên ngành đào tạo, cùng với hàng trăm môn học, cùng với sự đa dạng của các hệ đào tạo (chính quy/từ xa/tại chức; sau đại học/đại học/cao đẳng; tập trung/phi tập trung) dẫn đến việc quản lý đang làm hiện nay diễn ra rất chậm chạp Thể hiện cụ thể là thời gian đưa Thời Khóa Biểu cho sinh viên và cho các
cuu duong than cong com
Trang 4Khoa là rất sát với lịch học, nhiều khi còn chậm so với lịch học Rồi việc phân công giảng dạy cho giáo viên cũng thực hiện rất lâu (thường mất ít nhất 10 ngày
kể từ khi có TKB) Điều này gây rất nhiều khó khăn và bất tiện cho sinh viên, cho giáo vụ các Khoa, và cho các giáo viên trong việc chuẩn bị tinh thần cũng như bố trí thời gian học và giảng dạy
o Tìm kiếm khó khăn và chậm chạp: việc tìm kiếm các thông tin liên quan đến
khối lượng giảng dạy cũng rất khó khăn và chậm chạp Ví như giáo viên muốn tra lại các khối lượng giảng dạy của mình cũng không biết tìm từ đâu, mà thường hỏi qua giáo vụ Khoa Điều này cũng dẫn đến việc phải mất thời gian chờ đợi
o Quá tải: nhiều bộ phận đã thể hiện sự quá tải Ví như giáo vụ Khoa, bên cạnh
việc phải làm các công việc quản lý chung của Khoa, việc phân công giảng dạy, tra cứu các thông tin giảng dạy cho GV và học sinh, rồi cập nhật thống kê các khối lượng giảng dạy làm cho bộ phận này đã trở nên quá tải
o Chồng chéo: có một số công việc phải lặp lại nhiều lần, trong đó nổi cộm nhất
là việc cuối năm bắt các giáo viên phải thống kê lại các khối lượng giảng dạy đã được phân công từ đầu năm Đồng thời giáo vụ Khoa và phòng Đào tạo cũng phải thêm việc kiểm tra lại các kê khai này
o Dễ sai sót: việc chồng chéo ở trên cũng dễ gây ra các sai sót Nhất là việc y/c
các giáo viên thống kê các khối lượng giảng dạy thường xảy ra sai sót do GV khó có thể nhớ hết các khối lượng GD đã làm trong cả năm, đồng thời các công thức tính toán quy đổi cũng khá phức tạp
3.3 Xác định phạm vi của đề tài
Từ mô tả chu trình QL KLGD như trên, có thể thấy khối lượng công việc cần QL là rất lớn, nên dường như không khả thi nếu triển khai phát triển ngay một hệ thống bao quát toàn bộ các nghiệp vụ trên Chính vì vậy, trong khuôn khổ đề tài này,
chúng tôi chỉ tập trung vào các nhiệm vụ trong từ bước 3 đến bước 5, tức là tập
trung QL KLGD trong phạm vi các Khoa/ Viện
Việc mở rộng để quản lý thêm cả hai bước 1 và 2 sẽ là mục tiêu của các đề tài trong tương lai
3.4 Những người sử dụng chính của hệ thống
i Giáo vụ Khoa: (gọi tắt là Giáo vụ) có thể thực hiện các việc:
Cập nhật thông tin Thời khóa biểu, Cập nhật danh sách Bộ môn, giáo viên Cập nhật các Hệ đào tạo
Cập nhật các Quy định tính KLGD Phân khối lượng giảng dạy cho các Bộ môn Phân KLGD cho giáo viên
Đưa ra các báo cáo KLGD cho từng Bộ môn, từng GV Tìm kiếm các thông tin về Thời khóa biểu, về KLGD, về phân công KLGD
ii Trưởng Bộ Môn: có thể thực hiện các việc:
cuu duong than cong com
Trang 5Phân KLGD của Bộ môn mình cho các GV trong Bộ môn mình Đưa ra các BC KLGD trong Bộ môn, cho từng GV
Tìm kiếm các thông tin về KLGD
iii Giáo viên: có thể thực hiện các việc:
Cập nhật các thông tin cá nhân Cập nhật các môn có thể dạy trong mỗi năm học (tự động duy trì danh sách này cho các năm sau nếu không có thay đổi gì)
Tìm kiếm và đưa ra các báo cáo về KLGD, về TKB
3.5 Các chức năng khác
iv Chức năng Quản trị hệ thống: Người QTHT (Admin) cần thực hiện các công việc như sau:
Cập nhật danh mục các chức danh (Giáo vụ Khoa, Trưởng BM, Giáo viên,v.v)
Cập nhật các quyền sử dụng của các chức danh
v Các yêu cầu khác
3.6 Các kịch bản sử dụng (use cases)
3.6.1 UC1: Cập nhật thông tin TKB
User: Giáo vụ Khoa Actor: Giáo vụ Khoa
Input: TKB mới Output: TKB sau khi cập nhật
Mô tả:
Chức năng cập nhật thông tin TKB thực ra là kết hợp của 4 chức năng con:
- Bố sung TKB mới: đầu năm thì Giáo vụ sẽ bổ sung thêm các TKB mà phòng Đào tạo gửi xuống cho Khoa mình
- Xóa các TKB: Giáo vụ có thể xóa các TKB không dùng nữa, hoặc đã nhập thừa hay nhập sai
- Cập nhật chi tiết trong TKB: cho phép cập nhật lại một trong các chi tiết đã nhập trong TKB
- Tìm kiếm một TKB đã nhập: việc tìm kiếm có thể theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau như: theo năm, theo học kỳ, theo môn học, theo lớp, theo khóa học, theo phòng học, theo tiết học
3.6.2 UC2: Cập nhật danh sách Bộ môn
3.6.3 UC3: Cập nhật danh sách Giáo viên
3.6.4 UC4: Phân KLGD cho Bộ môn
User: Giáo vụ Khoa Actor: Giáo vụ Khoa
Input: TKB, Ds Bộ môn, Ds Giáo viên,
cuu duong than cong com
Trang 6Mô tả:
- Để phân KLGD cho một Bộ môn, thì trước hết phải tìm và tính được các Môn học và các Giáo viên trong Bộ môn đó đang dạy, để đảm bảo Phân công một KLGD mà Bộ môn đó có giáo viên có thể dạy được Tức là phải tìm được ít nhất một giáo viên có dạy Môn học trong KLGD cần phân, và KLGD đó không xung đột với KLGD đã phân cho giáo viên đó
- Sau đó thì phân KLGD cho Bộ môn
- Hỗ trợ khả năng thu hồi lại KLGD đã phân cho Bộ môn
- Sau khi kết thúc việc phân KLGD cho một Bộ môn thì thông báo cho Trưởng Bộ môn đó biết
3.6.5 UC5: Phân KLGD cho Giáo viên
b
4 Phân tích hệ thống
4.1 Giải pháp
Với giải pháp phần mềm của chúng tôi, thì chu trình thực hiện việc quản lý KLGD
sẽ thực hiện như sau:
- Bước 1: Thời Khóa Biểu do Phòng Đào tạo thực hiện sẽ sẽ được gửi về cho từng
Khoa, rồi sau đó giáo vụ Khoa sẽ có nhiệm vụ cập nhật TKB này TKB này sẽ được làm theo một mẫu quy định trước (ví dụ làm trên Word theo một định dạng cho trước), để việc nhập TKB này có thể được làm tự động Tiếp theo giáo vụ Khoa sẽ có nhiệm vụ phân công từng môn học cho các giáo viên trong Khoa Với những Khoa lớn có nhiều Bộ môn, Giáo vụ sẽ phân KLGD cho các Bộ môn, sau đó thì trưởng Bộ môn sẽ có nhiệm vụ phân công môn học cho các giáo viên trong Bộ môn mình Việc phân công này phải hoàn thành trong một thời hạn quy định (ví dụ trong khoảng 3 ngày kể từ ngày có TKB mới)
- Bước 2: Sau đó bảng phân công giảng dạy chi tiết sẽ được giáo vụ Khoa hoặc Bộ
môn in ra để gửi cho từng Giáo viên để tiện nắm được lịch giảng dạy Các bản phân công này cũng được gửi lên Phòng Đào tạo để phục vụ công tác theo dõi và kiểm tra
- Bước 3: Đến cuối năm học (hoặc bất kỳ lúc nào cần, sau khi KLGD đã được phân),
giáo vụ Khoa sẽ in ra các thống kê các khối lượng giảng dạy cho các giáo viên rồi
để gửi cho các giáo viên xác nhận lại Sau đó Giáo vụ Khoa sẽ in bản thống kê, tổng hợp khối lượng giảng dạy cho Bộ môn, cho Khoa Khối lượng tổng hợp này
sẽ được gửi lên phòng Đào tạo để làm thanh toán khối lượng giảng dạy cho Khoa Thanh toán này sau đó sẽ được chuyển lại cho giáo vụ Khoa, để từ đó sẽ chuyển cho các giáo viên
Với giải pháp phần mềm như ở trên, thì đa số các vấn đề trong hệ thống quản lý cũ
đã được giải quyết Cụ thể như sau:
cuu duong than cong com
Trang 7o Xử lý nhanh chóng và chính xác: đa số các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống
mới đều thực hiện nhanh hơn rất nhiều so với hệ thống cũ, nhất là trong việc phân khối lượng giảng dạy, tìm kiếm, đưa ra các báo cáo thống kê Đồng thời
do việc tính toán hoàn toàn tự động trên máy tính, nên cũng chính xác hơn rất nhiều (gần như 100%)
o Không còn chồng chéo và dư thừa công việc: hệ thống mới đã loại bỏ hoàn
toàn việc phải thống kê lại KLGD của giáo viên Đồng thời các công việc kiểm tra tính toán lại của giáo vụ Khoa và phòng Đào tạo cũng được xóa bỏ
o Giảm tải: đây là hệ quả của hai kết quả trên Toàn bộ những người dùng của hệ
thống mới đều hưởng lợi ích do được giảm nhẹ khối lượng các công việc hậu cần liên quan đến quản lý KLGD
4.2 Mô hình hóa
4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0)
Giáo vụ Khoa
Hệ thống QL KLGD
Trưởng BM
Giáo viên
(1)
(2)
Trong đó các luồng dữ liệu:
(1): là các thông tin trao đổi giữa Giáo vụ Khoa và Hệ thống như các loại danh mục Khoa, Viện, Bộ môn, Giáo viên, Thời Khóa Biểu, Khối lượng giảng dạy
(2): là các thông tin trao đổi giữa Trưởng BM và Hệ thống như các KLGD phân cho các Giáo viên
(3): là các thông tin trao đổi giữa Giáo viên và Hệ thống như hồ sơ cá nhân của Giáo viên
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
cuu duong than cong com
Trang 8Giáo vụ
Khoa
1 Hệ thống con GVụ Khoa
Trưởng BM
Giáo viên
(1)
(2)
2 Hệ thống con GV
3 Hệ thống con Trưởng BM
Giáo Viên
(9)
(5)
(4)
(7)
(6)
(8)
Trong đó các luồng dữ liệu:
(4): là thông tin TKB mà Giáo vụ cập nhật kho TKB; đồng thời là thông tin TKB mà Giáo vụ lấy từ kho TKB khi cần tính và cập nhật KLGD
(5): là các thông tin KLGD mà Giáo vụ cập nhật khi phân KLGD cho Bộ môn và cho Giáo viên
(6): là thông tin Giáo viên mà Giáo vụ cập nhật; cũng là thông tin lấy ra để Giáo vụ phân KLGD cho Giáo viên
(7): tương tự (5), nhưng là cho Trưởng Bộ môn
(8): tương tự (6), nhưng là thông tin chi tiết mà Giáo viên muốn cập nhật về bản thân mình
(9): tương tự (7), nhưng là thông tin mà Giáo viên lấy ra để tìm KLGD
4.2.2 Biểu đồ hành vi
4.2.3 Biểu đồ thực thể liên kết
a Xác định các thực thể
Thông qua từ điển dữ liệu và các biểu đồ luồng dữ liệu, ta có thể xác định được các thực thể sau:
TT Tên thực
thể
Tên sử dụng
Các thuộc tính
Fax
danh, Chức vụ cuu duong than cong com
Trang 94 Lớp học TLopHoc Tên lớp, Khóa học, Số Lượng SV
môn
Ngày nhậm chức, Ngày thôi chức
b Xác định các liên kết
Liên kết 1:N giữa Khoa và Bộ môn: Một Khoa có nhiều Bộ môn, nhưng ngược lại một Bộ môn thuộc đúng một Khoa
Liên kết 1:N giữa Bộ môn và Giáo viên: Một Bộ môn có nhiều Giáo viên, nhưng ngược lại một Giáo viên thuộc đúng một Bộ môn
Liên kết ISA: Trưởng Bộ môn là một Giáo viên, nên ta có liên kết ISA giữa
2 tập thực thể này
Liên kết 1:1 giữa Bộ môn và Trưởng Bộ môn: một Trưởng BM lãnh đạo 1
Bộ môn, và mỗi Bộ môn có 1 Trưởng Bộ môn
Liên kết 1:N giữa Khoa và Lớp học: Một Khoa có nhiều Lớp học, nhưng ngược lại một Lớp học thuộc đúng một Khoa
Thời khóa biểu là liên kết giữa các thực thể: Khoa, Lớp học và Phòng học Liên kết này sẽ bổ sung thêm các thuộc tính là Năm học, Học kỳ và Tiết học
1
1
N
Giáo viên
isa
Trưởng Bộ môn
1
LĐạo
N
1
N
1
cuu duong than cong com
Trang 10Khối lượng giảng dạy là liên kết M:N giữa TKB và Giáo viên: Một TKB sẽ phân KLGD cho nhiều nhiều Giáo viên, và ngược lại một Giáo viên tham gia giảng dạy theo nhiều TKB
c Các ràng buộc dữ liệu
C1: Học kỳ chỉ nhận một trong các giá trị {1,2,3}
C2: Số lượng SV trong lớp học không vượt quá SL chỗ ngồi của Phòng học
được xếp
C3:Khối lượng giảng dạy (số giờ quy đổi) phân cho một giáo viên trong một
năm phải nằm trong khoảng định mức quy định (số giờ tối thiểu số giờ tối đa)
d Biểu đồ thực thể liên kết
N
N
Phòng học
TKB
Tiết học
cuu duong than cong com