Báo cáo kỹ thuật phần mềm ứng dụng đề tài phát triển hệ thống đặt phòng từ xa cho khách sạn

Thực trạng của hệ thống hiện tại Chu trình quản lý khách sạn hiện nay gồm 9 bước như sau: - Bước 1: Đặt phòng Bước 1.1:Nhận yêu cầu đặt phòng..  Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng

MỤC LỤC

Tên đề tài : Phát triển hệ thố 2

1 Giới thiệu đề tài 2

1.1 Tổng quan đề tài 2

1.2 Mục tiêu đề tài 2

2 Giới thiệu nhóm và phân chia công việc 3

2.1 Các thành viên trong nhóm 3

2.2 Phân chia công việc 3

3 Khảo sát và thu thập các yêu cầu 4

3.1 Thực trạng của hệ thống hiện tại 4

3.2 Một số vấn đề của hệ thống hiện tại 8

3.3 Xác định phạm vi của đề tài 8

3.4 Những người sử dụng chính của hệ thống 8

3.5 Kịch bản sử dụng (use cases) 9

3.5.1 UC1: Đặt phòng 9

3.5.2 UC2: Cập nhật thông tin đặt phòng 9

3.5.3 UC3: Cập nhật thông tin khách sạn 10

3.5.4 UC4: Tra cứu thông tin các bộ phân chức năng khác 10

3.5.5 UC5: Trả phòng và thanh toán 10

4 Từ điển dữ liệu 11

5 Phân tích hệ thống 12

5.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 12

5.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 12

5.3 Biểu đồ thực thể liên kết 13

5.3.1 Xác định các thực thể 14

5.3.2 Xác định các liên kết 14

5.3.3 Các ràng buộc dữ liệu 15

5.3.4 Biểu đồ thực thể liên kết 15

6 Thiết kế hệ thống 16

6.1 Chuyển các thực thể sang các quan hệ 16

6.2 Chuyển các liên kết sang các quan hệ 16

6.3 Chuẩn hóa các bảng 17

cuu duong than cong com

BÁO CÁO

KĨ THUẬT PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

Tên đề tài : Phát triển hệ thố

1 Giới thiệu đề tài

1.1 Tổng quan đề tài

Trong những năm qua, du lịch Việt Nam đang trên đà phát triển, lượng khách quốc tế đến cũng như khách du lịch nội địa ngày càng tăng Du lịch Việt Nam ngày càng được biết đến nhiều hơn trên thế giới, nhiều điểm đến trong nước được bình chọn là địa chỉ yêu thích của du khách quốc tế

Sự tăng trưởng của nền kinh tế cùng với sự đa dạng các loại hình du lịch đang lôi kéo các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam kinh doanh, nhất

là lĩnh vực khách sạn Với tính phức tạp trong quản lý khách sạn và mức độ cạnh tranh trên thị trường tăng cao, việc quản lý khách sạn một cách hiệu quả đang là vấn đề mà các nhà quản trị khách sạn đặt ra nhiều câu hỏi để tìm hướng đi tốt nhất trước sự phát triển không ngừng ngành công nghiệp phần mềm, đặc biệt là sự xuất hiện các phần mềm quản lý khách sạn

Với số lượng khách du lịch nước ngoài và trong nước ngày một tăng

và nhu cầu của khách du lịch đòi hỏi dịch vụ phục vụ tốt nhất trong khi quá trình quản lý khách sạn đang trong giai đoạn phát triển Thực trạng này ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả quản lý và tốc độ phát triển của khách sạn: tìm kiếm khó khăn và chậm chạp, tốc độ cập nhật thông tin chậm, hay dễ sai sót, thiếu sự an toàn,v.v nên nhu cầu thay đổi phương thức quản lý trong công tác quản lý khách sạn, lựa chọn được một hình thức quản lý toàn diện đang được đặt ra rất cần thiết

1.2 Mục tiêu đề tài

Đề tài này ra đời trong hoàn cảnh trên, với mục tiêu xây dựng một hệ thống phần mềm giúp tự động hóa tối đa các giai đoạn và các nghiệp vụ

, nhằm khắc phục các hạn chế và yếu kém của hệ

thống quản lý hiện tại

cuu duong than cong com

Đề tài “Phát triển hệ thố ” nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể hơn như sau:

có các biện pháp để đảm bảo nguy cơ xảy ra mất mát, sai hỏng dữ liệu

là thấp nhất Hệ thống cũng cần có độ an toàn cao, đảm bảo có các biện pháp ngăn chặn và phát hiện các truy nhập bất hợp pháp

2 Giới thiệu nhóm và phân chia công việc

o Lê Văn Minh

2.2 Phân chia công việc

trách

Ghi chú

Xác định phạm vi của đề tài Những người sử dụng chính của

hệ thống

Sơn, Lâm

cuu duong than cong com

Kịch bản sử dụng

5 Phân tích hệ thống Lập biểu đồ phân cấp chức năng

Lập biểu đồ luông dữ liệu

Lâm, Hoàn

6 Thiết kế hệ thống

Chuyển các thực thể sang các quan hệ

Chuyển các liên kết sang các quan hệ

Hoàn

3 Khảo sát và thu thập các yêu cầu

3.1 Thực trạng của hệ thống hiện tại

Chu trình quản lý khách sạn hiện nay gồm 9 bước như sau:

- Bước 1: Đặt phòng

Bước 1.1:Nhận yêu cầu đặt phòng

Khi nhận yêu cầu đặt phòng của khách (trực tiếp hoặc gián tiếp) lễ tân phải ghi nhận đầy đủ những thông tin sau :

 Tên khách (hoặc tên đoàn khách), tên người đăng ký

 Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng), e-mail của khách

 Địa chỉ, số điện thoại hoặc fax của người đặt phòng

 Số khách cùng đi trong đoàn.Số lượng phòng và loại phòng

 Giá phòng và hình thức thanh toán

 Loại đặt phòng (bảo đảm hay không bảo đảm)

 Các yêu cầu đặc biệt của khách (nếu có)

Bước 1.2 : Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn

 Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách, lễ tân phải kiểm tra xem số lượng phòng và loại phòng trống của khách sạn có đáp ứng yêu cầu của khách hay không ?

 Lễ tân cần kiểm tra các dữ liệu về tình hình phòng trống của khách sạn qua các biểu bảng, máy vi tính để xác định khả năng tiếp nhận đặt phòng Tuy nhiên khách sạn có thể nhận số phòng đặt trước nhiều hơn so với số phòng trống của mình (với một tỷ lệ % nhất định không quá nhiều) vì trong nhiều trường hợp khách báo huỷ đột xuất nhằm tối đa hoá công suất sử dụng phòng Vì thế số phòng có khả năng đáp ứng của khách sạn vào một ngày cụ thể có thể lớn hơn số phòng thực trống và được tính theo công thức sau :

cuu duong than cong com

Bước 1.3 : Thoả thuận và thuyết phục việc đặt phòng với khách

Nếu khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách

 Lễ tân thông báo lại cho khách, thoả thuận về giá phòng, các dịch

vụ kèm theo và các yêu cầu đặc biệt khác

 Khi thoả thuận về giá, Lễ tân cần nắm vững hệ thống giá và các chính sách về giá của khách sạn đối với từng loại đối tượng khách

 Nếu khách sạn không có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách

 Lễ tân nên khéo léo gợi ý cho khách phương án thay đổi (loại phòng, ngày đến, ) Nếu khách không đồng ý thì lễ tân lịch sự xin lỗi khách và đưa tên khách vào "danh sách khách chờ" và xin địa chỉ liên lạc với khách Nếu khách không chấp nhận thì giới thiệu khách sang khách sạn khác tương đương và hẹn dịp khác

 Lễ tân có thể từ chối nhận đặt phòng đối với những khách có tên trong sổ đen của khách sạn (vi phạm nội quy, không thanh toán, )

 Danh sách khách chờ : là bản liệt kê tên, địa chỉ liên lạc và các thông tin cần thiết của những khách đặt phòng mà khách sạn chưa đáp ứng tại thời điểm đó Lễ tân sẽ thông báo cho khách ngay khi khách sạn có thể đáp ứng được những yêu cầu để nhận lại đặt phòng từ khách

Bước 1.4 : Nhập các thông tin đặt phòng

Sau khi đã thoả thuận với khách, lễ tân tiến hành nhập các thông tin đặt phòng theo quy định của khách sạn

Bước 1.5 : Khách sạn khẳng định việc đặt phòng

Ngay sau khi nhận đặt phòng, lễ tân phải khẳng định việc đặt phòng với khách bằng điện thoại, thư, fax hoặc e-mail theo quy định của khách sạn một số thông tin cần được khẳng định là :

 Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

 Loại phòng, giá phòng

 Số lượng phòng và số lượng khách

 Ngày giờ đến và số đêm lưu trú

 Các yêu cầu đặc biệt của khách

 Đặt phòng có đảm bảo hay không ?

 Phương thức thanh toán

 Số đặt phòng (số của phiếu đặt phòng)

Bước 1.6 : Lưu thông tin đặt phòng

Mọi thông tin về việc đặt phòng của khách phải được cập nhật và lưu giữ đầy đủ theo thứ tự ngày đến và danh sách khách được xếp theo vần anphabê Việc lưu giữ này giúp khách sạn có được những thông tin đầy đủ khi khách đến khách sạn Lễ tân theo dõi dược mật độ phòng tại các thời điểm khác nhau và giúp cho việc nhận đặt phòng được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Bước 1.7 : Nhận khắng định lại từ khách

Thông thường các khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt phòng trước ngày khách đến tuỳ theo quy định của từng khách sạn tại các thời điểm khác nhau (thường là 15 ngày cho khách đoàn và 3 ngày cho khách lẻ)

Nếu khách có sửa đổi hoặc huỷ bỏ thì lễ tân phải thực hiện các bước sau:

 Xác định lại phiếu đặt phòng trước đó của khách bằng cách hỏi : ngày đến, ngày đi, tên khách, số lượng phòng,

 Nhận thông tin thay đổi hoặc huỷ bỏ đặt phòng của khách

- Bước 2 : Tống hợp tình hình đặt phòng và chuyến cho bộ phận đón tiếp

Hàng ngày, lễ tân chuẩn bị danh sách khách dự định đến và đi trong ngày nhằm mục đích giúp cho khách sạn nắm được số lượng khách và lễ tân chuẩn bị hồ sơ đăng ký hay thanh toán cho khách

Nhân viên đặt phòng ghi lại cập nhật các thông tin sau

 Số phiếu đặt phòng

 Sửa đổi và huỷ bỏ

 Số khách vãng lai đến trong ngày

 Số khách ở quá hạn và khách trả phòng trước dự định

 Số khách đặt phòng nhưng không tới

- Bước 3: Nhận trả phòng và thanh toán tiền phòng

 Cập nhật chính xác các khoản thu chi hàng ngày của khách

 Cập nhật tất cả hoá đơn và ghi hoá đơn thanh toán cho khách

cuu duong than cong com

 Nhận lại chìa khoá phòng

 Giao tài sản, tư trang của khách tại quầy lễ tân

 Hỏi ý kiến khách về chất lượng dịch vụ tại khách sạn

 Giúp khách tìm phương tiện (nếu cần)

 Chào khách, chúc khách lên đường và hẹn gặp lại

Sơ đồ quy trình thuê phòng của hệ thống

Nhận yêu cầu thuê phòng

Nhận trả phòng và Thanhtoán tiền phòng

Từ chối

cuu duong than cong com

3.2 Một số vấn đề của hệ thống hiện tại

Hệ thống Quản lý Khách sạn hiện nay bộc lộ khá rõ một số hạn chế như sau

Việc mở rộng để quản lý thêm bước 1 sẽ là mục tiêu của các đề tài trong tương lai

3.4 Những người sử dụng chính của hệ thống

a) Khách hàng:

 Đặt phòng:

 Kiểm tra thông tin khách sạn

 Lựa chọn thông tin phòng cần đặt

 Cập nhật thông tin cá nhân

cuu duong than cong com

 Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán

Bộ phận tài chính kế hoạch:

 Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)

 Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn

và các khoản dịch vụ khác

3.5 Kịch bản sử dụng (use cases)

3.5.1 UC1: Đặt phòng

User: Khách hàng, Lễ tân Actor: Khách hàng, Lễ tân

Input: yêu cầu phòng, thông tin cá

3.5.2 UC2: Cập nhật thông tin đặt phòng

User: Khách hàng, Lễ tân Actor: Khách hàng, Lễ tân

Input: đơn đặt phòng cũ, thông tin

 Xác nhận thông tin đặt phòng mới

3.5.3 UC3: Cập nhật thông tin khách sạn

Input: thông tin phòng Output: thông tin phòng sau khi

cập nhật

Mô tả:

 Nhận thông tin cần cập nhật

 Tìm kiếm phần cần cập nhật thông tin

 Cập nhật thông tin phòng hiện tại vào sổ sách: trạng thái phòng, giá, vị trí phòng,…

3.5.4 UC4: Tra cứu thông tin các bộ phân chức năng khác

User: Các bộ phận chức năng khác Actor: Các bộ phận chức năng

 Liên hệ và nhận thông tin đặt phòng từ lễ tân

 Tìm thông tin cần tra cứu

 Chuẩn bị phòng, nhân viên để phục vụ lượng khách tới

 Biết được phòng vừa trả để kiểm tra, dọn dẹp

3.5.5 UC5: Trả phòng và thanh toán

User: Khách hàng Actor: Khách hàng, Lễ tân

Input: thông tin sử dụng phòng và

các dịch vụ khách sạn

Output: thông tin phòng trả và hóa

đơn thanh toán

cuu duong than cong com

Mô tả:

 Khách hàng cung cấp thông tin phòng cần trả

 Lễ tân tra cứu phòng trả và tổng hợp thông tin sử dụng phòng: thời gian sử dụng phòng, dịch vụ phòng,…

 Cập nhật thông tin phòng trả : cơ sở vật chất, trạng thái (đang sử dụng thành trống)

 Cập nhật thông tin từ bộ phận tài chính kế toán

 Xuất hóa đơn cho khách

Tên đăng nhập tài khoản + Tên + Ngày sinh + Chức danh + Địa chỉ

cuu duong than cong com

5 Phân tích hệ thống

5.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

5.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0)

( (1)

Cập nhật thông tin cá nhân Chỉnh sửa yêu cầu đặt phòng Đặt phòng

Cập nhật thông tin

Cập nhật thông tin phòng

Cập nhật thông tin dịch vụ

Tra cứu thông tin

cuu duong than cong com

Trong đó các luồng dữ liệu:

(1): là thông tin trao đổi giữa khách hàng với hệ thống như: yêu cầu đặt phòng, thông tin phòng, thông tin cá nhân,…

(2): là thông tin trao đổi giữa cá nhân và hệ thống như: trạng thái phòng, dịch vụ phòng,…

(3): là thông tin trao đổi giữa các bộ phận chức năng với hệ thống như: thông tin đặt phòng từ khách hàng…

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

Trong đó các luồng dữ liệu:

(4): là thông tin cá nhân của khách hàng và đơn đặt phòng

(5): là thông tin đặt phòng

(6): là thông tin dịch vụ khách đã và đang sử dụng

(7): là trạng thái phòng: trạng thái, giá cả …

(8): là thông tin phòng

5.3 Biểu đồ thực thể liên kết

Đặt phòng

Cập nhật thông tin khách sạn

Tra cứu thông tin khách sạn

Quốc tịch, Visa, E-mail

Liên kết N:M giữa Phòng và Lễ tân: M<N 1 Lễ tân quản lý N Phòng, 1

Phòng chịu sự quản lý của M Lễ tân

Liên kết N:M giữa Phòng và Các bộ phận khác: 1 bộ phận khác quản lý

N Phòng, 1 Phòng được quản lý bởi M bộ phận khác

Liên kết 1:N giữa Lễ tân và Khách hàng: 1 Lễ tân đặt phòng cho N

ng

cuu duong than cong com

6 Thiết kế hệ thống

6.1 Chuyển các thực thể sang các quan hệ

TT Tên thực thể Tên bảng Các thuộc tính

Giá phòng, Dịch vụ đăng ký

Số ĐT, Quốc tịch, Visa, E-mail

Ngày sinh, Chức danh, Địa chỉ

4 Các bộ phận

ID_BPK, Tên đăng nhập tài khoản, Tên,

Ngày sinh, Chức danh, Địa chỉ

ID_DDP, Tên khách hàng, Thông tin liên

lạc ,Tên, số, loại lượng phòng, Giá phòng ,Tiền đặt cọc, Thời gian dự kiến

6.2 Chuyển các liên kết sang các quan hệ

 Với các liên kết 2 ngôi loại 1:N: bổ sung thuộc tính khóa của thực thể phía

đầu 1 vào thực thể đầu N để thành khóa ngoài

TT Tên liên kết Tên bảng

có bổ sung Các thuộc tính

ID_BPK, Tên đăng nhập tài khoản,

Tên, Ngày sinh, Chức danh, Địa chỉ, ID_Phong*

2 Đặt phòng (Lễ tân ,

ID_LT, Tên đăng nhập tài khoản,

Tên Ngày sinh, Chức danh, Địa chỉ, ID_KH*

 Với các liên kết 2 ngôi loại M:N: bổ sung thuộc tính khóa của thực thể phía

đầu M vào thực thể đầu N để thành khóa ngoài và ngược lại

cuu duong than cong com

Tên liên kết Tên bảng có bổ

Có

(Dịch vụ ,

Phòng)

TPhong ID_Phong, Số phòng , Chất lượng phòng,

Giá phòng gốc, Dịch vụ đăng ký, ID_DV*

TDịchvu ID_DV, Tên, Nội dung dịch vụ, Giá cả,

ID_Phong*

 Với các liên kết 2 ngôi đặt phòng : Thêm thuộc tính khóa của 2 thực thể

vào thực thể đại diện cho liên kết

Tên liên kết Tên bảng có

Đặt phòng

( Khách hàng, Phòng )

Đơn đặt phòng

ID_DDP, Giá, Thời gian, ID_Phong*,

ID_KH*

6.3 Chuẩn hóa các bảng

6.3.1 Khách hàng

Bảng Khách Hàng Thuộc tính Tên KH, Số CMND, Ngày sinh, Số ĐT, Quốc tịch, Visa, E-mail

Ràng buộc & Quy tắc nghiệp vụ Phụ thuộc hàm

Mỗi khách hàng chỉ có 1 CMND CMND  Ngày sinh, Tên KH,

Quốc tịch

Mỗi khách hàng chỉ có 1 Visa Visa  Tên KH, ngày sinh ,

Quốc tịch Mỗi khách hàng có nhiều sđt và nhiều e mail

Chuẩn hóa:

cuu duong than cong com

Khóa: K = (CMND,Visa, E-mail,Số ĐT);

Mỗi phòng chỉ có 1 số phòng Mỗi phòng chỉ tương

ứng với 1 loại hay chất lượng phòng

Số phòng  Chất lượng phòng;

Mỗi phòng có 1 giá nhất định Số phòng  Giá phòng

Mỗi phòng có thể có nhiều dịch vụ đăng ký

6.3.3 Lễ tân

Bảng Lễ tân

Thuộc tính ID_LT, Tên, Ngày sinh, Ngày chức danh, Chức danh, Địa chỉ liên hệ

Ràng buộc & Quy tắc nghiệp vụ Phụ thuộc hàm

Mỗi ID chỉ tương ứng với 1 lễ tân ID_LT  Tên

Mỗi lễ tân chỉ có 1 ngày sinh ID_LT  Ngày sinh

Mỗi lễ tân chỉ có 1 Địa chỉ liên hệ ID_LT  Địa chỉ liên hệ

Mỗi lễ tân có thể có nhiều chức danh nhưng tại

1 thời điểm thì chỉ có 1 chức danh duy nhất

ID_LT, Ngày chức danh  Chức danh

Chuẩn hóa:

Khóa: K = (ID_LT, Ngày chức danh);

Vi phạm chuẩn 2 và 3

 Tách thành 2 quan hệ:

Lễ tân (ID_LT, Tên, Ngày sinh, Địa chỉ liên hệ);

LT - Chức danh (ID_LT, Ngày chức danh, Chức danh);

6.3.4 Đơn đặt phòng

Bảng Đơn đặt phòng

cuu duong than cong com