d Trường hợp hồ sơ giải quyết công việc của công dân, tổ chức đã được Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận và chuyển cho cơ quan chuyên môn liên quan nhưng cơ quan chuyên môn không[r]
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CAM LÂM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-UBND Cam Lâm, ngày tháng năm 2013
QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành Quy chế tổ chức, hoạt động và phối hợp của Bộ phận
Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại tại UBND huyện Cam Lâm
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAM LÂM
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/06/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương;
Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020;
Căn cứ Quyết định số 3377/QĐ-UBND ngày 14/12/2011 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Chương trình cải cách hành chính tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2011-2020;
Căn cứ Quyết định số 1571/QĐ-UBND ngày 27/6/2013 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc phê duyệt Đề án thực hiện mô hình một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại tại UBND huyện Cam Lâm;
Căn cứ Chương trình hành động số 11-CTr/HU ngày 14/11/2007 của Huyện
ủy Cam Lâm về việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 5 (khóa X) về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy Nhà nước,
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện và Trưởng Phòng Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, hoạt động và
phối hợp của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại tại UBND huyện Cam Lâm
Điều 2 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông hiện đại trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện và chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm triển khai, tổ chức hoạt động và kiểm tra việc thực hiện Quy chế tổ chức, hoạt động và phối hợp
Trang 2của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại
Điều 3 Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, Trưởng Phòng Nội vụ,
Trưởng Công an huyện, Chi Cục trưởng Chi Cục thuế huyện Cam Lâm, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- UBND tỉnh K Hòa;
- SNV tỉnh K Hòa;
- TT HĐND huyện;
- TT HU;
- Các cơ quan, đơn vị thuộc huyện;
- Đài TT-TH huyện;
- UBND các xã, thị trấn;
- Lưu VT, PNV.
TM ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Thạnh
Trang 3ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CAM LÂM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
Tổ chức, hoạt động và phối hợp của Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
hiện đại tại UBND huyện Cam Lâm
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2013
của Ủy ban nhân dân huyện Cam Lâm)
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông tại UBND huyện Cam Lâm (sau đây gọi tắt là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết
quả) có nhiệm vụ tiếp nhận và hướng dẫn công dân, tổ chức đến liên hệ về những
công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, nhận hồ sơ
đã đầy đủ thủ tục hành chính theo quy định, viết giấy biên nhận hồ sơ hẹn thời gian trả kết quả cho công dân và tổ chức đúng thời hạn theo quy định
Điều 2 Quy định về phương thức hoạt động:
1 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy
định tại Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương và Quyết định số 1571/QĐ-UBND ngày 27/6/2013 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc phê duyệt Đề án thực hiện mô hình một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại tại UBND huyện Cam Lâm
2 Hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả là thực hiện cơ chế một
cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại (được trang bị đầy đủ các trang thiết
bị về công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng hiện đại đáp ứng nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức) và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong quá trình hoạt động
3 Đưa vào áp dụng Bộ chỉ số DOSSI để khảo sát sự hài lòng của công dân,
tổ chức đối với sự phục vụ của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thông qua hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm đánh giá khách quan với mục đích ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ các dịch vụ công ích cho công dân, tổ chức
Điều 3 Quy định về phạm vi, đối tượng áp dụng:
1 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tất cả các lĩnh vực, thủ tục theo Đề án 30
đã được UBND tỉnh công bố, gồm 13 lĩnh vực thủ tục hành chính:
- Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo
Trang 4- Lĩnh vực Y tế.
- Lĩnh vực Văn hóa - Thể thao và Du lịch
- Lĩnh vực Lao động Thương binh và Xã hội
- Lĩnh vực Nội vụ
- Lĩnh vực Tư pháp
- Lĩnh vực Công Thương
- Lĩnh vực Xây dựng - Giao thông
- Lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường
- Lĩnh vực Kế hoạch và Đầu tư
- Lĩnh vực Tài chính
- Lĩnh vực Chứng minh nhân dân
2 Những hồ sơ không thuộc các lĩnh vực được quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Quy chế này nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện thì công dân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan chuyên môn có liên quan thuộc UBND huyện để tiếp nhận và giải quyết theo quy định hiện hành Những hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể để công dân, tổ chức liên hệ với cơ quan có thẩm quyền giải quyết
3 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chỉ tiếp nhận những hồ sơ được quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Quy chế này và đầy đủ thủ tục theo quy định của Bộ Thủ tục hành chính tỉnh Khánh Hòa đã được công bố công khai có hiệu lực áp dụng hiện hành
Điều 4 Thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính của Bộ phận Tiếp
nhận và trả kết quả là thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước (không kể
ngày nghỉ theo quy định) và được xác định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ của
công dân và tổ chức
Chương II
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG
CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Điều 5 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có những nhiệm vụ sau đây:
1 Tiếp công dân, tổ chức tại nhà làm việc của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả khi có yêu cầu giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền của UBND huyện
2 Hướng dẫn công dân, tổ chức trong việc hoàn tất các thủ tục hành chính, giấy tờ, biểu mẫu theo quy định
Trang 53 Xử lý hồ sơ của công dân, tổ chức theo phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn khác thì chuyển cho các cơ quan chuyên môn trực tiếp giải quyết
4 Nhận lại kết quả từ các cơ quan chuyên môn đã giải quyết, trả lại cho
công dân, tổ chức, thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có).
Điều 6 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trực thuộc quản lý, điều hành của
Văn phòng HĐND và UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện ra quyết định thành lập và chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả là một bộ phận chuyên môn, hoạt động theo cơ chế thủ trưởng của Văn phòng HĐND và UBND huyện, tổ chức nhân sự
có 01 Tổ trưởng, 01 Tổ phó và các tổ viên gồm công chức, viên chức được phân công nhiệm vụ
Điều 7 Nhiệm vụ của Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện:
- Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
- Nắm hình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức, viên chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; phối hợp với lãnh đạo các cơ quan chuyên môn liên quan kịp thời giải quyết những vướng mắc xảy ra, đặc biệt là những hồ sơ thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều cơ quan chuyên môn liên quan
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành Quy chế, Nội quy làm việc của công chức, viên chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; kịp thời chấn chỉnh những sai sót của công chức, viên chức trong quá trình giao dịch, giải quyết công việc đối với công dân, tổ chức
- Nhận xét, đánh giá đối với công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Báo cáo UBND huyện xem xét, xử lý đối với những công chức, viên chức không thực hiện đúng Nội quy, Quy chế hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
- Báo cáo với UBND huyện theo định kỳ tháng, quý, năm về tình hình và kết quả thực hiện công tác của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Xây dựng kế hoạch công tác, đồng thời đề xuất với UBND huyện các vấn đề có liên quan, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
Điều 8 Trách nhiệm của công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả:
1.Đối với Tổ trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả:
- Giúp Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện theo dõi, tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức thuộc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
Trang 6- Là đầu mối phối hợp với các công chức, viên chức hoặc các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND huyện kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt đối với những hồ sơ liên quan đến nội dung công việc của nhiều công chức, viên chức
- Kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong quá trình giải quyết công việc của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
- Ủy quyền giải quyết một số công việc cho Tổ phó khi vắng mặt
- Thường xuyên báo cáo Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo định
kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm
- Cập nhật, thống kê, lưu trữ dữ liệu về thủ tục hành chính hiện hành
2 Đối với công chức, viên chức (bao gồm Tổ phó) của Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả:
- Thực hiện nghiêm Quy tắc ứng xử của công chức, viên chức
- Phải chấp hành nghiêm thời gian làm việc theo quy định
- Giúp Tổ trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công dân, tổ chức
- Kịp thời cập nhật những quy định không phù hợp với tình hình thực tế, đề xuất, kiến nghị đến Tổ trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện để đề nghị cấp trên xem xét, điểu chỉnh phù hợp
- Cập nhật thường xuyên, theo dõi hoạt động trên hệ thống sổ sách, mẫu biểu; kết hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin, trong quản lý, tổng hợp, cập nhật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin trên hệ thống phần mềm ứng dụng theo quy định
- Phối hợp với các cơ quan có liên quan để đảm bảo việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức đúng thời gian quy định, nghiêm cấm gây phiền hà cho công dân và tổ chức dưới mọi hình thức
Điều 9 Chế độ họp giao ban, thông tin báo cáo:
1 Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện chế độ thông tin báo cáo ngày vào thời gian cuối giờ chiều
2 Định kỳ một tháng một lần họp giao ban Bộ phận Tiếp nhận và trả kết để đánh giá kết quả hoạt động Định kỳ 06 tháng một lần họp kiểm điểm công tác của từng công chức, viên chức làm căn cứ để đánh giá, nhận xét
3 Trường hợp cần thiết, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tổ chức họp giao ban với các cơ quan chuyên môn liên quan và các xã, thị trấn để xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Điều 10 Mọi quy định về quy trình, thủ tục hành chính, phí, lệ phí, chi phí
và thời gian giải quyết đối với từng hồ sơ công việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả được niêm yết công khai ở nơi thuận tiện, thông thoáng để công dân, tổ chức dễ dàng tra cứu, nhận biết
Trang 7Mở sổ theo dõi, hòm thư góp ý; công khai số điện thoại đường dây nóng của Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính Khánh Hòa; công khai số điện thoại của lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo các cơ quan chuyên môn liên quan thuộc huyện, sơ đồ làm việc của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
Điều 11 Quy trình tiếp nhận và trả kết quả:
1 Quy trình tiếp nhận và trả kết quả thực hiện theo sơ đồ sau:
Chú thích:
(1) Tổ chức, công dân liên hệ giải quyết các thủ tục hành chính đến quầy giao dịch của
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo lĩnh vực đã đăng ký để nộp hồ sơ.
(2) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả sau khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân chuyển cho các cơ quan chuyên môn của huyện.
* Sau khi nhận hồ sơ các cơ quan chuyên môn thực hiện như sau:
- Đối với những hồ sơ thuộc các cơ quan chuyên môn của huyện hoặc UBND huyện giải quyết theo thẩm quyền, các cơ quan chuyên môn tiến hành tác nghiệp.
- Đối với những loại hồ sơ cần có sự xác nhận của cơ quan chuyên môn của tỉnh và cấp
xã chuyển lên, các cơ quan chuyên môn của huyện thực hiện công tác tác nghiệp với các cơ quan này theo trình tự (5) và (6) của sơ đồ trên.
(3) Các cơ quan chuyên môn của huyện ký xác nhận theo thẩm quyền hoặc trình UBND huyện ký.
(4) Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện ký và chuyển cho cơ quan chuyên môn.
(7) Sau khi ký xác nhận theo thẩm quyền hoặc trình UBND huyện ký, cán bộ tác nghiệp các cơ quan chuyên môn của huyện mang đến bộ phận văn thư để đóng dấu, sau đó bàn giao kết quả cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hoặc lãnh đạo UBND huyện chuyển trực đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
(8) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiến hành trả kết quả cho tổ chức, công dân và thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có).
2.Quy định về tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính của tổ chức, công dân:
TỔ CHỨC VÀ
CÔNG DÂN
BỘ PHẬN TIẾP
NHẬN VÀ TRẢ
KẾT QUẢ
CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN CẤP HUYỆN
CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN (CẤP XÃ, NGÀNH DỌC, SỞ)
LÃNH ĐẠO UBND HUYỆN
(2)
(7)
(5)
(6) (7)
Trang 8a) Đối với việc giải quyết thủ tục hành chính không thuộc thẩm quyền giải quyết, thụ lý thì hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân đến liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết
b) Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét yêu cầu hồ
sơ của công dân, tổ chức; kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ
Đối với các hồ sơ có giấy hẹn, sau khi kiểm tra hồ sơ đã hợp lệ theo quy
định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy Biên nhận hồ sơ (theo
Mẫu), có ghi rõ ngày trả kết quả, ghi đầy đủ các dữ liệu liên quan và cập nhật vào
Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Mẫu).
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho công dân, tổ
chức thông qua Phiếu hướng dẫn (theo Mẫu hướng dẫn) để công dân, tổ chức bổ
sung, hoàn chỉnh Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai
3 Quy định về chuyển hồ sơ: Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ của công dân, tổ chức đến các cơ quan chuyên môn có liên quan vào cuối giờ làm việc của mỗi buổi trong ngày làm việc Thời gian công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho cơ quan chuyên môn và thời gian cơ quan chuyên môn xử lý, chuyển trả lại kết quả giải quyết cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức phải được thể hiện trong Phiếu
luân chuyển hồ sơ (theo Mẫu Phiếu luân chuyển hồ sơ) và vào Sổ theo dõi giải
quyết hồ sơ
Quá trình chuyển hồ sơ phải được thực hiện bằng Phiếu luân chuyển hồ sơ
và được ghi vào Sổ theo dõi của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và Sổ theo dõi giải quyết công việc của các cơ quan chuyên môn liên quan
4 Quy định về xử lý, giải quyết hồ sơ:
a) Cơ quan chuyên môn có liên quan thẩm định hồ sơ của công dân, tổ chức
do công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến, trình lãnh đạo UBND huyện
ký hoặc lãnh đạo cơ quan chuyên môn ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ đúng thời gian quy định
Trường hợp hồ sơ giải quyết cho công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của nhiều cơ quan chuyên môn thì cơ quan chuyên môn đang trực tiếp giải quyết hồ sơ, chủ động phối hợp với các cơ quan chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ với thời gian, thẩm quyền giải quyết hồ sơ theo quy định của mỗi cơ quan chuyên môn Cơ quan chuyên môn cuối cùng trong quy trình giải quyết hồ sơ có trách nhiệm chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ đúng thời hạn theo quy định cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
b) Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức của cơ quan chuyên môn có lịch kiểm tra, báo cáo trực tiếp với lãnh đạo cơ quan chuyên môn Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản,
Trang 9ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ của công dân, tổ chức
c) Trường hợp cơ quan chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức
d) Trường hợp hồ sơ giải quyết công việc của công dân, tổ chức đã được
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận và chuyển cho cơ quan chuyên môn liên quan nhưng cơ quan chuyên môn không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp hoặc không đúng quy định theo thủ tục hành chính thì cơ quan chuyên môn
đó có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để trả hồ sơ cho công dân, tổ chức trong thời hạn không quá 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ,
đồng thời có văn bản thông báo lý do không thể giải quyết (do lãnh đạo cơ quan
chuyên môn xử lý, giải quyết hồ sơ ký)
5 Quy định về thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ:
a) Đối với những loại hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền ký giải quyết của UBND huyện thì thực hiện theo Quy chế làm việc của UBND huyện, sau đó chuyển lại cho cơ quan chuyên môn
c) Đối với những loại hồ sơ, thủ tục hành chính mà theo Quy chế làm việc của UBND huyện quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện thì lãnh đạo cơ quan chuyên môn ký giải quyết hồ sơ, sau
đó chuyển kết quả lại cho công chức, viên chức chuyên môn tham mưu xử lý hồ sơ
6 Quy định về giao trả hồ sơ: Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ cơ quan chuyên môn, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiến hành trả hồ sơ cho công dân, tổ
chức theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) và yêu cầu
công dân, tổ chức ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả
7 Quy định về xử lý dữ liệu: Sau mỗi lần hoàn thành việc giải quyết hồ sơ cho công dân, tổ chức thì công chức, viên chức có liên quan tại Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả có trách nhiệm tổng hợp, cập nhật, ghi chép đầy đủ các dữ liệu của
hồ sơ đã giải quyết vào Sổ nhật ký, biểu mẫu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu theo quy định cả trên sổ sách cũng như trên các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại và theo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Chương III MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP Điều 12 Nguyên tắc phối hợp:
1 Việc phối hợp giữa Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả với các cơ quan chuyên môn trong việc giải quyết hồ sơ, công việc có liên quan trên nguyên tắc
“thủ tục hành chính đơn giản, công khai, minh bạch, rõ ràng, đúng pháp luật”
Trang 102 Trong quá trình giải quyết hồ sơ có liên quan, nếu phát sinh vướng mắc hoặc vượt thẩm quyền, các cơ quan liên quan phải kịp thời phối hợp tháo gỡ hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên có thẩm quyền để bảo đảm việc giải quyết
hồ sơ công việc đúng pháp luật
3 Việc gửi và nhận thông tin giữa Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả với các
cơ quan chuyên môn có liên quan và giữa các cơ quan chuyên môn liên quan với nhau được thực hiện bằng cách nhận trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử
Điều 13 Trách nhiệm phối hợp của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả với
các cơ quan chuyên môn thực hiện cụ thể như sau:
1 Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với cơ quan chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ
2 Nếu giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức chậm hơn thời gian quy định
mà không có lý do chính đáng thì công chức, viên chức xử lý hồ sơ phải trực tiếp đến nơi cư trú của công dân hoặc cơ quan của tổ chức để xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ Nếu để trễ hẹn lần thứ hai mà không có lý do chính đáng thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn xử lý hồ sơ bị trễ hẹn phải trực tiếp tiếp xúc với công dân, tổ chức để xin lỗi và giải quyết
Trường hợp công chức, viên chức trực tiếp xử lý hồ sơ cho công dân, tổ chức để trễ hẹn so với thời gian quy định quá 03 lần mà không có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm để xem xét xử lý kỷ luật hoặc thay đổi vị trí công tác
Trường hợp do Thủ trưởng cơ quan chuyên môn ký chậm, không đảm bảo thời gian theo quy định thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn đó phải có thư xin lỗi
và trực tiếp đến nơi cư trú của công dân hoặc cơ quan của tổ chức, công dân để trao thư xin lỗi và trả kết quả giải quyết hồ sơ
3 Những hồ sơ do cơ quan chuyên môn tham mưu trình UBND huyện ký đúng thời gian quy định nhưng do lãnh đạo UBND huyện ký chậm thì phải có văn bản trả lời cho tổ chức, công dân được biết lý do chậm
4 Đối với những hồ sơ theo quy định trước khi giải quyết, UBND huyện lấy
ý kiến của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện thì UBND huyện có văn bản lấy ý kiến, trong đó thời gian đề nghị cơ quan được lấy ý kiến có văn bản trả lời phải tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến mà yêu cầu thời gian trả lời phù hợp nhưng không được ít hơn 03 ngày làm việc, ngoại trừ trường hợp nội dung công việc mà UBND huyện đã có quy định cụ thể Nếu quá thời gian quy định ghi trong văn bản đề nghị mà các cơ quan được đề nghị không có ý kiến bằng văn bản thì xem như đồng ý, UBND huyện được giải quyết theo đề nghị của công dân, tổ chức, nếu sau này có phát sinh vấn đề vướng mắc có liên quan đến nội dung công việc đã lấy ý kiến thì cơ quan được lấy ý kiến không trả lời phải chịu trách nhiệm
Điều 14 Trách nhiệm phối hợp của các cơ quan chuyên môn với Bộ phận
Tiếp nhận và trả kết quả: