LẬP KẾ HOẠCH .PGS.TS. Lê Thị Anh Vân Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

MỤC TIÊU• Nắm được các kiến thức về kế hoạch và hệ thống kế hoạch; • Hiểu và vận dụng được quy trình lập kế hoạch để lập một kế hoạch cụ thể; • Hiểu và phân tích được các cấp độ chiến lư

BÀI 3 LẬP KẾ HOẠCH

PGS.TS Lê Thị Anh Vân

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm

• Tôi là một trong ba giám đốc sản phẩm báo cáo cho ông Long – Phó tổng giám đốc phụtrách nghiên cứu, phát triển và sản xuất Để báo cáo lên Tổng giám đốc về năng lực củacác sản phẩm mới của doanh nghiệp, ông Long gọi ba chúng tôi đến văn phòng của ông

ấy và nói: “Tôi muốn các anh ngừng những công việc đang làm và viết cho tôi báo cáo vềcác sản phẩm mới mà các anh đang triển khai, và doanh thu mà các anh dự báo có thểtạo ra từ những sản phẩm đó trong năm nay và năm tới” Ông Long muốn có các bảnbáo cáo của chúng tôi vào 3h chiều ngày hôm sau

• Thế là từng người chúng tôi trở về phòng riêng, dẹp các việc khác sang một bên và bắttay vào viết báo cáo Tôi phải mất khoảng 8 tiếng đồng hồ, và các đồng nghiệp của tôicũng mất khoảng thời gian tương tự để cho ra đời 3 bản báo cáo Đúng thời hạn quyđịnh, chúng tôi nộp báo cáo lên cho ông Long

• Hai ngày sau, ông Long lại gọi tất cả chúng tôi lên văn phòng, lần này để nói rằng chúngtôi đã không làm báo cáo như cách mà ông ấy muốn Ông ấy nghĩ ra một mẫu báo cáođặc biệt và cũng muốn đưa doanh thu của các sản phẩm hiện đang sản xuất vào báocáo, rồi nhiều điều khác nữa - tất cả những điều mà ông ấy không hề nói với chúng tôitrong cuộc họp trước Vậy là chúng tôi phải bắt đầu lại

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm

1 Theo các anh/chị, ông Long và các giám đốc sản phẩm đã có sai lầm

gì trong lập kế hoạch?

2 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để giải thích?

MỤC TIÊU

• Nắm được các kiến thức về kế hoạch và hệ thống kế hoạch;

• Hiểu và vận dụng được quy trình lập kế hoạch để lập một kế hoạch cụ thể;

• Hiểu và phân tích được các cấp độ chiến lược của tổ chức;

• Phân tích và vận dụng được một số mô hình trong lập kế hoạch chiến lược

NỘI DUNG

Kế hoạch và nội dung của một kế hoạch

Hệ thống kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch

Các cấp độ chiến lược của tổ chức

Quy trình lập kế hoạch chiến lược

Cấu trúc của một bản phân tích chiến lược

1 KẾ HOẠCH VÀ NỘI DUNG KẾ HOẠCH

• Khái niệm: Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải

pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ

thống nhất định sau một giai đoạn nhất định

• Nội dung cơ bản của kế hoạch:

 Mục tiêu kế hoạch: Phải đạt được?

 Giải pháp kế hoạch: Phải làm gì và làm thế nào?

 Công cụ kế hoạch: Nguồn lực? Ai thực hiện? Thời

gian? Không gian?

2 HỆ THỐNG KẾ HOẠCH

Xem xét theo cấp kế hoạch

• Các kế hoạch chiến lược

2 HỆ THỐNG KẾ HOẠCH

• Kế hoạch chiến lược

 Tổng thể các mục tiêu, các giải pháp cơ bản, định

hướng dài hạn đảm bảo cho tổ chức hoạt động và

phát triển vượt bậc về chất sau giai đoạn nhất định

 Quy hoạch là sự cụ thể hóa chiến lược cả về mục tiêu và giải pháp

2 HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)

• Chính sách

 Chỉ dẫn chung để quản lý các vấn đề của tổ chức

 Hướng dẫn cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định đối với sự việc lặp lại nhiều lần

• Thủ tục

 Cụ thể bao gồm chuỗi các hành động theo thời gian để thực thi chính sách

 Được thiết kế với những chỉ dẫn rõ ràng trong việc giải quyết vấn đề có tính chất lặp lạinhiều lần

• Quy tắc

 Là dạng chặt chẽ nhất của kế hoạch thường trực

 Quy định những hành động được phép hay không được phép

2 HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)

 Hướng các nỗ lực hoặc nhóm làm việc tới việc đạt được những mục tiêu cụ thể

 Các dự án không có tính toàn diện và hẹp hơn chương trình

 Dự án thường cụ thể hơn chương trình về mục tiêu, giải pháp và nguồn lực

• Ngân sách

 Thường được coi là một phần của chương trình

 Được sử dụng như một cơ chế kiểm soát tài chính để thực hiện kế hoạch

3 LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

• Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu

• Sản phẩm là một bản kế hoạch với những nội dung chính:

 Phải đạt được?

 Phải làm gì?

 Công cụ?

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Phân tích môi trường

• Mục đích: xác định những cơ hội (O), thách thức (T), điểm

mạnh (S) và điểm yếu (W) mà môi trường tạo ra đối với

hệ thống

• Nội dung:

 Phân tích môi trường bên ngoài;

 Phân tích môi trường bên trong

Xác định mục tiêu kế hoạch:

• Mục đích: xác định hệ thống cần đạt được gì sau giai đoạn nhất định

• Nội dung:

 Xác định các mục tiêu có thể trong giai đoạn kế hoạch;

 Xác định thứ tự ưu tiên các muc tiêu;

 Xác định các chỉ tiêu để đạt mục tiêu;

 Xác định hệ thống các chỉ số giám sát đánh giá việc đạt mục tiêu

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH (tiếp theo)

Xác định các phương án thực hiện mục tiêu:

• Xác định tất cả các phương án thực hiện mục tiêu;

• Mỗi phương án cần cụ thể hóa giải pháp và công cụ thực

• Nội dung xác định phương án tốt nhất:

 Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu

 Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức

 Phương án nào có chi phí thấp

 Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện

 Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH (tiếp theo)

Thể chế hóa phương án

• Đề xuất về phương án tối ưu sẽ được trình cho người có thẩm quyền quyết định

• Người có thẩm quyền sẽ phân tích và thông qua phương án

• Đề xuất sẽ được thể chế hóa bằng văn bản

4 CÁC CẤP ĐỘ CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC

4.1 CHIẾN LƯỢC CẤP TỔ CHỨC

• Chiến lược cấp tổ chức: Do bộ phận quản lý cao nhất

vạch ra nhằm định hướng cho hoạt động của toàn

tổ chức

• Câu hỏi cần trả lời đối với tổ chức:

 Cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?

 Định hướng phát triển là tăng trưởng, ổn định hay

thu hẹp?

 Nên hoạt động trong những lĩnh vực nào? Ngành

nào? Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?

 Phân bổ nguồn lực ra sao cho các lĩnh vực, ngành,

sản phẩm/dịch vụ đó?

 Phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành?

4.2 CHIẾN LƯỢC CẤP NGÀNH/LĨNH VỰC

• Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt

động trong một ngành (một lĩnh vực hoạt động) của tổ chức

• Câu hỏi cần trả lời:

 Ngành cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?

 Cạnh tranh dựa trên các lợi thế nào?

4.3 CHIẾN LƯỢC CẤP CHỨC NĂNG

• Chiến lược cấp chức năng: nhằm nâng cao

năng lực cho các chức năng hoạt động của tổ

chức và tối đa hoá năng suất sử dụng nguồn lực

của tổ chức

• Chiến lược cấp chức năng thường sử dụng:

marketing, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất,

nghiên cứu và phát triển…

Phân tích môi trường

Xây dựng các lựa chọn CL (phương án CL)

Đánh giá, lựa chọn phương án CL tối ưu

Đề xuất và quyết định chiến lược

Khẳng định sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược

Xác định mục tiêu chiến lược

5 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

BƯỚC 1: PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG

• Cho thấy điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của một tổ chức

• Nội dung của phân tích môi trường bao gồm:

 Phân tích môi trường bên ngoài;

 Phân tích môi trường bên trong (Đánh giá thực trạng của tổ chức)

BƯỚC 2: KHẲNG ĐỊNH SỨ MỆNH, TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢC

 Xác định tổ chức sẽ như thế nào trong tương lai

 Phác thảo những gì tổ chức muốn trở thành, hoặc mong

muốn của tổ chức về thế giới mà trong đó tổ chức đang

hoạt động

 Thể hiện những giá trị cốt lõi và những nguyên tắc cơ bản

của tổ chức

BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC

• Xác định điểm mốc cần đạt được trong

từng khoảng thời gian nhất định để từng

bước biến tầm nhìn thành hiện thực

• Chuyển hoá sứ mệnh và định hướng của

tổ chức thành cái cụ thể hơn để đo lường

được kết quả hoạt động của tổ chức trong

BƯỚC 4: XÂY DỰNG CÁC LỰA CHỌN CHIẾN LƯỢC

• Lựa chọn chiến lược là một tập hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược

• Cho thấy các khả năng có thể trong việc hướng tới các mục tiêu chiến lược, từ đó cónhững phương án thích hợp cho việc huy động tiềm năng và nguồn lực của tổ chức

BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN CHIẾN LƯỢC TỐI ƯU

Tiêu chí đánh giá phương án:

• Khả năng chắc chắn đảm bảo sự thành công của

các mục tiêu chiến lược;

• Tận dụng được điểm mạnh và cơ hội của tổ chức;

• Nguồn lực của từng phương án và khả năng đảm

bảo nguồn lực;

• Các công việc phải làm, yêu cầu và tính chất công

việc, khả năng thực hiện các công việc đó…

BƯỚC 6: ĐỀ XUẤT VÀ QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

• Ra quyết định để phân bổ con người và

các nguồn lực khác của tổ chức cho việc

thực hiện kế hoạch

• Đề xuất và quyết định chiến lược dưới

dạng văn bản

6 CẤU TRÚC CỦA MỘT BẢN PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC

• Giới thiệu khái quát về tổ chức;

• Phân tích môi trường bên ngoài;

• Phân tích môi trường bên trong;

• Khẳng định sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược;

• Xác định mục tiêu chiến lược;

• Xác định các phương án (lựa chọn) chiến lược;

• Đánh giá và lựa chọn chiến lược tối ưu;

• Một số kiến nghị để tổ chức thực hiện chiến lược thành công

7 MÔ HÌNH VẬN DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

• Mô hình SWOT

• Mô hình "năm lực lượng cạnh tranh" của M Porter

• Mô hình phân tích chuỗi giá trị của M.Porter

• Mô hình phân tích danh mục hoạt động/đầu tư của nhóm tư vấn Boston (BCG)

MÔ HÌNH “NĂM LỰC LƯỢNG CẠNH TRANH” CỦA M.PORTER

Mối đe doạ từ các đối thủ mới

Tính khốc liệt cạnh tranh giữa các đối thủ

Mối đe doạ từ những sản phẩm,

Khả năng thương lượng của khách hàng

Khả năng thương lượng của nhà cung cấp

MÔ HÌNH PHÂN TÍCH CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA M.PORTER

Dịch vụ sau bán hàng

Các hoạt động hỗ trợ:

Xây dựng cơ sở hạ tầng Hệ thống thông tin

Quản lý nguồn nhân lực Phát triển công nghệ

MÔ HÌNH PHÂN TÍCH DANH MỤC HOẠT ĐỘNG/ĐẦU TƯ CỦA NHÓM TƯ VẤN BOSTON (BCG)

Tốc độ tăng trưởng của thị trường

Thị phần tương đối

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Sai lầm khi lập kế hoạch:

• Không lập kế hoạch theo một quy trình hợp lý và khoa học

• Không phân tích đầy đủ yếu tố môi trường khi lập kế hoạch về sản phẩm

• Không xác định được mục tiêu doanh thu sản phẩm dựa trên nguồn lực và cơ hội từmôi trường

• Không có cơ sở để xác định phương án sản phẩm

 Phạm vi, nội dung các kế hoạch này có sự khác biệt.

2 Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp khác nhau như thế nào?

Trả lời: Giữa hai loại kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác biệt chủ yếu trên

 Mức độ cụ thể: các mục tiêu chiến lược thường cô đọng và tổng thể (thiên về tính địnhtính) Các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết (thiên về định lượng)

CÂU HỎI TỰ LUẬN

1 Hãy xác định một tổ chức mà anh/chị quan tâm

2 Hãy xây dựng một bản tóm lược kế hoạch chiến lược của tổ chức đó, bao gồm tầm nhìn, sứmệnh, mục tiêu chiến lược và các cấp chiến lược

3 Trong bản kế hoạch chiến lược đó, sử dụng ma trận SWOT để chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu,

cơ hội và thách thức mà tổ chức đang phải đối mặt

Hướng dẫn:

• Học viên có thể lựa chọn một chiến lược cấp tổ chức, cấp ngành hoặc cấp chức năng

• Dựa vào kết cấu bản phân tích chiến lược để trình bày nội dung

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu chomột hệ thống nhất định Kế hoạch của một tổ chức có thể được xem xét dưới nhiềugiác độ khác nhau

• Việc lập kế hoạch phải được xác định theo quy trình tương đối thống nhất bao gồmphân tích môi trường, phân tích mục tiêu, phân tích phương án, đánh giá và lựa chọnphương án tối ưu, quyết định kế hoạch

• Chiến lược của tổ chức bao gồm 3 cấp độ: Chiến lược cấp tổ chức, chiến lược cấpngành và chiến lược cấp chức năng

• Quy trình lập kế hoạch chiến lược bao gồm các bước: phân tích môi trường; khẳngđịnh tầm nhìn và chiến lược; xác định mục tiêu chiến lược; xây dựng các lựa chọnchiến lược; đánh giá và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu; đề xuất và quyết địnhchiến lược