Phần mềm “Chương trình quản lý đào tạo Trường Đại học Thủy sản” có 12 phân hệ : Quản Lý Sinh Viên, Quản Lý CBCNV, Quản Lý Điểm, Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí, Xếp Thời Khóa Biểu, Quản Lý
Trang 1MÔ Tả CHUNG CÁC PHÂN Hệ CủA Hệ THốNG
I/ Các vấn đề chung :
1) Đặc điểm chính của chương trình :
Chương trình có đặc điểm chính như sau :
• Sử dụng trên mạng cục bộ (Mạng ngang hàng, Mạng Netware, Mạng Windows
NT, Mạng Windows 2000…), đảm bảo sự khai thác thông tin của mọi đối tượng,
kể cả sinh viên (nếu cần)
• Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý đào tạo chung trong một cơ sở dữ liệu, bảo đảm tính nhất quán, không trùng lặp dữ liệu
• Sử dụng để quản lý chung tất cả các hệ đào tạo (đào tạo tín chỉ, đào tạo niên chế, đào tạo tại chức, đào tạo từ xa ) của nhà trường trong một cơ sở dữ liệu
duy nhất với cùng một giao diện khai thác
• Phân quyền rõ ràng cho các cá nhân sử dụng, có ghi lại nhật ký cập nhật dữ liệu
(thời gian, cá nhân nhập liệu) một số số liệu quan trọng, nâng cao tính an tồn
cho dữ liệu nhập, nâng cao trách nhiệm của các cá nhân tham gia nhập liệu cho
hệ thống
• Có phân quyền quản trị chung, quản trị phân hệ cho các cá nhân có trách nhiệm quản lý
• Có khóa sổ nhập liệu ở những thời điểm thích hợp để bảo đảm tính đúng đắn cao cho dữ liệu
• Có hệ thống lưu trữ và phục hồi dữ liệu, phòng hờ các tai nạn về dữ liệu do sự
cố điện, virus máy tính v.v
Phần mềm “Chương trình quản lý đào tạo Trường Đại học Thủy sản” có 12 phân
hệ : Quản Lý Sinh Viên, Quản Lý CBCNV, Quản Lý Điểm, Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí, Xếp Thời Khóa Biểu, Quản Lý Phòng Học, Quản Lý Học Phí Tài Vụ, Quản Lý
Trang 2Chương Trình Đào Tạo, Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy, Đăng Ký Môn Học, Tuyển Sinh, Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo
Do thời gian có hạn nên chỉ tập trung viết hồn thiện 6 phân hệ : Quản Lý Sinh Viên, Quản Lý Điểm, Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí, Quản Lý Học Phí Tài Vụ, Đăêng
Ký Môn Học
Các phân hệ còn lại chỉ thực hiện các thao tác lệnh cần thiết có liên quan với các phân hệ khác và sẽ lần lượt được hồn thiện trong thời gian tới
Trang 32) Môi trường hoạt động :
Chương trình hoạt động ở môi trường Windows 98, Windows 2000, WindowsXP với
ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows
3) Font tiếng Việt trên màn hình :
Chương trình dùng trên nền Windows, font TCVN3 - ABC, font của môi trường Windows
4) Font tiếng Việt trên máy in :
Font TCVN3 - ABC, driver của môi trường Windows, vì vậy in được trên tất cả các loại máy in
5) Máy tính đơn và mạng máy tính :
Chương trình có thể vận hành trên máy đơn hoặc trên môi trường mạng
Có thể dùng mạng nội bộ Windows 2000, Windows NT hoặc mạng ngang hàng Cần phải phân quyền cho các user và khai thác chương trình trên mạng nội bộ (LAN)
II/ Các phân hệ của hệ thống :
Có tổng cộng 12 phân hệ trong hệ thống (Hình 1) :
1 Quản Lý Sinh Viên S QLSV
4 Học Bổng và Miễn Giảm Học Phí B HBHP
8 Quản Lý Chương Trình Đào Tạo C CTDT
9 Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy K KLGD
12 Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo L PVLD
Trang 4Ngồi ra còn có phân hệ Hệ Thống Quản Lý (HTQL), chữ viết tắt là H, phân hệ này
không có dữ liệu của người sử dụng, chỉ chứa các thông tin chung của tồn hệ thống
Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo cũng không có dữ liệu riêng của người sử dụng, phân hệ này tham khảo dữ liệu từ tất cả các phân hệ khác
Hình 1 : Các phân hệ trong hệ thống
1) Nhiệm vụ chung của từng phân hệ :
Như tên gọi của các phân hệ, các nhiệm vụ chính của các phân hệ có thể tóm tắt như sau :
1.1 Quản Lý Sinh Viên (QLSV) :
¾ Quản lý danh sách sinh viên & lý lịch sinh viên Cập nhật danh sách sinh viên & lý lịch trích ngang theo thời gian thực
¾ Thống kê, tổng hợp danh sách sinh viên
¾ Tìm kiếm, khai thác dữ liệu sinh viên
¾ In các biểu mẫu về quản lý sinh viên
¾ Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : quản lý điểm, đăng ký môn học, học bổng học phí
¾ Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập
¾ Quản lý sinh viên nhiều hệ đào tạo khác nhau trong cùng một cớ sở dữ liệu
Quản lý Sinh viên
Quản lý Nhân sự
Xếp Thời khóa biểu
Chương trình Đào tạo
Học bổng & Miễn giảm HPhí
Tuyển sinh
Trang 5¾ Quan tâm đến đặc thù của học sinh tạm dừng
¾ Lưu trữ tất cá các biến động về danh sách sinh viên, tiện cho việc thống kê sĩ số, thống kê tình trạng biến động sĩ số…
¾ Quản lý vấn đề khen thưởng, kỷ luật sinh viên
¾ In các biểu mẫu phù hợp với yêu cầu báo cáo cho Bộ Giáo Dục
¾ Khóa sổ nhập liệu biến động sinh viên (theo học kỳ) ở những thời điểm thích hợp để giữ mức tin cậy số liệu thông tin quản lý sinh viện ở mức cao
1.2 Quản Lý CBCNV (QLNS) :
¾ Cập nhật danh sách cán bộ & lý lịch trích ngang theo thời gian thực
¾ Thống kê, tổng hợp danh sách cán bộ
¾ Tìm kiếm, khai thác dữ liệu cán bộ
¾ In các biểu mẫu về quản lý cán bộ
¾ Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : xếp thời khóa biểu, khối lượng giảng dạy
Phân hệ QLCBCNV này chú trọng để phục vụ quản lý đào tạo, không đặt trọng tâm như một phân hệ quản lý nhân sự
1.3 Quản Lý Điểm (DIEM) :
¾ Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm bài tập, kiểm tra, điểm thi, điểm tổng hợp cho từng sinh viên có đăng ký môn học từng học kỳ
¾ Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm phúc tra, điểm bảo lưu
¾ Thực hiện qui trình phúc tra điểm thi: Danh sách, nhập điểm, hồi điểm phúc tra…
¾ Thực hiện qui trình tạo phách để chấm điểm: Danh sách, tạo phách, in đối chiếu phách – số báo danh, nhập điểm theo phách, hồi điểm…
¾ Tổng kết , thống kê kết quả điểm thi cho tồn trường, theo ngành, theo môn học
¾ Xét các tiêu chuẩn học lực dựa vào điểm (để khen thưởng, cấp học bổng buộc thôi học )
¾ Trích lọc danh sách theo điều kiện điểm tùy ý (với biểu thức ràng buộc tùy chọn)
¾ Quản lý nhiều qui chế điểm khác nhau trong cùng một hệ thống (Cách thức cộng điểm, cách thức tính đạt, xét nợ học phần v.v )
¾ Xét phân loại sinh viên (điểm thi & điểm tốt nghiệp) theo các qui định phân loại khác nhau của từng loại qui chế
¾ Tính tự động các loại điểm trung bình khác nhau tùy theo hệ đào tạo: Điểm trung bình năm học, điểm trung bình giai đoạn, điểm trung bình học bồng, điểm trung bình lần 1, điểm trung bình cao…
¾ Xét nợ học phần, xét tạm dừng, buộc thôi học cho từng học kỳ, từng năm học, từng
Trang 6giai đoạn đúng với qui chế hiện hành
¾ Xét đạt / không đạt các tiêu chuẩn hồn thành các giai đoạn của các hệ/ngành khác nhau (Tiêu chuẩn do người quản trị thiết lập động theo qui chế từng thời điểm xét)
¾ In các biểu mẫu quản lý điểm (Đặc biệt các bảng điểm ra trường, các bảng điểm lưu tại phòng Đào tạo có thể in dạng nhiều cột)
¾ Thiết lập lịch thi lại cho sinh viên các môn học không đạt (danh sách, phòng thi, nhập điểm…)
¾ Thiết lập lịch thi giữa học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh sách, phòng thi, nhập điểm )
¾ Thiết lập lịch thi cuối học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh sách, phòng thi, nhập điểm)
¾ Cho phép tổ chức thi học kỳ, thi giữa học kỳ nhiều đợt thời gian khác nhau trong một học kỳ
¾ Khóa sổ nhập liệu điểm ở những thời điểm thích hợp để giữ mức tin cậy số liệu điểm ở mức cao
¾ So sánh sự khác biệt về điểm của tất cả sinh viên (theo học kỳ) ở thời điểm bất kỳ với dữ liệu đã lưu trước đó để giữ mức tin cậy số liệu điểm ở mức cao
¾ Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập
¾ Tìm kiếm, khai thác số liệu về điểm thi
¾ Cung cấp số liệu cho phân hệ học bổng, học phí
1.4 Học Bổng và Miễn Giảm Học Phí (HBHP) :
¾ Phân phối, cập nhật, quản lý học bổng khuyến khích, học bổng chính sách, học bổng trợ cấp xã hội, học bổng ưu đãi
¾ Tính tốn học bổng khuyến khích theo các mô hình học bổng khác nhau
¾ Nhập và quản lý danh sách miễn giảm học phí cho cả 2 đối tượng: Sinh viên thường
và sinh viên diện chính sách
¾ Theo dõi việc nhận các loại học bổng theo từng tháng
¾ Kết hợp với khen thưởng và kỷ luật của sinh viên trong phân hệ quản lý sinh viên, kết hợp với phân hệ điểm để lọc ra danh sách học bổng khuyến khích
¾ In các biểu mẫu về quản lý học bổng
¾ In các biểu mẫu về quản lý miễn giảm học phí
¾ Thống kê, tổng hợp số liệu học bổng
¾ Thống kê, tổng hợp số liệu miễn giảm học phí
Trang 7¾ Tìm kiếm, khai thác số liệu học bổng
1.5 Xếp Thời Khóa Biểu (XTKB) :
¾ Xếp thời khóa biểu từng học kỳ của các môn học mở trong học kỳ (cho phép TKB khác nhau hàng tuần)
¾ Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các lớp xếp thời khóa biểu
¾ Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các nhóm môn học
¾ Quản lý thời khóa biểu hàng tuần của các nhóm môn học, các lớp, các phòng học, các CBGD
¾ Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê
1.6 Quản Lý Phòng Học (QLPH) :
¾ Quản lý việc sử dụng phòng đột xuất không nằm trong phân hệ xếp thời khóa biểu
¾ Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê
¾ Lịch sử dụng phòng hàng ngày
¾ Phân bố sử dụng phòng hàng tuần
¾ Lịch sử dụng một phòng học
¾ Danh sách kiểm tra thực hiện giảng dạy
1.7 Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV) :
¾ Quản lý việc đóng học phí của từng sinh viên (Phòng Tài Vụ)
¾ Kết hợp với phân hệ học bổng và miễn giảm học phí, theo dõi việc miễn giảm học phí của sinh viên
¾ In các hóa đơn học phí cho sinh viên
¾ In theo dõi học phí của từng sinh viên cho tồn khóa học
¾ Theo dõi các khoản thu chi khác liên quan đến học phí: Hồn học phí, hủy hóa đơn, xóa nợ học phí
¾ In các biểu tổng hợp về đóng học phí, danh sách SV chưa đóng học phí
¾ Thống kê, tổng hợp số liệu học phí
¾ Tìm kiếm, khai thác số liệu học phí
¾ Khóa sổ nhập liệu học phí (theo học kỳ) ở những thời điểm thích hợp để giữ mức tin cậy số liệu quản lý ở mức cao
1.8 Quản Lý Chương Trình Đào Tạo (CTDT) :
¾ Cập nhật, sửa đổi, quản lý chương trình đào tạo chung, chương trình đào tạo từng học kỳ của các ngành học
Trang 8¾ Lưu trữ chương trình đào tạo chung từng hệ/ngành, chương trình quản lý đào tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau, chương trình đào tạo thực sự vận hành của các khối lớp So sánh tiến độ thực hiện …
¾ Quản lý chương trình đào tạo ở 3 mức: (1) chương trình đào tạo chung từng hệ/ngành, (2) chương trình quản lý đào tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau, (3) chương trình đào tạo thực sự vận hành của các khối lớp
¾ Cập nhật và theo dõi lịch học vụ (từng tuần) cho các khối lớp
¾ In các biểu mẫu quản lý chương trình đào tạo
¾ Quản lý các thuộc tính của các môn học (tín chỉ, môn học tiên quyết, song hành, mức học phí )
¾ Tìm kiếm, khai thác số liệu của chương trình đào tạo
¾ Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập
¾ Cung cấp thông tin về CTDT, về lịch học vụ hàng tuần cho các phân hệ điểm, xếp thời khóa biểu, đăng ký môn học, khối lượng giảng dạy
¾ Quản lý các tiêu chuẩn xét tốt nghiệp, tiêu chuẩn xét hồn thành giai đoạn, tiêu chuẩn xét chứng chỉ quốc gia
¾ Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các khối lớp
¾ Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê
1.9 Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy (KLGD) :
¾ Quản lý khối lượng giảng dạy của từng CBGD, Bộ Môn, Khoa
¾ Tính tốn thù lao giảng dạy cho từng CBGD, Bộ Môn, Khoa
¾ Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê
1.10 Đăng Ký Môn Học (DKMH) :
¾ Quản lý đồng thời việc đăng ký theo nguyện vọng của hệ tín chỉ và đăng ký tự động cho sinh viên hệ niên chế
¾ Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học của từng sinh viên cho hệ tín chỉ
¾ Nhập và xét đăng ký môn học cho từng sinh viên (theo nguyện vọng của sinh viên), bảo đảm cho mỗi sinh viên có một thời khóa biểu học riêng và không trùng Cố gắng tối ưu việc sử dụng phòng học và sĩ số thích hợp cho mỗi nhóm môn học
¾ Xét vét đăng ký sinh viên tăng cao khả năng xét được đăng ký cho SV trong hồn cảnh thiếu tài nguyên
¾ Nhập và xét đăng ký theo từng môn học
¾ Tự động tính tốn học phí cho sinh viên
Trang 9¾ Tổ chức nhiều đợt đăng ký khác nhau cho các lớp (nếu cần thiết)
¾ Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học các môn học lại, học vượt của từng sinh viên cho hệ niên chế
¾ Đăng ký môn học tự động của từng sinh viên cho hệ niên chế
¾ Trích lọc số liệu trước đăng ký/sau đăng ký
¾ Thống kê, tổng hợp số lượng đăng ký
¾ In các biểu mẫu đăng ký môn học
¾ Tìm kiếm, khai thác dữ liệu đăng ký
¾ Cung cấp số liệu cho phân hệ quản lý điểm & phân hệ học bổng, học phí
¾ Xếp lịch thi học kỳ
¾ Quản lý TKB học & lịch thi của từng sinh viên
1.11 Tuyển Sinh (TSDH) :
¾ Quản lý danh sách thí sinh nộp đơn, thí sinh dự thi
¾ Đánh số báo danh, tạo phách, nhập điểm, hồi phách
¾ Thống kê để xét điểm chuẩn & Xét tuyển
¾ Quản lý chấm phúc tra
¾ Quản lý danh sách trúng tuyển
¾ Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê
1.12 Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo (PVLD) :
Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê các thông tin từ các phân hệ theo
quyền hạn của từng cá nhân (CBGD, sinh viên, nhân viên phòng ban ) Chẳng hạn sinh
viên có thể biết đuợc các thông tin: điểm, đăng ký môn học, học bổng, học phí, thời khóa biểu của chính mình, CBGD có thể biết được thông tin: khối lượng giảng dạy, thời khóa biểu của chính mình
2) Ý nghĩa của các chữ viết tắt từng phân hệ :
Mỗi phân hệ đều có một tên tắt và một ký tự viết tắt (Ví dụ Phân hệ quản lý sinh viên
có tên tắt là QLSV có ký tự viết tắt là S ) Ý nghĩa của chúng như sau :
Tên tắt để đặt tên cho thư mục tương ứng của các phân hệ và sử dụng trong khi lập
trình
Ký tự viết tắt dùng làm chữ bắt đầu của các file chương trình và file dữ liệu của các
phân hệ (Ví dụ các file chương trình & file dữ liệu của phân hệ quản lý sinh viên đều bắt
đầu bằng chữ S)
3) Tổ chức thư mục của hệ thống :
Trang 103.1 Tổ chức chung của cây thư mục :
DBF Chứa dữ liệu
VFW Chứa chương trình
BMP Chứa các file hình ảnh của QLSV và QLNS
3.2 Tổ chức nhánh thư mục DBF :
DBF CHNG Dữ liệu chung của đơn vị
USER Dữ liệu riêng của Users
FMEM Dữ liệu của các quản trị viên phân hệ
3.3 Tổ chức nhánh thư mục VFW :
FORM Các form của hệ thống
QLSV Các hàm và thủ tục của phân hệ QLSV
DIEM Các hàm và thủ tục của phân hệ DIEM v.v
Các lưu ý về nhánh thư mục VFW
• Các thư mục con của nhánh thư mục VFW chứa chương trình nguồn
• Thư mục này được phân quyền read-only cho tất cả các user, ngoại trừ quản trị viên
& người phát triển hệ thống (được phân công nhiệm vụ sửa chương trình nguồn, khi cần thiết)
III/ Vận hành hệ thống - Môi trường làm việc của người sử dụng :
Trang 111) File config.sys :
Chèn thêm dòng sau đây (hoặc tăng thêm số file mở nếu đã có)
files=200 Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file config.NT
trong Windows\System32\
2) Thư mục làm việc của người sử dụng :
Mỗi user cần tạo một thư mục làm việc trên máy đơn hoặc trên server
ở một thời điểm, mỗi thư mục làm việc chỉ được sử dụng bởi nhiều nhất 1 user
Thư mục làm việc nên có tên chính là username
Thư mục làm việc chỉ chứa các file trung gian khi làm việc, không chứa các file kết quả hoặc các file dữ liệu riêng của người dùng
3) SHORTCUT chạy chương trình :
Từ Desktop của Windows tạo SHORTCUT có properties như sau : (Hình 2)
Target : "C:\Program Files\Microsoft Visual FoxPro 7\vfp7.exe" -c
d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw -t d:\DHTS\vfw\htql\hmenu.fxp
Start in : d:\anh\
Thư mục làm việc của người sử dụng
4) Đăng nhập hệ thống :
Mỗi user đều có một mật khẩu riêng để thâm nhập chương trình
Có hai mức mật khẩu, hai mật khẩu này không nhất thiết phải giống nhau :
- Mật khẩu mạng cục bộ (LAN)
- Mật khẩu chương trình (Hình 3)
Khi đăng nhập vào hệ thống, user phải trả lời đúng mật khẩu mới được khai thác
Để bảo đảm mật khẩu không bị lộ, người sử dụng nên thay đổi mật khẩu một cách định kỳ
