Hoàn thiện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại bộ phận sản xuất khuôn ép nhôm của công ty TNHH VNP

Qua việc tìm hiểu thực tế việc đánh giá thực hiện công việc tại bộ phận sản xuất cho thấy, công tác đánh giá hiện nay của công ty vẫn còn bị ảnh hưởng nhiều bởi ý kiến chủ quan của người

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các công ty cho dù ở loại hình nào muốn tồn tại và phát triển phải có những chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế thay đổi của thị trường Một công ty muốn vững mạnh phải xây dựng hệ thống nguồn nhân lực theo kịp chiến lược phát triển đó Bởi con người luôn là nhân tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của một tổ chức Chính vì thế, các nhà quản lý điều hành luôn phải đặt mối quan tâm về con người lên hàng đầu trong việc hoạch định chiến lược

và phát triển công ty

Yếu tố then chốt liên quan đến thành công trong dài hạn của một tổ chức là khả năng đo lường mức độ thực hiện công việc của nhân viên Công tác quản trị nhân sự có thành công hay không phần lớn do công ty biết đánh giá đúng hiệu quả làm việc của nhân viên Đánh giá kết quả thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hành vi mà nhân viên thực hiện trên công việc nhất quán với chiến lược của công ty Đây là cơ sở giúp công ty tuyển chọn, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hiện tại; đồng thời giúp công ty xây dựng các chế độ lương thưởng hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác Việc đánh giá còn giúp nhân viên khẳng định năng lực, tạo động lực cho nhân viên thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với công ty

Tuy nhiên, đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hưởng bởi tình cảm của con người kể cả khi công ty đã xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan trong thực hiện công việc Chính vì vậy mà đã dẫn đến nguyên nhân của rất nhiều loại lỗi thường phạm phải trong quá trình đánh giá, làm sai lệch kết quả đánh giá về tình hình làm việc của nhân viên, giảm động lực làm việc và dẫn đến các vấn đề khác trong quản lý nhân sự Cho nên, vấn đề đặt ra đối với các công ty là xây dựng và quản lý một hệ thống đánh giá có tác dụng khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, phát triển nhân viên để đẩy mạnh hiệu quả hoạt động cho công ty

Với những lợi ích của việc đánh giá kết quả thực hiện công việc đem lại, Công ty TNHH VNP cũng đã xây dựng một hệ thống đánh giá hoàn thành công tác Tuy nhiên, hệ thống đánh giá này vẫn chưa đạt hiệu quả như mong muốn của lãnh đạo công ty Qua việc tìm hiểu thực tế việc đánh giá thực hiện công việc tại bộ phận sản xuất cho thấy, công tác đánh giá hiện nay của công ty vẫn còn bị ảnh hưởng nhiều bởi ý kiến chủ quan của người đánh giá, chưa tạo được động lực để thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn Do đó, với mong muốn góp phần hoàn thiện hệ thống đánh giá công tác tại Công ty TNHH VNP, đồng thời nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc đánh giá kết quả thực hiện công việc trong công tác quản trị nhân sự, nhóm

17 xin chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại

bộ phận sản xuất khuôn ép nhôm của Công ty TNHH VNP” để nghiên cứu làm

bài tiểu luận của nhóm

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại bộ phận khuôn ép nhôm

- Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của công ty

- Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phân tích thống kê mô tả để xác định nguyên nhân tại sao hệ thống đánh giá hoàn thành công tác chưa hiệu quả Đồng thời, dựa trên kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và tham khảo từ các tài liệu khác về đánh giá kết quả thực hiện công việc để đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chủ yếu của đề tài là hoàn thiện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại bộ phận sản xuất khuôn ép nhôm của Công ty TNHH VNP

Phạm vi nghiên cứu là nghiên cứu việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của bốn tổ của bộ phận sản xuất khuôn ép nhôm, trong thời gian từ tháng 01 đến tháng 11 năm 2011

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của tiểu luận bao gồm:

Chương 1: Phân tích thực trạng đánh giá kết quả thực hiện công việc tại bộ

phận sản xuất khuôn ép nhôm của Công ty TNHH VNP

Chương 2: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện

công việc của Công ty TNHH VNP

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI BỘ PHẬN SẢN XUẤT KHUÔN ÉP NHÔM CủA CÔNG TY TNHH VNP

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH VNP

Công ty TNHH VNP được thành lập từ ngày 02/05/2002 là doanh nghiệp 100% vốn của Nhật Bản

Sản phẩm: Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm khuôn ép nhôm, khuôn

dập và các phụ tùng cơ khí cung cấp cho công ty mẹ, các doanh nghiệp liên kết và một số khách hàng khác Hiện nay, các sản phẩm của công ty đang được khách hàng đánh giá cao về độ bền cũng như về giá cả cạnh tranh so với các công ty khác Công ty chủ yếu nhập nguyên vật liệu từ nước ngoài, tiến hành sản xuất và xuất bán

ra nước ngoài

Tầm nhìn: Trở thành biểu tượng chất lượng đối với các sản phẩm về khuôn

ép nhôm và khuôn dập

Sứ mạng của công ty: Công ty phấn đấu để trở thành công ty hàng đầu về

sản xuất và cung cấp khuôn ép nhôm, khuôn dập bằng việc luôn mang lại sự hài lòng cho khách hàng

Chiến lược của công ty: Tập trung đáp ứng đầy đủ và kịp thời các đơn hàng

từ công ty mẹ và các doanh nghiệp liên kết để không ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của các công ty này Mở rộng khách hàng tại Việt nam và một số nước lân cận

như Singapore, Malaysia

Thị trường: Các sản phẩm của công ty chủ yếu xuất khẩu sang thị trường

Nhật Bản, Singapore, Malaysia Tỷ lệ xuất khẩu chiếm khoảng 70% doanh số của công ty, khoảng 30% sản phẩm được bán tại thị trường nội địa

Sơ đồ tổ chức: Công ty VNP có bốn bộ phận: bộ phận khuôn ép nhôm, bộ

phận khuôn dập, bộ phận văn phòng và bộ phận bảo đảm chất lượng

+ Tổng quản lý: chịu trách nhiệm quản lý chung toàn công ty Tiến hành triển khai các chỉ thị của Giám đốc, đôn đốc việc thực hiện tại các phòng ban trong công ty

Tổ chức xây dựng và thực hiện các mục tiêu của công ty và các bộ phận

+ Bộ phận văn phòng: gồm các nhóm kế họach, hành chánh nhân sự, thống kê sản xuất, kinh doanh nội địa và kế toán

+ Bộ phận khuôn dập: được thành lập từ tháng 4/2005 Tiếp nhận các yêu cầu khách hàng, tiến hành thiết kế và sản xuất khuôn dập

+ Bộ phận QA: được thành lập từ tháng 11/2004, chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm của tất cả các quá trình sản xuất trong công ty Trợ lý của bộ phận

QA chịu trách nhiệm kiểm soát tất cả các tài liệu từ bên ngoài vào công ty bao gồm các tài liệu được gửi bằng đường mail hay đường bưu điện

+ Bộ phận khuôn ép nhôm: được thành lập cùng với sự phát triển của công ty từ năm 2002 Bộ phận khuôn ép nhôm gồm có 44 công nhân viên Sản xuất khuôn ép nhôm theo các đơn hàng được triển khai từ bộ phận văn phòng Sơ đồ tổ chức của

ép nhôm

Bộ phận sản xuất khuôn dập

Bộ phận QA

Đặc điểm hoạt động của công ty

Ban lãnh đạo công ty là những người luôn quan tâm đến nhân viên và cũng thể hiện cam kết rất cao về vấn đề chất lượng và môi trường Mục tiêu của công ty

là không chỉ hướng tới một sản phẩm chất lượng mà còn hướng đến một sản phẩm thân thiện với môi trường Công ty đã được tổ chức BVC (trước đây là BVQI) cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2000 từ ngày 14/10/2005 và cấp giấy chứng nhận ISO 14001:2004 vào ngày 27/12/2006 Hiện tại, công ty cũng đang duy trì 5S và tinh thần cải tiến không ngừng “kaizen” tại tất cả các bộ phận của công ty Đặc biệt gần đây, trước vấn đề thiếu hụt năng lượng đang trở nên ngày càng nghiêm trọng tại Việt Nam, công ty cũng đã triển khai xậy dựng và thực hiện hệ thống quản lý năng lượng nhằm loại bỏ những lãng phí về năng lượng trong toàn công ty và bước đầu cũng đã đạt được một số thành quả nhất định như đến tháng 11 năm 2011, bằng các giải pháp về kỹ thuật và quản lý, công ty đã đạt được các mục tiêu giảm 10% chi phí sử dụng điện trên doanh số so với số liệu năm 2010

Hiện nay, Ban lãnh đạo và tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty đang hướng đến các chính sách sau:

Chính sách chất lượng: Công ty VNP cam kết:

1 Cung cấp sản phẩm khuôn ép nhôm, khuôn dập đạt chất lượng

2 Đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

3 Thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng, đem lại sự hài lòng cho khách hàng và thường xuyên cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

Chính sách môi trường: Công ty VNP cam kết giữ gìn môi trường bền vững bằng

cách thiết lập thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý môi trường Để thực hiện được điều đó, chúng tôi cam kết sẽ:

1 Ngăn ngừa ô nhiễm bằng mọi biện pháp

2 Tuân thủ các quy định pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan

3 Nâng cao nhận thức của tất cả cán bộ công nhân viên nhằm giảm các tác động môi trường có ý nghĩ trong công việc hàng ngày của họ

4 Giảm việc sử dụng nguồn tài nguyên thiên nhiên

5 Giảm các chất thải

Chính sách năng lượng:

1 Nâng cao ý thức tiết kiệm năng lượng của toàn bộ Cán bộ công nhân viên công ty nhằm sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả

2 Đảm bảo sẵn có nguồn lực cho việc triển khai hoạt động tiết kiệm năng lượng

3 Tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm năng lượng để triển khai thực hiện

4 Duy trì hệ thống quản lý năng lượng

5 Tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành

Trên cơ sở các chính sách và chiến lược phát triển của công ty, hàng năm Ban lãnh đạo công ty sẽ đưa ra mục tiêu của công ty; các bộ phận trong công ty sẽ thiết lập mục tiêu của bộ phận mình trên cơ sở mục tiêu công ty và triển khai thực hiện

Lãnh đạo doanh nghiệp là người Nhật Bản do chủ đầu tư cử qua để quản lý hoạt động kinh doanh của công ty tại Việt nam Các trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với công ty mẹ và các công ty liên kết sử dụng ngôn ngữ tiếng Nhật

Hàng tuần, Giám đốc công ty tổ chức cuộc họp với các Trưởng bộ phận trong công ty để tổng kết các công việc thực hiện trong tuần qua và triển khai tiếp các công việc trong tuần tiếp theo Các trưởng bộ phận có nhiệm vụ truyền đạt thông tin và triển khai việc thực hiện công việc tại bộ phận của mình

Về việc thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên: Công

ty đã thực hiện việc đánh giá kết quả thực hiện công việc và sử dụng kết quả đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân viên toàn công ty để tính thưởng hàng tháng từ năm 2005 Bắt đầu từ tháng 01/2008, công ty đã liên kết được việc đánh giá hoàn thành công tác của nhân viên với việc tăng lương, thưởng cũng như

đề bạt nhân sự trong công ty Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện nay, mặc dù công

ty có một số thông báo liên quan đến việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên công ty nhưng chưa có một quy trình hoặc hướng dẫn công việc nào quy định chi tiết việc đánh giá này

1.2 Phân tích thực trạng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc tại bộ phận sản xuất khuôn ép nhôm của Công ty TNHH VNP

1.2.1 Về các tiêu chí đánh giá của từng bộ phận

“Bước đầu tiên trong quá trình đánh giá, các nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh

vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART”[1] Các chỉ tiêu phải cụ thể, chi tiết, đo lường được, phù hợp với thực tiển, có thể tin cậy được và có xem xét đến thời gian thực hiện, hoàn thành công việc

Qua bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc của các tổ trong sản xuất, chúng tôi

có nhận xét về một số chủ điểm cần cải tiến như sau:

Tổ cắt dây WEDM

+ Đối với chủ điểm về vạch dấu, bắn lỗ, khoan lỗ:

Tiêu chí đánh giá phù hợp với yêu cầu của công việc, gắn với kết quả thực tế Tuy nhiên, không thể biết chính xác công nhân có kiểm tra trước và sau khi bắn lỗ theo quy định hay không, nên khó để đo lường được chỉ tiêu đánh giá này

+ Đối với chủ điểm về năng lực làm việc:

Báo cáo kịp thời sai sót, làm được nhiều việc khác theo yêu cầu Những chỉ tiêu này khó để đánh giá chính xác, khó đo lường vì nó mang tính chất định tính (thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm, tính tự giác trong công việc)

+ Đối với chủ điểm về thực hiện mục tiêu:

Tiêu chí này có nhược điểm là lập báo cáo sản phẩm hư và giải quyết khiếu nại của khách hàng là nhiệm vụ của Tổ trưởng, do đó không nên đưa vào để đánh giá từng công nhân

+ Đối với chủ điểm về vệ sinh và việc khác:

Tiêu chí đánh giá phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của công việc, gắn với kết quả thực tế, khả thi và hợp lý Có thể đo lường được và chính xác Tuy nhiên nên chuyển phần đánh giá này sang mục đánh giá về hành vi, thái độ

Đối với tổ tiện NC

+ Đối với chủ điểm về vệ sinh và tinh thần trách nhiệm:

Bảo đảm máy móc, thiết bị vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc, tiêu chí này khả thi và hợp

lý, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của nhân viên Tuy nhiên nên chuyển phần đánh giá này sang mục đánh giá về hành vi, thái độ

+ Đối với chủ điểm về thực hiện mục tiêu:

Tiêu chí này có nhược điểm là lập báo cáo sản phẩm hư và giải quyết khiếu nại của khách hàng là nhiệm vụ của Tổ trưởng, do đó không nên đưa vào để đánh giá từng công nhân

Tổ phay MC

+ Đối với chủ điểm về vận hành thao tác cho máy MC:

Khó đo lường mức độ đáp ứng yêu cầu nội dung này vì không thể biết chính xác nhân viên có đọc bản vẽ, có kiểm tra hay không

+ Đối với chủ điểm về vệ sinh:

Tiêu chí đánh giá phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của công việc Tuy nhiên nên chuyển phần đánh giá này sang mục đánh giá về hành vi, thái độ

+ Đối với chủ điểm về thực hiện mục tiêu:

Tiêu chí này có nhược điểm là lập báo cáo sản phẩm hư và giải quyết khiếu nại của khách hàng là nhiệm vụ của Tổ trưởng, do đó không nên đưa vào để đánh giá từng công nhân

Tổ phóng điện EDM

+ Đối với chủ điểm về vận hành máy phóng điện:

Nội dung này chỉ cần 2 chỉ tiêu: thực hiện đúng quy trình vận hành máy và không

để xảy ra sản phẩm hư hỏng, vì hiểu bản vẽ, kiểm tra trước và sau công đoạn gia công thì mới không cho ra sản phẩm hư hỏng Do đó, các chỉ tiêu còn lại là không cần thiết

+ Đối với chủ điểm về vệ sinh máy, thiết bị làm việc:

Tiêu chí đánh giá phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của công việc Tuy nhiên nên chuyển phần đánh giá này sang mục đánh giá về hành vi, thái độ

+ Đối với chủ điểm về tinh thần trách nhiệm với công việc:

Khó để đo lường chính xác tính tự giác và tích cực, tuy nhiên nên chuyển phần đánh giá này sang mục đánh giá về hành vi, thái độ

+ Đối với chủ điểm về thực hiện mục tiêu:

Tiêu chí này có nhược điểm là lập báo cáo sản phẩm hư và giải quyết khiếu nại của khách hàng là nhiệm vụ của Tổ trưởng, do đó không nên đưa vào để đánh giá từng công nhân

Gồm hai tiêu chí:

1 Chấp hành nội quy công ty

2 Chấp hành hướng dẫn công việc, quy trình QLCL- ISO

Tiêu chí đánh giá phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của công việc Nhưng nội dung này nên được gọi là hành vi, thái độ vì với những tiêu chí được nêu ra nó thuộc về ý thức và thái độ chấp hành đúng quy định của công ty

Như vậy, theo nguyên tắc SMART về việc xác định các tiêu chí đánh giá kết quả

thực hiện công việc, các tiêu chí đánh giá của công ty VNP hiện nay tuy có cụ thể, chi tiết và phù hợp với thực tiễn nhưng một số tiêu chí không đo lường được và chưa phản ánh được sự thống nhất về chủ điểm đánh giá và chỉ tiêu đánh giá giữa các tổ trong cùng một bộ phận

1.2.2 Về phương pháp đánh giá

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc khác nhau như phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp lưu giữ, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp quản trị theo mục tiêu, phương pháp phân tích định lượng Mỗi phương pháp có những

ưu và nhược điểm riêng Phương pháp phân tích định lượng là phương pháp được phát triển tiếp theo, cụ thể hơn của phương pháp bảng điểm Trình tự thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định được các tiêu chí/yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc

„Nhà lãnh đạo cần chỉ cho nhân viên biết là họ có những yêu cầu chủ yếu gì đối với nhân viên thực hiện công việc Các công việc khác nhau sẽ có các yêu cầu chủ yếu khác nhau về chuyên môn nghiệp vụ, hành vi vv….”[2]

Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc

Thông thường thì mỗi yêu cầu thường được phân thành 5 mức độ: xuất sắc, khá, trung bình, yếu và kém và đối với mỗi mức độ nên có các điểm minh họa cụ thể cho

Bước 3: đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên

Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên

Phương pháp định lượng đánh gía nhân viên có một số ưu nhược điểm như sau:

Nhược điểm căn bản của phương pháp định lượng là tốn thời gian”[3]

Công ty TNHH VNP sử dụng phương pháp phân tích định lượng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Công ty đã xây dựng bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc khác nhau cho công nhân ở bốn tổ sản xuất, tổ cắt dây WEDM,

tổ phóng điện EDM, tổ tiện NC và tổ phay MC

Bảng điểm đánh giá gồm hai phần: phần đánh giá chuyên môn và phần năng lực phẩm chất Điểm trung bình của toàn bộ bảng đánh giá hoàn thành công tác được tính như sau:

(Tổng điểm đánh giá chuyên môn x 2) + Tổng điểm năng lực và phẩm chất

3

+ Phần điểm đánh giá chuyên môn: mỗi nhân viên đều được xây dựng các chủ điểm đánh giá và các chỉ tiêu đánh giá cho công việc của mình Tổ trưởng sẽ căn cứ vào kết quả thực hiện để cho điểm vào phần xếp loại

Cột điểm= tỷ trọng công việc * xếp loại

Điểm trung bình là trung bình của tất cả các điểm