Hoàn thiện công tác đấu thầu tại ban QLDA nhiệt điện 1

Đó là những khoản tiền được chi dùng cho đầu tư phát triển mà có sự tham gia của các tổ chức nhà nước, DNNN ở một mức độ nào đó,cũng như cho mục tiêu duy trì các hoạt động của bộ máy Nhà

ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN

Hoàn thiện công tác đấu thầu tại Ban QLDA Nhiệt điện 1

LỜI MỞ ĐẦU

Đấu thầu là một hoạt động của nền kinh tế thị trường Thông qua hoạt độngđấu thầu, Chủ đầu tư có nhiều cơ hội để lựa chọn những người bán phù hợp vớimình, mang lại hiệu quả cao nhất- xứng với giá trị của đồng tiền mà mình sẵn sàng

bỏ ra Đồng thời những người bán (nhà thầu) có nhiều cơ hội để cạnh tranh nhằmđạt được các hợp đồng, có thể cung cấp các hàng hóa sản xuất ra, cung cấp các kiếnthức mà mình có hoặc các dịch vụ mà mình có khả năng đáp ứng nhằm tối đa hóalợi nhuận

Thông qua đấu thầu, các hoạt động kinh tế đều được kích thích phát triểnnhư các ngành sản xuất trực tiếp, các ngành công nghiệp phụ trợ, chế biến Vớiviệc nhiều nhà thầu đứng vai trò tổng thầu để kết hợp được các nhà chế tạo, nhàsản xuất, các chuyên gia tư vấn nhằm thực hiện các gói thầu quy mô lớn, tổnghợp nhiều lĩnh vực đã làm cho hoạt động kinh tế được diễn ra theo hướngchuyên môn hóa sâu và đa phương hóa rộng

Với tầm quan trọng của công tác đấu thầu là nhằm quản lý việc chi tiêu, sửdụng các nguồn tiền một cách có hiệu quả nên trên thế giới hiện nay các định chếtài chính đều áp dụng các quy định về đấu thầu để giải ngân đối với các khoản tàitrợ cho các quốc gia vay vốn Có thể kể đến các quy định trên thế giới về đấu thầumua sắm như Luật mẫu về Đấu thầu của UNCITRAL (Liên hợp quốc), Hiệp địnhMua sắm chính phủ của WTO, Hướng dẫn đấu thầu mua sắm của WB, ADB,JBIC Bên cạnh đó, hầu hết các quốc gia cũng đều có các quy định riêng về đấuthầu theo các hình thức khác nhau có thể là luật, nghị định, sắc lệnh

Hoạt động đấu thầu được áp dụng phổ biến vào Việt Nam trong khoảngthời gian trên 10 năm trở lại đây, kể từ khi hoạt động viện trợ của các định chế tàichính được nối lại Thông qua đấu thầu, các CĐT đã lựa chọn được những nhàthầu đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện các dự án, gói thầu làm thay đổi diệnmạo kết cấu hạ tầng kinh tế- xã hội của đất nước Hàng loạt các con đường, câycầu, bến cảng, sân bay, nhà máy điện, xi măng, các công trình cấp nước, thoát

kinh tế đất nước phát triển Thông qua đấu thầu, các nhà thầu trong nước từ khichỉ làm thầu phụ cho các nhà thầu nước ngoài đến nay đã lớn mạnh có thể thamgia đấu thầu cạnh tranh bình đẳng với nhà thầu nước ngoài để dành được các hợpđồng lớn Ngoài ra, các Chủ đầu tư đã được tăng cường rất nhiều về năng lực, từchỗ hiểu đấu thầu còn mơ hồ đến nay đã có thể thực hiện công tác đấu thầu thuầnthục.

CHƯƠNG I – TỔNG QUAN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU:

1. Một số khái niệm:

“Đấu thầu” là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu

để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, côngbằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế

“Đấu thầu trong nước” là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu củabên mời thầu với sự tham gia của các nhà thầu trong nước

“Đấu thầu quốc tế” là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bênmời thầu với sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài và nhà thầu trong nước

“Dự án” là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việcnhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựatrên nguồn vốn xác định

“Nhà thầu chính” là nhà thầu chịu trách nhiệm về việc tham gia đấu thầu, đứngtên dự thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn (sau đây gọi là nhàthầu tham gia đấu thầu) Nhà thầu tham gia đấu thầu một cách độc lập gọi là nhàthầu độc lập Nhà thầu cùng với một hoặc nhiều nhà thầu khác tham gia đấu thầutrong một đơn dự thầu thì gọi là nhà thầu liên danh

“Nhà thầu tư vấn” là nhà thầu tham gia đấu thầu cung cấp các sản phẩm đáp ứngyêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn

“Nhà thầu xây dựng” là nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu xây lắp

“Nhà thầu EPC” là nhà thầu tham gia đấu thầu để thực hiện gói thầu EPC

“Nhà thầu phụ” là nhà thầu thực hiện một phần công việc của gói thầu trên cơ sởthoả thuận hoặc hợp đồng được ký với nhà thầu chính Nhà thầu phụ không phải

là nhà thầu chịu trách nhiệm về việc tham gia đấu thầu

“Nhà thầu trong nước” là nhà thầu được thành lập và hoạt động theo pháp luậtViệt Nam

“Nhà thầu nước ngoài” là nhà thầu được thành lập và hoạt động theo pháp luậtcủa nước mà nhà thầu mang quốc tịch

“Gói thầu” là một phần của dự án, trong một số trường hợp đặc biệt gói thầu làtoàn bộ dự án; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộcnhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần đối với mua sắm thườngxuyên

“Gói thầu EPC” là gói thầu bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấpthiết bị, vật tư và xây lắp

“Hồ sơ mời sơ tuyển” là toàn bộ tài liệu bao gồm các yêu cầu về năng lực vàkinh nghiệm đối với nhà thầu làm căn cứ pháp lý để bên mời thầu lựa chọn danhsách nhà thầu mời tham gia đấu thầu

“Hồ sơ dự sơ tuyển” là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơmời sơ tuyển

“Hồ sơ mời thầu” là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầuhạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầuchuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựachọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kếthợp đồng

“Hồ sơ dự thầu” là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mờithầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu

2. Vai trò của hoạt động đấu thầu:

Công tác đấu thầu đóng góp những thành tựu to lớn cho sự phát triển kinh

tế, thể hiện vai trò quan trọng trong các hoạt động của kinh tế thị trường, cụ thểvai trò của hoạt động đấu thầu thể hiện cơ bản qua các mặt sau:

- Là một công cụ quan trọng của kinh tế thị trường, giúp người mua (BMT)

và người bán (nhà thầu) gặp nhau thông qua cạnh tranh;

- Phát triển các ngành sản xuất theo hướng chuyên môn hoá sâu và hợp táchoá rộng đồng thời phát triển thị trường đấu thầu Thông qua đấu thầu đãphát triển được thị trường người bán, nhiều doanh nghiệp nhà thầu lớnmạnh, nhiều doanh nghiệp được thành lập mới hoặc đặt chân vào thịtrường đấu thầu, kích thích thị trường trong nước phát triển chống được

sự độc quyền tự nhiên Các CĐT, BMT cũng được tăng cường về nănglực, họ có thêm kiến thức, thông tin và trở thành những người mua ngàymột thông thái hơn Bên cạnh đó, hoạt động đấu thầu góp phần tạo độnglực cho sự phát triển nhờ tăng cường sự công khai, minh bach, công bằng,hiệu quả và thúc đẩy cạnh tranh các hoạt động mua sắm bằng nguồn vốncủa Nhà nước cho các công trình công cộng;

- Là một công cụ quan trọng giúp các chính phủ quản lý chi tiêu, sử dụngcác nguồn vốn của Nhà nước sao cho có hiệu quả và chống thất thoát,lãng phí Đó là những khoản tiền được chi dùng cho đầu tư phát triển mà

có sự tham gia của các tổ chức nhà nước, DNNN ở một mức độ nào đó,cũng như cho mục tiêu duy trì các hoạt động của bộ máy Nhà nước;

- Cùng với pháp luật về thực hành tiết kiệm chống lãng phí, pháp luật vềtham phòng- chống tham nhũng tạo thành công cụ hữu hiệu để chống lạicác hành vi gian lận, tham nhũng và lãng phí trong việc chi tiêu các nguồntiền của Nhà nước, góp phần làm lành mạnh hóa các quan hệ xã hội nhờthực hiện các hoạt động mua sắm công theo đúng luật pháp của Nhà nước;

- Thúc đẩy chuyển giao công nghệ, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm giữa cácquốc gia, các tổ chức phát triển với các quốc gia đang phát triển Hoạtđộng đấu thầu không chỉ diễn ra trong phạm vi hẹp mà được diễn ra trêntoàn thế giới Các nhà thầu danh tiếng trên thế giới- họ là những ngườisẵn sàng và có khả năng tham gia vào tất cả các hoạt động của các quốcgia, thông qua đó họ sẵn sàng chuyển giao công nghệ, chia sẻ kiến thức,kinh nghiệm;

- Việc chi tiêu, sử dụng tiền của Nhà nước thông qua đấu thầu sẽ giúp các

cơ quan quan lý có điều kiện xem xét, quản lý và đánh giá một cách minh

bạch các khoản chi tiêu do quá trình đấu thầu phải tuân thủ các quy trìnhchặt chẽ với sự tham gia của nhiều bên;

- Tạo điều kiện để thúc đẩy tiến trình đổi mới nền kinh tế từ cơ chế tậptrung bao cấp, cơ chế “xin”, “cho” sang cơ chế cạnh tranh;

- Thực hiện dân chủ hóa nền kinh tế, khắc phục những nhược điểm củanhững thủ tục hành chính nặng nề cản trở sự năng động, sáng tạo;

Hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập sâu- rộng vào nền kinh tế thếgiới Điều đó càng khẳng định vai trò và tầm quan trọng của đấu thầu theo quyđịnh của pháp luật Trước đây, chúng ta đã bắt đầu xây dựng chính sách đấuthầu từ các Quyết định và chỉ hạn định trong lĩnh vực xây lắp hoặc mua sắmhàng hoá mà chưa có một hệ thống hoàn chỉnh, đến nay chúng ta đã xây dựng vàban hành được Luật Đấu thầu quy định thống nhất cho cả 3 lĩnh vực đấu thầudịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hoá và xây lắp Những quy định đó được xâydựng trên cơ sở tiếp thu, chắt lọc các kiến thức, kinh nghiệm các quy định vềđấu thầu của các tổ chức quốc tế, các quốc gia nhằm đảm bảo cho quy định củapháp luật về đấu thầu của Việt Nam phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện phát triểnkinh tế- xã hội và dân trí của Việt Nam Tuy vậy, trong quá trình phát triển,những quy định đó sẽ ngày càng được điều chỉnh cho phù hợp với thông lệ quốc

tế song thích hợp với điều kiện trong nước Trong bối cảnh đó, hoạt động đấuthầu có tầm quan trọng nhất định trong quá trình toàn cầu hoá Cụ thể như sau:

+ Thứ nhất, bên cạnh việc chúng ta là thành viên của Diễn đàn Hợp tác

Kinh tế khu vực Châu á Thái Bình Dương (APEC) và cũng đã chính thứctrở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nên LuậtĐấu thầu của Việt Nam ra đời thay thế cho QCĐT trước đây cho phépcông tác tổ chức đấu thầu của Việt Nam dễ dàng hơn khi họ tổ chức đấuthầu quốc tế Và do đó các nhà thầu Việt Nam cũng đỡ tốn công sức khitham dự các gói thầu quốc tế do các nước thành viên của APEC, WTO tổchức, vì những quy định đó ngày càng phù hợp hơn với các quy định đấuthầu của các nước thành viên APEC, WTO Ngược lại, các nhà thầu quốc

tế là thành viên của các tổ chức APEC, WTO cũng thuận lợi hơn khi họtham dự đấu thầu quốc tế các gói thầu do Việt Nam mời thầu

+ Thứ hai, với các tổ chức quốc tế lớn như Ngân hàng Thế giới (WB),

Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB), Ngân hàng hợp tác quốc tế NhậtBản (JBIC), việc thông qua Luật Đấu thầu của Việt Nam và các quy định

về đấu thầu của các tổ chức tín dụng quốc tế đảm bảo việc mua sắm côngcủa nước ta tiến sát hơn với những quy định của các tổ chức này Việcđấu thầu đáp ứng các mục tiêu, yêu cầu của các tổ chức này càng làm tăng

uy tín và tạo niềm tin của các tổ chức đó đối với Việt Nam Quá trình đấuthầu càng ngày càng được minh bạch hơn, công bằng hơn, hiệu quả hơn là

cơ sở để thu hút ngày càng nhiều các khoản tín dụng ưu đãi và cả cácnguồn tài trợ không hoàn lại cho công cuộc phát triển đất nước của các tổchức trên

+ Thực tế, trong nhiều năm qua, WB, ADB và JBIC đã không ngừng tăngcường hỗ trợ quá trình cải cách và đổi mới của Việt Nam bằng cả vật chất

và tư vấn luật pháp làm cho công tác đấu thầu của Việt Nam ngày cànghiệu quả hơn, minh bạch hơn và do đó tăng được lòng tin của Thế giớivào tiến trình đổi mới và cải cách của Việt Nam Điều này dòi hỏi việcxây dựng, hoàn thiện Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hànhcũng như việc phổ biến truyền, nghiên cứu, học tập để quán triệt và thihành tốt Luật Đấu thầu là một đòi hỏi cấp thiết

3. Một số hình thức lựa chọn Nhà thầu:

a Đấu thầu rộng rãi

Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng các nhà thầutham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dựthầu trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu 10 ngày trước khi pháthành hồ sơ mời thầu Đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trongđấu thầu

b Đấu thầu hạn chế

Đấu thầu hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu(tối thiểu là 5) có đủ năng lực tham dự Danh sách nhà thầu tham dự phải được

người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận Hình thức này chỉđược xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau :

+ Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu

+ Các nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế

+ Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế

c Chỉ định thầu

Chỉ định thầu là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu

để thương thảo hoàn thiện hợp đồng Hình thức này chỉ được áp dụng trong cáctrường hợp đặc biệt sau :

+Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, địch hoạ, sự cố cần khắc phục ngay thìchủ dự án (người được người có thẩm quyền giao trách nhiệm quản lý và thựchiện dự án) được phép chỉ định ngay đơn vị có đủ năng lực để thực hiện côngviệc kịp thời Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày quyết định chỉ định thầu, chủ

dự án phải báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền về nội dungchỉ định thầu, người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền nếu phát hiện chỉđịnh thầu sai với quy định phải kịp thời xử lý

+ Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia, bí mật an ninh,

bí mật quốc phòng do Thủ tướng chính phủ quyết định

+ Gói thầu có giá trị dưới 1 tỷ đồng đối với mua sắm hàng hoá, xây lắp; dưới

500 triệu đồng đối với tư vấn Bộ tài chính quy định cụ thể về chỉ định thầu muasắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc thường xuyên của cơ quan Nhà nước, đoàn thể, doanh nghiệp Nhà nước; đồ dùng, vật tư, trang thiết bịphương tiện làm việc thông thường của lực lượng vũ trang

+ Gói thầu có tính chất đặc biệt khác do yêu cầu của cơ quan tài trợ vốn, do tính chất phức tạp về kỹ thuật và công nghệ hoặc do yêu cầu đột xuất của dự án, do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định thầu trên cơ sở báo cáo thẩm định của Bộ kế hoạch và Đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ vốn và các cơ quan liên quan khác

+ Phần vốn Ngân sách dành cho dự án của các cơ quan sự nghiệp để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu về quy hoạch phát triển kinh tế, quy hoạch phát triển

ngành, quy hoạch chung xây dựng đô thị và nông thôn, đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện thì không phải đấu thầu, nhưng phải có hợp đồng cụ thể và giao nộp sản phẩm theo đúng quy định.

+Gói thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi của dự án đầu tư thì không phải đấu thầu, nhưng chủ đầu tư phải chọn nhà tư vấn phù hợp với yêucầu của dự án

Khi áp dụng hình thức chỉ định thầu thì phải xác định rõ 3 nội dung sau:

d Chào hàng cạnh tranh

Hình thức này áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị dưới 2

tỷ đồng Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên

cơ sở chào hàng của bên mời thầu Việc chào hàng có thể được thực hiện bằngcách gửi trực tiếp, bằng Fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiệnkhác

e Mua sắm trực tiếp

Hình thức mua sắm đặc biệt được áp dụng trong trường hợp bổ xung hợp đồng

cũ đã thực hiện xong (dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiệnchủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá hoặc khối lượng công việc

mà trước đó đã được tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượtmức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó Trước khi ký hợp đồng,nhà thầu phải chứng minh có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính để thực hiệngói thầu

g Mua sắm đặc biệt

Hình thức này được áp dụng với các ngành hết sức đặc biệt mà nếu không cónhững quy định riêng thì không thể đấu thầu được Cơ quan quản lý

ngành phải xây dựng quy trình thực hiện đảm bảo các mục tiêu của quy chế đấuthầu và có ý kiến thoả thuận của Bộ kế hoạch và Đầu tư để trình Thủ tướngChính phủ quyết định.

3 2 Phương thức đấu thầu

a Đấu thầu một túi hồ sơ

Là phương thức mà nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trong một túi hồ sơ Phươngthức này được áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp

b Đấu thầu 2 túi hồ sơ

Là phương thức mà nhà thầu nộp đề xuất về mặt kỹ thuật và đề xuất về giá trongtừng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ đượcxem xét trước để đánh giá Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70% trở lên sẽđược mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá Phương thức nầy chỉ được ápdụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn

c Đấu thầu hai giai đoạn

Phương thức này áp dụng cho những trường hợp sau :

+ Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá trị từ 500 tỷ đồng trở lên+ Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn

bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp.+ Dự án thực hiện hợp đồng chìa khoá trao tay ( là hợp đồng bao gồm toàn bộcác công việc, thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thựchiện thông qua một nhà thầu Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quátrình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộcông trình theo hợp đồng đã ký) Quá trình thực hiện phương thức này như sau :

Giai đoạn thứ nhất :Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về kỹ

thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận

cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật đểnhà thầu chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình

Giai đoạn thứ hai : Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giai đoạn

thứ nhất nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất về kỹ thuật đã được bổ xung

hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính vớiđầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện thực hiện hợp đồng, giá dự thầu.

CHƯƠNG II: Thực trạng công tác đấu thầu tại Ban QLDA Nhiệt điện 1 2.1 Giới thiệu về Ban QLDA:

2.1.1 Tổng quan về Ban QLDA Nhiệt điện 1:

Ban QLDA Nhiệt điện 1 tiền thân là Ban QLDA nhà máy Nhiệt điện Phả Lại

2 được thành lập theo quyết định số 55-NL/TCCBLĐ ngày 06/02/1995 của

Bộ Năng lượng với chức năng nhiệm vụ chính là quản lý dự án nhà máyNhiệt điện Phả Lại 2

Ngày 15/01/2003, Ban QLDA nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2 được đổi tênthành Ban QLDA Nhiệt điện 1 theo quyết định số 19/QĐ-EVN-HĐQT củaHội đồng quản trị Tập đoàn Điện lực Việt Nam và hoạt động điện lực theogiấy phép số 1698/GP-BCN cấp ngày 16/05/2007 của Bộ Công Thương Trải qua 15 năm thành lập và phát triển, Ban QLDA luôn hoàn thành xuất sắcnhiệm vụ được Tập đoàn Điện lực Việt Nam giao Với những kết quả đã đạtđược, Ban QLDA Nhiệt điện 1 đã nhận được nhiều bằng khen của Bộ Côngthương, Tập đoàn điện lực Việt Nam

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA và các phòng trong Ban:

Ban QLDA Nhiệt điện 1 là đơn vị kinh tế sự nghiệp trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, có nhiệm vụ thay mặt Chủ đầu tư (EVN) quản lý các dự án nhiệt điện trong các khâu từ quản lý công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến kếtthúc xây dựng và đưa các dự án vào khai thác sử dụng

a. Sơ đồ tổ chức của Ban QLDA:

b Chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA:

* Ban QLDA đại diện, thay mặt Tập đoàn điện lực Việt Nam

- Quản lý các dự án nhà máy nhiệt điện đốt than theo sự phân công của Tập

đoàn Điện lực Việt Nam khu vực phía Bắc (từ Thanh Hóa trở ra)

- Quản lý các công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 220kV

đồng bộ với nhà máy điện từ khâu chuẩn bị đầu tư đến khi bàn giao đưavào sử dụng

* Cung cấp dịch vụ Tư vấn cho khách hàng

- Tư vấn quản lý dự án, đầu tư các nhà máy nhiệt điện

- Tư vấn đấu thầu, lập dự toán công trình nhà máy nhiệt điện

- Tư vấn đấu thầu và lập dự toán các công trình đường dây và trạm biến áp

đến cấp điện áp 220kV

- Tư vấn giám sát thi công các công trình nhà máy nhiệt điện

Phòng

Tổ chức hành chính

Phó Trưởng ban QLDA

Trưởng Ban QLDA

Phó Trưởng ban QLDA

Phòng Kinh tế kế hoạch

Phòng

Kỹ thuật

Phòng Vật tư thiết bị

Phòng Tài chính kế toán

- Tư vấn giám sát thi công các công trình đường dây và trạm biến áp đếncấp điện áp 220kV.

- Quản lý tài sản, tiền vốn và các nguồn lực được khách hàng giao theo hợpđồng kinh tế hoặc phân cấp để khai thác sử dụng có hiệu quả

* Nhân sự của Ban QLDA Nhiệt điện 1:

Bộ máy lãnh đạo của Ban QLDA Nhiệt điện 1 bao gồm 03 đồng chí:

- Đồng chí Lê Đức Chấn: Trưởng Ban

- Đồng chí Vương Đình Đích: Phó Trưởng Ban

- Đồng chí Nguyễn Văn Quận: Phó Trưởng Ban

Tính đến thời điểm hiện nay, Ban QLDA Nhiệt điện 1 có tổng số 100 cán

bộ, công nhân viên, trong đó về cơ cấu lao động:

+ Trung cấp & lao động phổ thông: 23 người

c. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng trong Ban QLDA:

Chức năng của Phòng Kinh tế kế hoạch :

Phòng KTKH là đơn vị tham mưu giúp việc cho Trưởng Ban trong các lĩnhvực về kinh tế, kế hoạch Với vai trò đó nên chức năng của Phòng KTKHđược quy định rất rõ như sau:

- Là đơn vị đầu mối, tham mưu cho lãnh đạo Ban thực hiện công tác quản

lý đầu tư xây dựng theo các nghị định, thông tư hướng dẫn được ban hànhbởi các cơ quan quản lý nhà nước

- Chủ trì lập, đệ trình bảo vệ kế hoạch vốn đầu tư XDCB hàng năm đối vớicác cấp có thẩm quyền và theo dõi đôn đốc việc triển khai thực hiện kếhoạch, đảm bảo mục tiêu tiến độ dự án và kế hoạch thanh toán vốn

- Tổ chức công việc liên quan đến đấu thầu của các gói thầu xây lắp, tư vấngiai đoạn 1 & 2, cung cấp vật tư thiết bị, bảo hiểm công trình … theo

đúng trình tự, phù hợp với luật đấu thầu, nghị định hướng dẫn thi hànhluật đấu thầu cũng như các hướng dẫn về đấu thầu của Tập đoàn Điện lựcViệt Nam và các tổ chức tài chính quốc tế.

- Chủ trì tổ chức ký kết hợp đồng đối với các Nhà thầu (tư vấn thiết kế,giám sát, nhà thầu xây lắp, nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị….)

- Theo dõi, đôn đốc các Nhà thầu thực hiện các nội dung của hợp đồng đãđược ký kết, chuẩn bị các nội dung để Ban QLDA ký kết các hợp đồngvới khách hàng khi được khách hàng yêu cầu làm nhiệm vụ tư vấn

- Tham gia lựa chọn, theo dõi quản lý các Nhà thầu phụ theo danh sách cácnhà thầu chính đã đưa ra phù hợp với các điều khoản ghi trong hợp đồngcủa các gói thầu

- Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng, xem xét đánh giáthưởng phạt tiến độ thực hiện hợp đồng

- Chủ trì tổ chức việc lập dự toán các khoản chi phí và xây lắp các hạngmục công trình theo phân cấp của EVN, kiểm tra TDT- dự toán công trình

để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Chủ trì kiểm tra các hồ sơ và lập biểu thanh toán theo khối lượng xâydựng cơ bản hoàn thành đối với Nhà thầu, quyết toán A-B, thanh lý hợpđồng khi đã thực hiện xong hoặc kết thúc thời hạn bảo hành, tham giađánh giá việc thực hiện hợp đồng và tính toán mức phạt khi các bên viphạm hợp đồng

- Chủ trì lập và trình duyệt dự toán chi phí quản lý dự án của từng dự áncũng như chi phí quản lý A hàng năm của Ban QLDA

- Lập các báo cáo thống kê tuần, tháng, năm, báo cáo đánh giá hoàn thành

kế hoạch năm, báo cáo tổng kết công tác quản lý đầu tư XDCB 6 tháng vàhàng năm của Ban, quản lý hồ sơ tài liệu các gói thầu theo quy định củaBan QLDA

- Lập kế hoạch công tác tháng và kiểm điểm kết quả thực hiện kế hoạch cácđơn vị theo từng tháng

- Căn cứ quy mô mức độ từng gói thầu, được chủ trì trong việc lập HSMT,bán HSMT, mở thầu, chủ trì các cuộc họp bàn về thương thảo hợp đồng,bảo vệ kế hoạch…

- Tham gia công tác quyết toán công trình theo các nhiệm vụ quy định đốivới phòng KTKH

- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ quản lý đất đai, mặt bằng và công tácđền bù GPMB

Chức năng, nhiệm vụ phòng Kỹ thuật:

- Chủ trì đôn đốc tư vấn thiết kế, tổ chức thẩm tra xem xét các dự án đầu tư,TKKT-TDT, TKBVTC-DT để Ban QLDA trình duyệt các cấp có thẩmquyền phê duyệt

- Chủ trì trong công tác đấu thầu đối với gói thầu EPC gồm thẩm tra, xemxét HSMT, tham gia xét thầu

- Chủ trì tổ chức lực lượng giám sát thi công xây lắp, phối hợp với đơn vị

tư vấn kỹ thuật và các đơn vị trong Ban QLDA để quản lý, giám sát tiến

độ thi công của Nhà thầu, giám sát quản lý chất lượng công trình và côngtác an toàn trên công trường

- Tổ chức, chủ trì các cuộc họp giao ban trên công trường theo định kỳ

- Tổ chức việc tiếp nhận, quản lý các loại tài liệu kỹ thuật, bản vẽ kỹ thuậtcủa từng dự án

- Phối hợp với phòng VTTB trong việc lập các đơn hàng vật tư, thiết bị củaNhà thầu, phối hợp với Phòng TCHC về nội dung đào tạo chuyển giaocông nghệ của Nhà thầu và đào tạo đối với lực lượng chuẩn bị sản xuất

- Giải quyết kịp thời các sửa đổi bổ sung, các phát sinh trong quá trình xâydựng, lập hồ sơ theo dõi quá trình thi công cũng như các công việc phátsinh trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Lập hồ sơ và tham gia tổ chức nghiệm thu từng công việc, điểm dừng kỹthuật, giai đoạn, từng hạng mục công trình và toàn bộ công trình, kiểm tra

và ký các biên bản xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành làm cơ sởthanh toán cho Tư vấn và Nhà thầu

- Lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện và tiến độ của dự án, phân tíchnguyên nhân đạt hoặc chậm tiến độ nếu có.

- Chủ trì tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Hộiđồng nghiệm thu cấp cơ sở và đáp ứng các yêu cầu của HĐNT cấp trên

- Chủ trì giải quyết các công việc liên quan đến bộ hồ sơ nghiệm thu kỹthuật của công trình theo quy định của nhà nước

- Soạn thảo các báo cáo về công tác xây lắp, các công tác nghiệm thu quatừng giai đoạn và đáp ứng các yêu cầu đột xuất

- Cung cấp tài liệu kỹ thuật cần thiết về pháp lý để phòng KTKH làm côngtác hợp đồng đo vẽ giải thửa, xin cấp đất

- Lập hồ sơ quyết toán phần kỹ thuật theo quy định, nghiên cứu biên soạncác quy trình quản lý kỹ thuật xây lắp, giám sát xây lắp, nghiệm thu côngtrình hoàn thành theo yêu cầu của Ban

- Lập thiết kế, tiên lượng các phần việc sửa chữa các công trình trong nội

bộ cơ quan Ban theo quyết định phê duyệt của Trưởng Ban QLDA

Chức năng, nhiệm vụ phòng Vật tư thiết bị:

- Phối hợp với Tư vấn và Phòng KT tổ chức việc giám sát số lượng, chấtlượng vật tư thiết bị, theo dõi tiến độ hàng về và hàng đã giao cho Nhàthầu, số lượng đưa vào công trình, theo dõi vật tư thiết bị chế tạo trongnước

- Chủ trì phối hợp cùng với phòng Kỹ thuật, phòng TCKT xem xét danhmục hàng hóa của Nhà thầu đề nghị nhập khẩu phù hợp với thiết kế, giátrị và tiến độ xây lắp, theo dõi danh mục vật tư thiết bị đã về theo từngđơn hàng, xác nhận khối lượng vật tư đã đưa về công trình, vật tư thiết bịdùng cho thi công, thí nghiệm, VTTB trong các công trình tạm như vănphòng làm việc trên công trường, nhà ở của Nhà thầu và Tư vấn… để lập

hồ sơ phục vụ cho thanh toán và theo dõi thu hồi khi kết thúc xây dựng,phù hợp với các điều khoản quy định của hợp đồng

- Phối hợp với Tư vấn, Nhà thầu giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩuVTTB cho công trình và các VTTB tạm nhập – tái xuất Phối hợp với các

đơn vị chức năng để giải quyết bảo hiểm trong quá trình tiếp nhận, vậnchuyển.

- Tổ chức việc tiếp nhận, quản lý vật tư thiết bị dự phòng để chuyển giaocho đơn vị sản xuất

- Tham gia lập dự toán mua sắm VTTB hàng năm và mua sắm đột xuất, tổchức việc mua sắm VTTB trong nước theo dự toán quy định hàng năm; tổchức việc bảo quản theo quy định và cấp phát các trang thiết bị của Ban,của lực lượng chuẩn bị sản xuất, chủ trì xây dựng các định mức tiêu hao

sử dụng VTTB đảm bảo hợp lý, tiết kiệm

- Lập báo cáo tháng, năm về xuất nhập khẩu vật tư thiết bị và các báo cáoquyết toán vật tư thiết bị của công trình theo quy định, tham gia Hội đồngkiểm kê đánh giá tài sản theo quy định

Chức năng nhiệm vụ phòng Tài chính kế toán:

- Tổ chức lập, trình duyệt kế hoạch vay vốn tín dụng nhà nước theo niênhạn, ký hợp đồng tín dụng nhà nước với cơ quan cho vay vốn và ký kếtcác hợp đồng vay vốn khác đối với cơ quan có nguồn vốn cho vay đượcTập đoàn điện lực Việt nam phân bổ Tổ chức thanh lý các hợp đồng vayvốn đã thực hiện xong

- Kiểm tra và quản lý bảo lãnh thực hiện hợp đồng của Nhà thầu, tham giakiểm tra, giải quyết các công việc có liên quan tới các loại thuế, phí…Tham gia lựa chọn đơn vị bảo hiểm đối với công trình xây dựng thuộc dựán

- Giải quyết thủ tục tạm ứng cho các đơn vị, tổ chức nhận thầu (Tư vấn,Nhà thầu xây lắp, nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị, bảo hiểm xây lắp…)theo quy định của hợp đồng

- Lập các thủ tục thanh toán cho các tổ chức, đơn vị nhận thầu theo phiếugiá và hồ sơ nghiệm thu xác nhận theo điểm dừng kỹ thuật và khối lượngxây lắp hoàn thành

- Lập các thủ tục thanh toán theo hồ sơ xác nhận khối lượng, vật tư thiết bị

đã được vận chuyển lên tàu, đã đưa vào lắp đặt xây dựng công trình

- Quản lý và thực hiện các chi phí của Ban QLDA theo chế độ hiện hành(lương, bảo hiểm và các chi phí khác…).

- Lập báo cáo thống kê, các báo cáo hoạt động kế toán tài chính theo tháng,quý, năm trình các cấp có thẩm quyền theo quy định

- Thực hiện việc quyết toán vốn đầu tư theo kế hoạch hàng năm và chủ trì

tổ chức tổng quyết toán vốn đầu tư toàn công trình, trình các cấp có thẩmquyền phê duyệt

- Tư vấn cho khách hàng (chủ đầu tư công trình) về các lĩnh vực quản lývốn, thủ tục thanh toán cho nhà thầu, báo cáo quyết toán vốn đầu tư nếu

có yêu cầu

Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính:

- Tổ chức việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ các số liệu tài liệu về mặt hoạt độngcủa Ban QLDA và của công trình; Tổ chức việc bảo quản lưu trữ các vănbản hành chính theo quy định

- Quan hệ chặt chữ với Tư vấn, đảm bảo việc tiếp nhận xử lý các thông tin,văn bản tài liệu của Tư vấn cũng như Nhà thầu gửi đến có liên quan đếncông trình và phục vụ đối ngoại

- Xây dựng các quy định về công tác văn thư, quản lý văn phòng Thườngxuyên cải tiến các thủ tục hành chính, đảm bảo công tác phục vụ in ấn,đánh máy, phiên dịch tài liệu kịp thời, có chất lượng

- Có biện pháp quản lý, sử dụng tốt các trang thiết bị, tài sản của Ban Phốihợp cùng các Phòng chức năng trong Ban QLFA lập kế hoạch tu bổ sửachữa của Ban để khai thác sử dụng có hiệu quả

- Tổ chức công tác đối ngoại, giao dịch, phục vụ chuyên gia người nướcngoài và khách trong nước đến công tác tại cơ quan và làm việc tại côngtrình

- Lập kế hoạch về nhân sự, lao động tiền lương trong từng kỳ, từng nămphù hợp với nhiệm vụ sản xuất và hoạt động của Ban QLDA Quản lýCBCNV của Ban QLDA theo phân cấp Phối hợp với các Phòng chức

năng khác lập dự toán chi phí của Ban QLDA, quản lý sử dụng đúng quyđịnh quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm và các chi phí khác theo chế độ đãđược duyệt Phối hợp cùng với các Phòng xây dựng, đăng ký và bảo vệhoàn thành kế hoạch để xác định chi phí tiền lương theo kết quả hoànthành tiến độ XDCB từng năm.

- Theo dõi và phối hợp với các lực lượng bảo vệ an ninh của địa phương vàtrên công trường, tổ chức thực hiện công tác bảo mật, công tác thanh tra,pháp chế, bảo vệ cơ quan theo quy định Có quan hệ thường xuyên với cơquan chính quyền địa phương và các cơ quan có liên quan đảm bảo anninh trật tự nội bộ của cơ quan và khu vực

- Lập chương trình đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối vớiCBCNV trong Ban QLDA Phối hợp với Phòng Kỹ thuật tổ chức việc đàotạo chuyển giao công nghệ theo chương trình của Nhà thầu, chuẩn bị lựclượng cho vận hành sản xuất theo chỉ đạo của Tập đoàn

- Lập các nội quy, quy định trong nội bộ Ban QLDA về công việc an sinh,

an ninh, tuyển dụng, khen thưởng, nâng lương nâng bậc…

- Quản lý công tác vệ sinh môi trường, phòng và khám chữa bệnh, công tác

an toàn lao động trong Ban Tổ chức công tác y tế phục vụ, chăm lo sứckhỏe cho CBCNV trong Ban QLDA

- Tổ chức theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan

2.2 Phân tích thực trạng quản lý đấu thầu tại Ban QLDA:

2.2.1 Đặc điểm các gói thầu trong mối quan hệ với công tác quản lý đấu thầu:

Ban quan lý dự án Nhiệt điện 1 là đơn vị trực thuộc Tập đoàn Điện lực ViệtNam với chức năng quản lý ĐTXD các dự án nguồn điện theo sự phân công củaTập đoàn Điện lực Việt Nam

Các dự án điện thường sử dụng vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước hoặc cácnguồn vốn vay thương mại, vốn vay từ nước ngoài, do đó việc sử dụng hiệu quảcác nguồn vốn này là một nhiệm vụ của Ban, đồng thời đấu thầu cũng là hoạtđộng bắt buộc theo quy định của quy chế hiện hành Trong đầu tư, đấu thầu làmột trong những biện pháp bảo đảm cho công cuộc đầu tư đem lại hiệu quả cao

Thông qua đấu thầu Ban QLDA Nhiệt điện 1 sẽ lựa chọn được nhà thầu thíchhợp nhất để thực hiện công việc của dự án.

Các dự án của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 đã thực hiện là các dự án đầu tưxây dựng mới các nhà máy, trung tâm nhiệt điện mà Tập đoàn Điện lực ViệtNam giao cho Những dự án này đòi hỏi phải sử dụng nguồn vốn lớn, chất lượngcông trình cao Một dự án có thể tách thành 20, 30 gói thầu Ví dụ như dự ánNhà máy nhiệt điện Mông Dương 1 hiện nay Ban QLDA đang tiến hành tậptrung triển khai có tất cả 38 gói thầu

Mặc dù 1 dự án được chia thành rất nhiều gói thầu tuy nhiên chỉ có 1 gói thầuchính là gói thầu EPC-Xây dựng nhà máy điện, các gói thầu là các gói thầu phụtrợ cho gói thầu này Gói thầu EPC chiếm tỷ trọng khối lượng và giá trị từ 75-90% tổng giá trị của dự án

Những gói thầu mà Ban thực hiện là những gói thầu có quy mô vốn lớn và thuộclĩnh vực xây dựng và thường chỉ liên quan đến lĩnh vực xây lắp, dịch vụ tư vấncòn các gói thầu về mua sắm hàng hóa thì hầu như không được tổ chức thựchiện ở Ban QLDA

2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý đấu thầu:

Do công tác quản lý đấu thầu là một trong những nhiệm vụ chính của BanQLDA nên việc thực hiện công tác quản lý đấu thầu được Ban QLDA thực hiệnrất bài bản Tất cả các cán bộ, nhân viên của các phòng chủ chốt và tham giacông tác đấu thầu đều được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ đấu thầu, được cấpchứng chỉ chứng nhận về đấu thầu

Mặt khác để tăng tính hiệu quả của công tác quản lý đấu thầu, ở Ban QLDANhiệt điện 1 đã thiết lập được quy trình tổ chức thực hiện công tác đấu thầutrong đó quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, từng cá nhântham gia vào công tác đấu thầu Dưới đây là quy trình tổ chức thực hiện công tácđấu thầu tại Ban QLDA

Trách nhiệm Công việc Mô tả/biểu mẫu

Viết HSMT

Thông báo mời thầu và chuẩn bị

HSMT

Góp ý HSMT

Phê duyệt HSMT

Bán HSMT

Lập TCGXT Làm rõ HSMT

Mở thầu

Tổ chức xét thầu

Báo cáo kết quả

và phê duyệt

Chuẩn bị đấu thầu

- Nhân viên nhận tài liệu trình lãnh đạo Phòng để chỉ đạo

- Lãnh đạo phòng chỉ đạo chuyên viên đầu mối phân bổ tài liệu theomẫu BM/03-03-KTKH cho các bộ phận liên quan:

+ Chuyển cho các phòng Kỹ thuật, Tài chính kế toán mỗi phòng 1

bộ hồ sơ cùng bản mềm để xem xét, góp ý theo chuyên môn củacác phòng

* Phòng KT chịu trách nhiệm xem xét các yêu cầu kỹ thuật,bảng tiên lượng, bản vẽ và các điều khoản về kỹ thuật

* Phòng KTKH và TCKT chịu trách nhiệm về nội dungphần chỉ dẫn, các yêu cầu về năng lực kinh nghiệm, các điềukhoản về thương mại

+ Lưu trữ tại phòng lưu trữ của tổ đấu thầu

+ Trong quá trình chuẩn bị phân bổ tài liệu nếu thấy cần phôtô bổsung tài liệu thì sẽ tiến hành phôtô

- Việc phân bổ tài liệu được thực hiện trong vòng 2 ngày kể từ ngàyHSMT được chuyển tới phòng chủ trì

• Trường hợp các góp ý của HSMT không có vấn đề gì lớn thìchuyên viên các phòng có thể sửa trực tiếp vào bản mềm.

• Trường hợp những vấn đề góp ý dẫn tới sự thay đổi quan trọng

về kỹ thuật và thương mại, cần sự xác nhận của Tư vấn thì:

* Gửi những góp ý đó theo mẫu BM/03-04-KTKH chochuyên viên phòng chủ trì

* Chuyên viên đầu mối tổng hợp các ý kiến đóng góp, dựthảo công văn trình Lãnh đạo Phòng xem xét, chỉnh sửa,khi đạt yêu cầu thì ký nháy trước khi trình Lãnh đạo Ban

• Sau khi Lãnh đạo Ban ký duyệt thì chuyên viên đầu mối sẽtiến hành làm các thủ tục như phôtô, đóng dấu, gửi góp ý đótới Tư vấn và các phòng liên quan qua văn thư của Ban

• HSMT đã được Tư vấn hoặc chuyên viên các phòng chỉnhsửa sẽ được chuyên viên đầu mối chuyển tới các phòng xemxét lần cuối:

* Nếu HSMT đạt yêu cầu thì chuyên viên đầu mối lập Tờtrình trình cấp có thẩm quyền

* Nếu không đạt yêu cầu thì sẽ yêu cầu Tư vấn chỉnh sửa lại

- Việc góp ý HSMT sẽ không quá 7 ngày kể từ ngày phòng chủ trìgửi HSMT tới các phòng

- Đối với các gói thầu quốc tế (EPC) thì việc xem xét góp ý HSMT

sẽ tuân theo Quy trình Thẩm tra trình duyệt HSMT các gói thầuquốc tế QT/04-KT

- Bộ phận văn thư có trách nhiệm phát hành công văn tới các bộ phậnghi tại “Nơi nhận”.

- Trong thời gian EVN thẩm tra, xem xét HSMT chuyên viên đầumối có trách nhiệm bám sát, đôn đốc EVN phê duyệt HSMT, phốihợp cùng với Tư vấn giải trình những vướng mắc (nếu có)

- Trường hợp chỉ định thầu, các dự án được Tổng công ty uỷ quyềnthì Trưởng Ban QLDA là người phê duyệt HSMT Khi đó thay vìlập Tờ trình thì chuyên viên đầu mối sẽ dự thảo Quyết định phêduyệt HSMT theo mẫu BM/03-06-KTKH

Chuẩn bị HSMT và Thông báo mời thầu.

- Sau khi có quyết định phê duyệt HSMT, chuyên viên đầu mối làmcác thủ tục tiến hành đăng báo thông báo mời thầu theo quy địnhhiện hành:

+ Liên hệ với các Báo để bố trí ngày đăng thông báo mời thầu.+ Lập Tờ trình trình Lãnh đạo Ban phê duyệt số lượng HSMT in ấn

để bán và nội dung đăng báo thông báo mời thầu cũng như ngàyđăng báo

- Trên cơ sở số lượng HSMT đã được Lãnh đạo Ban duyệt chuyênviên đầu mối liên hệ với Tư vấn để in HSMT sau đó chuyển xuốngvăn thư của Ban tiến hành đóng dấu

Đối với những gói thầu có bước sơ tuyển (những gói thầu mua sắm hàng hoá cógiá trị từ 300 tỷ đồng trở lên, những gói thầu xây lắp có giá trị 200 tỷ đồng trởlên) Sơ tuyển Nhà thầu sẽ được thực hiện theo trình tự sau: Lập hồ sơ sơ tuyển,thông báo mời sơ tuyển, nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển, đánh giá hồ sơ dự

sơ tuyển, trình duyệt kết quả sơ tuyển, thông báo kết quả sơ tuyển Bước sơtuyển các Nhà thầu sẽ được thực hiện trước khi lập HSMT

Tổ chức đấu thầu

Bán HSMT

- Chuyên viên đầu mối làm công văn trình Lãnh đạo Phòng gửi phòng Tổchức Hành chính đề nghị bố trí phòng bán HSMT, phòng Tài chính để bốtrí nhân viên viết phiếu thu.

- HSMT sau khi được đóng dấu sẽ được chuyển tới:

+ Phòng KT, TCKT, phòng KTKH mỗi phòng 1 bộ để phục vụ việc xétthầu và theo dõi sau này

+ Số lượng còn lại sẽ được chuyển tới phòng bán HSMT

- Đến ngày bán HSMT, chuyên viên phòng KTKH phối hợp với phòngTCKT tiến hành bán HSMT

- Đối với gói thầu chỉ định thầu thì chuyên viên phòng KTKH thông báo choNhà thầu chỉ định đến nhận HSCĐT

Làm rõ HSMT

- Khi có công văn đề nghị làm rõ HSMT của Nhà thầu do văn thư phòngchuyển tới, chuyên viên đầu mối sẽ căn cứ vào nội dung của công văn màphối hợp cùng với phòng Kỹ thuật, Tài chính, Tư vấn dự thảo công văn trảlời Nhà thầu

- Lãnh đạo phòng xem xét, yêu cầu chỉnh sửa khi đạt yêu cầu thì ký nháytrình Lãnh đạo Ban phê duyệt

- Sau khi Lãnh đạo Ban phê duyệt, chuyên viên đầu mối sẽ tiến hành phô tôvới số lượng được ghi tại mục “Nơi nhận” và chuyển tới bộ phận văn thưcủa Ban để đóng dấu phát hành

- Bộ phận văn thư có trách nhiệm phát hành công văn tới các bộ phận ghi tại

“Nơi nhận”

- Thời gian cho việc trả lời các công văn làm rõ không chậm quá 3 ngày kể

từ ngày chuyên viên đầu mối nhận được công văn của Nhà thầu

Lập Tổ chuyên gia xét thầu.

- Chuyên viên đầu mối chắp mối với Tổ đấu thầu, Phòng Kỹ thuật, phòngTài chính, Tư vấn dự kiến danh sách tổ chuyên gia xét thầu và lập Tờ trìnhtrình Lãnh đạo Ban

- Đối với gói thầu mà Trưởng Ban phê duyệt kết quả xét thầu thì chuyênviên đầu mối còn phải dự kiến danh sách Tổ thẩm định.

- Thành phần của TCGXT: Tổ trưởng TCGXT (Từ cấp phó phòng trở lên),chuyên viên các phòng TC, KT, KH và Tư vấn Tuỳ theo từng gói thầu mà

bố trí số lượng chuyên viên các phòng cho phù hợp

- Lãnh đạo phòng xem xét, yêu cầu chỉnh sửa khi đạt yêu cầu thì ký nháytrình Lãnh đạo Ban phê duyệt

- Căn cứ vào tờ trình danh sách TCGXT, Tổ thẩm định (nếu có) PhòngTCHC sẽ ra quyết định thành lập TCGXT, Tổ thẩm định và gửi quyết địnhtới các phòng KTKH, KT, TCKT, Tư vấn để các phòng bố trí chuyên viêntham gia

- Quyết định thành lập Tổ chuyên gia phải được phát hành tới Tư vấn và cácphòng trong Ban muộn nhất là 3 ngày trước khi mở thầu

Mở thầu và xét thầu (Không áp dụng trong trường hợp chỉ định thầu)

Mở thầu

- Trước ngày mở thầu 5 ngày, chuyên viên đầu mối làm công văn trình Lãnhđạo phòng đề nghị Phòng TCHC bố trí phòng tổ chức lễ mở thầu, phòngxét thầu, cắt dán phông chữ

- Lãnh đạo phòng chủ trì mời Lãnh đạo các phòng, Lãnh đạo Ban tham dự lễ

mở thầu, bố trí các chuyên viên của phòng tham dự lễ mở thầu

- Chuyên viên phòng KTKH sẽ tiếp nhận và bảo quản các HSDT do các Nhàthầu nộp theo đúng quy định

- Đến thời điểm mở thầu như đã nêu trong Thư mời thầu, trước sự chứngkiến của Lãnh đạo Ban và đại diện các Nhà thầu, Lãnh đạo phòng KTKHhoặc Tổ trưởng tổ đấu thầu tiến hành các thủ tục mở thầu công khai, thôngbáo các thông tin cơ bản của mỗi HSDT và trả lời các câu hỏi mà Nhà thầunêu ra

- Sau lễ mở thầu, chuyên viên đầu mối có trách nhiệm bàn giao HSDT củacác Nhà thầu cho TCGXT và lập báo cáo kết quả mở thầu trình cấp có

thẩm quyền Lãnh đạo Phòng xem xét báo cáo, khi đạt yêu cầu thì ký nháytrước khi trình Lãnh đạo Ban phê duyệt.

- Báo cáo kết quả mở thầu sau khi được Lãnh đạo Ban ký duyệt sẽ đượcchuyên viên đầu mối phô tô với số lượng được ghi tại mục “Nơi nhận” vàchuyển tới bộ phận văn thư của Ban để đóng dấu phát hành

Xét thầu

- Tổ trưởng tổ xét thầu phân công các thành viên trong tổ xét thầu:

+ Chuyển tài liệu về phòng xét thầu

+ Bố trí các trang thiết bị như máy tính, máy in phục vụ xét thầu

+ Dự thảo Giấy uỷ quyền của Trưởng ban cho Tổ trưởng tổ xét thầu được

ký vào các công văn làm rõ HSDT

+ Viết giấy đề nghị các phòng Vật tư cung cấp văn phòng phẩm, phòng Tổchức hành chính cung cấp chè, nước phục vụ xét thầu

- Tổ chuyên gia xét thầu tiến hành đánh giá các HSDT theo các tiêu chuẩn

đã nêu trong HSMT:

+ Tổ trưởng TCGXT có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho từng thànhviên trong TCGXT, bao quát các vấn đề chung, phân công người viết báocáo xét thầu, viết công văn làm rõ HSDT

+ Các thành viên đánh giá về kỹ thuật tiến hành xem xét, kiểm tra: khốilượng của HSDT, tiến độ, tổ chức nhân sự, máy móc thi công, các yêu cầu

Báo cáo kết quả xét thầu và phê duyệt

- Sau khi báo cáo xét thầu được hoàn thành, thành viên tổ xét thầu lập tờtrình báo cáo kết quả xét thầu theo BM/03-07-KTKH trình lên Lãnh đạoBan xem xét, chỉnh sửa trước khi ký duyệt

- Đối với những gói thầu mà Trưởng ban phê duyệt Kết quả đấu thầu thìthành viên tổ xét thầu lập tờ trình kết quả xét thầu trình Trưởng ban phêduyệt.

- Sau khi Lãnh đạo Ban ký duyệt, thành viên tổ xét thầu sẽ phôtô thêm cácbản và chuyển tới văn thư của Ban để đóng dấu Số lượng báo cáo xét thầucần đóng dấu là 7 bộ

- Tờ trình và báo cáo xét thầu sau khi được đóng dấu sẽ được thành viêntrong tổ xét thầu chuyển tới các nơi:

+ Tổng công ty : 01 Tờ trình

+ Ban QLĐT/Ban Tài chính-EVN hoặc Tổ thẩm định (BQLDAND1): 01

Tờ trình + Báo cáo xét thầu + Các HSDT để thẩm định và phê duyệt.+ Các phòng TH, KTKH, KT: mỗi phòng 01 tờ trình + báo cáo xét thầu + Văn thư Ban: 01 tờ trình

+ Tổ quản lý đấu thầu : 1 bộ gốc hoàn chỉnh để lưu trữ

- Tổ trưởng TCGXT có trách nhiệm phối hợp cùng Tư vấn giải trình trướcBan QLĐT/Ban Tài chính/Tổ thẩm định những vướng mắc (nếu có)

- Việc chuyển các tài liệu trên chậm nhất là 3 ngày kể từ ngày Lãnh đạo Ban

ký duyệt

Thương thảo và ký hợp đồng

Thương thảo

a Đối với gói thầu đấu thầu rộng rãi

- Sau khi có quyết định phê duyệt của cấp trên, Lãnh đạo phòng chủ trì cótrách nhiệm phân công chuyên viên trong phòng chuẩn bị nội dung thươngthảo và viết công văn thông báo trúng thầu tới các Nhà thầu

- Chuyên viên được giao nhiệm vụ nói trên tiến hành:

+ Viết công văn thông báo trúng thầu

+ Phối hợp với các thành viên trong tổ xét thầu dự thảo nội dungthương thảo

+ Gửi dự thảo nội dung thương thảo tới các phòng KTKH, TC, KT đểcác phòng góp ý.

+ Hoàn thiện nội dung thương thảo

+ FAX nội dung thương thảo tới Nhà thầu để Nhà thầu chuẩn bị

+ Liên hệ với phòng TCHC để chuẩn bị phòng họp

+ Liên hệ với các phòng TC, KT để các phòng bố trí chuyên viên thamgia thương thảo

- Lãnh đạo Phòng KTKH chủ trì việc tiến hành thương thảo với Nhà thầu vàhoàn thiện dự thảo hợp đồng

- Thời gian thương thảo không quá 10 ngày kể từ ngày thông báo trúng thầu

- Trong quá trình thương thảo nếu có vướng mắc thì Lãnh đạo phòng KTKHbáo cáo lãnh đạo Ban cho ý kiến chỉ đạo

b Đối với gói thầu chỉ định thầu

- Tổ trưởng TCGXT có trách nhiệm phân công các thành viên trong tổchuẩn bị nội dung thương thảo và viết công văn thông báo mời thương thảotới Nhà thầu

- Sau khi thương thảo xong, TCGXT hoàn thiện báo cáo xét thầu trình Lãnhđạo Ban xem xét trước khi trình EVN phê duyệt Trong trường hợp EVN

uỷ quyền cho Lãnh đạo Ban phê duyệt thì sẽ trình Lãnh đạo Ban phê duyệt

- Thời gian thương thảo không quá 15 ngày kể từ ngày mời Nhà thầu vàothương thảo

Ký hợp đồng

- Sau khi hai bên tiến hành thương thảo thành công, chuyên viên phòng chủtrì yêu cầu nhà thầu hoàn thiện hợp đồng, thống nhất thời gian địa điểm đểhai bên tiến hành ký hợp đồng

- Lãnh đạo phòng KTKH có trách nhiệm mời Lãnh đạo Ban và Lãnh đạo cácphòng trong Ban tham dự lễ ký hợp đồng

- Đối với chỉ định thầu sau khi có quyết định phê duyệt của EVN, phòngKTKH và Nhà thầu hoàn thiện dự thảo hợp đồng để Ban QLDA và Nhàthầu ký chính thức.

- Thời gian thực hiện ký hợp đồng không quá 10 ngày kể từ ngày hoàn thànhthương thảo

Như đã đề cập ở trên là tại Ban QLDA thường chỉ thực hiện công tác đấu thầu

để lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu EPC, gói thầu xây lắp và dịch vụ tưvấn vì vậy trong chuyên đề này em xin được trình bày cụ thể trình tự tổ chứcđấu thầu đối với 3 loại hình gói thầu trên

2.2.2.1 Về kế hoạch đấu thầu:

Kế hoạch đấu thầu của dự án là bảng phân chia các công việc của dự án thànhcác gói thầu để thực hiện

Ngay khi dự án đầu tư được duyệt, Ban QLDA Nhiệt điện 1 sẽ lập KHĐT trìnhEVN phê duyệt

Trong kế hoạch đấu thầu phải nêu rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng góithầu Nội dung của từng gói thầu bao gồm: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn,hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu,hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng

Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật,trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của dự án và có quy mô gói thầu hợp

lý Tổng giá trị các gói thầu, các phần việc không thực hiện công tác đấu thầukhông được lớn hơn Tổng mức đầu tư

Sau đây là VD về tờ trình KHĐT dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương 1:

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

BAN QLDA NHIỆT ĐIỆN 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ TRÌNH Xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu – dự án nhiệt điện Mông Dương 1

- Các căn cứ

I Cơ sở pháp lý xây dựng kế hoạch đấu thầu:

Dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương 1 đã được HĐQT Tập đoàn Điện lực Việt Nam phê duyệt dự án đầu tư tại quyết định số 190/QD-EVN-HDQT ngày 28/02/2007 với các nội dung chính sau:

- Tên dự án

- Chủ đầu tư:

- Tổ chức tư vấn lập dự án:

- Quy mô và nội dung đầu tư:

- Địa điểm xây dựng:

- Loại công trình:

- Tổng mức đầu tư:

- Nguồn vốn:

- Hình thức quản lý dự án:

- Thời gian dự kiến thực hiện

II Lập kế hoạch đấu thầu:

1 Phần công việc đã thực hiện:

Giá trị 21, 132 tỷ đồng bao gồm các công việc lập quy hoạch trung tâm điện lực, khảo sát phục vụ lập DAĐT, lập dự án đầu tư và các báo cáo chuyên nhành.

2 Phần công việc không tổ chức đấu thầu:

Giá trị phần việc này là 4.575,3 tỷ đồng bao gồm chi phí quản lý dự án, chi phí ĐBGPMB và tái định cư, lãi vay, vốn lưu động, dự phòng, thuế VAT và một số chi phí quản lý khác.

3 Phần công việc tổ chức đầu thầu: với giá trị là 12.996, 5 tỷ đồng.

3.1 Phân chia gói thầu:

Các công việc dự kiến tổ chức đấu thầu được phân chia thành 38 gói thầu gồm:

Gói 1: Tư vấn khảo sát phục vụ lập TKKT và lập TKKT-TDT.

Gói 2: tư vấn khảo sát, lập TKBVTC, dự toán, HSMT gói thầu san nền và nắn dòng sông Mông Dương.

Gói 3: Tư vấn thẩm định thiết kế gói thầu san gạt mặt bằng nhà máy cính và kênh nắn dòng sông Mông Dương.

Gói 4: Tư vấn khỏa sát, lập TKBVTC, dự toán, HSMT gói thầu nạo vét kênh dẫn nước tuần hoàn, nạo vét cảng bốc dỡ dầu, đá vôi.

Gói 5: Tư vấn khảo sát, lập TKBVTC, dự toán, HSMT gói thầu nhà làm việc của Ban QLDA/Tư vấn công trường và nhà ở của tư vấn ở công trường.

………

………

Gói 37: Xây dựng khu nhà ở của CBCNV.

Gói 38: Xây dựng các công trình công cộng khu nhà CBCNV.

3.2 Lý do áp dụng các hình thức đấu thầu:

Gói 1, 2: thực hiện theo quyết định phê đuyệt DAĐT số 190/QD-EVN-HDQT ngày

28/02/2007.

Từ gói 3 – 19: chỉ định thầu vì đây là các gói thầu tư vấn có giá trị không lớn, yêu cầu kỹ

3.4 Giá trị gói thầu:

Giá trị các gói thầu đều tạm tính dựa trên tổng mức đầu tư được duyệt, sau này sẽ chuẩn xác lại dựa trên TKKT-TDT được duyệt.

Để có thể triển khai sớm dự án và đảm bảo công tác chuẩn chị cho dự án theo đúng tiến độ, Ban QLDA Nhiệt điện kính trình Tập đoàn Điện lực Việt Nam phê duyệt Kế hoạch đấu thầu cho dự án nhà máy điện Mông Dương 1.

Trình tự thực hiện đấu thầu đối với các gói thầu tại Ban QLDA Nhiệt điện 1:

2.2.2.1 Về các gói thầu EPC:

Gói thầu EPC là gói thầu bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết

bị, vật tư và xây lắp

Đây là gói thầu phức tạp nhất về mặt công nghệ cũng như giá trị của gói thầu.Thông thường giá trị của riêng gói thầu EPC ở các dự án mà Ban QLDA Nhiệtđiện 1 thực hiện chiếm từ 75% đến 90% giá trị tổng mức đầu tư của dự án

Do tính chất phức tạp về mặt công nghệ cũng như giá trị của gói thầu nên cáckhâu liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu được Ban QLDA Nhiệt điện 1 tiếnhành rất cẩn thận ở từng giai đoạn của công tác đấu thầu như chuẩn bị đấu thầu;

tổ chức đấu thầu; đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn Nhà thầu có đủ nănglực, kinh nghiệm

Các bước tiến hành công tác đấu thầu của gói thầu EPC về bản chất không khác

gì so với các bước tiến hành đấu thầu của gói thầu xây lắp