Xây dựng quy trình mua hàng cho công ty cổ phần người đồng hành

MSHV: 10170802 Khoá Năm trúng tuyển: K2010 1- TÊN ĐỀ TÀI: “Xây dựng qui trình mua hàng cho Công ty Cổ phần Người Đồng Hành” 2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN: Từ trở ngại thực tế trong côn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS Phạm Quốc Trung

Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS Nguyễn Thị Thu Hằng

Khóa luận thạc sĩ được bảo vệ/nhận xét tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, ngày 14 tháng 03 năm 2013

Thành phần hội đồng đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm:

1 Chủ tịch: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

2 Thư ký: TS Nguyễn Thị Thu Hằng

3 Ủy viên: TS Phạm Quốc Trung

TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan TS Phạm Quốc Trung

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Tp HCM, ngày 11 tháng 04 năm 2013

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: Phạm Mỹ Phụng Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 09/12/1979 Nơi sinh: Tiền Giang

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh MSHV: 10170802

Khoá (Năm trúng tuyển): K2010

1- TÊN ĐỀ TÀI: “Xây dựng qui trình mua hàng cho Công ty Cổ phần Người Đồng Hành”

2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN: Từ trở ngại thực tế trong công việc hiện tại,

vận dụng các kiến thức đã học cùng với sự tham vấn của cấp quản lý (1) tìm ra các vấn đề chủ chốt dẫn đến mua hàng kém hiệu quả;

(2) Tiêu chuẩn hóa các hoạt động mua hàng, hình thành qui trình mua hàng chuẩn cho Công ty Cổ phần Người Đồng Hành Đề ra phương án đánh giá qui trình;

(3) Khái quát hóa qui trình mua hàng cho các doanh nghiệp tương tự có qui mô nhỏ và vừa;

(4) Ứng dụng vào thực tế;

3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 26/11/2012

4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 31/03/2013

5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: Tiến sĩ Phạm Quốc Trung

Nội dung và đề cương Khóa luận thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua

TS Phạm Quốc Trung

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn thầy Ts Phạm Quốc Trung đã tận tình

hướng dẫn, góp ý và động viên tôi trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp

này

Xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Khoa Quản Lý Công Nghiệp, Phòng Đào

Tạo Sau Đại Học Trường Đại Học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh, quý thầy

cô Trường Đại Học Quốc Gia, Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tận

tình dạy bảo chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại trường

Đồng thời xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại Học Bách Khoa

Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chương trình học này

Nhân đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Công ty Người Đồng

Hành, các anh, chị, đồng nghiệp và các đối tác đã hỗ trợ tôi trong quá trình thực

hiện Khóa luận tốt nghiệp

Tp Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2013

Phạm Mỹ Phụng

TÓM TẮT KHÓA LUẬN THẠ

Mua hàng được xem là một trong những qui trình chủ chốt quyết định sự tồn tại

và phát triển của doanh nghiệp Qui trình mua hàng trong doanh nghiêp thương mại

có vai trò chiến lược vì nó quyết định giá trị đầu vào của doanh nghiệp, doanh nghiệp lời hay lỗ tùy thuộc vào công tác mua hàng hiệu quả hay không

Dựa trên phân tích vấn đề thực tế đang gặp phải trong công tác mua hàng cho Công ty và qua khảo sát các doanh nghiệp tương tự, tham vấn các cấp quản lý đưa

ra các nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng Phân tích các nguyên nhân đề ra các giải pháp cho việc xây dựng qui trình mua hàng chất lượng cho Công

ty Cổ phần Người Đồng Hành dựa trên cơ sở hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

và các hoạt động chính trong mua hàng của Leender (1989)

Trên nền tảng việc kiểm soát chất lượng thông qua chi phí và lợi ích của các hoạt động ngăn ngừa chất lượng đưa ra hình để đánh giá và soát quá trình mua hàng Ứng dụng mô phỏng liên tục để giả lặp cho việc đầu tư thực hiện ngăn ngừa chất lượng và lợi ích của hoạt động ngăn ngừa mang lại để từ đó giúp cho các nhà quản lý xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp tốt hơn

ABSTRACT

One of the key business processing is purchasing process in decision to exist and develop of any trade company Purchasing process in the trade company has strategic role because it make the input values of enterprise and the company has profit or loss depending on if the purchase is effect or not

From the analysis of practice problems which our company met in purchasing, and through result of survey in same business, consult with manager of Nguoi Dong Hanh Corporation find out the causes affecting the purchasing activities Analysis

of reasons will help discover the solutions to build the quality purchasing process for Nguoi Dong Hanh Corporation based on the quality management system ISO

9001 and the Leender (1989) main activities of purchasing

Based on the quality cost and benefit controlling in the quality preventing provide a cost and benefit model to evaluating and controlling the purchasing process Using the system dynamics model simulate for the prevention investment

in quality purchasing which its benefits to bringing the data for managers build the better development strategic than in future

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu và ý nghĩa nghiên cứu: 2

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.2 Ý nghĩa 3

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.4 Nguồn dữ liệu và phương pháp nghiên cứu 3

1.4.1 Nguồn dữ liệu 3

1.4.2 Phương pháp phân tích, xây dựng và đánh giá qui trình 4

1.5 Giới hạn đề tài 4

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

2.1 Lý thuyết mua hàng 5

2.2 Cơ sở lý thuyết xây dựng qui trình mua hàng 6

2.3 Phương pháp phân tích và giải quyết vấn đề 7

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG 10

3.1 Giới thiệu Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành 10

3.1.1 Lịch sử hình thành 10

3.1.2 Tầm nhìn – sứ mệnh 10

3.1.3 Cơ cấu tổ chức 10

3.1.4 Lĩnh vực hoạt động 11

3.2 Phân tích môi trường hoạt động 11

3.2.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài Công ty 11

3.2.2 Các yếu tố môi trường bên trong Công ty 12

3.2.3 Phân tích điểm mạnh, yếu và lợi thế cạnh tranh 13

3.3 Phân tích hoạt động mua hàng của Công ty 14

3.3.1 Các công đoạn của qui trình mua hàng hiện tại 14

3.3.2 Nhận định các vấn đề của qui trình mua hàng hiện tại 18

CHƯƠNG 4 ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH 17

4.1 Khảo sát các vấn đề trong mua hàng 19

4.1.1 Xây dựng bảng câu hỏi khảo sát 19

4.1.1.1 Mục tiêu của bảng câu hỏi 19

4.1.1.2 Phương thức khảo sát 19

4.1.2 Kết quả khảo sát và xử lý kết quả 20

4.1.3 Phân tích kết quả 22

4.2 Đề xuất qui trình mua hàng 25

4.2.1 Mục tiêu mua hàng 25

4.2.2 Xây dựng qui trình 28

4.3 Thực hiện qui trình 29

4.4 Kiểm soát thực hiện qui trình 31

4.4.1 Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp 32

4.4.2 Các tiêu chuẩn kiểm tra và hồ sơ theo dõi thực hiện qui trình 32

CHƯƠNG 5 ĐÁNH GIÁ QUI TRÌNH 34

5.1 Cơ sở xây dựng giải pháp đánh giá 34

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu 35

5.3 Đánh giá qui trình 35

5.3.1 Thực hiện mô phỏng 35

5.3.2 Kết quả mô phỏng 40

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 42

6.1 Kết luận 42

6.1.1 Qui trình mua hàng 42

6.1.2 Hình thức đánh giá 44

6.2 Kiến nghị 45

PHỤ LỤC 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

5R 5 Right (quality, quantity, price, source, time) – 5 Đúng

(chất lƣợng, số lƣợng, giá, nguồn, thời gian)

BPM Business Process Management – Quản lý quá trình kinh

doanh

ERP Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp JIT Just In Time – Đúng lúc

MOQ Min Of Quantity – Số lƣợng nhỏ nhất

OM Operations Management – Quản lý vận hành

PAF Prevention- Appraisal –Failure – Ngăn ngừa – Thẩm

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Tình trạng đơn hàng đã mua trong năm 2011 2

Bảng 3.1 Phân tích SWOT 13

Bảng 3.2 Các vấn đề trong qui trình mua hàng hiện tại của Người Đồng Hành 15

Bảng 4.1 Thống kê việc thực hiện mua hàng theo chỉ số 5R 20

Bảng 4.2 Thống kê việc thực hiện các công đoạn mua hàng 21

Bảng 4.3 Thống kê nguyên nhân và hậu quả mua hàng kém hiệu quả 21

Bảng 4.4 Thống kê các công đoạn cần cải tiến trong mua hàng 22

Bảng 4.5 Thống kê áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 22

Bảng 4.6 Các công đoạn qui trình mua hàng 29

Bảng 5.1 Tham chiếu dữ liệu cho các thông số đánh giá qui trình 36

DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Các bước thực hiện đề tài 4

Hình 2.1 Tác động của từng hoạt động mua lên kết quả mua hàng 8

Hình 2.2 Vòng lặp nhân quả hệ thống mở của tồn kho 8

Hình 2.3 Qui trình mua hàng 9

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP Người Đồng Hành 10

Hình 3.2 Các công đoạn mua hàng hiện tại 17

Hình 3.3 Nguyên nhân làm cho quá trình mua hàng kém hiệu quả 18

Hình 4.1 Nguyên nhân làm cho quá trình mua hàng kém hiệu quả 28

Hình 5.1 Giản đồ nhân quả và cấu trúc chi phí và lợi ích 34

Hình 5.2 Giản đồ cấu trúc quá trình mua hàng chất lượng 37

Hình 5.3 Giản đồ cấu trúc kế hoạch mua hàng 38

Hình 5.4 Giản đồ cấu trúc đánh giá nhà cung cấp 39

Hình 5.5 Giản đồ cấu trúc xem xét đặt hàng 40

Hình 5.6 Mô phỏng mua hàng chất lượng 41

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN 1.1 Lý do chọn đề tài

Trong gần 20 năm nền kinh tế Việt Nam chuyển mình từ một nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đã trải qua nhiều sóng gió vẫn chưa thoát khỏi sự yếu kém, đi từ đất nước nghèo trở thành quốc gia có thu nhập trung bình Bên cạnh đó, Việt Nam cũng đang phải đối mặt với tình trạng lạm phát, khủng hoảng nợ, suy thoái kinh tế trên toàn thế giới và Việt Nam đang gánh chịu lạm phát đến hai con số, tiền đồng mất giá, các nhà đầu tư dần rút khỏi đất nước mình Các Công ty có qui mô lớn, đang dần dần thu hẹp nhà máy sản xuất, chuyển hướng sang hiện đại hóa công nghệ và sản xuất tập trung hoặc thuê gia công bên ngoài Hướng nguồn lực vào hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ, xây dựng thương hiệu và tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu Đây là thách thức vô cùng lớn cho nền kinh tế Việt Nam, đòi hỏi Việt Nam phải bình ổn kinh tế vĩ mô, xây dựng cơ sở hạ tầng tiêu chuẩn thế giới, nguồn nhân lực có trình độ, kỹ năng và tăng cường các thể chế kinh tế

Để đạt được mục tiêu này, chính sách kinh tế nước nhà cần ưu tiên cho việc tái

cơ cấu doanh nghiệp nhà nước, phân bổ nguồn lực công Nhưng không thể bỏ qua các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nó chiếm số lượng không nhỏ trong tổng số doanh nghiệp Việt Nam, họ hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, mua đi bán lại

và cung cấp dịch vụ Đòi hỏi các Doanh Nghiệp này phải tự xây dựng, kiến tạo nội lực, có chính sách, chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh cho riêng mình

Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành là một trong số các doanh nghiệp điển hình, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, mua bán thiết bị, linh kiện điện tử và hoá chất dùng cho ngành điện tử Xem như có hai hoạt động giữ vai trò chủ chốt quyết định

sự tồn tại của công ty là mua và bán hàng Mua hàng là một khâu quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp thương mại, cung ứng những hàng hóa cần thiết, đủ số lượng, tốt về chất lượng, kịp thời gian yêu cầu, thuận lợi cho

khách hàng và phải đáp ứng thường xuyên, liên tục, ổn định Hiện tại hoạt động mua hàng của Người Đồng Hành chưa có qui trình cụ thể, nhận được đơn hàng, tìm được nơi cung cấp thì tiến hành mua Nên gặp rất nhiều vấn đề trong hoạt động mua hàng, tốn nhiều chi phí, mua hàng kém chất lượng, giao hàng không đúng hạn, nhận hàng không đúng, làm mất uy tín với khách hàng

Bảng 1.1 – Tình trạng các đơn hàng đã mua trong năm 2011

Giao hàng trễ Hàng kém chất lượng

Các đơn hàng mua từ Trung Quốc gần như 80% hàng kém chất lượng và trong

đó có một vài đơn hàng nhà cung cấp không giao hàng vì hết hàng và cũng không hoàn tiền lại buộc công ty phải chịu trách nhiệm mua hàng từ nguồn khác để đổi hàng cho khách hàng, dẫn đến giao hàng không đúng tiến độ Với yêu cầu cấp thiết của vấn đề đang gặp phải, cần phải xây dựng một qui trình mua hàng hiệu quả Câu hỏi đặt ra ở đây: Quản lý hoạt động mua hàng như thế nào để đáp ứng yêu cầu chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng cho khách hàng?

1.2 Mục tiêu và ý nghĩa nghiên cứu:

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài này nhằm mục đích chung là Xây dựng qui trình mua hàng cho Công ty

Cổ Phần Người Đồng Hành, qua 3 mục tiêu cụ thể là (1) tìm ra các vấn đề chủ

chốt dẫn đến hoạt động mua hàng kém hiệu quả đang tồn tại trong công ty Người

Đồng Hành và các Công ty thương mại tương tự; (2) Tiêu chuẩn hoá các hoạt động

mua hàng, hình thành Qui trình mua hàng hiệu quả cho Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành; (3) Từ qui trình mua hàng xây dựng được, áp dụng vào thực tế để dần

Khái quát hoá qui trình mua hàng cho các Doanh Nghiệp tương tự có qui mô nhỏ

và vừa hoạt động trong địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2 Ý nghĩa

Đối với bản thân đưa được qui trình mua hàng vào thực hiện các hoạt động

mua hàng thuận lợi hơn và có công cụ để đánh giá hiệu quả công việc của mình

Đối với Công ty Người Đồng Hành và các Công ty tương tự giảm thiệt hại do

hàng mua về kém chất lượng, chi phí đặt hàng giảm và tăng khả năng đáp ứng khách hàng, tạo lòng tin cho khách hàng

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Người yêu cầu mua hàng và thực hiện mua hàng trong

Công ty Cổ phần Người Đồng Hành; công ty kinh doanh linh kiện điện tử có qui

mô tương đương; đối tác; nhà cung cấp

Phạm vi nghiên cứu: Dựa trên hình một số qui trình mua hàng gần đúng với qui

mô hoạt động thực tại của Công ty Người Đồng Hành và các công ty có loại hình hoạt động tương tự

1.4 Nguồn dữ liệu và phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Nguồn dữ liệu

Dữ liệu được thu thập theo hai dạng sơ cấp và thứ cấp, dữ liệu sơ cấp gồm có các

dữ liệu thu thập từ các quan sát, phân tích thực tế, khảo sát, phỏng vấn Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo khoa học, nghiên cứu có liên quan

- Thu thập dữ liệu sơ cấp từ Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành, Công ty tương

tự Thông qua khảo sát thực tế bằng bảng câu hỏi và được gửi qua đường email, trực tiếp Phương pháp này có ưu điểm dễ thu thập và giúp cho người được khảo sát dễ trả lời

- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các báo khoa học, các nghiên cứu trước đây như: Giao tiếp nội bộ của qui trình mua hàng (Fredrik Otterheim, Yones Strand, 2007); Đánh giá việc thực hiện mua hàng tại AAUCC (Tewodros Mesfin, 2007)

1.4.2 Phương pháp phân tích, xây dựng và đánh giá qui trình

Hình 1.1 – Các bước thực hiện đề tài

1.5 Giới hạn đề tài

Nghiên cứu được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tiễn của Công ty Cổ Phần Người Đồng Hành, chưa có qui định rõ ràng trong việc mua hàng và chưa có tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp; qui trình mua hàng ứng dụng cho Công ty có qui mô nhỏ, hoạt động trong ngành điện tử

Không làm mới các qui trình mà chỉ vận dụng các hình này vào quá trình xây dựng qui trình cho phù hợp và áp dụng thực tế Không đưa ra các phần mềm ứng dụng như SCM, ERP, để ứng dụng vào thực tế Chưa xét đến qui trình mua hàng chuẩn hoá quốc tế để gia nhập thành viên của chuỗi cung ứng trong và ngoài nước

Bước 1 - Phân tích hoạt động mua hàng hiện tại

Bước 2-Xác định nguyên nhân, vấn đề

Bước 3-Xây dựng qui trình, mục tiêu

Hình tư duy trong mô phỏng liên

tục, lý thuyết hành vi mua, biểu

đồ xương cá

Lưu đồ, dòng công việc, sơ đồ tiến

trình, hệ thống quản lý chất lượng

ISO9001 và dữ liệu khảo sát

Vòng tròn Deming, mục tiêu qui

trình, sự đúng lúc (JIT), hình lợi

ích – chi phí ngăn ngừa chất lượng

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Nền tảng lý thuyết “Mua hàng”

Định nghĩa “Mua hàng” là một trong những chức năng cơ bản nhất trong tất cả

các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì doanh nghiệp không thể hoạt động nếu không có nó (Dobler, 1928) Phòng mua hàng là bộ phận của công ty, đảm nhận việc thực hiện các chức năng mua hàng

Nhiệm vụ chính của mua hàng: theo Alijan (1975) nhìn tổng thể nó liên quan

đến việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá thích hợp, thương thảo các điều khoản và điều kiện, lập và theo dõi hợp đồng, đơn đặt hàng để đảm bảo giao hàng phù hợp

Các hoạt động chính của một bộ phận mua hàng điển hình trong tổ chức theo

Leenders (1989) bao gồm:

1 Cung cấp dòng chảy nguyên vật liệu, vật tư và dịch vụ cần thiết để vận hành tổ chức không gián đoạn

2 Giữ việc đầu tư và thất thoát do tồn kho ở mức thấp nhất

3 Duy trì tiêu chuẩn chất lượng thích hợp

4 Tìm kiếm hoặc phát triển nhà cung cấp triển vọng

5 Chuẩn hoá các mặt hàng đã mua bất cứ nơi nào có thể

6 Mua các hàng hoá và dịch vụ được yêu cầu với mức giá cuối cùng thấp nhất

7 Cải thiện vị trí cạnh tranh của tổ chức

8 Tạo được mối quan hệ sản xuất hài hoà với các bộ phận khác trong tổ chức

9 Thực hiện mục tiêu mua hàng với mức chi phí hành chính thấp nhất có thể

Chức năng căn bản của việc mua hàng là tìm được nhà cung cấp thiết bị,

nguyên liệu phù hợp và cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn 5R “đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng giá và đúng nguồn” (Alijan, 1973)

Chức năng của mua hàng được nhìn nhận qua các giai đoạn đều rất khác nhau, ban đầu nó chỉ như là một “qui trình (procurement)” bình thường của công ty 

“tìm nguồn cung ứng (sourcing)”  “quản lý nhà cung cấp (supply management)”

 “nguồn lực bên ngoài (external resources)”  “quản lý chuỗi cung ứng (supply management)” Ngày nay thuật ngữ “chuỗi cung ứng” đã trở nên rất quen thuộc với nhà sản suất và người tiêu dùng Xu hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay không trữ hàng tồn kho, tốn nhiều chi phí và khả năng sản xuất tăng rất nhanh, nên các nhà máy sản xuất sẽ tập trung lại, hoặc là sẽ chuyển sang đặt gia công bên ngoài (out sourcing), nên nhiệm vụ của mua hàng càng quan trọng hơn

Lý thuyết hành vi mua hàng của Bonoma, Thomas V Richard Bagozzi and

Gerald Zaltman (1978) và John Wesley J (1981), nhận biết hành vi mua hàng công nghiệp của khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp, tần suất mua ít nhưng mua với số lượng nhiều và thường mua thông qua mối quan hệ

Lý thuyết và luật thương mại quốc tế như lợi thế tuyệt đối của Adam Smith, lợi thế so sánh của David Ricardo, chi phí cơ hội của Haberler, điều khoản giá theo Incoterm giúp cho việc thương thảo hợp đồng mua hàng chặt chẽ và hoạt động mua hàng giảm bớt rủi ro Hàng rào thuế quan, qui định xuất nhập khẩu kiến thức cần có cho công tác mua bán quốc tế

Mô phỏng liên tục do Forrester đề xuất từ năm 1964, được ứng dụng như là phương pháp hữu hiệu giúp nhà quản lý tư duy có hệ thống trong việc khảo sát tìm

ra các vấn đề chính và mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân trong hệ thống kinh tế-xã hội phức tạp Nó đang được phát triển mạnh mẽ, được các nhà quản lý áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau Mô phỏng liên tục xuất phát từ các vòng lặp

âm và dương tìm ra các nguyên nhân của vấn đề, dùng các giản đồ nhân quả, giản

đồ cấu trúc để xác định nguyên nhân và kết quả

2.2 Cơ sở lý thuyết xây dựng qui trình mua hàng

Xây dựng qui trình được thực hiện theo Barton A.Weitz, Stephen B

Castleberry, and John F Tanner, 2000; hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, điều khoản 7.4.1 qui định tiêu chuẩn và các hoạt động cụ thể của một

Hơn nữa, một qui trình quản lý chất lượng theo Deming (1980) luôn song hành

qua các giai đoạn: Plan-Do-Check-Action (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động khắc phục) Vận dụng lý thuyết này để thực hiện việc xây dựng qui

trình mua hàng, từ hình thành qui trình mua hàng đến thực hiện qui trình, kiểm soát qui trình và từng bước cải tiến qui trình

Anil K Bajpai và Phillip CT Willey (1995) đã ứng dụng mô phỏng liên tục và hình PAF để xây dựng hình mua hàng chất lượng Dựa trên 3 yếu tố cơ bản: Xem xét các đơn đặt hàng, năng lực khảo sát nhà cung cấp, kế hoạch mua hàng Lấy chi phí bỏ ra cho việc thực hiện ba hoạt động chất lượng trên và so sánh với lợi ích từ

hoạt động ngăn ngừa mang lại Tiền đề cho việc đánh giá qui trình mua hàng chất

lượng (tham khảo phụ lục 1 – hình chi phí chất lượng và lợi ích mua hàng)

2.3 Phương pháp phân tích và giải quyết vấn đề

Bước 1: Thực tế gặp phải trong quá trình mua hàng: tham vấn cấp quản lý của

công ty rút ra các vấn đề phát sinh và tồn đọng trong mua hàng, dùng giản đồ nhân quả để xác định nguyên nhân cốt lõi làm cho quá trình mua hàng chưa hiệu quả

- Trọng tâm của nghiên cứu xoáy quanh ba vấn đề chính trong mua hàng theo Anil K Bajpai (1995) để tìm hiểu các nguyên nhân cốt lõi của quá trình mua hàng kém hiệu quả Hậu quả của hoạt động mua hàng kém này dẫn đến khả năng đáp ứng yêu cầu cho khách hàng kém qua giá thành cao, chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng dài, không đúng lúc

Hình 2.1 – Tác động của từng hoạt động mua lên kết quả mua hàng

- Hình giản đồ nhân quả thể hiện dòng chảy của sản phẩm Patroklos Georgiadis (Nov 2004), cho thấy được thời gian giao hàng được quyết định từ các yếu tố nào

Hình 2.2 - Vòng lặp nhân quả hệ thống mở của tồn kho

(Patroklos Georgiadis, 2004)

Bước 2: Xác định vấn đề khi không có qui trình mua hàng chuẩn, dựa vào hình 2.4

- Qui trình mua hàng của Barton A.Weitz (2000) thể hiện các hoạt động chính cần

có khi thực hiện mua hàng công nghiệp, tùy thuộc vào qui mô và phương thức hoạt động của từng công ty mà xây dựng và phát triển nó lên thành qui trình riêng Đánh giá hoạt động nào đã thực hiện và hoạt động nào chưa thực hiện Các hoạt động hiện tại hiệu quả chưa, cái nào cần phải xây dựng lại, cải tiến

- Hiện tại đã có đủ năng lực để thực hiện việc nhận diện nhu cầu và xác định loại sản phẩm dịch vụ, phát triển qui cách kỹ thuật chưa? Sản phẩm nào đặt tồn kho, thời gian chờ để thực hiện đơn hàng, duyệt giá,…

- Làm thế nào để đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp, cần bao nhiêu nhà cung cấp cho một chủng loại sản phẩm

- Đánh giá chất lượng sản phẩm, tiêu chí đánh giá

Nhu cầu

Thực hiện đặt hàng Bán hàng

Tồn kho

Đặt hàng Nhà cung cấp

-Kế hoạch mua hàng

-Phương thức mua

-Nhà cung cấp

Qui trình mua hàng

Hình 2.3 - Qui trình mua hàng (Barton A.Weitz, Stephen B Castleberry and John F Tanner, 2000)

Từ các vấn đề phân tích, xây dựng bảng khảo sát để thu thập dữ liệu từ ít nhất 90 công ty tương tự cho 3 vấn đề chính (kế hoạch mua hàng, nhà cung cấp, phương thức mua), họ có gặp phải các vấn đề như Công ty Người Đồng Hành trong quá trình mua hàng không Thu thập bằng đường email hoặc phỏng vấn trực tiếp Bảng câu hỏi được xây dựng theo dạng thống kê mô tả

Bước 3: Xác định mục tiêu và Xây dựng qui trình mua hàng bằng các công cụ

thiết kế, quản lý quá trình như dòng công việc, lưu đồ, xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát quá trình, đánh giá kế hoạch mua hàng, xem xét đơn hàng, tìm hiểu nhà cung cấp và mức chi phí tối ưu cho hoạt động ngăn ngừa

Bước 4: Thực hiện thử nghiệm qui trình trong công ty Cổ Phần Người Đồng Hành Bước 5: Đánh giá qui trình mua hàng qua hình 2.3 – Hình lợi ích và chi phí chất

lượng của Anil K Bajpai and Phillip C T Willey (1995) và kết quả thực hiện

Bước 6: Cải tiến, hiệu chỉnh qui trình thích ứng với sự phát triển của Công ty và

tình hình kinh tế hiện tại Tiến đến chuẩn kinh tế hội nhập toàn cầu, gia nhập chuỗi cung ứng

Đánh giá chất lượng sản phẩm

Lựa chọn phương pháp đặt hàng Đánh giá các nhà cung cấp và bảng chào giá Yêu cầu chào giá và phân tích bảng chào giá Tìm nhà cung cấp đạt yêu cầu

Phát triển qui cách kỹ thuật Xác định loại sản phẩm/ dịch vụ cần Nhận diện nhu cầu

3.1.2 Tầm nhìn – sứ mệnh

Tầm nhìn: dẫn đầu thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp công cụ Phần mềm

và thiết bị phần cứng cho ngành điện tử, bán dẫn

Sứ mệnh: Nhà cung cấp tin cậy cho các Trung tâm R&D, Trường học và các doanh

nghiệp sản xuất thiết bị, linh kiện điện tử Việt Nam Đồng hành cùng các nhà thiết kế điện tử và vi mạch, góp phần tạo ra các sản phẩm điện tử và vi mạch Việt Nam

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 3.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP NDH

(Công ty CP NDH, 2011)

- Linh kiện cơ bản (tụ, trở, IC, Diode, ), linh kiện thụ động, bán dẫn, module, mạch điện tử tích hợp, của các hãng Microchip, Texas Instruments, Analog Device, Tyco, NXP, Walsin, Murata,…

- Linh kiện tích hợp (Module, Kit, Board hoàn chỉnh), Thiết bị (Oscilloscope, máy phân tích tín hiệu…) dùng cho nghiên cứu và thiết kế vi mạch điện tử của các hãng Xilinx, Altera, Texas Instruments, Agilent…

- Phần mềm cho ngành điện tử của các hãng IAR, Keil, Code Composer, Cadence, Còn đối với hoá chất dùng cho ngành điện tử chia làm hai dạng: lỏng và rắn của các hãng Teltec, University Wafer, Shipley, Kamis,

3.2 Phân tích môi trường hoạt động tầm vi mô

Dựa theo phân tích SWOT của nhóm nghiên cứu Standford (1970) và hình năm tác lực của Micheal E Porter (1980), phân tích yếu tố quan trọng bên ngoài và bên trong doanh nghiệp và trong môi trường kinh doanh của ngành điện tử Việt Nam

3.2.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài công ty:

Công nghệ: Các sản phẩm điện tử có vòng đời tương đối ngắn, do công nghệ phát

triển không ngừng, nên sẽ thay đổi rất nhanh, cải tiến hoặc chuyển sang công nghệ mới hoặc do bị sao chép công nghệ Điều này gây khó khăn cho các nhà nghiên cứu và các nhà sản xuất, đến khi họ thiết kế sản phẩm ứng dụng dòng chip này thì nó không còn sản xuất Khi đó đòi hỏi phải thay dòng chip khác hoặc tìm nguồn hàng từ phía nhà cung cấp không chính thức (thường là từ phía Trung Quốc)

Nhà cung cấp: mỗi chủng loại sản phẩm có rất nhiều nhà cung cấp, làm thế nào để

chọn được nhà cung cấp tốt Đặc tính sản phẩm các linh kiện điện tử loại thụ động (tụ điện, điện trở, cuộn dây, ) có giá trị rất nhỏ, do đó khi đặt hàng nhà cung cấp sẽ đưa ra MOQ (số lượng nhỏ nhất họ có thể cung cấp) hoặc là giá trị nhỏ nhất cho mỗi chủng loại, đơn hàng Khả năng thương lượng nhà cung cấp, giảm giá mua, duy trì chất lượng và chuyên biệt hóa sản phẩm

Khách hàng: đối tượng khách hàng công ty đang hướng đến chủ yếu là các doanh

nghiệp Việt Nam, trung tâm R&D và các Trung tâm giáo dục, Trường học,… Họ thường mua để nghiên cứu, số lượng cho mỗi loại sẽ không nhiều Hơn nữa các sản phẩm điện tử, tự động ở Việt Nam, chủ yếu là nhập thành phẩm, nên nhu cầu nguyên vật liệu cho ngành này còn bị hạn chế

Đối thủ cạnh tranh: Ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh từ các tập đoàn thế giới xuất

hiện và các đối thủ tiềm ẩn, mạnh hơn cả về tài chính và nguồn lực

Ngành: tốc độ phát triển của ngành chế tạo linh kiện điện tử và các ngành công nghiệp

chế tạo khác còn yếu kém

3.2.2 Các yếu tố môi trường bên trong công ty:

Năng lực: Công ty còn non trẻ, quản lý chưa hiệu quả, chưa có qui trình cụ thể về

cách thức mua hàng, các bước thực hiện như thế nào Chỉ mua theo yêu cầu của khách hàng và chọn được nhà cung cấp dễ mua thì tiến hành mua, không đánh giá nhà cung cấp Phân quyền trong công ty, trách nhiệm cho từng bộ phận chưa rõ ràng

Nguồn lực: nguồn nhân lực trẻ, trình độ cao (từ Đại học trở lên), thích học hỏi và dễ

thích nghi với môi trường luôn thay đổi Nhưng nguồn tài chính có hạn, và chưa có đối tác, nhà cung cấp tin cậy

3.2.3 Phân tích điểm mạnh, yếu và lợi thế cạnh tranh

Bảng 3.1 – Phân tích SWOT

-Công nghệ phát triển nhanh, nhiều sản

phẩm thay thế, nhiều nhà cung cấp

-Ngành chế tạo linh kiện còn non trẻ

-Nhiều đối thủ cạnh tranh tạo động lực

công ty cải tiến

-Giá sản phẩm cạnh tranh hơn

-Nhiều đơn vị vận chuyển và nhà thầu

phụ để hợp tác

-Nhiều đối thủ cạnh tranh -Vòng đời sản phẩm ngắn, khó theo kịp công nghệ

-Ngành phát triển yếu kém -Chính sách, luật thuế, thường xuyên thay đổi

- Nguồn nhân lực trẻ, trình độ cao

- Học hỏi và đáp ứng nhanh

-Doanh nghiệp tuổi đời trẻ nên dễ thích

ứng, tiếp cận các qui trình quản lý chất

lượng

- Có quan hệ tốt với khách hàng

- Sự non trẻ trong ngành -Năng lực quản lý kém -Tài chính không cao -Sự chậm phát triển của ngành điện tử

VN -Có nhiều đối thủ cạnh tranh trong ngành

-Nguồn lực và năng lực hạn chế

- SO: Thực hiện chiến lược đáp ứng nhanh, nhân viên trẻ tiếp cận công nghệ

nhanh và nhiệt huyết Tận dụng công nghệ tiên tiến để đẩy nhanh quá trình đáp ứng yêu cầu khách hàng và cải tiến hoạt động của công ty

- ST: có nhiều đối thủ cạnh tranh và nhiều nhà cung cấp, điều này tạo áp lực cho công ty nên cần phải thực hiện chiến lược khác biệt hóa sản phẩm, cung cấp

thêm các dịch vụ trước và sau bán hàng Ngoài cung cấp nguyên vật liệu, kết hợp với các đơn vị outsourcing (lắp ráp, tạo sản phẩm) để cung cấp sản phẩm trọn gói

- WO: Công ty cần phải có kế hoạch đào tạo và đẩy nhanh việc xây dựng các qui trình chuẩn để có thể tiếp cận sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ

điện tử thế giới

- WT: Xây dựng uy tín từ trường đại học và R&D để tiên phong trong ngành

điện tử Việt Nam

Chiến lược phát triển của công ty là trở thành nhà phân phối linh kiện hàng đầu của Việt Nam, đồng hành cùng thiết kế Việt, tiên phong trong chiến lược phát triển sản phẩm Việt đến với người tiêu dùng Việt Từ phân tích SWOT trên cho thấy việc xây dựng qui trình mua hàng hiệu quả là bước ngoặc quan trọng nhất trong tiến trình thực hiện chiến lược đáp ứng nhanh, khác biệt hóa sản phẩm Duy trì qui trình mua hàng hiệu quả sẽ tạo nên lòng tin, uy tín cho khách hàng

3.3 Phân tích hoạt động mua hàng hiện tại của công ty

3.3.1 Các công đoạn của qui trình mua hàng hiện tại

Chiến lược cạnh tranh của công ty là giá, chất lượng và thời gian giao hàng Đòi hỏi

giá bán phải đảm bảo cạnh tranh, cách thức xác định giá bán:

Giá bán = giá vốn (giá nhà cung cấp + chi phí mua hàng) + lợi nhuận

Nếu mua hàng kém hiệu quả thì giá mua sẽ cao, lợi nhuận thu được sẽ rất thấp Theo báo cáo doanh thu vào tháng 03 năm 2011:

Thông qua quan sát thực tế công việc mua hàng đang thực hiện tại Công ty CP Người Đồng Hành và tham vấn ý kiến của quản lý Công ty Tác giả đưa ra phân tích các vấn đề cụ thể trong hoạt động mua hàng hiện tại của Công ty:

Bảng 3.2 – Các vấn đề trong mua hàng hiện tại

1 Xác định yêu cầu

khách hàng

Nhận yêu cầu từ khách hàng, tìm kiếm thông tin và xác định tên hàng, số lượng mua với khách hàng

2 Tìm nơi cung cấp Tìm nơi nào bán các sản phẩm này, không khảo sát đánh

giá nhà cung cấp và không tìm hiểu về chính sách chất lượng, thời gian bảo hành, nguồn gốc sản phẩm

3 Gửi yêu cầu báo giá Gửi yêu cầu họ báo giá cho nhà cung cấp vừa tìm được,

không cân nhắc đến đặt hàng kinh tế, thường chỉ đặt

theo số lượng khách yêu cầu

4 Xem xét báo giá Gửi giá cho khách hàng xem xét và duyệt giá và thời

gian giao hàng Công ty không cân nhắc giá mua

5 Thương thảo hợp

đồng

Chỉ thương lượng các điều khoản về thông tin sản phẩm,

thời gian giao hàng, thanh toán, Không thương lượng

về các điều khoản bảo hành, thưởng phạt, bảo hiểm, và các chi phí ngân hàng,

6 Ký kết hợp đồng -Đối với những nhà cung cấp ít uy tín thì họ đồng ý tất cả

yêu cầu (phía Trung Quốc)

-Một số Nhà cung cấp uy tín và có thương hiệu, họ thường không tin tưởng công ty và không ký hợp đồng mua mà chỉ cung cấp thông tin về công ty, tài khoản thanh

Không có kế hoạch mua hàng, không có ngân sách,

mua theo yêu cầu nên lượng đặt hàng không kinh tế (có yêu cầu là mua) chi phí mua hàng cao

8 Sắp xếp nhập hàng Sau khi thanh toán, chờ nhà cung cấp nhận tiền thì

chuyển hàng Đôi khi họ nhận được tiền và báo hết hàng phải chờ nên thời gian giao hàng bị trễ

Các nhà cung cấp bán online phải chấp nhận sử dụng đơn

vị vận chuyển của họ Chi phí vận chuyển cao và không kiểm soát được thời gian giao hàng

9 Kiểm tra chứng từ

invoice và hợp đồng

Nhiều nhà cung cấp không gửi invoice trước nên không kiểm tra được chứng từ đến khi nhập về giá trị trên invoice thấp hơn hợp đồng

10 Làm thủ tục nhập

hàng

Nhà cung cấp chuyển hàng nhưng không báo số vận đơn,

không theo dõi được tình hình hàng về

Thuê công ty ngoài làm thủ tục nhập hàng, tính cố định theo số đơn hàng nhập về, giá trị đơn hàng thấp, chi phí nhập cao, thời gian lấy hàng lâu

11 Kiểm tra hàng hóa Kiểm tra số lượng và kiểm mẫu hình dáng bên ngoài,

không có tiêu chuẩn kiểm tra

12 Tạm lưu kho Tạm nhập kho chờ xuất cho khách hàng

13 Xử lý hàng không

đạt

-Hàng không đúng yêu cầu, lỗi nhà cung cấp thì gửi trả lại nhà cung cấp và yêu cầu gửi lại cho đúng, tìm và mua lại

-Nhà cung cấp chưa được xem xét đánh giá

-Không có tiêu chí, cơ sở lựa chọn và đánh giá

-Thời gian xem xét dài

-Không có qui định rõ ràng xem xét đặt hàng

- Không thương lượng các điều khoản mua và ký kết hợp đồng

-Không lập ngân sách mua hàng

-Nhà cung cấp không gửi Hóa đơn trước khi chuyển hàng

-Không có nhiều lựa chọn đơn vị vận chuyển

-Thuê bên ngoài làm thủ tục nhập, chi phí cao, chậm -Không có tiêu chuẩn và

thiết bị kiểm tra hàng

Hình 3.2 – Các công đoạn mua hàng hiện tại

1 Nhận định nhu cầu

(Yêu cầu của khách hàng) 2 Tìm nơi bán

3 Gửi yêu cầu báo giá

4 Xem xét báo giá

và quyết định mua

5 Thương thảo hợp đồng

13 Xử lý hàng không đạt

Không đạt

3.3.2 Nhận định các vấn đề của qui trình mua hàng hiện tại:

Như đã đề cặp từ phần phân tích và giải quyết vấn đề, dựa theo nghiên cứu của Anil K Bajpai (1995) xoay quanh 3 yếu tố chính (Nhà cung cấp, Kế hoạch mua hàng, Xem xét đặt hàng) để đánh giá qui trình mua hàng Nếu không thực hiện tốt ba hoạt động này thì sẽ làm cho quá trình mua hàng kém hiệu quả

Từ phân tích thực trạng Công ty đưa ra nhận định chủ quan và thông qua phỏng vấn quản lý công ty, đồng nghiệp, xác định các nguyên nhân cốt lõi tác động đến ba

yếu tố trên

Hình 3.3 – Nguyên nhân làm cho quá trình mua hàng kém hiệu quả

Các nguyên nhân được nhận định sơ bộ từ các vấn đề của qui trình mua hàng, dẫn đến hàng mua kém chất lượng, thời gian giao hàng quá lâu và chi phí mua hàng cao, công ty hoạt động không hiệu quả

Không có sẵn hàng

Mua hàng kém hiệu quả

Phương thức mua hàng kém hiệu quả

Nhà cung cấp kém Kế hoạch mua hàng

kém

Giá mua không phù hợp

Ít lựa chọn đơn vị vận chuyển

Không có thông tin vận chuyển

Ít lựa chọn hình thức thanh toán Nhân viên không được đào tạo

Thiếu kiến thức sản phẩm Khả năng sản xuất kém

Hàng kém chất lượng

Không xác định được thời gian

giao hàng

Không theo dõi tình trạng vận chuyển

Không đánh giá nhà cung cấp

Hàng không đúng yêu cầu

Không kiểm soát chất lượng

Thời gian giao hàng quá dài

Phản hồi chậm

Qui trình mua phức tạp

Ít đơn vị phân phối

CHƯƠNG 4 ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH 4.1 Khảo sát các vấn đề trong mua hàng

4.1.1 Xây dựng bảng câu hỏi khảo sát

4.1.1.1 Mục tiêu của bảng câu hỏi

Hiện tại có rất nhiều hệ thống quản lý chất lượng, nhưng đa số các công ty áp dụng

hệ thống quản lý ISO để quản lý các hoạt động của mình ISO được xem là công cụ hữu hiệu nhất hiện nay cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, thương mại và dịch

vụ Bảng câu hỏi gồm 20 câu hỏi được xây dựng nhằm tìm hiểu các hoạt động mua hàng của các Công ty tương đồng Họ có xây dựng qui trình mua hàng không và có thực hiện hệ thống quản lý chất lượng nào không? Các vấn đề trong hoạt động mua hàng (nhà cung cấp, kế hoạch mua hàng, xem xét đặt hàng) của Người Đồng Hành có xảy ra đối với các Công ty khác không? Đánh giá khách quan nhận định vấn đề trong mua hàng của công ty

Công ty đang gặp phải các vấn đề về thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, giá

cả do đó cần thu thập thông tin về 3 yếu tố thông qua các hoạt động mua hàng hiện tại của công ty được khảo sát Thêm nữa cũng cần tìm hiểu xem họ đã có qui trình mua hàng chuẩn chưa và có áp dụng quản lý chất lượng theo ISO không để có thể khẳng định ISO có là hệ thống quản lý tốt cho qui trình mua hàng không?

Dựa trên cơ sở các nghiên cứu trước đây của Tác giả Fredrik Otterheim and Yones Strand (2007) và Tewodros Mesfin (July 2007) đã thực hiện nghiên cứu đánh giá qui trình mua hàng qua khảo sát tất cả nhân viên

4.1.1.2 Phương thức khảo sát

Gửi qua email đến gần 200 nhân viên của các Công ty là đối tác, khách hàng và

Công ty khác trong ngành điện tử với sự hỗ trợ của khách hàng, bạn bè và đồng

nghiệp Phỏng vấn trực tiếp đồng nghiệp và những đối tác là các nhà bán lẻ

Thời gian thực hiện khảo sát 3 tuần, từ 13/02/2012 đến 03/03/2012 và đã nhận được 97 trả lời Tuy nhiên trong đó có một số trả lời không hoàn chỉnh, có nhiều câu

hỏi mở chưa được trả lời

4.1.2 Kết quả khảo sát và xử lý kết quả

Kết quả được xử lý dưới dạng thống kê mô tả theo dạng biểu đồ, tham khảo Phụ lục 3

Kết quả câu 8, xác định mục tiêu mua hàng theo qui tắc 5R, đánh giá tiêu chí mua

hàng của mỗi công ty, từ đó nhận định kết quả mua hàng

Bảng 4.1 – Thống kê thực hiện mua hàng theo chỉ số 5R

Mục tiêu Luôn Luôn Đôi khi Hiếm khi Gần như không Không biết Chỉ số 5R

Kết quả câu 9, thực hiện và đánh giá các công đoạn mua hàng, thấy được qui trình

mua hàng đã hiệu quả chưa

4.61

3.80 4.00 4.20 4.40 4.60 4.80 5.00

Đúng chất lượng

Đúng

số lượng

Đúng nguồn

Đúng giá

Đúng thời gian

Trung bình

Chỉ số 5R

Đúng chất lượng Đúng số lượng Đúng nguồn Đúng giá Đúng thời gian Trung bình

Bảng 4.2 – Thống kê thực hiện các công đoạn mua hàng

bình

Luôn luôn

Thường xuyên Ít khi

Kết quả câu 14, lý do và hậu quả mua hàng kém hiệu quả

Bảng 4.3 – Thống kê nguyên nhân và hậu quả mua hàng kém hiệu quả

Nguyên nhân và hậu quả Số trả lời Tỉ lệ

Giao hàng chậm, Ảnh hưởng đến tiến độ, ảnh hưởng uy tín với khách hàng,

Không đánh giá nhà cung cấp, nên hàng thường bị kém hiệu quả do lỗi của

nhà cung cấp Tỷ lệ ảnh hưởng khoảng 20% và dẫn đến trễ kế hoạch sản

Do lỗi nhà cung cấp, cung cấp hàng kém chất lượng, 60% chất lượng sản

Do đánh giá nhà cung cấp không chính xác, dẫn tới chất lượng hàng không

Nếu mua hàng không đạt chất lượng sẽ gặp khó khăn cho sản xuất Vì nó

ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm mất uy tín với khách hàng 5 5.2%

Kết quả câu 19, công đoạn cần cải tiến trong quá trình mua hàng, công đoạn lập

ngân sách và đánh giá nhà cung cấp là cao nhất

Bảng 4.4 – Thống kê các công đoạn cần cải tiến trong mua hàng

Cần cải tiến trong quá trình mua hàng Số trả lời Tỉ lệ

Quy trình mua hàng hiện tại đáp ứng được nhu cầu công ty tôi vì vậy chúng

Qui trình đánh giá nhà cung cấp cho phù hợp, tránh cung cấp không đúng

Tìm nguồn cung cấp, chưa có sự chọn lựa và đánh giá nhà cung cấp 7 7.2% Cần cải tiến trong quy trình giao hàng, phải chờ thời gian khá lâu do lỗi của

Giao hàng Vì nhận được hàng rất lâu, đòi hỏi thanh toán tiền hàng trước 3 3.1%

Kết quả câu 20, số khảo sát áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Bảng 4.5 - Thống kê thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

4.1.3 Phân tích kết quả

Từ kết quả khảo sát câu 01, 8, 10 và 20 cho thấy (1)Tuổi đời của doanh nghiệp từ

10-20 năm, không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (8.2%) đều cho là quá lâu để nhận được hàng, mặc dù mục tiêu mua hàng với chỉ số đánh giá 5R cho “đúng thời

gian, đúng số lượng” là 5 nhưng lại hiếm khi “lập ngân sách mua hàng”, đa số họ cho

là do lỗi nhà cung cấp Nhiều trường hợp trong số đó nhận hàng không đúng yêu

cầu do nhà cung cấp không có hàng theo yêu cầu, họ đề nghị cải tiến công đoạn “lập ngân sách và đánh giá nhà cung cấp” (2) Doanh nghiệp có áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng(2%), bị nhận hàng chậm do qui trình mua rườm rà hoặc do nhà cung

cấp không có hàng sẵn và do nhân viên mua không xác định đúng đặc tính kỹ thuật

Từ nhận định trên đối chiếu kết quả khảo sát câu 9-18 cho thấy (3) các doanh nghiệp

có thâm niên hoạt động trong ngành mà không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vẫn bị tình trạng thời gian giao hàng chậm và không đúng chất lượng, không đúng yêu

cầu ban đầu Tuổi đời 1-5 năm, có áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (6%) và mục tiêu mua hàng với chỉ số đánh giá 5R là 4.52 thấp hơn giá trị tổng khảo sát (4.61) trong đó cho mục tiêu “đúng chất lượng”, “đúng thời gian” là cao nhất 5, rất ít quan tâm đến giá (3.8) và luôn luôn lập ngân sách mua hàng, gần như tất cả họ nhận hàng

đúng hạn nhưng vẫn có 2% quá lâu là do lỗi nhà cung cấp, không bị trường hợp không nhận được hàng, nhưng vẫn bị nhận hàng không đúng yêu cầu do người mua

hàng thiếu kiến thức xác định hàng hóa và họ yêu cầu làm rõ tiêu chuẩn hàng hóa

trước khi báo giá Có thể kết luận rằng dù thời gian hoạt động không quyết định việc

mua hàng đúng yêu cầu và thời gian nhận được hàng, những doanh nghiệp có thời

gian hoạt động 1-5 năm có thực hiện hệ thống quản lý chất lượng thực hiện mua

hàng tốt hơn, luôn luôn lập ngân sách, nhận hàng đúng hạn

Với kết quả khảo sát câu 2-4 cho thấy đối với quản lý có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên, đa số có trình độ MBA (9.3%), chỉ số 5R mục tiêu mua hàng rất cao 4.8 và luôn luôn lập ngân sách mua hàng nhưng vẫn bị trường hợp thời gian nhận hàng quá

lâu, tất cả do lỗi nhà cung cấp, không có trường hợp nào gặp phải hàng kém chất

lượng hoặc không nhận được hàng, nhưng lại bị hàng không đúng yêu cầu do người

mua hàng thiếu kiến thức xác định hàng hóa Họ đề nghị cải tiến công đoạn làm rõ tiêu chuẩn hàng hóa (xác định nhu cầu) Đối với bộ phận Bán hàng và tiếp thị (27%), mục

tiêu mua hàng 5R là 4.55 (luôn đúng chất lượng, hiếm khi giao hàng đúng hạn), luôn

lập ngân sách mua hàng, gần như tất cả họ (78%) không gặp phải vấn đề không nhận

viên nghiệp vụ thì thực hiện mua hàng ít nhất 1 ngày/ lần hoặc 1 tuần/ lần, chỉ số mục

tiêu mua hàng 5R là 4.64 cao hơn trị trung bình (4.61), nhưng có đến 81.4% cho là quá lâu để nhận hàng (do lỗi nhà cung cấp, do người thực hiện thiếu trách nhiệm) và 58.83% bị tình trạng không nhận được hàng, có đến 92% nhận hàng không đúng yêu

cầu (gần như tất cả cho là do lỗi nhà cung cấp) Kết quả cho thấy những người thuộc

bộ phận quản lý (quản lý) thì quan tâm đến lập ngân sách mua hàng và luôn xét đến mục tiêu mua hàng đạt chỉ số 5R đến 4.8, bộ phận mua hàng cũng quan tâm đến mục tiêu mua hàng 5R, nhưng ít lập ngân sách mua hàng vì thế họ gặp phải hàng không đúng yêu cầu và chậm nhận hàng nhiều hơn, tuy nhiên nguyên nhân chủ yếu lại là do lỗi nhà cung cấp

Kết quả từ câu 5 và 20 cho thấy những người có kinh nghiệm làm việc từ 1-3 năm

và công ty có hệ thống quản lý chất lượng (26.8%) gần như không có trường hợp không nhận được hàng, mua hàng kém chất lượng và rất ít trường hợp (2) bị hàng

không đúng yêu cầu Nhưng những người có kinh nghiệm từ 4-5 năm, trên 5 năm thì lại gặp phải tình trạng mua hàng kém chất lượng và không đúng yêu cầu, đa số do nhân viên mua hàng bị quá tải hoặc thiếu động lực làm việc, thiếu trách nhiệm

Kết quả câu 3, 7 cho thấy thời gian thực hiện một yêu cầu mua hàng 1-2 tuần (63.9%) đa số họ thuộc bộ bán hàng và tiếp thị (30%), còn những người thuộc bộ phận mua hàng (32%) và 3-6 tuần (36.1%), đa số họ cũng lại là bộ phận mua hàng (40%) Điều này có thể được giải thích thời gian thực hiện mua hàng nhanh hay chậm còn tùy

thuộc vào thời gian của nhà sản xuất và số lượng hàng mua Tuy nhiên những đơn hàng mà thời gian thực hiện 1-2 tuần thì ít bị vấn đề chậm nhận được hàng

Từ kết quả khảo sát cho phép nhận định rằng chỉ số mục tiêu mua hàng 5R (4.6) đặt nhiều chất lượng (4.8) và số lượng (4.9) ít chú tâm đến giá và thời gian giao hàng Chỉ số đánh giá về các công đoạn trong mua hàng ( 4.4), trong đó quyết định lựa chọn nhà cung cấp (4.7) và đặt hàng (4.65) được chú ý xem xét nhiều hơn, ít quan tâm đến đánh giá nhà cung cấp phù hợp (4.3), nghiêm trọng hơn là họ rất ít khi lập ngân sách mua hàng (3.7) Và dẫn đến kết quả là có nhiều trường hợp nhận hàng kém chất lượng

do không cân nhắc giữa chất lượng và giá mua, thời gian giao hàng chậm do mất thời gian trong mua hàng Có đến 36 khảo sát (37%) đề nghị cải tiến lập ngân sách và đánh giá nhà cung cấp và 7 khảo sát (7%) cho là qui trình mua hàng mất thời gian

Kết quả khảo sát đã khẳng định ba yếu tố quyết định qui trình mua hàng hiệu quả

là “Đánh giá nhà cung cấp” (thông qua yếu tố hàng kém chất lượng và thời gian giao hàng chậm), “Kế hoạch mua hàng” (thông qua yếu tố lập ngân sách, thời gian đáp ứng yêu cầu, đào tạo kiến thức cho nhân viên mua hàng, đặt hàng như thế nào tối ưu

có thể đáp ứng thời gian giao hàng), Tuy nhiên yếu tố “Xem xét đặt hàng” ít kết quả trong khảo sát, chủ yếu kết quả lấy từ yếu tố gửi yêu cầu báo giá, đánh giá bảng báo giá, đặt hàng và theo dõi giao hàng, kết quả cho là qui trình mua hàng kéo dài, dẫn đến thời gian giao hàng chậm (là nguyên nhân chính gây ra các vấn đề trong mua hàng kém hiệu quả)

4.2 Đề xuất qui trình

4.2.1 Mục tiêu mua hàng của Công ty Người Đồng Hành

Hiện tại bộ phận mua hàng của công ty thực hiện hoạt động mua hàng không theo

tiêu chuẩn nào, công việc đến đâu thì giải quyết đến đó Từ thực tế gặp phải trong công việc và qua sự đồng thuận, hỗ trợ của quản lý công ty, cần có một qui trình

cụ thể, chi tiết để từng bước tiêu chuẩn hóa công việc mua hàng và xây dựng các tiêu chuẩn để lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, kiểm soát chi phí trong mua hàng, thời gian giao hàng, tối thiểu hóa thời gian chờ

Từ kết quả khảo sát, đa số quan tâm đến chất lượng(89%), số lượng(95%) và thời gian giao hàng(63%), ít quan tâm đến nguồn cung cấp hàng Tiêu chí để quyết định lựa chọn nhà cung cấp (75%) và có đến 72% khảo sát cho rằng thời gian nhận được hàng hóa khi đặt hàng quá lâu Chủ yếu là do lỗi nhà cung cấp (có thể là thời gian chờ sản xuất) (33%) và do nhân viên mua hàng bị quá tải, tức là quá trình mua hàng chưa đáp ứng chiếm một tỉ lệ không nhỏ (19%)

Hơn nữa các công ty thương mại vừa và nhỏ như Người Đồng Hành, người mua hàng gần như làm tất cả các công việc từ giao dịch với khách hàng đến tìm nguồn hàng, mua hàng, nhập hàng, sẽ khó kiểm soát công việc và dễ bị quá tải Nên cần phân chia nhiệm vụ để giảm tải công việc cho bộ phận mua hàng

Từ kết quả thực tế của công ty, số lượng hàng mua kém chất lượng chiếm khoảng 20% lượng hàng mua từ trong nước và nước ngoài

 Mục tiêu đề ra cho năm 2012 là phải giảm số lượng hàng kém chất lượng xuống còn 10%

 Số đơn hàng bị giao trễ chiếm khoảng 40% đơn hàng đã mua trong năm 2011 Mục tiêu đề ra là đơn hàng mua trong nước bị trễ không quá 10% và mua nước ngoài bị trễ không quá 20%

 Đối với các mặt hàng chủ lực của công ty, phải đảm bảo nguồn cung cấp ổn

định và thời gian đặt hàng ngắn Trong năm 2012, các loại linh kiện thụ động phải

tìm được ít nhất 3 nhà cung cấp; các linh kiện quan trọng như mạch điện tử tích

hợp, module,… phải tìm được ít nhất là 2 nhà cung cấp, có thể là các nhà phân phối cấp 1 của các nhà sản xuất có uy tín Riêng đối với các Kit thì mục tiêu đặt ra là phải tạo được mối quan hệ tốt với các nhà sản xuất Kit như Terasic, Altera, Texas Instruments,… hướng đến mục tiêu trở thành đại diện phân phối của các hãng có uy tín cho thị trường Việt Nam

Tewodros Mesfin (2007) trong nghiên cứu “Đánh giá thực nghiệm mua hàng” đã đưa ra qui trình mua hàng chuẩn cho AAUCC Tác giả dựa trên bộ tiêu chuẩn 5R

(Right Time, Right Quantity, Right Source, Right Price, Right Quality) của Leenders (1989) để đánh giá hoạt động mua hàng hiện tại Fredrik Otteones Strand trong bài nghiên cứu “Giao tiếp nội bộ trong qui trình mua hàng” cũng đã đưa ra các hoạt động chính của một qui trình mua hàng Bên cạnh đó trong Bộ tiêu chuẩn ISO 9001, điều khoản 7.4.1 nêu rõ các tiêu chuẩn và hoạt động của một qui trình mua hàng, cách thức

để quản lý nó Trong bài này tác giả dựa vào khả năng và mục tiêu của công ty Người

Đồng Hành và bộ tiêu chuẩn ISO 9001 để đưa ra một qui trình mua hàng

4.2.2 Xây dựng qui trình

Hình 4.1 Qui trình mua hàng đề xuất

1.Yêu cầu của khách hàng 2 Tìm hiểu thông tin về sản phẩm

11A Sắp xếp nhập hàng

12 Kiểm tra Đạt

14A Làm thủ tục nhập hàng

15 Kiểm tra hàng hóa

Không Đạt

mới

6B Lựa chọn nhà cung cấp mới*

8B Kế hoạch mua*

8C Thiết lập tài khoản với

nhà cung cấp

10 Kiểm tra và xác nhận điều khoản HĐ

14B Lập hóa đơn và danh mục hàng đóng *

Đạt

Không Đạt

Không

Có Không

Đạt

Không

4.3 Thực hiện qui trình

Bảng 4.6 Các công đoạn qui trình mua hàng đề xuất

1 Yêu cầu khách

hàng

Bán hàng (Sản xuất)

Tìm kiếm và nhận yêu cầu từ khách hàng, danh mục các sản phẩm yêu cầu

3 Xác định rõ

nhu cầu

Mua hàng, Bán hàng (Sản xuất)

Xác nhận lại thông tin với khách hàng

4 Kiểm tra tồn

kho

Kế toán kho Kiểm tra kho, nếu có các mặt hàng yêu

cầu > đáp ứng yêu cầu, kết thúc (Hồ sơ: Phiếu giao hàng, Hợp đồng)

Mua hàng Sản phẩm đã từng mua hoặc là mua từ

nhà cung cấp, phân phối, đại lý đã đƣợc đánh giá và đã mua

6B Lựa chọn nhà

cung cấp mới

Mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp mới (nhận định

sơ bộ thông qua các thông tin sẵn có, chế

độ bảo hành, thời gian giao hàng, giá, nơi sản xuất, )

6C Đánh giá nhà

cung cấp

Mua hàng, Bán hàng (Sản xuất), Quản lý

Đánh giá nhà cung cấp mới thông qua các tiêu chí: