Vai trò Công tác lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng không những cho từng phòng ban mà còn cho toàn bộ doanh nghiệp bởi vì những lý do sau đây: - Cung cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời
Trang 1M c l c ục lục ục lục
Trang 2Đề tài: LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG CÁC PHÒNG BAN
CỦA CÔNG TY
Nhận xét, đánh giá của thầy:
Câu hỏi của khán giả: ………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
Trang 3I. Khái quát công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu
1 Khái niệm
- Là việc lựa chọn, giữ lại và bảo quản văn bản tài liệu có giá trị một cách khoa học
- Mục đích: để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ
2 Yêu cầu
- Tính khoa học: hồ sơ tài liệu phải được quản lý có hệ thống, có phương pháp
o Hồ sơ tài liệu phải được tập trung tại bộ phận có trách nhiệm
o Hồ sơ tài liệu phải thống nhất về nội dung
- Tính bảo mật: phải luôn cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật cho hồ sơ tài liệu (vd: thông tin kinh doanh, khách hàng, nhân sự,…)
3 Vai trò
Công tác lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng không những cho từng phòng ban
mà còn cho toàn bộ doanh nghiệp bởi vì những lý do sau đây:
- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời
- Giúp người cần sử dụng hồ sơ tài liệu xử lý công việc nhanh chóng
- Tạo sự thuận lợi khi chuyển giao hồ sơ tài liệu giữa các phòng ban khi cần thiết
4 Công tác lưu trữ hiện hành
Theo luật lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ là một chuỗi các công việc được thực hiện theo một trình tự nhất định và chúng đã được cụ thể hóa bằng sơ đồ dưới đây:
Công tác lưu trữ Thu thập, bổ sung Chỉnh lý tài liệu Khai thác
Sử dụng Bảo quản Thống kê Kiểm tra
Trang 4a Thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan
Là việc sưu tầm, làm phong phú tài liệu cho kho lưu trữ cơ quan, lưu trữ nhà nước ở trung ương, địa phương theo những nguyên tắc, phương pháp thống nhất
b Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ và tiêu hủy tài liệu quá hạn
- Mục đích: để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có hiệu quả
Chỉnh lý tài liệu Phân loại Lập hồ sơ Xác định giá trị tài liệu
Sắp xếp:
Vào cặp Đưa lên giá (tủ) Biên mục hồ sơ
Trang 5Bước 1: Phân chia tài liệu và lập hồ sơ
Bước 2: Xác định giá trị tài liệu theo nguyên tắc và tiêu chuẩn nhất định
- Mục đích
o Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản (cần thiết, không trùng lặp) và có quy định thời gian bảo quản cho từng loại
o Xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu hủy theo quy định
- Thực hiện
o Thành lập tổ chức hội đồng, bao gồm:
+ Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng chủ trì
+ Cán bộ lưu trữ cơ quan
+ Cán bộ của đơn vị có tài liệu
o Xác định giá trị tài liệu dưới sự chỉ đạo của Hội đồng xác định giá trị tài liệu Bước 3: Biên mục hồ sơ
- Yêu cầu
Thực hiện đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn
- Kết cấu
o Biên mục bên trong hồ sơ gồm:
+ Sắp xếp thứ tự văn bản bên trong hồ sơ và đánh số tờ
+ Viết tài liệu bên trong hồ sơ
+ Viết chứng từ kết thúc
o Biên mục bên ngoài hồ sơ gồm:
+ Tên phông và đơn vị tổ chức trong phông
+ Tiêu đề hồ sơ
+ Ngày bắt đầu và kết thúc của tài liệu bên trong hồ sơ
Trang 6+ Phông số
+ Mục lục số
+ Đơn vị bảo quản
+ Số tờ
+ Thời hạn bảo quản của hồ sơ
+ Lập mục hồ sơ
Bước 4: Sắp xếp tài liệu vào cặp (hộp đựng tài liệu) và sắp xếp lên giá, tủ đưa vào lưu trữ
c Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Mục đích: Để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài
- Các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ: tự nhiên (độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng, bão lụt ), con người (kẻ địch, gian, nhân viên, người sử dụng,…), hóa học (hóa chất, môi trường, )
Phương pháp bảo quản:
- Thiết bị bảo quản:
o Phòng lưu trữ (kho): khô ráo, sạch sẽ, xa hồ ao, cống rãnh, xa mạch nước ngầm
o Chỗ để tài liệu: cách biệt phòng làm việc khác
o Đầy đủ các thiết bị cần thiết, phù hợp: giá, tủ sắp xếp, thiết bị điều hòa nhiệt
độ, chống ẩm,…
- Chế độ bảo quản:
o Để tài liệu trong hộp kín, xếp lên giá tủ
o Ghi biên bản, trả lại phải kiểm tra (lúc bàn giao)
o Phải có nội quy và thực hiện nghiêm ngặt nội quy phòng chống cháy
d Thống kê và kiểm tra tài liệu
Mục đích:
- Lập kế họach bổ sung tài liệu
Trang 7- Xác định giá trị tài liệu, kế hoạch mua sắm trang thiết bị bảo quản
- Làm cơ sở cho quản lý nhà nước
e Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
II Kỹ năng lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng ban thuộc công ty
Nếu như ở trên, chúng ta được tiếp cận cơ sở lý thuyết về công tác lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011 thì đến đây, chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn đọc một số kỹ năng cần thiết khi lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng ban thuộc công ty Đây có thể được xem như khâu thực hành sau khi các bạn sinh viên được học qua lý thuyết về lưu trữ
Có thể thấy rằng, mỗi doanh nghiệp sẽ có tiến trình lưu trữ riêng và đặc thù với lĩnh vực hoạt động của mình nhưng nó phải thật phù hợp với những quy định về lưu trữ của nhà nước
Trong các phòng ban như phòng kế toán – tài chính, marketing, kinh doanh, hành chính – nhân sự,…, chúng ta thấy rằng sau khi sử dụng xong, các hồ sơ (hợp đồng, nhãn hiệu thương mại, bản quyền, hóa đơn, sổ lương, đơn đặt hàng, danh sách nhân viên,…) cần được cất giữ một cách cẩn thận để sử dụng khi cần thiết hay được hủy bỏ để tiết kiệm không gian lưu trữ
Trang 8A Tiến trình lưu trữ
1 Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
- Hồ sơ tối cần thiết (vital records)
+ Các hồ sơ cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức, không thể thay thế được
+ Ví dụ: bản chính hợp đồng, hợp đồng đại lý, con dấu, nhãn hiệu thương mại,
…
Cần lưu trữ trong tủ chống cháy
- Hồ sơ quan trọng (important records)
+ Có thể thay thế hoặc sao lại nhưng tốn kém
+ Ví dụ: (tài chính) hồ sơ về thuế, các tài khoản phải trả - phải thu, hóa đơn, sổ lương,
- Hồ sơ thường sử dụng (useful records)
+ Có thể thay thế hoặc tái bản được
+ Ví dụ: đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở,…
Không cần tủ chống cháy vì dễ nhân bản
- Hồ sơ không cần thiết (non essential records)
+ Nên hủy sau khi kết thúc công việc sau khi lưu vài ngày, tuần, vài tháng + Ví dụ: thư từ giao dịch hằng ngày: thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác,…
2 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
Có nhiều cách sắp xếp khác nhau, tùy điều kiện các công ty sẽ chọn cho mình cách phù hợp nhất Thế nhưng, 3 cách đầu là phổ biến nhất hiện nay
- Theo mẫu tữ ABC: tức là theo trật tự từ A đến Z Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng chữ cái để biết vị trí của các từ một cách nhanh chóng
+ Ưu điểm: không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dự vào tên
hồ sơ, dễ hiểu nhanh chóng
+ Nhược điểm: có nhiều tên thông dụng sẽ bị trùng nhau
Trang 9- Theo số thứ tự hồ sơ
+ Ưu điểm: mở rộng vô hạn hệ thống lưu trữ và bảo mật thông tin
+ Nhược điểm: nếu số thứ tự không chuẩn sẽ tạo khó khăn khi tra tìm
- Theo mẫu tự - số thứ tự
+ Ưu điểm: phù hợp lưu tữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh doanh + Nhược điểm: phải thiết kế hệ thống
- Theo chủ đề: hồ sơ tài liệu được sắp xếp theo chủ đề định trước, từng chủ đề sẽ được phân thành nhóm nhỏ hơn Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Ưu điểm: việc truy cập sẽ dễ dàng khi quen thuộc với các chủ đề
+ Nhược điểm: đòi hỏi phải tạo ra một thư mục con, gây phức tạp hệ thống
- Theo thời gian: dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước
+ Ưu điểm: cho phép cập nhật theo tiến độ công việc
+ Nhược điểm: chỉ có tác dụng nếu áp dụng cùng với các các sắp xếp khác
- Theo địa danh: áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các địa phương khác nhau
+ Ưu điểm: đơn giản, dễ hiểu và phổ biến cho việc quản lý các chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở trực thuộc tổ chức
+ Nhược điểm: đòi hỏi người sử dụng phải có am hiểu nhất định về khu vực địa
lý có liên quan và cần có một thư mục con hổ trợ
(theo “Cẩm nang thư ký”)
3 Lên lịch lưu trữ
- Quy định thời gian để giữ lại các hồ sơ được lưu trữ trong bộ hồ sơ: thời gian cho hồ sơ đang sử dụng (nhân viên cần tham khảo thường xuyên) và cho hồ sơ không còn hoạt động (hình thành từ 6 tháng -> 1 năm, thỉnh thoảng mới tham khảo)
- Theo quy định của nhà nước, cần lưu lại các hồ sơ sau: khoản phải trả - nhận, báo cáo hàng năm, hợp đồng, hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, bảng quyết toán tài chính, sổ lương, chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn hiệu đăng ký
Trang 104 Cách hủy bỏ hồ sơ, tài liệu
- Một số giấy tờ thông thường hàng ngày được hủy bỏ hàng ngày bằng cách bỏ vào giỏ rác
- Một số giấy tờ phải thêu hủy, bỏ vào máy ngiền làm nguyên liệu hoặc máy cắt vụn
- Giấy tờ khác phải hủy bỏ theo lịch
Lưu ý: đối với tài liệu của cơ quan quản lý nhà nước, hồ sơ tài liệu tiêu hủy phải được thống kê, được phê duyệt, sau khi hủy phải có văn bản báo cáo cho thủ trưởng cơ quan
5 Lưu trữ hồ sơ tài liệu
- Lập danh mục hồ sơ: bản liệt kê có hệ thống hồ sơ của đơn vị, phòng ban, bên ngoài phải có in nhãn hồ sơ từ số… đến số…
- Tìm vị trí nhất định để lưu trữ, sao cho đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, dễ tìm tra cứu
B Công cụ lưu trữ
Hồ sơ tài liệu có nhiều cách bố trí như: để đứng (vertical files), nằm (horizontal files) , hai bên (lateral files), treo (shelf files), di động (mobile files),…nên các công
cụ lưu trữ chúng cũng hết sức phong phú
Vertical files Horizontal files Lateral files
Trang 11Mobile files Shelf files
Các công cụ sau được chia thành các nhóm sau đây:
1. Công cụ lưu trữ thông thường (cổ điển):
+ Tủ hồ sơ : tủ tổng hợp, tủ quay (roll – away – shelf), tủ kệ (loại tiêu chuẩn văn phòng, loại mở (không cửa), loại di động, loại xoay, loại có phím ấn, ), giá treo (kệ dọc nơi làm việc)
Tủ tổng hợp Tủ kệ không cửa Tủ quay
Giá treo Kệ bố trí dọc nơi làm việc
Trang 12+ Bìa đựng hồ sơ theo miếng phân loại (index divider), cặp hồ sơ để bàn (desk files)
Index divider Desk files Hộp hồ sơ
+ Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp,
Bìa kẹp hồ sơ
2 Công cụ hiện đại
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học – kỹ thuật, các công ty đã nắm bắt được cơ hội ấy và trang bị cho mình phương tiện và thiết bị ngày càng hiện đại hơn, phổ biến hơn hết, đó là:
- Thông qua hệ thống Computer:
+ Máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh
số để lưu trữ hồ sơ
+ Đĩa CD-ROM, đĩa mềm, đĩa cứng => tiện lơi nhất và nhanh nhất
Trang 13- Vi phim (một số công ty nước ngoài tại tp.HCM): phiếu phim cực nhỏ (to bằng bưu ảnh hoặc ảnh 9x12), mỗi cái phiếu phim chụp được gần 200 trang tài liệu, được dễ dàng bằng máy đọc vi phim
Giúp công ty tiết kiệm được 98% khoảng trống
C Mẹo để chọn tủ hồ sơ
Khi hồ sơ tài liệu có số lượng lớn, không nên bỏ vào túi nhỏ, như vậy rất khó quản lý và dễ thất lạc Chúng ta nên trang bị các chiếc tủ đựng, có nhiều dạng nên cần
có cách chọn lựa cho tiết kiệm nhưng hiệu quả
- Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm)
- Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ
- Dùng tủ hồ sơ loại rẻ tiền: cho các hồ sơ không còn hoạt động
D Thao tác lưu chuyển hồ sơ tài liệu vào tủ
- Khoảng trống dành cho văn phòng làm việc rất tốn kém, vì thế, nên kiểm tra lại thường xuyên xem hồ sơ nào cần thêu hủy và hồ sơ nào nên lưu vào kho hồ sơ không còn hoạt động, để dành chỗ cho hồ sơ đang sử dụng
- Phải lên kế hoạch trước khi là nhân viên chịu trách nhiệm lưu chuyển
+ Chuẩn bị bìa đựng hồ sơ còn mới để kẹp hồ sơ đang được sử dụng, để tránh nhầm lẫn
+ Chuẩn bị các nhãn hiệu dán vào hồ sơ, ngăn kéo, hộp (ghi rõ tên bộ phận, nội dung, ngày tháng sử dụng – lưu chuyển)
+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại
hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ, tủ riêng biệt
Ví dụ: trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo