Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty trách nhiệm hữu hạn kỹ thuật công nghiệp minh phát

Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa

mà hoạt động của các bộ phận này chưa đạt tới sự đồng bộ

Do đó, công tác quản lý hàng tồn kho giữ vai trò then chốt và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và lợi nhuận nói riêng Công tác quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho (chi phí nhân công, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hoạt động quản lý tồn kho, chi phí thiệt hại do sản phẩm lỗi thời, hỏng hóc, mất mát, ) Ngược lại, chất lượng công tác quản lý hàng tồn kho yếu kém làm phát sinh các khoản chi phí liên quan đến tồn kho, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của công ty

Được sự cho phép của Học viện, sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy , cùng với một số cán bộ công nhân viên của Công ty trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát, trong quá trình thực tập, em nhận thấy quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng, tuy nhiên hoạt động này chưa được công ty hoạt động một cách tốt nhất Vì vậy, em quyết định làm khóa luận thực tập với đề tài “Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Một là, tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản lý hàng tồn kho trong công ty;

- Hai là, phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH

Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát;

- Ba là, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát;

- Bốn là, đưa ra một số giải pháp và áp dụng ba mô hình tồn kho EOQ, BOQ, QDM để xác định mức sản lượng đặt hàng tối ưu cho Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

+ Phạm vi thời gian: năm 2017, năm 2018, năm 2019

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh

5 Kết cấu của bài khóa luận

Nội dung bài khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

3 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

TRONG DOANH NGHIỆP

1 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp

Hiện nay, về phương diện lý thuyết, có rất nhiều định nghĩa về doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang một nội dung nhất định với một giá trị nhất định

do mỗi tác giả đứng trên một quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp Theo Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh Doanh nghiệp Việt Nam

là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo pháp luật Việt Nam và

có trụ sở chính tại Việt Nam

1.2 Tổng quan về hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang…(Nguồn: Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)

1.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp

Nhìn chung, hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau:

5

- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền tệ, sản phẩm dỡ hàng, thành phẩm )

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với những đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điều kiện tự nhiên hoặc điều kiện nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản

lý

- Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn, phức tạp Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, kim khí quý, đồ cổ,

1.2.3 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

a) Cải thiện mức độ phục vụ

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật, Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty

b) Giảm tổng chi phí logistics

Logistics có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng trung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan…

từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải (Nguồn: UNESCAP)

Chi phí logistics là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng

d) Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm

7

Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật (như sữa,

mỡ động vật…) Tại một khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu

về số lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời Lưu trữ hàng hóa, thành phẩm có tính mùa vụ sau khi đã sơ chế giúp sản phẩm lâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong một thời gian dài hơn

e) Đầu cơ chờ giá

Đầu cơ chờ giá là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để

“tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá

Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất ra hoặc thu mua

từ thị trường Hành động này làm lượng cung hàng hóa đó trên thị trường giảm đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó

f) Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống

Thông thường, trong qui trình sản xuất kinh doanh, công ty trích ra một số lượng nhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng) hoặc biếu, tặng cán bộ công nhân viên, khách hàng,…

Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp

1.2.4 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp

Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản

lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định

a) Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng

Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,… Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành:

- Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang

- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm,…

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch,

dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

b) Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành

9

Theo tiêu thức này, những hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành được xếp chung vào một nhóm, không phân biệt chúng dùng vào việc gì, quy cách, phẩm chất ra sao Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành:

- Hàng tồn kho được mua vào: bao gồm:

+ Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

+ Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua

từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty v.v…

+ Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được Doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành

+ Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v…

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất

c) Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng:

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý

- Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập

d) Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng,…

- Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,…

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hoạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản

e) Phân loại hàng tồn kho theo Chuẩn mực số 02

11

Chuẩn mực số 02 là một trong 26 chuẩn mực kế toán được ban hành và công

bố theo Quyết định số 149/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Dựa theo chuẩn mực này, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến,…

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường

Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới các chi tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp

f) Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật phân tích ABC

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Patero Kĩ thuật này chia hàng tồn kho thành 3 nhóm: nhóm A, nhóm B, nhóm C theo tiêu chí giá trị hàng năm của chúng Trong đó:

Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm × Giá mua mỗi đơn vị

Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:

- Nhóm A: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm cao nhất, đạt 80% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồn kho

70 Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm ở mức trung bình, đạt 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho

- Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm thấp, đạt khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 55% tổng lượng hàng tồn kho

Sơ đồ 1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC

(Nguồn: Logistic Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội) Hiện nay, việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tự động hóa Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp chưa có điều kiện trang bị cơ sở vật chất – kĩ thuật hiện đại, kĩ thuật phân tích ABC được thực hiện

13

thủ công cũng đem lại những lợi ích nhất định Trước hết, việc áp dụng đúng phương pháp này giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình, quyết định khối lượng hàng hóa mỗi loại cần dự trữ để tránh việc tồn quá nhiều hàng làm phát sinh chi phí, giảm áp lực đối với việc xây thêm kho bãi dự trữ hàng hóa, từ đó tiết kiệm vốn lưu động cho doanh nghiệp

2 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

2.1 Khái niệm và vai trò của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình Quản trị sản xuất doanh nghiệp, TS.Trần Đức Lộc và TS Trần Văn Phùng, NXB Tài chính Hà Nội, 2008)

Quản lý hàng tồn kho là một công tác nhằm:

- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa

- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

- Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa

2.2 Sự cần thiết của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Ba vấn đề cơ bản của quản lý tài chính doanh nghiệp gồm: dự toán vốn đầu

tư dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lưu động Trong đó, quản lý tài sản lưu động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng như các quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý hàng lưu động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung

Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lưu động – có ý nghĩa kinh

tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động nói riêng và tài sản nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp Quản lý và sử dụng hợp lý các tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công

ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề cần được các cấp lãnh đạo cần chú trọng

Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là:

- Để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh dứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng

2.3 Các chi phí phát sinh trong công tác quản lý hàng tồn kho

2.3.1 Chi phí đặt hàng

Là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng, bao gồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, thông báo qua lại)

2.3.2 Chi phí lưu kho

Là những chi phí phát sinh trong việc thực hiện hoạt động tồn kho Những chi phí này bao gồm:

- Chi phí về nhà cửa và kho tàng

+ Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa + Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng + Chi phí thuê nhà đất

- Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện

+ Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị + Chi phí năng lượng

+ Chi phí vận hành thiết bị

- Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý

- Phí tồn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho

+ Thuế đánh vào hàng tồn kho + Chi phí vay vốn

+ Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho

- Thiệt hại hàng tồn kho do mất, hư hỏng hoặc không sử dụng được

2.3.3 Chi phí mua hàng

Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua 1 đơn vị Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM)

2.4 Nội dung quản lý hàng tồn kho

2.4.1 Các tiêu chí trong quản lý hàng tồn kho

a) Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật

- Đảm bảo cho kho hàng phù hợp với công tác bảo quản, bảo vệ hàng hóa

- Xác định phương pháp, phương tiện sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý, khoa học

- Thực hiện chế độ theo dõi trong kho về mặt hiện vật

- Phân loại hàng hóa để bảo quản theo phương pháp phù hợp

b) Quản lý hàng tồn kho về mặt giá trị và hiệu quả kinh tế

Kiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa Từ đó, nhà quản trị đưa ra cơ sở giá bán hợp lý và tính toán khoản lợi nhuận thu về do bán hàng

17

2.4.2 Các mô hình quản lý hàng tồn kho

a) Mô hình tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity Model)

Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, dùng để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Khi sử dụng mô hình EOQ cần tuân theo các giả định:

- Nhu cầu trong một năm ổn định, có thể dự đoán trước

- Thời gian chờ hàng không thay đổi, phải được xác định trước;

- Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện;

- Toàn bộ số hàng đặt mua được doanh nghiệp tiếp nhận cùng một lúc;

- Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại

Mục tiêu của mô hình EOQ là tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản, nhằm tối thiểu hóa chi phí phải trả Mối quan hệ của chúng được thể hiện qua hình sau:

tối ưu

(Ngu ồn: Logistics Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội)

Từ hình trên ta thấy: chi phí tồn kho tỉ lệ thuận với mức đặt hàng; chi phí đặt hàng

tỉ lệ nghịch với mức đặt hàng Tổng chi phí được tính theo công thức:

Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn kho

↔ TC = (CP đặt 1 đơn hàng + (CP tồn kho đơn vị × Mức tồn × Số đặt hàng) kho bình quân)

Theo công thức trên, tổng chi phí phải trả TC là hàm phụ thuộc vào biến lượng đặt hàng Q Từ đó, suy ra:

TC’(Q) = ( ) (Q)

Ta có:

ROP = d × L = (D/ Số ngày sản xuất trong năm) × L

Trong đó:

- ROP: điểm đặt hàng được xác định lại;

- tROP : thời điểm đặt hàng;

- d: nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ;

- D: nhu cầu tiêu dùng trong năm về hàng dự trữ;

- L: thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng

Hình 2: Xác định Điểm đặt hàng lại ROP

Khối lượng

Q*

(Nguồn: Logistics Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội)

b) Mô hình dự trữ thiếu (BOQ – Black Order Quantity Model)

Trong mô hình EOQ, ta giả thiết không có dự trữ thiếu hụt trong toàn bộ quá trình dự trữ Trong thực tế, có nhiều trường hợp, trong đó doanh nghiệp có ý định trước về sự thiếu hụt vì nếu duy trì thêm một đơn vị dự trữ thì chi phí thiệt hại còn lớn hơn giá trị thu được Theo quan điểm hiệu quả, cách tốt nhất trong trường hợp này là doanh nghiệp không nên dự trữ thêm hàng

Mô hình được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt

có chủ định trước và do đó ta xác định được chi phí thiếu hụt do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm

Nếu ký hiệu:

- B: chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm;

- b: lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định;

- Q*: lượng đặt hàng tối ưu;

- b*: lượng hàng còn lại tối ưu sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định;

Tổng chi phí tồn kho được xác định theo công thức:

TC = CP đặt hàng + CP tồn kho công ty + CP đặt hàng lại kho nơi cung ứng

c) Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model)

Để tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi

số lượng mua tăng lên cao Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua

Nếu khách hàng mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp Do đó, lượng dự trữ tăng lên, kéo theo chi phí lưu kho tăng Tuy nhiên, lượng đặt hàng tăng đồng

nghĩa với chi phí đặt hàng giảm đi Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí cho quản lý hàng tồn kho hàng năm là nhỏ nhất Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM

Tổng chi phí cho hàng tồn kho được tính như sau:

TC=Vr×D +

Trong đó:

- Vr×D là chi phí mua hàng

Để xác định lượng hàng tối ưu trong một đơn hàng, có bốn bước:

Bước 1: Xác định lượng đặt hàng tối ưu Q* ở từng mức giá i theo công thức:

Q*i = √ = √

Trong đó:

C : tỉ trọng chi phí lưu kho tính theo giá mua;

Vri : giá mua một đơn vị hàng mức I;

i: các mức giá

Bước 2: Xác định lượng đặt hàng điều chỉnh Q* theo mỗi mức khấu trừ khác nhau Ở mỗi mức khấu trừ, nếu lượng đặt hàng đã tính ở bước 1 thấp không đủ điều kiện để hưởng mức giá khấu trừ, ta điều chỉnh lượng đặt hàng lên đến mức tối thiểu để hưởng giá khấu trừ Ngược lại, nếu lượng đặt hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống bằng mức tối đa

23

Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí về hàng dự trữ nêu trên để tính tổng chi phí cho các lượng đặt hàng đã xác định ở bước 2

Bước 4: Chọn Q** có tổng chi phí về hàng dự trữ thấp nhất đã xác định ở bước 3 Đó chính là lượng đặt hàng tối ưu của đơn hàng

3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

3.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng

- Tỷ lệ các đơn hàng khả thi: Khi tỷ lệ các đơn hàng khả thi càng cao, điều đó chứng tỏ khả năng mà công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng càng tốt, số lượng hàng tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng khi cần thiết, tránh tình trạng thiếu hàng gây cản trở cho hoạt động cung ứng, hạn chế khả năng kinh doanh và đánh mất cơ hội kinh doanh của công ty, giảm uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường

Tỷ lệ các đơn hàng khả thi = 100 – Số đơn hàng không hoàn thànhTổng số các đơn hàng × 100%

3.2 Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư hàng tồn kho

- Được xác định thông qua 2 thông số là tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho và tỷ trọng hàng tồn kho trong tài sản lưu động (TSLĐ)

- Tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho: Chỉ tiêu này nhằm giúp nhà quản trị xác định tỉ trọng

của giá trị hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó định hướng mức độ công ty đầu tư vào hàng tồn kho Việc so sánh chỉ tiêu này giữa các năm kinh doanh để theo dõi cũng rất cần thiết với công ty, nhằm đánh giá sự biến động của mức độ đầu tư vào hàng tồn kho Từ đó, công ty có thể lập và so sánh tỷ trọng của từng khoản mục hàng tồn kho (hàng ưu trong kho, hàng gửi đi xuất, hàng

hóa đã sản xuất nhưng chưa về kho) giữa các năm để tìm hiểu sự biến động của từng khoản mục chi tiết này sau khi đã loại trừ ảnh hưởng từ giá cả

Tỷ lệ giá trị hàng tồn kho = Giá trị hàng tồn khoTổng giá trị tài sản × 100%

- T ỷ trọng hàng tồn kho trong tài sản lưu động (TSLĐ): Trong các chỉ tiêu TSLĐ

thì hàng tồn kho là chỉ tiêu có khả năng thanh toán thấp nhất Nếu chỉ tiêu này quá lớn, khả năng thu hồi vốn nhanh của doanh nghiệp tương đối khó Ngược lại, nếu chỉ tiêu này quá nhỏ, lượng hàng tồn kho có khả năng không đủ cung cấp cho nhu cầu của khách hàng

Tỷ trọng giá trị hàng tồn kho trong TSLĐ = Giá trị hàng tồn khoTổng giá trị TSLĐ × 100%

3.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho

Chỉ tiêu này được sử dụng trong các doanh nghiệp có lập báo cáo liên quan đến tồn kho nhằm đánh giá khả năng của người chịu trách nhiệm lập, đồng thời đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp để lập báo cáo Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ hoặc độ chính xác thấp, chất lượng các báo cáo được lập ra sẽ kém Nhà quản trị khó có thể đưa ra quyết định phù hợp nhất cho hoạt động của doanh nghiệp

25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG

TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP MINH PHÁT

1 Tổng quan về Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

- Địa chỉ : Bắc Hồng, Đông Anh, Hà Nội

- Số điện thoại: 0989293733

- Fax: 0348836792

- Email: minhphat68@gmail.com

- Mã số doanh nghiệp: 0107462977

- Người đại diện: Nghiêm Thị Liên

- Mảng kinh doanh: Sản xuất nhựa

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 06/06/2016

- Công ty hoạt động theo mô hình cá thể gia đình được thành lập từ năm 2016

- Hiện nay công ty đã ngày một phát triển và mở rộng quy mô sản xuất

+ Trong văn phòng phẩm: Giá, kẹp sách,

+ Trong sản xuất: Thùng sơn, khay đỡ,

1.3 Các nhà cung cấp của công ty

27

- Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Lê Hải Châu

- Công ty TNHH một thành viên quốc tế Tân Đức Việt Nam

- Công ty TNHH Sản xuất kinh doanh Thương mại Minh Long

-

1.4 Các khách hàng của công ty

- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ HLC

- Công ty cổ phần phát triển Phú Khang

- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Gia Ngọc Ngân

- Công ty TNHH Kinh doanh và Xuất nhập khẩu Phúc Lâm

-

1.5 Tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược của công ty

- Tầm nhìn:

+ Là doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam;

+ Cung cấp chuyên nghiệp sản phẩm nhựa phục vụ trong công nghiệp;

+ Một trong những công ty hàng đầu về sản xuất các sản phẩm nhựa tiêu dùng chất lượng cao

+ Mở rộng thiết kế và chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa

- Sứ mệnh :

+ Mang đến sự hài lòng cho khách hàng, người tiêu dùng, cộng sự với sự trân trọng của tình bằng hữu thông qua các cam kết bằng sự “chính trực và trung thực trong kinh doanh”

- Chiến lược:

+ Khách hàng là trọng tâm: “ Khách hàng luôn là trọng tâm trong việc đưa ra chiến lược và các chính sách Chúng tôi luôn luôn phấn đấu không ngừng nhằm mang lại cho khách hàng chất lượng sản phẩm tốt nhất”

+ Đổi mới và cải tiến: “ Đi sâu nghiên cứu nhằm cải tiến phát triển từ đó tăng giá trị trong hoạt động của công ty với mục đích tối đa hóa lợi ích của các bên có liên quan.”

+ Trách nhiệm với môi trường và cộng đồng : “Chúng tôi đảm bảo gắn chất lượng sản phẩm, an toàn sản xuất với trách nhiệm bảo vệ môi trường, cộng đồng

và tuân thủ đúng pháp luật.”

1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty

* Bộ máy công ty được được phân chia theo từng bộ phận như sau:

- Chủ tịch hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có quyền nhân

danh công ty để quyết định các yêu cầu và nghĩa vụ của công ty

- Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc: chịu trách nhiệm chung về điều

hành công ty theo đúng quy chế tổ chức hoạt động Giám đốc có quyền tuyển dụng lao động, có quyền chủ động lập dự án kinh doanh, là đại diện pháp nhân của công ty, được quyền tham gia đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm

về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.6.1 Bộ phận kế toán

Gồm có 3 người

Chức năng: Tham mưu cho TGĐ và thực hiện về chế độ kế toán, công

tác quản lí tài chính theo quy chế của cty và quy định của pháp luật

Nhiệm vụ chính:

29

- Tham mưu cho TGĐ xây dựng Quy chế quản lý tài chính và Quy chế chi tiêu nội bộ;

- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách kế toán, tài chính, thống kê;

- Lập kế hoạch và thực hiện công tác quản lý thu – chi hàng tháng, quý, năm đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả; cân đối nguồn thu, chi và điều hoà sử dụng vốn trong toàn Tập đoàn; tổng hợp công nợ phải thu – nợ phải trả và đề xuất xử lý theo quy định;

- Xác định các chi phí, giá thành, tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động SXKD;

- Xác định số lượng hàng tồn kho, lập hóa đơn giấy tờ theo dõi hàng trong kho, đối chiếu, kiểm tra, lập bảng cân đối kế toán;

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế; bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định;

- Thực hiện công tác thanh toán tiền lương và các chế đọ khác cho người lao động tại công ty;

- Xây dựng và và thực hiện tốt Quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liên quan nhằm đảm bảo tính thống nhất cao trong giải quyết công việc của Tập đoàn;

- Các nhiệm vụ khác theo Quy chế hoạt động của Phòng Kế toán – Tài vụ, Quy chế của Tập đoàn và các quy định của pháp luật có liên quan

- Dựng nên chiến lược kinh doanh chung theo các giai đoạn của công ty: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn;

- Theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc, sản phẩm của các bộ phận trong công ty nhằm mang đến khách hàng sản phẩm chất lượng tốt nhất

- Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh của công ty, đồng thời lựa chọn các thị trường tiềm năng, đối tác đầu tư liên doanh, đối thủ cạnh tranh,

- Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinh doanh; đối chiếu hợp đồng, khối lượng hoàn thành, công nợ lĩnh vực tư vấn với các phòng ban khác; đồng thời đề xuất hướng xử lý về việc thực hiện hợp đồng, thu hồi nợ khó đòi, các hồ sơ cắt giảm chi phí tư vấn, xây lắp khi có Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tính phân bổ lãi vay lĩnh vực địa ốc phục vụ công tác tính giá bán của Sàn giao dịch và công tác quyết toán của Phòng Kế toán – Tài vụ; phối hợp Phòng Kế toán – Tài vụ cung cấp hồ sơ, số liệu, thuyết minh phục vụ cho yêu cầu của đơn vị Kiểm toán hàng năm, cơ quan Thuế (nếu có)

- Tìm kiếm, phát triển đồng thời duy trì khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng chính mà Công ty hướng tới

1.6.3 Bộ phận Marketing