TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP

TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ KHO. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT

DOANH NGHIỆP.

LỚP HP: 2076ECIT0311 GVHD: LÊ VIỆT HÀ NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 2

Hà Nội 2020

MỤC LỤC

A Lời nói đầu: 1

Phần I: Lý thuyết 2

1 Khái niệm về HTTTQL kho: 2

2 Các chức năng chính của HTTTQL kho: 2

3 Vai trò, lợi ích của HTTTQL kho: 2

4 Khó khăn và thuận lợi khi triển khai phần mềm quản lý kho hàng trong doanh nghiệp 7

Phần II Bài Tập 11

1 Mô tả bài toán quản lý kho: 11

2 Xây dựng biểu đồ: 12

B Kết luận: 18

A Lời nói đầu:

Trong điều kiện môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tục, những cơ hội vàthách thức luôn tồn tại với mỗi doanh nghiệp Mỗi bộ phận đều trở thành một mắt xích

vô cùng quan trọng, tạo nên sự liên kết bền vững và phát triển cho doanh nghiệp đó.Kho hàng là cả một khối tài sản khổng lồ, chiếm một số vốn lưu động và cố định caotrong tổng tài sản doanh nghiệp.Quản lý kho hàng là một trong những khâu không thểthiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh Việc quản lí kho thủ công làm mất rấtnhiều thời gian, chi phí mà hiệu quả lại không cao Ngày nay cùng với sự phát triểncủa khoa học công nghệ các đơn vị sản xuất dần dần chuyển từng bước áp dụng côngnghệ thông tin vào quản lý nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, nâng cao hiệu quả trongcông tác quản lý Công tác quản lý kho giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt đượcthông tin về hàng hóa, sản phẩm một cách chính xác kịp thời Từ đó người quản lýdoanh nghiệp có thể đề ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, đưa ra các giải phápkịp thời, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh Bài toán được đặt ra ở đây là chu trình quản lý đó là như thế nào? Vaitrò của kho hàng quan trọng như thế nào? Làm sao để kiểm soát được chất lượng hànghoá nhập vào và bán ra nhưng vẫn không làm sai quy trình?Và xử lý hàng tồn như thếnào cho hợp lí?

Cũng vì lí do đó, nhóm chúng em quyết định lựa chọn đề tài phân tích hệ thốngthông tin quản lý kho

PHẦN I: LÝ THUYẾT

Hệ thống thông tin quản lý kho là một hệ thống phần mềm ưng dụng vào việcquản lý kho hàng cho các doanh nghiệp, để kiểm soát mọi công việc diễn ra trong khohàng Hệ thống giúp theo dõi các đơn xuất-nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn kho, định

vị hàng hóa, kiểm soát nhân viên và hỗ trợ lên kế hoạch công việc trong kho hàng

2 Các chức năng chính của HTTTQL kho:

Hệ thống quản lý kho hàng có những chức năng cốt lõi để giúp cho nhà quản ý

và nhân viên kho quản lý được tổng thể các công việc liên quan đến kho

- Chức năng theo dõi, kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi sátsao lượng hàng hóa tồn kho

- Chức năng nhập hàng và lưu kho giúp việc quản lý hàng hóa nhanh chóng,chính xác

- Chức năng làm báo cáo giúp doanh nghiệp nắm bát được hiệu suất kho từ đóđưa ra kế hoạch, chiến lược giúp kho ngay càng phát triển

3 Vai trò, lợi ích của HTTTQL kho:

3.1 Hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

 Tăng cường bảo mật

Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản ngườidùng cá nhân khi tham gia giao dịch Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nốicác nhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm nguy

cơ mất cắp và các vấn đề khác Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hộiđào tạo mới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên

Ngoài ra, các cấp truy cập dựa trên người dùng ngăn chặn truy cập trái phép vàocác báo cáo và phân tích nhất định Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem càngnhiều thông tin cần thiết cho công việc của họ Bằng cách này, bạn không phải lo lắngnhiều về bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh

3.2 Hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp

 Giảm chi phí vận hành

Một hệ thống quản lý kho hàng được thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theonhiều cách khác nhau, theo mô hình vận hành của doanh nghiệp Loại hệ thống này

bạn xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa lưulượng kho của bạn.

Một số hệ thống tiên tiến có trình mô phỏng sàn kho, cho phép người dùng tạocác sơ đồ tầng tiềm năng trong hệ thống Những mô phỏng này cho phép bạn đặtpallet, kệ và các thiết bị khác mà bạn cần để chứa trong kho của mình

 Tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho

Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) là một trong những tínhnăng quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho Phần mềm sẽ cung cấp dữ liệu thờigian thực trên kho của bạn thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID Tất cả cácphương pháp này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả cácchuyển động của nó trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vậnchuyển từ vị trí này sang vị trí khác

Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìnsâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể trongnăm Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩmnào và sản phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường Khả năng truy nguyên nguồn gốccủa hàng tồn kho là một trong nhiều lợi thế của hệ thống quản lý kho, cũng cực kỳ hữuích trong trường hợp thu hồi.

Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặthàng trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lô bị lỗihay không Truy xuất nguồn gốc đảm bảo bạn chỉ phải thu hồi hàng hóa bị hư hỏng,thay vì bất kỳ và tất cả hàng hóa mà bạn nghi ngờ đã bị hư hỏng

3.3 Hỗ trợ các hoạt động quản lí trong doanh nghiệp

 Quản lý lao động hiệu quả

Hệ thống quản lý kho hàng cho phép bạn tự do xác định phương pháp chọn, đónggói và bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn Ngoài việc giúp tối ưu hóa

vị trí hàng tồn kho và tạo tuyến đường, nó còn có thể xác định nhân viên tốt nhất chocông việc Xem xét các yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác,giúp người dùng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm

Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm có thểđược sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn Sửdụng dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cầnnhiều hay ít nhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cảitiến Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình, việc hiểu đầy đủnhững tài nguyên đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng

 Quản lý thanh toán

Hầu hết các giải pháp quản lí hàng đầu đều có các công cụ quản lý thanh toánđược tích hợp trong hệ thống hoặc tích hợp chặt chẽ với ứng dụng của bên thứ ba đểcung cấp khả năng này Chức năng này cho phép bạn sử dụng thanh toán dựa trên hoạtđộng, theo dõi tất cả các hoạt động trong kho liên quan đến một nhà cung cấp nhấtđịnh và tạo ra các khoản phí phù hợp

3.4 Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế toàn cầu

 Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound)

Người dùng có thể tối ưu hóa vị trí của hàng tồn kho và thiết bị, họ cũng có thểtối ưu hóa cách thức di chuyển xung quanh kho Ngay khi bạn có kế hoạch nhận hàngtồn kho, các lợi ích của hệ thống quản lý kho cung cấp các công cụ lập kế hoạch trongnước như lên lịch và quản lý putaway Những công cụ này cho phép bạn và nhà cungcấp của bạn xác định ngày và thời gian tốt nhất để nhận một lô hàng dựa trên lao động

và thiết bị có sẵn

Phần mềm quản lý kho cũng giúp người dùng lập kế hoạch các tuyến đường của

họ khi cần chọn và đóng gói cho các hoạt động bên ngoài Phần mềm cung cấp nhiềuthuật toán để xác định tuyến đường tốt nhất để chọn vật liệu Tùy thuộc vào kích thước

và tính chất của sản phẩm của bạn, người dùng có thể chọn vùng, đợt hoặc chọn sóng

để giảm lưu lượng kho và các khoản giữ khác Các thuật toán này cũng đưa vị trí củanhân viên vào tài khoản, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ gần nhất với

họ trước tiên Điều này cho phép nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian và năng lượngtrong khi tăng năng suất của họ

 Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài chính tổ chức Với khả nănghiển thị hàng tồn kho cao như vậy và khả năng lên lịch nhận hàng, cả chuỗi cung vàcầu đều được tối ưu hóa với việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng Một trongnhững lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là giảm chờ đợi tại bến cảng và vịnhtải

Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng

và ít sự thiếu chính xác của đơn hàng Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa cáckhách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện

 Kết luận

Như vậy Hệ thống quản lý kho hàng là một trong những giải pháp rất quan trọngtrong việc quản lý và vận hành kho hàng Giúp nhà quản lý logistics tiết kiệm các chiphí và nhân công vận hành kho hàng Dễ dàng nắm bắt tình trạng tồn kho, kiểm soáthàng hoá trong kho đồng thời đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp logistics, 3PL, chủ hàng sử dụng hệ thống quảnlý kho hàng đã có nhiều cải tiến trong vận hành Việc vận hành kho trở nên hiệu quảtrong hệ thống quản lý kho hàng tích hợp các công nghệ quản lý hiện đại Từ đó nhàquản lý không còn phụ thuộc quá nhiều vào kế toán, thủ kho,… dễ dàng nắm bắt lượnghàng tồn kho, nhân công, thiết bị trên một hệ thống quản lý hay thiết bị di động duynhất

4 Khó khăn và thuận lợi khi triển khai phần mềm quản lý kho hàng trong doanh nghiệp

4.1 Thuận lợi khi sử dụng phần mềm

 Giảm chi phí vận hành dài hạn

Sử dụng phần mềm không chỉ khiến bộ máy doanh nghiệp của bạn vận hành trơntru và hiệu quả Mà còn giúp loại bỏ những yếu tố thừa trong các quy trình làm việc,

cắt giảm những chi phí, thời gian và nhân lực không cần thiết Từ đó, cho phép doanhnghiệp tiết kiệm được rất nhiều trong dài hạn, về thời gian, tiền bạc để chi cho cáccông tác quản lý nhân sự,

 Tăng hiệu quả làm việc

Sử dụng phần mềm giúp các nhà lãnh đạo lên kế hoạch phân bổ hiệu quả hơn cácnguồn lực nội tại Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một hệ thống vậnhành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặctrùng lặp Qua việc đảm bảo chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽ giúp nâng cao hiệu quảlàm việc của đội ngũ nhân sự và năng lực cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ

 Dễ dàng quản lý

Phần mềm công nghệ với hệ thống dữ liệu đồng nhất và cung cấp các phân tích,báo cáo chính xác, kịp thời là cơ sở thông tin đáng tin cậy để các nhà lãnh đạo đưa racác sách lược, quyết định đúng đắn và hợp lý nhất Ngoài ra, dịch vụ đồng bộ của điệntoán đám mây còn cho phép người dùng có thể truy cập, nắm bắt thông tin và làm việctrực tuyến mọi lúc mọi nơi Vì vậy, sử dụng phần mềm khiến công việc quản lý củacác nhà nhà lãnh đạo trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết

 Dễ lưu trữ, quản lý tập trung và thống kê số liệu

Sử dụng phần mềm là giải pháp công nghệ tuyệt vời cho phép doanh nghiệp lưutrữ, kiểm soát mọi thông tin dữ liệu một cách tập trung, chặt chẽ và hiệu quả Nhữngsai sót dữ liệu cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngănchặn ngay từ đầu bởi hệ thống tự động và thông minh

Hệ thống phần mềm phối hợp, phân tích và khai thác thông tin dữ liệu từ các bộphận khác nhau Trên cơ sở đó, phân tích và kết xuất các báo cáo đa dạng, phù hợp vớimọi yêu cầu của doanh nghiệp để đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp Đặcbiệt, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu được nâng cao,đảm bảo an toàn các bí mật kinh doanh.

4.2 Khó khăn khi sử dụng phần mềm

 Chi phí đầu tư trước mắt lớn

Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội khi sử dụng phần mềm Tuy nhiên,không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai thực hiện điều này.Vấn đề khó khăn khi sử dụng phần mềm đầu tiên chính là tài chính Mỗi dự ánchuyển đổi số đều cần có sự đầu tư rất lớn không chỉ cho cơ sở vật chất, từ máy móc,thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phần mềm lưu trữ, phân tích, quản lý Màquan trọng hơn là chi phí để tiến hành các công việc về nhân sự, bao gồm thực hiệncác khóa đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học cho đội ngũ nhân viên, và có thể yêucầu tuyển dụng thêm các nhân sự có chuyên môn công nghệ, kỹ thuật mới

 Nhân viên chống đối

Sợ hãi và phản đối trước mọi sự thay đổi là một phần bản chất của con người.Đội ngũ nhân viên tất nhiên đều hiểu được những lợi ích to lớn của chuyển đổi s.Nhưng thực tế, họ không muốn nghĩ đó là một công cuộc mang tính chiến lược lâu dài,

mà cho đó là một sự thay đổi mệt mỏi Họ trì hoãn, lười biếng, không chịu học tập đểthay đổi cách làm việc và áp dụng công nghệ, một số khó khăn khi sử dụng phần mềmtrong công việc Lý do đến từ tư tưởng “làm công ăn lương” lâu ngày đã khiến họ tạo

ra một “sức ỳ” khổng lồ trong cả tinh thần lẫn hoạt động để chống đối lại chuyển đổi

số Vấn đề nhân sự luôn là bài toán nan giải với mọi doanh nghiệp, và đặc biệt trở nênđau đầu hơn trong việc triển khai sử dụng phần mềm

 Thiếu đội ngũ xây dựng và vận hành

Sử dụng phần mềm trong công việc sẽ đổi mới một cách tổng thể bộ máy quản lý

và toàn diện mô hình kinh doanh Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, thì tất nhiên cầnmột đội ngũ nhân sự có tư duy, phong cách làm việc theo định hướng công nghệ kỹthuật số Tuy nhiên, một trong những khó khăn khi sử dụng phần mềm trong doanhnghiệp là những nhân viên cũ có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm nhưng lạikhông có đủ kiến thức kỹ thuật số chuyên sâu để xây dựng và vận hành phần mềm

Còn những nhân sự trên thị trường lao động công nghệ, nhanh nhạy và luôn cập nhậtnhanh chóng các xu hướng mới, lại không có nhiều hiểu biết về kinh tế để làm việctrong một doanh nghiệp.

 Khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm

Công nghệ là một con dao hai lưỡi Sử dụng phần mềm sẽ mang đến rất nhiều lợiích vượt trội, những đồng thời cũng khiến doanh nghiệp có khả năng bị phụ thuộc vàophần mềm Nếu xảy ra một sự cố kỹ thuật thì việc thất thoáng dữ liệu là điều khó tránhkhỏi Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay để giảm thiểu khó khăn khi sử dụng phầnmềm thường đi thuê ngoài phần mềm Như vậy không những giảm chi phí mà còngiúp doanh nghiệp có đội ngũ khắc phục lập tức khi có vấn đề xảy ra

PHẦN II: BÀI TẬP

Kho là nơi lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa; hàng hóa gồm các thuộc tính: mãhàng hóa, tên hàng, đơn vị, số lượng Các hoạt động chính của kho bao gồm: nhậpkho, xuất kho, kiểm kê kho và báo cáo tồn kho

Trước khi nhập hàng, phòng kinh doanh sẽ phải quyết định số lượng hàng hóacần nhập dựa trên tình hình tồn kho hiện thời Hàng ngày, nhân viên kho sẽ nhập hàng

về kho từ nhà cung cấp thông qua phiếu giao hàng của nhà cung cấp, phiếu giao hànggồm các thông tin: ngày giao, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, mã hàng hóa,tên hàng, đơn vị, số lượng Sau đó kiểm tra hàng hóa được nhập vào Nếu hàng hóakhông đạt yêu cầu sẽ trả lại cho nhà cung cấp Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì nhân viên

sẽ ghi phiếu nhập kho Phiếu nhập kho gồm các thông tin: ngày nhập, người nhập, tênnhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, mã hàng hóa, tên hàng, đơn vị, số lượng Nếu mặthàng nào đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn Nếu đó là mặthàng mới thì cần lập thẻ kho mới Thẻ kho gồm các thông tin: mã kho, mã thẻ, ngàylập thẻ, người lập thẻ, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị, số lượng

Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng thông qua phiếu mua hàng,phòng kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận kho để bộ phận kho kiểm tra hàng hóa cótrong kho Phiếu mua hàng gồm các thông tin: ngày mua, tên khách hàng, địa chỉ, sốđiện thoại, tên hàng hóa, nhà cung cấp, đơn vị, số lượng Nếu đáp ứng đủ yêu cầu củakhách hàng thì nhân viên kho sẽ tiến hành ghi phiếu xuất kho Phiếu xuất kho gồm cácthông tin: ngày xuất, người xuất, mã hàng hóa, tên hàng hóa, nhà cung cấp, đơn vị, sốlượng

Cuối ngày, thủ kho lập báo cáo tồn kho gồm các thông tin: nhà cung cấp, mãhàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị, trạng thái, số lượng Sau đó gửi về cho phòng kinhdoanh