Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty trách nhiệm hữu hạn kỹ thuật công nghiệp minh phát

Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thểcân, đo, đong, đếm được như: nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưngchưa đưa vào

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động quan trọng và chiếm giátrị lớn trong tổng tài sản lưu động của hầu hết doanh nghiệp sản xuất và doanhnghiệp thương mại Hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữacác giai đoạn sản xuất - dự trữ - tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp khi màhoạt động của các bộ phận này chưa đạt tới sự đồng bộ

Do đó, công tác quản lý hàng tồn kho giữ vai trò then chốt và có ảnhhưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và lợi nhuận nóiriêng Công tác quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm cácchi phí liên quan đến hàng tồn kho (chi phí nhân công, chi phí cơ hội củakhoản tiền đầu tư vào hoạt động quản lý tồn kho, chi phí thiệt hại do sảnphẩm lỗi thời, hỏng hóc, mất mát, ) Ngược lại, chất lượng công tác quản lýhàng tồn kho yếu kém làm phát sinh các khoản chi phí liên quan đến tồn kho,ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của công ty

Được sự cho phép của Học viện, sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy ,cùng với một số cán bộ công nhân viên của Công ty trách nhiệm hữu hạn Kỹthuật công nghiệp Minh Phát, trong quá trình thực tập, em nhận thấy quản lýhàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng, tuy nhiên hoạt động này chưa đượccông ty hoạt động một cách tốt nhất Vì vậy, em quyết định làm khóa luận

thực tập với đề tài “Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Một là, tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản lý hàng tồn kho trong công ty;

-Hai là, phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH

Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát;

Ba là, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹthuật công nghiệp Minh Phát;

Bốn là, đưa ra một số giải pháp và áp dụng ba mô hình tồn kho EOQ, BOQ, QDM để xác định mức sản lượng đặt hàng tối ưu cho Công tyTNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

-Đối tượng nghiên cứu: Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho;

+ Phạm vi không gian: Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp Minh Phát tại xã Bắc Hồng, huyện Đông Anh, Hà Nội;

+ Phạm vi thời gian: năm 2017, năm 2018, năm 2019

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh

5 Kết cấu của bài khóa luận

Nội dung bài khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật côngnghiệp Minh Phát

2

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN

KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp

Hiện nay, về phương diện lý thuyết, có rất nhiều định nghĩa về doanhnghiệp, mỗi định nghĩa đều mang một nội dung nhất định với một giá trị nhất định

do mỗi tác giả đứng trên một quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp

Theo Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tàisản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằmmục đích kinh doanh Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lậptheo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh Doanh nghiệp Việt Nam

là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo pháp luật Việt Nam và

có trụ sở chính tại Việt Nam

1.2 Tổng quan về hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thểcân, đo, đong, đếm được như: nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưngchưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thumua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang…(Nguồn:Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn,NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)

1.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp

Nhìn chung, hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau:

4-

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khácnhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau Theo chuẩnmực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giátrị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trịthuần có thể thực hiện được Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phíchế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàngtồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suấtlớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyểnhóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền tệ, sản phẩm dỡ hàng, thànhphẩm )

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với nhữngđặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Dovậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điềukiện tự nhiên hoặc điều kiện nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quảnlý

Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn,phức tạp Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị nhưcác tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, kim khí quý, đồ cổ,

1.2.3 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh

nghiệp a) Cải thiện mức độ phục vụ

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đãbán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật, Doanh nghiệp có thể lấyhàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theonhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp,giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty.

b) Giảm tổng chi phí logistics

Logistics có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng trung chuyển và lưu khonguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan…

từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng Hiểu mộtcách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải (Nguồn:

UNESCAP)

Chi phí logistics là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thựchiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa,nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểmkhởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng

d) Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm 6

Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụngngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật (như sữa,

mỡ động vật…) Tại một khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu

về số lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thờigian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời.Lưu trữ hàng hóa, thành phẩm có tính mùa vụ sau khi đã sơ chế giúp sản phẩmlâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầukhách hàng trong một thời gian dài hơn

e) Đầu cơ chờ giá

Đầu cơ chờ giá là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để

“tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại Hoạt độngđầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá

Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất ra hoặc thu mua

từ thị trường Hành động này làm lượng cung hàng hóa đó trên thị trường giảm

đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó

f) Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống

Thông thường, trong qui trình sản xuất kinh doanh, công ty trích ra một số lượngnhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trìnhsản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng) hoặc biếu, tặng cán bộ công nhân viên,khách hàng,…

Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sựvận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp

1.2.4 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp

Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại,khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hìnhthành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản

lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắpxếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định

a) Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng

Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng vàcông dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từnguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,… Theo đó, hàng tồn kho trong doanhnghiệp được chia thành:

-Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ đểphục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu,bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang

Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dựtrữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thànhphẩm,…

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồngthời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch,

dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cungứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhấtnhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.b) Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành 8

Theo tiêu thức này, những hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành được xếpchung vào một nhóm, không phân biệt chúng dùng vào việc gì, quy cách, phẩm chất ra sao Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành:

- Hàng tồn kho được mua vào: bao gồm:

+ Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanhnghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanhnghiệp

+ Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua

từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như muahàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty v.v…

+ Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được Doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành

+ Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho

được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v…

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàngtồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành.Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trongquá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho Đồng thời, việc phân loạichi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xácđịnh chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính(BCTC) hợp nhất

c) Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng: 9

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữcao hơn mức dự trữ hợp lý

Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập

d) Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản Theo tiêu thức phânloại này, hàng tồn kho được chia thành:

-Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang đượcbảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ,nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng,…

Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đangđược bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hànggửi bán, hàng đang đi đường,…

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đếnhàng tồn kho, làm cơ sở để hoạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trongquá trình bảo quản

e) Phân loại hàng tồn kho theo Chuẩn mực số 02

10

Chuẩn mực số 02 là một trong 26 chuẩn mực kế toán được ban hành và công

bố theo Quyết định số 149/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộtrưởng Bộ Tài chính

-Dựa theo chuẩn mực này, hàng tồn kho được chia thành:

Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến,…

Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩmchưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhậpkho thành phẩm

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chếbiến đã mua đang đi trên đường

Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanhnghiệp ảnh hưởng tới các chi tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh Vì vậy việcphân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp

f) Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật phân tích ABC

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Patero Kĩ thuật nàychia hàng tồn kho thành 3 nhóm: nhóm A, nhóm B, nhóm C theo tiêu chí giá trịhàng năm của chúng Trong đó:

Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm × Giá mua mỗi đơn vị

Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:

-Nhóm A: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm cao nhất, đạt 80% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồnkho

70-Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm ở mức trungbình, đạt 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 30% tổnglượng hàng tồn kho

Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm thấp, đạt khoảng5% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 55% tổng lượng hàng tồnkho

Sơ đồ 1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC

Hiện nay, việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệthống quản lý tự động hóa Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp chưa có điều kiệntrang bị cơ sở vật chất – kĩ thuật hiện đại, kĩ thuật phân tích ABC được thực hiện

12

thủ công cũng đem lại những lợi ích nhất định Trước hết, việc áp dụng đúngphương pháp này giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho củamình, quyết định khối lượng hàng hóa mỗi loại cần dự trữ để tránh việc tồn quánhiều hàng làm phát sinh chi phí, giảm áp lực đối với việc xây thêm kho bãi dự trữhàng hóa, từ đó tiết kiệm vốn lưu động cho doanh nghiệp.

2 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

2.1 Khái niệm và vai trò của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh

nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệuliên quan đến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chi phí tồnkho cho doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình Quản trị sản xuất doanh nghiệp,TS.Trần Đức Lộc và TS Trần Văn Phùng, NXB Tài chính Hà Nội, 2008)

Quản lý hàng tồn kho là một công tác nhằm:

- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trìnhbán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọnghàng hóa

13

- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.

- Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ởmức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảoquản hàng hóa

2.2 Sự cần thiết của công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Ba vấn đề cơ bản của quản lý tài chính doanh nghiệp gồm: dự toán vốn đầu

tư dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lưu động Trong đó, quản lý tài sản lưuđộng liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng như các quyết định tàichính ngắn hạn của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý hàng lưu động đóngvai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung

Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lưu động – có ý nghĩa kinh

tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động nói riêng vàtài sản nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp Quản lý và sử dụng hợp lýcác tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành nhữngnhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp Việc quản lý tài sản lưuđộng thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công

ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, quản lýhàng tồn kho là một trong những vấn đề cần được các cấp lãnh đạo cần chútrọng

Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là:

- Để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh dứt quãng trên dây chuyền sảnxuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng

trong bất kỳ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng lượng hàng tồn kho.

- Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp tốn thêm các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến dự trữ chung

Do đó, doanh nghiệp cần tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mứcđầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thỏa mãn nhu cầu của sản xuất vớiviệc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong điều kiện tối thiểu hóachi phí phát sinh

2.3 Các chi phí phát sinh trong công tác quản lý hàng tồn kho

2.3.1 Chi phí đặt hàng

Là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng, baogồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giaodịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, thông báo qua lại)

2.3.2 Chi phí lưu kho

Là những chi phí phát sinh trong việc thực hiện hoạt động tồn kho.Những chi phí này bao gồm:

- Chi phí về nhà cửa và kho tàng

- Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện

+ Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

15

- Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý

- Phí tồn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho

- Thiệt hại hàng tồn kho do mất, hư hỏng hoặc không sử dụng

được

2.3.3 Chi phí mua hàng

Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua 1 đơn vị.Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn môhình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM)

-2.4 Nội dung quản lý hàng tồn kho

2.4.1 Các tiêu chí trong quản lý hàng tồn kho

a) Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật

Đảm bảo cho kho hàng phù hợp với công tác bảo quản, bảo vệ hàng hóa

Xác định phương pháp, phương tiện sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý,khoa học

Thực hiện chế độ theo dõi trong kho về mặt hiện vật

Phân loại hàng hóa để bảo quản theo phương pháp phù hợp

b) Quản lý hàng tồn kho về mặt giá trị và hiệu quả kinh tế

Kiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái hiện vật, làm cơ sở choviệc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hànghóa Từ đó, nhà quản trị đưa ra cơ sở giá bán hợp lý và tính toán khoản lợi nhuậnthu về do bán hàng

2.4.2 Các mô hình quản lý hàng tồn kho

a) Mô hình tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic

Order Quantity Model)

Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, dùng để tìmmức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Khi sử dụng mô hình EOQ cần tuân theocác giả định:

- Nhu cầu trong một năm ổn định, có thể dự đoán trước

- Thời gian chờ hàng không thay đổi, phải được xác định trước;

- Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện;

- Toàn bộ số hàng đặt mua được doanh nghiệp tiếp nhận cùng một lúc;

- Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại

Mục tiêu của mô hình EOQ là tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản,nhằm tối thiểu hóa chi phí phải trả Mối quan hệ của chúng được thể hiện qua hìnhsau:

Hình 1: Đồ thị tổng chi phí

Tổng CP

CP tồn khoTổng CP min

CP đặt hàng

Lượng đặt hàng

Mức đặt hàng

(Nguồn: Logistics Những vấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội)

Từ hình trên ta thấy: chi phí tồn kho tỉ lệ thuận với mức đặt hàng; chi phí đặt hàng

tỉ lệ nghịch với mức đặt hàng Tổng chi phí được tính theo công thức:

Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn kho

↔ TC = (CP đặt 1 đơn hàng + (CP tồn kho đơn vị × Mức tồn

Theo công thức trên, tổng chi phí phải trả TC là hàm phụ thuộc vào biến lượng đặt hàng Q Từ đó, suy ra:

18

Ta có:

ROP = d × L = (D/ Số ngày sản xuất trong năm) × LTrong đó:

- ROP: điểm đặt hàng được xác định lại;

- tROP : thời điểm đặt hàng;

- d: nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ;

- D: nhu cầu tiêu dùng trong năm về hàng dự trữ;

- L: thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng

Hình 2: Xác định Điểm đặt hàng lại ROP

Q*

19Khối lượng

(Ngu ồ n: Logistics Nh ữ ng v ấn đề cơ bản, GS.TS Đoàn Thị H ồng Vân, NXB Lao độ ng xã h ộ i)

b) Mô hình dự trữ thiếu (BOQ – Black Order Quantity Model)

Trong mô hình EOQ, ta giả thiết không có dự trữ thiếu hụt trong toàn bộ quátrình dự trữ Trong thực tế, có nhiều trường hợp, trong đó doanh nghiệp có ý địnhtrước về sự thiếu hụt vì nếu duy trì thêm một đơn vị dự trữ thì chi phí thiệt hại cònlớn hơn giá trị thu được Theo quan điểm hiệu quả, cách tốt nhất trong trường hợpnày là doanh nghiệp không nên dự trữ thêm hàng

Mô hình được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt

có chủ định trước và do đó ta xác định được chi phí thiếu hụt do việc để lại mộtđơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm

-B: chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm;

b: lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định;Q*: lượng đặt hàng tối ưu;

b*: lượng hàng còn lại tối ưu sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định;

- Ta có mô hình dự trữ thiếu sau:

Tổng chi phí tồn kho được xác định theo công thức:

TC = CP đặt hàng + CP tồn kho công ty + CP đặt hàng lại kho nơi cung ứng

c) Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model)

Để tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi

số lượng mua tăng lên cao Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàngkhấu trừ theo lượng mua

Nếu khách hàng mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp Do đó, lượng dựtrữ tăng lên, kéo theo chi phí lưu kho tăng Tuy nhiên, lượng đặt hàng tăng đồng

21

nghĩa với chi phí đặt hàng giảm đi Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao chotổng chi phí cho quản lý hàng tồn kho hàng năm là nhỏ nhất Trường hợp này ta ápdụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM.

Tổng chi phí cho hàng tồn kho được tính như sau:

TC=Vr×D +

Trong đó:

- Vr×D là chi phí mua hàng

Để xác định lượng hàng tối ưu trong một đơn hàng, có bốn bước:

Bước 1: Xác định lượng đặt hàng tối ưu Q* ở từng mức giá i theo công thức:

Trong đó:

C : tỉ trọng chi phí lưu kho tính theo giá mua;

Vri : giá mua một đơn vị hàng mức I;

i: các mức giá

Bước 2: Xác định lượng đặt hàng điều chỉnh Q* theo mỗi mức khấu trừ khácnhau Ở mỗi mức khấu trừ, nếu lượng đặt hàng đã tính ở bước 1 thấp không đủđiều kiện để hưởng mức giá khấu trừ, ta điều chỉnh lượng đặt hàng lên đến mức tốithiểu để hưởng giá khấu trừ Ngược lại, nếu lượng đặt hàng cao hơn thì điều chỉnhxuống bằng mức tối đa

22

Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí về hàng dự trữ nêu trên để tính tổng chi phí cho các lượng đặt hàng đã xác định ở bước 2.

Bước 4: Chọn Q** có tổng chi phí về hàng dự trữ thấp nhất đã xác định ở bước 3 Đó chính là lượng đặt hàng tối ưu của đơn hàng

3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

3.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng

- Tỷ lệ các đơn hàng khả thi: Khi tỷ lệ các đơn hàng khả thi càng cao, điều đóchứng tỏ khả năng mà công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng càng tốt, số lượnghàng tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng khi cần thiết, tránh tình trạng thiếu hànggây cản trở cho hoạt động cung ứng, hạn chế khả năng kinh doanh và đánh mất cơhội kinh doanh của công ty, giảm uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường

Tỷ lệ các đơn hàng khả thi = 100 – Số đơn hàng không hoàn thành × 100%

Tổng số các đơn hàng

3.2 Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư hàng tồn kho

- Được xác định thông qua 2 thông số là tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho và tỷ trọng hàng tồn kho trong tài sản lưu động (TSLĐ)

- Tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho: Chỉ tiêu này nhằm giúp nhà quản trị xác định tỉ trọng

của giá trị hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó địnhhướng mức độ công ty đầu tư vào hàng tồn kho Việc so sánh chỉ tiêu này giữa cácnăm kinh doanh để theo dõi cũng rất cần thiết với công ty, nhằm đánh giá sự biếnđộng của mức độ đầu tư vào hàng tồn kho Từ đó, công ty có thể lập và so sánh tỷtrọng của từng khoản mục hàng tồn kho (hàng ưu trong kho, hàng gửi đi xuất, hàng

hóa đã sản xuất nhưng chưa về kho) giữa các năm để tìm hiểu sự biến động của

từng khoản mục chi tiết này sau khi đã loại trừ ảnh hưởng từ giá cả

Tỷ lệ giá trị hàng tồn kho =

Giá trị hàng tồn kho

× 100%Tổng giá trị tài sản

- Tỷ trọng hàng tồn kho trong tài sản lưu động (TSLĐ): Trong các chỉ tiêu TSLĐ

thì hàng tồn kho là chỉ tiêu có khả năng thanh toán thấp nhất Nếu chỉ tiêu này quá

lớn, khả năng thu hồi vốn nhanh của doanh nghiệp tương đối khó Ngược lại, nếu

chỉ tiêu này quá nhỏ, lượng hàng tồn kho có khả năng không đủ cung cấp cho nhu

cầu của khách hàng

Tỷ trọng giá trị hàng tồn kho trong TSLĐ =

Giá trị hàng tồn kho

× 100%Tổng giá trị TSLĐ

3.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho

Chỉ tiêu này được sử dụng trong các doanh nghiệp có lập báo cáo liên quan

đến tồn kho nhằm đánh giá khả năng của người chịu trách nhiệm lập, đồng thời

đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp để lập báo cáo Nếu

thông tin được cung cấp không đầy đủ hoặc độ chính xác thấp, chất lượng các báo

cáo được lập ra sẽ kém Nhà quản trị khó có thể đưa ra quyết định phù hợp nhất

cho hoạt động của doanh nghiệp

Mức độ chính xác của

các báo cáo tồn kho

24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG

TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP MINH PHÁT.

1 Tổng quan về Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

- Địa chỉ : Bắc Hồng, Đông Anh, Hà Nội

- Số điện thoại: 0989293733

- Fax: 0348836792

- Email: minhphat68@gmail.com

- Mã số doanh nghiệp: 0107462977

- Người đại diện: Nghiêm Thị Liên

- Mảng kinh doanh: Sản xuất nhựa

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 06/06/2016

- Công ty hoạt động theo mô hình cá thể gia đình được thành lập từ năm 2016

- Hiện nay công ty đã ngày một phát triển và mở rộng quy mô sản xuất

+ Trong văn phòng phẩm: Giá, kẹp sách,

+ Trong sản xuất: Thùng sơn, khay đỡ,

1.3 Các nhà cung cấp của công ty

26

- Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Lê Hải Châu

- Công ty TNHH một thành viên quốc tế Tân Đức Việt Nam

- Công ty TNHH Sản xuất kinh doanh Thương mại Minh Long

-

1.4 Các khách hàng của công ty

- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ HLC

- Công ty cổ phần phát triển Phú Khang

- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Gia Ngọc Ngân

- Công ty TNHH Kinh doanh và Xuất nhập khẩu Phúc Lâm

1.5 Tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược của công ty

- Tầm nhìn:

+ Là doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam;

+ Cung cấp chuyên nghiệp sản phẩm nhựa phục vụ trong công nghiệp;

+ Một trong những công ty hàng đầu về sản xuất các sản phẩm nhựa tiêu dùng chất lượng cao

+ Mở rộng thiết kế và chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa

- Sứ mệnh :

+ Mang đến sự hài lòng cho khách hàng, người tiêu dùng, cộng sự với sự trântrọng của tình bằng hữu thông qua các cam kết bằng sự “chính trực và trung thựctrong kinh doanh”

- Chiến lược:

+ Khách hàng là trọng tâm: “ Khách hàng luôn là trọng tâm trong việc đưa rachiến lược và các chính sách Chúng tôi luôn luôn phấn đấu không ngừng nhằmmang lại cho khách hàng chất lượng sản phẩm tốt nhất”

+ Đổi mới và cải tiến: “ Đi sâu nghiên cứu nhằm cải tiến phát triển từ đó tănggiá trị trong hoạt động của công ty với mục đích tối đa hóa lợi ích của các bên cóliên quan.”

+ Trách nhiệm với môi trường và cộng đồng : “Chúng tôi đảm bảo gắn chấtlượng sản phẩm, an toàn sản xuất với trách nhiệm bảo vệ môi trường, cộng đồng

và tuân thủ đúng pháp luật.”

1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty

* Bộ máy công ty được được phân chia theo từng bộ phận như sau:

- Chủ tịch hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có quyền nhân

danh công ty để quyết định các yêu cầu và nghĩa vụ của công ty

- Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc: chịu trách nhiệm chung về điều

hành công ty theo đúng quy chế tổ chức hoạt động Giám đốc có quyền tuyểndụng lao động, có quyền chủ động lập dự án kinh doanh, là đại diện pháp nhân củacông ty, được quyền tham gia đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm

về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.6.1 Bộ phận kế toán

Gồm có 3 người

Chức năng: Tham mưu cho TGĐ và thực hiện về chế độ kế toán, công

tác quản lí tài chính theo quy chế của cty và quy định của pháp luật

Nhiệm vụ chính:

28

- Tham mưu cho TGĐ xây dựng Quy chế quản lý tài chính và Quy chế chi tiêu nội bộ;

- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách kế toán, tài chính, thống kê;

- Lập kế hoạch và thực hiện công tác quản lý thu – chi hàng tháng, quý, nămđảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả; cân đối nguồn thu, chi và điều hoà sử dụngvốn trong toàn Tập đoàn; tổng hợp công nợ phải thu – nợ phải trả và đề xuất xử lýtheo quy định;

- Xác định các chi phí, giá thành, tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động SXKD;

- Xác định số lượng hàng tồn kho, lập hóa đơn giấy tờ theo dõi hàng trong kho, đối chiếu, kiểm tra, lập bảng cân đối kế toán;

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế; bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toántheo quy định;

- Thực hiện công tác thanh toán tiền lương và các chế đọ khác cho người laođộng tại công ty;

- Xây dựng và và thực hiện tốt Quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liên quan nhằm đảm bảo tính thống nhất cao trong giải quyết công việc của Tập đoàn;

- Các nhiệm vụ khác theo Quy chế hoạt động của Phòng Kế toán – Tài vụ, Quy chế của Tập đoàn và các quy định của pháp luật có liên quan

- Dựng nên chiến lược kinh doanh chung theo các giai đoạn của công ty: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn;

- Theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc, sản phẩm của các bộ phận trong công ty nhằm mang đến khách hàng sản phẩm chất lượng tốt nhất

- Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh của công ty,đồng thời lựa chọn các thị trường tiềm năng, đối tác đầu tư liên doanh, đối thủ cạnhtranh,

- Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinhdoanh; đối chiếu hợp đồng, khối lượng hoàn thành, công nợ lĩnh vực tư vấn với cácphòng ban khác; đồng thời đề xuất hướng xử lý về việc thực hiện hợp đồng, thuhồi nợ khó đòi, các hồ sơ cắt giảm chi phí tư vấn, xây lắp khi có Quyết định phêduyệt quyết toán vốn đầu tư công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tính phân bổ lãi vay lĩnh vực địa ốc phục vụ công tác tính giá bán của Sàngiao dịch và công tác quyết toán của Phòng Kế toán – Tài vụ; phối hợp Phòng Kếtoán – Tài vụ cung cấp hồ sơ, số liệu, thuyết minh phục vụ cho yêu cầu của đơn vịKiểm toán hàng năm, cơ quan Thuế (nếu có)

- Tìm kiếm, phát triển đồng thời duy trì khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng chính mà Công ty hướng tới

1.6.3 Bộ phận Marketing

30