Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn thành phố hồ chí minh giai đoạn 1986 2006

Nhận thức được tầm quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ..

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN VĂN BÁU

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ CHUYÊN NGÀNH: LỊCH SỬ VIỆT NAM

Mã số: 60.22.54

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN VĂN BÁU

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒÀ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006

Chuyên ngành: Lịch sử Việt Nam

Mã số: 60.22.54

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS Lê Văn In

TP HỒ CHÍ MINH THÁNG 7 NĂM 2008

2

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU 4

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC 12

1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN 12

1.1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 12

1.1.2 Quy định của nhà nước về công tác VTLT giai đoạn 1986 -2006 15

1.2 KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH (1986 – 2006) 18

1.2.1 Doanh nghiệp nhà nước 18

1.2.2 Sơ lược về lịch sử hình thành các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn TP Hồ Chí Minh 20

1.3 KHÁI QUÁT CÁC LOẠI HÌNH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC 23

1.3.1 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn 23

1.3.2 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức công ty cổ phần 24

1.3.3 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức công ty nhà nước 27

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐHỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 30

2.1 CHỈ ĐẠO VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 30

2.1.1 Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp nhà nước 30

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ 33

2.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 35

2.2.1 Văn bản hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 35

2.2.2 Công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các doanh nghiệp 39

2.2.3 Công tác quản lý văn bản đến 45

2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 52

2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ 53

2.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN

ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 57

2.3.1 Tài liệu lưu trữ và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước 57

2.3.2 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ trong các doanh nghiệp nhà nước 62

2.3.2 Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ 65

2.3.3 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 66

2.2.4 Công tác giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử 68

Chương 3 .NHỮNG MẶT TÍCH CỰC, HẠN CHẾ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 71

3.1 NHẬN XÉT CHUNG 71

3.1.1 Những mặt tích cực của công tác VTLT trong các doanh nghiệp 71

3.1.2 Những hạn chế trong công tác VTLT của các doanh nghiệp 72

3.1.3 Nguyên nhân những hạn chế công tác VTLT các doanh nghiệp 73

3.2 Một số giải pháp đối với công tác VTLT trong các doanh nghiệp nhà nước nói chung và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn TP Hồ Chí Minh nói riêng 79

3.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 79

3.2.2 Các giải pháp đối với công tác VTLT trong doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nhà nước tại TP Hồ Chí Minh nói riêng 80

KẾT LUẬN 88 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Luận văn này là công trình nghiên cứu của tôi, với sự hướng dẫn của TS

Lê Văn In Các số liệu sử dụng trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc và xuất xứ

Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Báu

Trong hoạt động quản lý, văn bản là một phương tiện không thể thiếu Văn bản chính là công cụ để giao dịch truyền tải thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được nhịp nhàng, thông suốt Mặt khác, văn bản còn là nguồn dữ liệu quan trọng làm cơ sở cho sự vận hành chung của cơ quan, tổ chức Muốn tài liệu được bảo quản chặt chẽ chúng ta cần tổ chức và thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Từ sự quan tâm đó công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đã đạt được những kết quả nhất định và góp phần không nhỏ vào việc phục vụ sự lãnh đạo, quản lý và điều hành của các cơ quan nói chung

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp việc nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế Điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh nói riêng

Để khắc phục hạn chế nêu trên và phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước trong thời kỳ Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá, tác giả đã chọn đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986-2006” thông qua một

số doanh nghiệp (Công ty Xi măng Hà Tiên 1, Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh, Công ty Chế biến hàng Xuất khẩu Cầu tre, Công ty Thăm dò và Khai thác Dầu khí, Công ty Xây dựng và Phát triển nhà Quận 6, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phát triển và Kinh doanh nhà, Công ty Đóng tàu và Công nghiệp Hàng hải Sài Gòn), làm luận văn thạc sĩ của mình

Việc chọn nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 – 2006” xuất phát từ lý do:

Các doanh nghiệp nhà nước thuộc quyền sở hữu của Nhà nước Vì vậy, công tác công văn giấy tờ của các doanh nghiệp thuộc loại hình này phải chịu sự quản lý nhà nước Thực tế, công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước tại TP Hồ Chí Minh đến nay vẫn chưa được tổ chức thống nhất dưới sự

quản lý của cơ quan chức năng Một số doanh nghiệp nhà nước chủ động tổ chức kho tàng để bảo quản tài liệu của doanh nghiệp mình Bên cạnh đó, cũng có nhiều doanh nghiệp chưa có sự quan tâm đúng mức đến tài liệu khi chúng đã hết giá trị hiện hành Các doanh nghiệp nhà nước tổ chức công tác quản lý tài liệu của mình như thế nào? có cần theo đúng các qui định của Nhà nước hay không? Tài liệu

có được bảo vệ an toàn, có bị hư hỏng, thất thoát hay không? Hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng như thế nào? Đó là những vấn đề vẫn cần phải được nghiên cứu, nếu không nó sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của các doanh nghiệp

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn giải quyết hai vấn đề chủ yếu sau:

Một là, khái quát tình hình thực tiễn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

của doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ

1986 đến 2006

Hai là, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trong

doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đề xuất một

số giải pháp nhằm tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp trong thời gian tới

3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài

Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh có rất nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhà nước; doanh nghiệp tư nhân; doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; công ty trách nhiệm hữu hạn) Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này đối tượng nghiên cứu là các doanh nghiệp nhà nước Trong số các doanh nghiệp nhà nước tác giả nghiên cứu và khảo sát thực trạng công tác văn thư, lưu trữ thông qua một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dầu khí, điện lực, xi măng, đóng tàu và xây dựng

Đề tài không đi sâu nghiên cứu các giải pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh mà tập trung nghiên cứu các mặt của công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp này Cụ thể là: công tác chỉ đạo và tổ chức văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp; công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý sử dụng con dấu và hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, công tác khai thác

sử dụng tài liệu, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện mục đích nghiên cứu, luận văn tập trung giải quyết một số nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, khái quát chung về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp nhà

nước tại TP Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp này

Thứ hai, khảo sát và nêu ra thực trạng công tác công văn giấy tờ ở một số

doanh nghiệp nhà nước tại TP Hồ Chí Minh, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước hiện nay Từ đó đề ra các giải pháp nhằm tổ chức tốt công tác tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nhằm bảo vệ an toàn, phát huy

mọi giá trị tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước

5 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả nghiên cứu đề tài dựa vào phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Đây là những phương pháp chính trong quá trình nghiên cứu

Bên cạnh đó, tác giả còn sử dụng nhiều phương pháp cụ thể khác như: phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích, phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung ít được các nhà nghiên cứu quan tâm đến Tuy nhiên, trong những năm gần đây đã có một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp, dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng chưa được thống nhất và toàn diện Cụ thể, đối với loại hình doanh nghiệp nhà nước có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản của các doanh nghiệp nhà nước” của nhóm các nhà nghiên cứu thuộc Học viện Hành chính quốc gia do PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm đề tài và hoàn thành vào năm 2003 Đề tài là công trình nghiên cứu khoa học có quy mô lớn nhất so với các công trình nghiên cứu khác trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp Nhóm tác giả đã đi sâu khảo sát hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước, tìm hiểu thực trạng ban hành và sử dụng văn bản, phân tích nguyên nhân của những hạn chế trong công tác này và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản và thủ tục hành chính trong điều hành hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước Chỉ dưới góc độ ban hành và sử dụng văn bản, đề tài

đã cho chúng ta thấy một thực trạng yếu kém của công tác này trong các doanh nghiệp nhà nước

Về hệ thống văn bản của các doanh nghiệp còn được tập trung nghiên cứu trong đề tài khoa học cấp Đại học Quốc gia “Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của một số loại hình doanh nghiệp” do TS Vũ Thị Phụng làm chủ nhiệm, hoàn thành vào tháng 5/2003 Kết quả nghiên cứu, khảo sát của

đề tài đã làm rõ các nguồn hình thành hệ thống văn bản của các doanh nghiệp, đặc điểm về thể thức, văn phong nội dung văn bản của nhiều loại hình doanh nghiệp Việt Nam

Như vậy, các nhà nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở công tác khảo sát và đánh giá hệ thống văn bản của các doanh nghiệp Còn vấn đề các doanh nghiệp “đối xử” như thế nào với TLLT của doanh nghiệp mình thì chỉ mới được đặt ra nhưng chưa thực hiện

Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” trong những năm gần đây đã thấy xuất hiện một số bài đề cập đến vấn đề này Tuy nhiên, số bài viết được công bố là rất

ít, có thể liệt kê cụ thể như sau: bài viết của tác giả Nguyễn Trọng Biên “Suy nghĩ

về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” – số 3/2000; Nguyễn Thị Huệ với bài viết “Vài nét về việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán mới vào các doanh nghiệp nhà nước hiện nay” – số 5/2001 Trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nhân kỷ niệm

5 năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, có hai bài viết về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp Bài viết “Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của

TS Vũ Thị Phụng và bài “Một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ ở các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” của tác giả TS Hồ Văn Quýnh Các bài viết đã nêu lên được tính cấp thiết của việc nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ các doanh nghiệp trong cơ chế nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, các tác giả cũng chỉ mới gợi mở các vấn đề để hướng sự nghiên cứu cho những ai quan tâm

Gần đây có luận văn thạc sĩ: “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các Tổng công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng Để đưa ra các nguyên tắc, phương pháp, các cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính của các TCT 100% vốn nhà nước, tác giả luận văn đã phân tích một cách sâu sắc và đầy đủ thành phần, nội dung và ý nghĩa về nhiều mặt tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước Đây là một công trình nghiên cứu công phu và có giá trị tham khảo lớn cho những ai muốn nghiên cứu về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, đặc biệt là nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu

Năm 2005, tác giả Nguyễn Thị Kim Bình hoàn thành luận văn thạc sĩ với

đề tài “Công tác lưu trữ trong các Tổng công ty 91” trong luận văn tác giả đã đề cập tới thực trạng lưu trữ tài liệu trong các Tổng công ty và đưa ra một số giải pháp để khắc phục công tác lưu trữ trong các Tổng công ty 90, 91

Qua đây có thể khẳng định được rằng, công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh chưa được ai nghiên cứu một cách có hệ thống

Các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết nêu trong lịch sử nghiên cứu vấn đề là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài này Ngoài ra, tác giả còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác như:

Các sách lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, các văn bản của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ về hoạt động này

Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như, Luật doanh nghiệp, Luật doanh nghiệp nhà nước, Luật kế toán; các quyết định của Thủ tướng Chính phủ; quyết định của Uy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh quy định về chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp nhà nước

Văn bản của các công ty nhà nước trên địa bàn TP Hồ Chí Minh ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban, về quy chế hoạt động của doanh nghiệp, công tác văn thư và công tác lưu trữ của doanh nghiệp; các sổ đăng ký công văn đi - đến, các mục lục hồ sơ

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài nếu được triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:

Đề tài là cho chúng ta hiểu được tình hình và đặc điểm công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước tại TP Hồ Chí Minh trong giai đoạn 1986 - 2006

Thông qua việc đề xuất một số giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, có thể giúp cho các các cơ quan chức năng, xem xét và áp dụng nhằm khắc phục những hạn chế và nâng cao hiện quả quản lý đối

với công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

8 Kết cấu luận văn

Ngoài mở đầu và kết luận, phần nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và cơ cấu tổ

chức doanh nghiệp nhà nước

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp

nhà nước trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986-2006

Chương 3 Những mặt tích cực hạn chế và một số giải pháp nhằm nâng

cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước tại TP

Hồ Chí Minh

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TRONG CÁC CƠ QUAN

1.1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

- Khái niệm công tác văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán du nhập vào Việt Nam từ thời kỳ Phong kiến

và được sử dụng với nghĩa chỉ tên gọi chung của các loại văn bản bao gồm: văn bản do cá nhân lập ra và văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành [49, tr 8] Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:

Công tác văn thư còn được hiểu là công tác hồ sơ giấy tờ, là toàn bộ thao tác liên quan đến việc tổ chức xây dựng, quản lý và sử dụng văn bản trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức

Như vậy, công tác văn thư bao gồm các nhiệm vụ: soạn thảo văn bản tiếp nhận xem xét, duyệt và ký ban hành văn bản; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ngày, tháng văn bản; đóng dấu mức độ khẩn mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các cơ quan đơn vị cá nhân; chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý

sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức và bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức

- Khái niệm công tác lưu trữ

Từ điển tiếng Việt nhà xuất bản Thống kê, năm 2003 giải thích: Tài liệu lưu trữ là giấy tờ vật liệu sản sinh trong quá trinh hoạt động của cơ quan được giữ lại để làm bằng chứng, chứng minh cho một việc đã xảy ra

Theo từ điển Lưu trữ quốc tế Tài liệu lưu trữ là các văn bản sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan được giữ lại để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết

Lưu trữ Mác xít giải thích tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và các cá nhân có

ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong phòng kho lưu trữ [27, tr 6]

Từ các quan niệm về công tác lưu trữ trình bày ở trên chúng ta hiểu công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ, khoa học nhằm tổ chức quản lý lưu trữ để bảo quản và tổ chức sử dụng những tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu lịch sử,

khoa học phục vụ công tác xây dựng và bảo vệ đất nước giữ gìn bí mật Quốc gia

Như vậy, nhiệm vụ của công tác lưu trữ bao gồm phân loại, thu thập, chỉnh

lý, xác định, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mỗi công việc nêu trên đều có mối liên quan mật thiết với nhau và ảnh hưởng lẫn

nhau

- Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

+ Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thực tiễn hoạt động của các cơ quan cho thấy từ việc lập kế hoạch, xây dựng chương trình công tác cho đến việc điều hành các công việc khác thuộc chức năng của cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan, thông tin đầy đủ chính xác và kịp thời thì quyết định của người quản lý mới chính xác

và đạt hiệu quả cao Đặc biệt là trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết các vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các sự kiện của Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lý của cơ quan

Trong các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan chủ yếu thông qua văn bản, các văn bản này đều phải qua khâu xử lý của công tác văn thư, lưu trữ như tiếp nhận văn bản, chuyển giao văn bản, lưu trữ văn bản Điều đó cho thấy công tác văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp [49, tr.12]

+ Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công việc của cơ quan

Chúng ta biết rằng văn bản có chức năng chuyển tải thông tin Để chuyển tải được thông tin phải thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ như tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết và bản kịp thời, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu tốt sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan

Mặc khác, thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sẽ phân loại được thông tin có giá trị để bảo quản trong các phòng kho, việc phân loại và bảo quản tài liệu khoa học giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh chóng và chính xác góp phần không nhỏ vào việc giải quyết các hoạt động của cơ quan

Các nghiệp vụ thuộc công tác văn thư, lưu trữ không được thực hiện tốt

sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan Đặc biệt khi công tác văn thư được tin học hoá để thay thế cho phương pháp thủ công thì hiệu xuất và chất lượng công việc phục thuộc rất nhiều vào công tác văn thư, lưu trữ [49, tr.14]

+ Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần giữ gìn bí mật thông tin của các cơ quan

Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào đều có những bí mật riêng của mình Đối với các cơ quan nhà nước việc bảo vệ bí mật được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000

Bí mật nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực

khác mà nhà nước chưa công bố mà nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam [45, tr 4 -5]

Đối với các doanh nghiệp thì những thông tin về chiến lược phát triển các doanh nghiệp (các dự án, kế hoạch), khoa học - kỹ thuật - công nghệ, thị trường,

về đối thủ cạnh tranh, về sản phẩm, các kinh nghiệm hoặc các bí quyết trong kinh doanh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Các thông tin này phải được bảo quản chặt chẽ, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kết quả sản xuất, kinh doanh

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật của các cơ quan Nếu việc thực hiện chặt chẽ các quy trình về văn thư (chuyển giao văn bản, lập hồ sơ) và lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu chắc chắn các thông tin trong văn bản không thể rò rỉ ra ngoài

1.1.2 Quy định của nhà nước về công tác VTLT giai đoạn 1986 -2006

- Quy định của nhà nước về công tác văn thư

+ Quy định về soạn thảo, ban hành văn bản

Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất trong lĩnh vực soạn thảo văn bản là Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Luật này được Quốc hội thông qua năm 1996 và sửa đổi bổ sung một số điều năm 2002 Nội dung Luật điều chỉnh các vấn đề liên quan đến soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật trong các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như: Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao Trong các điều khoản của Luật còn quy định chặt chẽ: trình tự ban hành, thủ tục và quy trình soạn thảo đối với từng loại văn bản quy phạm pháp luật

Việc soạn thảo văn bản thông thường trong các cơ quan, tổ chức đã được Chính phủ ban hành Nghị định số 110/NĐ-CP về công tác văn thư và Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 -5-2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Nội dung hai (02) văn bản nêu trên quy định chặt chẽ về trình tự, thủ tục ban hành văn bản, cách trình bày thể thức đối với văn bản hành chính Cụ thể: thông tư đã hướng dẫn cách trình bày phông chữ và các yếu tố trên một văn bản như: quốc hiệu; tên

cơ quan ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh ngày tháng ban

hành văn bản; tên loại trích yếu văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu đóng trên văn bản; nơi nhận văn bản và một số thành phần thể thức khác: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, thu hồi…

+ Quy định về quản lý văn bản

Quy định về quản lý văn bản đi, đến được ghi trong Nghị định

110/2004/NĐ-CP với nội dung cụ thể về tiếp nhận đăng ký văn bản đến, chuyển

giao văn bản; giải quyết theo dõi văn bản, quản lý văn bản đi, phát hành văn bản, lưu văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, điều khoản quy định về sử dụng và bảo quản con dấu Đối với nội dung chuyển giao văn bản đi đến còn được quy định một cách cụ thể tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước

+ Quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Năm 2001 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản

lý và sử dụng con dấu và sau đó, năm 2004 trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư tiếp tục đưa ra một số quy định điều chỉnh về quản lý và sử dụng con dấu Nội dung quản lý và sử dụng con dấu được hướng dẫn cụ thể tại

Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-BCA-TCCBCP, ngày 06/5/2002 của Bộ Công

an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ

- Quy định của nhà nước đối với đối với công tác lưu trữ

+ Quy định chung về công tác lưu trữ

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 15-4-2001 của

Uy ban Thường vụ Quốc hội là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất trong công tác lưu trữ của nước ta hiện nay Các điều khoản trong Pháp lệnh quy định tất cả các nội dung nghiệp vụ lưu trữ

Để tổ chức và thực hiện thống nhất Pháp lệnh lưu trữ, ngày 08 tháng 4 năm

2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Nội dung của Nghị định giải thích cụ thể đối tượng áp dụng, nội dung thực hiện và các vấn đề khác quy định trong Pháp lệnh lưu trữ

+ Quy định của nhà nước về các nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu hành chính

Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính đối với các

cơ quan tổ, chức và các thành phần kinh tế, Công văn hướng dẫn cụ thể các nội dung về chỉnh lý tài liệu từ việc khảo sát tài liệu tới việc thực hiện chỉnh lý bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục phiếu tin, hệ thống hóa hồ sơ, biên mục hồ sơ, thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị, xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

Những văn bản nêu ở trên là những văn bản có giá trị pháp lý cao của Nhà nước chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức và các đơn vị kinh tế Còn nhiều văn bản hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được trình bày ở các mục sau:

- Quy định của các ngành chủ quản về công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp

Trong hầu hết các văn bản chỉ đạo của nhà nước, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan có ghi “ văn bản được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân” [20, tr.1-2] [23, tr.1-2] Tuy nhiên, đối với công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp thì việc thực hiện các quy định đó còn thiếu tính pháp lý bắt buộc Vì vậy, để việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chặt chẽ hơn, các bộ chủ quản đã ban hành một số văn bản hướng dẫn và thực hiện công tác văn thư, lưu trong các doanh nghiệp Cụ thể:

Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ngày 29 tháng 12 năm

2000 quy định chế độ lưu trữ tài liệu kế toán đối với các doanh nghiệp

Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành kèm theo Quyết định 625/QĐ-BTNMT ngày 26/5/2003 về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Quyết định số: 253/BXD-VP ngày 28/12/1992 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành công tác công văn giấy tờ đối với các cơ quan thuộc Bộ Xây dựng

Thông tư số: 02/2006/TT - BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ngày 17 tháng 5 năm 2006 hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng

Chỉ thị số: 03/2000/CT-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ngày 14 tháng 08 năm 2000 về việc đẩy mạnh xây dựng phông lưu trữ Bộ Công nghiệp

Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN, ngày 03 tháng

3 năm 2003

Quy chế tiếp nhận, xử lý thông tin và văn bản; soạn thảo, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ban hành theo Quyết định số 58/2003/QĐ-BNN&PTNN ngày 5/5/2003 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Chỉ thị số: 20/2004/CT-BNN&PTNN của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, ngày 13 tháng 07 năm 2004 về việc tăng cường công tác văn thư lưu, lưu trư trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc bộ

Như vậy, với chức năng quản lý ngành, Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước đã tham mưu cho các cơ quan chức năng như: Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành nhiều văn bản chỉ đạo nội dung chuyên môn đối với tất cả các khâu nghiệp

vụ thuộc công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm tài liệu của từng ngành, các bộ chủ quản đã ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể các nhiệm vụ thuộc chuyên môn này Những văn bản nêu trên là cơ sở pháp

lý để thực hiện thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế

1.2 KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÁC DOANH NGHIỆP

NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH (1986 – 2006)

1.2.1 Doanh nghiệp nhà nước

Doanh nghiệp là một khái niệm dùng để chỉ các loại hình sản xuất, kinh doanh và dịch vụ đem lại lợi nhuận, có nhiều loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, các công ty (công ty trách nhiệm hữu

hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh), doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

(doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài)

Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 giải thích: “Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng có tài sản có trụ sở giao dịch ổn định được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh” [41, tr 119]

Kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch

vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi

Các doanh nghiệp nói chung đều là những tổ chức kinh tế được hoạt động trong những lĩnh vực theo quy định của Nhà nước và có tính tự chủ cao Điều này cho thấy phát triển đa dạng các mô hình doanh nghiệp là hết sức cần thiết trong điều kiện của nền kinh tế

Như vậy, doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, góp vốn chi phối, được tổ chức dưới hình

thức công ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn

Công ty nhà nước là doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn

điều lệ, thành lập, tổ chức quản lý, đăng ký hoạt động theo quy định của nhà nước Công ty nhà nước được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước độc lập, tổng công ty nhà nước

Công ty cổ phần nhà nước là công ty cổ phần mà toàn bộ cổ đông là

các công ty nhà nước hoặc các tổ chức được Nhà nước ủy quyền góp vốn, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước bao gồm:

Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên là công ty

trách nhiệm hữu hạn do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ, được tổ chức và đăng ký hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp

Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước có hai thành viên trở lên là

Công ty trách nhiệm hữu hạn trong đó tất cả các thành viên đều là công

ty nhà nước hoặc có thành viên là công ty nhà nước và thành viên khác

là tổ chức được nhà nước ủy quyền góp vốn, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp [38, tr.10]

1.2.2 Sơ lược về lịch sử hình thành các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn TP Hồ Chí Minh

Giai đoạn trước năm 1986

Sau chiến thắng lịch sử (30/4/1975) Đảng và Chính phủ đã tiến hành tổng tuyển cử thống nhất đất nước, thực hiện nhiệm vụ hàn gắn vết thương chiến tranh, khôi phục và phát triển kinh tế Trong thời kỳ này đã có nhiều doanh nghiệp được thành lập, các doanh nghiệp giai đoạn này hầu hết là các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp được tổ chức theo loại hình công ty, xí nghiệp (giai đoạn này các doanh nghiệp nhà nước chưa được tổ chức theo mô hình công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn), các doanh nghiệp do nhà nước thành lập, nhà nước quyết định chiến lược phát triển Vì vậy, các chức danh trong công ty do các cơ quan nhà nước bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc thuyên chuyển

Về quy mô sản xuất các doanh nghiệp nhà nước giai đoạn này chủ yếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất các sản phẩm phục vụ nhu cầu “tự cung tự cấp”

Giai đoạn này tính cạnh tranh của các doanh nghiệp cũng thể hiện rất rõ

Để phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại, một số doanh nghiệp đã thay đổi loại hình hoạt động chuyển từ loại hình công ty (tổng công ty), sang công ty

cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn

Giai đoạn 1986-1996 trên địa bàn TP Hồ Chí Minh xuất hiện nhiều doanh nghiệp mới Các doanh nghiệp không chỉ tập trung sản xuất kinh doanh ở một số

lĩnh vực như giai đoạn trước mà còn hoạt động trên nhiều lĩnh vực sản xuất khác như: kim khí, điện máy, dệt may, bao bì, hóa chất, lương thực, thực phẩm, hải sản, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, cao su, nhựa, trồng trọt, chăn nuôi, phân bón, thức ăn gia súc, xăng dầu, khoáng sản, vật tư, giao thông, xây dựng, khảo sát, thiết kế, bất động sản…

Trước yêu cầu của nền kinh tế, năm 1994 Chính phủ đã ký Quyết định TTg ngày 7-3-1994 về việc tiếp tục sắp xếp doanh nghiệp nhà nước và Quyết định 91-TTg về việc thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh Các tổng công ty được thành lập theo hai quyết định nêu trên (gọi tắt Tổng công ty 90, 91) có vị trí đặc biệt quan trọng đối với kinh tế Việt Nam, Các Tổng công ty hoạt động theo

90-sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ tướng Chính phủ (việc giải thể, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý, điều hành do Thủ tướng quyết định) Các Tổng công có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đảm bảo những yêu cầu cần thiết cho thị trường trong nước và có triển vọng mở rộng quan

hệ kinh doanh ra nước ngoài

Như vậy, Tổng công ty 90, 91 trước tiên là doanh nghiệp nhà nước do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ, thành lập, tổ chức quản lý, đăng ký hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp nhà nước, được tổ chức dưới hình thức tổng công ty và thuộc loại hình tổng công ty nhà nước, được quy định tại khoản 1 Điều 47 Luật doanh nghiệp nhà nước năm 2003

Tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập là hình thức liên kết và tập hợp các công ty thành viên hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, hoạt động trong một hoặc một số chuyên ngành kinh tế – kỹ thuật chính, nhằm tăng cường tích tụ, tập trung vốn và chuyên môn hoá kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn tổng công ty.[38, tr.46] Các Tổng công ty 91 trước hết là các tổ chức kinh tế có nhiệm vụ thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do Nhà nước giao

Đặc biệt, từ khi Chính phủ thành lập các Tổng công ty 90, 91 thì một số doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn TP Hồ Chí Minh đã trở thành thành viên của các Tổng công ty Ví dụ:

Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (nay là Tập đoàn Điện lực Việt Nam)

Công ty Bưu chính viễn thông TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam (nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam)

Công ty Xi măng Hà Tiên 1 thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam

Công ty Hàng hải TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam

Công ty Hàng không TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam

Công ty Giấy TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty giấy Việt Nam

Công ty Hóa chất TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty Hóa chất Việt Nam

Công ty Đóng tàu VinaSim thuộc Tổng công Công nghiệp - Tàu thủy Việt Nam

Công ty Thăm dò Dầu khí TP Hồ Chí Minh thuộc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam

Các công ty nêu trên thực sự là nòng cốt trong tăng trưởng kinh tế, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp này đã có tác dụng chi phối

và thúc đẩy sự tăng trưởng kinh tế TP Hồ Chí Minh nói riêng và kinh tế cả nước nói chung

Giai đoạn 1996 đến 2006

Sau 10 năm đổi mới, đến năm 1996 tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, một số doanh nghiệp hình thành sớm (sinh ra trong thời kỳ bao cấp) lại trải qua “thử thách” của những năm đầu đổi mới do vậy đến giai đoạn này nó đã khẳng định được ví trí trên thị trường, các doanh nghiệp không chỉ phát triển theo “bề rộng” mà còn phát triển theo “chiều sâu”, đầu tư công nghệ sản xuất, mua sắm trang thiết bị hiện đại, và nhanh chóng trở thành những tập đoàn kinh tế lớn mạnh

Cùng với các doanh nghiệp nhà nước còn có trên 200.000 doanh nghiệp,

hộ sản xuất kinh doanh góp công sức đưa tốc độ tăng trưởng kinh tế TP

Hồ Chí Minh mức độ cao Tỷ lệ động viên thuế và phí đạt mục tiêu từ 19% đến 20% Tổng thu ngân sách nhà nước ở TP Hồ Chí Minh luôn đứng ở vị trí hàng đầu, chiếm 1/3 tổng thu ngân sách cả nước [52, tr 96] Như vậy, trong 20 năm từ 1986 đến 2006 trên địa bàn TP Hồ Chí Minh về

số lượng các doanh nghiệp nhà nước tăng lên đáng kể, lĩnh vực sản xuất mở rộng, loại hình hoạt động ngày càng đa dạng (công ty cổ phần, công ty TNHH) Cho đến nay vị trí của doanh nghiệp nhà nước vẫn giữ vai trò quan trọng đối với kinh

tế cả nước nói chung và kinh tế TP Hồ Chí Minh nói riêng

1.3 KHÁI QUÁT CÁC LOẠI HÌNH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

1.3.1 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo loại hình công ty TNHH

Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước là loại doanh nghiệp, trong đó nhà nước sở hữu phần lớn hoặc toàn bộ vốn điều lệ, được tổ chức hoạt động theo quy định của pháp luật Công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên

Công ty trách nhiệm hữu hạn có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, ban kiểm soát, kế toán trưởng và các

bộ máy giúp việc

Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, mỗi năm

ít nhất phải họp một lần Hội đồng thành viên có trách nhiệm quyết định các vấn

đề quan trọng của công ty như: chiến lược và kế hoạch phát triển công ty, quyết định các phương án đầu tư, các vấn đề về vay vốn, chuyển giao công nghệ, bổ nhiệm các chức danh Giám đốc, Tổng giám đốc, kế toán trưởng và các vấn đề

khác như sửa đổi Điều lệ công ty và việc tổ chức lại công ty

Ban kiểm soát là cơ quan do Hội đồng thành viên bầu ra, số thành viên

của ban kiểm soát, và các nhiệm vụ được quy định cụ thể trong Điều lệ của công

ty

Chủ tịch Hội đồng thành viên được bầu ra từ Hội đồng thành viên có

nhiệm vụ thay mặt Hội đồng thành viên tổ chức các cuộc họp của Hội đồng thành

viên, ký các quyết định và giám sát các quyết định của Hội đồng thành viên

Tổng giám đốc hoặc Giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động kinh

doanh hàng ngày của công ty, bổ nhiệm các chức danh trong công ty, ban hành quy chế quản lý công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc

thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình

Sơ đồ 1.1: Tổ chức công ty trách nhiệm hữu hạn

1.3.2 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức công ty cổ phần

Công ty cổ phần nhà nước là loại doanh nghiệp trong đó nhà nước sở hữu trên 50% số cổ phần hoặc toàn bộ cổ phần của công ty và nhà nước giữ quyền chi phối đối với doanh nghiệp đó, tổ chức hoạt động theo quy định của pháp luật

Hội đồng thành viên (Chủ tịch )

Tổng giám đốc, Giám đốc Các Phó tổng, P Giám đốc

việc khác Ban kiểm soát

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc hoặc Giám đốc, ban kiểm soát, kế toán trưởng và các bộ phận giúp việc

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan cao nhất của công ty gồm tất cả các cổ

đông có quyền biểu quyết của công ty, Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển của công ty, bầu và bãi nhiệm các thành viên Hội đồng

quản trị và thành viên ban kiểm soát, sửa đổi bổ sung Điều lệ công ty, quyết định

tổ chức, giải thể công ty và các vấn đề khác quy định trong Điều lệ công ty

Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại

các tổng công ty, công ty nhà nước, Hội đồng quản trị, có quyền nhân danh công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của chủ sở hữu phân cấp cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện chủ sở hữu thực hiện

Ban kiểm soát để đảm bảo việc kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính

xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, HĐQT thành lập ban kiểm soát Nhiệm vụ cụ thể của ban kiểm soát trong từng nhiệm kỳ, giai đoạn, thời điểm do HĐQT giao Ban kiểm soát có trách nhiệm báo cáo HĐQT theo định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình; kịp thời phát hiện và báo cáo cho HĐQT về những hoạt động không bình thường có dấu hiệu vi phạm pháp luật của các cá nhân, bộ phận trong công ty Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước HĐQT về những kết luận kiểm tra, giám sát của mình và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành động cố

ý bỏ qua hoặc bao che cho những hành vi vi phạm pháp luật trong tổng công ty

Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng

ngày của TCT theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ TCT và các nghị quyết, quyết định của HĐQT Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong TCT, Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật

về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Giúp việc cho Tổng giám đốc có các Phó tổng giám đốc và kế toán trưởng Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do Tổng giám đốc đề nghị để HĐQT

bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc ký hợp đồng Các Phó tổng giám giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động TCT theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của TCT, giúp Tổng giám đốc giám sát tài chính tại TCT theo pháp luật về tài chính

và kế toán Các Phó tổng giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền

Ngoài ra, tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc hàng ngày còn có Văn phòng, các phòng, ban chuyên môn, nghiệp vụ

Sơ đồ1.2: Tổ chức của công ty cổ phần nhà nước

1.3.3 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức công ty nhà nước

Giám đốc là người điều hành công ty, đại diện theo luật pháp của công ty

và chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm, người ký hợp đồng thuê và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao

Nhiệm vụ xây dựng chiến lược phát triển kinh tế, kế hoạch dài hạn của công ty, dự án đầu tư, liên doanh, đề án tổ chức của công trình, người quyết định thành lập công ty Điều hành hoạt động của công ty; tổ chức thực hiện chiến lược phát triển kế hoạch kinh doanh, các dự án đầu tư, các quyết định của chủ sở hữu Trình người quyết định thành lập công ty việc tuyển chọn để bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng kỷ luật Phó giám đốc;

kế toán trưởng Quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các chức danh tương đương trong công ty, người đại diện phần góp vốn của công

ty ở các doanh nghiệp khác; quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của mình

Phó giám đốc giúp Giám đốc điều hành công ty theo phân công và ủy

quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền

Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của công

ty; giúp Giám đốc giám sát tài chính tại cộng ty theo pháp luật về tài chính kế toán; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền

Văn phòng các phòng, ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham

mưu, giúp việc cho Giám đốc, các Phó giám đốc trong quản lý điều hành công việc

Sơ đồ 1.3: Tổ chức công ty nhà nước

Như vậy, doanh nghiệp nhà nước được tổ chức theo nhiều loại hình khác nhau: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty nhà nước Các loại hình tổ chức này được quy định cụ thể trong Luật doanh nghiệp nhà nước năm

1999, Luật doanh nghiệp nhà nước năm 2003 và Luật doanh nghiệp năm 2005, các doanh nghiệp tổ chức theo luât doanh nghiệp Do đó các chức danh trong các công ty nhà nước từ Chủ tịch hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Giám đốc; kế toán trưởng, được quy định cụ thể, chặt chẽ về nghĩa vụ cũng như quyền lợi Tổ

Kế toán

đơn vị sản xuất Giám Đốc

Các Phó giám đốc

chức bộ máy của các doanh nghệp còn được quy định trong Điều lệ của công ty, việc quy định các chức danh trong Điều lệ một lần nữa cụ thể các quy định của nhà nước điều đó làm cho các doanh nghiệp xây dựng, tổ chức loại hình một cách chặt chẽ và hiệu quả

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH

NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ

HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 2.1 CHỈ ĐẠO VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Ban hành văn bản chỉ đạo, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí biên chế cán

bộ, tạo điều kiện đầy đủ về cơ sở vật chất, trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc

và tổng kết, đánh giá những việc làm là cần thiết để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ Các mặt hoạt động này cần được liên tục bổ sung, hoàn thiện trong suốt quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Trong đó, việc ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức biên chế là công việc có tính chất tiền đề, tạo cơ sở cho việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

2.1.1 Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác văn thư,

lưu trữ trong các doanh nghiệp nhà nước

Như đã trình bày ở Chương 1, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu điều chỉnh hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị hành chính sự nghiệp

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW… là những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, để hướng dẫn cụ thể công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp, thì cho đến nay gần như chưa

có văn bản nào Đây là khó khăn lớn nhất đối với các doanh nghiệp để tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Xuất phát từ yêu cầu hoạt động, các doanh nghiệp đã chủ động ban hành văn bản làm cơ sở cho việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ phù hợp thực tế doanh nghiệp mình trên cơ sở các văn bản chỉ đạo chung của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Ví dụ:

Quyết định số: 1904/ĐVN/VP ngày 25/12/1997 về việc ban hành quy định một số vấn đề công tác lưu trữ trong Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Quyết định số: 2979/QĐ-EVN-VP ngày 04/12/2001 ban hành quy định về thể thức trình bày các loại văn bản trong cơ quan Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Quyết định số: 1390/EVN-ĐLHCM của Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh ngày 23 tháng 6 năm 2000 ban hành quy định về cho số công văn và mã số đơn vị

Thông báo số: 116/TB-TCHC ngày 27/4/2005 của Công ty Bạch Đằng về việc hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trư

Công văn số: 1057/ XMVN-VP ngày 23/6/2004 của Tổng công ty Xi măng Việt Nam về việc chấn chỉnh công tác hành chính văn thư, lưu trữ trong các đơn

vị thuộc Tổng công ty Xi măng

Công văn số: 1262/ XMVN-VP ngày 28/7 /2004 Tổng công ty Xi măng Việt Nam về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các công ty thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam

Công văn số: 1213/HT1-TCHC ngày 30/7/2004 của Phòng tổ chức hành chính thuộc Công ty Xi măng Hà Tiên 1 về việc thống nhất thực hiện mẫu trình bày văn bản

Quy định số: 694/XMHT1-GĐ ngày 07/07/1999 của Ban giám đốc Công

ty Xi măng Hà Tiên 1 về công tác văn thư, lưu trữ trong công ty

Thông báo số: 112 ngày 25/11/2003 của công ty Xây dựng và Phát triển

kinh tế Quận 6 về quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ và việc sử dụng tài liệu lưu trữ

trong công ty

Thông báo số: 59/TB-Cty Xây dựng và Phát triển kinh tế Quận 6 ngày

30/10/2002 về việc quản lý công văn đến, công văn đi và quản lý con dấu

Công văn số: 1727/CV-VP ngày 15/4/2004 của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2004

Quyết định số: 272/QĐ-CTCT ngày 25/7/2004 kèm theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Chế biến hàng Xuất khẩu Cầu tre

Việc ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp quan tâm đến công tác này “rất muộn”

Từ năm 2000 trở về trước, hầu hết công tác văn thư, lưu trữ được biết đến với nhiệm vụ là “chuyển giao” và “lưu giữ” văn bản Vì vậy, các doanh nghiệp “thỉnh thoảng” ban hành một (01) văn bản chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ Thực tế văn bản nêu trên cho thấy chỉ có 2/12 văn bản ban hành trước năm 2000, còn lại chủ yếu ban hành trong những năm 2003, năm 2004, năm 2005

Nếu căn cứ vào những văn bản nêu trên chúng ta thấy số lượng văn bản quy định riêng về công tác lưu trữ ít hơn so với văn bản quy định về công tác văn thư Điều đó cho thấy công tác lưu trữ chưa có vị trí xứng đáng trong hoạt động của một số công ty Ví dụ: Tổng công ty Điện lực Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác văn thư như: Quyết định số 1905 ĐVN/VP ngày25/12/1997 của Tổng giám đốc về việc ban hành “Quy định về tiếp nhận, xử

lý và xây dựng ban hành văn bản của Tổng công ty Điện lực Việt Nam; Quyết định số 2979/QĐ-EVN-VP ngày 04/12/2001 Quy định về thể thức trình bày các loại văn bản trong cơ quan Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc EVN”; Quyết định số 173 EVN/HĐQT-TTBVPC ngày 11/7/2000 về việc ban hành Quy chế về

ký kết, thực hiện và quản lý hợp đồng kinh tế trong EVN Trong khi đó, chỉ có Quyết định số: 1904 ĐVN/VP ngày 25/12/1997 của Tổng giám đốc về việc ban hành quy định một số vấn đề về công tác lưu trữ của Tổng công ty Điện lực Việt Nam

Những quy định trong các văn bản được ban hành đã cụ thể hoá các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ để phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của các tổng công ty Các quy định về lĩnh vực này phần lớn được ban hành bằng những quyết định của Tổng giám đốc nên hiệu lực pháp lý đối với nội bộ công ty là tương đối cao Phạm vi điều chỉnh của các văn bản này không chỉ giới hạn ở công ty mà còn áp dụng đối với các đơn vị thành viên Đây là những cơ sở

quan trọng cho việc tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ

Cơ cấu tổ chức

Trên thực thế, nhiều công ty chưa tổ chức bộ phận văn thư lưu, trữ riêng Những công ty đã có bộ phận văn thư, lưu trữ thì được tổ chức nằm trong Văn phòng hoặc phòng Tổ chức- Hành chính So với các bộ phận khác trong cơ cấu tổ chức Văn phòng thì bộ phận văn thư, lưu trữ có một vị trí tương đối yếu Điều này được thể hiện qua việc bố trí biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ của các công

02 Công ty Cổ phần Chế biến hàng Xuất

khẩu Cầu tre

03 Công ty Thăm dò và khai thác Dầu khí

Sài Gòn

03 01 04

04 Công ty THHH MTV Đóng tàu và Công

nghiệp Hàng hải Sài Gòn

05 Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh 01 02 03 03 01 04

06 Công ty TNHH MTV Phát triển và kinh

doanh nhà

Mặt khác, giữa hai giai đoạn cũng khác nhau về sự phân công cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm: Công ty Cổ phần Xi măng Hà Tiên 1 giai đoạn trước năm 1996 có hai (02) cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm, từ năm 1996 đến 2006 đã có tới hai (02) cán bộ chuyên trách và 01 cán bộ kiêm nghiệm, Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh trước năm 1996 chỉ có một (01) cán

bộ chuyên trách, sau năm 1996 có tới (03) cán bộ chuyên trách về văn thư, lưu trữ Công ty TNHH MTV Đóng tàu và Công nghiệp Hàng hải Sài Gòn trước năm

1996 chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ đến giai đoạn (1996-2006) đã có tới hai (02) cán bộ chuyên trách…

Như vậy, việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các doanh nghiệp đã dần dần được quan tâm Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp vẫn chưa thoát khỏi ý thức xem nhẹ công tác văn thư, lưu trữ nên việc phân công công tác cho cán bộ lưu trữ không hợp lý Những cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thường chưa qua đào tạo cơ bản nên đã ảnh hưởng rất lớn đến

hiệu quả công việc

2.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006

Công tác văn thư bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến soạn thảo văn bản (tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ngày, tháng văn bản; đóng dấu mức độ khẩn mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành); tiếp nhận, đăng

ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các cơ quan đơn vị cá nhân; chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục

vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản

lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức và bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan

2.2.1 Văn bản hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp

Chúng ta biết rằng, văn bản là phương tiện giao dịch chủ yếu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Sự hình thành văn bản trong hoạt động của các doanh nghiệp là tất yếu, nhằm bảo đảm cho các mục tiêu quản lý được thực hiện một cách tốt nhất, việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản mỗi doanh nghiệp còn thể hiện quy mô và tính chuyên nghiệp trong quản lý của mỗi công ty Điều này chắc chắn có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp đang tiến hành

Theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 12 tháng 11 năm 1996 và được sửa đổi bổ sung năm 2002 thì các doanh nghiệp nhà nước không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được phép ban hành văn bản cá biệt và công văn hành chính thông thường Thẩm quyền ban hành văn bản của các doanh nghiệp được quy định tại Luật doanh nghiệp nhà nước, Điều lệ của công ty Theo đó, các doanh nghiệp được phép ban hành các văn bản như sau:

Điều lệ:

Là văn bản quy định thống nhất các quy tắc chế độ, tiêu chuẩn nhằm điều tiết mọi hoạt động của doanh nghiệp Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì

đây là văn bản có vị trí quan trọng hàng đầu, là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của doanh nghiệp Điều lệ đề cập tới các vấn đề chủ yếu như:

Các thành viên góp vốn, hình thức, tên gọi và trụ sở công ty, các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, vốn điều lệ, quyền, nghĩa vụ của các thành viên công ty, quyền hạn và nghĩa vụ của các tổ chức, chức vụ quản lý của doanh nghiệp: HĐQT, Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, ban kiểm soát Điều lệ của doanh nghiệp được ban hành ngay từ khi doanh nghiệp được thành lập Ví dụ: Điều lệ hoạt động của Công ty Xi măng Hà Tiên 1

Nghị quyết:

Nghị quyết là văn bản dùng để thể hiện kết luận và quyết định được tập thể thông qua Đối với các doanh nghiệp, nghị quyết được ban hành trong các cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên Nội dung của các nghị quyết chủ yếu liên quan đến các quyết định về những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp như: định hướng kinh doanh, tăng giảm vốn, thay đổi thành viên, bộ máy nhân sự Ví dụ:

Nghị quyết số: 338/HĐQT ngày 05 tháng 6 năm 2003 của Công ty Xi măng Hà Tiên về chương trình, mục tiêu, nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm

Quyết định số: 167/HĐQT ngày 22 tháng 6 năm 2003 của HĐQT Công ty

Xi măng Hà Tiên 1 về việc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu cung cấp thiết bị vật tư, các dịch vụ kỹ thuật thuộc dự án Xí nghiệp sản xuất vỏ bao xi măng thuộc Công ty

Quyết định số: 17/QĐ-HĐQT ngày 20 tháng 3 năm 1997 của HĐQT Công

ty Điện lực TP Hồ Chí Minh về việc ban hành Quy chế hoạt động của Công ty

Quyết định số: 19/QĐ-XMHT1 ngày 09 tháng 01 năm 2003 của Giám đốc Công ty Xi măng Hà Tiên 1 về việc khen thưởng các đơn vị có thành tích trong sản xuất kinh doanh

Hợp đồng:

Là văn bản phản ánh sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều người, giữa các đơn vị, cơ quan về việc thiết lập, thay đổi và chấm dứt các quyền và nghĩa vụ đối với mọi công việc liên quan Với chức năng chủ yếu của các doanh nghiệp là sản xuất kinh doanh cho nên việc hình thành các hợp đồng kinh tế là tất yếu nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng tiến độ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình Một số loại hình hợp đồng tiêu biểu như: Hợp đồng thi công xây dựng, hợp đồng gia công đặt hàng, hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng mua bán sản phẩm Ví dụ:

Hợp đồng số 01/HĐ-XMT1 ngày 05 tháng 2 năm 1999 của Giám đốc Công ty Xi măng Hà Tiên 1 về việc phân phối sảm phẩm cho Đại lý Mai Trang

Quy chế:

Là hình thức văn bản được các doanh nghiệp sử dụng trong việc đề ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng thuộc một lĩnh vực nhất định Trong doanh nghiệp quy chế chủ yếu đề cập tới các vấn đề: quy chế làm việc, quy chế đấu thầu, quy chế chi tiêu, quy chế chuyển nhượng cổ phần Ví dụ:

Quy chế hoạt động của Công ty Cổ phần Chế biến hàng Xuất khẩu Cầu tre ban hành kèm theo Quyết định số 239/QĐ-HĐQT, ngày 20 tháng 5 năm 2001

Công văn:

Trong hoạt động của các công ty, công văn được ban hành với số lượng rất lớn là văn bản dùng để giao dịch giữa các đơn vị trong công ty giữa các công ty với nhau, giữa công ty với các cơ quan bên ngoài với nhiều mục đích khác để đề nghị, hỏi ý kiến, trả lời, cảm ơn Ví dụ:

Công văn số: 137/XMHT1 ngày 11 tháng 3 năm 2000 của Công ty Xi măng Hà Tiên 1 về việc lập kế hoạch tài chính quý II năm 2000

Báo cáo:

Là loại văn bản dùng để tổng hợp các thông tin nhằm phục vụ mục đích tổng kết, sơ kết, đánh giá, công nhận kết quả, báo cáo chuyên đề, báo cáo định

kỳ, báo cáo đột xuất… Ví dụ:

Báo cáo số 360/BC-XMHT1 ngày 20 tháng 7 năm 2000 của Công ty Xi măng Hà Tiên 1 về việc thực hiện kết quả sản xuất 6 tháng đầu năm

Báo cáo số 144/BC-ĐLHCM ngày 30 tháng 4 năm 1999 của Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh về việc kiểm tra đồng hồ điện trên địa bàn Quận 1

Thông báo:

Thông báo để truyền đạt phổ biến báo tin cho các cơ quan, đơn vị về tình hình hoạt động công tác hoặc các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện Ví dụ:

Thông báo số: 05/TB-ĐLHCM ngày 06/01/2003 của Công ty Điện lực TP

Hồ Chí Minh về việc kiểm tra đồng hồ điện

Kế hoạch, chương trình, phương án, đề án dùng để xác định phương

hướng, nhiệm vụ chỉ tiêu biện pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác, một lĩnh vực hoạt động của các công ty Ví dụ:

Kế hoạch số: 120/KH-XMHT1 năm 2004 về việc đào tạo cán bộ, kỹ sư và công nhân của Công ty Xi măng Hà Tiên 1 đến năm 2010

Kế hoạch số: 60/KH-ĐLHCM năm 2003 của Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh về việc đấu thầu lô đất 304 tại Quận 12

Biên bản để ghi lại các ý kiến trong cuộc họp, để bàn giao tài sản hoặc ghi

lại sự vật vật hiện tượng, cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định xử lý hoặc các kết luận nhận định khác

Tờ trình để gửi lên Tổng giám đốc hoặc các cơ quan cấp trên trình bày

một chủ trương chính sách, một đề án công tác hoặc các định mức tiêu chuẩn của công ty