Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty TNHH Hưng Lộc

Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty TNHH Hưng Lộc.

Lời Nói đầu

Lao động là một trong ba yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại củaquá trình sản xuất Lao động giữ vai trò chủ chốt trong việc tái tạo ra của cảivật chất cho xã hội Lao động có năng suất, chất lợng và đạt hiệu quả cao lànhân tố cho sự phồn vinh của mọi quốc gia

Tiền lơng là thù lao lao động, thể hiện hao phí đã bỏ ra cả về trí lựccũng nh thể lực của ngời lao động nay lấy lại dới hình thức thu nhập

Trong doanh nghiệp, tiền lơng đối với công nhân viên mang một ýnghĩa quan trọng: nó đảm bảo cho nhu cầu tiêu dùng sinh hoạt hàng ngày củangời lao động để tái sản xuất sức lao động và phần nào thoả mãn nhu cầu giảitrí của họ trong xã hội; ngoài ra việc trích bảo hiểm xã hội theo lơng củadoanh nghiệp thể hiện sự quan tâm chăm lo đến đời sống, sức khoẻ của ngờilao động khi họ ốm đau, tai nạn Chính vì tiền lơng và các khoản tiền thởng,phụ cấp đợc chi trả song đáng cho sức lao động mà ngời lao động đã bỏ ra là

động lực cho họ hăng say làm việc, cố gắng phát huy hết khả năng của mìnhtrong lao động, sản xuất Đối với nhà quản lý doanh nghiệp, tiền lơng cũngmang một ý nghĩa quan trọng, ảnh hởng tới tồn tại và phát triển của doanhnghiệp vì tiền lơng là một bộ phận quan trọng, ảnh hởng tới tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp vì tiền lơng là một bộ phận quan trọng cấu thành nênchi phí sản xuất kinh doanh, vậy việc hạch toán tiền lơng và phân bổ một cách

đúng đắn tiền lơng vào giá thành sản phẩm ảnh hởng tới khả năng cạnh tranh

về giá cả của sản phẩm doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

Đối với xã hội, tiền lơng là một bộ phận cấu thành sản phẩm xã hội, lànguồn khởi đầu của quá trình tái sản xuất tạo ra hàng hoá Việc hạch toán,phân bổ chính xác tiền lơng vào giá thành sản phẩm, tính đủ và thanh toán kịpthời tiền lơng cho ngời lao động góp phần hoàn thành kế hoạch sản suất, hạgiá thành sản phẩm, tăng năng suất lao động và tăng tích luỹ cho nền kinh tế.Bên cạnh đó, các khoản trích theo lơng tạo nên các quỹ xã hội thể hiện sựquan tâm của toàn xã hội đối với ngời lao động

Với những lý do trên, việc tổ chức công tác kế toán tiền lơng và cáckhoản trích theo lơng ở doanh nghiệp một cách đúng chế độ, đồng thời linhhoạt, phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở doanh nghiệp có ý nghĩa

to lớn cả về mặt kinh tế cũng nh về mặt chính trị

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề, em đã lựa chọn đề tài: Tổ“ Tổ

chức công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty

TNHH Hng Lộc’’ làm đề tài luận văn của mình.

Nội dung của luận văn gồm 3 phần:

Chơng 1: Những vấn đề chung về kế toán tiền lơng và các khoản tríchtheo lơng tại doanh nghiệp

Chơng 2: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lơng và các khoảntrích theo lơng tại công ty TNHH Hng Lộc

Chơng 3: Hoàn thiện kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tạicông ty TNHH Hng Lộc

Trong qua trình thực tập tại công ty TNHH Hng Lộc, đợc sự giúp đỡnhiệt tình của Thầy giáo- Ts Nguyễn Thế khải và sự giúp đỡ của phòng Tàichính Kế toán cảu công ty TNHH Hng Lộc, em đã có điệu kiện thuận lợi đểnghiên cứu, thực hiện đề tài Quá trình nghiên cứu giúp em hiểu rõ hơn rấtnhiều về thực tiễn công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ởcông ty và hoàn thành đề tài luận văn này

Song do trình độ lý luận, thực tiễn của bản thân em còn hạn chế và thờigian nghiên cứu còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy emrất mong đợc sự thông cảm, giúp đỡ và góp ý, bổ sung của thầy cô giáo trongkhoa để đề tài đợc hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cám ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị ánh Ngọc

Ch ơng 1

Những vấn đề chung về kế toán tiền lơng và các khoản

trích theo lơng tại doanh nghiệp.

1.1 Khái niệm về tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp

Trong lịch sử tồn tại và phát triển của xã hội, lao động là hoạt động cơbản, gắn liền với sự tồn tại và phát triển của con ngời Có thể định nghĩa “ Tổ lao

động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con ngời nhằm tác động vàogiới tự nhiên, biến chúng thành những vật có ích đối với đời sống của mình”

Lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động

Trong xã hội T bản chủ nghĩa, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của sức

lao động, là giá cả của sức lao động, là biểu hiện bên ngoài của sức lao động.Trong thời kỳ kinh tế tập trung, tiền đợc hiểu thống nhất về thực chất là mộtphần thu nhập quốc dân, biểu hiện dới hình thái tiền tệ, đợc nhà nớc phân phối

có kế hoạch cho công nhân viên phù hợp với số lợng và chất lợng lao động màmỗi ngời đã cống hiến Tiền lơng phản ánh việc trả công cho công nhân viêndựa theo nguyên tắc phân phối theo lao động Quan niệm này đã đợc bác bỏtiền lơng là giá trị sức lao động, coi tiền lơng chỉ là một khái niệm thuộc phạmtrù phân phối, và dới chủ nghĩa xã hội thì việc phân phối do nhà nớc nên kếhoạch ở nớc ta, quan niệm nh thế về tiền lơng đã tồn tại trong một thời giandài khi hệ thống chủ nghĩa xã hội sụp đổ, đất nớc ta đã tiến hành cuộc cảicách toàn diện trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực t tởng Cơ chế thịtrờng buộc chúng ta phải có thay đổi lớn trong nhận thức, vì vậy quan niệm vềtiền lơng cũng thay đổi cơ bản để phù hợp với quy chế quản lý mới Quanniệm mới cần phải coi tiền lơng là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả củahàng hoá là sức lao động vì sức lao động thực sự là một loại hàng hoá đặc biệt.Cần thấy rằng tiền lơng là một bộ phận cơ bản trong thu nhập của ngời lao

động, đồng thời là một trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp

Nh vậy “ Tổ tiền lơng là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho ngời lao

động theo số lợng và chất lợng lao động mà họ đóng góp cho doanh ngiệpnhằm đảm bảo cho ngời lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao,bồi dỡng sức lao động” Tiền lơng trả cho ngời lao động doanh nghiệp phải

đảm bảo đúng chế độ tiền lơng của Nhà nớc, gắn với yêu cầu quản lý lao động

có tác dụng nâng cao kỷ luật và tăng cờng thi đua lao động sản xuất, kíchthích ngời lao động nâng cao tay nghề và hiệu suất công việc

Ngoài tiền lơng, ngời lao động còn đợc hởng các khoản phụ cấp, trợcấp.BHXH Theo chế độ tài chính hiện hành, các khoản này doanh nghiệpphải trích vào chí phí sản xuất kinh doanh, trong đó BHXH đợc trích lập để tàitrợ cho trờng hợp ngời lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nh

ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hu trí, tử tuất

Có thể thấy rằng tiền lơng có một vai trò quan trọng và một vị trí quyết

định trong việc thực hiện các quy trình sản xuất kinh doanh Đối với nền kinh

tế nói chung tiền lơng tính là một bộ phận của sản phẩm xã hội mới tạo đợc,biểu hiện bằng tiền mà ngời lao động nhận đợc hởng dựa trên số lợng và chấtlợng lao động của mỗi cá nhân để bù đắp lại cho hao phí sức lao động của họtrong quá trình sản xuất kinh doanh Nó giúp cho quá trình tái sản xuất xã hội

đợc diễn ra liên tục và cũng chính nhờ tiền lơng mà ngời lao động đã tạo lậpnên quỹ tiêu dùng để đảm bảo cuộc sống và gia đình Xét trên phạm vi doanhnghiệp, tiền lơng là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm Sửdụng lao động hợp lý, trả lơng một cách đúng đắn không những giúp đảm bảo

đời sống ngời lao động mà còn thúc đẩy tăng năng suất lao động, khuyếnkhích sáng tạo trong sản xuất, từ đó tạo điều kiện để hạ giá thành sản phẩm.Trong cơ chế thị trờng hịên nay, doanh ngiệp nào càng hạ thấp đợc chí phí sảnxuất thì lợi nhuận mà doanh nghiệp thu đợc càng cao Do đó có thể nói lao

động, tiền lơng chính là một trong những giải pháp thiết yếu góp phần dẫn tớithành công của doanh nghiệp

1.2 Bản chất tiền lơng và các hình thức trả lơng.

1.2.1 Bản chất tiền lơng.

Bản chất tiền lơng: Tiền lơng là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trảcho cán bộ công nhân trực tiếp sản xuất là một bộ phận quan trọng cấu thànhnên giá thành sản phẩm vì vậy sử dụng quỹ lơng hợp lý sẽ góp phần kích thíchngời lao động tăng năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình

độ quản lý của doanh nghiệp, việc tính trả lơng có thể thực hiện theo nhiềuhình thức khác nhau, nhng về cơ bản vẫn phải đảm bảo nguyên tắc phân phốitheo lao động Hiện nay, theo điều 7 nghị định số 114/2002/NĐ-CP ngày31/12/2002, Nhà nớc quy định cụ thể các hình thức trả lơng trong doanhnghiệp Bao gồm:

1.2.2 Các hình thức trả lơng.

1.2.2.1 Tiền lơng theo thời gian.

áp dụng đối với những ngời làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹthuật, nghiệp vụ, những ngời làm việc theo dây truyền công nghệ, máy mócthiết bị và những ngời làm các công việc mà trả lơng thời gian có hiệu quả caohơn các hình thức trả lơng khác

Hình thức trả lơng theo thời gian có hai loại: tiền lơng thời gian giản

đơn và tiền lơng thời gian có thởng

- Tiền lơng thời gian giản đơn: là tiền lơng trả theo thời gian làm việc vàlơng bình quân ngày Hình thức này không xét tới thái độ và kết quả lao động

mà chỉ căn cứ vào bậc lơng và thời gian làm việc thực tế Chế độ trả lơng nàythờng chỉ đợc áp dụng cho ngời lao động không thể định mức và tính toánchặt chẽ công việc Trong trờng hợp này, tiền lơng đợc tính theo ngày nh sau:

Tiền lơng thời gian = Ngày làm việc x Lơng bình quân ngày.

Trong đơn vị lơng bình quân ngày căn cứ vào lơng bậc, chức vụ củangời lao động

- Tiền lơng thời gian có thởng: Hình thức này dựa trên sự kết hợp giữatiền lơng trả theo thời gian giản đơn với chế độ tiền lơng thởng, hình thức nàykhông chỉ xét đến thời gian lao động và trình độ tay nghề mà còn xét đến thái

độ lao động, ý thức trách nhiệm, tinh thần sáng tạo trong lao động áp dụng trảlơng theo thời gian có thởng sẽ khuyến khích ngời lao động hăng hái làm việchơn

Mức lơng = Lơng theo thời gian giản đơn + Tiền thởng

động, nâng cao năng suất lao động Tiền lơng trả theo sản phẩm bao gồm cáchình thức cơ bản sau:

- Tiền lơng trả theo sản phẩm

Hình thức trả lơng này, tiền lơng của công nhân đợc xác định theo số ợng sản phẩm khối lợng công việc hoàn thành và đơn giá tiền lơng

l-L = Q x ĐgTrong đó: L : tiền lơng sản phẩm cá nhân trực tiếp

Q : số lợng sản phẩm hợp quy cách.(khối lợng công việchoàn thành)

Đg : đơn giá lơng 1 sản phẩm.(loại công việc)

- Tiền lơng trả theo sản phẩm cá nhân gián tiếp:

Chế độ trả lơng này chỉ áp dụng cho những công nhân mà công việc của

họ có ảnh hởng đến kết quả lao động của công nhân chính, hởng lơng theo sảnphẩm nh công nhân sửa chữa, công nhân điều chỉnh trong nhà máy

Tiền lơng của công nhân hởng lơng theo sản phẩm gián tiếp đợc xác

định bằng cách nhân số lơng sản phẩm thực tế của công nhân chính ngời đóphục vụ với đơn giá lơng cấp bậc của họ với tỷ lệ phần trăm hoàn thành định

mức sản lợng bình quân của những công nhân chính.

- Trả lơng theo sản phẩm có thởng:

Đây là hình thức trả lơng theo sản phẩm kết hợp với chế độ tiền thởngtrong sản xuất nh thởng nâng cao chất lợng sản phẩm, thởng tăng năng xuấtlao động, thởng cho tiết kiệm nguyên vật liệu

1.2.2.3 hình thức trả lơng khoán

áp dụng đối với cá nhân hoặc tập thể ngời lao động, căn cứ vào khối ợng, chất lợng công việc và thời gian phải hoàn thành

l-Ngoài ra nhà nớc còn quy định trả lơng thêm giờ, phụ cấp làm việc ban

đêm, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm phụ cấp khu vực cho ngời lao

động cùng trích vào quỹ lơng

Chế độ phụ cấp đảm bảo sự công bằng trong phân phối thu nhập,khuyến khích ngời công nhân đang làm việc ở những nơi khó khăn, nguyhiểm

Tiền lơng trả thêm giờ cụ thể nh sau:

Tg = Tt x Hg x GtTrong đó: Tg: Tiền lơng trả thêm giờ

Tt : Tiền lơng giờ thực tế trả

Hg: Tỷ lệ phần trăm lơng đợc trả thêm

Gt : Số giờ làm thêm

Mức lơng trả thêm Nhà nớc quy định:

- Bằng 150% nếu làm thêm vào ngày thờng

- Bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần

- Bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ

Nếu doanh nghiệp bố trí làm việc vào ban đêm, ngoài lơng hởng theothời gian còn phải trả thêm ít nhất 30% theo lơng thực tế cho ngời lao động

Bên cạnh đó công nhân viên còn đợc hởng chế độ tiền thởng Tiền ởng có thể đợc trích vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, có thể trích từquỹ khen thởng của công ty Trong doanh nghiệp có các loại tiền thởng nh: th-ởng tỷ lệ sản phẩm hỏng, thởng tiết kiệm vật t

th-1.2.3 Quỹ tiền lơng, BHYT.

- Tiền lơng trả theo thời gian, tiền lơng trả theo sản phẩm, lơng khoán.

- Tiền lơng trả cho thời gian công nhân viên ngừng việc đi dự hội nghị,nghỉ phép năm

- Các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ phụ cấp độc hại

- Các khoản tiền thởng có tính chất thờng xuyên

Trong công tác hạch toán và phân tích tiền lơng có thể chia ra tiền lơngchính và tiền lơng phụ:

- Tiền lơng chính là tiền lơng trả cho thời gian ngời lao động làmnhiệm vụ chính của mình theo nhiệm vụ đợc giao trong hợp đồng lao động

- Tiền lơng phụ là lơng trả cho ngời lao động thực hiện các nhiệm vụkhác do doanh nghiệp điều động nh hội họp, tập tự vệ và lơng trả cho thời giancông nhân nghỉ phép năm theo chế độ

Việc phân chia quỹ lơng nh trên có ý nghĩa quan trọng đối công tácphân tích kinh tế Để quản lý tốt quỹ lơng, doanh nghiệp luôn luôn phải gắntiền lơng với năng suất và hiệu quả lao động, đảm bảo tốc độ tăng năng suấtlao động cao hơn tốc độ tăng tiền lơng

1.2.3.2 Quỹ BHYT.

Quỹ BHYT đợc sử dụng để thanh toán một phần các khoản khám chữabệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí, chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho ngời lao

động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ

Theo quy định hiện hành, nhà nớc quy định trích BHYT bằng 3% mứclơng tối thiểu và hệ số lơng của ngời lao động, trong đó 2% doanh nghiệp tínhvào chi phí sản xuất kinh doanh; 1% ngời lao động phải nộp từ thu nhập củamình

Doanh nghiệp phải nộp 100% quỹ BHYT cho cơ quản lý quỹ

1.2.4 Hạch toán lao động.

Hạch toán lao động trong doanh nghiệp không những giúp cho công tácquản lý lao động mà còn đảm bảo tính chính xác cho từng lao động Nội dungcủa hạch toán lao động gồm hạch toán số lợng lao động, thời gian lao động

và chất lợng lao động

Để quản lý lao động về mặt số lợng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danhsách lao động Sổ này do phòng lao động và tiền lơng lập (lập chung cho toàndoanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) để nắm tình hình phân bổ, sửdụng lao động hiện có trong doanh nghiệp

Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao

động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận, tổ phòng trong doanh

nghiệp Để hạch toán thời gian lao động, sử dụng “ TổBảng chấm công” “ TổBảngchấm công” đợc lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong

đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi ngời lao động Bảng chấm công

do tổ trởng hoặc trởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để ngờilao động giám sát thời gian lao động của họ Cuối tháng(hoặc tuần tuỳ theocách chấm công và trả lơng của doanh nghiệp), bảng chấm công đợc dùng đểtổng hợp thời gian lao động, tính lơng cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất khicác bộ phận đó hởng lơng theo thời gian

Hạch toán kết quả lao động là việc theo dõi kết quả lao động của côngnhân viên, biểu hiện bằng số lợng công việc, khối lợng sản phẩm, công việchoàn thành của từng ngời hay từng tổ, nhóm lao động Hạch toán kết quả lao

động tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, kế toán

sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau: “ Tổhợp đồng giao khoán”, “ Tổphiếubáo làm đêm, làm thêm giờ”, “ Tổphiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoànthành” hạch toán kết quả lao động là cơ sở để doanh nghiệp tính lơng cho ng-

ời lao động hay bộ phận lao động hởng lơng theo sản phẩm Bên cạnh việc xácnhận kết quả lao động, doanh nghiệp tiến hành đánh giá chất lợng lao động

nh ý thức lao động, năng suất lao động, chất lợng lao động, công việc hoànthành

Nh vậy việc hạch toán lao động vừa có tác dụng quản lý sử dụng quản

lý sử dụng lao động Do đó, để tính đúng tiền lơng cho công nhân viên thì

điều kiện trớc tiên là phải hạch toán lao động phải chính xác, đầy đủ và kháchquan

1.2.5.Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng 1.2.5.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Hạch toán lao động, kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơngkhông chỉ quan tâm đến quyền lợi của ngời lao động mà còn đến chí phí hoạt

động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan

đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động và tiền lơng của nhà nớc

Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở doanh nghiệp thực hiệncác nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức hạch toán thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theoyêu cầu quản lý về lao động theo từng lao động, từng đơn vị lao động

- Tính đúng, tính đủ, kịp thời tiền lơng các khoản có liên quan cho từngngời lao động, từng tổ sản xuất, từng hợp đồng giao khoán, đúng chế độ Nhà

nớc, phù hợp với những quy định quản lý của doanh nghiệp

- Tính khoán, phân bổ chính xác, hợp lý chí phí tiền lơng, các khoảntrích theo lơng theo đúng đối tợng sử dụng có liên quan

Thờng xuyên cũng nh định kỳ tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao

động, quản lý và chỉ tiêu quỹ tiền lơng, cung cấp các thông tin kinh tế cầnthiết cho các bộ liên quan đến quản lý lao động, tiền lơng

1.2.5.2 Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng.

1.2.5.2.1 Chứng từ kế toán.

Hạch toán tiền lơng, BHYT chủ yếu sử dụng các chứng từ sau:

- Bảng thanh toán tiền lơng(mẫu số 02 - LĐTL) Mỗi tổ sản xuất, mỗiphòng (ban) quản lý mở ra một bảng thanh toán lơng trong đó kể tên và cáckhoản lơng đợc lĩnh của từng ngời trong đơn vị

- Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội (mẫu số 04)

- Bảng thanh toán tiền thởng (mẫu số 05)

- Bảng kê tiền thởng: lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phậnkinh doanh

- Các phiếu chi, chứng từ, các tài liệu khác và các khoản khấu trừ, tríchnộp lơng

1.2.5.2.2 Các tài khoản kế toán sử dụng.

Để tiến hành kế tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụngcác tài khoản chủ yếu: TK 334, TK338

Tài khoản 334: phải trả công nhân viên

Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lơng và khoản thanh toán trợcấp BHYT, tiền lơng thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của côngnhân viên

Việc hạch toán tài khoản 334 phải theo dõi chi tiết, riêng biệt theo cácnội dung thanh toán tiền lơng và các khoản khác

Tài khoản 338: phải trả, phải nộp khác

Tài khoản dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quanpháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, các khấu trừ vào lơng, các khoảncho vay, cho mợn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ sử lý

Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2:

TK 3381- Tài sản thừa chờ giải quyết

Ngoài 2 tài khoản 334 và 338, kế toán tiền lơng và các khoản trích theolơng còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 335: chi phí phảitrả; TK 622: chi phí nhân công trực tiếp; TK 642: chi phí quản lý doanhnghiệp; TK 111: tiền mặt; TK 112: tiền gửi ngân hàng; TK 138: phải thu khác.những tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công nhânviên vào tài khoản tính giá thành và tài khoản xác định kết quả kinh doanh

1.2.5.3 Tổng hợp, phân bổ tiền lơng, trích BHYT, BHXH, KPCĐ.

Hàng tháng kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải tổnghợp tiền lơng phải trả trong kỳ theo từng đối tợng sử dụng và tính toán tríchBHYT, BHXH, KPCĐ theo qui định Việc tổng hợp, phân bổ tiền lơng, tínhtrích BHXH,BHYT, CPCĐ đợc thực trên “ TổBảng phân bổ tiền lơng và tríchBHXH”

Ngoài tiền lơng và các khoản trích theo lơng (BHYT,BHXH CPCĐ ),trên bảng phân bổ tiền lơng và trích BHXH này còn phải phản ánh việc tính tr-

ớc các khoản chi phí phải trả ( trích trớc tiền lơng nghĩ phép của công nhânsản xuất )

“ TổBảng phân bổ tiền lơng và BHXH “ Tổ đợc lập nh sau: Hàng tháng, trêncơ sở các bảng tổng hợp thanh toán lơng và các chứng từ gốc về lao động vàtiền lơng trong tháng , kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lơng phảitrả theo từng đối tợng sử dụng lao động ( trực tiếp sản xuất từng loại sản phẩm

ở từng phân xởng, quản lý và phục vụ sản xuất từng phân xởng, quản lý chungcủa toàn doanh nghiệp ) trong đó cần chú ý phân biệt tiền lơng, các khoản phụcấp và các khoản khác để ghi vào các cột thuộc phần ghi có TK 334 - phải trảcông nhân viên ở các dòng sao cho phù hợp

Căn cứ vào số tiền lơng thực tế phải trả, tiền lơng cấp bậc và tỷ lệ quy

định về các khoản trích trớc BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào các cộtphần ghi có TK 338 - phải trả phải nộp khác nh TK 3382, TK 3383, TK 3384

ở các dòng cho phù hợp

Bên cạnh đó còn căn cứ vào các tài liệu liên quan nh căn cứ vào tiền lơngchính và tỷ lệ trích trớc tiền lơng và nghỉ phép của công nhân sản xuất để tính vàghi vào bên có TK335 - chi phí phải trả Số liệu tổng hợp phân bổ tiền l ơng vàtrích BHXH, BHYT, KPCĐ trích trớc các khoản đợc sử dụng cho kế toán chi phísản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tợng liên quan

Sơ đồ kế toán chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng đợc phản ánh nh sau:

1.2.5.4 Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong điều kiện kế toán máy

Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ nh hiện nay,các doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm kế toán cho bộ phận kế toántiền lơng và các khoản trích theo lơng theo chơng trình đã lập sẵn, kế toán chỉcần căn cứ vào các chứng từ nh: sổ lao động, bảng chấm công, phiếu xá nhậnkhối lợng sản phẩm hoàn thành Kế toán sẽ nhập các thông số tiền lơng phải trả

và các khoản trích có liên quan, đồng thời chơng trình sẽ tự tạo các bảng phân

bổ tiền lơng và tự động tập hợp chi phí vào bảng tập hợp chí để tính giá thànhphần chi phí nhân công trực tiếp (TK 622), hoặc chi phí nhân công trong tàikhoản 641, 642 để xác định đợc kết quả hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên, việc áp dụng kế toán máy trong phần hành kế toán tiền lơng

và các khoản trích theo lơng hiện nay còn gặp nhiều khó khăn do mỗi doanhnghiệp khác nhau có các hình thức tổ chức quản lý sản xuất khác nhau, sửdụng lao động với những mục đích khác nhau và phơng thức trả lơng cũng nhhặch toán chi phí tiền lơng cũng khác nhau Vì vậy phần mềm kế toán áp dụngcho mỗi đơn vị là không giống nhau Mặt khác, để vận hành đợc các phầnmềm kế toán đòi hỏi kế toán viên không chỉ có trình độ chuyên môn vữngchắc mà còn phải có một trình độ về tin học nhất định và các điều kện cơ sơvật chất đảm bảo Chính vì vậy, tuỳ thuộc điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp,cách trả lơng, trình độ kế toán viên các chơng trình kế toán máy có thể đợc

L ơng phải trả

cho CNV

Kế toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng

thiÕt kÕ chi tiÕt vµ phï hîp.

Ch ơng 2

Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty TNHH Hng Lộc

2.1 tổng quan về công ty tnhh hng lộc

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

- Tên gọi: Công ty TNHH Hng Lộc

Trụ sở giao dịch của công ty đặt tại: Đội 1 Xóm Bắc Xã Đông Hng

-Đông Sơn - Thanh Hoá Công ty là doanh nghiệp có đầy đủ t cách pháp nhân,

đợc sử dụng con dấu riêng

- Điện thoại: 037940227

- Fax: 037940530

- Vốn kinh doanh: 375.000.000

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ chính của doanh nghiệp

Công ty TNHH Hng Lộc đợc thành lập với chức năng nhiệm vụ chính là:

- Khai thác đá tự nhiên từ các núi vôi

- Sản xuất đá ốp lát, xây dựng từ đá tự nhiên

- Vận tải hàng hoá

- San lấp mặt bằng

- Đợc thành lập từ năm 1991 ban đầu mới ở hình thức tổ hợp

- Ngày 20/10/2000 đợc cấp giấy chứng nhận kinh doanh - Hộ cá thể.Với công suất hơn 1.000.000m2/năm Đá nguyên liệu ở vùng đá núi nhồi,một địa danh đợc biết tới từ lâu của Thanh Hoá và là nơi cung ứng loại đá phùhợp cho các công trình nổi tiếng nh ở các công trình lăng tẩm, văn bia Quốc TửGiám, Nhà thờ Phát Diệm; Gần đây nhất là công trình sân bệ công trình tợngTrần Hng Đạo ở Côn Sơn, Kiếp Bạc; Tu bổ Thành Cổ Loa; sân cầu thang nhàkhách Chính phủ

Từ năm 1991-1997 hàng của công ty đợc suất chủ yếu sang Nga, Tiệpkhắc cũ

Từ năm 1997 đến nay công ty đã đa đợc sản phẩm sang thị trờng EU.Hiện nay thị trờng Bỉ đang rất có tiềm năng Qua đó công ty đã tạo công ănviệc làm ổn định cho 271 công nhân

Sản phẩm đá ốp lát là loại đá phục vụ cho ngành xây dựng nh lát nền,

ốp tờng, lát cầu thang Vì là đá tự nhiên nên sản phẩm có rất nhiều khích thớc,mẫu má khách hàng có thể đặt làm theo yêu cầu

Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

- Ban giám đốc: Lãnh đạo công ty một cách toàn diện Giám đốc là

đại diện và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và đời sống của đơn vị

và chịu trách nhiệm trớc pháp luật

- Phó Giám đốc:Phó Giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ cho Giám đốc

trong việc chi đạo, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty , là ng ờigiúp việc cho giám đốc, có trách nhiệm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ

mà giám đốc giao phó

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: có chức năng tham mu, giúp việc

cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc và đợc tổ chức nh sau:

- Phòng Thơng mại và dịch vụ: Có chức năng tham mu cho Giám

đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện các giao dịchthơng mại, xây dựng kế hoạch chiến lợc

- Phòng kế toán- tài chính : Có chức năng hoạch toán cho công ty về

mặt tài chính : quản lý tài sản, tiền vốn

- Phòng tổng hợp: Tham mu cho Giám đốc về Tổ chức nhân sự văn

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng Tổng hợpPhòng Tài chính -

Kế toánPhòng Th ơng mai

– D ịch vụ

phòng công ty Phòng lập kế hoạch nhiệm vụ báo cáo về tiền lơng, thực hiện

và tiến hành các thủ tục phát tiền lơng, tiền thởng

2.1.3.2 Quy trình sản xuất:

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán:

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Hng Lộc:

Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng của hệ thống quản lý sảnxuất kinh doanh với nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện kiểm tra toàn bộ hệ thốngcác thông tin kinh tế của xí nghiệp , chế độ hặch toán và chế độ quản lý kinh

tế tài chính

Về nguyên tắc, cơ cấu bộ máy kế toán phải đợc tổ chức theo từng phầnviệc kế toán, mỗi nhân viên phụ trách một phần việc Nhng do đặc điểm thực

tế của công ty, bộ máy tổ chức theo phơng thức ghép việc, nghĩa là nhân viên

kế toán phải kiêm một hoặc vài phầnviệc kế toán Bộ máy kế toán của công ty

đợc tổ chức thao mô hình kế toán tập trung Toàn bộ công việc kế toán đợc tậptrung ở phòng kế toán tài vụ, các phân xởng sản suất không tổ chức bộ máy kếtoán riêng

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hng Lộc:

* Bộ máy kế toán tại xí nghiệp bao gồm 4 ngời, nhiệm vụ chức năng của từng ngời nh sau:

- Kế toán trởng: Chỉ đạo chung tất cả các bộ phận kế toán về mặt

nghiệp vụ từ việc ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng hệ thống sổsách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán, quy định mối quan

Phân loạiNúi

L u kho

hệ phân công hợp tác trong bộ máy kế toán, kiểm tra tình hình các loại vật t,tài sản, theo dõi các khoản thu, chi,

- Kế toán tiền lơng và kế toán thanh toán: theo dõi tình hình tiền

l-ơng và thực hiện phân bổ tiền ll-ơng, thởng, BHYT,.cho toàn cán bộ công nhânviên trong xí nghiệp, đồng thời ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt, tiền gửingân hàng

- Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: Tổng hợp số liệu, xác

định đối tợng tập hợp chí phí sản xuất và tính giá thành, lập báo cáo sản xuất

- Kế toán vật t, tài sản cố định: phản ánh tình hình nhập, suất, tồn

kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, đồng thời theo dõi tình hình biến

động của TSCĐ, hàng tháng tiến hành trích khấu hao TSCĐ

- Thủ quỹ: Đợc giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty, căn cứ vào

các phiếu thu, chi mà kế toán thanh toán viết để thu và chi tiền cho các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong ngày Cuối ngày đối chiếu và kiểm tra sổ sách với ợng tiền thực tế để kịp thời phát hiện những sai sót

Tại kho, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho để ghi vào thẻ kho, sổ chitiết nguyên vật liệu, thành phẩm, cuối tháng nên báo cáo và hàng ngày chuyểnchứng từ cho kế toán nguyên vật liệu ghi sổ

- Sổ cái các tài khoản: TK 334; TK 338; TK 622; TK 627; TK 642

- Sổ chi tiết các tài khoản: TK 338

- Các chứng từ ghi sổ

2.1.4.3 Hệ thống báo cáo kế toán:

Là một Công ty t nhân thì báo cáo mà công ty lập và gửi lên phòng kếtoán bao gồm: Báo cáo quỹ, vật t, hàng tồn kho và kết quả bán hàng từngtháng, công nợ,bản cân đối phát sinh, Cuối liên độ, kế toán lập đầy đủ cácbáo cáo tài chính theo quy định, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo hoạt

động kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính

2.2 Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Hng Lộc.

2.2.1 Tình hình quản lý, sử dụng lao động, tiền lơng và các khoản trích theo lơng của Công ty.

Tính đến hết tháng 12 năm 2004, số lao động làm việc tại các phân

x-ơng của công ty là 305 lao động, với trình độ tay nghề cao, biết sử dụng thànhthạo các trang thiết bị công nghệ hiện đại, cùng các cán bộ quản lý nhiệt tình,

Đối với các cán bộ thuộc các bộ phận phòng ban quản lý Công ty thì ởng lơng theo cấp bậc, hệ số lơng và thời gian làm việc

h-Các cán bộ kinh doanh làm công việc nh tìm kiếm hợp đồng, làm thủtục xuất nhập khẩu thì hởng lơng khoán

Để quản lý toàn bộ lao động một cách có hiệu quả, kế toán Công ty sửdụng các bảng chấm công, bảng kê làm thêm giờ, biên bản nghiệm thu sảnphẩm riêng bản chấm công đợc sử dụng để quản lý về thời gian lao động củacán bộ công nhân viên trong công ty, đánh giá xem xét ý thức, hiệu quả lao

động từ đó thực hiện bình xét để tính lơng thởng cho công nhân theo qui địnhcủa công ty từ ngày mùng 5 đến ngày mùng 10 hàng tháng, bộ phận kế toáncông ty phải hoàn thành xong việc tính lơng và thanh toán cho ngời lao động sốlơng của tháng trớc, đồng thời tính toán đầy đủ các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảohiểm y tế và thực hiện thanh toán các khoản Bảo hiểm xã hội.

2.2.2.1 Tính lơng phải trả ở phân xởng trực tiếp sản xuất.

Tiền lơng ở phân xởng đợc thanh toán theo kết quả sản phẩm nhập kho

đạt tiêu chuẩn kỹ thuật bao gồm:

Tiền Lơng của nhân viên ở Phân xởng = Lơng sp + Lơng thởng + Các khoản phụ cấp

Ví dụ: Nh vậy lơng nhân viên phân xởng của Nguyễn Hoàng Anh là: =570.000 + 85.500 + 45.400 =700.900 (đồng)

Trong đó:

Lơng sản phẩm: là lơng trả cho công nhân trực tiếp sản xuất đợc tính

theo đơn giá sản phẩm hoàn thành trong tháng nhập kho Tại phân xởng, hàngngày Quản đốc phân xởng theo dõi việc chấm công, theo dõi số lợng sảnphẩm hoàn thành trong từng công đoạn trong dây chuyền sản xuất Kho sảnphẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn kỹ thuật đem nhập kho trong tháng, ngời giaosản phẩm phải lập “ TổPhiếu nhập sản phẩm”, đồng thời Thủ kho phải ghi vào thẻnhập kho sau đó giao cho Đốc công để lập “ TổBảng kê thanh toán lơng sảnphẩm” Cuối tháng có sự đối chiếu giữa các tổ trởng, thủ kho, đốc công hoànthành việc lập “ TổBảng kê thanh toán lơng sản phẩm”, làm cơ sở để Phòng kếtoán tính tiền lơng

Bảng kê lơng sản phẩm của công nhân Nguyễn Hoàng Anh tổ 4 - phân xởng II

- tháng 1/2005Biểu số 1 trang 1 phụ lục

Nh vậy Phòng kế toán chỉ tính lơng cho từng tổ dựa trên số lợng sản phẩmnhập kho, còn lơng của từng công nhân sẽ do tổ trởng từng tổ, từng quản đốc tiếnhành tính toán tại từng tổ, từng bộ phận Tuy không trực tiếp tính lơng cho từngnhân công nhng Phòng kế toán vẫn đảm bảo đợc đầy đủ số liệu đầy đủ và chínhxác về tiền lơng của từng công nhân do:

Trớc hết, tiền lơng của từng công nhân đợc xác định và tính toán chínhxác trên: “ TổBảng kê lơng sản phẩm từng công nhân” ở từng tổ rồi đợc kiểm tralại tại từng phân xởng, sau đó mới đợc tập hợp lên phòng kế toán của công ty

Phòng kế toán của công ty ngoài việc kiểm tra việc tính lơng tại các tổ,phân xởng gửi lên, còn lập “ Tổ Bảng thống kê lơng sản phẩm toàn bộ côngnhân” (biểu số3) và tổng số lơng của từng tổ thể hiện trên “ TổBảng thống kê l-

ơng sản phẩm toàn bộ công nhân” sẽ phải bằng với tổng số lơng trên “ Tổ Bảng

15%, loại B: 10%, loại C: 5%) Theo chế độ này từng tổ, từng bộ phận các tổsản xuất vào cuối tháng sẽ tiến hành họp bình xét chế độ thởng là loại A,B hay

C cho từng công nhân trong tổ Cơ sở đề bình xét bao gồm nhiều yếu tố nhngtrớc hết là các “ TổBảng chấm công” “ TổBảng theo dõi giờ làm việc”, ý thức tráchnhiệm từng công nhân, ý thức hợp tác của họ sau khi bình xét xong các tổgửi các bảng bình xét để xét duyệt, sau đó gửi bảng đó lên phòng kế toán tài

Lơng thởng cho công nhân sản xuất sẽ đợc tính vào Chi phí nhân côngtrực tiếp và nằm trong giá thành gia công của lô hàng

Lơng phụ cấp:

Lơng phụ cấp ở công ty đợc tính theo công thức:

Lơng phụ cấp = Phụ cấp ăn ca + Phụ cấp tiếng ồn + Phụ cấp bão ỡng máy

d-Trong đó:

- Phụ cấp ăn ca: Đợc tính chung cho công nhân sản xuất trực tiếptrong toàn khối sản xuất với mức cố định là 1.200đ/ngày công thực tế

- Phụ cấp tiếng ồn: 2% lơng sản phẩm

- Phụ cấp bão dỡng máy: đợc qui định chung là

9.000đ/công/thángBảng tính phụ cấp lơng cho công nhân

Tổ 4 - phân xởng II - tháng 1/2005

Biểu số 5 trang 5 phụ lục

Sau khi tính toán xong lơng sản phẩm, lơng thởng và các khoản phụ cấp

kế toán tiền lơng tiến hàng lập “ TổBảng tính tiền lơng phân xởng” cho công nhân

công ty

Bảng tính Lơng phân xởng

Tổ 4 - phân xởng II - tháng 1/2005Biểu số 6 trang 6 phụ lục

2.2.2.2 Trả lơng tại bộ phận quản lý:

Bộ phận quản lý Công ty bao gồm: Văn phòng giám đốc, phòng kế

toán, phòng tổ chức - hành chính, phòng kế hoặch Việc tính lơng tại bộ phậnnày đợc căn cứ vào hệ số lơng cơ bản của từng cấp bậc và ngày công làm việc.Ngoài ra, căn cứ vào bảng chấm công, chất lợng công việc hoàn thành trongtháng, ý thức tổ chức kỷ luật.Để xác định hệ số lơng thởng trên cơ sở bình xétABC.

Nh vậy lơng thời gian của nhân viên Bùi Mạnh Hà bợc hởng là: (đã gồm lơng thởng)

Lơng = 290.000 x 2,34 x 2,75 x 1,15 = 825.400 (đồng)

thời gian 26

Công ty TNHH Hng Lộc

Bộ phận: Văn phòng và phòng tổ chứcBiểu số 7 trang 7 phụ lục

2.2.2.3 Thanh toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên ở công ty TNHH Hng Lộc.

Công ty thanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty1lần/tháng vào ngày mung 10 của tháng sau đó, bằng tiền mặt Căn cứ vàoBảng chấm công, chứng từ quyết toán lơng theo kết quả sản xuất kinh doanhtrong tháng, phòng tài chính kế toán sẽ tiến hành thanh toán tiền lơng cho cán

bộ công nhân viên vào ngày mùng 10 hàng tháng sau khi đã khấu trừ cáckhoản khấu trừ nh 1% BHYT

Biểu số 8 trang 8 phụ lục

Bảng Tổng hợp thanh toán Lơng toàn công ty

Tháng 1/2005

2.2.3. Các khoản trích theo lơng tại công ty TNHH Hng Lộc:

Cuối thang sau khi tính tiền lơng cho CBCNV, kế toán tiền lơng

và các khoản trích theo lơng gửi cho kế toán tổng hợp cùng các chứng từ gốc,lập chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái tài khoản

Nợ TK 642 34.634,7 (đồng)

Có TK 334 34.123 (đồng)

Có TK 338 511,7 (đồng)

Số liệu vào sổ đợc lấy từ “ Tổ Bảng phân bổ tiền lơng” trong tháng

Biểu số 9 trang 9 phụ lục

- Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng, các chứng từ khác có liên quan

đến tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán tiền lơng lập các chng từghi sổ vào cuối tháng

- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK 334, TK

338, TK 622, TK627, TK 641, TK642

- Khi chi lơng, nộp BHYT căn cứ vào các phiếu chi, kế toán lập cácchứng từ ghi sổ sau đó vào các Sổ cái liên quan

2.2.3.1 Chứng từ sử dụng.