Quy định pháp luật về hoạt động công chứng

Nghị định số 45/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 27 tháng 2 năm 1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước quy định: “Công chứng là việc chứng nhận xác thực các hợp đồng và giấy

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

ĐẬU THỊ THANH HOA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Kon Tum, tháng 8 năm 2018

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Th.S NGUYỄN THỊ ANH THƯ

Kon Tum, tháng 8 năm 2018

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 2

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VÀ THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG 3

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁP LUẬT CÔNG CHỨNG VIỆT NAM 3

1.1.1 Thời kì pháp thuộc đến trước cách mạng tháng tám năm 1945 3

1.1.2 Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay 4

1.2 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CÔNG CHỨNG 8

1.2.1 Khái niệm công chứng 8

1.2.2 Đặc điểm công chứng 10

1.3 PHẠM VI CÁC VIỆC CÔNG CHỨNG VÀ PHÂN BIỆT CÔNG CHỨNG VỚI CHỨNG THỰC 12

1.3.1 Phạm vi các việc công chứng 12

1.3.2 Phân biệt công chứng và chứng thực 13

1.4 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC 14

1.4.1 Thành lập cơ quan công chứng 14

1.4.2 Công chứng viên 19

1.4.3 Quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng 23

1.5 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG 24

1.5.1 Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn 24

1.5.2 Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng 26

KẾT CHƯƠNG 1 30

CHƯƠNG 2 THỰC TIỄN THI HÀNH VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT CÔNG CHỨNG 31

2.1 THỰC TIỄN THI HÀNH LUẬT CÔNG CHỨNG 31

2.1.1 Thực tiễn thi hành luật công chứng 31

2.1.2 Bất cập tồn tại 33

2.2 KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT CÔNG CHỨNG 38

KẾT CHƯƠNG 2 41

KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN

04 năm thi hành Luật Công chứng, những kết quả bước đầu đạt được đã khẳng định Luật

đã thực sự đi vào cuộc sống, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng là hết sức đúng đắn, đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta đã phát triển nhanh về số lượng và ngày càng tăng cường về chất lượng Thông qua việc đảm bảo tính

an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự và kinh tế, hoạt động công chứng đã góp phần quan trọng vào việc phòng ngừa các tranh chấp, khiếu nại trong lĩnh vực đất đai, nhà ở, một lĩnh vực vốn phức tạp và tiềm ẩn nhiều nguy cơ dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện Chúng ta không thể phủ nhận công chứng là lá chắn phòng ngừa hữu hiệu, đảm bảo

an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, tiết kiệm thời gian, chi phí cho xã hội, giảm thiểu gánh nặng pháp lý cho Tòa án trong việc giải quyết các tranh chấp dân sự

Tuy nhiên cho đến nay, Luật Công chứng cũng bộc lộ những bất cập, hạn chế Tiêu chuẩn công chứng viên quy định còn đơn giản; thời gian đào tạo nghề ngắn, cơ sở đào tạo nghề chưa đáp ứng được yêu cầu; chưa quy định về quyền, nghĩa vụ của công chứng viên cũng như người tập sự hành nghề công chứng, đối tượng miễn đào tạo nghề, miễn tập sự hành nghề công chứng rộng nên chất lượng công chứng viên được bổ nhiệm thấp, có nhiều sai sót khi công chứng hợp đồng, giao dịch Tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng chưa chặt chẽ; quy hoạch ban hành chậm và thiếu cơ sở pháp lý; thiếu sự kiểm tra, thanh tra sau khi cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng; chưa có quy định về việc chuyển đổi mô hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập sang

mô hình văn phòng công chứng do 2 công chứng viên trở lên thành lập và ngược lại; nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng chưa chặt chẽ, đặc biệt về việc thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên, chưa quy định việc chia sẻ và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan liên quan Thủ tục công chứng chưa cụ thể, chi tiết, chưa thuận tiện, chưa có sự phối hợp, liên thông với các thủ tục hành chính khác liên quan, khiến người yêu cầu công chứng phải mất nhiều thời gian, công sức; một số thủ tục công chứng chưa hợp lý, chưa rõ ràng, thậm chí còn chồng chéo, mâu thuẫn với các quy định của pháp luật liên quan, gây khó khăn, lúng túng cho công chứng viên khi hành nghề

Vì các lý do trên, tác giả chọn đề tài "Quy định của pháp luật về hoạt động công chứng" làm đề tài nghiên cứu quy định pháp luật đồng thời đưa ra những kiến nghị, giải pháp để bảo đảm thực hiện pháp luật về công chứng trong tình hình kinh tế - xã hội hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài tổng hợp những kiến thức lý luận về thực hiện pháp luật về công chứng; trên

cơ sở nghiên cứu thực tiễn việc thi hành Luật Công chứng để đánh giá những mặt được, chưa được của hoạt động công chứng trên một số phương diện như: công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, thủ tục công chứng dưới góc độ lý luận nhà nước và pháp luật Từ đó đưa ra một số luận cứ khoa học làm cơ sở cho việc nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật công chứng trong bối cảnh hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Những vấn đề có tính lý luận và thực tiễn về thực hiện pháp luật công chứng thời gian qua, những giải pháp chủ yếu để từng bước hoàn thiện pháp luật công chứng trong thời gian tới là đối tượng chính được nghiên cứu trong đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu và phân tích những tồn tại, bất cập của pháp luật công chứng và thực hiện pháp luật về công chứng trên địa bàn nhiều tỉnh, thành phố cũng như hoạt động chuyên môn tại các tổ chức hành nghề công chứng để đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật công chứng trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp chung xuyên suốt là phép biện chứng duy vật Phương pháp cụ thể là: logic - lịch sử, phân tích - tổng hợp, phân tích tài liệu, khái quát hóa, so sánh… Nhằm làm rõ các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng, vận dụng vào thực tiễn như thế nào và bất cập còn đọng lại là gì để đề xuất kiến nghị hoàn thiện những quy định trên Tại phương pháp logic – lịch sử được vận dụng vào các mục 1.1, 1.2 và 2.1 nhằm nghiên cứu cụ thể các quy định pháp luật về công chứng cũng như thực tiễn áp dụng từ khi Luật Công chứng ra đời Lịch sử hình thành pháp luật công chứng đã tác động mạnh

mẽ đến việc ban hành luật hiện hành trên cơ sở logic, cải tiến và mang tính ứng dụng cao Phương pháp phân tích – tổng hợp, phân tích tài liệu là phương pháp xuyên suốt được vận dụng tất cả các mục, chủ yếu phải kể đến như: Mục 1.2, 1.5, 2.1.2 và 2.2 Từ việc phân tích các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng, tác giả tổng hợp lại vấn đề và chỉ ra những bất cập, thiếu sót còn tồn tại Đây là phương pháp nhằm đem lại cái nhìn toàn diện về vấn đề thông qua những phân tích cụ thể về và tóm gọn vấn đề Các biện pháp khác như so sánh, khái quát hóa… được vận dụng vào nhiều mục thiên về so sánh giữu các phạm trù như 1.4, 1.5 hay trừu tượng các quy định vào thực tiễn như 2.1, 2.2 Mục đích là nhằm làm rõ sự khác nhau giữa các khái niệm và thông qua đó, làm nổi bật vấn đề mang tính “thời sự” với quan điểm phù hợp với quy định của pháp luật

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết thúc, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản và thủ tục thực hiện công chứng

Chương 2: Thực tiễn áp dụng và kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật công chứng

3

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VÀ THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG

CHỨNG

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁP LUẬT CÔNG CHỨNG VIỆT NAM

1.1.1 Thời kì pháp thuộc đến trước cách mạng tháng tám năm 1945

Lịch sử hoạt động công chứng, chứng thực, làm chứng gắn liền với sự phát triển của

xã hội Suốt từ thời kỳ cổ đại đến trung cổ, giữa người làm công chứng (Công chứng

viên) và người lập văn tự thuê chưa được phân biệt rõ ràng Ở thời kỳ cổ đại, người ta đã

thấy những viên thư lại tiến hành soạn thảo các khế ước (hợp đồng) theo một trình tự, thủ

tục chặt chẽ, khó có thể bị thay đổi về sau, khác hẳn với những khế ước không thành văn

theo truyền thống (giao kết miệng) Lịch sử hình thành và phát triển nhà nước cũng cho

thấy, đã có thời kỳ chưa có khái niệm công chứng Một số tác giả nghiên cứu về công

chứng cho rằng, có hai loại hình thực hiện công chứng là tư chứng thư và công chứng

thư Các tác giả đã đưa ra các khái niệm “công” và “tư” để phân biệt giữa những cá nhân

tự do làm chứng với các chức danh được nhà nước giao cho nhiệm vụ thực hiện hành vì

công chứng hoặc Nhà nước trực tiếp thực hiện các việc công chứng

Ở Việt Nam, các thể thức giấy tờ, khế ước như chúc thư, văn khế bán ruộng đất, văn

khế cầm cố ruộng đất… đều quy định người chứng kiến, người bảo lãnh, người viết thay

phải điểm chỉ vào văn tự Đây là những quy định nhằm bảo đảm hiệu lực pháp lý, hạn

chế tranh chấp kiện tụng Ngày nay, Bộ luật Dân sự của nước ta vẫn quy định trong quan

hệ dân sự các bên phải thiện chí, trung thực… Nếu một bên cho rằng bên kia không trung

thực, thì phải có chứng cứ (chứng cứ ở đây bao hàm cả những chứng cứ do cơ quan

chuyên trách cung cấp và cả chứng cứ do bất kỳ tổ chức, cá nhân nào cung cấp

Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân Pháp xâm

lược nước ta vào những năm 30 của thế kỷ XIX Hoạt động công chứng của nước ta ở

giai đoạn này đều áp dụng theo mô hình của Pháp chủ yếu phục vụ cho chính sách cai trị

của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng Tiêu biểu là Sắc lệnh ngày

24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng (được áp

dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông

Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P

Pasquies) Theo đó, người thực hiện công chứng là công chứng viên mang quốc tịch Pháp

do Tổng thống Pháp bổ nhiểm và giữ chức vụ suốt đời Quy chế công chứng viên do Nhà

nước bổ nhiệm (cụ thể do tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời) Công

chứng viên hoạt động với tư cách là người thi hành công vụ, hoạt động mang tính chất

của người hành nghề tự do.Khi đó Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội,

ba văn phòng công chứng ở Sài gòn, ngoài ra ở các thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà

Nẵng thì việc công chứng do Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm kiểm nhiệm

1.1.2 Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay

a Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1954

Sau khi cách mạng tháng Tám thành công khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, ngày 1 tháng 10 năm 1945 Bộ trưởng Bộ Tư Pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng như: bãi chức công chứng viên người Pháp tên Deroche tại văn phòng công chứng, bổ nhiệm một công chứng viên người Việt Nam là ông Vũ Quý Vỹ đang là luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội thay thế cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội, những quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa Đến năm 1987, công chứng mới được đề cập lần đầu tiên trong hệ thống pháp luật Việt Nam, tại thời điểm này, công chứng được hiểu là “Công quyền đứng ra làm chứng”, cụ thể là nhà nước trao thẩm quyền cho một tổ chức hành nghề công chứng và được phép nhân danh nhà nước để xác định các quan hệ giao dịch dân sự và thương mại Công chứng được gọi là “trưởng khế”1

Để đáp ứng các nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm

1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung, trình tự thủ tục thị thực cho công dân tong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương Xét về nội dung đây chỉ là một thủ tục hành chính, càng về sau việc áp dụng Sắc lệnh 59/SL càng mang tính hình thức, chủ yếu dành để xác nhận ngày, tháng, năm, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự

Ngày 29/2/1952 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 85 quy định về thể lệ trước

bạ việc mua bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Do hoàn cảnh lịch sử bấy giờ nên Sắc lệnh này chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Uỷ ban kháng chiến Cũng theo Sắc lệnh này, Uỷ ban kháng chiến cấp xã hoặc xã được nhận thực vào văn tự theo hai nội dung sau: Nhận thực chữ ký của các bên mua bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Có thể thấy rằng hoạt động công chứng trong giai đoạn này không được phát triển do nhiều nguyên nhân, cụ thể như sau:

Thứ nhất, do hoàn cảnh đất nước đang trong giai đoạn chiến tranh khó khăn, thiếu thốn nhiều mặt, đặc biệt là nền kinh tế nước nhà đang trong giai đoạn trì trệ, kém phát triển

Thứ hai, do Nhà nước ta lúc này không chấp nhận chế độ sỡ hữu của các thành phần kinh tế khác ngoài quốc doanh và tập thể, trong khi đó hoạt động công chứng lại chủ yếu chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân, mọi giao lưu kinh tế, dân sự chủ yếu được xác lập theo quan hệ hành chính, thương mại gần như không phát triển Do vậy, các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này

1

(24/7/2018)

5

b Giai đoạn từ năm 1954 đến 1991

Tại miền nam Việt Nam trong giai đoạn sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, công chừn dưới thời chính quyền Nguỵ - Sài Gòn được điều chỉnh bởi Dụ 43 ngày 29/11/1954 quy định về ngạch Chưởng Khế2 do Bảo Đại ký với tư cách là Quốc Trưởng Mục đích là thiết lập trong mỗi quản hạt của mỗi Toà sơ thẩm thuộc Bộ Tư pháp một Phòng Công chứng hoạt động tại Sài Gòn và tồn tại đến năm 1975

Cũng trong giai đoạn này, có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực Đến năm 1981, có Nghị định 143 của Hội đồng Bộ Trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp Trên cơ sở của Nghị định 143, đến năm

1987 có Thông tư số 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước được ban hành cùng với sự ra đời của Phòng Công chứng Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Công chứng Hà Nội và một số Phòng Công chứng ở các địa bàn khác, từ đó công tác công chứng, chứng thực của Uỷ ban nhân dân (UBND) cũng được kiện toàn Thời gian sau này, nhằm tạo điều kiện hơn nữa cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công chứng,

Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTP ngày 15/10/1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy nhất thực hiện hoạt động công chứng là Phòng Công chứng Căn cứ vào văn bản này, các tỉnh thành trên cả nước đã lập

ra các Phòng Công chứng, dần hình thành mạng lưới các Phòng Công chứng trên khắp cả nước

c Giai đoạn từ năm 1991 đến nay

Kể từ sau Đại hội Đảng VI năm 1986, nước ta đã có những chuyển biến to lớn sang thời kỳ của mở cửa và hội nhập Nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân dân thời kỳ này

và theo quan điểm chỉ đạo của Đảng, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Theo quy định của Nghị định này thì “Phòng Công chứng nhà nước là cơ quan thuộc UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy”

Tiếp đó, Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước vào ngày 18/5/1996 thay thế cho Nghị định 45/HĐBT, theo đó Phòng Công chứng là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp, quy định này nhằm chuyên môn hoá hoạt động công chứng và giảm tải cho hoạt động của Uỷ ban nhân dân

Sau một thời gian với tình hình kinh tế nước ta ngày càng phát triển kéo theo sự gia tăng của các quan hệ kinh tế, thương mại khiến cho các quy định của Nghị định 31/CP trở nên lạc hậu Ngày 8/02/2000 Chính Phủ ra quyết định ban hành Nghị định 75/NĐ-CP về công chứng, chứng thực Nghị định này quy định về phạm vi của công chứng, chứng thực; tổ chức Phòng Công chứng; nguyên tắc hoạt động, trình tự thủ tục của việc công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của UBND cấp huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực thi công tác đã

2

Là người có chức vụ chứng thực và quản lý giấy tờ, khế ước

góp phần cho việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Cũng từ Nghị định này, thì thuật ngữ “Phòng Công chứng Nhà nước” đã được thay thế bằng “Phòng Công chứng” thể hiện quan điểm xã hội hoá hoạt động công chứng của Nhà nước ta

Đây là Nghị định mang nhiều điểm tiến bộ so với các văn bản trước đây như khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi, phạm vi công chứng, chứng thực được quy định rộng hơn, trình tự thủ tục được quy định rõ ràng, cụ thể Về tính chất hành

vi công chứng, đây là một hoạt động bổ trợ tư pháp, là loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực và đúng pháp luật của bản sao các loại giấy tờ và các giao dịch dân sự Theo quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực gồm có: Các Phòng Công chứng Nhà nước, UBND cấp huyện, UBND cấp

xã, cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài Bên cạnh đó,

cơ quan tổ chức cấp bản gốc các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính pháp lý cũng có quyền chứng thực bản sao Mặc dù nhiều cơ quan có thẩm quyền công chứng như trên nhưng trong thực tế, đa số người dân có nhu cầu công chứng thường đổ dồn về các Phòng Công chứng gây ra tình trạng quá tải

Luật Công chứng năm 2006 đánh dấu bước phát triển mới trong tổ chức và hoạt động công chứng ở nước ta thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước với mục đích tạo điều kiện cho công chứng Việt Nam phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, là một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện pháp luật về công chứng, đưa hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp, phù hợp với thông lệ quốc tế Sự đan xen hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng tạo điều kiện phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức trong xã hội, người dân có thêm sự lựa chọn khi có yêu cầu công chứng Luật Công chứng 2006 là bộ luật đầu tiên quy định về hoạt động công chứng ở nước ta, gồm 8 chương, 67 điều với các nội dung về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, thủ tục công chứng hợp đồng – giao dịch; lưu trữ hồ sơ, phí công chứng, thù lao công chứng, xử lý vi phạm, khiếu nại, giải quyết tranh chấp

Bên cạnh Luật Công chứng 2006 là sự ra đời của các văn bản có liên quan như Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký nhằm tách bạch phạm vi giữa công chứng, chứng thực Mới hơn là Nghị định 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1 điều 5 về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Nghị định 79/2007/NĐ-CP

Qua 20 năm kể từ khi các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công chứng được ban hành dưới hình thức nghị định, thông tư đến trước ngày Luật Công chứng năm

2006 có hiệu lực thi hành (ngày 01/7/2007), tổ chức và hoạt động công chứng đã trải qua thời kỳ phát triển mang nhiều dấu ấn Trên cả nước chỉ có 393 công chứng viên làm việc tại 131 Phòng công chứng được phân bố tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

7

trong cả nước, nhưng hoạt động công chứng đã được đánh giá là có nhiều đóng góp cho

sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội trong thời kỳ đất nước đổi mới và những năm tiếp theo Hình ảnh công chứng Việt Nam đã được các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài biết đến như địa chỉ tin cậy trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các cá nhân, tổ chức tham gia hợp đồng, giao dịch Đội ngũ công chứng viên của các Phòng công chứng được đào tạo bài bản, có tâm huyết và tinh thông nghề nghiệp, có đủ khả năng đảm nhiệm tư cách công chứng viên trong những năm các Phòng công chứng trên cả nước còn rất mỏng, chế định công chứng còn rất mới mẻ trong xã hội Luật Công chứng năm 2006 đánh dấu bước phát triển mới trong tổ chức và hoạt động công chứng ở nước ta thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước với mục đích tạo điều kiện cho công chứng Việt Nam phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, là một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện pháp luật về công chứng, đưa hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp, phù hợp với thông lệ quốc tế Sự đan xen hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng tạo điều kiện phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức trong xã hội

Do đặc điểm tình hình hình giai đoạn này đã có sự thay đổi, sau nhiều năm thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên toàn quốc đã tăng lên đáng kể, không còn tình trạng ách tắc, quá tải tại các tổ chức hành nghề công chứng nữa Cùng với đó, cơ chế xin - cho trước đây đã được thay thế bằng cơ chế dịch vụ, mà ở đó khách hàng được coi trọng; những tiêu cực trước đây trong hoạt động công chứng cũng không còn Trước tình hình này, ngày 20/6/2014 Quốc hội nước ta đã thông qua Luật công chứng mới Luật công chứng năm

2014 đã giao trở lại cho tổ chức hành nghề công chứng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và thẩm quyền công chứng bản dịch Có thể nói, việc giao trở lại cho tổ chức hành nghề công chứng các thẩm quyền này là phù hợp với tình hình hiện nay, một mặt vừa tạo thêm một “kênh” để người dân lựa chọn, một mặt vừa tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động

Còn với sự ra đời của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì về cơ bản hoạt động chứng thực vẫn được duy trì tại UBND cấp huyện, cấp xã, bên cạnh đó là hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, để đảm bảo phù hợp với điều kiện, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch

đã được đơn giản hóa, đặc biệt là giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực Theo đó, hợp đồng, giao dịch được chứng thực chỉ có giá trị “hình thức,” tức có giá trị pháp lý thấp hơn so với hợp đồng, giao dịch được công chứng Điều này là phù hợp với thực tế vì hiện nay, tại những tỉnh, thành phố lớn nơi có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển thì việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được chuyển giao cho các tổ chức hành nghề công chứng Chỉ tại những địa phương vùng sâu, vùng, xa, vùng kinh tế khó

khăn thì UBND cấp huyện, cấp xã vẫn tiếp tục đảm đương nhiệm vụ chứng thực hợp đồng, giao dịch

Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số

23/2015/NĐ-CP một mặt vừa làm giảm thủ tục cũng như lệ phí cho bà con nơi đây Mặt khác vẫn đảm bảo yêu cầu của pháp luật trong trường hợp giao dịch đó buộc phải có công chứng/chứng thực Chỉ trong trường hợp phát sinh tranh chấp thì do hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị pháp lý thấp hơn nên độ an toàn không cao bằng hợp đồng, giao dịch được công chứng Tuy nhiên, thực tế cho thấy giao dịch diễn ra tại những địa phương này thường là đơn giản, có giá trị nhỏ vì vậy khả năng phát sinh tranh chấp không cao hoặc nếu có cũng không quá khó để giải quyết

1.2 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CÔNG CHỨNG

1.2.1 Khái niệm công chứng

Công chứng với tư cách là một thể chế pháp lý đã hình thành ở nước ta khá sớm, từ những năm 1930 dưới thời Pháp thuộc, nhưng mãi đến năm 1987, thuật ngữ “công chứng” mới bắt đầu được sử dụng một cách rộng rãi

Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề mấu chốt của hoạt động công chứng,

có vai trò lý luận cũng như thực tiễn vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến

mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định được phạm

vi, nội dung, thậm chí đến quyền và nghĩa vụ của những cá nhân, được tổ chức giao cho quyền năng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước Cho đến nay, chúng ta đã có 5 khái niệm khác nhau về công chứng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về công chứng trong các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước ta Cụ thể như sau:

Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước quy định: “Công chứng nhà nước là một hoạt động của nhà nước, nhằm giúp công dân, các cơ quan, tổ chức lập và xác nhận các văn bản sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra những đảm bảo pháp lý

để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa”

Nghị định số 45/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 27 tháng 2 năm 1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước quy định: “Công chứng là việc chứng nhận xác thực các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi tắt là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Các hợp đồng và giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứng cứ”

Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước quy định: “Công chứng là việc chứng nhận xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp

9

của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi tắt là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Các hợp đồng và giấy tờ đã được công chứng nhà nước chứng nhận hoặc Ủy ban Nhân dân cấp có thẩm quyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị tòa án nhân dân tuyên bố là vô hiệu”

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, tại điều 2 quy định: “Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, thương mại và quan hệ xã hội khác (Sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch)

và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này” Đáng chú ý, Nghị định này

đã có sự phân định rõ khái niệm công chứng và chứng thực, điều mà các Nghị định trước đây chưa làm rõ được, bản chất của hành vi công chứng là:“chứng nhận tính xác thực của hợp đồng”, còn hành vi chứng thực lại chỉ là việc “xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân” Như vậy, theo quy định nêu trên, hành vi công chứng chính

là việc xác lập giá trị pháp lý cho văn bản, hợp đồng; còn hành vi chứng thực chỉ đơn thuần là việc sao lại các văn bản, hợp đồng mà thôi

Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Có thể nhận thấy, những khái niệm về công chứng gắn liền với những thay đổi của

xã hội nước ta Ở các giai đoạn phát triển khác nhau thì khái niệm về công chứng rõ ràng

có những thay đổi nhất định Sự thay đổi này thể hiện quan điểm của nhà nước ta về công chứng cũng như trình độ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, nhưng xét về bản chất và mục đích của hành vi thì vẫn không thay đổi

Từ các quy định pháp luật trên đây, có thể hiểu: Công chứng là việc Công chứng viên, theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức hoặc quy định của pháp luật, chứng nhận tính hợp pháp, tính xác thực của các văn bản hợp đồng, giao dịch nhằm đảm bảo lợi ích của nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức3

- Ý nghĩa pháp lý của hoạt động công chứng là bảo đảm giá trị thực hiện cho các

hợp đồng giao ý dịch, phòng ngừa tranh chấp và cung cấp chứng cứ nếu có tranh chấp xảy ra

Như vậy có thể hiểu, Công chứng là hành vi của công chứng viên lập, chứng nhận tính xác thực của các giao dịch nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các chủ thể tham gia giao dịch, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật Văn bản công chứng có giá trị thực hiện và giá trị chứng cứ

3

Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng 2014

Để hiểu sâu thêm khái niệm công chứng, ta xem xét tình huống:

Ngày 1/3/2018, chị M làm hợp đồng mua nhà của anh Q với giá 700 triệu chị M đặt cọc trước 300 triệu, sau ba tháng chị M trả đủ tiền thì anh Q giao giấy tờ nhà Khi chị M đến giao thì quá ba ngày và anh Q không bán nữa và cũng giữ lại 300 triệu tiền cọc (vì trong hợp đồng có thỏa thuận nếu một bên không thực hiện hợp đồng thì phải chịu cọc) Lúc này, nếu chị M muốn mua thì phải trả thêm 100 triệu nữa Chị M không đồng ý, khởi kiện ra tòa yêu cầu một là anh Q tiếp tục thực hiện hợp đồng hoặc phải trả lại tiền cọc

Trước tòa cả hai đều đệ trình hợp đồng mua bán nhà nhưng chưa có công chứng Theo quy định tại Điều 430 Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng mua bán nhà ở phải được lập thành văn bản, có công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Vì vậy, hợp đồng mua bán hợp đồng trên có hiệu lực

Mặt khác, theo quy định tại Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014 về công chứng, chứng thực hợp đồng và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng về nhà ở: Hợp đồng về nhà ở phải

có chứng nhận của công chứng hoặc chứng thực của UBND cấp huyện đối với nhà ở tại

đô thị, chứng thực của UBND xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đây:

- Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;

- Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;

- Thuê mua nhà ở xã hội;

- Bên tặng cho nhà ở là tổ chức

Như vậy, hợp đồng mua bán nhà ở phải có công chứng tại văn phòng công chứng hoặc được chứng thực tại UBND trừ các trường hợp được quy định ở trên Đối với hợp đồng mua bán nhà ở không thuộc trường hợp được ngoại trừ ở trên mà chưa được công chứng, chứng thực thì chưa có giá trị pháp lý, đồng nghĩa với việc quyền sở hữu nhà ở chưa được chuyển giao sang cho người mua

Khi giải quyết vụ việc, Tòa án sẽ coi hợp đồng mua bán nhà ở lập giữa anh A và chị B như một chứng cứ để giải quyết vụ việc

1.2.2 Đặc điểm công chứng

Thứ nhất, công chứng là hành vi do Công chứng viên thực hiện Điều này phân biệt với chứng thực là hành vi do người đại diện của cơ quan hành chính công quyền thực hiện

Công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm tiếp nhận hoặc lập các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng đảm bảo cho các hợp đồng, giao dịch sau khi được chứng nhận có giá trị pháp lý như một văn bản của cơ quan công quyền Công chứng viên Phòng Công chứng là công chức, viên chức nhà nước được hưởng lương từ ngân sách nhà nước; Công chứng viênVăn phòng công chứng không phải là công chức, viên chức nhà nước, lương và các khoản thu nhập khác được trích từ nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và nguồn thu hợp pháp khác từ hợp đồng công chứng

11

Thứ hai, nội dung cơ bản của công chứng là chứng nhận các hợp đồng và lập hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của công dân, tổ chức và chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật

Đây là đặc điểm quan trọng của hoạt động công chứng để phân biệt với các hoạt động mang tính chất hành chính khác của các cơ quan công quyền Việc lập hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật chính là việc tạo nên các văn bản công chứng Lập hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng là việc Công chứng viên, bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình giúp người yêu cầu công chứng thể hiện được ý chí, nguyện vọng của mình được thỏa thuận bằng văn bản, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; hoặc tư vấn, góp ý để người yêu cầu công chứng thể hiện đầy

đủ ý chí, nguyện vọng của mình một cách rõ ràng, chính xác trong các văn bản họ tự lập nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch họ tự lập Nói cách khác, hành

vi của Công chứng viên nhằm xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng hoặc các giao dịch

Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch là vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ Trong pháp luật về tố tụng, khi nói đến chứng cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực, khách quan được coi là chứng cứ Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cũng là do tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó đã được Công chứng viên xác nhận Tính xác thực này được Công chứng viên kiểm chứng và xác nhận ngay khi nó xảy ra trong thực tế, trong số đó có những tình tiết, sự kiện chỉ xảy ra một lần, không để lại hình dạng, dấu vết về sau (ví dụ: Sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng) và do đó, nếu không có Công chứng viên xác nhận thì về sau rất dễ xảy ra tranh chấp mà toà án không thể xác minh được

Chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật là việc Công chứng viên, bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch Đây là điểm khác biệt giữa trường phái công chứng nội dung (công chứng hệ Latine) và trường phái công chứng hình thức (công chứng hệ Anglosason) Trong công chứng hệ Latine thì các hợp đồng, giao dịch hợp pháp mới được Công chứng viên xác nhận, những hợp đồng, giao dịch bất hợp pháp thì bị từ chối công chứng Đặc điểm này của công chứng hệ Latine quy định chức năng phòng ngừa các tranh chấp trong hợp đồng, giao dịch của công chứng

Nội hàm của khái niệm công chứng là tạo lập nên một loại chứng cứ viết, có giá trị pháp lý cao, vì các hợp đồng, giấy tờ này được chứng nhận tính xác thực của nó do những người có thẩm quyền công chứng, chứng nhận nên nó mang dấu ấn của công quyền và trở thành “công chứng thư” Về ngoại diên của khái niệm công chứng bao hàm các loại giấy tờ, hợp đồng mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải công chứng, hoặc cá nhân tổ chức tự nguyện công chứng để những giấy tờ này trở thành một chứng cứ pháp lý

Thứ ba, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thực hiện

Văn bản công chứng do Công chứng viên lập theo trình tự, thể thức bắt buộc, ghi lại chính xác thời gian, không gian, ý chí, nguyện vọng cũng như năng lực chủ thể của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch Văn bản công chứng trước hết nhằm tạo lập giá trị thực hiện giữa các bên tham gia giao dịch, hợp đồng bằng việc ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ pháp lý không thể bác bỏ buộc các bên phải thực hiện đúng các cam kết đã xác lập, đồng thời có giá trị pháp lý cả với bên thứ ba Thứ tư, Nhà nước thực hiện sự quản lý đối với tổ chức và hoạt động công chứng Hoạt động công chứng là hoạt động mang tính dịch vụ công Công chứng là một biện pháp phòng ngừa tranh chấp, giúp công dân, tổ chức thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình bằng pháp luật Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, cung cấp chứng cứ cho hợp đồng tư pháp nhưng hoàn toàn khác với hoạt động của các cơ quan tư pháp Trước đây, công chứng ở Việt Nam hoàn toàn do các cơ quan nhà nước thực hiện, mang tính quyền lực nhà nước Hiện nay, theo Luật Công chứng năm

2006, tổ chức hành nghề công chứng gồm Phòng Công chứng (do UBND cấp tỉnh thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở và con dấu riêng) vàVăn phòng công chứng (do Công chứng viên thành lập, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp) Cả 2 loại hình này đều đặt dưới sự quản lý của nhà nước

1.3 PHẠM VI CÁC VIỆC CÔNG CHỨNG VÀ PHÂN BIỆT CÔNG CHỨNG VỚI CHỨNG THỰC

1.3.1 Phạm vi các việc công chứng

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

Như vậy, cùng với việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao

dịch dân sự khác bằng văn bản, khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014 quy định:

“Công chứng viên có quyền chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã

hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Đi kèm với quy định này, khoản 1 Điều 61 Luật công chứng năm 2014 quy định rõ:

“Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện”

13

Quy định này nhằm tạo thuận lợi hơn cho người dân khi có nhu cầu sử dụng bản dịch có công chứng, tránh việc khi phát hiện sai sót trong bản dịch thì người dân không biết phải tìm ai để yêu cầu bồi thường Việc quy định rõ cộng tác viên dịch thuật phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện cũng là cơ sở để bảo đảm nâng cao trách nhiệm của người phiên dịch trong quá trình này

Bên cạnh đó, Luật công chứng năm 2014 đã mở rộng phạm vi hoạt động của các tổ

chức hành nghề công chứng, của công chứng viên khi Điều 73 của Luật quy định: “Công

chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực”

Quy định này nhằm tạo thuận lợi hơn cho người dân trong việc lựa chọn và tiếp cận loại hình dịch vụ công này, trong khi Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp

xã vẫn thực hiện các công việc chứng thực theo quy định tại Nghị định số

23/2015/NĐ-CP như hiện nay; đồng thời giảm bớt sự quá tải của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trong việc chứng thực

1.3.2 Phân biệt công chứng và chứng thực

Nếu công chứng được nêu với khái niệm như trên thì Chứng thực được quy định cụ thể tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP dựa trên hai khía cạnh sau: Một là: Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực Hai là: Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch

Nếu công chứng được thực hiện bởi cơ quan bổ trợ tư pháp hoặc Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp,

có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng) hoặc Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu

và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác) thì hoạt động chứng thực Chủ yếu cho cơ quan nhà nước thực hiện (hầu hết khách hàng muốn thực hiện Sao y bản chính đều đến các UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp) hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh

sự của Việt Nam ở nước ngoài và cũng có thể thực hiện bởi Công chứng viên Chứng thực cũng tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện ở các cơ quan khác nhau

Về bản chất, một yếu tố quan trọng để phân biệt hai khái niệm trên, đó là: Công chứng bảo đảm được nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro, nhờ đó công chứng mang tính pháp lý cao hơn Còn chứng

thực nhằm chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức

Về tính giá trị pháp lý, rõ ràng hoạt động công chứng mang lại giá trị cao hơn, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch

Còn hoạt động chứng thực thì bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành

vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch4

Từ những phân tích trên, nhận thấy được công chứng là một lĩnh vực đòi hỏi những

kỹ năng pháp lý nhất định để có có thể xác nhận được giá trị của giao dịch, cần phải có đội ngũ Công chứng viên được đào tạo bài bản để có thể bảo đảm sự chính xác và cũng là

cơ sở để giải quyết các tranh chấp trước cơ quan có thẩm quyền

1.4 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC

1.4.1 Thành lập cơ quan công chứng

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng được nêu rõ tại điều 18 Luật Công chứng 2014 Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định pháp luật và phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ

a Phòng Công chứng

Phòng Công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng Người đại diện theo pháp luật của Phòng Công chứng là Trưởng phòng Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số

4

15

thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng Công chứng được thành lập (ví dụ: Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum, Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh…) Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy, được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập

Việc thành lập Phòng Công chứng được căn cứ dựa trên tình hình nhu cầu công chứng của địa phương đó, các cơ quan ban ngành như: Sở Tư Pháp phối hợp cùng Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày UBND cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:

Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng

Trong trường hợp UBND cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định pháp luật

Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề

án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định

Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày UBND cấp tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng

Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh

khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc (ví dụ: Văn Phòng Công chứng Quách Cao Yềm, Văn Phòng Công chứng Hoàng Trần Vinh…)

Cũng giống như Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng có con dấu (con dấu không có hình quốc huy) và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

Về quy trình thành lập, các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải

có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề

án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do Trong thời hạn 90 ngày

kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng

ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có)

Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động

Khi thay đổi một trong các nội dung hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng

ký nội dung thay đổi tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động Việc thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng sang huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập phải được UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định và phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng

17

Về các vấn đề liên quan phát sinh như: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động, thay đổi thành viên hợp danh hay chuyển nhượng, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của Văn phòng Công chứng cũng được quy định cụ thể tại các điều 26, 27, 28, 29, 30, 31 của Luật Công chứng 2014 Nhìn chung, Văn phòng Công chứng cũng hoạt động dựa trên mô hình của công ty hợp danh, vì vậy các vấn đề liên quan đến thành lập, hoạt động và chấm dứt cũng tuân thủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2015

Về tổ chức hành nghề công chứng: Luật công chứng năm 2014 cũng có những thay đổi so với Luật công chứng năm 2006, cụ thể: Luật này quy định khuyến khích phát triển Văn phòng công chứng theo định hướng xã hội hóa, quy định: trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng, Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định Nếu không chuyển đổi được thì mới giải thể Phòng công chứng (Điều 21)

Nếu Luật công chứng năm 2006 cho phép tồn tại song song hai loại hình doanh nghiệp đó là: Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân và Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thì Luật công chứng năm 2014 chỉ cho phép Văn phòng công chứng được thành lập theo một loại hình công ty hợp danh và quy định rõ Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn

Một điểm mới không thể không kể đến trong Luật công chứng năm 2014 đó là siết chặt hơn quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng, cụ thể: Khoản 3 Điều 22 quy định: “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá và đạo đức”

Về hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng: Đây là những quy định hoàn toàn mới của Luật công chứng năm 2014 so với Luật công chứng năm 2006 UBND cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền xem xét việc hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng tại địa phương mình quản lý Đặc biệt, đối với việc chuyển nhượng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, Luật công chứng năm 2014 đã quy định khá chặt chẽ về điều kiện của công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng, cụ thể: Khoản 2 Điều 29 quy định: “Công chứng viên nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau đây: Đã hành nghề công chứng từ

02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng; Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng; Cam kết

kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng” Tuy nhiên, điều luật này cũng quy định: công chứng viên đã chuyển nhượng văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng

Vấn đề ở đây chính là việc xác định văn phòng công chứng không phải là một doanh nghiệp đang tạo ra những bất lợi cho các văn phòng công chứng so với các doanh nghiệp và điều này dẫn đến hệ quả là không thúc đẩy việc phát triển nguồn công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng Cụ thể, Luật Công chứng năm 2014 quy định văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, nhưng văn phòng công chứng lại không phải là công ty hợp danh (doanh nghiệp), nên không có thành viên góp vốn Trong khi đó, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, thì ngoài các thành viên hợp danh, công ty hợp danh có thể có thêm thành viên góp vốn Như vậy, việc hạn chế không cho phép văn phòng công chứng có thành viên góp vốn đã dẫn đến hạn chế nguồn tài chính của văn phòng công chứng, trong khi nguồn tài chính này sẽ mang lại những lợi thế nhất định nào đó cho chính các văn phòng công chứng như việc sử dụng nguồn tài chính

để mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các công chứng viên với mức cao nhất có thể, đều này vừa tránh được tình trạng các văn phòng công chứng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng, vừa tránh tình trạng các văn phòng công chứng chỉ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các công chứng viên của văn phòng công chứng với mức thấp nhất hoặc rất thấp để hoàn thành nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, khi có rủi ro nghề nghiệp xảy ra thì không đủ khả năng để đền bù thiệt hại, ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng công chứng hoặc nguồn tài chính sẽ được các văn phòng công chứng đầu tư vào việc xây dựng trụ sở của văn phòng công chứng, mua sắm các loại máy móc, thiết bị như máy soi, chụp, kiểm tra giấy tờ giả, đầu tư vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tra cứu các thông tin về hợp đồng, giao dịch để phục vụ cho hoạt động của văn phòng công chứng được tốt hơn, đảm bảo an toàn cho các công chứng viên khi ký công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản

Mặt khác, theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP thì “Công chứng viên đang là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc đang là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng không được tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng” Như vậy, dù văn phòng công chứng không phải là doanh nghiệp nhưng thành viên hợp danh của văn phòng công chứng lại chịu sự điều chỉnh như thành viên hợp danh của công ty hợp danh là doanh nghiệp Đây là sự không công bằng đối với công chứng viên hợp danh của các văn phòng công chứng, vì quy định này hạn chế quyền được nhận chuyển đổi Phòng công chứng của các công chứng viên hợp danh của các văn phòng công chứng để đầu tư, mở rộng phạm vi hoạt động, cung cấp dịch vụ công của các công chứng viên hợp danh của các văn phòng công chứng Ngoài ra, vì văn phòng công chứng không phải là doanh nghiệp, nên trong quá trình hoạt động, các văn phòng công chứng không được mở các chi nhánh, văn phòng đại diện để mở rộng phạm

vi hoạt động mình Điều này cũng hạn chế hoạt động của các văn phòng công chứng được thành lập ở những địa bàn vùng sâu, đi lại khó khăn có số lượng hợp đồng, giao dịch ít trong việc cạnh tranh với các văn phòng công chứng được thành lập ở những địa

19

bàn trung tâm có lợi thế về số lượng hợp đồng, giao dịch nhiều Thiết nghĩ, để huy động được nguồn công chứng viên tham gia thành lập các văn phòng công chứng, thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng, trong giai đoạn hiện nay khi mà thể chế pháp luật để điều chỉnh tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng chưa hoàn thiện thì pháp luật cần xem xét có cơ chế đặc thù nhằm tạo điều kiện cho hoạt động công chứng phát triển Đó là việc xem xét sửa đổi quy định nghiêm cấm văn phòng công chứng mở

cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của văn phòng công chứng Vì việc cho phép các văn phòng công chứng được mở các cơ sở hay địa điểm giao dịch mang lại rất nhiều các lợi ích Để hoạt động công chứng phát triển lành mạnh, thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng, pháp luật cần phải có cơ chế điều chỉnh phù hợp, tương thích với tính chất, tổ chức và hoạt động của các văn phòng công chứng, đảm bảo cho các văn phòng công chứng được cạnh tranh với nhau một cách lành mạnh trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng Có như vậy hoạt động công chứng tại Việt Nam mới có thể phát triển được và phát triển theo xu hướng hội nhập với khu vực và thế giới

vụ, trách nhiệm, vai trò của công chứng viên khi thi hành công việc được giao Đồng thời, đây cũng là nguyên tắc để công chứng viên cần thận trọng khi xem xét ký vào văn bản công chứng

Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng5

Những tiêu chuẩn đó bao gồm: Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

- Có bằng cử nhân luật;

- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi

đã có bằng cử nhân luật;

- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (Thời gian đào tạo nghề công chứng là

12 tháng và được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (Thuộc

5

Khoản 2, điều 2 Luật Công chứng 2014

trường hợp miễn đào tạo nghề công chứng Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng và được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng);

- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng Người tập sự

có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự Người tập sự phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi

có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự Thời gian tập sự hành nghề công chứng là

12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và

06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng Thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính từ ngày đăng ký tập sự Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải có công chứng viên đáp ứng điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều này và có cơ sở vật chất bảo đảm cho việc tập sự Tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên hướng dẫn người tập sự Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải có ít nhất 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng Công chứng viên

bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng thì sau 12 tháng kể từ ngày chấp hành xong quyết định kỷ luật, quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới được hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng Tại cùng một thời điểm, một công chứng viên không được hướng dẫn nhiều hơn hai người tập sự Khi hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả tập sự có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự gửi đến Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký tập sự; được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng Người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng);

- Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng

Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được gửi đến Sở Tư pháp nơi người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm; trường hợp từ chối đề nghị thì phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản và hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên của Sở Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối bổ nhiệm phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do, gửi cho Sở Tư pháp và người đề nghị bổ nhiệm

21

Những trường hợp không được bổ nhiệm Công chứng viên bao gồm:

- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm

do cố ý

- Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về

xử lý vi phạm hành chính

- Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự

- Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành

- Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư

Theo điều 17 Luật Công chứng 2014, Công chứng viên có các quyền sau đây: Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng; Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng; Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này; Đề nghị cá nhân,

cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng; Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức

xã hội;

Bên cạnh đó, Công chứng viên có các nghĩa vụ cần phải tuân thủ trong hoạt động nghề nghiệp sau đây: Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng; Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng; Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng; Giữ

bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm; Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng

về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh; Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên; Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên; Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan