Một số giải pháp nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty tnhh mtv mía đường ttc attapeu btcn

Để quản trị công tác nguyên vật liệu từ khi thu mua, vận chuyển cho đến khâu dự trữ vật tư, thì phải tổ chức tốt công tác quản lý, kiểm tra và giám sát việc đảm bảo tính kịp thời cung cấ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGUYỄN THỊ LAN HƯƠNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH

MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH

MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : TH.S PHAN THỊ THANH TRÚC

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC CÁC BẢNG iv

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 1

3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu đề tài 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 3

1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG 3

1.1.1 Khái niệm hoạt động mua hàng 3

1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của công tác quản trị mua hàng 7

1.2 QUY TRÌNH CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG 8

1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng 8

1.2.2 Triển khai kế hoạch mua hàng 9

1.2.3 Đánh giá và kiểm soát quá trình mua 11

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 12 1.3.1 Các nhân tố bên trong 12

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài 13

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 14

2.1 VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY 14

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 14

2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty 14

2.1.3 Đặc điểm sản phẩm kinh doanh của công ty 17

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 18

2.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 19

2.2.1 Tình hình mua hàng trong năm (vụ 2017 – 2018) 19

2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng 23

2.3 CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY 25

2.3.1 Đối với nhu cầu mua hàng tại công ty 25

2.3.2 Đối với tìm và lựa chọn nhà cung cấp 26

2.3.3 Đối với công tác thương lượng và đặt hàng 28

2.3.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhân hàng hóa 29

2.3.5 Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện 29

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA

HÀNG CHO CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 31

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 31

3.2 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG 31

3.2.1 Về công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty 31

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp 31

3.2.3 Công tác kiểm tra bàn giao và nghiệm thu hàng hóa 34

3.2.4 Bổ sung công tác đánh giá kết quả mua hàng vào quá trình quản trị 34

3.3 TỔ CHỨC NHÂN SỰ THỰC HIỆN QUY TRÌNH MUA 35

KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

TTC GROUP Tập Đoàn Thành Thành Công

HAGL Hoàng Anh Gia Lai

HAGL Sugar Công ty TNHH Mía đường Hoàng Anh Gia Lai

SXKD Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC CÁC BẢNG

1.1 Những lợi thế của việc mua từ một hay nhiều nguồn 5 2.1 Một số chỉ tiêu cơ bản về hoạt động kinh doanh 18 2.2 Báo cáo cập nhật mua hàng 19 2.3 Báo cáo cuối vụ năm 2017- 2018 20 2.4 Danh sách nhà cung cấp theo nhóm hàng 24 3.1 Phiếu đánh giá nhà cung cấp 32

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

2.1 Tỷ lệ mua hàng tại các quốc gia của công ty 22 2,2 Tỷ lệ mua hàng từ Việt Nam của công ty 22

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

1.1 Quy trình quản trị mua hàng 8 1.2 Các bước hoạch định nguồn hàng 8 1.3 Quá trình triển khai quá trình mua hàng 9 1.4 Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng 11 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty 15 2.2 Danh mục theo dõi mua sắm vật tư vụ 2017 – 2018 21 2.3 Quy chế mua sắm công ty 26

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế, là đơn

vị trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm Cũng như bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào khác, doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh lĩnh vực mía đường trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình đều phải tính toán các chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu về Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay, muốn tối đa hóa chi phí thì doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị nguyên vật liệu một cách hợp lý và mang lại hiệu quả

Để quản trị công tác nguyên vật liệu từ khi thu mua, vận chuyển cho đến khâu dự trữ vật tư, thì phải tổ chức tốt công tác quản lý, kiểm tra và giám sát việc đảm bảo tính kịp thời cung cấp nguyên vật liệu khi cần và dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty để

từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiết trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm tiết kiệm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Ngoài ra, muốn đạt được điều đó doanh nghiệp phải có một lượng vốn lưu động và sử dụng nó một cách hợp lý vừa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất vừa tiết kiệm chống mọi hiện tượng lãng phí, xâm phạm đến tài sản doanh nghiệp

Trong tất cả các chi phí mà doanh nghiệp bắt buộc phải chi thì khâu mua sắm nguyên vật liệu cho doanh nghiệp nó chiếm hơn phân nữa tổng chi phí mà doanh nghiệp

bỏ ra để tồn tại và duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp kể cả hoạt động mua hàng thường xuyên hay không thường xuyên Chính vì lẽ đó, khâu quản trị nguyên vật liệu và hoạt động mua sắm tại doanh nghiệp nó là yếu tố quyết định then chốt đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Và đó cũng chính là câu trả lời cho câu hỏi vì sao các Tập đoàn lớn, các công ty lớn trong lĩnh vực sản xuất họ thành công? Vì họ

có một bộ phận và quy trình mua hàng cũng như quản trị nguyên vật liệu chặt chẽ và hợp

lý Và thường hoạt động đó là do các nhà lãnh đạo cấp cao tại doanh nghiệp trực tiếp quản trị và điều hành

Xuất phát từ những lý do trên cộng với quá trình trải nghiệm thực tế tại doanh nghiệp với vị trí như một nhân viên phòng cung ứng xuất nhập khẩu Với sự chỉ bảo của quý anh, chị cán bộ, công nhân viên đang công tác và làm việc tại Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu cùng các thầy cô giáo, giảng viên hướng dẫn Trường Phân hiệu

ĐHĐN tại Kon Tum đã giúp đỡ tôi, Tôi đã mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu” nhằm làm sáng tỏ những vấn đề vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để từ đó

có thể hoàn thiện bổ sung kiến thức tôi đã học Đồng thời, cũng mong muốn góp một phần nhỏ sức lực, trí tuệ của mình cống hiến vào quá trình hoàn thiện khâu quản trị nguyên vật liệu tại quý công ty góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện mục tiêu chung là dựa trên cơ sở lý luận và phân tích, đánh giá thực

trị mua hàng của công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, đề tài hướng đến các mục tiêu cụ thể:

Hệ thống hóa được những lý luận cơ bản về hoạt động mua hàng và công tác quản trị mua hàng

Phân tích, đánh giá và kết quả hoạt động mua hàng và công tác quản trị mua hàng trong vụ 2017 – 2018 của công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

Đề xuất giải pháp nâng cao công tác quản trị mua hàng cho công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

3.1 Phạm vi nghiên cứu

Nhằm giới hạn phạm vi nghiên cứu theo như mục tiêu đề ra, đề tài tập trung xem xét, phân tích đánh giá các yếu tốt nằm trong phạm vi sau:

Địa điểm nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

Thời gian nghiên cứu: Số liệu được thu thập trong vụ 2017 – 2018 tại Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động mua hàng và công tác quản trị mua hàng của công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát thực tiễn: Quan sát thực tế quy trình mua hàng, hoạt động công tác quản trị mua hàng để có cái nhìn thực tiễn và tổng quan

Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập thông tin cần thiết về hoạt động mua hàng, đồng thời thu thập thêm thông tin trên báo, internet,

Phương pháp phân tích, so sánh: Phân tích, so sánh số liệu theo chỉ tiêu tuyệt đối và tương đối về tình hình hoạt động mua hàng

5 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục các ký hiệu chữ viết tắt, danh mục các bảng, danh mục các hình, danh mục các biểu đồ, danh mục tài liệu tham khảo và xét của cán bộ hướng dẫn, giáo viên hướng dẫn thì kết cấu nội dung của bài báo cáo tốt nghiệp bao gồm những nội dung sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị mua hàng

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG

1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG

1.1.1 Khái niệm hoạt động mua hàng

a Khái niệm

Hoạt động mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là một quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp

b Vị trí của hoạt động mua hàng

Bộ phận mua hàng thực hiện những hoạt động có vị trí rất quan trọng trong các tốt chức, bởi vì:

Các chí phí về hàng hóa và dịch vụ thường chiếm hơn phân nữa các chi tiêu của công ty

Thực hiện các quan hệ giưa công ty và bên ngoài cụ thể là với mạng lưới cung cấp,

nó ảnh hưởng rất lớn đến thành công dài hạn của công ty

Tác động khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổ chức

c Vai trò của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Bộ phận mua sắm thường được đặt dưới sự chỉ đạo từ quản trị cấp cao Để hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động mua hàng năm 1972 trong cuộc điều tra của tạp chí Purchasing với 500 người thực hiện cung ứng trả lời cho câu hỏi: “báo cáo cho ai?”

d Các loại nhu cầu mua hàng

Việc mua hàng tiến hành trong nhiều tình huống, tuy vậy chúng ta có thể chia thành

2 nhóm chính

Nhóm 1 – mua sắm không thường xuyên số lượng ít có giá trị bằng tiền nhỏ

Nhóm 2 – mua sắm một lần, hoặc không thường xuyên với giá trị lớn

Nhóm 3 – mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp

Các hình thức mua sắm trong nhóm 1 có chi phí đặt hàng có khi lớn hơn chi phí cho mặt hàng Công ty có thể xây dựng các chính sách cho phép các nhân viên mua sắm hàng hóa một các trực tiếp

Mua sắm ở nhóm 2 và 3 với khối lượng lớn có thể giao cho những người mua chuyên nghiệp hay một công ty cung ứng được ủy quyền đặc biệt với nhóm 2 nên tận dụng kinh nghiệm mua sắm của các công ty chuyên về cung ứng các mặt hàng này

Các hình thức mua sắm khối lượng lớn thước nhóm 3 có thể phải được cung ứng theo đơn đặt hàng khối lượng lớn trong một khoảng thời gian nhất định Các đơn hàng mua sắm khối lượng lớn trong thời gian dài, cần xác định cụ thể thời gian giao hàng có thể rất có lợi rong việc tận dụng khả năng giảm giá tạo điều kiện ổn định kinh doanh cho người cung cấp

e Mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận mua sắm

Mục tiêu của bộ phân mua sắm trước hết là đảm bảo cung cấp hàng hóa, vật tư đúng quy cách đúng số lượng với giá cả hợp lý và hơn nữa duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu dài cho công ty

Nhiệm vụ cơ bản của một bộ phận mua sắm bao gồm:

- Một là, định vị, ước lượng và phát triển nguồn nguyên vật liệu, người cung cấp, các dịch vụ công ty cần

- Hai là, đảm bảo các mối quan hệ với các nguồn cung ứng trên các phương diện như: chất lượng thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, mức thu nhập,…

- Ba là, tìm các vật liệu mới, các sản phẩm mới, các nguồn mới tốt hơn vì thế có thể đánh giá khả năng sử dụng của công ty

- Bốn là, cung cấp hợp lý các mặt hàng cần thiết với mức giá cả thích hợp, với chất lượng yêu cầu và sử dụng các cuộc thương lượng cần thiết để thực hiện các hoạt động này Giá trị thấp nhất phải được hiểu là các chi phí bao gồm cả đời sông sản phẩm, khả năng phục vụ và chi phí bảo quản

- Năm là, đề xướng và phối hợp các chương trình cắt giảm chi phí, phân tích giá trị, nghiên cứu mua hay làm, phân tích thị trường, hoạch định dài hạn nếu cần

- Sáu là, duy trì các mối quan hệ mật thiết giữa các bộ phận trong phạm vi xí nghiệp, công ty và giữa công ty với người cung cấp tiềm tàng

- Bảy là, giữ vững trong nhận thức hàng đầu về các chi phí của tất cả ngững gì mà công ty mua được và bất kỳ những thay đổi thị trường có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và

sự tăng trường tiềm năng của công ty

f Các bước của hoạt động mua sắm

Trình tự thực hiện hoạt động mua sắm

Bước 1: bộ phận mua sắm xác nhận các yêu cầu từ các bộ phận chức năng khác, hay người hoạch định tồn kho

Bước 2: xác định các đặc trưng kỷ thuật và chủng loại thương mại cần phải đáp ứng

Bước 3: gộp nhóm các mặt hàng giống nhau hoặc có thể mua từ một nhà cung cấp

Bước 4: hỏi giá đối với các nguyên vật liệu đặc biệt

Bước 5: đánh giá các mặt hàng về giá cả, chất lượng về khả năng giao hàng

Bước 6: chọn nhà cung cấp

Bước 7: theo dõi xem các đơn đặt hàng có đến đúng hạn không

Bước 8: theo dõi việc tiếp nhận để xem các đơn hàng đã đến và có đảm bảo chất lượng hay không

Bước 9: lưu trữ tài liệu về sự đúng hẹn, giá cả chất lượng làm cơ sở để đánh giá nghiệp vụ bán

Trước khi hoàn thành các hợp đồng mua sắm khối lượng lớn các mặt hàng giống nhau cần có ý kiến của các lĩnh vực chức năng khác nhau, để có quyết định mua từ một nguồn hay nhiều nguồn quyết định này dựa trên phân tích các lợi thế của việc mua từ một nguồn và nhiều nguồn như sau:

Bảng 1.1 Những lợi thế của việc mua từ một hay nhiều nguồn

Một nguồn Nhiều nguồn Khả năng và năng lực thương lượng các

khoản chiết khấu khối lượng lớn

Giảm các công việc giấy tờ và các cố gắng

phối hợp

Nhà cung cấp thích hơn so với việc dự

phần

Số lượng các thiết đặt và các công cụ đặc

biệt cho sản xuất giảm

Rủi ro gián đoạn nhà cung cấp giảm

Sự cạnh tranh giữa những nhà cung cấp tăng

Có thể xuất hiện những nhà cung cấp mới

để xem xét lại vấn đề quyết định một nguồn hay nhiều nguồn

Nguồn: Giáo trình quản trị sản xuất – nhà xuất bản tài chính

Việc này có thể thực hiện bởi một nhóm chuyên gia kỹ thuật sản xuất và cung ứng xem xét các sản phẩm mới đang tồn tại để bảo đảm các chi tiêu là hợp lý

h Phân tích mua hay làm

Một công ty có thể quyết định xem đó có thực hiện hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị khác cung ứng cho nó về một chi tiết, bộ phận sản phẩm nào đó Tình huống này xuất hiện khi nó có khả năng sản xuất nhưng cần đánh giá lại cách thức sử dụng có hiệu quả

Các tình huống khá đặc biệt khi xem xét vấn đề này là: một công ty có thể sử dụng mức thấp của một loại chi tiết hay bộ phận nào đó, nhưng nó có các thiết bị chuyên dùng

và điều kiện sản xuất rất tốt cho chi tiết, bộ phận đó, nó có thể nghiên về việc quyết định trở thành một người cung cấp

Có nhiều đơn vị sử dụng một loại mặt hàng từ một nguồn bán làm tổng hợp nhu cầu tăng lên đủ lớn, người bán có thể bán với chi phí thấp hơn so với các đơn vị cùng sản xuất

Nếu nhu cầu về sản phẩm nhỏ đến mức không đủ hấp dẫn những người bán, công ty

có thể buộc phải sản xuất

Có thể có công ty đồng thời duy trì nguồn bên ngoài (mua) và nguồn bên trong (sản xuất) để tránh rủi ro trong cung cấp

Ngoài các tình thế như trên công ty có thể thiên về quyết định sản xuất với các lý do sau:

- Một là, chi phí thấp hơn vì công ty không phải chịu chi phí quản lý và lợi nhuận

có trong giá trị sản phẩm mua ngoài

- Hai là, đảm bảo sẵn sàng cung cấp cao

- Ba là, tăng khả năng quản lý chất lượng

- Bốn là, sẵn có thiết bị và chuyên môn

- Năm là, muốn giữ bí quyết

- Sáu là, tiết kiệm chi phí vận chuyển

Quyết định mua từ bên ngoài có thể được chọn ví lý do như là:

Giành các khả năng của mình đâu tư cho các cơ hội khác có lợi hơn

Điều chỉnh khả năng sản xuất của công ty

Mềm dẽo hơn với các biến đổi của nhu cầu, chớp lấy cơ hội nhanh chóng

k Các mối quan hệ với người bán

Nền kinh tế phát triển đặt công ty vào các mối quan hệ kinh doanh ngày càng phức tạp Một công ty có thể pphuj thuộc vào rất nhiều ông ty khác về hàng hóa, dịch vụ, các nguyên liệu, các chi tiết, bộ phận sản phẩm, các quan hệ này có thể vượt ra khỏi biên giới quốc gia

Quan hệ với người bán quan trọng hầu như với tất cả các dạng sản xuất nó không chỉ ảnh hưởng đến khả năng sinh lời hiện tại, mà ảnh hưởng đến vị thế chiến lươc của công ty

Bộ phận mua sắm cẩn phải chỉ định rõ ràng, đầy đủ các đặc điểm của người bán Do

đó, nó luôn có các thành tựu mong muốn nhanh nhất và duy trì tốt các quan hệ với khách hàng

Công ty phải thường xuyên đánh giá lại các thành tích của người bán qua các thông

số như sau: kiểu mẫu các đặc điểm, độ lệch chuẩn cảu chất lượng,… công ty cũng cần phải có các trao đổi thông tin về chất lượng sản phẩm, thủ tục đánh giá chất lượng,… thường xuyên xem xét lại quyết định mua sắm từ một nguồn hay nhiều nguồn

1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của công tác quản trị mua hàng

a Khái niệm

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

b Mục tiêu

Do mua hàng là khâu cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh và là điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi phí thấp nhất

Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hoạt động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:

- Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

- Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệu vụ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

- Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo tài chính của doanh nghiệp

- Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Mục tiêu quan trọng trong quá trình mua hàng là mua đúng đủ kịp thời về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian và chi phí mua thấp nhất

Đảm bảo hàng mua phải đủ về số lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn quá trình kinh doanh sản xuất làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng thì sẽ gây ứ đọng vốn và còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên, do phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên vật liệu, cho kho bãi của doanh nghiệp Tất cả những điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Đảm bảo hàng mua phải đúng chủng loại mong muốn và đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu vật tư cần mua Đúng chủng loại các yếu tố cấn mua là yêu cầu

Đảm bảo mua hàng với chi phí mua thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sàn phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh tranh chiếm vị trí trên thị trường

Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.2 QUY TRÌNH CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG

Hình 1.1 Quy trình quản trị mua hàng 1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua bao gồm nội dung sau: Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị hàng mua, xác định nguồn hàng mua, xác định chính sách thời điểm mua

a Xác định số lượng, cơ cấu nguồn hàng

Theo quan điểm hậu cần, có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức sau: M

N: Lượng hàng hóa đã đặt mua hoặc kí kết hợp đồng

Trên cơ sở tính số lượng hàng hóa mua, dự tính giá mua, có thể xác định được tổng giá trị hàng hóa trong kỳ kế hoạch nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí vốn mua và các chỉ tiêu khác trong kinh doanh

b Hoạch định nguồn hàng

Thông thường có 4 giai đoạn chọn lựa nhà cung cấp như hình:

Hình 1.2 Các bước hoạch định nguồn hàng

Giai đoạn thử nghiệm

Đạt yêu cầu

Đối với tổ chức thì việc có được một nhà cung ứng tốt là tiền đề để tạo năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp

- Giai đoạn khảo sát: Là giai đoạn thu thập thông tin về nhà cung ứng có thể từ nhiều nguồn khác nhau có thể từ hồ sơ cũ hay các phương tiện thông tin đại chúng hay internet

- Giai đoạn lựa chọn: Phân tích đánh giá điểm mạnh điểm yếu: So sánh với tiêu chuẩn đặt ra trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung ứng đạt yêu cầu Đến thăm nhà cung ứng trên cơ sở đó lựa chọn nhà cung ứng chính thức lâu dài

- Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng: Bước chuẩn bị, bước tiếp xúc, bước đàm phán bước kết thúc đàm phán, đặt hàng kí kết hợp đồng và rút kinh nghiệm

- Giai đoạn thử nghiệm: Đạt yêu cầu: quan hệ lâu dài còn nếu không đạt: chọn nhà cung ứng khác

- Mua hỗn hợp là: mua ngay hay mua trước trong khi giá trên thị trường có biến động

1.2.2 Triển khai kế hoạch mua hàng

Hình 1.3 Quá trình triển khai quá trình mua hàng

a Xác định nguồn hàng và phương thức mua

Có 3 phương thức mua:

- Mua lại thẳng : Phương thức này được áp dụng với những đơn hàng không có điều chỉnh, không phải thương lượng với nguồn hàng Phương thức mua này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng đơn giản từ người mua Những nguồn hàng đang cung ứng thường nỗ lực nâng cao mối quan hệ này

- Phương thức mua lại có điều chỉnh: phương thức này áp dụng với nguồn hàng

Nguồn hàng

lượng điều chỉnh đi đến thống nhất giữa người bán và người mua Nếu thương lượng không được thì phải chuyển nguồn hàng

- Phương thức mua lại mới: Là bắt đầu tạo lập quan hệ với nguồn hàng trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, hoặc không triển khai được phương thức có điều chỉnh, xuất hiện nguồn hàng mới với đề nghị hấp dẫn Lúc này cần xác định lại nguồn hàng và thiết phân tích và lựa chọn nguồn hàng

- Xác định nhà cung ứng: Sau khi lựa chọn được danh sách nhà cung ứng thì doanh nghiệp phải tìm ra nguồn hàng chính thức Căn cứ vào tình thế mua, danh sách lựa chọn nhà cung ứng kết quả lựa chọn nhà cung ứng lần trước và sự xuất hiện của nhà cung ứng mới để tìm ra nguồn hàng phù hợp với tình thế diễn biến thị trường

b Đặt hàng và kí kết hợp đồng

Tùy thuộc vào phương thức mua mà có hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, đối với phương thức mua lại khác thì cần tiến hành thương lượng và kí kết hợp đồng mua bán

Giao nhận là quá trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh nghiệp

Có thể tại nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần của người mua Tiếp nhận hàng hóa là hệ thống mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng chất lượng hàng hóa nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo các văn bản pháp lí quy định

Tiếp nhận số lượng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giaoo nhận hàng hóa về mặt lượng

Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất các bên tham gia giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập

d Vận chuyển

Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp mua hàng, như thế tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán Nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận chuyển hàng hóa trong mua (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận chuyển hàng hóa) Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có phương án vận chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất Thường

có 2 phương thức vận chuyển:

1 Vận chuyển thẳng: Là sự di động hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở hậu cần của khách hàng mà không qua bất kì một kho trung gian nào

2 Vận chuyển qua kho: Là sự di chuyển mà trong đó, hàng hóa từ nguồn hàng cung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất khâu kho

e Hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng

Là quá trình tập hợp dữ liệu, thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm soát hoạt động mua hàng Hạch toán nghiệp vụ mua hàng thường được tiến hành theo nguồn hàng và theo nhóm, mặt hàng kinh doanh Phương thức hoạch toán là ghi sổ và sử dụng biểu đồ

1.2.3 Đánh giá và kiểm soát quá trình mua

Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh để thực hiện mục tiêu mua hàng Và được tiến hành theo mô hình sau:

Hình 1.4 Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng

Các tiêu chuẩn đánh giá:

Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng mua về số lượng chất lượng

cơ cấu

Tiêu chuẩn hoạt động: Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao hàng

Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong mua

Qua đó xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, và quản trị hoạt động mua hàng hiệu quả hơn

Xác định chỉ tiêu

đo lường

Thiết lập tiêu chuẩn so sánh

Đo lường kết quả mua hàng

Thực hiện hành động điều chỉnh

Tiếp tục theo dõi việc mua hàng So sánh kết

quả với tiêu chuẩn Đáp ứng

Không đáp ứng

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 1.3.1 Các nhân tố bên trong

a Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng, vì vậy quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý

b Kế hoạch chi tiết

Công tác hoạch định mua hàng mà nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lý phải đảm bảo cung cấp hàng mua đúng đủ kịp phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh

c Kết quả kinh doanh

Kết quả kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả kinh doanh

d Các nguồn lực của doanh nghiệp

- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp

- Cơ sở vật chất kỹ thuật: Là tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp

có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn và tốt hơn

- Nhân viên mua hàng: Mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau: Kiến thức hiểu biết về hàng hoá, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua, giao tiếp tốt,…

- Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quyết định đến quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng, nên họ phải nắm

rõ được về năng lực nhân viên, như khả năng làm việc đảm nhận việc mua hàng,…

- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dễ dàng hơn

Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến

bộ khoa học kỹ thuật,…, đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng

 Môi trường kinh tế chính trị

Môi trường kinh tế chính trị ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Một môi trường kinh tế phát triển thì luôn có cơ sở hạ tầng vững chắc và

hệ thống chính trị pháp luật ổn định thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp Đặc biệt trong hoạt động quản trị mua hàng thì một số chính sách như chính sách thuế, chính sách tỷ giá, hạng ngạch, thuế quan có ảnh hưởng trực tiếp tới giá cả hàng hóa mua vào

Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan và khách quan thì doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách mua hàng phù hợp

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài

a Nhà cung cấp

Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp, vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp thì sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp

b Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá Nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng hóa của mình

c Cơ quan nhà nước

Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước, cơ quan địa phương kiểm tra và giám sát các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình, như : Thông qua các cơ chế, chính sách thuế, …

Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan và khách quan thì doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách mua hàng phù hợp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 2.1 VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ngày 19/5/2017, Hội đồng quản trị của BHS và Mía đường Thành Thành Công Tây Ninh đã cùng ra nghị quyết về việc đầu tư chiến lược vào Công ty TNHH Mía đường Hoàng Anh Gia Lai

Theo đó, BHS và TTC Tây Ninh chi ra 1.330,1 tỷ đồng để mua lại 815 tỷ vốn góp – tức 100% vốn điều lệ của Công ty TNHH Mía đường Hoàng Anh Gia Lai Trong đó mua lại 99,99% vốn góp hiện do Hoàng Anh Gia Lai Agrico (HNG) sở hữu với giá 1.330 tỷ đồng và mua lại 0,013% vốn góp từ một cổ đông thiểu số với giá 110 triệu đồng

Giao dịch đã được hoàn tất trong tháng 5/2017 và Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Gia Lai

đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi tên gọi từ Cty TNHH Mía đường Hoàng Anh Gia Lai thành Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

Sau giao dịch, BHS và TTC Tây Ninh sở hữu lần lượt là 60% và 40% vốn điều lệ của công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Cả BHS và TTC Tây Ninh là 2 công

ty mía đường chủ lực trong hệ thống Thành Thành Công do ông Đặng Văn Thành làm chủ tịch Sắp tới, BHS sẽ được sáp nhập vào TTC Tây Ninh để hình thành nên công ty mía đường lớn nhất cả nước với sản lượng mía đường chiếm 30% thị phần toàn ngành Mặc dù đến hiện tại phía Thành Thành Công mới chính thức công bố việc đầu tư vào Cty TNHH Mía đường Hoàng Anh Gia Lai nhưng báo cáo tài chính của HAGL cho biết, từ ngày 31/8/2016, Hoàng Anh Gia Lai đã bàn giao các chức vụ quản lý chủ chốt của HAGL Sugar cùng với quyền vận hành, quản lý kinh doanh đối với nhà máy đường, nông trường mía và các tài sản liên quan cho một bên thứ ba (tức phía Thành Thành Công)

13/11/2017 Công ty cổ phần Mía đường Thành Thành Công Tây Ninh công bố Nghị quyết hội đồng quản trị về việc tăng vốn cho công ty con Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu

Cụ thể, SBT sẽ không thực hiện góp vốn mà nhượng quyền góp vốn cho Công ty TNHH MTV Đường TTC Biên Hòa – Đồng Nai để tăng vốn Mía đường TTC Attapeu từ

815 tỷ lên 1.715 tỷ đồng Nghĩa là, Công ty TNHH MTV Đường TTC Biên Hòa – Đồng Nai sẽ góp thêm toàn bộ 900 tỷ đồng theo phương án tăng vốn của Mía đường TTC Attapeu

2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Theo quy mô hoạt động và các chức năng nhiệm vụ khác nhau mà công ty có cơ cấu

tổ chức từng bộ phận chức năng cụ thể như: Nhân sự, tài chính - kế toán, hành chính, mua hàng, nông nghiệp, sản xuất, … Hoạt động của các bộ phận này tạo ra các lợi ích vật chất, các nguồn lực vô hình cho doanh nghiệp Mỗi bộ phận chức năng có nhiệm vụ riêng

nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Vai trò của các bộ phận chức năng rất quan trọng, những chức năng chủ yếu đều có các chiến lược hoạt động cụ thể như: Chiến lược phát triển nguồn nhân lực, chiến lược huy động và sử dụng vốn đầu tư, chiến lược mua hàng, chiến lược phát triển diện tích canh tác, chiến lược sản xuất,…

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty (nguồn: văn bản lập quy công ty – năm 2017)

CHỦ TỊCH CÔNG TY

Kiểm soát viên

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Văn phòng công ty

Phòng kiểm soát nội bộ

Khối nông nghiệp

Phòng Sản xuất nông nghiệp

Phòng cơ giới nông nghiệp

Phòng kỹ thuật nông nghiệp

Khối sản xuất

Phân xường đường

Trung tâm nhiệt điện

Phân xưởng bảo trì

Khối tài chính

Khối

hỗ trợ

Phòng nhân

sự

Phòng quản lý

hệ thống

Phòng kho vận

Phòng hành chính quản trị

Phòng tài chính- kế hoạch

Phòng kế toán

Phòng cung ứng xuất nhập khẩu