Đẩy mạnh chất lượng hậu cần sản xuất tổ chức chương trình sự kiện tại công ty vpro event

Có thể đó là lễ đầy tháng, sinhnhật, đámgiỗhay tổchứcăn uốnghọp mặttạigia.Tất cảcũngđều trảiquacác bướccủa1sự kiện, có chănglàthugọn,vàđơngiảnhơn ua thời gian thực tập tại c ng ty TNHH

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KONTUM

N N ỌC N BÁO CÁO THỰC TẬP N Ệ

ĐẨ ẠN C Ấ N Ậ CẦN ẢN

Ấ C ỨC C N N Ự ỆN

Ạ C N N

Kon Tum, 07/2018

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆ Đ ĐN ẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP T T NGHIỆP

ĐẨ ẠN C Ấ N Ậ CẦN ẢN

Ấ C ỨC C N N Ự ỆN

Ạ C N EVENT

GVHD : TRẦN TH N SVTH : N N ỌC N LỚP : K814DL

MSSV : 141403002

on tum, tháng 07 năm 2018

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU……… i

Ờ N ĐẦ 1

C N 1 T NG QUAN VỀ C N C N Ệ Ữ ẠN

EVENT 2

1.1 Thông tin chung 2

1.2 Lịch sử hình thành 2

1.3 ĩnh vực kinh doanh, sản phẩm dịch vụ 2

1.4 Cơ cấu tổ chức 3

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu công ty: 3

1.4.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty: 4

1.5 Nhà đầu tư sự kiện và các dịch vụ đã thực hiện 6

C N 2 NỘI DUNG THỰC TẬP 8

2.1 Tổng quan lý thuyết liên quan đến chất lượng hậu cần tổ chức sự kiện công ty trách nhiệm hữu hạn Vpro event 8

2.1.1.Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Vpro event 8

2.1.2 Xây dựng chủ đề và lên ý tưởng cho sự kiện 9

2.1.3.Tổng quan về hậu cần tổ chức sự kiện 21

2.2 Thực trạng hoạt động sự kiện tại công ty trách nhiệm hữu hạn Vpro event 24

2.2.1 Mô tả công việc thực tập 24

2.2.2 Những hạn chế liên quan đến chất lượng dịch vụ tại bộ phận hậu cần 28

2.2.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ hậu cần tổ chức sự kiện 28

C N 3 KẾT LUẬN 31

3.1 TỰ Đ N CỦA BẢN THÂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 31

3.2 Kinh nghiệm rút ra sau quá trình thực tập: 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦ ÊN ỚNG DẪN

DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU

nh Bộ máy tổ chức của ng ty tổ chức sự kiện pro vent 8 3

nh Sơ đồ về sự h nh thành các ý tưởng và chủ đề sự kiện 10 ảng Kịch bản chi tiết một chương tr nh của công ty 11

Ờ N ĐẦ

Tổchứcsựkiện làmột trongcáctácvụ quenthuộcđốivới nhữngngườilàmtruyềnthông ở Việt Nam Tổchức sự kiện thậm chí đã trở thành một lựa chọn nghềnghiệp mànhiều bạn trẻtheo đuổimột cáchchuyên nghiệp saukhi tốtnghiệpra trường, dù là trước

đó chuyênngànhhọctrong nhiềunămcủacácbạnkhôngmấyliênquan

Cho đến nay, tổ chức sự kiện cũng không còn là nghề mới mẻ như trước đây người

ta vẫn thường rỉ tai nhau Trong thời kì kinh tế có nhiều biến động như hiện tại, thị trường sự kiện cũng có những ảnh hưởng nhất định tuy nhiên nó vẫn luôn sôi động và đầy sức sống như chính bản thân nó vậy Chúng ta tiếp xúc và làm sự kiện hàng ngày, hàng giờ mà vô tình chưa định nghĩa được đó là tổ chức sự kiện hưa bàn vội đếnnhững chươngtrình nghệthuật lớn, nhữngbuổi trìnhdiễn với âmthanh, ánh sánghoànhtráng, những bữa tiệc với dàn sao và thảm đỏ Có thể đó là lễ đầy tháng, sinhnhật, đámgiỗhay tổchứcăn uốnghọp mặttạigia.Tất cảcũngđều trảiquacác bướccủa1sự kiện,

có chănglàthugọn,vàđơngiảnhơn

ua thời gian thực tập tại c ng ty TNHH pro vent em đã được tiếp x c với khá nhiều những chương tr nh sự kiện từ quy m nhỏ tới quy m lớn ần nhận ra tầm quan trọng của các bộ phận trong c ng ty để có thể x y dựng cũng như hoàn thành chương

tr nh một cách thành c ng Trong thời k nền kinh tế phát triển và hội nhập ngành tổ chức

sự kiện cũng lu n phải thay đổi và phát triển để có thể b t kịp xu hướng Trong đó chất lượng sản xuất lu n là vấn đề mà các c ng ty quảng cáo sự kiện lu n để t m đến ậy nên

em quyết định chọn đề tài “ t u s u t t

tr s t t TNHH Vpro Eve t” với mong muốn có thể đóng góp phần nào

đó vào c ng tác n ng cao chất lượng dịch vụ cũng như để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp của m nh

m xin cảm ơn anh ồ Nguyên ũ – phó giám đốc c ng ty tổ chức sự kiện pro Event cùng anh chị trực thuộc các phòng ban của công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho

em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập

Đặc biệt, em xin gửi đến cô Trần Thị Kim Phương người đã tận t nh hướng dẫn,

gi p đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn s u s c nhất

Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị bộ phận sản xuất đã gi p đỡ, cung cấp những

số liệu thực tế để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp này Đồng thời, em xin cảm ơn nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu thích cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy c giáo đã giảng dạy

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ c cũng như quý c ng ty

C N 1

T NG QUAN VỀ C N C N Ệ Ữ ẠN N 1.1 THÔNG TIN CHUNG

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH VPRO EVENT

- Tên viết t t : VPRO EVENT

- Địa chỉ: 6 Nguyễn ăn Thủ Phường Đa Kao uận 1, Tp.Hồ Chí Minh

- Tổng giám đốc: Phan Thị oài Thương

Từ 2016-nay: Công ty mở rộng hoạt động “ ây ựng hai nhóm ngành chính là Tổ chức sự kiện (Event), Hoạt động Marketing thương hiệu (Activation)” – Đây làmộtphươngthức kíchhoạt thươnghiệu,quảngbásảnphẩmphổbiến nhất;vàvẫntiếp tụcvớidịch vụtrướcđ ylàsángtạo,sảnxuấtcácsảnphẩmquảngcáo.

1.3 ĨN VỰC KINH DOANH, SẢN PHẨM D CH VỤ

Làmột Agency - Công ty hoặc tổ chứccung cấp cácdịch vụ Marketing cho doanhnghiệpnhàđầutưsựkiệnnhằmmụcđíchgiúpdoanhnghiệpđó tăngdoanhthubánhàng,xâydựngvàpháttriểnthươnghiệu,vớicácsảnphẩmdịchvụbaogồm:

Xâydựngthươnghiệu,lậpkếhoạchtruyềnthông:làcôngviệclậpkếhoạchtiếpcận,lêncácchiếnlượctruyềnthôngvàquảngbáthươnghiệucủađếnvớinhàđầutưsựkiệnsaochohiệuquảvàtiếtkiệmchiphínhất

Quảngcáongoàitrời:làhìnhthứcquảngcáophổbiếncủacác agency quảng cáo tại Việt Namđểgiatăngđộnhậnbiếtthươnghiệuvới mứcchiphítiếtkiệm.Cácphươngtiệnquảngcáongoài trờibao gồm:Billboard,điểm chờxebus,xe bus,quảngcáo trongthangmáy(quảngcáotrênLCD,vàPostertrongthangmáy)

Quảng cáo trực tuyến (Digital Ads): bao gồm các dịch vụ quảng cáo trên Google(GoogleAdwords),Facebook,Youtube,quảngcáo trênmobile nhằmtưvấnxây dựngvà

vềngànhđểtốiđahóahiệuquảcácchiếndịchquảngcáosố

Thiếtkếđồhọa: đ ylàlọaihìnhmàbấtcứ agency quảng cáonàocũngcầnđến.Từnhậndiệnthươnghiệu,sảnphẩmtruyềnthôngchođếnnhữnghìnhthứcđơngiảnnhưhìnhảnhminhhọabàipost,hìnhảnhsảnphẩm

Tổchứcsựkiện:thựchiệncáccôngviệctổchức,quảnlýcácsựkiệnlớnnhỏcủacácdoanhnghiệpvớimụcđíchquảngbáthươnghiệuvàsảnphẩm,mặtkháclạitạocơhộichocácdoanhnghiệpgặpgỡ,traođổivớicáccơquantruyềnthông,cơquancôngquyền nhằm tăngcườngquanhệcólợichocácdoanhnghiệp

1.4 C CẤU T CHỨC

ng ty có đầy đủ các chức năng đặc trưng riêng của một công ty tổ chức sự kiện

ơ cấu tổ chức đơn giản nhưng được s p xếp một cách khoa học, phân công rõ ràng về mối quan hệ giữa các bộ phận và trách nhiệm nghĩa vụ của mỗi thành viên trong công ty.Bao gồm các bộ phận:

1.4.1 ơ đồ cơ cấu công ty:

nh 0.1 Bộ máy tổ chức của C ng t tổ chức sự iện pro v nt 2018

ng ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến – chức năng với người đứng đầu quản lý toàn bộ là tổng giám đốc Với mô hình quản lý như thế c ng ty thường xuyên tổ chức các buổi họp với sự có mặt của toàn thể nhân viên công ty Thứ được

quy định là ngày họp giao ban của công ty, tổng kết công việc hàng tuần, phổ biến chi tiết chương tr nh cho tuần tiếp theo, kiểm điểm và khen thưởng

1.4.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty:

+) Tổng giám đốc: Phan Thị oài Thương

- Bà Phan Thị oài Thương là tổng giám đốc công ty TNHH Vpro event có nhiệm

vụ quản lý công ty về mọi mặt hoạt động c ng tác đảm bảo thực hiện đ ng chức năng nhiệm vụ của công ty

- Là người đứng ra chịu trách nhiệm pháp lý của c ng ty trước các cơ quan chức năng và là người đại diện cho công ty ký kết các giấy tờ liên quan và hợp đồng tổ chức sự kiện

- Ngoài ra phải đề ra các kế hoạch phát triển cho c ng ty cũng như đánh giá và phê duyệt các ý kiến của cấp dưới đề ra

- Điều chỉnh các hoạt động kinh doanh của c ng ty là người phải nh c nhở nhân viên hoàn thành công việc theo đ ng tiến độ, tìm kiếm thêm nguồn khách hàng đem lại lợi nhuận cho công ty

- Ngoài ra phó giám đốc còn trực tiếp quản lý phòng tổ chức sự kiện thuộc công ty Vpro event Theo dõi sát sao tình hình hoạt động của các phòng ban, nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh nếu thuộc quyền giải quyết

- Nếu như có bất đồng không cùng ý kiến, hoặc nằm ngoài quyền giải quyết thì phải báo lại cho Tổng giám đốc để bàn bạc giải quyết

+) Phòng Dự án :cónhiệmvụtìm kiếmnhà đầutưsự kiện,tư vấn,chốt đơnhàngmangdoanhthuvềchocôngty đảmnhiệmnhiềutráchnhiệm,vaitròkhácvàlànhântốchủchốtcủabấtkỳcôngtyquảngcáo,tổchứcsựkiệnnào

- Tăng doanh thu cho c ng ty: họ phải đảm bảo dự án sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty từ các nhà đầu tư sự kiện mà họ quản lý Tìm kiếm nhà đầu tư sự kiện mới là điều cần thiết nhưng họ cũng phải lu n đảm bảo rằng những nhà đầu tư sự kiện hiện tại cảm thấy hài lòng với dịch vụ và cách làm việc của c ng ty điều này sẽ giúp công ty ổn định được doanh thu

- Giữ quan hệ với nhà đầu tư sự kiện: Họ là cầu nối giữa nhà đầu tư sự kiện với công ty, vì vậy ngoài việc phân tích dự báo những xu hướng của ngành để đưa ra chiến lược marketing cho nhà đầu tư sự kiện mà còn phải n m b t tình hình hoạt động của nhà đầu tư sự kiện để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra, mà họ còn phải cung cấp cho nhà đầu tư sự kiện những thông tin chính xác về khả năng nguồn lực của công ty

- Hợp tác với phòng ban khác để triển khai dự án: Khi nhận được yêu cầu từ nhà đầu tư sự kiện, họ có nhiệm vụ chia sẻ mọi thông tin cần thiết cho các phòng ban để thực thi dự án.Họ sẽ đi cùng dự án từ khi nhận yêu cầu cho đến khi đi thuyết trình cho nhãn hàng về dự án Họ là người sẽ làm việc với tất cả các phòng ban còn lại, thậm chí là các đối tác bên ngoài để thực hiện chiến dịch nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà đầu tư sự kiện

- Kiểm soát việc phát sinh chi phí: Họ phải lu n đảm bảo rằng dự án sẽ đem lại lợi nhuận cho c ng ty Để làm được điều này họ phải kiểm soát được thu chi trong quá trình thực thi dự án tránh trường hợp phát sinh trong quá trình thực hiện Đ i khi việc phát sinh không phải do các phòng ban gây ra mà là từ phía nhà đầu tư sự kiện Vì thế họ phải bảo vệ quan điểm ý tưởng của cả công ty khỏi những yêu cầu phát sinh của nhà đầu tư

sựkiệncótráchnhiệmđưarachủđềtổngthể,vàcũngphảisảnxuấtnhữngthiếtkếđồhoạsẽđượcintrongcácthưmời,tờrơi standee,back drop Mặtkhác,thiếtkếg nliềnvớiviệcxâydựnghìnhảnhcủasựkiện:từtrangtríđếnánhsáng,xácđịnhđượcđ ulàđiểmnhấnmangđếnchongườithamdự,tạoriêngbiệtsovớinhữngsựkiệnkhác

+) Phòng tổ chức sự kiện:Có nhiệm vụ kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đ ng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã

đề ra trước.Phòngtổchức sự kiệnchịutráchnhiệmvềviệclậpkếhoạchvàquảnlýtoànbộ

sựkiện,từviếtkếhoạchchođếncáchạngmụcsảnxuất,cáchạngmụcthuêmướnvàquảnlýrủiro.Ngoàirahọcònphảiphâncôngnhânsựvànhữngvấnđềsausựkiện,quảnlýtheotừnghạng mụctrongevent, vídụ điều phốitiệc, quảnlýPG & PB (PromotionGirl,PromotionBoy),quảnlýCeleb(ngườinổitiếng),phụtráchtruyềnthông

+) Phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ lưu giữ lại các giấy tờ hóa đơn hợp

đồng của công ty trong quá trình hoạt động Đại diện công ty làm việc với cục thuế, hạch toán quá trình kinh doanh của c ng ty Đưa các giấy tờ, biên bản thông tin cần ký cho tổng giám đốc phó giám đốc hoặc trưởng các phòng ban Có nhiệm vụ thanh toán với các đối tác kinh doanh, thanh toán với khách hàng, trả lương cho nh n viên nộp thuế và lập kế hoạch tài chính cho c ng ty Người đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng Bà

ũ Thị Kim Ngân

1.5 NHÀ ĐẦU SỰ KIỆN VÀ CÁC D CH VỤ ĐÃ THỰC HIỆN

TuychưaphảilàmộttrongnhữngcôngtytruyềnthôngquảngcáohàngđầuViệtNam,nhưng Côngtytrách nhiệm hữu hạn pro vent vẫnluôntựtinvớinguồnnhàđầutưsựkiệncótêntuổi,việcnàykhôngchỉgiúpchocôngtycóđượcnguồnlợinhuậnổnđịnh,màcòngiúpcôngtykhẳngđịnhvịthếcủamìnhtrongmôitrườngcạnhtranhkhốcliệtcủangành.Cácđốitáclớncóthểkểđếnnhư:Prudential,Herbalife,Samsung,Huda,DiamondIsland,Acecook,Lazada …

Các chương trình lớn đã thực hiện có thể kể đến như:

+ Hotram Sound Waves: Đ y là chương tr nh ca nhạc được tổ chức tại khu nghỉ dưỡng cao cấp Hồ Tràm Nằm trong chuỗi sự kiện chào mừng 5 năm thành lập “ The grand otram strip” vào ngày 6 6 vừa qua đã tổ chức chương tr nh ca nhạc Hotram Sound Waves với khách mời là hai ca sĩ nổi tiếng Tuấn ưng và Soobin oàng Sơn hương tr nh đạt kết quả rất tốt và được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp trong khâu sản xuất và gi p n ng cao được tên tuổi của phía khách hàng

+LễhộibiaFesivalHuế2018:Lễ hội bia quốc tế 2018 kéo dài trong vòng ba ngày

b t đầu từ ngày 8 4 đến ngày 30/4 với tên chủ đề “ ực lạnh cực đã” được diễn ra tại

c ng viên 3 tháng đường Lê Lợi, thành phố Huế, với hai nhà tài trợ chính là nhãn hàng bia Huda và Carlsberg Đến với lễ hội khan giả và du khách vừa được thưởng thức các hương vị bia quen thuộc và mới lạ lại được theo dõi chương tr nh ca nhạc đặc s c do các nghệ sĩ ca sĩ tr nh diễn đ y là chương tr nh sự kiện có quy mô lớn nên để hoàn thành tốt công tác chuẩn bị thật hoàn chỉnh toàn bộ lực lượng của c ng ty đã có mặt tại thành phố Huế từ ngày 5 4 để bàn bạc kế hoạch và kết hợp với công ty cổ phần truyền thông CHOO-Ô và b t tay vào thực hiện Với từng đêm lễ hội vừa phải đảm bảo sân khấu ngoài trời cùng chương tr nh giao lưu ca nhạc của các ca sĩ khách mời được diễn ra liền mạch

mà còn phải đảm bảo kh c phục kịp thời các tình huống bất ngờ có thể xảy ra khi mà lượng khan giả và du khách đổ dồn về lễ hội rất đ ng Sau ba ngày tổ chức chương tr nh

đã kết thúc thành công tốt đẹp, phía công ty nhận được rất nhiều lời khen và đánh giá cao

+Sự kiện ram tSamsungGalaxyS9+: Liên kết với công ty cổ phần truyền thông CHOO-Ô và trang mua s m điện tử LAZA A vào ngày 8 3 8 đã tổ chức sự kiện ra

m t SamSung Galaxy S9+ tại khu vực Hồ hí Minh Được tổ chức tại sân khấu ngoài trời kết hợp các chương tr nh ca nhạc, giới thiệu sản phẩm cũng như bốc thăm may m n

Qua các dịch vụ mà c ng ty đã tổ chức và thực hiện thì nguồn doanh thu chính mà

c ng ty đạt được là từ các chương tr nh tổ chức sự kiện lớn như sự kiện ra m t, lễ kỷ niệm thành lập của c ng ty đối tác lớn, các lễ hội được tổ chức tại khu vực Sài Gòn và các tỉnh lớn khác ng ty cũng thực hiện khá nhiều các chương tr nh sự kiện với quy mô nhỏ tuy nhiên nguồn doanh thu mà các chương tr nh này đem lại không nhiều

C N 2 NỘI DUNG THỰC TẬP 2.1 T NG QUAN LÝ THUYẾ ÊN Q N ĐẾN CHẤ NG HẬU CẦN

T CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VPRO EVENT

2.1.1 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Vpro event

Trong quá tr nh thực tập 4 tháng tại c ng ty trách nhiệm hữu hạn pro vent bản

th n em đã có cơ hội tiếp x c và t m hiểu khá nhiều những th ng tin liên quan đến c ng tác tổ chức sự kiện của c ng ty Nhận ra có một số đặc điểm được thay đổi so với đặc điểm chung của ngành tổ chức sự kiện để có thể phù hợp với cơ cấu và mục tiêu x y dựng và phát triển của c ng ty uy tr nh tổ chức sự kiện ở c ng ty trách nhiệm hữu hạn pro vent cũng được xây dựng dựa trên đặc điểm chung của ngành tổ chức sự kiện nhưng có những thay đổi để phù hợp với công ty, quy trình gồm 6 bước:

B1: Nhận thông tin từ nhà đầu tư sự kiện/ cấp trên

B2: Xây dựng chủ đề và ý tưởng cho sự kiện

B3: Lập kế hoạch chương tr nh và dự toán ngân sách

B4: Thuyết trình kế hoạch

B5: Tổ chức triển khai

B6: Lập báo cáo tổng kết

Nhận thông tin từ nhà đầu tư sự kiện/cấp trên

Vấnđềđầutiênđểxâydựngchươngtrìnhchosựkiệnlàcầntiếpnhậncácyêucầucủanhàđầutưsựkiện,cácyêucầunàysẽđượcđềcậptrongbảnhợpđồnggiữanhàđầutưsựkiệnvànhàtổchứcsựkiện,tuynhiênhợpđồngthườngđượcthảorakhiđãcóchươngtrình

vàdựtoánchosựkiện.Vìvậy,việctiếpnhậncácthôngtincủanhàđầutưsựkiệnlàhếtsứcquantrọng.Nólàcơsởđể công tyxâydựngchươngtrình,kếhoạch,lậpdựtoánchosựkiện.Công ty xác định việc thu thập cácthôngtincơbảncầnphảicótừnhàđầutưsựkiệntrướckhihìnhthànhchủđềcũngnhưlậpchươngtrìnhchosựkiện,lậpdựtoánchosựkiệnbaogồm:

-Thôngtincơbảnvềcôngtymờithầu(côngtynhàđầutưsựkiện)

-Thôngtincơbảnvềsảnphẩm,dịchvụđangcầnlàmsựkiện

-Mụctiêucủasựkiện:Mụctiêucủasựkiệncầnphảicóýnghĩađíchthực,rõràng,thể

hiệnnhưmộtyếutốthúcđẩymọinỗlựccủanhàđầutưvànhàtổchứcsựkiện,mụctiêucầnphảilinhhoạt,cótínhkhảthivàphảiđảmbảosựhoàntoànthốngnhấtgiữahaibên

-Cácýtưởngthôngđiệpmànhàđầutưsựkiệnmuốntruyềnđạt

-Nhữngyêucầucơbảnđốivớinhàtổchức

-Thờigianthựchiệnsựkiện

-Địađiểmtổchứcsựkiện

-Cáchthứcphụcvụ

-Hìnhthứcgiảitrí

-Vấnđềtruyềnthông

-Giớihạnngânsách

-Tiêuchuẩnđểlựachọnnhàtổchứcsựkiệnth ngthầu

-Lịchtrình:thờihạngởibản kế hoạch(lànhữngđềxuất,mộtdạngnộidungđểtrìnhbày các ý tưởng, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, côngtrình),ngàythuyếttrình,ngàycôngbốcôngtyth ngthầu,ngàykýhợpđồng

-Cáchtrangtrí,âmthanhánhsáng

-Cáckỹxảohiệuứngđặcbiệt

-Cácnộidungcơbảncầncótrongsựkiện(cáchoạtđộngchínhcủasựkiệnnhư:đóntiếp,phụcvụkháchmời,khaimạc,diễnbiến,kếtthúcsựkiện)

-Cáchoạtđộngbổtrợsựkiện(thamquan,triểnlãm,bánhàng…)

-Cáchthứclậpdựtoán,tínhgiásựkiện

-Cácthôngtinkhác(vănhóaxãhội,tựnhiên,chínhtrị-phápluật)

Cácthôngtinnóitrênluônđượcthuthậpchitiết,đầyđủnhấtcóthểđểtạosựthuậnlợichoviệchìnhthànhchủđềcũngnhưlậpchươngtrìnhchosựkiện,lậpdựtoánchosựkiện

Bộ phận liên quanchịu trách nhiệmviệclậpkếhoạchvàxâydựngchươngtrìnhvà cũnglàngườitrựctiếptiếpnhậnthôngtintừnhàđầutưsựkiện.Trongquátrìnhtiếpnhậnthôngtin, công tycòn phải kếthợpvớiviệctraođổi,bànbạc,bổsungcácyếutốcầnthiếtđể

cóđủcơsởxâydựngmộtchươngtrìnhkhảthichosựkiện.Ngoàira, còn cónhữngmẫu văn bảnchotrước khitiếpnhậnthôngtintừnhàđầutưsựkiệnđểhạnchếnhữngthiếusóttrongviệctiếpnhậnthôngtin

2.1.2 Xây dựng chủ đề và lên ý tưởng cho sự kiện

Saukhiđãcó đượcnhữngthôngtinyêucầu,phòng tổ chứcsựkiệnsẽtiếnhànhhọpbànxâydựngchủđềvàlênýtưởngchosựkiện.Đểcóđượcchủđềvàýtưởng,công ty luôndựatrêncácthôngtinvềđặcđiểmsảnphẩm,thôngđiệpcủasảnphẩm,vănhóavàhànhvitiêudùngcủanhàđầutưsựkiện,vàmụctiêutruyềnthôngcủasựkiện

Chủđềcủasựkiệnthườngđượcnhàđầutưsựkiệnxácđịnhtừtrướcvàyêucầuphía bên công ty tổ chứcthựchiệntheo.Tuynhiên cũng có trường hợpnhàđầutưsựkiệncũngđưaramụcđíchtrongviệcđầutưsựkiệncủamình,việchìnhthànhchủđềchosựkiệnđượcgiaochophía công ty tổ chức,đểtậndụngsựhiểubiết,kinhnghiệmtrongviệctiếnhànhsựkiện.Cáchtốtnhấtvẫnlàkếthợpcảhaihướngtrên,nhàđầutưsựkiệnvớicácchuyêngiamarketingcủamìnhsẽcùngphía công ty tổ chức cùngbànbạcvàthốngnhấtchủđềchosựkiệncăncứvàonhiềuyếutốkhácnhaucóliênquan.

b H t à ý t ởng

Từchủđềcủasựkiện,phía bên công ty sẽxâydựngchươngtrìnhtổngthểchosựkiện.

- Đốivớicácsựkiệnchịusựchiphốicủacácquyđịnhkháchặtchẽtrongtổchức,như

tổchứccáccuộchộithảochuyênđề,tổngkếtcuốinăm khaitrương khaimạc…nếug nvớicác doanhnghiệp nhà nước thìcông ty tổ chức lu n xác định chủđề rõ ràng Nội dungchươngtrìnhthườngđược xâydựngtheonhữngquytrìnhcósẵn,dođócácýtưởngcholoại

sựkiệnnàykhôngnhiều

- Đốivớicácsựkiệnmangtínhxãhội,chịusựchiphốicủaphongtụctậpquán,vănhóađịaphương tínngưỡng-tôngiáo nộidungcũngđượcxâydựngtheotrìnhtựphổbiếntrongcộngđồng,cácýtưởng thườngxuấthiệnởdạngđơnlẻchocáchoạtđộngcụthể.Nhìnchungcácloạisựkiệnnàykhôngđòihỏicónhữngýtưởngthựcsựmangtínhhệthốngmàthườngđòihỏinhữngđộtphánhonhỏvềýtưởngtrongxâydựngchươngtrình.

- Tuynhiênđốivớicácsựkiệnmangtínhthươngmại,mặcdùnóvẫnchịusựchiphốicủanhữngđịnhchếnhấtđịnhnhưnglạiđòihỏitínhđộtphá,tínhsángtạo,tínhmớimẻ,tínhkhônglặplại đặcbiệtphảimanglạisựthíchthúchongườithamdựvàmanglạihiệuquảthiếtthựcchoviệctổchứcsựkiện,dođóđểxâydựngchươngtrìnhđảmbảocácyêucầunàyphảixuấtpháttừcácýtưởngđầysángtạo

kếhoạchtruyềnthông,cáchthứcđolườnghiệuquả.

c.1 Lập kế hoạch cho chương trình

Tổchứcsựkiệnliênquanđếnnhiềulĩnhvựchoạtđộngkhácnhauvàchịusựchiphốicủarấtnhiềucácyếutốảnhhưởng.Dovậycôngtáctổchứcsựkiệnđòihỏi phảicómộthệthốngkếhoạchđầyđủ,chitiếtvàthốngnhất

ảng 0.1 Kịch bản chi tiết một chương tr nh của công ty

18:00 1:00 19:00 ĐÓN KHÁCH

18:00 0:45 18:45 Đón khách - PG đón khách tại cổng mời chụp h nh tại photo corner và

hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức 18:45 0:05 18:50 M th ng báo chương tr nh s p

được diễn ra Th ng báo 3 lần đảm bảo thời gian b t đầu chương tr nh

19:00 0:10 19:10 Opening Performance & Mancom

performance

- ancer tr nh diễn cheer leader trên nền nhạc s i động

- Sau đó dancer trên s n khấu sẽ đi xuống dưới khán phòng và 6 dancer với trống sẽ đánh và dẫn Mancom lên s n khấu- Mancom lên sân khấu và biểu diễn một vài động tác đơn giản để kết th c tiết mục mở màn cùng nhóm nhảy

19:10 0:05 19:15 M giới thiệu khách mời tham dự

19:15 0:10 19:25 TGĐ lên phát biểu - M mời Mr Rey lên s n khấu phát biểu

19:25 0:10 19:35 IP lên phát biểu - MC mời đại diện (tên) lên s n khấu phát biểu

19:35 0:05 19:40 Th ng báo khẩu hiệu và logo của

năm

- M mời Mancom lên s n khấu c ng bố khẩu hiệu và h nh ảnh logo của năm nay

- Mọi người cùng nhau h khẩu hiệu

- Trên màn h nh Led sẽ hiện visual giải logo của năm 19:40 0:05 19:45 Toasting - M mời IP lên cùng cạn ly với nhau ch c mừng cho năm thành c ng 19:45 2:50 22:35 DINNER

19:45 0:15 20:00 Dinner - M mời mọi người nhập tiệc

20:00 0:10 20:10 1st staff Performance - Nhóm lên tr nh diễn

20:10 0:10 20:20 ốc thăm giải khuyến khích - M mời đại diện IP lên bốc thăm giải khuyến khích và J cùng rapper

sẽ tương tác mời các vị khách có con số may m n lên nhận thưởng 20:20 0:10 20:30 2nd staff Performance - Nhóm lên tr nh diễn

20:30 0:10 20:40 ốc thăm giải 3 - M mời đại diện IP lên bốc thăm giải ba J cùng rapper sẽ tương tác

mời các vị khách có con số may m n lên nhận thưởng

12

20:40 0:05 20:45 ốc thăm giải nh - M mời đại diện IP lên bốc thăm giải nh J cùng rapper

sẽ tương tác mời các vị khách có con số may m n lên nhận thưởng 20:45 0:10 20:55 3rd staff Performance - Nhóm 3 lên tr nh diễn

20:55 0:15 21:10 Trao trophy c ng hiến 5 năm - M mời đại biểu lên trao trophy cho cá nh n có c ng hiến 5

năm với c ng ty 21:10 0:15 21:25 Trao trophy c ng hiến năm - M mời đại biểu lên trao trophy cho cá nh n có c ng hiến năm với cty 21:25 0:10 21:35 4th staff Performance - Nhóm 4 lên tr nh diễn

21:35 0:05 21:40 Trao trophy c ng hiến 5 năm - M mời đại biểu lên trao trophy cho cá nh n có c ng hiến 5 năm với cty 21:40 0:05 21:45 Trao trophy c ng hiến năm - M mời đại biểu lên trao trophy cho cá nh n có c ng hiến năm với cty 21:45 0:05 21:50 Trao trophy c ng hiến 5 năm - M mời đại biểu lên trao trophy cho cá nh n có c ng hiến 5 năm với cty 21:45 0:15 22:00 Trao quà lì xì - M mời khách IP trao l x cho người tham dự

- Mỗi IP sẽ đến từng bàn b t tay ch c mừng và trao l x cho từng bàn 22:00 0:05 22:05 Awarding for battle cry & logo

prize - M mời đại diện T lên trao trao thưởng cho người th ng cuộc 22:05 0:05 22:10 Awarding for contest - M mời đại diện T lên trao giải thưởng cho nh n viên

22:10 0:10 22:20 ốc thăm giải và giải đặc biệt - M mời đại diện IP lên bốc thăm giải và giải đặc biệt J cùng rapper sẽ

tương tác mời các vị khách có con số may m n lên nhận thưởng 22:20 0:05 22:25 Tiết mục J & rapper - J cùng rapper sẽ tương tác màn h nh led coundown đếm từ - để ch c

mừng năm mới J chơi nhạc để mọi ngườI enjoy và kết th c chương tr nh 22:25 0:05 22:30 Kết th c chương tr nh - Gửi door gift đến các khách mời

- ảm ơn và ch c khách mời có buổi tối vui vẻ

+ Thứhai,chiphídựphòngđểhoàntấtcôngviệc.

+ Thứba,cầncócácbiểumẫusẵnvềthốngkêchiphí(chotừngcôngviệc,từnghạngmụcđốivớitừngloạihìnhsựkiệncụthể)đểnh cnhởngườilậpdựtoánkhôngbỏsótmộtchitiếtnào

+ Thứtư cầncósựkiểmtrađánhgiácủamộtngườikháccóchuyênmônvềlậpdựtoánngânsách(độclậpvớingườilậpdựtoán)

-Giá trịtrảcho nhàtổchứcsự kiện:Nhà tổchức sựkiệnđóngvaitrò rấtquantrọngtrongquátrìnhtiếnhànhsựkiệndođóhọxứngđángđượchưởngphầngiátrịmàhọđãđónggópchothànhcôngcủasựkiện.Vìvậykhilậpdựtoánnênghirõcáckhoảnmụcliênquanđếnnhàtổchứcsựkiệnnhư:

+ Chiphíchonhâncôngthamgiaquảnlý,điềuhànhsựkiện

+ Chiphíchoviệcsángtạocácýtưởng,lậpchươngtrìnhkếhoạchchosựkiện

-Cácchiphídựphòngvàchiphíliênquanđếnviệcthayđổichươngtrình: Cácchiphí

dựphònglàcáckhoảnchiphíliênquanđếncôngtácdựphòngtrongtổchứcsựkiện(nhưdựphòngtăngthêmsốkháchmời,hoặcdựphòngsốkháchmờiđếnvớisựkiệnlớnhơnsốdựkiến;Dựphòngcáctìnhhuốngphátsinhkháctrongtổchứcsựkiện…)cáckhoảnchiphínàycũngcầnphảixemxéttrongkhilậpdựtoánđểđảmbảothànhcôngchosựkiện

Khilậpdựtoánchitiếtchocácnhómchiphínày,nhàđầutưsựkiệnsẽhìnhdungđượctươngđốichitiếtvềcáchànghóa,dịchvụmàhọsẽmuađểthựchiệnchươngtrìnhsựkiện

Dođó họdễdàngchấpnhậnhơnviệcthayđổidựtoánkếhoạchvớiviệctínhgiáthựctế(nếu

cócáckhoảnchiphíphátsinhtăng trongquátrìnhtổchứcsựkiện)

d Thuyết trình kế ho ch

Saukhiđãcótrongtaykếhoạch,cácthiếtkếvàdựtoánngânsáchchoviệctổchứcsựkiện,công ty cử người b tđầuchobướcgặpnhàđầutưsựkiệnđểthuyếttrìnhkếhoạchcủamình.Thôngquaviệcthuyếttrình,phía bên công ty tổ chức sự kiện sẽlàmchongườinghehìnhdungđượctiếntrìnhthựchiệnkếhoạchsẽnhưthếnào,mứcđộkhảthirasao,mộtsốnhàđầutưsựkiệnsẽđòihỏicáccơsởđánhgiá,đolườnghiệuquảmàsựkiệnmanglạicho

họ.Nếusựkiện thuyếttrìnhđápứngđượcmongđợicủahọ,vềyêucầutổchức,mứcđộkhảthi,chiphí,thì kế hoạch sẽ được chấp nhận tiến hành

Trườnghợpnhàđầutưsựkiện chưalựachọnchínhthức nhàtổchứcsựkiện,họchỉmớicungcấpmụctiêu,ýtưởng,ngânsáchvàcácđiềukiệnkhácchonhiềunhàtổchứcsựkiệncùngthamgiatrongviệcxâydựngchươngtrìnhvàlậpdựtoánngânsáchsựkiện.Nhưvậy,sẽphảicạnhtranhvớicác công ty kháctrongviệcthuyếtphụcchủđầutưsựkiệnlựachọnchươngtrình,dựtoánngânsách,cácýtưởng haynóicáchkháclàlựachọnmìnhđểgiaophóchoviệctổchứcsựkiện

Trongquátrìnhcạnhtranhnày,phía công ty phải luôn biết tận dụng nhữngthếmạnhriêng và tự tin trìnhbàyhếtnhữngđiểmmạnhtrongchươngtrìnhcủamình,thuyếtphụcnhàđầutưsựkiệnlựachọnchươngtrìnhvàcácýtưởngcủamình

Ngaycảtrongtrườnghợpnhàđầutưsựkiệnđãlựachọnmộtnhàtổchứcsựkiệncụthểtrướckhitiếnhànhviệcxâydựngchươngtrìnhvàsángtạocácýtưởngchosựkiệnvẫncần

cósựthuyếtphục.Ởđ ykhôngphảilàthuyếtphụcchủđầutưlựachọnmìnhmàthuyếtphụcchủđầutưchấpnhậnchươngtrìnhvàdựtoánngânsáchsựkiệnmàmìnhđãlậpra.

Saukhiđãth ngthầuchosựkiện,sẽb ttayvàotiếnhànhcáckếhoạchđãđềra.Trongquátrìnhthựchiệnkếhoạch,chủđầutưsựkiệnvàphía công ty tổ chức sẽcònphảingồilạivới nhauthêmnhiềulầnnữađểcó thểcó đượcnộidungchươngtrìnhhoànhảonhất Tuynhiên, các bước triểnkhaisự kiện thông thườngsẽ được chia thành 3bước đó là: Trước,trong,vàsausựkiện

e.1 Trước sự kiện

Thành lập ban tổ chức:

+ Việc thành lập ban tổ chức sự kiện được tiến hành trước khi lập dự toán chương trình và sáng tạo các ý tưởng cho sự kiện Trong một số trường hợp đặc biệt khi có sự tách biệt về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện và việc chuẩn bị, thực hiện sự kiện ban tổ chức sự kiện có thể được thành lập sau khi đã có các kế hoạch tổ chức sự kiện tương đối hoàn chỉnh

+ Ban tổ chức sự kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên m n nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình trong quá trình tổ chức sự kiện Công ty sẽ cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong ban và trong quá trình thực hiện sự kiện

+ Trong trường hợp khi nhà đầu tư đã ký kết hợp đồng thuê và ủy quyền cho phía công ty Ban tổ chức sự kiện được thành lập tuy nhiên nhà đầu tư sự kiện cũng có thể yêu cầu có một hay một số thành viên thuộc đơn vị của mình tham gia vào ban tổ chức sự kiện các thành viên này thường tham gia ban tổ chức sự kiện với tư cách giám sát là chính (điều này phải được thỏa thuận trước trong hợp đồng) Trong trường hợp có các thành viên của chủ đầu tư sự kiện tham gia vào ban tổ chức sự kiện,phải mô tả rõ và thống nhất với chủ đầu tư sự kiện về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên này tránh trường hợp chồng chéo và cản trở các hoạt động tổ chức sự kiện

Lập tiến độ chuẩn bị:

Lậpbảngtiếnđộ:làmộtbảngliệtkêchitiếtcáchạngmụccôngviệccóliênquan,trong

đóxácđịnhrõthờiđiểmb tđầuvàkếtthúccôngviệc,khốilượngcôngviệctrongtừngđơn

vịthờigian,ngườichủtrì,ngườikiểmsoátquátrìnhthựchiện.Bảngtiếnđộthườngđượccấutạotheodạngbảnggồmcócộtliệtkêcáccôngviệcvàkhoảngthờigiantươngứngđểthựchiện.Đơnvịthờigiantrongbảngtiếnđộcóthểlàtuần,ngày,giờ

Quytrìnhlậptiếnđộchocôngtácchuẩnbịtổchứcsựkiện của công tybaogồmcácbướccơbản:

+ ước 1: Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc trong sự kiện + ước : Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc + ước 3: Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong các công tác chuẩn bị + ược 4: Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị sự kiện

cóthểsẽbịđổvỡ)

Cácthủtụchànhchínhthườngcókhi tiếnhànhtổchứcsựkiệnlà:

+ Giấy phép tiến hành sự kiện thường là yêu cầu b t buộc với các sự kiện có quy

m tương đối lớn có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng d n cư như: tổ chức các cuộc diễu hành thi đấu thể thao, biểu diễn nghệ thuật Với các sự kiện nhỏ như: hội thảo, hội nghị,

tổ chức sinh nhật đám cưới không nhất thiết phải có thủ tục này

+ Các giấy phép về vệ sinh an ninh m i trường đối với với các sự kiện lớn + Một số sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xem xét nội dung của sự kiện

+ Các giấp phép khác cho các công việc khác trong quá trình tổ chức sự kiện như: giấy ph p treo băng r n quảng cáo trên đường; giấy ph p cho đón tiếp và phục vụ khách

du lịch quốc tế