Giáo trình Nguyên Lý Kế Toán (Chương 1 đến Chương 5)

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn... 6 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn... Đơn vị thước đo tiền tệ Thông tin do kế toán cung c

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

t o á n , p h ù hợp v ớ i đặc đ i ể m n g ư ờ i học , đặc biệ t sinh viên vùn g trung

du m i ề n núi, c á c h trình b à y của g i á o trình d ễ h i ể u , từ đ ơ n giản đ ế n phức tạp, từ n g ữ t h ô n g dụng Đ ể n g ư ờ i học d ễ học tập, n g h i ê n cứu và

t r á n h trùng lặp v ớ i c á c m ô n k ế toán c h u y ê n sâu, giáo trình c h ư a đ ề cập

đ ế n phần t h u ế G T G T

T h a m gia b i ê n soạn g i á o trìn h c ó c á c giản g viên :

- TS Đ o à n Quang T h i ệ u - Chủ biên, đ ồ n g thời soạn c á c c h ư ơ n g

1 , 2 , 3 , 5 , 6 , 7

- ThS Đ à m P h ư ơ n g L a n - T r ư ở n g bộ m ô n K ế toán Tổng hợp, soạn c h ư ơ n g 8

- ThS N g u y ễ n T h ị T u â n - P h ó trưởng bộ m ô n K ế toán D N , soạn

c h ư ơ n g 4

- ThS Đ ặ n g T h ị D ị u - P h ó trưởng b ộ m ô n K ế toán tổng hợp, soạn

c h ư ơ n g 9

M ặ c d ù đ ã c ó n h i ề u c ố gắng, n h ư n g do thời gian và trình đ ộ c ó hạn l ạ i là l ầ n xuất bản đ ầ u tiên n ê n c u ố n giáo trình k h ô n g tránh k h ỏ i

t h i ế u sót C á c t á c g i ả m o n g nhậ n đư ợ c c á c ý k i ế n đ ó n g g ó p đ ể l ầ n xu ấ t bản sau cuốn g i á o trình được h o à n t h i ệ n hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

T M Tập thể tác g i ả

T S Đ o à n Q u a n g T h i ệ u

ra bao n h i ê u và c ò n l ạ i bao n h i ê u N ế u số chi lớn hơn số thu c h ú n g ta phải nghĩ c á c h đ ể t ă n g thu hay g i ả m chi Ngược l ạ i nếu số thu l ớ n h ơ n

số chi, c h ú n g ta sẽ p h ả i nghĩ c á c h sử d ụ n g số thặng d ư sao cho c ó h i ệ u

q u ả nhất C h í n h vì t h ế m à c h ú n g ta cần phải c ó t h ô n g tin tài c h í n h đ ể

l à m c ă n cứ cho c á c quyết định

T ư ơ n g tự n h ư trên, c á c n h à quản lý của m ộ t doanh nghiệp hay của m ộ t c ơ quan n h à nước cũng cần c ó những t h ô n g tin về tình h ì n h tài

c h í n h của doanh n g h i ệ p hay c ơ quan của h ọ N ế u số thu l ớ n hơ n số ch i

h ọ m u ố n biết số thặng d ư đ ã được d ù n g đ ể làm gì C ò n n ế u số chi lớn hơn, h ọ m u ố n biết t ạ i sao l ạ i c ó số t h i ế u hụt và tìm c á c h khắc phục

V ậ y các d ữ k i ệ n tài c h í n h n à y ở đ â u m à c ó ? Câu trả l ờ i là ở c á c sổ

s á c h k ế toán do doanh n g h i ệ p hay c ơ quan n h à nước ghi c h é p lưu giữ

Vì t h ế c h ú n g ta c ó t h ể n ó i mục đ í c h c ă n bản của k ế toán là cung cấp c á c t h ô n g t i n v ề tình h ì n h tài c h í n h của m ộ t tổ chức cho những

n g ư ờ i phải ra c á c q u y ế t đ ị n h đ i ề u h à n h hoạt động của t ổ chức đ ó

M u ố n cung cấp được c á c d ữ k i ệ n tài c h í n h này, k ế toán phải thực hiện m ộ t số c ô n g việc: phải ghi nhận các sự việc x ẩ y ra cho t ổ chức

n h ư là việc bán h à n g cho k h á c h h à n g ; mua h à n g từ m ộ t n h à cung cấp; trả lương cho n h â n viên N h ữ n g sự việc này trong k ế t o á n g ọ i là nghiệp vụ kinh tế Sau k h i được ghi nhận tập trung, các nghiệp vụ k i n h

t ế p h á t sinh sẽ được p h â n l o ạ i v à h ệ th ố n g h ó a theo từng l o ạ i n g h i ệ p

vụ tức là c h ú n g ta sẽ tập trung tất cả c á c nghiệp vụ n h ư b á n h à n g v à o

v ớ i nhau; trả lương cho n h â n viên v à o v ớ i nhau theo trình tự t h ờ i gian phát sinh Sau k h i tất cả c á c n g h i ệ p vụ của m ộ t k ỳ hoạt đ ộ n g đ ã được ghi nhận và phân l o ạ i k ế toán sẽ tổng hợp những nghiệp vụ n à y l ạ i Tức là tính ra tổng số h à n g b á n , tổng số h à n g mua, tổng số lương trả cho

n h â n v i ê n và cuối c ù n g là tính toán k ế t q u ả của những nghiệp vụ k i n h

t ế d i ễ n ra trong m ộ t k ỳ hoạt đ ộ n g b ằ n g c á c h lậ p cá c b á o c á o tài c h í n h đ ể Ban G i á m đốc thấy được k ế t q u ả hoạt đ ộ n g của tổ chức và tình h ì n h tài

c h í n h của tổ chức n à y

Đ ể đ ư a ra k h á i n i ệ m v ề k ế t o á n c ó n h i ề u quan đ i ể m b à y t ỏ ở c á c

g i á c đ ộ k h á c nhau Theo luật k ế t o á n : " K ế t o á n là việc thu thập, x ử lý,

k i ể m tra, p h â n tích và cung cấp t h ô n g t i n k i n h tế, tài c h í n h d ư ớ i h ì n h thức giá trị, h i ệ n vật và t h ờ i gian lao đ ộ n g "

C ũ n g theo luật k ế t o á n t h ì k ế t o á n đư ợ c chia ra 2 l o ạ i l à k ế t o á n tài c h í n h v à k ế t o á n quả n trị, tron g đ ó :

K ế t o á n tài c h í n h là việ c th u thập, x ử lý , k i ể m tra, p h â n t í c h v à cung cấp t h ô n g tin k i n h tế, tài c h í n h bằng b á o c á o tài c h í n h cho đ ố i tượng c ó nhu cầu sử d ụ n g t h ô n g tin của đ ơ n vị k ế toán

K ế t o á n quả n trị là việ c th u thập, x ử lý , k i ể m tra, p h â n tíc h v à cung cấp t h ô n g tin kinh tế, tài c h í n h theo yêu cầu quản trị và q u y ế t định k i n h tế, tài c h í n h trong n ộ i b ộ đ ơ n vị k ế toán

6

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

Đ ị n h nghĩa về k ế toán trên nhấn mạnh đ ế n c ô n g việc của những

n g ư ờ i làm c ô n g tác k ế toán

T r ê n m ộ t p h ư ơ n g d i ệ n k h á c m ộ t số tá c g i ả m u ố n nhấn mạn h đ ế n bản chất và chức n ă n g của k ế t o á n thì phát b i ể u : K ế t o á n là khoa học

và nghệ thuật về ghi c h é p , p h â n l o ạ i , tổng hợp số l i ệ u và tính toán k ế t

q u ả của c á c hoạt đ ộ n g kinh t ế tài c h í n h của m ộ t tổ chức nhằm cung cấp t h ô n g tin g i ú p Ban G i á m đốc c ó thể c ă n cứ v à o đ ó m à ra c á c quyết định quản lý, đ ồ n g thời cung cấp t h ô n g tin cho những n g ư ờ i c ó l ợ i ích

và trách n h i ệ m liên quan

N g o à i ra c ò n nhiều k h á i n i ệ m nói lên n h i ề u khía cạnh k h á c nhau

v ề k ế t o á n T u y vậ y n g ư ờ i ta c ó những quan đ i ể m chung v ề bả n chất của k ế t o á n là: khoa học và nghệ thuật v ề ghi c h é p , tính toán, p h â n

l o ạ i , tổng hợp số l i ệ u , c ò n chức n ă n g của k ế t o á n là cung cấp t h ô n g t i n trong đ ó t h ô n g t i n k ế toán phục vụ cho n h à quản lý ( n h ư Chủ doanh nghiệp, H ộ i đ ồ n g quản trị, Ban g i á m đốc ), n g ư ờ i c ó l ợ i ích trực t i ế p ( n h ư c á c N h à đ ầ u tư, c á c chủ cho vay), n g ư ờ i c ó l ợ i ích g i á n tiếp (như

c ơ quan thuế, c ơ quan thống kê và c á c c ơ quan chức n ă n g )

1.1.2 V à i n é t v ề sự p h á t t r i ể n của k ế t o á n

Sự h ì n h t h à n h và phát t r i ể n của k ế t o á n gắn l i ề n v ớ i sự h ì n h t h à n h

và p h á t t r i ể n của đ ờ i sống k i n h tế, x ã h ộ i loài n g ư ờ i từ thấp lên cao

M ộ t số tài l i ệ u n g h i ê n cứu cho thấy lịch sử của k ế t o á n c ó từ thời thượng cổ, xuất h i ệ n từ 5, 6 n g à n n ă m trước c ô n g n g u y ê n L ị c h sử k ế

t o á n bắt ngu ồ n trong lịch sử k i n h t ế , theo đ à phá t t r i ể n của những t i ế n

b ộ k i n h t ế - x ã h ộ i Qua n g h i ê n cứu n ề n văn m i n h cổ của c á c d â n tộc

n h ư A i Cập, T h ổ N h ĩ K ỳ , Ấn Đ ộ , H y L ạ p và La Mã đ ã chứng m i n h rằng k ế toán đ ã được h ì n h t h à n h từ thời thượng cổ

7

n g ư ờ i cha của n g à n h k ế toán và là n g ư ờ i c u ố i c ù n g c ó c ô n g đ ó n g g ó p lớn trong n g à n h toán học ở t h ế kỷ 15 Do đ ã g ó p phần v à o việc t r u y ề n

b á k ỹ thuật k ế t o á n , n ê n ỏ n g được xe m là tá c g i ả đ ầ u tiê n v i ế t v ề k ế

t o á n và t ừ đ ó k ế t o á n c ó bước phá t tri ể n k h ô n g ngừn g cho đ ế n n g à y nay T u y n h i ê n sự gh i c h é p v à o sổ nhật k ý nhữn g n g h i ệ p v ụ k i n h t ế

p h á t sinh thời b ấ v g i ờ c h ư a được gọ n v à r õ rệt , chỉ sử d ụ n g bản g đ ố i

8

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

bảo đ ả m sự dễ hiểu, đ á n g tin cậy và c ó thể so sánh của các thông tin

k ế t o á n

Những khái n i ệ m và nguyên tắc này được rút ra từ kinh nghiệm thực t i ễ n của những người thực hiện cống tác k ế toán kết hợp với quá trình n g h i ê n cứu của các c ơ quan chức n â n g n h ư B ộ Tài chính, Tổng Cục T h ố n g kê, c á c c h u y ê n gia kinh t ế Sau đ ó được m ọ i người thừa nhận n h ư là m ộ t quy luật và trở thành một trong những vấn đề c ó tính

p h á p lện h của c ô n g tác k ế t o á n thống k ê và được tri ể n khai á p d ụ n g

thống nhất ở tất cả c á c đ ơ n vị kinh t ế trong phạm vi quốc gia Sau đ â y

là m ộ t số khái n i ệ m và những n g u y ê n tắc c ơ bản:

1.2.1 Một số khái niệm và giả dinh

1.2.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán

K h á i n i ệ m n à y tươn g đ ổn g v ớ i khá i n i ệ m đ ơ n vị kin h doanh Theo k h á i n i ệ m n à y , t h ô n g tin tài c h í n h được phản á n h cho một đ ơ n vị

k ế t o á n cụ th ể M ỗ i đ ơ n vị kin h t ế r i ê n g biệ t phả i được phâ n biệt là

m ộ t đ ơ n vị k ế toán độc lập, c ó bộ b á o c á o tài c h í n h của riêng m ì n h

K h á i n i ệ m đom vị k ế toán đòi h ỏ i c á c b á o c á o tài c h í n h được lập chỉ phản á n h c á c t h ô n g tin về tình hình tài c h í n h của đ ơ n vị k ế toán m à

k h ô n g bao h à m t h ô n g tin tài chính về các chủ thể kinh t ế khác n h ư tài sản riêng của chủ sở hữu hay các t h ô n g t i n tài c h í n h của các đơn vị

k i n h t ế độc lập k h á c Nói c á c h k h á c , khái n i ệ m đ ơ n vị k ế toán quy định g i ớ i hạn về t h ô n g tin tài c h í n h m à h ệ thống k ế toán cần phải thu thập và b á o c á o

1.2.1.2 Đơn vị thước đo tiền tệ

Thông tin do kế toán cung cấp phải được thể hiện bàng thước đo

t i ề n tệ K ế t o á n lựa chọ n và sử d ụ n g mộ t đ ơ n vị t i ề n tệ là m thước đo

T h ô n g thường thước đ o t i ề n tệ được lựa chọn là đ ơ n vị tiền tệ chính

thức của quốc gia m à đ ơ n vị k ế toán đ ă n g k ý hoạt đ ộ n g M ọ i nghiệp

vụ k i n h t ế phát sinh đ ề u được tính toán và ghi c h é p bằng thước đ o t i ề n

tệ n à y K h i ghi c h é p các nghiệp vụ k i n h tế, k ế t o á n chi c h ú ý đ ế n giá thực t ế t ạ i thời đ i ể m phát sinh m à k h ô n g c h ú ý đ ế n sự thay đ ổ i sức mua của đ ồ n g t i ề n

Đ ố i v ớ i c á c đơn vị k i n h t ế V i ệ t N a m t h ô n g t h ư ờ n g thì k ế t o á n phải d ù n g đ ồ n g ngân h à n g N h à nước V i ệ t N a m trong q u á trình tính

t o á n , ghi c h é p c á c nghiệp vụ k i n h t ế p h á t sinh và p h ả i đặt g i ả thiết là sức mua của đồng tiền c ó giá trị bền vững hoặc sự thay đ ổ i về tính giá trị của t i ề n tệ theo giá cả ảnh hưởng k h ô n g đ á n g k ể đ ế n tình trạng tài

c h í n h của đ o n vị kinh tế T u y n h i ê n , k h i c ó sự b i ế n đ ộ n g l ớ n về giá cả trên thị trường thì k ế toán phải dựa v à o những quy định, hướng dẫn của n h à nước đ ể tổ chức đ á n h giá l ạ i c á c tài sản c ó liên quan từ giá trị

đ ã ghi sổ t h à n h giá trị đ ư ơ n g thời đ ể l à m t ă n g ý nghĩa của b á o c á o tài

c h í n h k ế t o á n

1.2.1.3 Giả định hoạt động liên tục

K ế t o á n phả i đ ặ t g i ả t h i ế t là doanh n g h i ệ p sẽ hoạ t đ ộ n g liê n tục trong m ộ t t h ờ i gian vô hạn định hay sẽ hoạt đ ộ n g cho đ ế n k h i n à o c á c tài sản c ố đ ịn h h o à n toà n bị h ư h ỏ n g v à t ấ t c ả t r á c h n h i ệ m cun g cấp sản p h ẩ m , h à n g h ó a hay dịch vụ của đ ơ n vị đ ã được h o à n tất hoặc ít nhất là k h ô n g bị g i ả i thể trong t ư ơ n g lai g ầ n

G i ả định n à y được v ậ n d ụ n g trong việc đ ị n h g i á c á c l o ạ i tài sản

đ a n g sử d ụ n g trong doanh nghiệp Doanh n g h i ệ p đ a n g sử d ụ n g cho

n ê n c h ư a b á n hoặc k h ô n g thể b á n được do đ ó g i á trị của những tài sản

n à y sẽ được tính toán và phản á n h trên c ơ sở g i á gốc và sự đ ã hao m ò n

do sử d ụ n g Tức là giá trị tài sản h i ệ n c ò n được tính theo số t i ề n m à thực sự doanh nghiệp đ ã phải trả k h i mua sắm hay x â y dựng trừ đi g i á trị đ ã hao m ò n chứ k h ô n g p h ả i là giá mua b á n ra trên thị trường M ặ t

10

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

k h á c , g i ả thiết về sự hoạt đ ộ n g lâu dài của doanh nghiệp c ò n là c ơ sở cho c á c p h ư ơ n g p h á p tính k h ấ u hao đế phân chia giá phí của các loại tài sản c ố định vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian

sử d ụ n g của nó

1.2.1.4 Khái niệm kỳ kẻ toán

Hoạt động của doanh nghiệp là lâu dài và liên tục, nếu chờ cho tất cả c á c hoạt động sản xuất kinh doanh n g ư n g l ạ i và m ọ i tài sản đ ề u được b á n xong k ế toán m ớ i lập b á o c á o tài c h í n h thì sẽ k h ô n g có tác

d ụ n g gì trong việc đ i ề u h à n h hoạt động của ban g i á m đốc Đ ể kịp thời cung cấp c á c t h ô n g t i n cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp, k ế

t o á n phả i chia hoạt đ ộ n g lâu d à i của đơ n vị t h à n h n h i ề u k ỳ c ó đ ộ dà i

v ề t h ờ i gian bằng nhau, t ừ đ ó d ễ d à n g so sánh , đ á n h gi á v à k i ể m soát doanh thu, chi p h í và lãi ( l ỗ ) của từng kỳ

G i ả định n à y dựa trên g i ả thiết hoạt động của đ ơ n vị sẽ n g ư n g l ạ i

v à o m ộ t thời đ i ể m n à o đ ó đ ể k ế toán c ó thể lập c á c b á o c á o c ó tính chất tổng kết tình h ì n h hoạt động trong thời gian qua và cung cấp các

Trong c h ế đ ộ k ế t o á n doanh nghiệp n g o à i k ỳ k ế t o á n tính theo

n ă m d ư ơ n g lịch, trong những trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp c ó thể tính theo 12 t h á n g tròn sau k h i đ ã t h ô n g b á o cho c ơ quan t h u ế và được

p h é p thay đ ổ i n g à y k ế t t h ú c k ỳ k ế toán n ă m V i ệ c thay đ ổ i n à y c ó thể dẫn đ ế n việc l ậ p b á o c á o tài c h í n h cho k ỳ k ế toán n ă m đ ầ u tiên hay

n ă m c u ố i c ù n g ngắn h ơ n hoặc dài hơn 12 t h á n g , n h ư n g k h ô n g được vượt q u á 15 t h á n g

1.2.2 M ộ t số n g u y ê n t á c k ẻ t o á n

1.2.2.1 Nguyên tắc thực tế khách quan

K h i ghi c h é p phản ản h c á c nghiệ p vụ k i n h t ế p h á t sinh v à o nhữn g

g i ấ v tờ hay sổ sách cần thiết, k ế toán phải ghi c h é p m ộ t c á c h k h á c h quan nghĩa là phải phản á n h theo đ ú n g những sự việc thực t ế đ ã d i ễ n ra

và c ó thể d ễ d à n g k i ể m chứng l ạ i được, k h ô n g được ghi c h é p theo ý chủ quan n à o đ ó m à l à m n g ư ờ i đọc h i ể u k h ô n g đ ú n g bản chất của v ấ n

đ ề

1.2.2.2 Nguyên tắc giá phí

N ộ i dung của n g u y ê n tắc giá p h í là k h i ghi nhận c á c n g h i ệ p v ụ

k i n h t ế liên quan đ ế n tài sản, k ê J o á n p h ả i dựa v à o c h L g h í đ ã p h á t sinh

d ể h ì n h t h à n h n ê n tài s à n chứ khộng_phải c ă n c ứ v à c y g i á h i ệ n h à n h trên thị trường N h ư v ậ y , giá trị của tài sản được g h i n h ậ n v à o bảng c â n đ ố i

k ế t o á n là c h i p h í m à doanh nghiệ p đ ã phả i b ỏ ra đ ể c ó tài sản đ ó , c h ứ

k h ô n g phải g i á thị trường ở t h ờ i đ i ể m b á o c á o N g u y ê n tắc n à y c ò n được g ọ i là n g u y ê n tắc g i á gốc đ ể t h ể h i ệ n rằng k ế t o á n g h i n h ậ n g i á trị tài sản và c á c khoản chi p h í p h á t sinh theo g i á gốc là số t i ề n m à doanh nghiệ p đ ã ch i ra t ạ i thờ i đ i ể m p h á t sin h nghiệ p v ụ

1.2.2.3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Doanh thu chỉ được g h i n h ậ n k h i đ ơ n vị đ ã h o à n t h à n h t r á c h

n h i ệ m cung cấp sản p h ẩ m , h à n g h ó a hay dịch vụ cho k h á c h h à n g v à được k h á c h h à n g trả t i ề n hoặc chấp n h ậ n thanh toán V i ệ c g h i n h ậ n doanh thu được h ư ở n g ở thời đ i ể m b á n h à n g n h ư trên sẽ cho m ộ t sự đ o lường thực t ế nhất vì:

- K h i đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghiệp đã thực hiện hầu hết nhũng c ô n g việc cần thiết trong việc bá n hàn g hoặc cung cấp dịch vụ, nhũng vấn đ ề c ò n l ạ i là khôn g đán g k ể

12

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

- V à o thời đ i ể m bán h à n g , giá cả thanh toán đ ã được người bán

và n g ư ờ i mua thỏa thuận là một sự đ o lường k h á c h quan doanh thu được h ư ở n g và k h i đ ó bên bán đã nhận được một số t i ề n hoặc một khoản phải thu

1.2.2.4 Nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí

M ỗ i khoản doanh thu được tạo ra, đ ề u xuất phát từ những khoản chi phí, vì v ậ y k h i x á c định doanh thu ở kỳ n à o , thì cũng phải xác định những chi p h í đ ể tạo doanh thu đ ó ớ kỳ ấy

T ấ t cả c á c chi p h í chi ra trong q u á trình hoạt đ ộ n g c ù a doanh nghiệp đ ề u c ó mục đ í c h c u ố i c ù n g là tạo ra doanh thu và l ợ i nhuận

T u y n h i ê n , trong từng kỳ k ế toán (tháng, q u ý , n ă m ) doanh thu c ó thể phát sinh ở k ỳ n à y , n h ư n g những chi phí đ ã phải chi ra đ ể đạt doanh thu đ ó l ạ i ở k ỳ trước, vì v ậ y n g u y ê n tắc n à y yêu cầu k h i tính chi p h í được coi là c h i p h í hoạt đ ộ n g trong k ỳ phải trên c ơ sở những chi p h í

n à o tạo n ê n doanh thu được hưởng trong kỳ N h ư vạy c ó thể c ó những chi p h í đ ã phát sinh trong k ỳ , n h ư n g k h ô n g được coi là chi p h í hoạt

đ ộ n g trong k ỳ vì n ó c ó liên quan đ ế n doanh thu được hưởng ở kỳ sau như: chi p h í mua n g u y ê n vật liệu đ ê sản xuất trong kỳ sau Ngược l ạ i ,

c ó những trường hợp đ ã thu t i ề n n h ư n g d i ễ n ra trước k h i giao h à n g hay cung cấp dịch vụ thì cũng c h ư a được ghi nhận là doanh thu Trong trường hợp n à y k ế toán phải coi n h ư m ộ t m ó n n ợ phải trả cho đ ế n k h i

n à o việ c giao h à n g hay cun g cấp dịch vụ đ ã được thực h i ệ n

1.2.2.5 Nguyên tắc nhất quán

Trong k ế t o á n c ó thể m ộ t số trường hợp được p h é p c ó n h i ề u

p h ư ơ n g p h á p tính toán, m ỗ i p h ư ơ n g p h á p l ạ i cho một k ế t quả k h á c nhau Theo n g u y ê n tắc n à y , khi đ ã chọn p h ư ơ n g p h á p n à o thì k ế toán phải á p d ụ n g nhái q u á n trong c á c kỳ k ế toán Trường hợp cần thiết sự thay đ ổ i về p h ư ơ n g p h á p đ ã chọn cho hợp lý thì trong phần thuyết

m i n h b á o c á o tài c h í n h phả i g i ả i trìn h lý do t ạ i sao phả i thay đ ổ i

p h ư ơ n g p h á p và sự thay đ ổ i đ ó ảnh hưởng n h ư t h ế n à o đ ế n k ế t q u ả tính toán so v ớ i p h ư ơ n g p h á p cũ

V í d ụ : C ó n h i ề u p h ư ơ n g p h á p tín h kh ấ u hao tài sản c ố đ ị n h ; tín h giá trị h à n g t ồ n c u ố i kỳ M ỗ i p h ư ơ n g p h á p sẽ mang l ạ i m ộ t con số

k h á c nhau về chi p h í và l ợ i nhuận Á p dụng p h ư ơ n g p h á p n à o là t ù y thuộc vào đ i ề u k i ệ n cụ thể của từng doanh nghiệp vì tất cả c á c p h ư ơ n g

p h á p đ ó đ ề u được c ô n g nhận, n h ư n g theo n g u y ê n tắc n à y , k ế t o á n đ ã lựa chọn á p d ụ n g p h ư ơ n g p h á p n à o thì phải á p d ụ n g nhất q u á n trong các k ỳ k ế t o á n

N g u y ê n tắc t h ậ n t r ọ n g đ ò i h ỏ i :

- Phải l ậ p c á c k h o ả n d ự p h ò n g k h i c ó bằng chứng v ề c á c khoản đầu tư, h à n g t ồ n kho t r ê n thực t ế đ ã bị g i ả m giá

- K h ô n g đ á n h g i á cao h ơ n giá trị của c á c tài sản v à c á c k h o ả n thu nhập

- K h ô n g đ á n h g i á thấp h ơ n giá trị của c á c khoản n ợ p h ả i trả và chi phí

- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận k h i c ó b ằ n g c h ứ n g chắc chắn về k h ả n ă n g thu được l ợ i ích kinh tế C ò n chi p h í p h ả i được ghi nhận k h i c ó b ằ n g chứng c ó thể về k h ả n ă n g phát sinh

14

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

1.2.2.7 Nguyên lắc trọng yêu

K ế l o à n c ó th ể b ỏ qua những y ế u t ố khôn g ảnh hư ởng , hoặc ảnh hưởng k h ô n g đ á n g kể đ ế n lình hình tài chính, nhưng phải đặc biệt quan t â m đ ế n những y ế u t ố ảnh hướng lớn đ ế n tình hình tài c h í n h

C á c nghiệ p vụ kin h t ế p h á t sinh trong q u á trình hoạt đ ộn g của doanh nghiệp bao g ồ m nhiều loại với những giá trị lớn nhỏ k h á c nhau

và c ó ảnh hưởng đ á n g kể hoặc k h ô n g đ á n g kể đến doanh thu hay chi

p h í hay hoạt đ ộ n g của doanh nghiệ p trong từng thời kỳ k ế t o á n

Theo n g u y ê n tắc n à y , k ế t o á n c ó th ể lin h đ ộn g giả i quyết m ộ t số nghiệp vụ kinh t ế phát sinh theo hướng thiết thực đ ơ n giản, d ễ làm m à

k h ô n g bắt buộc phải bảo đ ả m yêu cầu của những n g u y ê n tắc trên, nếu ảnh hưởng của c á c nghiệp vụ kinh t ế phát sinh đ ó đ ế n c á c chỉ tiêu doanh thu, chi phí và l ợ i nhuận của doanh nghiệp là k h ô n g đ á n g k ể

1.2.2.8 Nguyên tắc cóng khai

N g u y ê n tắc n à y đ ò i h ỏ i tất cả các hoạt dộng kinh t ế d i ễ n ra trong

kỳ của đơn vị đ ề u phải được phản ảnh đ ầ y đủ trong hệ thống b á o c á o tài c h í n h , phải g i ả i trình rõ r à n g các số liệu quan trọng đ ể n g ư ờ i đọc

b á o c á o hiểu đ ú n g tình h ì n h tài c h í n h và phải c ô n g bố c ô n g khai theo quy định của n h à nước

K h á c v ớ i c á c m ô n khoa học kin h t ế k h á c , k ế toán c ò n là c ô n g cụ phục vụ yêu cầu quản lý hoạt đ ộ n g sản xuất kinh doanh ở c á c đ ơ n vị kinh t ế c ơ sở, t h ô n g qua việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban

G i á m đốc hay H ộ i đ ồ n g Q u ả n trị V ì vậy đ ố i tượng n g h i ê n cứu của k ế

t o á n là "Sự hìn h t h à n h và tìn h h ì n h sử d ụ n g c á c l o ạ i tài sản v à o hoạt động sản xuất k i n h doanh trong m ộ t đ ơ n vị k i n h t ế cụ t h ể " n h ằ m q u ả n

lý khai thác một c á c h tốt nhất các y ế u t ố sản xuất trong q u á trình tái sản xuất xã h ộ i

Đ ể hiểu rõ h ơ n đ ố i tượng n g h i ê n cứu của hạch t o á n k ế t o á n

c h ú n g ta cần đ i sâ u n g h i ê n cứu v ề v ố n trê n 2 m ặ t bi ể u h i ệ n của n ó l à tài sản và nguồn hình t h à n h tài sản, sau nữa là q u á trình tuần h o à n của

v ố n Đ ể n g h i ê n cứu được toàn d i ệ n mặt b i ể u h i ệ n n à y , trước hết sẽ

n g h i ê n cứu v ố n trong c á c t ổ chức sản xu ấ t vì ở c á c t ổ chức n à y c ó k ế t cấu v ố n và các giai đ o ạ n v ậ n đ ộ n g của v ố n m ộ t c á c h tương đ ố i h o à n chỉnh Trên c ơ sở đ ó , c h ú n g ta c ó thể d ễ d à n g xem xét c á c m ặ t b i ể u

h i ệ n nêu trên trong c á c đ ơ n vị k i n h t ế k h á c

1.3.1 Sự hình thành tài sản của doanh nghiệp

Bất k ỳ m ộ t doanh nghiệp, m ộ t t ổ chức hay t h ậ m c h í m ộ t c á n h â n

n à o m u ố n t i ế n h à n h k i n h doanh cũng đ ò i h ỏ i phải c ó m ộ t lượng v ố n nhất định, lượng v ố n đ ó b i ể u h i ệ n d ư ớ i dạng vật chất hay phi vật chất

và được đ o bằng t i ề n g ọ i là tài sản Hay nói c á c h k h á c tài sản của doanh nghiệp là n g u ồ n lực do doanh nghiệp k i ể m soát và c ó t h ể thu được l ợ i ích kinh t ế trong t ư ơ n g lai n h ư :

- Được sử dụng m ộ t c á c h đ ơ n l ẻ hoặc k ế t hợp v ớ i c á c tài sản k h á c trong sản xuất sản p h ẩ m đ ể b á n hay cung cấp dịch vụ cho k h á c h h à n g

- Đ ể b á n hoặc trao đ ổ i l ấ y tài sản k h á c

- Đ ể thanh toán c á c k h o ả n n ợ p h ả i trả

- Đ ể p h â n p h ố i cho c á c c h ủ sở hữu doanh nghiệp

M ặ t k h á c , v ố n (tài sản) của doanh nghiệp l ạ i được h ì n h t h à n h t ừ

n h i ề u ngu ồ n k h á c nhau g ọ i là n g u ồ n v ố n hay ngu ồ n gốc h ì n h t h à n h

16

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

của tài sản g ọ i là nguồn v ố n N h ư vậy tài sản và nguồn v ố n chỉ là 2 mặt k h á c nhau của v ố n M ộ t tài sản c ó thể được tài trợ từ m ộ t hay

n h i ề u ngu ồ n v ố n k h á c nhau, ngư ợ c l ạ i mộ t nguồn v ố n c ó th ể tham gia

h ì n h t h à n h n ê n m ộ t hay n h i ề u tài sản K h ô n g c ó một tài sản n à o m à

k h ô n g c ó nguồn gốc h ì n h t h à n h cho n ê n về mặt tổng số ta có:

Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn ( ỉ )

Tài sản của bất k ỳ doanh nghiệp n à o cũng đ ề u được hình t h à n h từ

2 nguồn v ố n : nguồn v ố n của chủ sở hữu và c á c m ó n n ợ phải trả T ừ đ ó

ta c ó đẳng thức:

Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sà hữu (2)

a) T ổ n g tài sản là giá trị của tất cả c á c loại tài sản h i ệ n c ó của doanh nghiệp k ể cả c á c l o ạ i tài sản c ó tính chất hữu hình n h ư n h à xưởng, m á y m ó c , thiết bị, vật tư, sản phẩm, h à n g hóa và c á c l o ạ i tài sản c ó tính chất vô h ì n h n h ư phần m ề m m á y tính, bằng phát minh s á n g

c h ế , l ợ i t h ế t h ư ơ n g m ạ i , bản q u y ề n , T à i sản doanh nghiệ p thư ờn g chia l à m 2 l o ạ i : tài sản lưu đ ộ n g và tài sản c ố định

+ Tài sản hai động (TSLĐ) là những tài sản thuộc quyền sở hữu

của doanh nghiệp n h ư n g c ó giá trị n h ỏ (theo quy định h i ệ n nay là < 10 triệu đổng) hoặc t h ờ i gian sử dụng, thu h ồ i , luân chuyển v ố n nhỏ h ơ n Ì

n ă m hoặc Ì chu k ỳ k i n h doanh Tài sản lưu đ ộ n g g ồ m 3 loại:

+ Tài sản cố địnlĩị TSCĐ) là những tài sản c ó g i á trị l ớ n (theo

quy định hiện nay là > 10 t r i ệ u đ ồ n g ) và c ó thời gian sử d ụ n g , l u â n chuyển lớn hơn m ộ t n ă m hoặc m ộ t chu kỳ kinh doanh n h ư tài sản c ố định hữu hình, vô h ì n h , tài sản c ô định t h u ê n g o à i d à i hạn, c á c k h o ả n đầu tư tài c h í n h d à i hạn, c á c k h o ả n đ ầ u tư x â y dựng c ơ bản Đ ặ c đ i ể m của loại tài sản n à y là k h ô n g t h ể thu h ồ i trong m ộ t n ă m hoặc m ộ t chu

kỳ kinh doanh

- T S C Đ hữu h ì n h là n h ữ n g tài sản c ố định c ó h ì n h t h á i vật chất cụ thể do doanh nghiệp n ắ m g i ữ đ ể sử d ụ n g cho hoạt đ ộ n g sản xuất, k i n h doanh như: m á y m ó c , n h à cửa, thiết bị c ô n g tác, p h ư ơ n g t i ệ n v ậ n t ả i ,

p h ư ơ n g t i ệ n truyền d ẫ n

- T S C Đ v ô h ì n h là n h ữ n g T S C Đ k h ô n g c ó h ì n h t h á i vật chất cụ thể, n h ư n g phản á n h m ộ t l ư ợ n g g i á trị lớn m à doanh nghiệp đ ã thực sự

bỏ ra đ ầ u tư như: chi p h í n g h i ê n cứu, phát t r i ể n , p h á t m i n h s á n g c h ế ,

l ợ i t h ế thương m ạ i

- T S C Đ tài c h í n h là giá trị của c á c khoản đầu tư tài c h í n h dài hạn với mục đích k i ế m l ờ i , c ó thời gian thu h ồ i v ố n > Ì n ă m hay Ì chu k ỳ sản xuất kinh doanh như: đ ầ u tư liên doanh dài hạn, cho t h u ê T S C Đ , đ ầ u tư chứng k h o á n dài hạn

b) N ợ phải trả là g i á trị của c á c l o ạ i vật tư, h à n g h ó a hay dịch vụ

đ ã nhận của n g ư ờ i b á n hay n g ư ờ i cung cấp m à doanh nghiệp c h ư a trả

t i ề n hoặc là cá c khoả n t i ề n m à đ ơ n vị đ ã vay m ư ợ n ở n g â n h à n g hay

c ác t ổ chức k i n h t ế k h á c v à c á c k h o ả n phải trả k h á c n h ư p h ả i trả c ô n g

n h â n viên, phải n ộ p cho c ơ quan thuế Hay nói c á c h k h á c , n ợ p h ả i trả

là nghĩa vụ h i ệ n t ạ i của doanh nghiệp phát sinh từ c á c giao dịch v à sự

k i ệ n đ ã qua m à doanh n g h i ệ p p h ả i thanh t o á n từ c á c n g u ồ n lực của

m ì n h N h ì n chung doanh n g h i ệ p n à o cũng c ó n h i ề u m ó n n ợ p h ả i trả vì mua chịu thường t i ệ n l ợ i h ơ n là mua trả t i ề n ngay và v i ệ c vay n g â n

h à n g hay c á c tổ chức tài c h í n h k h á c đ ể tăng v ố n hoạt đ ộ n g của doanh nghiệp là h i ệ n tượng p h ổ b i ế n v à c ó l ợ i cho n ề n k i n h tế

18

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

Đ ứ n g về p h ư ơ n g d i ệ n quản lý người ta thường phân chia c á c khoản n ợ phải trả của doanh nghiệp thành n ợ ngắn hạn và n ợ dài hạn + N ợ ngắn hạn là c á c khoản n ợ m à doanh nghiệp c ó trách nhiệm phải trả trong Ì n ă m hoặc trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh như: vay ngắn hạn n g â n h à n g , thương phiếu ngắn hạn, lương phụ cấp phải trả cho c ô n g n h â n viên

+ N ợ dài hạn là c á c khoản n ợ có thời hạn phải thanh toán phải chi trả lớn hơn m ộ t n ă m hoặc lớn hon một chu kỳ hoạt động kinh doanh như: vay dài hạn cho đ ầ u tư phát triển, thương phiếu dài hạn, trái phiếu

p h á t h à n h d à i hạ n phả i trả

c) V ố n chủ sở hữu là giá trị vốn của doanh nghiệp được tính bằng

số c h ê n h lệch giữa giá trị tài sản của doanh nghiệp trừ (-) n ợ phải trả

N g u ồ n v ố n thuộc quyền sử dụng của đơn vị, đơn vị c ó quyền sử dụng lâu dài trong suốt thời gian hoạt động của đom vị hay nói cách k h á c vốn chủ sở hữu là giá trị của các l o ạ i tài sản n h ư nhà cửa, m á y m ó c thiết bị,

v ố n bằng tiền m à cá c chủ thể sản xuất kinh doanh đã đầu tư đ ể có thể

t i ế n h à n h c á c hoạt đ ộn g k i n h t ế đ ã xá c định M ộ t doanh nghiệp c ó th ể

c ó m ộ t hoặc nhiều chủ sở hữu Đ ố i v ớ i doanh nghiệp N h à nước do N h à nước cấp v ố n và chịu sự g i á m sát của n h à nước thì chủ sở hữu là N h à nước Đ ố i v ớ i c á c x í nghiệp liên doanh hay c ô n g ty liên doanh thì chủ sở hữu là c á c thàrih viên tham gia g ó p vốn Đ ố i với các c ô n g ty cổ phần hay c ô n g ty trách n h i ệ m hữu hạn thì chủ sở hữu là các cổ đ ô n g Đ ố i v ớ i các doanh nghiệp tư n h â n thì chủ sở hữu là người đã bỏ vốn ra đ ể thành lập và điều h à n h hoạt động đơn vị

V ố n của chủ sở hữu bao g ồ m :

+ V ố n của c á c n h à đ ầ u tư;

+ Số v ố n được b ổ sung từ k ế t quả hoạt động sản xuất k i n h doanh của doanh nghiệp;

+ L ợ i nhuận c h ư a p h â n p h ố i ;

+ Các quỹ;

+ C ổ phiếu quỹ;

+ L ợ i nhuận g i ữ l ạ i ;

+ C h ê n h lệch tỷ giá và c h ê n h lệch đ á n h giá l ạ i tài sản

Cần lưu ý số l i ệ u v ố n chủ sở hữu là m ộ t con số cụ t h ể , n h ư n g k h i doanh nghiệp bị suy thái thì chủ sở hữu chỉ được coi là sở hữu p h ầ n tài sản c ò n l ạ i của đ ơ n vị sau k h i đ ã thanh toán hết c á c khoản n ợ p h ả i trả

M ặ t k h á c , q u y ề n đòi n ợ của c á c chủ n ợ c ó h i ệ u lực trên tất cả c á c l o ạ i tài sản của doanh nghiệp c h ứ k h ô n g phải chỉ c ó h i ệ u lực trên m ộ t l o ạ i tài sản riêng l ẻ n à o V ì t h ế ta c ó :

Nguồn vốn chủ sỏ hữu = Tổng tài sản - Nợ phải trả (3)

1.3.2 S ự v ậ n đ ộ n g c ủ a t à i s ả n t r o n g h o ạ t đ ộ n g k i n h d o a n h

Trong q u á trình hoạt đ ộ n g sản xuất k i n h doanh, tài sản của c á c doanh nghiệp sẽ k h ô n g ngừng v ậ n đ ộ n g , n ó b i ế n đ ổ i cả v ề h ì n h thái và lượng giá trị N g h i ê n cứu sự v ậ n đ ộ n g của tư bản sản xuất, c M á c đ ã nêu c ô n g thức chung v ề t u ầ n h o à n của tư bản sản xuất qua 3 giai đ o ạ n :

T - H S X H ' - T

Sự biến đ ổ i v ề h ì n h thái t ồ n t ạ i của c á c l o ạ i tài sản chủ y ế u phụ thuộc v à o chức n ă n g c ơ bản của từng doanh nghiệp:

- Đ ố i v ớ i doanh n g h i ệ p sản xuất: chức n ă n g c ơ bản là sản x u ấ t v à tiêu t h ụ sản p h ẩ m l à m ra thì tài sản của đ ơ n vị sẽ thay đ ổ i h ì n h t h á i qua 3 giai đ o ạ n sản xuất k i n h doanh c h ủ y ế u : cung cấp, sản xuất và tiêu thụ X é t trong m ộ t q u á trình liên tục, tương ứng v ớ i 3 giai đ o ạ n trên tài sản sẽ thay đ ổ i h ì n h thái từ t i ề n m ặ t hay t i ề n gửi n g â n h à n g

t h à n h n g u y ê n vật l i ệ u , d ụ n g cụ, trang thiết bị đ ể chuẩn bị thực h i ệ n

k ế hoạch sản xu ấ t Sau đ ó tài sản sẽ b i ế n đ ổ i t ừ n g u y ê n vậ t l i ệ u c h í n h , vật l i ệ u phụ hao m ò n tài sản c ố định t h à n h Ì sản phẩm d ở dang, b á n

t h à n h phẩm hay t h à n h p h ẩ m và từ t h à n h phẩm b i ế n đ ổ i t h à n h k h o ả n

20

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

t h u hay t i ề n m ặ t hay t i ề n g ử i n g â n h à n g k h i bá n sản p h ẩ m cho n g ư ờ i mua Sô t i ề n n à y được d ù n g đ ể mua n g u y ê n vật liệu nhằm thực h i ệ n cho q u á trình sản xuất t i ế p theo Sự vận động biến đ ổ i của tài sản theo

c á c giai đ o ạ n sản xuất k i n h doanh chủ y ế u như trên g ọ i là sự tuần h o à n của tài sản

- Đ ố i với đơn vị k i n h doanh thương m ạ i : chức năng cơ bản là mua

và bán hàng hóa T ư ơ n g ứng v ớ i 2 q u á trình này, tài sản của doanh nghiệp

sẽ b i ế n đ ổ i từ t i ề n t h à n h h à n g h ó a k h i mua h à n g về nhập kho v à từ h à n g hóa thành khoản phải thu hay bằng tiền k h i bán hàng cho người mua Số

t i ề n n à y l ạ i được d ù n g đ ể mua hàng Sự b i ế n đ ổ i nà y cũng mang t í n h tuần hoàn

N ế u tính từ m ộ t h ì n h thá i t ồ n t ạ i cụ th ể nhất định của tài sản thì sau một q u á trình vận động, tài sản trở l ạ i hình thái ban đầu g ọ i là m ộ t v ò n g tuần hoàn của tài sản, m ộ t v ò n g chu chuyển hay một chu kỳ hoạt động

C ó thể m ô tả v ò n g tuần h o à n m ộ t số l o ạ i tài sản của m ộ t số l o ạ i

h ì n h doanh nghiệp theo c á c s ơ đ ồ sau đây:

Đ ố i v ớ i doanh n g h i ệ p sản xuất

S ả n p h ẩ m

Đ ô i v ớ i d o a n h n g h i ệ p t h ư ơ n g m ạ i

V ỏ n b à n g t i ề n 7T

K h o ả n p h ả i t h u

M u a h à n g

Bán h à n g hoa Trong q u á trình tuần h o à n , tài sản k h ô n g chí b i ế n đ ổ i về h ì n h thái m à quan trọng hơ n là tài sản c ò n b i ế n đ ổ i về lượng gi á trị (trừ trường hợp huy động t h ê m vốn), giá trị tăng lên của tài sản từ k ế t quả hoạt động sản xuất k i n h doanh là mục tiêu của các doanh nghiệp n h ằ m tăng v ố n của chủ sở hữu sau k h i thực h i ệ n đ ầ y đ ủ trách n h i ệ m p h á p lý của m ì n h n h ư nộp t h u ế thu nhập tức là l ấ y thu bù chi và c ò n c ó lãi Những t h ô n g tin về sự b i ế n đ ổ i giá trị rất cần thiết cho việc tìm phương hướng và biện p h á p đ ể thường x u y ê n n â n g cao h i ệ u quả của

q u á trình tái sản xuất, q u á trình vận đ ộ n g và lớn lên của tài sản

T ó m l ạ i , đ ố i tượng của k ế t o á n là v ố n k i n h doanh của đem vị hạch toán được xem xét trong quan h ệ giữa 2 mặt b i ể u h i ệ n là tài sản và nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn) và q u á trình tuần h o à n của v ố n kinh doanh qua c á c giai đ o ạ n nhất định của q u á trình tái sản xuất,

c ù n g các m ố i quan h ệ k i n h t ế phát sinh trong q u á trình hoạt đ ộ n g của

- Sử dụng cả 3 l o ạ i thước đ o là: giá trị, h i ệ n vật và thời gian,

n h ư n g chủ y ế u và bắt buộc là giá trị

- T h ô n g tin số l i ệ u : chủ yếu trình bày bằng h ệ thống biểu mẫu

b á o c á o theo quy định của n h à nước ( đ ố i v ớ i t h ô n g tin cho bên ngoài) hay theo những b á o c á o do g i á m đốc x í nghiệp quy định ( đ ố i v ớ i n ộ i bộ)

- Phạm v i sử dụng t h ô n g tin: trong n ộ i b ộ đ ơ n vị k i n h t ế cơ sở,

c á c c ơ quan chức n ă n g của n h à nước và những đ ố i tượng liên quan n h ư

và sử d ụ n g tài sản, vật tư, t i ề n v ố n ; q u á trình và k ế t quả hoạt động sản

x u ấ t k i n h doanh ( S X K D ) và tình hình sử dụng k i n h p h í (nếu có) của

p h á t luật về tài c h í n h , k ế toán

- Cung cấp c á c số l i ệ u , tài l i ệ u cho việ c đ i ề u h à n h hoạt đ ộn g

S X K D , k i ể m tra và p h â n tích hoạt động kinh tế, tài c h í n h phục vụ c ô n g

tác lập, theo dõi thực hiện k ế hoạch phục vụ c ô n g tác thống kê và

t h ô n g tin kinh tế

1.4.3 Y ê u c ầ u đ ố i v ớ i c ô n g t á c k ế t o á n

Đ ể phát huy đ ầ y đủ chức n ă n g , vai trò và thực h i ệ n đ ầ y đ ủ c á c

n h i ệ m vụ nói trên, c ô n g tác k ế t o á n phải đ ả m bảo c á c y ê u cầu sau đ â y :

* K ế toán phải c h í n h x á c , trung thực, k h á c h quan T h ể h i ệ n ở c á c mặt:

+ Chứng từ phải c h í n h x á c : chứng từ là k h â u k h ở i đ i ể m của

k ế t o á n , n ộ i dung và số l i ệ u g h i trê n chứn g t ừ đ ú n g v ớ i thực t ế của c á c hoạt đ ộ n g kinh tế T o à n bộ c ô n g tác k ế t o á n c ó c h í n h x á c hay k h ô n g phần l ớ n phụ thuộc v à o k h â u l ậ p chứng từ ghi c h é p ban đ ầ u

+ V à o sổ phải c h í n h x á c : p h ả i ghi c h é p , k i ể m tra, tính t o á n đ ả m bảo sự c h í n h xác số l i ệ u , sau đ ó x ế p đặt, lưu trữ chứng từ đ ầ y đ ủ , gọn

g à n g n g ă n nắp

+ B á o c á o phải c h í n h x á c : l ậ p b á o c á o phải cẩn thận, k i ể m tra số

l i ệ u thật c h í n h x á c trước k h i n ộ p cho c á c nơi nhận theo quy định và theo y ê u cầu quản lý

N ó i chung cá c t h ô n g t i n và số l i ệ u k ế t o á n p h ả i được ghi c h é p và

b á o c á o trên c ơ sở c á c bằng chứng đ ầ y đ ủ , k h á c h quan đ ú n g v ớ i thực

t ế v ề h i ệ n trạng, bả n ch ấ t n ộ i dung , g i á trị của nghiệ p v ụ k i n h t ế p h á t sinh C á c t h ô n g tin , số l i ệ u k ế t o á n phả i đư ợ c gh i c h é p v à b á o c á o

đ ú n g v ớ i thực tế, k h ô n g bị x u y ê n tạc, k h ô n g bị b ó p m é o

* Kế toán phải kịp thời: k ế t o á n c h í n h x á c n h ư n g p h ả i k ị p t h ờ i

m ớ i c ó tác dụng thiết thực đ ế n c ô n g tác đ i ề u h à n h hoạt đ ộ n g sản xuất

k i n h doanh t h ô n g qua việc cung cấp k ị p thời c á c t h ô n g tin phục vụ y ê u

c ầ u quản lý M u ố n kịp thời thì nghiệp vụ k i n h t ế phát sinh lúc n à o ,

n g à y n à o phả i được tín h t o á n gh i c h é p phả n á n h v à o sổ k ế t o á n l ú c ấ y ,

24

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

n g à y ấy V i ệ c k h ó a sổ, lập b á o c á o quy định vào thời gian n à o phải

l à m - đ ú n g k h ô n g c h ậ m trễ

* Kế toán phải đầy đủ: p h ả i phản á n h đ ầ y đủ các nghiệp vụ k i n h

t ế p h á t sinh trên c ơ sở c á c chứn g t ừ gốc hợp l ệ , hợp p h á p k h ô n g t h ê m bớt, k h ô n g bỏ sót và phải p h ả n á n h tất cả c á c hoạt động kinh t ế tài

c h í n h , thuộc cá c l o ạ i tài sản củ a doanh nghiệp Thực hiệ n đ ầ y đ ủ c á c

n g u y ê n tắc, thủ tục quy định, m ở đ ầ y đ ủ c á c l o ạ i sổ sách cần thiết và

l ậ p đ ầ y đ ủ c á c b á o c á o k ế t o á n theo quy định

* Kể toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: cấc c ô n g

việc của k ế toán từ k h â u ghi c h é p nghiệp vụ k i n h t ế phát sinh trên c á c chứng từ gốc đ ế n việc p h â n l o ạ i , h ệ thống h ó a c á c nghiệp vụ k i n h t ế

C á c t h ô n g tin và số l i ệ u giữa c á c k ỳ k ế toán trong m ộ t doanh nghiệp và giữa c á c doanh n g h i ệ p chỉ c ó t h ể so s á n h được k h i tính t o á n

và trình b à y nhất q u á n T r ư ờ n g hợp k h ô n g nhất q u á n thì phải g i ả i t r ì n h trong phần thuyết m i n h đ ể n g ư ờ i sử d ụ n g b á o c á o tài c h í n h c ó t h ể so

s á n h t h ô n g t i n giữa c á c k ỳ k ế t o á n , giữa c á c doanh nghiệp hoặc giữa

N h ữ n g y ê u cầu trên đ ố i với k ế toán đ ề u p h ả i được thực h i ệ n đ ầ y

đ ố i tượng n g h i ê n cứu là tài sản, nguồn h ì n h t h à n h tài sản và sự tuần

h o à n của tài sản trong các giai đ o ạ n sản xuất k i n h doanh

- X é t trong quan h ệ giữa tài sản và nguồn h ì n h t h à n h tài sản Đ ố i tượng của k ế t o á n luôn có tính 2 mặt, độc l ậ p nhau n h ư n g l u ô n c â n bằng v ớ i nhau v ề lượng giá trị

- X é t trong q u á trình tuần h o à n tài sản, đ ố i tượng của k ế t o á n

l u ô n v ậ n đ ộ n g qua các giai đ o ạ n k h á c nhau n h ư n g theo m ộ t trật tự xác định và k h é p k í n trong Ì chu kỳ nhất định

- L u ô n c ó tính đ a dạng trong m ỗ i n ộ i dung cụ t h ể

- M ỗ i đ ố i tượng cụ thể của k ê t o á n đ ề u g ắ n l i ề n v ớ i l ợ i ích k i n h

t ế , q u y ề n l ợ i v à trác h n h i ệ m của n h i ề u p h í a

T r ê n c ơ sở p h ư ơ n g p h á p l u ậ n v à nhữn g đ ặ c đ i ể m c ơ bả n của đ ố i tượng k ế t o á n , n g ư ờ i ta đã x â y dựng c á c p h ư ơ n g p h á p của k ế t o á n bao

26

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

t i n ) , l à m bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn t h à n h của các

n g h i ệ p vụ kinh tế

P h ư ơ n g p h á p chứng từ k ế toán nhằm sao chụp n g u y ê n tình trạng,

sự v ậ n đ ộ n g của các đ ố i k ế toán, được sử dụng để phản á n h c á c nghiệp

vụ k i n h t ế tài c h í n h phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa

đ i ể m p h á t sinh v à o c á c bản chứng từ k ế toán

H ệ thống chứng từ k ế toán là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản

và x á c minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các m ố i quan h ệ kinh t ế

p h á p lý thuộc đ ố i tượng hạch toán k ế toán, k i ể m tra hoạt động sản xuất kinh doanh

1.5.2 P h ư ơ n g p h á p t í n h g i á

T í n h giá là p h ư ơ n g p h á p t h ô n g tin và k i ể m tra về chi p h í trực tiếp,

g i á n t i ế p cho từng l o ạ i hoạt đ ộng , từng loạ i tài sản như : tài sản c ố định,

h à n g hoa, vật tư, sản p h ẩ m và lao vụ

P h ư ơ n g p h á p tính giá sử dụng thước đ o t i ề n tệ đ ể tính toán, x á c định g i á trị của từng l o ạ i tài sản của đom vị t h ô n g qua việc mua vào,

n h ậ n g ó p v ố n , được cấp, được tài trợ hoặc sản xuất ra theo những

n g u y ê n tắc nhất định

1.5.3 P h ư ơ n g p h á p đ ô i ứ n g t à i k h o ả n

Đ ố i ứng tài khoản là p h ư ơ n g p h á p t h ô n g tin và k i ể m tra q u á trình v ậ n đ ộ n g của m ỗ i loại tài sản, nguồn v ố n và q u á trình k i n h doanh theo m ố i quan h ệ b i ệ n chứng được phản á n h vào trong m ỗ i nghiệp vụ

k i n h t ế phát sinh

P h ư ơ n g p h á p đ ố i ứng tài khoản được hình t h à n h bởi cặp

p h ư ơ n g p h á p tài khoản và ghi sổ k é p Trong đ ó :

* Phương pháp tài khoản là p h ư ơ n g p h á p p h â n l o ạ i và h ệ t h ố n g

h ó a c á c nghiệp vụ k i n h t ế phát sinh theo từng n ộ i dung k i n h tế, n h ằ m theo dõi tình hình biến đ ộ n g của từng l o ạ i tài sản, n g u ồ n v ố n , từng n ộ i dung thu, chi trong q u á trình sán xuất k i n h doanh của đ ơ n vị

* Phương pháp ghi sổ kép là p h ư ơ n g p h á p phản á n h sự b i ế n đ ộ n g

của c á c đ ố i tượng k ế toán, theo từng nghiệp v ụ k i n h t ế p h á t sinh, trong

m ố i liên h ệ k h á c h quan giữa c h ú n g , bằng c á c h g h i số t i ề n k é p ( m ộ t số

t i ề n g h i 2 lần ) v à o c á c tà i khoả n k ế t o á n l i ê n quan

1.5.4 P h ư ơ n g p h á p t ổ n g h ợ p v à c â n đ ố i k ế t o á n

T ổ n g hợp và c â n đ ố i k ế t o á n là p h ư ơ n g p h á p k h á i q u á t tình h ì n h tài sản, nguồn v ố n và k ế t quả hoạt đ ộ n g sản xuất k i n h doanh của đ ơ n

vị hạch t o á n qua từng thời k ỳ nhất đ ị n h bằng c á c h l ậ p c á c b á o c á o c ó tính tổng hợp và c â n đ ố i như: bảng c â n đ ố i k ế t o á n ; b á o c á o k ế t q u ả hoạt đ ộ n g k i n h doanh; b á o c á o l ự u c h u y ể n t i ề n tệ

l o ạ i tài sản của doanh nghiệp trên c ơ sở theo d õ i chặt c h ẽ sự h ì n h

t h à n h , v ậ n đ ộ n g b i ế n đ ổ i của c á c l o ạ i tài sản qua c á c giai đ o ạ n sản xuất k i n h doanh

V i ệ c ghi c h é p v à o c á c tài khoản k ế t o á n bắt buộc p h ả i d ù n g đ ơ n

vị đ o lường là t i ề n tệ do đ ó cần p h ả i tính g i á c á c y ế u t ố đ ầ u v à o và đ ầ u

ra của q u á trình sản xuất k i n h doanh M u ố n tính giá và g h i c h é p v à o

c á c tài khoản c ó liên quan m ộ t c á c h c h í n h x á c thì phải c ó những t h ô n g

28

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

t i n c h í n h x á c v ề từn g hoạ t đ ộn g kin h t ế cụ t h ế của đ ơ n vị tức là phả i c ó những chứng từ hợp l ệ phản ánh n g u y ê n vẹn nghiệp vụ kinh t ế phát sinh v à c ó đ ầ y đ ủ c ơ sở p h á p lý đ ể là m că n cứ ghi sổ k ế t o á n N h ư n g

n ế u chỉ dựa v à o chứn g t ừ th ì k h ô n g th ể phản á n h hết sự b i ế n đ ổ i của tài sản Trong thực t ế c ó những hiện tượng k h ô n g thống nhất giữa h i ệ n vật v ớ i chứng từ, sổ s á c h do điều k i ệ n khách quan g â y ra như: đường

d ô i thừa do ẩ m ướt, x ă n g dầu bị hao hụt do bốc hơi Đ ể khắc phục tình trạng trên k ế t o á n p h ả i t i ế n hành k i ể m kê đ ể k i ể m tra số lượng và tình h ì n h cụ t h ể của h i ệ n vật, đ ố i chiếu giữa sổ sách v ớ i thực t ế trong từng t h ờ i đ i ể m c ó k h ớ p đ ú n g vói nhau hay k h ô n g N ế u k h ô n g thì lập biên bản và c ă n cứ v à o b i ê n bản (cũng là chứng từ) m à đ i ề u chỉnh l ạ i

sổ sách k ế t o á n cho k h ớ p v ớ i thực tế Bảo đ ả m cho các số l i ệ u của k ế

t o á n phả n á n h c h í n h x á c v à trung thực v ề c á c l o ạ i tài sản của doanh nghiệp

vụ k i n h tế V ì c ó rất nhiều nghiệp vụ kinh t ế phát sinh, n ê n đ ể c ó thể phản á n h , x á c nhận nghiệp vụ kinh t ế đã phát sinh và đã h o à n thành

l à m c ă n cứ p h á p lý và c ó t h ể k i ể m tra l ạ i được từng nghiệp v ụ k i n h t ế

đ ã p h á t sinh, k ế t o á n đ ã c ó phương p h á p đ á p ứng yêu cầu đ ó g ọ i là

p h ư ơ n g p h á p chứng từ V ậ y cụ thể chứng từ là gì ? và n ộ i dung chứng

từ phải c ó những y ế u t ố n à o ?

L u ậ t k ế t o á n đ ã chỉ r õ : "Chứng từ k ế toán là những giấy tờ và vật mang t i n phản á n h nghiệp vụ kinh t ế tài chính phát sinh và đ ã h o à n

p h á n á n h , p h ư ơ n g p h á p l ậ p và á p dụng thống nhất cho tất cả c á c doanh nghiệp, c á c t h à n h phần k i n h tế

H ệ thống chứng từ k ế toán hướng dẫn chủ y ế u là những chứng từ

sử dụng trong n ộ i b ộ đ ơ n vị N h à nước h ư ớ n g d ẫ n c á c chỉ tiêu đặc trưng đ ể c á c n g à n h , c á c t h à n h phần k i n h t ế trên c ơ sở đ ó v ậ n d ụ n g v à o từng trường hợp cụ t h ể thích hợp C á c n g à n h , c á c lĩnh vực c ó t h ể t h ê m bớt m ộ t số chỉ tiêu cụ t h ể , thích hợp v ớ i y ê u cầu và n ộ i dung phản á n h

n h ư n g phải bảo đ ả m những y ế u t ố c ơ bản của chứng từ và c ó sự thỏa thuận bằng v ă n bản của B ộ Tài c h í n h

* D ù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ h ư ớ n g dẫn, n ộ i dung của chứng từ k ế t o á n p h ả i c ó đ ầ y đ ủ c á c y ế u t ố sau đ â y :

- T ê n g ọ i chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi )

- Số h i ệ u của chứn g từ

- N g à y , t h á n g , n ă m t h à n h l ậ p chứng từ

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

- T ê n , địa chỉ của đ ơ n vị hoặc c á n h â n n h ậ n chứng từ

- N ộ i dung nghiệp vụ k i n h tế, tài c h í n h p h á t sinh

- C á c ch ỉ tiê u v ề số lư ợng , đ ơ n g i á v à g i á trị

- C h ữ k ý , h ọ và tên của n g ư ờ i l ậ p và những n g ư ờ i chịu t r á c h

n h i ệ m liên quan đ ế n chứng từ

N h ữ n g chứng từ phản á n h quan h ệ k i n h t ế giữa c á c p h á p n h â n thì phải c ó c h ữ k ý của n g ư ờ i k i ể m tra ( k ế t o á n trưởng) v à n g ư ờ i p h ê d u y ệ t (thủ trưởng đ ơ n v ị ) , đ ó n g dấu đ ơ n vị

Đ ố i v ớ i những chứng từ liên quan đ ế n v i ệ c b á n h à n g , cung cấp dịch vụ thì n g o à i những y ế u t ố đ ã quy định n ê u t r ê n c ò n p h ả i c ó chỉ tiêu: t h u ế suất và số t h u ế phải nộp N h ữ n g chứng từ d ù n g l à m c ă n c ứ trực tiếp đ ể g h i sổ k ế t o á n phải c ó t h ê m chỉ tiêu đ ị n h k h o ả n k ế t o á n

32

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

2.1.2 M ộ t số q u y đ ị n h c h u n g v ề c h ứ n g t ừ k ế t o á n

* Chứn g t ừ k ế t o á n phả i được lậ p đ ầ y đ ủ số liên theo quy đ ịnh

G h i c h é p chứng từ phải rõ r à n g , trung thực, đầy đủ các y ế u tố, gạch bỏ phần đ ể trống K h ô n g được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ Trường hợp viết sai cần hủy b ỏ , k h ô n g x é r ờ i ra k h ỏ i cuốn

* T h ủ trưởng và k ế toán trưởng đơn vị tuyệt đ ố i k h ô n g được k ý trên chứng từ trắng, m ẫ u in sẵn k h i chưa ghi đầy đ ủ n ộ i dung, y ế u t ố

p h á t sinh

* Chứng từ k ế toán c ó ý nghĩa rất lớn trong c ô n g tác lãnh đạo

k i n h t ế cũng n h ư trong c ô n g tác k i ể m tra, p h â n tích hoạt động k i n h t ế

v à bả o v ệ tài sản của đ ơ n vị N g o à i việc đ ả m bảo tín h p h á p lý cho c á c

số l i ệ u trong sổ k ế toán, chứng từ k ế toán c ò n là cơ sở đ ể x á c định

n g ư ờ i chịu trách n h i ệ m vật chất, n h ằ m n g ă n ngừa những h i ệ n tượng v i

p h ạ m c á c c h í n h s á c h , c h ế đ ộ , thể l ệ k i n h t ế tài c h í n h do N h à nước ban

h à n h ; phục vụ cho việc t h ô n g tin k i n h tế; truyền đạt và k i ể m tra việc thực h i ệ n c á c m ệ n h l ệ n h chỉ thị của cấp trên và c ó c ơ sở đ ể g i ả i quyết

m ọ i sự tranh chấp, k h i ế u t ố n ế u c ó

2.1.3 P h â n l o ạ i c h ứ n g t ừ k ế t o á n

Đ ể thuận t i ệ n trong việc p h â n biệt và sử dụng từng l o ạ i chứng từ

k ế t o á n , n g ư ờ i ta t i ế n h à n h p h â n l o ạ i chứng từ theo cá c đặc trưn g ch ủ

y ế u k h á c nhau n h ư : c ô n g d ụ n g của chứng từ; địa đ i ể m lậ p chứng từ;

n ộ i dung nghiệp vụ k i n h tế; tính cấp bách của t h ô n g t i n trong chứng

t ừ

2.1.3.1 Phân loại theo công dụng của chứng từ

Theo c á c h p h â n l o ạ i n à y ta c ó c á c l o ạ i chứng từ: chứng từ m ê n h

l ệ n h ; chứng từ chấp h à n h ; chứng từ thủ tục k ế toán và chứng từ liên hợp

- Chứng từ mệnh l ệ n h là l o ạ i chứng từ d ù n g đ ể truyền đạt n h ữ n g

m ệ n h lệnh hay chỉ thị của n g ư ờ i lãnh đ ạ o cho c á c bộ phận cấp d ư ớ i t h i

h à n h như: lệnh chi t i ề n m ặ t ; l ệ n h xuất kho vật tư loại chứng từ n à y chỉ m ớ i chứng m i n h nghiệp vụ k i n h t ế p h á t sinh n h ư n g c h ư a n ó i t ớ i mức đ ộ h o à n t h à n h của nghiệp vụ, do đ ó c h ư a đ ủ đ i ề u k i ệ n ghi c h é p thanh t o á n vào sổ sách k ế t o á n

- Chứng t ừ chấp h à n h l à nhữn g chứn g t ừ chứng m i n h cho m ộ t nghiệp vụ k i n h t ế n à o đ ó đ ã thực sự h o à n t h à n h như: phiếu thu t i ề n mặt, phiếu chi t i ề n mặt, p h i ế u x u ấ t kho Chứng từ chấp h à n h c ù n g v ớ i chứng từ mệnh lệnh c ó đ ủ đ i ề u k i ệ n được d ù n g l à m c ă n cứ g h i sổ k ế

t o á n

- Chứn g t ừ t h ủ tục là nhữn g chứn g t ừ tổn g hợp, p h â n l o ạ i c á c nghiệp vụ k i n h t ế c ó liên quan theo những đ ố i tượng cụ thể nhất đ ị n h của k ế t o á n , đ ể thuận l ợ i trong v i ệ c g h i sổ và đ ố i chiếu c á c l o ạ i tài

l i ệ u Đ â y chỉ là chứng từ trung gian, p h ả i k è m theo chứng từ ban đ ầ u

m ớ i đ ầ y đ ủ c ơ sở p h á p lý chứng m i n h t í n h hợp p h á p của nghiệp vụ

- Chứng từ liên hợp là l o ạ i chứng từ mang đặc đ i ể m của 2 hoặc 3

l o ạ i chứng từ nói trên n h ư : h ó a đ ơ n k i ê m p h i ế u xuất kho, p h i ế u x u ấ t vật tư theo hạn mức

2.1.3.2 Phân loại theo trình tự lập chứng từ

Theo c á c h p h â n l o ạ i n à y , chứng t ừ k ế t o á n được p h â n ra c á c l o ạ i : chứng từ ban đ ầ u và chứng từ tổng hợp

- Chứng từ ban đ ầ u ( c ò n g ọ i là chứng từ gốc) là những chứng t ừ được l ậ p trực t i ế p k h i n g h i ệ p v ụ k i n h t ế p h á t sinh hay vừa h o à n t h à n h Chứng từ ban đ ầ u g ồ m tất cả c á c l o ạ i h ó a đ ơ n , p h i ế u xuất nhập vật tư,

l ệ n h thu chi t i ề n mặt

34

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn

- Chứng từ tổng hợp là loại chứng từ dùng để tổng hợp số l i ệ u của các nghiệp vụ kinh t ế c ù n g loại nhằm giảm nhẹ c ô n g tác k ế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng k ê phân loại chứng từ gốc

- Chứng từ m ộ t l ầ n là l o ạ i chứng từ m à việc ghi chép nghiệp vụ kinh

t ế p h á t sinh chỉ t i ế n h à n h m ộ t l ầ n sau đ ó được chuyển và o ghi sổ k ế toán

- Chứng t ừ n h i ề u l ầ n là l o ạ i chứng từ ghi m ộ t loạ i nghiệ p v ụ k i n h

t ế t i ế p d i ễ n n h i ề u l ầ n Sau m ỗ i l ầ n ghi , cá c con số được cộng d ồ n t ớ i

m ộ t giới hạn đ ã được x á c định trước được chuyển v à o ghi vào sổ k ế

t o á n

2.1.3.4 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Theo c á c h p h â n l o ạ i n à y , ta c ó các l o ạ i chứng từ: chứng từ b ê n trong và chứng từ b ê n n g o à i

- Chứng từ b ê n trong c ò n g ọ i là chứng từ n ộ i bộ là những chứng

từ được lập ra trong n ộ i b ộ đem vị k ế toán và chỉ liên quan đ ế n c á c nghiệp vụ k i n h t ế g i ả i q u y ế t những quan h ệ trong n ộ i bộ đ ơ n vị như: bảng tính khấu hao tài sản c ố định, biên bản k i ể m k ê n ộ i bộ

- Chứng từ b ê n n g o à i là những chứng từ về các nghiệp vụ c ó liên quan đ ế n đ ơ n vị k ế t o á n n h ư n g được l ậ p ra từ c á c đơn vị k h á c như: h ó a

đ ơ n b á n h à n g , h ó a đ ơ n của c á c đ ơ n vị cung cấp dịch vụ

2.1.3.5 Phản loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tê phản ánh trong chứng từ

Theo c á c h p h â n l o ạ i n à y ta c ó c á c loại chứng từ liên quan đ ế n c á c

n ộ i dung hay c ò n g ọ i là chỉ tiêu sau đ â y :

- Chứng từ bình t h ư ờ n g là những chứng từ m à t h ô n g t i n trong đ ó mang tính chất bình t h ư ờ n g , đ ư ợ c quy định chung đ ố i v ớ i c á c n g h i ệ p

vụ k i n h t ế phù hợp v ớ i hoạt đ ộ n g của đem vị

- Chứng từ b á o đ ộ n g là n h ữ n g chứng từ chứa đựng những t h ô n g tin thể h i ệ n mức đ ộ d i ễ n b i ế n k h ô n g b ì n h thường của c á c n g h i ệ p v ụ kinh t ế như: sử dụng vật tư đ ã vượt định mức, những chứng t ừ v ề m ấ t

t r ộ m , mất cắp

2.1.3.7 Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin

của chứng từ

Theo c á c h p h â n l o ạ i n à y ta c ó c á c l o ạ i chứng từ: chứng t ừ t h ô n g thường và chứng từ đ i ệ n tử

- Chứng từ t h ô n g t h ư ờ n g là chứng từ được thể h i ệ n d ư ớ i d ạ n g giấy tờ đ ể chứng m i n h n g h i ệ p v ụ k i n h t ế p h á t sinh và đ ã thực sự h o à n

m ạ n g m á y tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh t o á n

2.1.4 K i ể m t r a v à x ử lý c h ứ n g t ừ k ẽ t o á n

2.1.4.1 Kiểm tra chứng từ

Tất cả c á c chứng từ k ế t o á n do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài

v à o , đ ề u phải tập trung v à o b ộ phận k ế toán của đ ơ n vị để k i ể m tra và

x á c m i n h là đ ú n g thì m ớ i được d ù n g đ ể ghi sổ

N ộ i dung của việc k i ể m tra chứng từ k ế toán bao gồm:

- K i ể m tra tính c h í n h x á c của số l i ệ u t h ô n g tin trên chứng từ;

- K i ể m tra tính hợp p h á p , hợp l ệ của nghiệp vụ kinh t ế phát sinh;

- K i ể m tra tính đ ầ y đủ, r õ ràng, trung thực cá c chỉ tiêu phản án h trên chứng từ;

- K i ể m tra việc chấp h à n h quy c h ế quản lý n ộ i bộ, k i ể m tra xét duyệt đ ố i v ớ i từng l o ạ i nghiệp vụ k i n h t ế tài chính

K h i k i ể m tra chứn g t ừ k ế t o á n n ế u p h á t h i ệ n c ó h à n h v i v i phạ m luật, c h ế đ ộ , t h ể l ệ k i n h t ế tài c h í n h của N h à nước thì phải từ c h ố i thực

h i ệ n , đ ồ n g t h ờ i p h ả i b á o ngay cho thủ trưởng đơn vị và k ế toán trưởng

đ ơ n vị biết đ ể x ử lý kịp thời theo đ ú n g quy định p h á p luật h i ệ n h à n h

Đ ố i v ớ i những chứng từ k ế toán lập k h ô n g đ ú n g thủ tục, n ộ i dung

và con số k h ô n g r õ r à n g thì n g ư ờ i chịu trách n h i ệ m k i ể m tra phải trả

l ạ i hoặc b á o cho nơi l ậ p chứng từ biết đ ể l à m l ạ i hay làm t h ê m thủ tục

và đ i ề u chỉnh sau đ ó m ớ i d ù n g l à m c ă n cứ đ ể ghi sổ k ế toán

2.1.4.2 Chỉnh lý chứng từ

Chỉnh lý chứng từ là c ô n g việc chuẩn bị đ ể h o à n t h i ệ n đ ầ y đ ủ c á c

y ế u t ố trê n chứn g từ, p h â n l o ạ i , tổn g hợp chứng từ trước k h i gh i sổ k ế

t o á n Chỉnh l ý chứn g t ừ g ồ m : gh i đ ơ n giá , số t i ề n trên chứng t ừ ( đ ố i

với l o ạ i chứng từ c ó yêu cầu này), ghi các yếu t ố cần thiết k h á c định khoản k ế loàn và phân loại chứng từ, tổng hợp số l i ệ u c á c chứng từ

c ù n g loại (lập chứng từ tổng hợp)

2.1.4.3 TỎ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ ké toán

L u â n c h u y ế n chứng từ là giao chuyển chứng từ l ầ n lượt tới các bộ phận c ó liên quan, để những bộ phận này n ắ m được tình h ì n h , k i ể m tra, p h ê duyệt, l ấ y số liệu ghi vào sổ k ế toán T ù y theo từng l o ạ i chứng

từ m à c ó trình tự luân chuyển phù hợp, theo n g u y ê n tắc t ổ chức luân chuyển chứng từ phải đạt được nhanh c h ó n g , kịp t h ờ i k h ô n g g â y trở ngại cho c ô n g tác k ế toán Đ ể sự luân c h u y ể n chứng từ, ghi sổ k ế toán được hợp lý, n ề n nếp, cần x â y dựng s ơ đ ồ l u â n c h u y ể n chứng từ k ế

t o á n cho từn g l o ạ i chứng từ, trong đ ó quy đ ịn h đ ư ờ n g đ i của chứn g từ, thời gian cho m ỗ i bước luân chuyển, n h i ệ m vụ của n g ư ờ i n h ậ n được chứng từ

Chứng từ là m ộ t k h â u quan trọng trong q u á trình k ế t o á n C ó thể nói chất lượng c ô n g tác k ế toán phụ thuộc trước hết v à o chất lượng của chứng từ k ế t o á n V ì vậy lập và l u â n c h u y ể n chứng từ k ế t o á n là c ô n g việc cần hết sức coi trọng đ ể đ ả m bảo tính hợp p h á p của chứng từ: tuân theo đ ú n g n g u y ê n tắc lập và phản á n h đ ú n g sự thật n g h i ệ p v ụ k i n h tế

H ơ n nữa cần quan t à m đ ế n việc c ả i t i ế n c ô n g tác k ế t o á n nói chung theo c á c hư ớ n g sau:

G i ả m số lượng chứng từ đ ể đ ủ cho nhu cầu, t r á n h thừa hoặc trùng lặp H ạ n c h ế sử d ụ n g chứng từ liên hợp, chứng từ n h i ề u l ầ n X á c định

đ ú n g những bộ phận cần lưu chứng từ đ ể g i ả m số liên của chứng từ t ớ i mức hợp lý