THIỆU SƠ NÉT VỀ CÔNG TY TNHH TTNT
QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TTNT
Công ty TTNT được thành lập vào ngày 10 tháng 12 năm 1999, với giấy phép số 2892/GP – TLD, ban đầu có trụ sở tại 116 Hùng Vương, P.9, Quận 5, Tp Hồ Chí Minh Đến ngày 01 tháng 07 năm 2003, công ty đã chuyển trụ sở về số 24 Lâm Văn Bền, P Tân Kiểng, Quận 7, Tp Hồ Chí Minh, và được thành lập bởi hai thành viên.
Mục tiêu kinh doanh : Thương mại và dịch vụ
Công ty lấy tên : Công ty TNHH TTNT
Ngành nghề : Mua bán dầu nhớt, mỡ bôi trơn các loại
Hiện nay công ty có duy nhất trụ sở đặt tại 24 Lâm Văn Bền, P Tân Kiểng, Quận 7 – Tp Hồ Chí Minh.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TTNT
- Tổ chức kinh doanh mua bán các loại dầu nhớt và mỡ bôi trơn động cơ
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, cần tích cực khai thác thị trường và mở rộng phạm vi hoạt động qua các hình thức buôn bán, bán sỉ, bán lẻ, cũng như cung cấp dịch vụ tận nơi cho người tiêu dùng.
- Nắm bắt nhu cầu thị trường, tổ chức xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả
Cải thiện điều kiện lao động và nâng cao trình độ quản lý cán bộ chuyên môn là những bước quan trọng để nâng cao đời sống kinh tế cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ chính sách là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh tế Việc thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các chính sách, chủ trương cũng như chế độ báo cáo tài chính của Nhà nước là cần thiết để duy trì sự minh bạch và phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh.
- Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động trật tự xã hội, bảo vệ môi trường.
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY TTNT
1.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý trong Công ty TTNT: a Giới thiệu chung về bor65 máy quản lý:
- Người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty
Phòng kinh doanh có trách nhiệm quyết định tất cả các chiến lược kinh doanh, quản lý mối quan hệ giao dịch với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế Đồng thời, phòng cũng thực hiện các kế hoạch đã đề ra để đạt được hiệu quả tối ưu trong hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng và tổ chức các bộ phận kinh doanh một cách hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao Họ cũng có quyền bổ sung năng lực, ký kết hợp đồng lao động, tổ chức tuyển dụng và nâng bậc lương theo quy định của Nhà nước.
Phòng kinh doanh : Trưởng phòng kinh doanh và 4 nhân viên kinh doanh
- Kinh doanh dầu nhớt, mỡ bôi trơn các loại
Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm tiếp cận khách hàng, thực hiện các hoạt động bán hàng, giao dịch và tìm kiếm đại lý cũng như thị trường tiêu thụ.
Trưởng phòng kinh doanh có trách nhiệm hỗ trợ đội ngũ nhân viên trong việc khai thác thị trường và tìm kiếm khách hàng mới Đồng thời, người này cũng phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng kế toán – Tài chính : gồm một kế toán viên và kế toán trưởng
Theo dõi toàn diện hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua số liệu báo cáo chính xác, điều chỉnh kế hoạch tài chính và đảm bảo thực hiện các chỉ tiêu nộp cho Nhà nước.
- Là nơi tập trung hàng hoá trước và sau khi tiêu thụ, là nơi theo dõi nhập xuất lượng hàng thực tế
Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý việc nhập và xuất hàng hóa theo quy định, nộp thẻ kho cho kế toán vào cuối ngày, và vào cuối tháng sẽ phối hợp với kế toán để kiểm tra hàng tồn kho cũng như lập báo cáo tồn kho cuối tháng.
KHÓ KHĂN, THUẬN LỢI VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TTNT
Công ty tọa lạc tại một quận ngoại thành, cung cấp dịch vụ giao hàng linh hoạt đến các khu chế xuất và khu công nghiệp mà không bị giới hạn về thời gian Với vị trí thuận lợi gần các điểm kinh doanh tại Quận 5, Quận 6, công ty dễ dàng tiếp cận thông tin thị trường nhờ vào đội ngũ nhân viên tiếp thị trẻ trung và năng động.
- Đối với các khách hàng nằm ở khu công nghiệp, khu chế xuất ở Bình Dương, Biên Hoà còn khó khăn trong việc chuyển hàng
Số lượng nhân viên trong công ty hạn chế dẫn đến việc mỗi người phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau Điều này ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc chung của công ty.
1.4.3 Phương hướng hoạt động của Công ty:
Tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng thị trường là những chiến lược quan trọng để tăng doanh số bán hàng và doanh thu, từ đó nâng cao lợi nhuận Đồng thời, cải thiện đời sống cho công nhân viên và mở rộng quy mô công ty cũng là mục tiêu cần thiết để phát triển bền vững.
BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TTNT
Công ty có quy mô nhỏ với bộ máy kế toán đơn giản, bao gồm một kế toán trưởng và một kế toán viên Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty cũng thuê dịch vụ tư vấn kiểm toán Gia Cát nhằm hỗ trợ lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế vào cuối tháng.
1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ:
Do bộ máy kế toán có quá ít nhân viên, nên kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc:
- Theo dõi tình hình nhập khẩu tồn kho của hàng hoá ở cửa hàng và ở công ty
- Kiểm tra toàn bộ chứng từ xuất hàng tiêu thụ, xuất hoá đơn tài chính
- Hàng ngày cập nhật và theo dõi chi tiết doanh thu của từng mặt hàng
Kế toán thanh toán và ngân hàng:
- Cập nhật và theo dõi sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gởi NH
- Cập nhật và theo dõi sổ kế toán chi tiết tài khoản tiền vay tại các ngân hàng
- Cuối ngày đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết tài khoản tiền gởi, tiền vay ngân hàng với sổ ngân hàng
- Cuối tháng tham giam việc kiểm quỹ tiền mặt
- Có nhiệm vụ theo dõi cập nhật việc thanh toán nợ và công nợ giữa công ty và khách hàng
Cuối tháng, kế toán viên tổng hợp chứng từ và gửi cho công ty tư vấn kiểm toán Gia Cát để lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế hàng tháng, quý và năm.
Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu số liệu từ các báo cáo của công ty Gia Cát với số liệu của kế toán viên Sau đó, họ thực hiện phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty, đồng thời tư vấn cho Ban Giám Đốc về các vấn đề tài chính quan trọng.
Công ty TTNT áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo thứ tự vào sổ nhật ký chung Sau đó, các thông tin này sẽ được chuyển vào sổ cái liên quan đến các tài sản.
Chứng từ sử dụng trong quản lý tài chính bao gồm hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng, phiếu theo dõi bán hàng, sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng kê nhập – xuất – tồn, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, sổ phụ ngân hàng và phiếu xuất kho Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
QUY MÔ VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Công ty hoạt động như một nhà phân phối và đại lý bán buôn, đóng vai trò trung gian giữa nhà sản xuất và các điểm kinh doanh nhỏ Lợi nhuận chính của công ty đến từ hoa hồng nhận được từ nhà sản xuất, tức là phần chênh lệch giữa giá bán của nhà sản xuất và giá bán buôn quy định Lợi nhuận của công ty phụ thuộc vào nhu cầu thị trường tiêu thụ, do đó, có thể thay đổi theo từng thời điểm.
Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P Tân Kiểng, Q.7 – Tp HCM
Số hiệu Ngày Nợ Có
Trả tiền công ty Caltex
Trả tiền công ty Caltex
Sổ này có …… trang, đánh từ số 1
Ngày mở sổ : Tp HCM, Ngày tháng năm
Người giữ sổ Kế toán Trưởng Giám Đốc
Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P Tân Kiểng, Q.7 – Tp HCM
Tên tài khoản : Hàng hoá
Số hiệu Ngày Nợ Có
Sổ này có …… trang, đánh từ số 1 đến ……
Ngày mở sổ : Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Người giữ sổ Kế toán Giám đốc
Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P Tân Kiểng, Q.7 – Tp HCM
SỔ CHI TIẾT MUA HÀNG
TK Đối xứng ĐVT Số lượng Đơn giá
2-8-05 1373 2-8-05 Revtex 4T(1) 331 Lít 1,200 21,226 25,471,200 2-8-05 1373 2-8-05 Plus – 4T (1) 331 Lít 720 23,736 17,089,920 2-8-05 1373 2-8-05 Super– 4T (1) 331 Lít 2,400 26,036 62,486,400 2-8-05 1373 2-8-05 150 – 2T (1) 331 Lít 720 24,682 17,771,040 2-8-05 1373 2-8-05 Havoline-F3(1) 331 Lít 720 31,091 22,385,520 2-8-05 1373 2-8-05 Five Star 40 (4) 331 Lít 480 17,795 8,541,600 2-8-05 1373 2-8-05 Five Star 50(4) 331 Lít 480 20,455 9,818,400 2-8-05 1373 2-8-05 Havoline (4) 331 Lít 720 27,409 19,734,480 2-8-05 1373 2-8-05 Valor HD40
Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Người giữ sổ Kế toán Giám đốc
Công ty TNHH TTNT Địa chỉ : 24 Lâm Văn Bền, P Tân Kiểng, Q.7 – Tp HCM
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
TK Đối xứng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Người giữ sổ Kế toán Giám đốc
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TẾ TẠI DOANH NGHIỆP
KHÁI QUÁT CHUNG, ĐẶC ĐIỂM VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ
Lưu chuyển hàng hoá là quá trình vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, bao gồm ba khâu chính: mua vào, dự trữ và bán ra Để tối ưu hóa quy trình này, các doanh nghiệp thương mại cần dự đoán khả năng kinh doanh và quyết định lượng hàng hoá mua vào, đồng thời duy trì mức dự trữ hợp lý nhằm tránh tồn kho quá lớn Xu hướng hiện nay là giảm lượng hàng hoá dự trữ để tiết kiệm chi phí và hạn chế số lượng trung gian trong quá trình mua bán.
Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng, khối lượng hàng hóa bán ra và mức giá bán, chúng ta có thể phân biệt rõ ràng giữa lưu chuyển hàng hóa trong lĩnh vực bán buôn và lưu chuyển hàng hóa trong lĩnh vực bán lẻ.
Khi đối tượng là các đơn vị sản xuất hoặc thương mại, việc mua hàng với khối lượng lớn và giá bán thấp hơn giá bán lẻ được gọi là lưu chuyển hàng hoá bán buôn Trong giai đoạn này, hàng hoá vẫn đang ở trong lĩnh vực lưu thông và chưa đến tay người tiêu dùng, do đó chưa có giá trị sử dụng.
Nếu đối tượng mua hàng là người tiêu dùng hoặc các cơ quan, đoàn thể để sử dụng nội bộ, giá bán sẽ được thỏa thuận dựa trên nguyên tắc thuận mua vừa bán, hoặc do doanh nghiệp tự quyết định, ngoại trừ một số mặt hàng chủ đạo như xăng, dầu Sau khi kết thúc giai đoạn bán lẻ, hàng hóa sẽ không còn nằm trong lĩnh vực lưu thông mà chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng, do đó đã có giá trị sử dụng.
Hoạt động kinh doanh thương mại có đặc điểm nổi bật là sự đa dạng về hàng hóa, chủ yếu được chia thành hai ngành hàng chính: nông – lâm sản và thực phẩm, cùng với ngành hàng công nghệ phẩm Bên cạnh chức năng chính là mua – bán, doanh nghiệp còn thực hiện các chức năng phụ như đầu tư tài chính, nhằm gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán lưu chuyển hàng hoá có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh chính xác tình hình thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hoá tại doanh nghiệp, đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình này Đồng thời, kế toán phải tính đúng giá vốn của hàng đã tiêu thụ để xác định chính xác kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp, cung cấp đầy đủ số liệu cho công tác phân tích tình hình và hiệu quả kinh doanh.
Công ty chuyên cung cấp các loại dầu nhờn, chủ yếu là dầu nhờn cho xe gắn máy từ Caltex Việt Nam Dưới đây là danh sách một số mặt hàng nhập khẩu trong tháng 8 năm 2005, kèm theo bảng giá mua và bán do nhà sản xuất quy định.
STT MẶT HÀNG ĐVT GIÁ MUA GIÁ BÁN
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ CÁCH THỨC THU MUA HÀNG HOÁ
Điều kiện, phạm vị hàng mua:
Hàng hóa trong công ty phải là sản phẩm mà công ty đã chi tiền mua và có quyền sở hữu, với mục đích chính là để bán Chỉ những mặt hàng đáp ứng đủ các điều kiện này mới được ghi vào doanh số mua Ngoài ra, hàng hóa mua về để sử dụng hoặc để bán, cũng như hàng hóa bị thiếu hụt trong quá trình vận chuyển từ đơn vị bán về công ty, vẫn có thể được ghi vào doanh số bán.
Chỉ những trường hợp đặc biệt như vật tư, tài sản cố định không được mua với mục đích bán, hàng nhập từ sản xuất gia công, hàng biếu tặng, hàng được cấp, hàng góp vốn và hàng thừa trong quá trình luân chuyển sẽ không được tính vào doanh số mua.
Lượng hàng nhập vào trong tháng phụ thuộc vào nhu cầu thị trường, do đó công ty cần điều chỉnh lượng hàng nhập cho phù hợp Nhân viên phòng kinh doanh phải kiểm tra lượng hàng tồn kho hiện tại thông qua kho và phối hợp với phòng kế toán để đảm bảo việc lập danh sách hàng mua chính xác Hàng nhập phải đáp ứng yêu cầu về tồn kho, ưu tiên cho những mặt hàng có khả năng tiêu thụ cao trong tuần Phòng kinh doanh cần lập kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng hàng hóa bị tồn kho quá nhiều hoặc không đủ để đáp ứng nhu cầu Sau khi hoàn tất, phiếu nhập hàng sẽ được chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu mua hàng, xác định giá trị lô hàng và đảm bảo doanh nghiệp có khả năng thanh toán, sau đó sẽ được giám đốc ký duyệt.
Kế toán quá trình mua hàng:
- Chứng từ sử dụng gồm có: đơn đặt hàng, ủy nhiệm chi, hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu có)
Đơn đặt hàng là tài liệu thông báo cho nhà sản xuất về các mặt hàng mà công ty muốn mua Thư ký phòng kinh doanh lập đơn này theo chỉ thị của trưởng phòng kinh doanh, sau đó trình giám đốc ký duyệt Sau khi được phê duyệt, đơn hàng sẽ được gửi qua fax đến nhà sản xuất, trong khi bản gốc sẽ được chuyển cho phòng kế toán để tính toán tổng giá trị đơn hàng.
Ủy nhiệm chi là tài liệu do kế toán lập sau khi nhận đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, nhằm chuyển tiền thanh toán cho nhà sản xuất thông qua ngân hàng Sau khi được giám đốc ký tên và đóng dấu, kế toán sẽ tiến hành thủ tục chuyển tiền tại ngân hàng.
Sau khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm toàn bộ về hàng hóa đó Họ sẽ chuyển giao hóa đơn mua hàng cho phòng kế toán để làm căn cứ cho sổ kho và sổ cái Tất cả chứng từ liên quan đến lô hàng nhập sẽ được lưu giữ tại phòng kế toán.
- Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ nhập vào sổ cái tài khoản 156 và nhật ký mua hàng, đồng thời ghi định khoản:
Nợ 1561 : Trị giá mua hàng chưa thuế
Nợ 133 : Thuế giá trị gia tăng
Có 111, 112 hoặc 331 : tổng giá thanh toán
2.2.1 Công tác tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hoá:
Nhân viên phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho công ty, đảm bảo hoạt động của toàn bộ hệ thống Khách hàng có thể đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp tại công ty Khi có hàng xuất, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu bán hàng theo mẫu quy định, sau đó chuyển cho phòng kế toán để lập hóa đơn tài chính và gửi đến kho để xuất hàng đúng theo hóa đơn Nhân viên giao hàng sẽ thu tiền từ khách hàng (nếu thanh toán ngay) và nộp quỹ trong ngày, đồng thời nộp liên 3 (liên xanh) tại phòng kế toán vào buổi tối.
- Hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi thoả mãn các điều kiện:
Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định
Hàng hóa được chuyển nhượng quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại (bên bán) sang bên mua, và doanh nghiệp thương mại nhận được tiền, hàng hóa khác hoặc chấp nhận nợ từ người mua.
Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến rồi bán ra
2.2.2 Nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ:
Hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ chủ yếu tập trung vào việc tổ chức lưu thông hàng hóa và dịch vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng gia tăng trong xã hội.
Trong lĩnh vực quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, kế toán đóng vai trò thiết yếu, là công cụ quan trọng để điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh Kế toán giúp bảo vệ tài sản, vật tư và tiền vốn của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính.
Để kế toán trở thành công cụ quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp thương mại dịch vụ, cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản như theo dõi, ghi chép chính xác các giao dịch tài chính, lập báo cáo tài chính định kỳ, và phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Ghi chép và tính toán tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, vật tư và tiền vốn là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Qua đó, doanh nghiệp có thể phản ánh số hiện có và tính toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch thu chi tài chính là rất quan trọng Cần đảm bảo kỷ luật trong việc thu nộp và thanh toán, đồng thời phát hiện kịp thời các hành vi tham ô và lãng phí tài sản, tiền vốn của Nhà nước và tập thể.
Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực và hữu ích phục vụ cho việc điều hành quản lý Doanh nghiệp
2.2.3 Phương pháp đánh giá hàng hoá nhập kho và xuất kho: a Giá nhập kho: tuỳ trường hợp mà giá nhập kho được tính như sau:
Giá trị nhập kho được xác định dựa trên nhiều yếu tố: giá ghi trên biên bản cấp vốn cho hàng hóa được cấp hoặc thành lập, giá mua thực tế cho hàng hóa mua vào, giá trị do hợp đồng liên doanh quyết định, chi phí chế biến thực tế cho hàng hóa chế biến, và giá thực tế trên thị trường đối với hàng hóa được tặng.
Các chi phí trực tiếp để có hàng nhập kho như vận chuyển, bốc dỡ … b Phương pháp tính giá xuất kho:
Kế toán chỉ được áp dụng trong một số phương pháp tính giá xuất kho Để thay đổi phương pháp tính giá khác, cần phải chấm dứt kỳ báo cáo kế toán và giải thích rõ ràng trong “Bảng thuyết minh báo cáo tài chính”.
Nhập trước, xuất trước (còn gọi là FIFO – First In First Out)
Nhập sau, xuất trước (còn gọi là LIFO – Last In First Out)