PHẦN MỞ ĐẦU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, nhu cầu mua bán hàng hóa ngày càng tăng, dẫn đến sự gia tăng số lượng siêu thị Việc quản lý thủ công tại các siêu thị trở nên không hiệu quả, tốn thời gian và thiếu chính xác Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin thông qua các phần mềm quản lý bán hàng cho siêu thị là cần thiết, giúp quản lý nhân viên và nắm bắt thông tin hàng hóa một cách kịp thời Điều này cho phép các siêu thị đưa ra kế hoạch và chiến lược kinh doanh hợp lý, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo cơ hội phát triển Trước đây, quản lý gặp nhiều khó khăn do phụ thuộc vào giấy tờ, nhưng nhờ vào phần mềm quản lý, công việc tại siêu thị trở nên thuận lợi hơn Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Quản Lý Bán Hàng Cho Siêu Thị Vừa Và Nhỏ” cho báo cáo đồ án của mình, với hy vọng phần mềm sẽ mang lại hiệu quả tốt trong công tác quản lý.
MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Quản lý siêu thị vừa và nhỏ là quá trình điều hành việc mua bán các mặt hàng như gia vị, đồ gia dụng, quần áo, rau củ quả và đồ dùng học tập Hệ thống quản lý này bao gồm việc theo dõi nhân viên, khách hàng, loại mặt hàng, số lượng hàng hóa nhập và xuất Các chức năng của hệ thống bao gồm thêm, sửa, xóa, lưu, hủy, thoát, và tìm kiếm theo mã hoặc tên mặt hàng và hóa đơn Bên cạnh đó, hệ thống cũng thống kê doanh số bán hàng theo ca làm việc của nhân viên và theo tháng, nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng nhiệm vụ và đạt hiệu quả công việc Điều này góp phần phát triển đội ngũ nhân viên theo yêu cầu và chiến lược phát triển của siêu thị.
ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Phần mềm quản lý bán hàng cho siêu thị vừa và nhỏ
Hệ thống quản lý bán hàng tại siêu thị bao gồm cơ cấu tổ chức và các hình thức thực hiện đa dạng nhằm tối ưu hóa quy trình bán hàng Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý bán hàng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh của siêu thị trên thị trường.
MỤC TIÊU HƯỚNG TỚI
Mục tiêu của chúng tôi là phát triển phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho các siêu thị vừa và nhỏ, nhằm tạo ra một hệ thống quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa quy trình bán hàng Phần mềm này sẽ được áp dụng rộng rãi tại các siêu thị, giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh.
NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu hệ thống quản lý bán hàng tại siêu thị vừa và nhỏ nhằm tìm hiểu phương pháp sử dụng phần mềm mới trong quản lý Bài viết sẽ phân tích ưu và nhược điểm của hệ thống cũ, đồng thời đề xuất hướng phát triển cho tương lai Mục tiêu là xây dựng một hệ thống mới hoàn chỉnh, ứng dụng cao trong công việc quản lý bán hàng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài viết sử dụng các phương pháp nghiên cứu như phân tích giáo trình và thực nghiệm để khám phá sâu rộng ứng dụng phần mềm trong quản lý bán hàng tại siêu thị vừa và nhỏ Qua việc áp dụng các phương pháp phân tích, chứng minh, tổng hợp và so sánh, nội dung của đề tài được làm nổi bật và rõ ràng hơn.
ĐIỂM MỚI CỦA ĐỀ TÀI
Bằng cách quản lý thông tin trên sổ sách, tôi đã phát triển một hệ thống phần mềm với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu suất công việc Phần mềm này không chỉ nhanh chóng mà còn mang lại hiệu quả cao trong việc thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày.
GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu này tập trung vào việc chuyển đổi từ hệ thống quản lý cũ sang một hệ thống quản lý mới, tận dụng sự phát triển của công nghệ thông tin Phần mềm mới dự kiến sẽ được áp dụng rộng rãi trong tương lai, mang lại hiệu quả cao hơn cho các hoạt động quản lý.
PHẦN NỘI DUNG
1.1.1 Khảo sát hiện trạng và hoạt động của hệ thống hiện tại
Siêu thị G7 chuyên cung cấp đa dạng mặt hàng, bao gồm đồ dùng học tập, gia vị nấu ăn, đồ điện dân dụng, giày dép, quần áo, bánh kẹo và mỹ phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Siêu thị tọa lạc tại số 2 đường Bạch Liêu, TP Vinh - Nghệ An, với đội ngũ nhân viên làm việc theo 3 ca sáng, chiều và tối, mỗi người chỉ làm một ca Nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình luôn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, mang lại sự an tâm và hài lòng Để đạt được điều này, siêu thị cần có phương pháp quản lý nhân viên và hàng hóa chặt chẽ nhằm cung cấp mức giá hợp lý Hiện tại, siêu thị đang sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng, nhưng chủ siêu thị cho rằng phần mềm này chưa đáp ứng được một số yêu cầu, như giao diện khó sử dụng và thiếu chức năng Trong đề tài đồ án này, tôi sẽ cố gắng khắc phục những vấn đề mà chủ siêu thị đã nêu, mặc dù khả năng của tôi còn hạn chế và có thể có thiếu sót Mong thầy cô hỗ trợ thêm cho tôi.
- ít xảy ra nhầm lẫn và sai sót
- Giao diện nặng, khó nhìn
- Khó sử dụng,không thân thiện với người dùng.
TÌM HIỂU BÀI TOÁN
Khảo sát hiện trạng
1.1.1 Khảo sát hiện trạng và hoạt động của hệ thống hiện tại
Siêu thị G7 chuyên cung cấp đa dạng mặt hàng, bao gồm đồ dùng học tập, gia vị nấu ăn, đồ điện gia dụng, giày dép, quần áo, bánh kẹo và mỹ phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Siêu thị tọa lạc tại số 2 đường Bạch Liêu, TP Vinh, Nghệ An, với đội ngũ nhân viên làm việc theo 3 ca sáng, chiều và tối, mỗi nhân viên chỉ làm một ca Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình luôn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, mang đến sự an tâm và hài lòng Để đạt được điều này, siêu thị cần có phương pháp quản lý nhân viên và hàng hóa chặt chẽ nhằm cung cấp mức giá hợp lý Hiện tại, siêu thị đang sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng, nhưng chủ siêu thị cho biết phần mềm này chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu, với giao diện khó sử dụng và thiếu một số chức năng Do đó, trong đề tài đồ án này, tôi sẽ cố gắng khắc phục một số yêu cầu từ chủ siêu thị, mặc dù khả năng của tôi còn hạn chế và không tránh khỏi thiếu sót Mong thầy cô chỉ bảo thêm cho tôi.
- ít xảy ra nhầm lẫn và sai sót
- Giao diện nặng, khó nhìn
- Khó sử dụng,không thân thiện với người dùng
- Thiếu một số chức năng.
Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống
Hệ thống phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản sau:
Để đạt hiệu quả cao trong việc bán hàng, việc quản lý thống nhất quá trình kinh doanh là vô cùng quan trọng, đặc biệt khi xử lý nhiều mặt hàng và loại sản phẩm khác nhau.
- Là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà quản lý có thể theo dõi chính xác, đảm bảo truy vấn nhanh, lưu trữ và cập nhật kịp thời
- Có thể quản lý tốt đƣợc nhân viên
-Có thể thống kê đƣợc từng loại mặt hàng, hoặc số lƣợng hàng còn lại trong kho một cách nhanh chóng và chính xác
- Có khả năng lưu trữ, thêm, sữa, xóa thông tin
- Thống kê đƣợc doanh số bán theo ca ,theo tháng,theo năm
- Bán hàng xong phải in hóa đơn cho khách hàng.
Các yêu cầu của hệ thống thông tin
1.3.1 Các yêu cầu chức năng
Hệ thống quản lý bán hàng có chức năng lưu trữ và tự động cập nhật thông tin khách hàng, giúp người quản lý dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết Các yêu cầu chức năng này đóng vai trò quan trọng trong quy trình bán hàng.
- Tạo một hóa đơn mới
- Thêm các mặt hàng vào hóa đơn
- Xuất hóa đơn cho khách
- In hóa đơn cho khách hàng
- Hủy hóa đơn khi khách không mua nữa
* Chức năng quản lý thông tin:
- Quản lý thông tin nhân viên
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý thông tin mặt hàng
- Quản lý thông tin loại mặt hàng
- Tìm kiếm theo tên nhân viên, mã nhân viên
- Tìm kiếm theo mã mặt hàng, tên mặt hàng, loại mặt hàng
- Tìm kiếm theo mã hóa đơn
- Tìm kiếm theo số điện thoại khách hàng
* Chức năng báo cáo,thống kê
- Thống kê những mặt hàng mà nhân viên bán đƣợc theo ca
- Thống kê những mặt hàng, tổng tiền bán đƣợc theo tháng
- Thống kê những mặt hàng, tổng tiền bán đƣợc theo năm
1.3.2 Yêu cầu phi chức năng
- Cung cấp giao diện người dung thân thiện, dễ thao tác
- Chương trình chạy ổn định, chính xác, hiệu quả, an toàn
- Các thành viên có thể truy cập vào hệ thống và sử dụng hệ thống tùy theo phân quyền của từng người
- Khối lượng lưu trữ dữ liệu lớn
- Nhiều người truy cập đồng thời
- Thời gian đáp ứng lâu dài
- Chương trình chạy trên hệ điều hành Window
- Dữ liệu đƣợc thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Quy trình bán hàng
Công cụ cài đặt
SQL Server 2008 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa máy trạm và máy chủ Hệ thống này bao gồm các cơ sở dữ liệu, động cơ cơ sở dữ liệu và các ứng dụng phục vụ việc quản lý dữ liệu cùng các thành phần khác trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
SQL Server 2008 được tối ưu hóa để hoạt động hiệu quả trong môi trường cơ sở dữ liệu lớn, hỗ trợ hàng ngàn người dùng đồng thời Nó có khả năng tích hợp với các máy chủ khác như Proxy server và Microsoft Internet Information Services (IIS).
- SQL Server có một số phiên bản khác nhau bao gồm:
Phiên bản Enterprise của SQL Server sở hữu đầy đủ các tính năng, cho phép hoạt động hiệu quả trên hệ thống lên đến 32 máy và hỗ trợ tối đa 64 GB RAM Bên cạnh đó, nó còn tích hợp các dịch vụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ (Analysis Services), giúp tối ưu hóa quy trình phân tích và xử lý thông tin.
Chuẩn này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ vào chi phí thấp, tuy nhiên, nó có một số hạn chế về các tính năng nâng cao Hệ thống có thể hoạt động hiệu quả với cấu hình 4 CPU và 2GB RAM.
+ Personal: đƣợc tối ƣu hóa để chạy trên PC, có thể cài đặt trên hầu hết các phiên bản Windows
+ Developer: có đầy đủ các tính năng của Interprise nhƣng đƣợc chế tạo đặc biệt như giới hạn số người kết nối vào server cùng một lúc…
+ Desktop Engine (MSDE): đây chỉ là một engine chạy trên desktop và không có giao diện
+ Win CE: dùng cho các ứng dụng chạy trên Window CE
+ Trial:có tính năng của Enterprise nhƣng giới hạn thời gian sử dụng
Visual Studio 2010: Là một ngôn ngữ lập trình, là công cụ lập trình cơ sở dữ liệu
Visual Studio 2010 đƣợc dùng để xây dựng các ứng dụng quản lý nhƣ quản lý tồn kho, quản lý nhân sự, quản lý sinh viên
Visual Studio 2010 có các đặc điểm :
Có thể kết nối và xử lý dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác: Access, SQL
Dễ dàng tạo bộ cài Setup
Có thể dịch ứng dụng ra tập tin EXE
Visual Studio 2010 cho phép truy xuất dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access thông qua các thư viện hỗ trợ, giúp Visual Basic có thể lấy dữ liệu từ Access Dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và có mối liên kết chặt chẽ giữa các bảng này.
Quản lý và tổ chức dữ liệu trong Visual Studio 2010 được thực hiện một cách chặt chẽ, giúp đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu Hơn nữa, người dùng có thể tổ chức toàn bộ công việc của chương trình trong một ứng dụng duy nhất.
Vì những lý do trên nên em đã chọn công cụ để xây dựng chương trình là
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Các tác nhân và chức năng hệ thống
2.1.1 Các tác nhân của hệ thống
Nhân viên là những người trực tiếp tham gia vào hệ thống và lập hóa đơn bán hàng tại siêu thị, đồng thời thực hiện công việc thống kê và báo cáo định kỳ.
Nhà quản lý là người có quyền cao nhất trong hệ thống, có khả năng cấp quyền truy cập cho nhân viên Trong khi admin sở hữu tất cả các quyền, nhân viên bán hàng không có quyền quản lý nhân viên, mặt hàng hay loại mặt hàng.
2.1.2 Các chức năng của hệ thống
Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý bán hàng cho siêu thị vừa và nhỏ
Hệ thống quản lý bán hàng
Tìm kiếm thông tin Nhân viên
Thêm MH Vào HD Xuất HD
Biểu đồ luồng dữ liệu
2.3.1 Biểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 2.2 Biểu đồ mức khung cảnh
Quản lý bán hàng Nhân viên
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh a Người quản lý
3 Yêu cầu báo cáo thống kê
4 Hiển thị báo cáo thống kê
6 Hiển thị kết quả tìm kiếm b Nhân viên
4: Yêu cầu tạo hóa đơn mới
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: a QL nhân viên
1 Yêu cầu cập nhật thông tin
3 Yêu cầu tìm kiếm thông tin b QL Khách hàng
1 Yêu cầu cập nhật thông tin
3 Yêu cầu tìm kiếm thông tin c QL Mặt hàng
1 Yêu cầu cập nhật thông tin
3 Yêu cầu tìm kiếm thông tin d QL Loại mặt hàng
1 Yêu cầu cập nhật thông tin
3 Yêu cầu tìm kiếm thông tin e QL Hóa đơn
2 Yêu cầu tìm kiếm MaHD
Mô hình dữ liệu quan hệ
Các thuộc tính: MaMH (thuộc tính khóa), MaLoaiMH, TenMH, DonViTinh,
Các thuộc tính: MaloaiMH (thuộc tính khóa), TenloaiMH
Các thuộc tính: MaNV (thuộc tính khóa), MatKhau, TenNV, DienThoai, Ca, QueQuan
Các thuộc tính: MaKH (thuộc tính khóa), TenKH, DiaChiKH, SoDienThoai
Cácthuộctính: MaHD(thuộctínhkhóa), MaNV,NgayLapHD,TongTien, MaKH
Các thuộc tính: MaCTHD(thuộc tính khóa), MaHD, MaMH, SoLuongMua, ThanhTien
2.4.2 Mô hình dữ liệu quan hệ
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Thuộc tính Khóa Độ dài Kiểu dữ liệu Ghi chú
MaMH Khóa chính 10 nvarchar Mã mặt hàng
MaLoaiMH 10 nvarchar Mã loại mặt hàng
TenMH 50 nvarchar Tên mặt hàng
GiaMH int Giá mặt hàng
DonViTinh 10 nvarchar Đơn vị tính
Thuộc tính Khóa Độ dài Kiểu dữ liệu Ghi chú
MaNV Khóa chính 10 nvarchar Mã nhân viên
TenNV 50 nvarchar Tên nhân viên
Thuộc tính Khóa Độ dài Kiểu dữ liệu Ghi chú
MaHD Khóa int Mã hóa đơn
MaNV 10 nvarchar Mã nhân viên
NgaylapHD date Ngày lập hóa đơn
MaKH int Mã khách hàng
Thuộc tính Khóa Độ dài Kiểu dữ liệu Ghi chú
MaCTHD Khóa int Mã chi tiết HD
MaHD int Mã hóa dơn
MaMH 10 nvarchar Mã mặt hàng
SoLuongMua float Số lƣợng mua
Thuộc tính Khóa Độ dài Kiểu dữ liệu Ghi chú
MaKH Khóa int Mã khách hàng
TenKH 50 nvarchar Tên khách hàng
SoDienThoai 11 nvarchar Số điện thoại
MaLoaiMH Khóa 10 nvarchar Mã loại mặt hàng
TenLoaiMH 50 nvarchar Tên loại mặt hàng
Thiết kế các giao diện
3.2.1 Form hệ thống quản lý bán hàng
Form đăng nhập cho phép người quản lý và nhân viên truy cập vào hệ thống quản lý bán hàng, đồng thời nhân viên cũng có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập của mình.
3.2.1.3 Form quản lý khách hàng
Form quản lý khách hàng cho phép cập nhật thông tin khách hàng và thực hiện các chức năng như thêm, xóa, sửa thông tin khách hàng, cùng với các tùy chọn lưu, hủy và thoát.
3.2.1.4 Form Quản lý mặt hàng
Form quản lý mặt hàng cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm mã mặt hàng, mã loại mặt hàng, tên mặt hàng, giá cả, đơn vị tính và số lượng Nó tích hợp các chức năng như thêm, sửa, xóa mặt hàng, cùng với các tùy chọn lưu, hủy và thoát, giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng quản lý hàng hóa hiệu quả.
3.2.1.5 Form Quản lý nhân viên
Form quản lý nhân viên cung cấp thông tin quan trọng như mã nhân viên, tên, quê quán, điện thoại và mật khẩu của nhân viên tại siêu thị Hệ thống cho phép người quản lý thực hiện các chức năng thêm, sửa và xóa thông tin nhân viên một cách dễ dàng.
Form Hóa đơn cung cấp các chức năng như tạo, thêm, xuất và hủy hóa đơn, đồng thời cho phép tìm kiếm mặt hàng dựa trên tên, mã và loại mặt hàng, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng một cách hiệu quả.
Form loại mặt hàng cho phép người dùng cập nhật thông tin chi tiết như tên và mã loại mặt hàng, đồng thời cung cấp các chức năng thêm, sửa, xóa, lưu, hủy và thoát để quản lý hiệu quả.
Form tìm kiếm cho phép người quản lý tra cứu thông tin liên quan bằng cách sử dụng tên nhân viên, mã nhân viên, tên mặt hàng, mã mặt hàng, loại mặt hàng, mã hóa đơn và số điện thoại khách hàng.
3.2.1.9 Form Thống kê doanh số theo ca
Thống kê doanh số bán hàng theo ca giúp quản lý nắm rõ nhân viên nào đã thực hiện giao dịch, các mặt hàng được bán, số lượng bán ra và lượng hàng tồn kho.
3.2.1.10 Form Thống kê doanh số theo tháng
Thống kê doanh số bán hàng theo tháng cung cấp cho người quản lý thông tin về các mặt hàng đã bán, số lượng tồn kho và tổng doanh thu thu được trong tháng đó.
3.2.1.11 Form Thống kê doanh số theo năm
Thống kê doanh số bán theo năm giúp người quản lý biết được trong năm đó bán đƣợc những gì và tổng tiền thu đƣợc là bao nhiêu.
KẾT LUẬN
Qua việc phân tích thiết kế bài toán quản lý hệ thống, tôi đã đạt được nhiều kết quả quan trọng và hiểu rõ hơn về phân tích cũng như thiết kế giao diện Mặc dù phần mềm ứng dụng mà tôi phát triển vẫn còn nhiều thiếu sót và chưa hoàn chỉnh, nhưng đây là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình học hỏi và phát triển kỹ năng của mình.
Quá trình thực hiện đề tài này đã giúp tôi hiểu rõ quy trình phát triển phần mềm và quản lý bán hàng tại các siêu thị vừa và nhỏ Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tài vẫn còn nhiều thiếu sót và chưa đạt được mục tiêu đề ra Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô giáo để hoàn thiện đề tài và ứng dụng hiệu quả trong thực tế.
Trong tương lai, tôi sẽ nỗ lực hoàn thiện phần mềm của mình để có thể được tin cậy áp dụng trong các siêu thị vừa và nhỏ Phần mềm sẽ được trang bị nhiều chức năng hơn, giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cùng với tính năng bảo mật được nâng cao.