Công tác kế toán bán hàng tại công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lòng Miền Bắc

Công tác kế toán bán hàng tại công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lòng Miền Bắc

Lời mở đầu

Hạch toán kế toán giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý kinhdoanh Nó là công cụ hiệu lực nhất để quản lý các hoạt động tính toán vàkiểm tra việc sử dụng tài chính, vật t, tiền vốn… nhằm đảm bảo quyền chủ nhằm đảm bảo quyền chủ

động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp mà hoạt động bán hàng là khâu chủ yếu đểkhẳng định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thì nghiệp cụ hạch toán

kế toán đóng vai trò quan trong hơn bao giờ hết Việc tổ chức hạch toán đúng

đắn, khoa học không những giúp Ban lãnh đạo công ty nắm bắt đợc phơng ớng, chiến lợc phù hợp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác bán hàng, mang lạilợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp

h-Nhận thức đợc tầm quan trọng và vai trò tích cực của kế toán, đặc biệt

là công tác bán hàng, sau một thời gian thực tập tại Công ty Kinh Doanh KhíHoá Lỏng Miền Bắc, cùng với những kiến thức đợc trang bị trong quá trìnhhọc tập tại nhà trờng và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Thức

Minh, cùng với các cô chú, anh chị trong công ty em xin trình bày: “Báo cáo thực tập về công tác kế toán bán hàng tại công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lòng Miền Bắc ”

Do thời gian thực tập ngắn và trình độ còn hạn chế nên bài báo cáo của

em không tránh khỏi những thiếu sót, nên em rất mong nhận đợc sự đónggóp của Công ty và sự chỉ bảo hớng dẫn của PGS TS Nguyễn Thức Minh đểbài báo cáo của em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHơng I Giới thiệu tổng quan về công ty kinh doanh

hoá khí lỏng miền bắc

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Chế biến và Kinh Doanh Các Sản Phẩm Khí (PVGAS) đợcthành lập vào tháng 10 năm 1990, là thành viên của Tổng Công Ty Dỗu KhíViệt Nam (Petrovietnam) - một tập đoàn dầu khí lớn nhất Việt Nam PVGASchuyên sản xuất, vận chuyển phân phối và thực hiện các dự án liên quan tớigas và các sản phẩm về gas

Tiền thân của Công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc chỉ là một

xí nghiệp, một tổ nghiệp vụ của Công ty Chế biến và kinh doanh các Sảnphẩm khí (PV GAS), không có bộ máy quản lý và con dấu riêng Sau nhiềunăm hoạt động, ngày 29/12/2000, Công ty Kinh Doanh Khí Hoá Long MiềnBắc đợc tổ chức lại và thành lập theo quyết định số 2062/QĐ-HĐQT củaTổng Công Ty Dầu khí Việt Nam

Tên giao dịch: Công ty Kinh Doanh Khí Hoá Long Miền Bắc

Trụ sở chính: 29F Hai Bà Trng – Hà Nội Hà Nội

2 Đặc điểm hàng hoá kinh doanh của Công ty

Mặt hàng kinh doanh chính của doanh nghiệp là gas hoá lỏng hay còngọi là LPG LPG là một trong các sản phẩm đợc chiết xuất từ khí thiên nhiêntrong các mỏ khí Đây là một nguồn nhiên liệu sạch, chất lợng cao, tiện lợitrong sử dụng và ít gây ô nhiễm môi trờng hơn các nguồn nhiên liệu khác, vìvậy LPG ngày càng đợc sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp và cảtrong cuộc sống hàng ngày

LPG đợc cung cấp tới khách hàng dới 2 dạng: Gas bình và Gas rời đợc

lu kho và vận chuyển tới kho bãi của khách hàng theo yêu cầu

- Gas rời: Gas đợc cung cấp dới dạng lỏng, theo thoả thuận gas rờihoặc LPG đợc chuyển tới kho, trạm chứa của khách hàng bằng hệ thống xebồn hoặc khách hàng đến lấy tại kho công ty

II Chức năng, nhiệm vụ của công ty

1 Chức năng hoạt động

- Tổ chức vận chuyển, đóng bình, kinh doanh tiêu thụ các sản phẩmkhí, bao gồm khí hoá lỏng (LPG), condensate

- Tổ chức xây dựng mạng lới kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm khí

- Thực hiện các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác có liên quan nhcung cấp và lắp đặt các loại thiết bị chuyên dụng, vật t, hoá chất

2 Nhiệm vụ

- Phát triển mạng lới bán lẻ khí hoá lỏng

- Thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn, quy định, quy trình của hệthống quản lý an toàn OHSA và hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001 – Hà Nội

2000

- Vận hành an toàn liên tục các kho chứa, trạm nạp, các phơng tiện vậntải, tăng cờng công tác an toàn an ninh, PCCC, vệ sinh môi trờng

III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty (Sơ đồ 01)

* Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

* Ban giám đốc (Gồm Giám đốc và Phó giám đốc)

- Giám đốc (GĐ): Là đại diện pháp nhận của Công ty trực tiếp lãnh

đạo, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của công ty

- Phó giám đốc (PGĐ): PGS công ty giúp cho GĐ công ty chỉ đạo

quản lý điều hành thờng xuyên các mặt công tác đợc phân công và chịu tráchnhiệm trớc GĐ công ty về các mặt công tác đó

* Các phòng ban chức năng:

- Phòng tài chính – Hà Nội kế toán: Hạch toán mọi hoạt động của công tytheo chế độ kế toán hiện hành, theo yêu cầu của Ban giám đốc và quy chế tổchức của công ty

- Phòng kỹ thuật: Lập kế hoạch nghiên cứu, sản xuất kiểm tra chất

l-ợng sản phẩm, đảm bảo khâu kỹ thuật, dự báo thực trạng thiết bị… nhằm đảm bảo quyền chủ

- Phòng tổ chức hành chính: Phục vụ mọi việc hành chính cho công ty.

- Phòng kinh doanh: Tiếp nhận và tiêu thụ hàng hoá, đối chiếu thu tiền

bán hàng Làm các công việc khác theo sự phân công của Ban Giám đốcCông ty

I.V Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đồng thời để xây dựng bộ máytinh gian, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng nhu cầu hạch toán nóiriêng và nhu cầu về quản lý nói chung, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức

kế toán theo mô hình kế toán tập chung

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 02)

2 Nhiệm vụ cụ thể của từng ngời

- Kế toán trởng: Đứng đầu trong bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trớc

giám đốc và nhà nớc về công tác kế toán và công tác tài chính của công ty

- Kế toán tổng hợp: Là ngời phụ trách công tác thông kê của công ty,

căn cứ vào các bảng kê CTGS, các bản phân bổ… nhằm đảm bảo quyền chủ hàng tháng, quý, năm tổnghợp bảng cân đối kế toán, vào sổ cái, lập báo cáo tài chính theo quy định

- Kế toán bán hàng: Trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, cập

nhật các chứng từ liên quan đến bàng hàng

- Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ của công ty.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền các loại Theo dõi và đối

chiếu thanh toán tiền hàng với từng đối tợng mua bán hàng hoá của công ty.Hàng ngày báo cáo số d tiền gửi và lập kế hoạch vay, trả nợ ngân hàng cũng

nh khách hàng

- Kế toán chi phí: Tổng hợp chi phí, phân loại và hạch toán chi phí

theo khoản mục, mặt hàng và hạch toán chi phí theo phòng

- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các nhiệm vụ thu chi theo

chế độ quy định Lập sổ và báo cáo quỹ hàng tháng, kiểm tra và đối chiếu sổquỹ với kế toán vào cuối tháng

3 Đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc

a Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.

Hiện nay, Công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc đang áp dụng

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo quyết định số

1141 – Hà Nội TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính, và cácchuẩn mực kế toán đã ban hành, có bổ sung, cập nhật theo những thay đổicủa chế độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù của Công ty, từ đó góp phầnquan trọng giúp kế toán hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình chức “Chứng từ ghi sổ”

- Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán chi tiết hàngtồn kho theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định: Công ty tiến hành trích khấuhao Tài sản cố định theo phơng pháp khấu hao đều (khấu hao đờng thẳng)

- Phơng pháp tính Thuế giá trị gia tăng: Công ty áp dụng phơng phápkhấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng

b Sơ đồ trình từ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc (sơ đồ 03)

V Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm qua (2004 – 2005) 2005)

6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

Công ty có doanh thu tơng đối ổn định, năm sau cao hơn năm trớc,mặc dù năm 2005, giá dầu trên thế giới không ngừng tăng lên, song điều nàykhông ảnh hởng mấy đến doanh thu của công ty, do nhu cầu của khách hàng

về sản phẩm này thiết yếu và ngày càng tăng Doanh thu bán hàng tăng dẫn

đến lợi nhuận hàng năm cũng tăng Điều này cho thấy công tác bán hàngcũng nh công tác quản lý doanh nghiệp đạt tỷ lệ tăng trởng cao

Chơng II Tình hình thực tế công tác kế toán bằng hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Kinh

Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc

I Kế toán bán hàng tại Công ty

1 Chứng từ kế toán sử dụng:

- Hoá đơn thuế Giá trị gia tăng

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 02)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (biểu số 03 và 04)

2 Tài khoản sử dụng:

- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK này đợc sửdụng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của Công ty và cáckhoản giảm trừ doanh thu TK này đợc chi tiết thành các TK

TK5111: Doanh thu bán hàng hoá - Gas rời

TK 5113: Doanh thu bán hàng hoá - Gas bình

TK 5115: Doanh thu dịch vụ khác

TK 5116: Doanh thu khác Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán bán hàng, công ty còn sửdụng một số TK khác có liên quan nh TK 111, TK 112

+ Bán lẻ tại các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty.

Trong tháng khi có nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng

từ tập hợp đợc trong tháng, kế toán lập CTGS phản ánh doanh thu của hànghoá tiêu thụ (Biểu số 05, 06, 07), đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết bánhàng (Biểu số 09, 10) nhằm quản lý chi tiết, phục vụ cho việc quản trị nội bộ

3.1 Trờng hợp bán hàng thu tiền ngày

Ví dụ: Ngày 20/12/2005 xuất 20 bình 12kg van com, 140 bình van pol

và 10 bình 45kg giao cho Đại lý Sơn Minh Phiếu xuất kho số 3428, hoá đơnGTGT số 0019252, giá bán 1kg ga bình 12 kg là 11.227,27đ/kg và với bình45kg là 10.954,55đ/kg Thuế GTGT 10%

Căn cứ vào CTGS (Biểu số 06, biểu số 006), kế toán định khoản

Nợ TK 111: 29.134.500

Có TK: 26.485.908

Có TK: 33311: 2.648.592

3.2 Trờng hợp bán hàng thanh toán trả chậm

Để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu, công ty thực hiện phơngpháp bán hàng theo phơng thức trả chậm

Ví dụ: Ngày 31/12/2005 công ty xuất bán gas bình cho đại lý DũngMinh với tổng giá trị thanh toán là 91.270.500đ Thuế GTGT 10% Căn cứvào CTGS (Biểu số 07, biểu số 007), kế toán định khoản:

Nợ TK 131: 91.270.500

Có TK: 82.973.182

Có TK: 8.297.318

Sổ cái TK 511: Sổ cái TK5111 – Hà Nội Gas rời: Biểu số 12

Sổ cải TK 5113 – Hà Nội Gas bình: Biểu số 13

II Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

Do đặc thù kinh doanh là mặt hàng LPG nên thờng không có hàng bán

bị trả lại mà chỉ có trờng hợp giảm giá hàng bán do giá gas thế giới biến

động mạnh hoặc do các chỉ tiêu kỹ thuật gas thay đổi qua các chuyến hàng

Ngoài ra công ty còn có các chính sách chiết khấu trên khối lợng tiêu thụ các

đại lý

Công ty không sử dụng các TK 521, TK 531, TK 532 để ghi nhận cáckhoản giảm trừ doanh thu mà ghi nhận trên TK 511 Vì thế các khoản giảmtrừ doanh thu đợc ghi nhận với trình tự, sổ sách nh doanh thu bán hàng nhng

Có TK 111: 8.420.999

III Kế toán giá vốn hàng bán

1 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốnhàng bán”., TK này đợc mở chi tiết thành 2 tiểu khoản:

đơn giá trung bình tháng để làm cơ sở giá vốn nào vào cuối mỗi quý

3 Phơng pháp xác định giá vốn hàng xuất kho

Trị giá thực tế của hàng xuất bán trong kỳ đợc xác định theo phơngpháp trung bình tháng

Đơn giá trung bình tháng n

Giá vốn quý = Tổng giá vốn 3 tháng trong quý

Ví dụ: Tính giá vốn tháng 12 quý IV năm 2005

- Giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ tháng 12 là 103.376.120.697 VNĐ

- Giá trị HH nhập mua trong kỳ là 5.423.919.568 VNĐ

- Số lợng tồn kho đầu kỳ là 11.448 tấn

- Khối lợng nhập trong kỳ là 600 tấn

- Khối lợng hàng xuất bán trong kỳ là 5.331.660 tấn

Đơn giá trung bình

103.376.120.697 + 5.423.919.568

= 9.030.547,83 tấn11.448 + 600

IV Kế toán chi phí bán hàng

1 Nội dung chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm:

- Chi phí lơng, các khoản trích theo lơng và các khoản khác

- Chi phí vật liệu bao bì: gồm vỏ bình gas và phụ kiện bình (nút niêm )

- Phần gas xuất kho cho công ty sử dụng đợc hạch toán vào CPBH

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nớc, vận chuyển, thuê xe, thuê kho

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí bằng tiền khác

2 Chứng từ kế toán sử dụng

TK 641 – Hà Nội “Chi phí bán hàng” Tài khoản này đợc chi tiết thành các TK

- TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

- TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì

- TK 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ

- TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định

- TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm (nếu có)

- TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

- TK 6418: Chi phí bằng tiền khác

Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bánhàng đều đợc theo dõi, ghi chép và cuối tháng tổng hợp vào sổ cái TK 632,cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK 911

Ví dụ: Căn cứ vào số liệu T12/2005 (Biểu số 11), kế toán tập hợpCPBH nh sau:

V Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

1 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp

- Chi phí nhân viên quản lý, chi phí hội họp, chi phí đồ dùng vănphòng, chi phí hành chính của bộ phận điều hành

- Thuế, phí, lệ phí: Thuế môn bài và các khoản thuế, phí khác

- Chi phí bằng tiền khác

2 Chứng từ kế toán sử dụng

- Các bảng phân bổ khấu hao, công cụ dụng cụ

- Các hoá đơn, chứng từ gốc khác

Cuối kỳ kế toán kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp sang bên Nợ TK 911, kết chuyển doanh thu bán hàng vàobên có TK 911 để xác định lãi, lỗ của hoạt động bán hàng (Sổ cái TK 911 – Hà Nộibiểu số 17)

Chơng III

Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng tại công ty kinh

doanh khí hoá lỏng miền bắc

I Đánh giá chung

1 Ưu điểm

- Về tổ chức bộ máy kế toán: Đợc tổ chức gọn nhẹ, quy trình làm việckhoa học, cán bộ kế toán đợc bố trí hợp lý phù hợp với trình độ và năng lựccủa từng ngời Công tác kế toán đã phản án và cung cấp một cách đầy đủ, kịpthời và tình hình kinh doanh, tình hình tổ chức của công ty

- Về công tác tổ chức chứng từ: Công ty sử dụng và chấp hành nghiêmchỉnh các hoá đơn, chứng từ theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài Chính

- Về công tác tổ chức hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tàikhoản do Bộ Tài Chính quy định để đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động

kế toán của công ty

- Về công tác tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công ty áp dụng kếtoán máy (phần mềm kế toán BRAVO) giúp cho việc hạch toán kế toán đạthiệu quả cao

+ Công ty không lập và sử dụng TK dự phòng nh TK 159, TK 139 mặc dù mặt hàng gas có sự biến động giá cả tơng đối lớn, khối lợng kháchhàng thanh toán chậm.

- Sử dụng thêm TK 159 vì mặt hàng kinh doanh của công ty là LPGhoá lỏng có giá trị thay đổi phức tạp theo giá dầu thô của thế giới nên cần lậpquỹ dự phòng giảm giá tồn kho để đảm bảo giúp công ty chủ động trớcnhững diễn biến có ảnh hởng xấu có thể xảy ra trong tơng lai

- Với phần lớn khách hàng là khách hàng trả chậm nên công ty nên sửdụng TK 139 để đảm bảo tránh đợc những rủi ro xấu khi khách hàng củacông ty đột ngột bị phá sản hoặc các trờng hợp rủi ro khác

- Về hạch toán CP QLDN, công ty nên phân loại lại khoản chi phí bánhàng với chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết luận

Với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động kế toán ngày càng diễn rasôi động và phức tạp, vì vậy đòi hỏi hệ thống hạch toán kế toán của nhà n ớcphải không ngừng đợc hoàn thiện, có nh vậy với tạo điều kiện giúp cho cácdoanh nghiệp quản lý và điều khiển hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp mình, đồng thời là một cách tốt nhất để các cơ quan có thẩmquyền của nhà nớc có thể giám sát chặt chẽ những hoạt động của các doanhnghiệp diễn ra trong nền kinh tế

Trong quá trình thực tập tại Công ty kinh doanh Khí Hoá Lỏng MiềnBắc, em nhận thấy công tác hạch toán kế toán đối với sự phát triển của công

ty là vô cùng quan trọng Với đặc điểm là một công ty có doanh thu chính từhoạt động bán hàng thì “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng” làkhâu hạch toán tốt kế toán bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp đa ra các phơng h-ớng chiến lợc phù hợp nhằm hoàn thiện công tác bán hàng, từ đó giúp doanhnghiệp có thể thực hiện tối đa hoá lợi nhuận

Do kiến thức có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếusót, đặc biệt là những ý kiến của bản thân, em rất mong đợc sự góp ý, chỉ bảocủa các thầy cô giáo và của các cô chú, anh chị trong công ty để em có thểnâng cao và hoàn thiện kiến thức của mình

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầygiáo PGS TS Nguyễn Thức Minh và cảm ơn sự dìu dắt tận tình của các côchú, anh chị tại công ty đã giúp đỡ em hoàn thiện bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sơ đồ 01 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Kế toán công nợ Kế toán thanh

toán

Kế toán chi phí Thủ quỹ

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 131, 156, 511,

632, 641, 642… nhằm đảm bảo quyền chủ

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,156