Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán tài chính tại Công ty dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

Tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng như nêu ra một số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào phân tích thực tế của vấn đề

LOI MO DAU

Cơ chế thị trường đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhưng cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam Ta thấy rằng các thông tin tài chính là mối quan tâm của nhiều người làm công tác quản lý trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy sự chính xác của các thông tin kinh tế tài chính là một đòi hỏi cần được đáp ứng kịp thời

Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi

kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lượng kiểm

toán Trong một cuộc kiểm toán thì Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng Nó không chỉ là phương tiện lưu giữ những bằng chứng, thông tin quan trọng giúp kiểm toán viên đưa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp

lý cho việc kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán đã tiến hành

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với những kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :

“Tổ chức hệ thống hô sơ kiểm toán trong kiếm toán báo cáo tài chính

tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán” với mong muốn

tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng như nêu ra

một số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào

phân tích thực tế của vấn đề

Luận văn gồm có 3 chương :

Chương I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hô sơ kiểm toán Chương II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại AA SC

Chương LII : Phương hướng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm

toán tại AASC

Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn cho nên vấn đề chưa được giải quyết

cụ thể Mong rằng nội dung này sẽ được đưa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứu cao hơn

Em xin chân thành cảm ơn TS Ngô Trí Tuệ và các anh chị đang công tác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn này

CHUONG I : NHUNG VAN DE LY LUAN CO BAN VE HE

THONG HO SO KIEM TOAN

I BANCHAT CUA HO SO KIEM TOÁN

1.1 Khái niệm về hô sơ kiểm toán

Như chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và

bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán Để có thể thực hiện

được chức năng đó kiểm toán viên cần phải nắm được một lượng thông tin nhất định thông qua quá trình thu thập và lưu trữ Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần được giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy

trình phức tạp, được phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều người và kết quả của

nó có một vai trò rất quan trọng đối với đơn vị khách hàng Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ kiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như chức

năng của kiểm toán nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng

Hồ sơ là một khái niệm được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lưu trữ hồ sơ phải tuân theo những nguyên tắc nhất định Tài liệu giảng dạy của Cục lưu trữ quốc gia đưa ra định nghĩa: “Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó” Ví dụ như hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc Các văn bản đưa vào hồ sơ phải đúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồ sơ, phải hoàn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết với nhau

Một hồ sơ được coi là hoàn thiện khi thông qua đó người đọc có thể nắm được những thông tin liên quan đến đối tượng trong hồ sơ đó Trên góc

độ pháp lý “hồ sơ” cũng được sử dụng như một công cụ bắt buộc của quản lý

Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thông

dụng và hồ sơ kiểm toán được coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu quản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán

Trước hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm

toán tài chính hướng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng

chứng kiểm toán Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều

phương pháp và từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên

tác nhất định giúp kiểm toán viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ

ý kiến của mình Đồng thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những

kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, cũng

cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán

cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành

Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của chủ nhiệm kiểm toán phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ Thông qua hồ

sơ kiểm toán kiểm toán viên chính có thể đánh giá được tiến độ và tiếp tục

điều hành công việc Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản

để giúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng

chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên Chính vì thế, có

thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu được trong mỗi

cuộc kiểm toán thực hiện chức năng chung của kiểm toán cũng như đáp ứng được những yêu cầu về mặt quản lý đối với công việc kiểm toán

Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đưa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ

kiểm toán:

Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ kiểm toán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình

4

kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo

kiểm toán.” ©: !86)

Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS - JAMESK LOEBBECKE Hồ sơ kiểm toán được định nghĩa qua khái niệm tư liệu của

kiểm toán viên: “ Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục

áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác kiểm toán Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông

tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra day đủ

và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.”® #9

Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng như thực tế tại Việt Nam

Bộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định :

“ Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên

phim ảnh, phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo

quy định của pháp luật hiện hành”: Z?

Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa khái quát

nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu

thập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà

kiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “ xác minh và bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm toán Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu

cầu về tính đây đủ và tính giá trị được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ

MUC LUC

Trang Muc luc

Lời mở đầU - o G5 << G G 5 26 999 589559 998995 589989598995 55 98695 556899555695.5560685588895.55 1

Chuong I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán 3

I Bản chất của hồ sơ kiểm toán - 5 5+ S2 +22 + +22 x + czeezesces 3 1.1 Khái niệm về hồ sơ kiểm toán - <5 << + sex £z£ezz s2 3 1.2.1 Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán 6 1.2.2 Nội dung của hồ sơ kiểm toán : 5+ + =++ss+++s++ss+ss2 15 1.3 Các chức năng của hồ sơ kiểm toán - - 5+5 ss+<sss+ss+>s 21 1.4 Những quy định chung về hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm

toán Việt Nam số 23 - S233 302226 1112211 1v 1 1v nen giờ 24

Chương II : thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo

cáo tài chính tại Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

IV S00 — 27

I _ Tổng quan VỀ CÔNG {V ¿+ E22 1S 2E E SE 8E EEvvvvvvvsyrr 27 1.1 _ Lịch sử hình thành và phát triển của AASC - 27 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 5+5 «+ <+<++ss+2 30 1.3 Một số đặc điểm lớn của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ sơ kiểm tOán + 2+ +2 + S2 *+E 8 S23 E 2E E+#EE+tE£#EE€eEEeeeeveeersees 37

2 _ Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC 38 2.1 Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán

tai ASC ccccsssccccsssseccsssesessessscsssssvessssssvesssssseesessssesssssessssssssesessssessessveceeee 39

2.2 Phan loai hé sơ kiểm toán tại AASC - << + xxx cszeezs 4]

2.2.1 HO SO thuOng truce eee cccccecccccsseceeeessseeeeescseeecessaeeeeesseeeeeesaees 4]

2.2.3 Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC . - << 555: 46

2.3 Hồ sơ kiểm toán của một vài khách hàng của AASC : 65

2.3.1 Hồ sơ kiểm toán của Công ty A: . -ccc<+c<<s+csccs2 65 2.3.2 Hồ sơ kiểm toán của Công ty B: -<cccsscssccscc«2 69

93

3 Nhan xét đánh giá về hệ thống hồ sơ kiểm toán tại công ty AASC 75 Chương III : Phương hướng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại

Á AŠÓ 0000009 909909 069.9 96 99.9.0006 06.999.009 99.95.0006 9995966069599 96809669996 81

1 Sự cần thiết phải đổi mới của hồ sơ kiểm toán - «+52 <+++ 81

2 Phuong hu6dng hoan thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC 85

3 _ Các giải pháp hoàn thiỆn - << + + 1 333331 E+++++eeeeeeseeseseeeeeee 88 Ket luận - 55G 9.9.5.5 5555 5555 99099 9989999955.955.55 55508 5555566869688999955 90

94