Giới thiệu sơ lược về các phần mềm ứng dụng trong hoạt động thông tín thư viện

Thư viện đa phương tiện (Multimedia Library) Thư viện đa phương tiện là thư viện sử dụng nhiều công cụ, phương tiện khác nhau để lưu trữ thông tin: Tài liệu giấy, phiếu mục lục, vi phim, vi phiếu, đĩa quang, đĩa từ, băng từ,... Quá trình tổ chức và quản lý thư viện đa phương tiện về cơ bản giống như thư viện truyền thống. Việc tra cứu tìm tin chủ yếu vẫn theo cách thủ công (tra cứu trực tiếp trên phiếu mục lục, các tài liệu tra cứu, vì phim, vi phiếu, thư mục ).

1 Những khái niệm thư viện hiện đại

a Thư viện đa phương tiện (Multimedia Library)

Thư viện đa phương tiện là thư viện sử dụng nhiều công cụ, phươngtiện khác nhau để lưu trữ thông tin: Tài liệu giấy, phiếu mục lục, vi phim, viphiếu, đĩa quang, đĩa từ, băng từ, Quá trình tổ chức và quản lý thư viện đaphương tiện về cơ bản giống như thư viện truyền thống Việc tra cứu tìm tinchủ yếu vẫn theo cách thủ công (tra cứu trực tiếp trên phiếu mục lục, các tàiliệu tra cứu, vì phim, vi phiếu, thư mục ) Bên cạnh đó thư viện đa phươngtiện đã sử dụng máy vi tính nhưng không tự động hoàn toàn công tác thưviện; cán bộ thư viện vẫn giữ một vai trò quan trọng việc tạo lập và cungcấp các dịch vụ thư viện cho người dùng tin

b Thư viện điện tử (Electronic Library)

Theo Wikimedia: Thư viện điện tử là một thư viện trong đó tập các ấnphẩm được lưu trữ ở dạng số và được truy xuất thông qua các máy tính Trong

đó nội dung số được lưu trữ bên trong hệ thống máy tính và có thể truy xuấtđược từ bên ngoài thông qua các mạng máy tính Thư viện điện tử ỉà một hệthống truy vấn thông tin

c Thư viện số (Digital Library)

Định nghĩa 1: “Các thư viện sổ là các tồ chức cung cấp các nguồn lực lài nguyền, bao gồm cả các chuyên gia để lụa chọn cấu trúc, cung cấp khả

-năng truy cập tới cảc nguồn tri thứcy phiên dịch, phân phối bảo đảm tính vẹntoàn và tính lâu dài của các bộ sưu tập số để cho một cộng đồng hoặc một tậphợp cộng đồng người dùng tin xác định luôn có thể sử dụng một cách nhanh

chóng, kịp thời và kinh tế” [Liên đoàn thư viện số, 1993]

d Thư viện ảo (Virtual Library)

Thư viện ảo là thư viện được xây dựng dựa trên công nghệ hiệnthực ảo mà dạng đơn giản nhất của nó là gặp mặt từ xa Nhờ công nghệ này cóthể tạo ra thế giới ảo với không gian ba chiều trên màn hình máy tính, người sửdụng có thể quan sát, di chuyển giao dịch Thư viện ảo bao gồm các phương

tiện giúp cho người dùng tin sừ dụng có hiệu quả thư viện điện tử và thư việntruyền thống( dưới hình thức tài liệu điện tử và các dịch vụ cung cấp, phân phốitài liệu) mà không cần phải đến tận nơi Như vậy, bất cứ một thư viện nào tạođiều kiện cho người dùng tiếp cận với tài liệu nằm ở bất cứ nơi nào trên thế giớiđều có thể được coi là thư viện ảo.

e Thư viện lai (Hybrid Library)

Thuật ngữ thư viện lai (hybrid library) được Chris Rusbridge sử dụng lầnđầu tiên vào năm 1998 trong tạp chí D-lib magazine:

Thư viện lai là thư viện sử dụng tích hợp công nghệ để tập hợp các nguồn

dữ liệu khác nhau bao gồm các tài liệu, dữ liệu điện tử và tài liệu in ấn Thưviện lai là thư viện kết hợp giữa các dịch vụ của thư viện truyền thống với cácdịch vụ thư viện áp dụng công nghệ hiện đại (công nghệ thông tin và truyềnthông)

Thực chất, khái niệm thư viện lai để diễn đạt hình thức thư viện kết hợpnhiều phương thức phục vụ dịch vụ thư viện, phục vụ thông tin, là một hìnhthức tô chức hồn hợp (mix)

Nhìn chung, có nhiều khái niệm khác nhau về các thuật ngữ của loại hìnhthư viện hiện đại, tuy nhiên, dù với thuật ngừ nào thỉ cũng liên quan đến việcứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông vào hoạt động thông tin — thưviện

2 Giới thiệu sơ lược về các phần mềm ứng dụng trong hoạt động thông tín — thư viện

a Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu.

Là phẩn mềm quản trị các cơ sở dữ liệu về thông tin thư mục phục vụ choviệc tra cứu, tìm kiếm những chỉ dẫn đến các tài liệu cấp 1 Các phần mềm nàythông thường được sử dụng trong chế độ clone (chế độ độc lập — không thôngqua môi trường mạng có hỗ trợ các dịch vụ web)

Tại hầu hết các thư viện Việt Nam, triển khai hệ thống này từ những năm1990s, chủ yếu nhất đó là phần mềm CDS/ISIS của tổ chức UNESCO cung cấpmiễn phí cho thư viện các nước đang phát triển.

dữ liệu (metadata) là những thông tin vê các thuộc tính của các đối tượng số(tên tác giả, tên người tạo lập, tên đôi tượng số (tên sách, tên phần mềm, )) và

có những phần mềm hỗ trợ tìm kiếm toàn văn đối với đối tượng số dạng vănbản (text)

Các phần mểm này đã được triển khai khi công nghệ web phát triển, đốivới các thư viện Việt Nam việc sử dụng phần mềm này được biết đến đầu tiênnhư là Greenstone (mã nguồn mờ, miễn phí), đến nay có sử dụng thêm và xuhướng chuyển dịch dẩn sang Dspace (hỗ trợ web, sử dụng cơ sờ dữ liệu chuyênnghiệp miễn phí PostgreSQL, ngôn ngữ JSP với nhiều ưu điềm cho mô hình tổchức thông tin trên nen web)

c Phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp

Đây là hệ thống hoàn thiện về quản lý qui trình nghiệp vụ thông tin - thưviện theo hướng hiện đại, phần mềm này được thiết kế theo dạng modules (từngphần chức năng chuyên biệt) tích hợp trong một hệ thống thống nhất Thôngthường, có tên gọi tắt bằng tiếng Anh là ILS (Integrated Library System) hoặcILMS (Integrated Library Management System)

Trong quá trình tin học hóa hoạt động thông tin — thư viện tại các thư việnViệt Nam, các phần mềm tích hợp được các công ty phẩn mềm tập trung nghiêncứu, phát triển kể cả trong nước và quốc tế Qua hơn 1 thập niên, có thể nhậnthấy chia thành 2 hướng như sau:

- Hệ thống phần mềm thư viện điện tử tích hợp mã nguồn đóng: hệ thốngnày mất phí về bản quyền phần mềm, các thư viện không có khả năng tùy biếnđối với phần mềm Các phần mềm này có thể kể tên như: Libol của công tyTinh Vân, ilib của công ty CMC, VTLS của nước ngoài.

- Hệ thống phần mềm thư viện điện từ tích hợp mã nguồn mờ: hệ thốngnày được cung cấp miễn phí và đặc biệt có một cộng đồng nhưng người thamgia phát triển rộng khắp trên toàn thế giới vì vậy đảm bảo cỏ tôc độ phát triểnnhanh và hầu hết những lỗi đều được khăc phục nhanh chóng bằng các bản válỗi của cà cộng đồng phát triên Các hệ thông phân mềm này được triển khai tạiViệt Nam như: Open Biblio, phpmylibrary, KOHA, Tuy nhiên đến nayKOHA đang được xem như là hệ thống ưu tiên số 1 vì những đặc trưng ưu việtcủa nó, có những chức năng mà thậm chí phần mềm nguồn đóng cũng chưa hỗtrợ như chức năng lưu thông offline

3 Thực trạng các phần mềm

Trên cơ sở sự phát triển nhanh và rộng về phần cứng, các phần mềm tronghoạt động thông tin — thư viện cũng đã phát triển song hành Đến nay, cáchãng nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin và mạng máy tính vàohoạt động thông tin — thư viện cũng đã trải qua khoảng thời gian tương đối đểhoàn thiện các sản phẩm của mình Quản lý qui trình hoạt động thông tin — thưviện có mô hình luồng dữ liệu tương đối phức tạp và có những đặc thù riêng :như quản lý quá trình mượn - trả (circulation), quản lý ấn phẩm định kỳ(serials), quản lý quá trình biên mục các loại ấn phẩm khác nhau(Cataloguing), Tất cả những quá trình kỹ thuật đó đều được thực hiện đều đặn,thường xuyên; vì vậy cẩn phải đảm bảo được tính liên tục và kế thừa của hệthống Nắm bắt tình hình thực tiễn, các nhà cung cấp giải pháp phần mềm trêntoàn thế giới đã có xu hướng chung trên một trục quĩ đạo, đó là tuân thủ tuyệtđối các tiêu chuẩn quốc tế về ngành như: z39.50, MARC21, Dublin Core, vàđáp ứng xây dựng trên nền công nghệ web với các tiêu chí đảm bảo tính kếthừa và cập nhật dữ liệu Các hệ phần mềm dạng tích hợp đã được triển khai và

phát triển trên phạm vi trong nước cũng như quốc tế, ví dụ: libol, ilib, koha,phpmylibrary, new gen lib,…

Các phần mềm ngày càng tối ưu hóa các yêu cầu quản lý trong qui trìnhthông tin - thư viện Đặc biệt được các tổ chức cung cấp phần mềm quan tâmđến kỹ thuật đánh chỉ mục tài liệu (index) và tiêu chí phân quyền sử dụng(authority), đồng thòi đảm bảo các tiêu chuẩn liên kết, chia sẻ, nâng cấp, chuyểnđổi hệ thống và ngày càng đạt được những thành tựu và thực tiễn đang diễn ra

đã chứng minh điều đó trên phạm vi toàn thế giới

4 Các giải pháp lựa chọn

4.1 Phần mềm tích hợp

Trong hơn 1 thập niên vừa qua, cùng với sự phát triên như vũ bào cùakhoa học và công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin vả mạng máy tính đã tácđộng mạnh mẽ đến mọi hoạt động thông tin nói chung và hoạt động thông tín -thư viện nói riêng Hệ quả của nó là đã làm biến đồi về chắt trong phạm vi toàncảu - Đã hình thành một “ngôi nhà chung” về thông tin trên toàn thê giới vì đêucác quá trình thông tin đều đã hoạt động dựa trên những tiêu chuâii quôc têmang lại hiệu quà rõ nét cho nền tảng phát triển cùa nhân loại Nhờ đó, người

ta đã dễ dàng chia sẻ với nhau những thành quà đạt được mà không còn bị rảocản về không gian và thời gian

Trên cơ sở đó, đã xuất hiện ngày càng nhiều các tổ chức, cá nhân

vả thậm chí cộng đồng lớn nghiên cứu, phát triển phần mềm, hệ phần mềmquản trị thư viện, quản trị thông tin, quản trị nội dung số Trong đó, đối vớihoạt động thông tin thư viện, xuất hiện khá nhiều các phần mềm, hệ phần mềm

tích hợp trong nước cùng như trên thế giới, có những phần mềm mã nguồn

đóng – mất phí, ví dụ như: libol, ilib,vtls, ; có nhừng phần mềm mã nguồn mờmiễn phí, ví dụ như: koha, new gen lib, phpmylibrary, Các phần mềm tíchhợp có cấu trúc thiết kế dạng tích hợp các phân hệ (modules), mỗi module thực

hiện 01 chức năng hoặc 0Ỉ qui trình nào đó trong hoạt động thông tin — thưviện.

Với giải pháp lựa chọn này, tất cả các chức năng đã được “đóng gói” đồngnhất trên 01 phần mềm - thuận lợi cho vấn đề cài đặt triền khai trên các nền (hệđiêu hành) khác nhau mà phần mềm hỗ trợ Mối quan hệ giữa các chức năngđược các nhà cung cấp phần mềm tôi ưu hóa phục vụ cho quá trình hoạt độngnhư chuyển đổi dữ liệu từ các bảng, mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, xuất -nhập dừ liệu cần quản lý,

Tuy nhiên, giải pháp này cùng gặp những khó khăn nhất định trong quátrình triển khai xây dựng và đặc biệt là duy trì phát triển của hệ thống như: hầuhểt chi phí thiết lập khả lớn, đòi hỏi đội ngũ gồm nhiều thành phẩn có năng lựcchuyên môn rất sâu như: cán bộ phụ trách công nghệ thông tin và mạng (cán bộ

kỹ thuật); cán bộ xử lý dừ liệu điện tử (số hóa, nhận dạng ký tự quang học, biêntập hình thức các tài liệu điện từ, ); cán bộ biên tập nội dung, cập nhật dữ liệu

hệ thống Khi phân tán như vậy sẽ có thể dẫn đến hệ thống không hoạt độngliên hoàn vì nếu cỏ sự cố trong 01 khâu nào đó sẽ kéo theo cà hệ thông sẽ trụctrạc theo mà trong thực tiễn hoạt động thông tin I thư viện thời gian qua (từ năm

2000 đến nay) đã minh chứng rất rõ điều đỏ

Hiện nay có ít nhất 02 hệ thống quan điểm:

Quan điêm tích hợp hoàn toàn việc quản trị toàn bộ hoạt động của thưviện vào với nhau, tức là đối với bạn đọc chi cần 01 tài khoản được cấp sẽ sửdụng tất cả mọi dịch vụ trên giao diện đồng nhất của thư viện (Hầu như các

phần mềm thư viện điện tử tích hợp mã nguồn đóng đã triển khai theo hìnhthức này - Libol Ilib,- những năm 2006 trờ đi đã tích hợp thêm 01 module số

hóa tài liệu và quản trị tài liệu sổ hóa toàn văn).

Quan điểm quản trị tách biệt, phục vụ đồng nhất trên 01 giao diện Vớiquan điểm này thì cho rằng quản lý đối tượng tài liệu trong thư viện hiện nay

có thể phân chia thành 02 dạng chính:

+ Quản lý các thông tin cấp 2 (thông tin thư mục — biểu ghi thư mục) còncác thông tin tài liệu gốc (thông tin cấp 1) thì hoàn toàn vẫn nằm trong các tàiliệu truyền thống và nằm trong kho sách truyền thông cùa thư viện

+ Quản lý tài liệu số hóa toàn văn: Quản lý toàn bộ các thông tin cấp 1

và cấp 2 của tài liệu (thông tin cấp 2 trong trường hợp này được coi là cácthông tin siêu dữ liệu để tìm đến thông tin cấp 1 trên môi trường mạng máytính), trên cơ sờ các thông tin đó, bạn đọc có thể tiếp cận toàn bộ nội dung cùatài liệu vẫn trên môi trường mạng Vì quản lý độc lập tương đối như vậy, nênbạn đọc cần phải sử dụng 02 tài khoản độc lập tương đối với nhau: 01 tài khoảndùng cho dịch vụ thư viện điện tử tích hợp, 01 tài khoản dùng cho thư viện số(quản trị toàn bộ nội dung toàn văn)

Hiện nay các trung tâm thông tin thư viện tại Việt Nam đã ưu tiên lựachọn các phẩn mềm đảm bảo các tiêu chí sau:

- Phần mềm mã nguồn mở miễn phí

- Phần mềm phải được sử dụng rộng rãi trên phạm vi quốc tế và cócộng đồng đông đảo thể giới phát triển

- Phần mềm phải đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về chuyên ngành

thông tin - thư viện như z39.50, MARC21, Dublin Core, để đảm bảo tương

thích với các hệ thổng khác nâng cao khả năng chia sẻ và chuyển đổi hệ thống(nếu cần) và nâng cấp hệ thống (việc này cũng được thực hiện khá thường

- Đảm bảo hoạt động trên nền công nghệ web với những tiêu chí đápứng được tính thời sự như HTML5, PHP, Perl, jsp,

- Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp có nhiều công

cụ hỗ trợ quản trị, đồng thời vẫn đảm bảo tính an toàn hệ thống như: MySQL,Postgresql, đồng thòi các phần mềm còn sẵn sàng được hỗ trợ bởi những hệquản trị cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp lớn, tính ổn định cao như Oracle

- Giải pháp tích hợp phần mềm có hạn chế đó là đòi hỏi cán bộ quảntrị hệ thống phải tìm hiểu khá sâu về các phần mềm được tích hợp, vì vậy cùng

có nhũmg khó khăn cho việc quản trị và triên khai trong thời gian đầu Tuynhiên, vi có những lợi ích rõ nét và đảm bảo yêu cầu hiện tại cũng như hướngphát triển trong thời gian tới, cho nên các Trung tâm Thông tin - Thư viện đãlựa chọn tích hợp

4.3.Một số phần mềm sử dụng hiện nay.

4.3.1 Phần mềm quản trị nội dung số JOOMA

Joomla là một hệ quản trị nội dung mã nguồn mờ miền phí, được

viết bằng ngôn ngữ PHP và sử dụng cơ sờ dữ liệu MySQL, cho phép

người Sử dụng có thể dễ dàng đưa nội dung thông tin của họ lên mạng

internet hoặc intranet.

Joomla dễ cài đặt, dễ quản lý và có độ tin cậy cao.

Joomla có mã nguồn mở do đó việc sử dụng joomla là hoàn toàn miễn phícho tất cả mọi người trên thế giới

Ngoài ra, Joomla còn có các thế mạnh như :

- Phiên bản này đồng bộ hóa dữ liệu trên các thiêt bị di động

-Cấu trúc chương trình khoa học và có thề được triển khai cho

nhiều mục đícH khác nhau, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục và

đào tạo

-Có cộng đồng người Việt đông đảo phát triển và hỗ trợ kỹ

thuật cho người sử dụng.

dữ liệu từ các nơi khác lên trên hệ thống mà không giới hạn định dạng dữ liệunào.

Bên cạnh đó, weezo còn hỗ trợ cho các tiện ích khác trong công tác hànhchính, văn phòng như cung cấp bảng thông tin điện tử, cho phép người quản trị

có thể viết các thông báo để các thành viên có thể đọc mọi lúc, mọi nai trênmạng Internet mà cũng không cỏ trờ ngại về diện tích cùa bảng thông báo nhưtruyền thống Khi có thông báo mới sẽ tự động cập nhật lên trang đầu, khi cónhiều thông báo thì sẽ có lịch điện tử để người đọc đọc các thông báo theo thờigian

4.3.3 Phần mềm quản trị bộ sưu tập số Dspace

DSpace là một bộ phần mềm hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số hóa trên Internet Nó cung cấp một phương thức mới trong việc tồ chức và xuẩt bản thông tin trên Internet.

DSpace do HP và The MIT Libraries phát triển vào năm 2002, hiện nay có hơn 600 trường đại học và các tổ chức văn hoá ở trên

70 quốc gia sử dụng phần mềm số DSpace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên: Sách, Tạp chí, Luận văn và các sưu tập Hình ảnh,

Âm thanh và các định dạng đa phương tiện khác.

Đây là một phần mềm mã nguồn mở cho phép các thư viện, các

cơ quan nghiên cứu phát triển và mở rộng, tại địa chỉ http://www.dspace.org.

DSpace được sử dụng cơ bản như một phần mềm lưu trữ và phân phối tài liệu số với ba vai trò chính:

-Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu được dễ dàng, bao gồm siêu dữliệu của tài liệu

-Giúp cho việc truy cập tài liệu được dễ dàng, bằng cả việc liệt kê và tìmkiếm

-Giúp cho việc bảo quản tài liệu lâu dài.

Những điểm nổi bật của phần mềm DSpace.

-Là một phần mềm mã nguồn mở, miễn phí, có một cộng đồng lớn người

sử dụng và phát triển trên toàn thế giới;

-Dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị; Giao diệnphần mềm thân thiệt trong môi trường web nên dễ dàng trong việc truy cập

-Sử dụng được trên nhiều hệ điều hành như Windows, Linux, Unix

-Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu độc lập nên đáp ứng tốt với thư viện có

số lượng tài liệu lớn Có thể dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Postgres SQLhoặc Oracle

-Có thể quản lý và lưu giữ tất cả các loại tài liệu kỹ thuật số Tài liệu đượcbiên mục theo chuẩn Dublin Core Metadata

-Cung cấp cơ chế tìm kiếm toàn văn đối với các dạng tài liệu như: PDF,Word, Excel, Powerpoint, text, HTML…

-Phân quyền và bảo mật mạnh Có thể phân quyền đến từng tài khoảnngười dùng, đến từng Bộ sưu tập hoặc thậm chí đến từng tài liệu Các quyềnđược cấu hình khá chi tiết như: Quyền xem biểu ghi thư mục, quyền xem toànvăn Ngoài ra DSpace còn cho phép phân quyền truy cập theo cơ chế tài khoảntruy cập hoặc qua địa chỉ IP

-Hỗ trợ nhiều kiểu báo cáo: Lượt truy cập, lượt xem biểu ghi thư mục, lượttải tài liệu

-Hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt (Phiên bản do Trường Đại học

Đà Lạt việt hóa)

-Hỗ trợ việc chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm GreenStone sang Dspace.Đối với Dspace được biết đến như những phần mềm quản trị

bộ sưu tập số phổ biến nhất trên toàn thế giới, đặc biệt là có mật độ

sử dụng cao tại các trường Đại học tiên tiên như; Canada, Phap, An

đọ, Pakistan,

4.3.4 Phần mềm tích hợp Koha.

Koha là hệ quản trị thư viện tích hợp – (Integrated Library System(ILS)) mã nguồn mở đầu tiên trên thế giới, phát triển ban đầu tại NewZealand vào năm 2000 Koha được phát triển bởi cộng đồng những ngườilàm công nghệ thông tin và thư viện trên toàn thế giới, nên các tính năngcủa Koha liên tục hoàn thiện và phát triển Koha là một ILS hiện đại bậcnhất, phù hợp với mọi loại hình thư viện như thư viện trường học, thư việncông cộng, thư viện các viện nghiên cứu, và được quản trị bởi hệ quản trị

cơ sở dữ liệu MySQL, sẵn sàng thích ứng với số lượng lớn các truy cập củabất kỳ thư viện nào và đáp ứng đầy đủ ngay cả với những thư viện có sốlượng tài liệu lớn cũng như nhiều loại hình tài liệu khác nhau

Koha tự động hóa hoàn toàn các chức năng và quy trình nghiêp ̣ vụtrong thư viêṇ Koha sử dụng biên mục chuẩn MARC21, hỗ trợ xuất - nhập

dữ liệu 2 chiều với bất kỳ hệ thống thư viện điện tử nào Vì sử dụng côngnghệ web, Koha giúp các thư viện dễ dàng đưa kho tài liệu của mình lênmạng

Các tính năng cơ bản

-Các tính năng của một Hệ quản trị thư viện tích hợp (ILS) gồmOPAC, Biên mục, ÂPĐK, Bạn đọc, Lưu Thông, Thống kê báo cáo, Quảntrị hệ thống

-Giao diện Website, có thể tích hợp với website của các trường học

và giúp bạn đọc tra cứu mục

-lục trực tuyến

-Tìm kiếm nhanh chóng, hỗ trợ tìm kiếm tiếng Việt không dấu( Dreamlib.vn hỗ trợ)

-Mẫu biên mục chuẩn MARC21, UNIMARC

-Hỗ trợ tiếng Việt ( Phiên bản 3.12 đã được cty D&L hỗ trợ cộngđồng dịch hoàn chỉnh)

-Giao thức tải bản ghi tự động qua cổng Z39.50

-Dễ dàng thiết kế giao diện OPAC.

-Đặt mượn và gia hạn trực tuyến

-Dễ dàng gửi e-mail cho độc giả về các thông báo cần thiết

Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng KOHA

- Thuận lợi khi áp dụng Koha

+ Không phải trả phí phần mềm mua bản quyền

+ Dễ dàng tùy biến cho phù hợp mô hình thư viện của trường

+ Thuận lợi trong việc quản lý các chức năng của Koha, nhất là saukhi đã có tiếng Việt

+ Bạn đọc có thể sử dụng thư viện online, mọi lúc, mọi nơi

+ Tạo uy tín cho thư viện phát triển xa hơn, cập nhật xu hướng côngnghệ

+ Các chuẩn thư viện quốc tế

+ Giao diện tra cứu dễ sử dụng nên thu hút độc giả hơn Ngoài ra rất

dễ tương tác với độc giả trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay (email,tin nhắn)

- Khó khăn khi áp dụng Koha

+ Hoàn toàn mới đối với thư viện khi áp dụng và triển khai, nhất làvới các thư viện nhỏ sẽ khó khai thác hết ngay được tất cả các tính năngcủa Koha

+ Phải tốn nhiều thời gian để nghiên cứu cũng như ứng dụng

+ Chưa có tài liệu hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh

+ Và cuối cùng, quan trọng nhất: Cài đặt và quản lí hệ thống Kohacài đặt trên hệ điều hành Linux nên gây khó khăn nhất định cho việc cài đặt

và quản lí Việc một thư viện vừa và nhỏ có thể quản lí một hệ thống nhưvậy là rất khó khăn

Giải pháp

Với mong muốn phổ biến Koha cho tất cả các thư viện trong cả nước,

do nắm rõ khó khăn về kinh phí và nhân lực IT của các thư viện vừa và

nhỏ, Dreamlib cung cấp một dịch vụ “Koha online Free” sử dụng Kohahoàn toàn miễn phí Về cơ bản đó là phần mềm Koha được cài đặt trên mộtmáy chủ được quản lí bởi Dreamlib, khi các trường học, thư viện có nhucầu muốn sử dụng Koha cho thư viện của mình, chỉ việc đăng kí vàDreamlib tạo cơ sở dữ liệu riêng cho từng trường và các trường chỉ việc sửdụng Koha luôn cho thư viện của mình Nếu các trường đã có sẵn tên miền,chỉ việc trỏ tên miền về máy chủ của Dreamlib, nếu không, Dreamlib cungcấp 2 tên miền đuôi dreamlib.vn miễn phí cho các trường học.

Một số ưu điểm của dịch vụ Koha online Free của Dreamlib:

- Các thư viện được sử dụng phần mềm Koha mới nhất, có giao diệntiếng Việt đầy đủ, cập nhật phiên bản mới liên tục

- Hỗ trợ tên miền thư viện, mail server, cài đặt giao diện OPAC

- Không phải tốn chi phí và nhân lực cài đặt và quản lí Linux server

- Được cung cấp cộng cụ phpmyadmin để chủ động backup dữ liệucủa thư viện của mình tránh mọi mất mát trong mọi trường hợp

4.3.5 Giải pháp toàn diện Kipos

KIPOS ( Knowledge Information Portal Solution ) là dự án phát triển phần

mềm lớn nhất của Công ty Hiện Đại cho lĩnh vực quản lý thông tin tư liệu vàthư viện KIPOS được xây dựng với mục tiêu trở thành một giải pháp tổng thểtích hợp hoàn chỉnh để hỗ trợ tối đa công tác quản lý, khai thác mọi dạng thôngtin tư liệu, từ truyền thống tới tài liệu số và xuất bản điện tử của thư viện bằngcông nghệ và kỹ thuật mới nhất

KIPOS được thiết kế sử dụng những quan điểm phát triển mới nhất để đưa

ra kiến trúc hiện đại nhất cho phép thích nghi với sự phát triển nhanh chóng củathế giới tự động hóa và số hóa ngày nay

- KIPOS cải tiến việc quản lý các luồng công việc trong thư viện của bạn

và cung cấp sức mạnh, sự mềm dẻo trong việc truy cập tới các thông tin đaphương tiện phân tán

- Tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn công nghiệp cho phép KIPOS đáp ứngcác yêu cầu của thư viện trong hiện tại và tương lai KIPOS đem thư viện củabạn đến với thế giới và đem thế giới đến với thư viện của bạn nhờ vào khả năngkết nối liên thông theo những giao thức chuẩn

- Kiến trúc mở giúp đáp ứng được nhu cầu riêng biệt của từng thư viện,cho phép lựa chọn các chức năng cần thiết và tinh chỉnh cho phù hợp

- KIPOS giúp tăng hiệu quả sử dụng tài liệu thông qua việc tạo nên mộtmôi trường thông tin thông suốt và đầy đủ, giúp độc giả lập kế hoạch tiếp cận và

sử dụng tài liệu một cách chủ động

- Khả năng tích hợp và mở rộng ứng dụng liên thông với các giải phápquản lý đào tạo và đào tạo trực tuyến được triển khai trong các trường đại họccao đẳng

- KIPOS là một nhân tố thành công của phương thức học tập chủ động,một nền tảng để xây dựng một giải pháp xuất bản điện tử cho các nhà cung cấpthông tin

ĐẶC TÍNH KỸ THUẬT

- Tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn công nghiệp chuyên ngành thư viện

ISO2709, Z39.50, MARC21, METS…

- KIPOS được xây dựng dựa trên kiến trúc hướng dịch vụ SOA (Service

Oriented Architecture), cho phép điều chỉnh, triển khai các ứng dụng mới khi cần thiết SOA cũng là kiến trúc cho phép triển khai hệ thống phân tán dễ dàng nhất đáp ứng yêu cầu tích hợp và mở rộng của hệ thống

- Xây dựng trên nền Dot.Net, hỗ trợ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL

2005/2008 Hỗ trợ kiểu dữ liệu XML, xây dựng các thủ tục xử lý dữ liệu của

SQL bằng NET cho phép hệ thống tối ưu việc xử lý dữ liệu lớn và phức tạp, giảm thiểu di chuyển dữ liệu trong mạng.

- Giao tiếp dữ liệu thông qua Web Services giúp hệ thống hoạt động ổn

định và bảo mật hơn Hỗ trợ giao diện Việt - Anh với bộ mã TCVN 6909:2001/Unicode UTF-8 Ứng dụng kết hợp với mã vạch, thẻ Proximitry, RFID để quản

lý đầu mục và độc giả

- Giao diện Web thân thiện giúp truy cập dễ dàng, thuận tiện ở mọi thời

điểm Công nghệ webportal cho phép thư viện và độc giả tùy biến nhanh chóng các giao diện theo cách sử dụng của mình

- Giải pháp bảo mật web mạnh cho phép thực hiện thiết lập cơ sở dữ liệu

người dùng chung với các ứng dụng khác, SSO(Single Sign On) cho phép đăng nhập một lần truy cập mọi nơi với các ứng dụng web tích hợp liên thông

CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH

- KIPOS là một hệ thống phần mềm kiến trúc hướng dịch vụ hoàn chỉnh

cho phép các thư viện cung cấp cho độc giả của mình công nghệ mới nhất cho việc truy cập thông tin từ và tới khắp nơi trên thế giới Cung cấp nhiều tính năng cao cấp trong một giải pháp tích hợp, KIPOS giúp cho thư viện quản lý và

sử dụng hiệu quả hơn các bộ sưu tập của mình

TỰ ĐỘNG HÓA THƯ VIỆN

- Biên mục

+ Hoàn toàn tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và quy tắc biên mục mô tả như ISBD, AACR2, MARC21 (thư mục, vốn tư liệu, kiểm soát tính nhất quán)

+ Hỗ trợ nhiều khung phân loại khác nhau như BBK,UDC,DDC,LC… cũng như các khung phân loại đặc biệt khác

+ Cho phép thư viện tự xây dựng các khuôn mẫu biên mục linh động đáp ứng mọi yêu cầu về trường mô tả cũng như đưa vào các dữ liệu mặc định.+ Giao diện Windows thân thiện và dễ sử dụng, các thao tác thêm bớt các trường dữ liệu được thực hiện nhanh chóng

+ Nhiều kiểu hiển thị: thuần MARC, nhãn ngang và nhãn dọc cho phép thích ứng với mức độ chuyên nghiệp của người biên mục

+ Cho phép biên mục ở chế độ Off-Line (không kết nối)

+ Hỗ trợ kiểm soát tính nhất quán bằng nhiều phương thức tuân thủ tiêu chuẩn Marc cho dữ liệu nhất quán

+ Xuất nhập biểu ghi theo tiêu chuẩn MARCXML, ISO2709

- Tra cứu

+ Cung cấp hai loại giao diện tra cứu: trên Windows cho nhân viên tác nghiệp và trên web cho độc giả.

+ Cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm hiệu quả: tìm lướt, tìm theo từ khóa

+ Tốc độ tìm kiếm nhanh, chính xác thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin chuyên nghiệp với CSDL lớn hàng trăm nghìn đến hàng triệu biểu ghi

+ Cung cấp đầy đủ thông tin và các chức năng tương tác giữa độc giả và thư viện: thông tin độc giả, tình trạng tài liệu, đặt mượn…

+ Cung cấp khả năng tra cứu liên thư viện mạnh mẽ, có khả năng tìm kiếm đồng thời trên hàng trăm thư viện

- Quản lý lưu thông

+ Trợ giúp thực hiện việc quản lý các bộ sưu tập trong thư viện một cách tiện lợi, công bằng và hợp lý Nó bao gồm việc lưu thông của các sưu tập thông thường cũng như các sưu tập nghe nhìn đa phương tiện và các dạng mô hình trực quan, tài liệu mượn từ thư viện khác và quản lý bàn tài liệu đặt trước

+ Tự động hoá việc lưu thông tài liệu với các chức năng: cho mượn, nhận trả, gia hạn, phạt và thu phí mượn tài liệu, quản lý thực hiện các chính sách cho mượn

+ Dễ dàng sử dụng với giao diện windows, dễ thực hiện các chức năng, có khả năng mở nhiều cửa sổ chức năng một lúc

+ Thiết lập và thông báo thời gian mở cửa theo định kỳ hoặc đột xuất+ Thực hiện chức năng bảo trì hồ sơ độc giả và đầu mục, cho phép cập nhật thời gian thực tình trạng của độc giả và tài liệu

+ Thiết lập các chính sách cho mượn theo ma trận các điều kiện từ đơn giản đến chi tiết theo đặc thù của thư viện thỏa mãn mọi yêu cầu quản lý

+ Quản lý tài khoản độc giả, cho phép ghi nhận tự động các khoản phạt phát sinh, ghi nhận các khoản phí dịch vụ, cho phép ghi nhận các khoản trả trước hoặc đặt cọc

+ Tích hợp dễ dàng với các thiết bị in, quét mã vạch, thẻ nhựa, thiết bị công nghệ từ tính và RFID

+ Cho phép thêm các số phát hành đặc biệt

+ Quản lý nhận ấn phẩm và thanh toán cho đơn đặt hàng

THƯ VIỆN SỐ

- Quản lý kho tư liệu số

+ Kho tư liệu số là một tập hợp các không gian lưu trữ web, ở đó các tệp tin tài liệu số được lưu trữ và có một địa chỉ web duy nhất cho mỗi tệp tin vàthư mục KIPOS cung cấp nhiều phương thức và giao diện cho phép thư viện quản lý và cập nhật các tệp tin tài liệu một cách dễ dàng nhất

+ Cho phép tải lên tải xuống các thư mục tệp tin không giới hạn số lượng, độ sâu thư mục và các tệp tin con

+ Cho phép duyệt xem, sửa, xóa, sao chép và dán các thư mục tệp tintrong kho tư liệu số trên giao diện thân thiện tương tự duyệt thư mục tệp tin trênWindows Explorer

+ Cho phép tải lên tải xuống các tệp tin có kích thước hàng chục đến hàng trăm MB

+ Tích hợp trình biên tập HTML với việc chọn lựa các tệp tin nhúng

từ kho tư liệu số trợ giúp cho thư viện tạo lập các trang web dễ dàng

+ Cung cấp khả năng cập nhật nội dung các tệp tin thông dụng một cách dễ dàng thông qua việc tự động tải về và mở bằng chương trình soạn thảo tương ứng, tự động tải lên và ghi lại những thay đổi

+ Cho tạo các ảnh đại diện theo 2 kích thước chỉ bằng một lick chuột

+ Ánh xạ địa chỉ vật lý và địa chỉ web (URL) của các tệp tin, cho phép mở xem tệp tin bằng trình duyệt.

+ Cho phép thư viện quản lý không chỉ các tệp tin tài liệu số mà bao gồm mọi tệp tin chia sẻ trong hệ thống như: ảnh đại diện, ảnh độc giả, các tệp

dữ liệu và cấu hình khác

+ Tích hợp các phương thức bảo mật, sao lưu dự phòng của hệ điều hành máy chủ, đảm bảo an toàn cho các tệp tin tài liệu số, dễ dàng khôi phục hệ thống khi có sự cố xảy ra

- Biên tập tài liệu số

+ Tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn MARC cho siêu dữ liệu mô tả, sử dụng chung dữ liệu thư mục với hệ thống tự động hóa thư viện

KIPOS.AUTOMATION Cho phép hệ thống tối ưu về mặt lưu trữ và qui trình

xử lý dữ liệu của nhân viên thư viện

+ Tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn METS cho việc xây dựng và bảo trì các tài liệu số, dễ dàng đóng gói chia sẻ siêu dữ liệu theo tiêu chuẩn này với các

hệ thống khác

+ Giao diện windows thân thiện, dễ sử dụng với nhiều tiện ích hỗ trợ người dùng như: kéo thả, trình đơn cảm ngữ cảnh… cho phép người biên tập dễ dàng hơn trong việc xây dựng các đối tượng số phức tạp

+ Dễ dàng chọn lựa các tệp tin nguồn từ kho tư liệu số, hỗ trợ liên kếtnhiều thư mục tệp tin cùng lúc

+ Tự động tạo các ảnh đại diện cho các tệp tin nguồn có định dạng khả thi: html, jpg, png, gif, tif, bmp… Mỗi tệp tin chỉ thực hiện tạo ảnh đại diện một lần, tối ưu việc xử lý dữ liệu

+ Đáp ứng việc xây dựng mọi dạng tài liệu số phổ biến hiện nay: sách, báo tạp chí theo từng bài hoặc số hoặc năm xuất bản, các tệp ảnh, bản đồ,

âm thanh, phim… Đối với các yêu cầu đặc biệt KIPOS có thể được bổ sung các tính năng mới một cách nhanh chóng