Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2021

Đồng thời bài nghiên cứu nêu ra các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phùhợp với điều kiện của doanh nghiệp trong ngành Giao thông vận tải GTVT, đó là:- Nguồn gốc xuất xứ: người sử dụng

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn: T.S Lại Thị Thu Thủy

Nhóm nghiên cứu: Dương Minh Hồng

Bùi Thị Hiền

Đỗ Thị Xuân Hương

Hà Nội, tháng 3 năm 2021

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm nghiên cứu chúng tôi xin cam đoan bài nghiên cứu “Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội” là do nhóm chúng tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Lại Thị Thu

Thủy

Nhóm chúng tôi xin cam đoan mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện bài nghiên cứunày đều đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong bài nghiên cứu đã được chỉ rõnguồn gốc

Hà Nội, ngày 24 tháng 2 năm 2021

Nhóm thực hiện nghiên cứu

Dương Minh Hồng Bùi Thị Hiền

Đỗ Thị Xuân Hương

LỜI CẢM ƠN

Nhóm nghiên cứu chúng tôi xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo Trường Đại họcThương Mại, tập thể lãnh đạo và các thầy cô giảng viên khoa Kế toán - Kiểm toán củanhà trường Đặc biệt, nhóm nghiên cứu chúng tôi xin được kính gửi lời cảm ơn sâu sắcnhất đến T.S Lại Thị Thu Thủy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo nhóm nghiên cứu chúngtôi, để có thể hoàn thành bài nghiên cứu khoa học một cách tốt nhất

Nhóm nghiên cứu đồng thời xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhấtđến các anh/ chị kế toán viên, kế toán trưởng, giám đốc đang làm việc tại các DN Hà Nội

đã giúp chúng tôi trả lời các phiếu điều tra, cung cấp số liệu và các thông tin hữu ích đểgiúp chúng tôi hoàn thành bài nghiên cứu

Cuối cùng chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình – chỗ dựa tinhthần vững chắc luôn động viên và khích lệ nhóm nghiên cứu trong suốt quá trình hoànthành bài nghiên cứu

Nhóm nghiên cứu

Dương Minh Hồng Bùi Thị Hiền

Đỗ Thị Xuân Hương

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ viii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu 16

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 17

5 Phương pháp nghiên cứu 17

6 Ý nghĩa của nghiên cứu 19

7 Kết cấu bài nghiên cứu 19

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 20

1.1 Giới thiệu tổng quan phần mềm kế toán 20

1.1.1 Một số khái niệm phần mềm kế toán 20

1.1.2 Cơ chế hoạt động phần mềm kế toán 20

1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán 21

1.1.4 Vai trò phần mềm kế toán 22

1.1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một PMKT 23

1.1.6 Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay 27

1.2 Doanh nghiệp nhỏ và vừa 31

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán 32

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 35

2.1 Phương pháp định tính 35

2.2 Phương pháp định lượng 35

2.2.1 Thu thập dữ liệu 35

2.2.1.1 Chọn mẫu trong nghiên cứu định lượng 35

2.2.1.2 Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát 35

2.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu định lượng 36

2.2.2.1 Mã hóa dữ liệu 36

2.2.2.2 Phương pháp thống kê mô tả 39

2.2.2.3 Phương pháp phân tích độ tin cậy của thang đo 40

2.2.2.4 Phương pháp phân tích yếu tố khám phá 40

2.2.2.5 Phương pháp phân tích hồi quy 41

2.2.2.6 Kiểm định Independent-Samples T test 42

2.2.2.7 Phân tích phương sai (Anova) 42

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 44

3.1 Kết quả nghiên cứu định tính 44

3.1.1 Thống kê mô tả mẫu (đặc điểm khảo sát) 44

3.1.2 Thống kê mô tả thang đo 45

3.2 Kết quả nghiên cứu định lượng 48

3.2.1 Kết quả đánh giá độ tin cậy của thang đo 48

3.2.2 Kết quả phân tích nhân tố khám phá 51

3.2.3 Kết quả phân tích hồi quy 67

3.2.4 Kiểm định mô hình và giả thuyết nghiên cứu 71

3.2.5 Dò tìm các vi phạm giả định của mô hình 73

3.2.6 Phân tích ảnh hưởng của biến định tính đến quyết định lựa chọn PMKT 75

3.2.6.1 Kết quả kiểm định Independent Sample T-Test 75

3.2.6.2 Kết quả phân tích phương sai (Anova) 76

3.3 Bàn luận kết quả nghiên cứu 77

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 79

4.1 Đánh giá chung 79

4.2 Khuyến nghị 80

4.2.1 Khuyến nghị đối với các DNNVV 80

4.2.2 Khuyến nghị đối với NCC PMKT 81

4.3 Hạn chế của bài nghiên cứu và hướng nghiên cứu tiếp theo 82

4.4 Liên hệ bản thân sinh viên 82

KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DNNVV Doanh nghiệp nhỏ và vừa

H (Hypotheses) Giả thuyết

TAM (Technology Acceptance Model) Mô hình chấp nhận công nghệ

TPB (Theory of Planned Behavior) Thuyết hành vi dự định

SPSS (Statistical package for the social sciences) Phần mềm thống kê cho khoa học

xã hội

DANH MỤC BẢNG BI

Bảng 1.1: Tổng quan các nghiên cứu 7

Bảng 1.2: Một số phần mềm kế toán chủ yếu 28

Bảng 1.3: Quy mô DN dựa vào lĩnh vực hoạt động 32Y Bảng 2.1: Mã hóa các thuộc tính của các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKT 3 Bảng 3.1: Thống kê mô tả mẫu khảo sát 44

Bảng 3.2: Thống kê mô tả thang đo 45

Bảng 3.3: Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng thang đo 48

Bảng 3.4: Kiểm định tính thích hợp của EFA (lần 1) 51

Bảng 3.5: Kiểm định mức độ giải thích của các biến quan sát (lần 1) 51

Bảng 3.6: Ma trận xoay các yếu tố (lần 1) 53

Bảng 3.7: Kiểm định tính thích hợp của EFA (lần 2) 55

Bảng 3.8: Kiểm định mức độ giải thích của các biến quan sát (lần 2) 55

Bảng 3.9: Ma trận xoay các yếu tố (lần 2) 57

Bảng 3.10: Kiểm định tính thích hợp của EFA (lần 3) 59

Bảng 3.11: Kiểm định mức độ giải thích của các biến quan sát (lần 3) 59

Bảng 3.12: Ma trận xoay các yếu tố (lần 3) 61

Bảng 3.13: Kiểm định tính thích hợp của EFA (lần 4) 63

Bảng 3.14: Kiểm định mức độ giải thích của các biến quan sát (lần 4) 63

Bảng 3.15: Ma trận xoay các yếu tố (lần 4) 65

Bảng 3.16: Kết quả EFA của biến phụ thuộc 68

Bảng 3.17: Kết quả nhân tố khám phá của biến phụ thuộc 69

Bảng 3.18: Ma trận hệ số tương quan Pearson (mô hình 1) 70

Bảng 3.19: Kiểm định sự phù hợp cho mô hình hồi quy 72

Bảng 3.20: Phân tích phương sai ANOVAa 73

Bảng 3.21: Kết quả phân tích hồi quy sử dụng phương pháp Enter 73

Bảng 3.22: Kết quả kiểm định các giả thuyết nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn PMKT tại các DNNVV trên địa bàn Hà Nội 75

Bảng 3.23: Kết quả phân tích trung bình giữa DN vừa và DN nhỏ 79

Bảng 3.24: Kết quả Independent Sample T-Test 79

Bảng 3.25: Kết quả kiểm định Levene (Kinh nghiệm) 80

Bảng 3.26: Kiểm định Post Hoc test (Kinh nghiệm) 81

Bảng 3.27: Kết quả kiểm định Levene (Chức vụ) 81

Bảng 3.28: Kiểm định Post Hoc test (Chức vụ) 81

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ Đ

Sơ Đồ 1 1: Nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKT 5YHình 3.1: Đồ thị phân tán Scatterplot 79

Hình 3.2: Biểu đồ Histogram 80 Hình 3.3: Đồ thị Q-Q Plot 81

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Khoa học - công nghệ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 phát triển ngày càngmạnh mẽ, chuyển đổi số là xu thế tất yếu không thể đảo ngược, không chỉ tạo đột phá trênnhiều lĩnh vực mà tạo ra cả thời cơ và thách thức đối với mọi quốc gia Các doanh nghiệptại Việt Nam muốn phát triển thì cũng không thể tách rời khỏi guồng quay đó, chính vìvậy các doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu và áp dụng tiến bộ công nghệ thôngtin vào sản xuất kinh doanh và đặc biệt áp dụng vào hệ thống quản lý, giúp nhà quản lýnắm bắt thông tin kịp thời, chính xác hơn Một công cụ hỗ trợ đắc lực mang lại giải phápquản lý tốt cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay không thể không kể đến phần mềm kếtoán, nó giúp cho quá trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán trở nên nhanh chóng

và chính xác từ đó cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho nhà quản lý (Ghasemi và cộng

sự - 2011)

Bên cạnh đó, Việt Nam đang trên lộ trình hội nhập tiến tới hội tụ với các hệ thốngchuẩn mực kế toán quốc tế Do đó, việc ứng dụng phần mềm kế toán trong quá trình vậnhành của doanh nghiệp cũng như sự phát triển của phần mềm kế toán hiện nay là khôngthể thiếu Lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp, đáp ứng tốt nhất nhu cầu khôngchỉ cho hiện tại mà còn phải dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng những nhu cầu tương lai củadoanh nghiệp, hay phát triển phần mềm kế toán sao cho phù hợp với nhu cầu hiện tại củadoanh nghiệp đều là vấn đề quan trọng cần quan tâm cả từ phía nhà cung cấp PMKT cũngnhư phía Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng PMKT

Trong những năm vừa qua, nhờ sự hỗ trợ ủng hộ từ các cấp ban ngành hàng loạt cơchế, chính sách được ban hành đồng thời triển khai nhiều giải pháp tích cực, môi trườngkinh doanh của Việt Nam đã có sự chuyển biến tích cực Số lượng DN thành lập mới và

số lượng DN tạm ngừng hoạt động quay trở lại hoạt động tăng lên Từ năm 2016, mỗinăm có thêm hơn 100 nghìn DN thành lập mới Trong hai năm 2017-2018, cả nước có258.134 DN đăng ký thành lập mới và 60.458 DN tạm ngừng hoạt động quay trở lại nhờmôi trường kinh doanh được cải thiện và các chính sách của Nhà nước hỗ trợ, phát triển

DN Cùng với đó là xu hướng startup khởi nghiệp sáng tạo diễn ra sôi động cũng góp

phần gia tăng số lượng DNNVV cho Việt Nam Hiện nay, cả nước có khoảng 800.000

DN đang hoạt động, trong đó 98% là DN có quy mô nhỏ và vừa Với số lượng chiếm đa

số trên tổng số DN của cả nước, các DN nhỏ và vừa là lực lượng quan trọng đóng góp chotăng trưởng kinh tế, khoảng 40% GDP (Chinhphu.vn)

Trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện có tổng số 232.000 doanh nghiệp, trong đó sốdoanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm trên 97% số doanh nghiệp trên địa bàn, đóng góp hơn40% GDP cho thành phố (đại hội hiệp hội doanh nghiệp TP hà nội lần thứ 5 tổng kết2018) Theo cổng thông tin điện tử Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cho biết, lũy kế 10tháng đầu năm 2020 mặc dù chịu ảnh hưởng từ đại dịch covid 19 số doanh nghiệp thànhlập mới tăng thêm 22.124 doanh nghiệp, đồng thời số doanh nghiệp hoạt động trở lại5.207 doanh nghiệp (tăng 13% so với cùng kỳ năm trước)

Theo báo cáo Chỉ số thương mại điện tử vào năm 2020, mới có 89% DN sử dụngPMKT, chưa kể đến DN mới thành lập Đồng thời, PMKT hiện nay ngày càng phát triển

đa dạng và phong phú Muốn tối ưu hóa hoạt động và phát triển, các DNNVV chưa sửdụng PMKT sẽ hướng tới sử dụng PMKT và thách thức lớn nhất đặt ra với các DN chính

là lựa chọn PMKT sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để tối ưuhóa hoạt động mang lại hiệu quả kinh tế cao

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, nhóm nghiên cứu đã chọn đề tài “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn PMKT tại các DNNVV trên địa bàn TP Hà Nội” làm

đề tài nghiên cứu

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

a) Các nghiên cứu liên quan đến định hướng lựa chọn PMKT phù hợp

Nghiên cứu của TS Nguyễn Văn Điệp (2014)

Nghiên cứu “Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong ngành Giao thông vận tải” với mục tiêu hỗ trợ các DN lựa chọn PMKT phù hợp cũng như cung

cấp các thông tin hữu ích cho nhà cung cấp để họ ra đời sản phẩm PMKT tối ưu giảm tối

đa các khiếm khuyết thường gặp Bài nghiên cứu đã nêu ra các nội dung cơ bản về phầnmềm kế toán từ khái niệm, phân loại đến quy trình hoạt động của một phần mềm kế toán

như thế nào Đồng thời bài nghiên cứu nêu ra các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phùhợp với điều kiện của doanh nghiệp trong ngành Giao thông vận tải (GTVT), đó là:

- Nguồn gốc xuất xứ: người sử dụng nên hướng tới các sản phẩm có thương hiệu,xuất xứ rõ ràng

- Các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng: Các khoản chi phí phát sinh, tính

dễ sử dụng, khả năng cảnh báo, tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng

- Những vấn đề trong công tác triển khai và kỹ thuật: thời gian và sự dễ dàngtrong triển khai, khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng, thiết kế và cấutrúc của phần mềm, lỗi lập trình

- Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai: khả năng phát triển,thiết kế và nâng cấp, khả năng kết nối với các phần mềm khác

Ngoài ra, bài viết còn đưa ra thực trạng lựa chọn PMKT của khối DN GTVT hiệnnay cũng như kinh nghiệm lựa chọn phù hợp Khảo sát được những hạn chế còn tồn đọngcủa PMKT: hạch toán phức tạp, hay có lỗi, thiết kế giao diện chưa tối ưu, hướng dẫn sửdụng chưa đầy đủ, dung lượng lớn khiến các máy chạy chậm, việc nâng cấp theo yêu cầungười sử dụng còn hạn chế, chi phí hướng dẫn trực tuyến tương đối cao…

Nghiên cứu của Lê Đỗ Kim Ngân (2016)

Nghiên cứu “Các nhân tố tác động đến quyết định lựa chọn PMKT tại các DNNVV trên địa bản TP/HCM” giải quyết 2 câu hỏi sau:

- Các nhân tố chính tác động đến quyết định chọn PMKT tại các DNNVV trênđịa bàn TP.HCM

- Mức độ các nhân tố này ảnh hưởng đến quyết định chọn PMKT tại cácDNNVV trên địa bàn TP.HCM

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phương pháp định lượng đãđưa ra các nhân tố tác động đến quyết định lựa chọn PMKT của DNNVV trên địa bànTP.HCM, đó là: yêu cầu của người sử dụng, tính năng phần mềm, điều kiện thuận tiện, sựtin cậy của nhà cung cấp, chi phí và lợi ích, quan điểm Trong đó sự hỗ trợ từ nhà cungcấp là nhân tố có tác động mạnh nhất đến quyết định lựa chọn PMKT trong các nhân tốthuộc mô hình nghiên cứu Mức tác động của các nhân tố tiếp theo lần lượt là: sự tin cậycủa NCC, yêu cầu của người sử dụng, điều kiện thuận tiện, chi phí và lợi ích Và theo kết

quả nghiên cứu, chưa có đủ bằng chứng để kết luận nhân tố quan điểm có tác động đếnquyết định lựa chọn PMKT

Nghiên cứu của Phạm Văn Cà, Trần Kim Ngân, Phan Thị Kiều, Nguyễn Thị Phúc, Trần Thị Kim Chi (2018)

Nghiên cứu “Ứng dụng hồi quy nhị phân Binary Logistic trong xác định các yếu

tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKT tại các DNNVV trên địa bàn tỉnh Trà Vinh”

được thực hiện nhằm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKT tạicác DNNVV tại địa bàn tỉnh Trà Vinh

Nhóm tác giả dựa trên cơ sở tiếp cận lý thuyết kết hợp ISS, TPB và TAM thôngqua phương pháp kiểm định cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá EFA và hồiquy nhị phân logistic để xác định nhóm yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọnPMKT Kết quả nghiên cứu cho thấy 4 yếu tố tác động đến quyết định lựa chọn PMKT:chất lượng, giá phí PMKT, chất lượng dịch vụ từ nhà cung cấp, yêu cầu của người sửdụng PMKT Trong đó các nhân tố: chất lượng PMKT, chất lượng dịch vụ, yêu cầu củangười sử dụng có mối tương quan thuận với quyết định lựa chọn PMKT còn nhân tố giáphí PMKT cho thấy tương quan nghịch giữa quyết định lựa chọn PMKT với chất lượngcủa PMKT (giá phí PMKT cao thì doanh nghiệp sẽ cân nhắc nhắc trong quyết định lựachọn ứng dụng PMKT từ nhà cung cấp đó)

Nghiên cứu của Đoàn Thanh Thảo (2018)

Nghiên cứu “Các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKT của các DN ngành dịch vụ Logistics tại TP.HCM” kết quả nghiên cứu cho thấy có 6 nhân tố, nhân tố

có mức độ tác động cao nhất đến quyết định lựa chọn PMKT của DN ngành Logistics lànhân tố “chi phí và lợi ích của việc sử dụng phần mềm”, tiếp theo lần lượt là các nhân tố:

“chất lượng của PMKT”, nhân tố “NCC PMKT”, nhân tố “tính năng quốc tế”, nhân tố

“khả năng tương thích với cơ sở hạ tầng CNTT”, nhân tố “khả năng tùy biến của PMKT”

có mức tác động thấp nhất trong 6 nhân tố

Nghiên cứu của Phạm Quang Huy, Trần Đại Hưng, Đoàn Thị Thu Thảo, Trương Huệ Trinh (2019)

Nghiên cứu “Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn PMKT của DNNVV tại TP.HCM”

áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng đã đưa ra các nhân

tố tác động đến quyết định lựa chọn PMKT của DNNVV trên địa bàn TP.HCM, từ đó đưa

ra những kiến nghị giúp cho các DNNVV tại đây có cơ sở lựa chọn PMKT phù hợp vớiđặc điểm của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa chất lượng thông tin kế toán được cung cấp,kịp thời, trung thực, đáng tin cậy và phù hợp với yêu cầu quản lý hay mong muốn củangười sử dụng

Nhóm nghiên cứu đưa ra và kiểm định được 6 nhân tố: Chi phí sử dụng PMKT,tính khả dụng và tính năng, yêu cầu của người sử dụng PMKT, uy tín của NCC, dịch vụ

hỗ trợ từ NCC PMKT, ảnh hưởng của xã hội

Sơ Đồ 1.1: Nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKTKết quả nghiên cứu cho thấy 6 nhân tố đều có tác động thuận đến quyết định lựachọn PMKT của DNNVV tại TP.HCM Trong đó nhân tố “yêu cầu của người sử dụngPMKT” là nhân tố tác động mạnh nhất đến quyết định lựa chọn PMKT, sau đó đến nhân

tố “tính khả dụng và tính năng của PMKT”; nhân tố “chi phí sử dụng PMKT”; nhân tố

“dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp PMKT”; kế tiếp là nhân tố “ảnh hưởng của xã hội” cuốicùng nhân tố “uy tín của nhà cung cấp” có mức tác động thấp nhất

Nghiên cứu của Nguyễn Phương Nam, Nguyễn Văn Hải (2020)

Nghiên cứu “Các nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn PMKT của DNNVV tại Đồng Nai” đã góp phần hoàn chỉnh các thang đo, kiểm định mô hình, chỉ ra được các nhân tố

cũng như các mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tác động đến ý định lựa chọn sử dụngPMKT tại tỉnh Đồng Nai Đồng thời cũng đề ra một số gợi ý nhằm giúp các DNNVV

nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng PMKT trong công tác kế toán để manglại hiệu quả kinh tế Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng giúp những nhà cung cấp phần mềmxác định được các nhân tố mà DN quan tâm khi lựa chọn sử dụng PMKT, từ đó có nhữnggiải pháp để đáp ứng nhu cầu của DN.

Kết quả nghiên cứu kết luận có 6 nhân tố tác động tích cực đến ý định lựa chọn sửdụng PMKT, đó là: hiệu quả mong đợi, tính dễ sử dụng, ảnh hưởng của xã hội, điều kiện

hỗ trợ, giá cả và thói quen sử dụng PMKT Trong đó tác động của nhân tố “thói quen sửdụng” là mạnh nhất

Qua tìm hiểu các bài nghiên cứu trước, nhóm nghiên cứu có thu thập và tổng hợp như bảng 1.1 để có cái nhìn tổng quan về các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn PMKT được đưa ra ở các nghiên cứu trước đó

Bảng 1.1: Tổng quan các nghiên cứu

Yêu cầu

của người

sử dụng

Phù hợp với các qui định của pháp luật, chế độ

kế toán của DN đã đăng ký

Võ Thị Ngọc Ánh 2016Huỳnh Thị Hương 2015Nguyễn T Thanh Hoa 2017 Nguyễn Phước

Bảo Ấn và cộng sự(2012)

Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuấtkinh doanh của DN

Phù hợp với qui mô DN và đặc điểm tổ chức

bộ máy kế toán của DN

Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin

Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và lập

Nguyễn T.Thanh Hoa 2017Thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy

xuất thông tin

Cơ sở dữ liệu mở rộng để xử lý khi DN tăng trưởng

Đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức trong tương lai

Đáp ứng số lượng người dự kiến sử dụng cùng một lúc

Phù hợp với loại hình DNPhù hợp với quy mô DN

lý ngày càng tăngPMKT đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu

PMKT phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Đoàn Thanh Thảo (2018)

Thông tư 103/2005/TT-BTC

Tính năng

của PMKT

Đảm bảo tính linh hoạt

Võ Thị Ngọc Ánh 2016Huỳnh Thị Hương 2015Nguyễn T Thanh Hoa 2017

Bảo Ấn vàcộng sự (2012)

Đảm bảo có độ tin cậy và chính xác cao Võ Thị Ngọc Ánh 2016

Huỳnh Thị Hương 2015Nguyễn T Thanh Hoa 2017Đoàn Thanh Thảo 2018Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu

Có tốc độ xử lý nhanh, ổn định

Huỳnh Thị Hương 2015Nguyễn T Thanh Hoa 2017Đoàn Thanh Thảo 2018

Elikai và cộng sự (2007)

Có giao diện rõ ràng, tinh gọn, dễ sử dụng

Abu-Có khả năng tự động lập báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng

Huỳnh Thị Hương 2015 Elikai và cộng sự

(2007)

Có mẫu in chuẩn, đẹp, rõ ràng, dễ hiểu

Ngôn ngữ quốc tế và khả năng lập báo cáo bằng ngoại tệ

Chính sách hỗ trợ bởi PMKT đầy đủ

Đảm bảo tính tin cậy

Đáp ứng các tính năng cơ bản mà DN yêu cầu

Có khả năng tích hợp, tương thích với phần

Ahmad A Musa 2005

NCC có khả năng tồn tại bền vững lâu dàiNCC uy tín trên thị trường

NCC có một lượng khách hàng tương đối lớn Võ Thị Ngọc Ánh 2016

Jadhav vàSonar 2009

NCC hỗ trợ DN các khóa đào tạo để học cách

Võ Thị Ngọc Ánh 2016Cung cấp bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng

PMKTKhả năng hướng dẫn tốt cho người sử dụng học cách sử dụng PMKT

Võ Thị Ngọc Ánh 2016Nguyễn T Thanh Hoa 2017

Hỗ trợ phiên bản PMKT dùng thử miễn phí Võ Thị Ngọc Ánh 2016Khả năng hỗ trợ tốt từ NCC trong việc bảo trì

và nâng cấp phần mềm

Nguyễn T Thanh Hoa 2017Khả năng hướng dẫn tốt của NCC cho người

sử dụng về cách xử lý sự cố, sai sót trên phần mềm

DN nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi có vần đề phát sinh

gia

NCC phải có quy trình làm việc rõ ràng, cụ thể

NCC phải có tác phong làm việc nhanh nhẹn

NCC phải cung cấp tất cả các thông tin liên quan tới phần mềm

Lê Đỗ Kim Ngân 2016

Parry và cộng sự 2010

Lapierre 2000Jadhav và Sonar2009

Phù hợp giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mà DN nhận được

Lê Đỗ Kim Ngân 2016

Parry và cộng sự 2010

Lapierre 2000

Có mức giá cạnh tranh so với công ty khác Huỳnh Thị Hương 2015

Giá phí bảo trì, nâng cấp phần mềm phù hợp với mức giá chúng tôi sẵn sàng trả Nguyễn T Thanh Hoa 2017

Jadhav và Sonar 2009

DN hài lòng với các lợi ích mà PMKT mang

Tập huấn, hướng dẫn sử dụng chu đáo

Huỳnh Thị Hương 2015

Parry và cộng

sự 2010Thường xuyên điện thoại thăm hỏi khách hàng

trong quá trình sử dụng phần mềm, ghi nhận yêu cầu hoặc ý kiến đóng góp của khách hàng

Khảo sátchuyên giaĐịnh kỳ phải kiểm tra dữ liệu cho khách hàng

để tránh bị lỗi, lưu dữ liệu cho khách hàng để tránh trục trặc mất dữ liệu

Khảo sátchuyên gia

Nguyễn T.Thanh Hoa 2017 Jadhav và

Sonar 2009PMKT tương thích với các phần mềm khác mà

DN đang sử dụng

DN có cơ sở vật chất cần thiết để sử dụng PMKT

sự 2010

Nguồn lực cần thiết để sử dụng PMKTPhù hợp với môi trường và cơ sở hạ tầng CNTT

Tương thích với hệ thống đang sử dụng tại DN

Quan điểm/ DN tham khảo ý kiến của người sử dụng cuối Lê Đỗ Kim Ngân 2016 Jadhav và

DN tham khảo ý kiến tư vấn nội bộ về PMKT

DN tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn về PMKT

DN tham khảo ý kiến của NCC về PMKT

DN tham khảo ý kiến từ các nguồn khác

Ý kiến của những người đã sử dụng, chuyên gia về PMKT

Nguyễn T.Thanh Hoa 2017

Ý kiến đánh giá về PMKT được đưa ra trong các tài liệu tin cậy (tạp chí, báo, trang web có

uy tín)

(nguồn: tổng hợp)

b) Nhận xét

Qua tổng quan các nghiên cứu có liên quan, có thể thấy rằng có khá nhiều cácnghiên cứu về vấn đề này được thực hiện Các nghiên cứu đều chỉ ra được các nhân tố,mức độ các nhân tố tác động đến quyết định lựa chọn PMKT tại khu vực và đối với một

số ngành nghề cụ thể như một số nghiên cứu đề cập ở trên

Trong môi trường kinh doanh, công nghệ liên tục thay đổi và phát triển, nhu cầu

về PMKT tại các DNNVV ngày càng cao hơn Theo đó, các nhân tố tác động đến quyếtđịnh lựa chọn PMKT phù hợp cho DN cũng có sự thay đổi nhất định, điều này dẫn đếnkết quả của một số nghiên cứu trước đây sẽ không còn phù hợp so với thời điểm hiện tại.(theo Lê Đỗ Kim Ngân-2016)

Đồng thời đến hiện tại vẫn chưa có nghiên cứu tại khu vực TP Hà Nội - nơi có sốlượng DNNVV lớn thứ 2 cả nước và là khu vực đặt trọng tâm phát triển toàn diện của đấtnước

Từ những đặc điểm riêng có tại Hà Nội, cùng với sự đổi mới phát triển khôngngừng, chính vì vậy các nhân tố tác động đến quyết định lựa chọn PMKT tại cácDNNVV cũng có sự thay đổi Xem xét thực tế trên, đề tài nghiên cứu “Các nhân tố ảnhhưởng đến sự lựa chọn PMKT của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội” là cần thiết

3 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

a) Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội, giúpnhà quản trị có thêm cơ sở căn cứ để đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán phùhợp với doanh nghiệp nhất Từ đó giúp nhà cung cấp dựa trên những yếu tố quan trọngcần thiết theo yêu cầu của doanh nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiến gần hơnđến nhu cầu khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường nội địa Để đạt mục đíchnày, nghiên cứu giải quyết các mục tiêu cụ thể dưới đây:

- Nắm bắt được các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định chọn phần mềm kế toán tạicác doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Đánh giá mức độ tác động của các nhân tố đến quyết định chọn phần mềm kếtoán tại các DNNVV trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Đề xuất một số khuyến nghị giúp DN lựa chọn PMKT hiệu quả, phù hợp đồngthời cung cấp các thông tin hữu ích cho NCC PMKT giúp các NCC định hướng phát triểnPMKT tiệm cận với nhu cầu DNNVV tại Hà Nội hiện nay

c) Câu hỏi nghiên cứu

Bài nghiên cứu trả lời 2 câu hỏi nghiên cứu sau:

- Các nhân tố chính tác động đến quyết định chọn phần mềm kế toán tại cácdoanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Mức độ các nhân tố này ảnh hưởng đến quyết định chọn phần mềm kế toántại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu

Các nhân tố chính tác động đến quyết định lựa chọn phần mềm kế toán tại các DNNVV trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay

b) Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: nghiên cứu tại khu vực thành phố Hà Nội

- Thời gian: tháng 11/2020 đến hết tháng 2/2021

5 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện bằng phương pháp hỗn hợp dạng giải tích, tức làphương pháp định lượng là chủ yếu, phương pháp định tính dùng để bổ sung và giải thíchcho kết quả định lượng và chuyển hướng giải quyết đề tài khi dùng phương pháp địnhlượng không xác định được kết quả

Nghiên cứu định tính

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính thông qua tổng hợp các tài liệu, quyđịnh và nghiên cứu trước đây nhằm xác định những khoảng trống từ các nghiên cứu đã có

và tổng hợp các nhóm nhân tố tác động đến quyết định lựa chọn phần mềm kế toán ở cácdoanh nghiệp Dựa trên cơ sở lý thuyết, kết quả nghiên cứu từ các nghiên cứu được thựchiện trước đây kết hợp thảo luận tay đôi với các nhà quản lý, kế toán trưởng, các kế toánđang làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội Từ đó tiếnhành thiết kế, xây dựng bảng câu hỏi khảo sát và đề xuất mô hình nghiên cứu

Nghiên cứu định tính được sử dụng để giúp hiểu cách thức cũng như tại sao conngười cảm nhận như vậy do đó liên quan đến việc thu nhập các thông tin chi tiết hơn.Trong nghiên cứu này công cụ phỏng vấn tay đôi được sử dụng và đối tượng phỏng vấn

là những người có kinh nghiệm và kiến thức về kỹ thuật lựa chọn phần mềm kế toánnhằm điều chỉnh, bổ sung (nếu có) các biến trong mô hình nghiên cứu và xem xét, đánhgiá các biến quan sát cho phù hợp với kế toán Việt Nam hiện nay, từ đó xây dựng bảngcâu hỏi và kết quả của bảng câu hỏi sẽ sử dụng làm cơ sở nghiên cứu chính thức

Nghiên cứu định lượng

Xuất phát từ mục tiêu nghiên cứu, nghiên cứu định lượng sử dụng phương phápkhảo sát nhằm kiểm định các giả thuyết biểu diễn mối quan hệ nhân quả giữa các kháiniệm gồm kỹ thuật lựa chọn phần mềm kế toán và kết quả lựa chọn phần mềm kế toánthành công với đặc điểm của doanh nghiệp Thực hiện nghiên cứu định lượng với dữ liệuđược thu thập thông qua việc khảo sát bằng bảng câu hỏi Từ đó, tiến hành làm sạch toàn

bộ dữ liệu thu thập bằng phần mềm SPSS, đánh giá độ tin cậy của bằng chứng, phân tíchtương quan tuyến tính, kiểm định các giả thuyết và phân tích hồi quy đa biến cho mô hìnhnghiên cứu

Phương pháp chọn mẫu phi xác suất theo kiểu thuận tiện với số mẫu được sử dụngtrong nghiên cứu là đã đáp ứng đáng tin cậy Đối tượng phỏng vấn được xác định là cánhân đang làm việc tại các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán và có biết thôngtin về giai đoạn lựa chọn phần mềm đã diễn ra Mặc dù đây là những đối tượng không

trực tiếp tham gia vào quá trình lựa chọn phần mềm kế toán nhưng họ cũng có nhữnghiểu biết nhất định và có thể tham gia trả lời các câu hỏi liên quan đến kỹ thuật lựa chọnphần mềm kế toán.

6 Ý nghĩa của nghiên cứu

Ý nghĩa khoa học: Kết quả nghiên cứu góp phần làm rõ các nhân tố chính tác động

đến quyết định lựa chọn phần mềm kế toán và mức độ tác động của các nhân tố này

7 Kết cấu bài nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng và biểu đồ, danhmục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài được kết cấu thành 4 mục như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn PMKT

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Kết quả nghiên cứu

Chương 4: Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC

LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 Giới thiệu tổng quan phần mềm kế toán

1.1.1 Một số khái niệm phần mềm kế toán

Trong thông tư 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kếtoán (2005, trang 1), thuật ngữ “Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động

xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loạichứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in

ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị”

PMKT là hệ thống các chương trình máy tính có chức năng tự động xử lý thôngtin kế toán từ khâu lập chứng từ gốc phân loại chứng từ ghi chép sổ sách và xử lý thôngtin chứng từ, sổ sách theo đúng chế độ kế toán hiện hành (Nguyễn Văn Điệp, 2014)

Như vậy PMKT được tạo ra như một công cụ giúp đỡ kế toán viên, dựa trênnhững dữ liệu đầu vào người kế toán cung cấp PMKT sẽ: ghi chép, lưu trữ, tính toán,tổng hợp, xuất dữ liệu… Giúp cho công việc kế toán được hoàn thành một cách nhanhchóng, chính xác và hiệu quả giảm thiểu các sai sót không đáng có trong quy trình kếtoán

1.1.2 Cơ chế hoạt động phần mềm kế toán

Với một hệ thống phần mềm kế toán được xây dựng trên cơ sở thiết lập động và

mô hình mở để khi doanh nghiệp lớn lên cần thiết lập các cấp độ quản trị nhiều hơn, hay

có những thay đổi về mặt hoạt động thì vẫn có khả năng thích ứng và nâng cấp, tránh tìnhtrạng hệ thống quá cứng nhắc không thể thay đổi theo mô hình hoạt động của doanhnghiệp trong tương lai Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán gồm 3 bước quantrọng:

Dữ liệu đầu vào: bao gồm các chứng từ như: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập,xuất, Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn mua bán hàng… Đây là cơ sở ghi chép để kế toán

thực hiện các công việc tiếp theo và cũng là thông tin đầu vào để phần mềm kế toán xửlý.

Xử lý thông tin: Từ những cơ sở dữ liệu đầu vào trên, kế toán sẽ xử lý thông tinbằng cách đưa thông tin vào các sổ có liên quan trên phần mềm kế toán như: Sổ nhật kýchung, sổ cái Từ các sổ trên phần mềm kế toán, kế toán sẽ tiếp tục đưa lên bảng cân đốithử

Báo cáo đầu ra: Từ bảng cân đối thử bên trên, kế toán truy xuất dữ liệu đầu ra trênphần mềm kế toán thông qua những báo cáo quan trọng như: Báo cáo tài chính (bao gồm:Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyếtminh báo cáo tài chính) và báo cáo quản trị Từ đó giúp nhà quản lý nắm bắt được tìnhhình tài chính của công ty

1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán

Thực tế, một phần mềm cũng chỉ phù hợp cho một nhóm khách hàng nhất định,sản phẩm nhắm đến nhóm khách hàng càng hẹp thì khả năng thoả mãn nhu cầu của nhómkhách hàng đó càng cao Trong kế toán, có nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán vàmỗi cách sẽ cho chúng ta thấy một cái nhìn khác nhau của mỗi loại phần mềm Dưới đây

là một số tiêu chí phân loại phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp trong việc lựa chọnphần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của mình

*Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm kế toán gồm hai loại chính:

 Phần mềm kế toán bán lẻ: PMKT bán lẻ là các phần mềm hỗ trợ cho côngtác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng Ưu điểm củaphần mềm này là có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là cácbáo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho Loại phần mềm này được dùngchủ yếu ở những doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến Kết quảđầu ra của phần mềm này sẽ là dữ liệu đầu vào cho PMKT tài chính quản trị

 Phần mềm kế toán tài chính: PMKT quản trị dùng để nhập, lưu trữ cácchứng từ kế toán, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báocáo phân tích thống kê tài chính.

* Phân loại theo hình thức sản phẩm

Theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được phân loại thành phần mềmđóng gói và phần mềm kế toán đặt hàng

 Phần mềm đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đónggói thành các sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phầnmềm… Với tính phổ cập cao, rất nhiều DN có thể sử dụng được PMKT dạng này thườngđược bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường PMKT đóng gói hiện nay được cung cấpvới số lượng đa dạng, tính năng và hiệu năng ngày càng được cải thiện tối ưu hóa quátrình kế toán, nhiều sự lựa chọn khác nhau, tiết kiệm thời gian hiệu quả, mức chi phí kháhợp lý

 Phần mềm kế toán đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềmthiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể.Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao

1.1.4 Vai trò phần mềm kế toán

Trong hệ thống kế toán, những chức năng và vai trò của PMKT là rất quan trọng

Sử dụng PMKT là rất quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các công tác theodõi chi phí, doanh thu, bán hàng, hàng tồn kho… PMKT sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại và

xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng Chính vì vậy mà PMKTđóng vai trò vô cùng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp:

Trước hết, không thể phủ nhận PMKT giúp tăng tính chính xác cho công việc kếtoán của các công ty, doanh nghiệp, bởi khả năng nhanh nhạy của thiết bị máy tính luôntốt hơn bộ óc con người rất nhiều Các PMKT được thiết kế với những chức năng tự độngkiểm tra, khi kế toán viên tiến hành công việc nhập liệu, hệ thống sẽ kiểm tra tính cân

bằng; đảm bảo về cơ bản tổng số tiền bên Nợ sẽ bằng tổng số tiền bên Có Thao tác nhậpliệu chỉ được ghi nhận đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể hiện tính cân bằng Do

đó, tính chính xác được cải thiện hơn

Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tài chính, kế toán của mình, tất cả cácchứng từ dữ liệu đều được tập hợp và đưa về nguồn máy chủ của phần mềm, các nhàquản lý có thể nắm bắt kịp thời tình hình tài chính của công ty hiện tại thông qua PMKT.Đồng thời phần mềm còn tính và thông báo cho doanh nghiệp biết tình hình tài chínhdoanh nghiệp đang lãi, lỗ như thế nào để lên phương án ngắn hạn, dài hạn cho doanhnghiệp Kiểm soát tốt các hành động của kế toán theo thời điểm không bỏ sót nghiệp vụkhi phát sinh, đối chiếu so sánh kịp thời

Giảm bớt thời gian và thao tác trong các công đoạn nhập liệu, lưu chuyển chứng từ.Thực tế rõ ràng trước đây một chứng từ được ghi chép, cất giữ, bảo quản rất cẩn trọng,thông qua nhiều phòng ban, nhiều thủ tục để nhập liệu, khi có phần mềm thì sẽ rút ngắnthời gian làm việc của kế toán thay vì quản lý các thông tin bằng sổ sách giấy, việc sửdụng PMKT đã giúp lưu trữ thông tin tiện lợi hơn, dễ dàng tra cứu khi cần thiết, đồngthời cũng hạn chế được nguy cơ bị thất lạc thông tin

Đồng thời PMKT cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt nhân sự tham gia, quá trìnhquản lý sẽ tiết kiệm được chi phí bởi thay vì trả một khoản tiền lớn cho nhiều nhân viên

kế toán, họ chỉ cần trả một khoản tiền ban đầu để mua phần mềm kế toán và một vài nhânviên để quản lý toàn bộ các vấn đề về tiền bạc của công ty

1.1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một PMKT

a) Tiêu chuẩn của PMKT

“Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướngdẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở cho các đơn vị kếtoán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham

khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.” (Thông tư 103, Bộ Tài chính ban hành 2005).

Theo thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn

và điều kiện của PMKT”, PMKT cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

1 Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc

và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:

- Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theophần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 củaLuật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kếtoán hiện hành Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kếtoán được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ

kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định Chứng từ kế toán điện tử được sửdụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kếtoán và các quy định riêng về chứng từ điện tử

- Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sửdụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theoquy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản

lý của đơn vị Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kếtoán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp

và phân tích thông tin của ngành và đơn vị

- Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toánkhi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệgiữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải

có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành;

số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã đượctruy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác Đơn vị kế toán

có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị

- Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kếtoán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theoquy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực Việc mã hoá các chỉtiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toángiữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.

- Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diệncủa phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán Trường hợpđơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bàysong ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất vớiphiên bản tiếng Việt Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm

- In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải

có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưugiữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưutrữ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạnlưu trữ tài liệu kế toán hiện hành Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảocác điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ

2 Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có

- Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sungcác chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ

kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán không

sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

- Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đốivới các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể bỏ bớt các tài khoản không sửdụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

- Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghichép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có

hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sử dụng mà khôngảnh hưởng đến hệ thống.

- Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày báo cáotài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt báo cáo tài chính không sửdụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

3 Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

- Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũngnhư phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành

- Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán

- Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu

và quá trình xử lý thông tin kế toán

4 Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

- Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế toántrưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán Mỗi vị trí được phân công cónhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệmkhông thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếukhông được người có trách nhiệm đồng ý

- Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức như: Thời giantruy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, cácđối tượng bị tác động của thao tác đó,…

- Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kếtoán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa

sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa chữasai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống

- Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường hợpphát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng

b) Điều kiện của PMKT

Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm soát, bộ máy

tổ chức, con người để thực hiện công việc kế toán bằng phần mềm kế toán tại đơn vị

- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

1.1.6 Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay

Một số phần mềm thông dụng, phổ biến và được sử dụng nhiều tại các doanhnghiệp như: Phần mềm kế toán Misa, Bravo, Fast, Effect, Simba,… Đây là các phần mềm

sử dụng nhiều nhất, bên cạnh các ưu điểm được các doanh nghiệp tin tưởng thì chúng còntồn tại một số các nhược điểm:

-Giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng;

-Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cho hầu khắp

các lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản

xuất,

-Tiết kiệm thời gian xử lý công việc, độ chính xác

cao

-Cập nhật đầy đủ, nhanh chóng, thường xuyên các

quy định mới của pháp luật, các biểu mẫu thay

đổi;

-Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế

toán theo đúng quy định hiện hành;

-Quản trị tình hình tài chính kế toán mọi lúc, mọi

nơi qua mobile: Cung cấp tức thời nhiều biểu đồ

phân tích, hệ thống báo cáo quản trị giúp giám đốc

nắm bắt nhanh chóng, chính xác các thông tin về

sức khỏe của Doanh nghiệp Đặc biệt, phiên bản

mobile cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt

tình hình tài tài chính tức thời, kịp thời ra quyết

định điều hành

-Kết nối với Tổng cục Thuế, phần mềm hóa đơn

điện tử, ngân hàng điện tử, phần mềm bán hàng,

chữ ký số eSign tiết kiệm thời gian, chi phí kê

khai thuế, sử dụng hóa đơn, giao dịch ngân hàng

-Hỗ trợ người dùng dùng thử miễn phí để trải

nghiệm các tính năng của phần mềm;

-Khả năng bảo mật thông tin cao

-Đòi hỏi máy tính cài đặtphải có cấu hình máytương đối cao, đảm bảochương trình của phầnmềm chạy mượt;

-Thường bảo trì hoặc nângcấp hệ thống, do đó đôi khixảy ra tình trạng lỗi hoặcchậm;

-Phân hệ tính giá thànhchưa được nhà sản xuấtchú ý phát triển

-Các báo cáo khi kết xuất

ra file excel không đượcsắp xếp theo đúng thứ tựnhư trước đó, đây là mộtnhược điểm gây tốn côngsức và thời gian cho ngườidùng khi chỉnh sửa lại báocáo

-Chưa xử lý được triệt đểvấn đề hoa hồng trongnghiệp vụ xử lý tiền lương-Khó khăn khi in sổ chi tiết

vì sổ chi tiết không đượcthiết kế tốt như sổ cái

-Công nghệ lập trình tiên tiến

-Có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của

từng doanh nghiệp -Phần mềm không chỉ đơn

thuần hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ kế toán mà còn

mang tính quản trị cao, cụ thể như: xây dựng kế

hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng

như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài

chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo

cáo quản trị, không chỉ hỗ trợ tác nghiệp cho bộ

phận kế toán mà cả bộ phận Kế hoạch và Ban lãnh

đạo

- Phần mềm kế toán BRAVO dễ dàng kết nối với

các phân hệ khác trong hệ thống phần mềm quản

trị doanh nghiệp tổng thể

-Giao diện thân thiện, linh động: Doanh nghiệp có

thể linh động tùy chỉnh để tương ứng với nhu cầu

từng cá nhân hay phòng ban khác nhau, đơn giản

hóa thao tác của người dùng, tiết kiệm thời gian

xử lý công việc

-Giá thành cao hơn cácphần mềm đóng gói và chỉphù hợp với các doanhnghiệp vừa và lớn

-Thời gian triển khai dàihơn, vì quá trình triển khaicần thực hiện đến khi đãđáp ứng được đủ các yêucầu của khách hàng theohợp đồng, đồng thời hỗ trợkhách hàng nhập liệu, lênđược báo cáo của kỳ, mớichính thức nghiệm thuphần mềm

Fast - Đầy đủ nghiệp vụ đáp ứng tốt nhu cầu quản lý

của từng loại hình doanh nghiệp

- Giao diện dễ sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán

cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành

Cũng giống Misa, Fast có một hệ thống báo cáo đa

dạng, người dùng có thể yên tâm về yêu cầu quản

lý của mình (Báo cáo quản trị và báo cáo tài

chính)

- Tốc độ xử lý rất nhanh

Tính bảo mật chưa cao,trong khi thao tác thườngxảy ra lỗi nhỏ (không đángkể)

Dung lượng lớn, ngườidùng khó phân biệt đượcdata

Do tính năng đa dạng nênngười dùng đôi khi sẽ

- Cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu

sắp xếp đẹp

- Sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết

bị Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay

phí (không áp dụng với các phiên bản tính phí) thì

khi đăng nhập vào phần mềm lần đầu tiên sẽ cho

tự đặt mật khẩu và xác nhận mật khẩu để khởi tạo

dữ liệu ban đầu

- Sổ sách chứng từ kế toán mang tính cập nhật và

bám sát chế độ kế toán hiện hành; phần mềm miễn

phí, không yêu cầu license; thiết kế báo cáo dễ

nhìn

- Bị hạn chế khả năng làmviệc trên nhiều tab;

- Giao diện sử dụng chưatối ưu cho font chữ và thaotác nhập liệu; Khả năngkiểm soát nhập liệu chưatốt

Simba - Giá thành rẻ nằm trong khả năng sử dụng đối với

nhiều doanh nghiệp

- Cài đặt và đăng nhập dễ dàng, nhanh chóng

Người dùng có thể tự thực hiện không cần thủ tục

rườm rà và hỗ trợ từ nhà cung cấp

- Khả năng tự động cònhạn chế và tính năng chỉphù hợp với doanh nghiệp

có các hoạt động tài chínhđơn giản

(Nguồn: tổng hợp)

1.2 Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm ba loại doanh nghiệp: Doanh nghiệp siêu nhỏ(không thuộc phạm vi bài viết này), Doanh nghiệp nhỏ và Doanh nghiệp vừa Điểmchung của ba loại hình doanh nghiệp này là đều có quy mô bé về mặt vốn, số lượng laođộng hay doanh thu

Theo Luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2017, doanh nghiệp nhỏ và vừa có sốlượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không vượt quá 200 và đáp ứngmột trong hai tiêu chí sau:

- Tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng

- Tổng doanh thu năm trước liền kề không vượt quá 300 tỷ đồng

Xác định quy mô doanh nghiệp cần dựa vào lĩnh vực hoạt động của doanhnghiệp Cụ thể, Nghị định 39/2018/NĐ-CP quy định:

Bảng 1.3: Quy mô DN dựa vào lĩnh vực hoạt động

Nông nghiệp, lâm

Tổng doanh thu của năm: từ >3– 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồnvốn: từ >3 – 20 tỷ đồng

Số lao động tham gia BHXHbình quân năm: từ >100 – 200người

Tổng doanh thu của năm: từ >50– 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồnvốn: từ >20 – 100 tỷ đồng

Thương mại, dịch vụ

Số lao động tham gia BHXHbình quân năm: từ >10 – 50người

Tổng doanh thu của năm: từ >10– 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồnvốn: từ >3 – 50 tỷ đồng

Số lao động tham gia BHXHbình quân năm: từ >50 – 100người

Tổng doanh thu của năm: từ

>100 – 300 tỷ đồng hoặc tổngnguồn vốn: từ >50 – 100 tỷ đồng

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán

Nhân tố yêu cầu của người sử dụng PKMT

Lê Đỗ Kim Ngân (2016) cho rằng để lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp,doanh nghiệp cần xem xét các nhu cầu của doanh nghiệp trong cả hiện tại và tương lai

Phần mềm kế toán phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp là một trong những yêucầu cơ bản nhất, tiếp theo là phần mềm kế toán cũng cần phải đáp ứng một số yêu cầu mởrộng, thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai

Nhân tố chất lượng của phần mềm kế toán

Là các thuộc tính của PMKT để đánh giá chất lượng PMKT Chất lượng củaPMKT là một trong những yếu tố được xem xét khi đưa ra quyết định lựa chọn PMKT(Jadhav & Sonar, 2009)

Nhân tố khả năng tùy biến của phần mềm kế toán

TS Nguyễn Văn Điệp (2014) Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng:Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến theo yêu cầucủa các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không Khả năng tùy biến cho phépngười sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống cóthể cho phép tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế, chỉ chophép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biếnnày

Nhân tố tính năng quốc tế

DN có thể sử dụng ngoại tệ trong hoạt động kinh doanh của mình (giá cước vậnchuyển quốc tế của các hãng hàng không và hãng tàu đều tính trên đơn vị ngoại tệ thường

là USD) (Đoàn Thanh Thảo, 2018) Bên cạnh đó, trong thời kì hội nhập hóa như hiện nay

có ngày càng nhiều các công ty nước ngoài đầu tư, liên doanh, liên kết vào Việt Nam nênviệc tích hợp ngoại ngữ trong các PMKT kế toán là vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp

mở rộng cơ hội phát triển, hợp tác làm ăn trên nhiều lĩnh vực, nhiều quốc gia

Nhân tố chi phí và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

Các khoản chi phí cho giấy phép, phần cứng và phần mềm, chi phí lắp đặt và đưavào sử dụng, chi phí bảo trì và đào tạo, chi phí nâng cấp, lợi ích trực tiếp, lợi ích gián tiếp

là các khía cạnh cần quan tâm khi xét đến nhân tố chi phí và lợi ích (Sonar, 2011) Việctối thiểu hóa chi phí sử dụng cũng như giá phí bản quyền của phần mềm kế toán sẽ làmcho quyết định lựa chọn phần mềm đó tăng lên tương ứng (Phạm Quang Huy và cộng sự,2019)

Nhân tố nhà cung cấp phần mềm kế toán

Theo Collins (1999), doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm kế toán

để cung cấp thông tin cập nhật, chẳng hạn như: thuế, tiền lương, tỷ lệ khấu hao, Doanhnghiệp cũng cần nhà cung cấp sửa chữa, khắc phục các lỗi phát sinh trong quá trình sửdụng, hỗ trợ và liên tục nâng cấp sản phẩm Sự thành công của các nhà cung cấp phầnmềm kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp sử dụng phầnmềm kế toán

Sonar (2011) cho rằng với tiêu chí nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xem xét cáckhía cạnh như đào tạo và tài liệu liên quan (hướng dẫn, chỉ dẫn các vấn đề phát sinh, đàotạo, hướng dẫn sử dụng), bảo trì và nâng cấp (tư vấn, giao tiếp, thử nghiệm, thời gianphản hồi, kỹ năng kinh doanh, người cung cấp), uy tín nhà cung cấp (sự tín nhiệm củanhà cung cấp, lịch sử sản phẩm, bề dày kinh nghiệm, số lượng cài đặt của phần mềm, sốlượng phản hồi của khách hàng, kinh nghiệm kinh doanh trong quá khứ với nhà cung cấpnếu có)

Nhân tố khả năng tương thích với cơ sở hạ tầng CNTT

Đoàn Thanh Thảo (2018) Việc xem xét khả năng tương thích của PMKT với cơ sở

hạ tầng hiện có của DN là yêu cầu cần thiết bởi lẽ nếu PMKT không phù hợp dẫn tớinguy cơ DN mua PMKT nhưng sử dụng không hiệu quả do xung đột hoặc không tươngthích với những phần mềm khác của DN hoặc cơ sở hạ tầng (phần cứng) hiện có của DNkhông đáp ứng yêu cầu của PMKT, PMKT có thể cài đặt và sử dụng nhưng tốc độ xử lýchậm Mặt khác trong trường hợp PMKT yêu cầu phải nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT sẵn

có của DN thì việc xem xét sẽ giúp DN có cơ sở đánh giá chi phí phải bỏ ra cho yêu cầunâng cấp này góp phần giúp DN có cơ sở so sánh giữa các PMKT từ đó đưa ra quyết địnhphù hợp

Nhân tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán

Quyết định lựa chọn phần mềm kế toán được coi là yếu tố chiến lược của doanhnghiệp Để lựa chọn ra phần mềm kế toán phù hợp thì doanh nghiệp cần xem xét dựa trênbảy nhân tố: yêu cầu của người sử dụng PMKT, chất lượng của PMKT, khả năng tùybiến của PMKT, tính năng quốc tế, chi phí và lợi ích của việc sử dụng PMKT, nhà cung