Tài liệu Nguyên lí Kim tự tháp Minto (Phần 1) pdf

• Dưới đây xin trình bày cụ thể về một kim tự tháp của các ý: SẮP XẾP THÀNH KHỐI KIM TỰ THÁP Từ lâu người ta đã nhận thấy, hệ thống tư duy của con người luôn tự động áp đặt trật tự lê

Nguyên lí Kim tự tháp Minto

(Phần 1)

“Nguyên lý kim tự tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc Hiện nay, bà điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc - chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ Một trong những khách hàng của bà là Bob Waterman và Tom Peters –

các tác giả của cuốn sách “Đi tìm sự hoàn hảo” (In Search of Excellence) Cuốn sách cung cấp những kiến thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay giải quyết vấn đề Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực.

VÌ SAO CÓ CẤU TRÚC KIM TỰ THÁP?

Khi tìm hiểu về một chủ đề cụ thể nào đó, người ta thường đọc những gì viết về chủ đề đó, và đây là một việc khá phức tạp Thậm chí, khi văn bản của bạn chỉ ngắn khoảng hai trang và xấp xỉ 100 câu, bạn cũng phải nạp từng câu vào đầu, nghiền ngẫm chúng và liên kết chúng lại với nhau Anh ta cảm thấy việc đó sẽ dễ dàng hơn nếu bài viết đó được trình bày theo một cấu trúc kim tự tháp, bắt đầu từ đỉnh sau đó đi xuống đáy Phát hiện này đã phản ánh những khám phá cơ bản về hoạt động của trí não, cụ thể như sau:

• Hệ thống tư duy tự động phân loại thông tin thành từng nhóm riêng biệt, có hình kim tự tháp cốt để lĩnh hội vấn đề.

• Bất kỳ nhóm ý nào cũng dễ hiểu hơn khi được đặt trước vào khối kim tự tháp.

• Điều này cho thấy mọi văn bản viết cần có cấu trúc chắc chắn

để tạo thành các nhóm ý theo kết cấu kim tự tháp

• Dưới đây xin trình bày cụ thể về một kim tự tháp của các ý:

SẮP XẾP THÀNH KHỐI KIM TỰ THÁP

Từ lâu người ta đã nhận thấy, hệ thống tư duy của con người luôn tự động

áp đặt trật tự lên mọi thứ xung quanh Về cơ bản nó coi mọi sự việc cùng xảy ra là

có liên quan với nhau và tự động sắp xếp chúng vào một mô hình logic Ví dụ:

Người Hy Lạp đã chứng minh xu hướng ấy thông qua quan sát những ngôi sao và hình dung có đường nối chúng thành hình những con số thay vì chỉ nhìn thấy những điểm sáng đơn lẻ

Trí óc sẽ nhóm gộp bất kỳ các vật lại với nhau nếu thấy chúng có điểm chung Có thể vì chúng có ký hiệu tương tự nhau, hoặc có vị trí gần nhau Hãy lấy

6 chấm nhỏ này làm ví dụ:

Khi quan sát chúng một cách ngẫu nhiên, mọi người sẽ thấy hai nhóm và mỗi nhóm gồm 3 chấm nhỏ Đó là do khoảng cách giữa các chấm nhỏ hơn các khoảng cách khác

Tất nhiên, giá trị của việc tạo ra các tổ hợp logic còn rất rộng Để chứng

minh, hãy đọc những cặp từ sau đây Dựa trên ví dụ trong cuốn Tâm lý học

từ này thường không liên quan đến nhau:

Hồ

Cái ủng

Đường Cái bảng

Cô gái

Bút chì

Cung điện

Đường sắt

Quyển sách

Chuột túi

Xăng

Xe đạp

Con voi

Kem đánh răng

Bây giờ cố gắng “sắp xếp” chúng bằng cách vẽ ra một tình huống trong đó mỗi cặp đều có liên kết như là đường được hòa tan trong hồ, hay cái ủng để trên cái bảng Sau đó che đi danh sách phía bên tay phải và cố gắng nhớ chúng thông qua việc đọc danh sách bên tay trái Hầu hết mọi người đều nhận thấy họ có thể nhắc lại tất cả mà không hề ấp úng

Hiện tượng tương tự xảy ra khi bạn đang nghe hoặc đọc những ý tưởng Bạn coi như các ý xuất hiện cùng nhau, tiếp nối nhau, phụ thuộc lẫn nhau và cố gắng theo một mô hình logic Mô hình sẽ luôn là một kim tự tháp bởi đây chính là cấu trúc duy nhất thích hợp với suy nghĩ mà bạn cần đến:

• Dừng ở con số 7 kỳ diệu

• Chỉ ra tính logic của mối quan hệ

Số 7 kỳ diệu

Đây là con số giới hạn ý mà bạn có thể lĩnh hội được trong một khoảng thời gian nhất định Ví dụ, khi quyết định rời phòng khách tiện nghi ấm áp để đi mua một tờ báo “Anh sẽ ra ngoài và mua một tờ báo”, bạn nói với vợ mình: “Em có muốn mua gì không?”

“Vậy à Em rất thích thử vị nho sau khi chúng được quảng cáo trên ti vi,” cô ấy nói khi bạn vào phòng lấy áo khoác và “có lẽ anh phải mua thêm chút sữa nữa”

Bạn lấy áo khoác ra khỏi tủ quần áo thì cô ấy đi vào bếp.

“Để em xem tủ đựng thức ăn còn đủ khoai tây không Ồ! Hết trứng rồi Để em xem nào, vâng, chúng ta cần khoai tây”

Bạn mặc áo khoác vào và đi ra phía cửa.

“Cà rốt và có lẽ một vài quả cam nữa,”

Bạn mở cửa.

“Bơ nữa nhé.”

Bạn đi xuống cầu thang.

“Táo nữa anh ạ.”

Bạn vào xe.

“Và kem chua anh nhé.”

“Hết chưa nào?”

“Vâng, được rồi đấy, cảm ơn anh yêu.”

Bây giờ, nếu không đọc đoạn vừa rồi, liệu bạn có thể nhớ được bất kỳ thứ

gì trong số 9 thứ mà vợ bạn nhờ bạn mua? Hầu hết những ông chồng đều trở về với một tờ báo và nho

Vấn đề chính ở đây là bạn gặp con số 7 kỳ diệu Đây là thuật ngữ được nhà tâm lý học George A Miller[2] đưa ra trong luận thuyết của mình “Con số 7 kỳ diệu, + hoặc - 2” Ông chỉ ra rằng bộ nhớ tạm thời của não không thể nắm bắt được nhiều hơn 7 thứ tại một thời điểm nhất định Một vài người có thể nhớ nhiều hơn 9 thứ, trong khi đó một số người chỉ nhớ được 5 (Bản thân tôi chỉ là 5) Dễ hơn là 3 và dĩ nhiên dễ nhất là 1

Điều đó có nghĩa là khi não bộ nhận thông tin về sự vật, sự việc có số lượng

từ 4 hoặc 5 trở lên, nó bắt đầu nhóm chúng thành các hạng mục hợp logic để dễ ghi nhớ Đặc điểm này cũng thường được áp dụng để sắp xếp các loại hàng hóa trong siêu thị

Để chứng minh cho việc này, hãy đọc danh sách dưới đây và phân loại mỗi mặt hàng theo cách này khi bạn đến siêu thị Bạn sẽ thấy bạn nhớ được tất cả chúng

Nho Sữa

Khoai tây

Trứng

Cà rốt

Cam

Bơ Táo Kem chua

Nếu bạn cố gắng hình dung theo quy trình trên, bạn sẽ tạo ra được các kim

tự tháp có liên quan đến các mặt hàng

Sự cần thiết làm rõ logic

Rõ ràng, nhóm các ý tưởng theo một logic nào đó không hề đơn giản nếu bạn không chỉ ra được logic của mối quan hệ là gì? Ý trong nhóm không chỉ là chuyển từ tập hợp 9 ý thành các tập hợp 4, 2 và 3 ý vì như thế vẫn là 9 Điều bạn muốn làm là chuyển con số 9 thành con số 3

Điều này có nghĩa là thay vì phải nhớ cả 9 thứ, bạn chỉ phải nhớ 3 loại chứa chúng Bạn đang suy nghĩ ở một mức trừu tượng cao hơn, và lúc này, suy nghĩ của bạn sẽ hướng đến các mặt hàng ở phía dưới Ở đây, mối quan hệ không được tính trước như trong bài tập về hồ nước và đường, nên trí óc bạn dễ dàng nhớ hơn

Tất cả các quá trình xử lý của não bộ (như nghĩ, nhớ, giải quyết vấn đề) đều vận dụng kỹ thuật nhóm, tóm tắt với mục đích để dễ dàng đưa thông tin vào một tập hợp khổng lồ các khối kim tự tháp bên trong não bộ Nếu bạn băn khoăn về việc

truyền tải thông tin đến não, thì bạn có thể yên tâm rằng, bất kỳ thứ gì bạn nói ra đều tương thích với những kim tự tháp đang tồn tại ở nơi nào đó trong trí nhớ của bạn Bây giờ, chúng ta sẽ bàn đến việc truyền tải thông tin trong thực tế Bạn có thể “thấy” những nhóm ý này khá rõ ràng Việc truyền đạt chúng có nghĩa là bạn phải đảm bảo rằng người khác cũng cảm thấy hiểu được vấn đề như bạn Thế nhưng, trong trường hợp nói trên của vợ bạn, bạn chỉ có thể nhớ lần lượt từng thứ một Rõ ràng, đây là cách hiệu quả nhất để nhớ lại một vấn đề nào đó, chia nó ra thành các nhóm lớn trước,

rồi mới đến các nhóm nhỏ hơn Đây chính là trật tự các ý tưởng từ trên xuống

TRẬT TỰ TỪ TRÊN XUỐNG DƯỚI

Nắm bắt chuỗi ý tưởng là một việc quan trọng để có một bài viết tốt Một chuỗi ý tưởng rõ ràng luôn nêu ý chính trước khi đi vào từng ý cụ thể Tôi sẽ không nhấn mạnh quá nhiều vào điểm này

Hãy nhớ rằng người đọc (hay người nghe) chỉ có thể nhớ được một số ý trong một khoảng thời gian nhất định Ý nào xuất hiện cùng nhau theo một trật tự logic, người đọc sẽ cho chúng vào cùng một nhóm Nếu bạn không nói trước cho

họ mối quan hệ giữa các ý tưởng mà chỉ đơn thuần đưa chúng ra, họ sẽ tự động tìm kiếm những điểm tương đồng, nhóm thành các nhóm và tự họ giải thích ý nghĩa của nhóm

Khó khăn là mỗi người đọc (người nghe) có một nền tảng kiến thức và hiểu biết khác nhau nên họ tiếp nhận các nhóm ý bạn đưa ra cũng khác nhau với những mối quan hệ các ý không giống nhau

Cho phép tôi đưa ra một ví dụ để thấy rằng trật tự các ý có thể bị hiểu một cách lộn xộn ở bất cứ chỗ nào chứ không chỉ theo mô hình từ trên xuống Giả định rằng tôi cùng bạn đi uống bia ở một quán bia và nói chuyện phiếm như thế này:

Tôi đã ở Zurich tuần trước- anh biết thành phố Zurich bảo thủ là gì không? Và chúng tôi đã đi ăn trưa tại một nhà hàng ngoài trời Anh có biết rằng trong vòng 15 phút, tôi nhìn thấy 15 người nếu không có râu thì cũng có ria

Tôi đã đưa cho bạn một mẩu tin và nếu không hiểu rõ, bạn sẽ tự động cho tôi vài giả định về lý do tôi đưa ra mẩu tin đó Nói cách khác, bạn sẽ thấy tình huống này như một phần của những ý tưởng chưa được biểu lộ và bạn chuẩn bị tư tưởng để tiếp nhận phần còn lại bằng cách giả định mục đích tình huống Sự mong đợi đã giảm đi khi phân tích mỗi ý tưởng tiếp theo dành cho các thuộc tính của nó, bạn chỉ tìm một điểm chung với cái đã biến mất trước kia

Như vậy, bạn sẽ nghĩ là: “Cô ấy đang nói về những con người Zurich đang trở nên tân tiến như thế nào?” hoặc “Cô ấy đang sắp sửa so sánh Zurich với những thành phố khác” hay thậm chí “Cô ấy chuẩn bị kêu ca về những bộ râu và bộ ria đó” Tâm trí bạn luôn trông đợi có thông tin rõ hơn về những điều bạn đã đoán ở trên Khi thấy khuôn mặt bạn không biểu lộ gì, tôi tiếp tục nói:

Anh biết đấy, nếu đi vòng quanh bất cứ văn phòng nào ở New York, thật anh hiếm có thể tìm ra được một người không có tóc mai dài hay ria mép

Bây giờ, tôi đang làm gì nhỉ? Tôi dường như đang so sánh không phải những thành phố như vậy mà là những nhân viên văn phòng trong thành phố, và thay vì chỉ có râu và ria mép, tôi dường như còn kể tới tất cả những kiểu tóc mai Bạn đang nghĩ “Có lẽ vậy”, “Cô ấy không tán thành kiểu râu tóc rậm rạp.” Hoặc

có lẽ cô ấy sắp so sánh những kiểu đó trong những văn phòng khác nhau Hoặc có

lẽ cô ấy ngạc nhiên với số lượng người có kiểu râu tóc như vậy trong các Công ty lớn Tôi tiếp tục:

Và tất nhiên kiểu râu tóc đó đã là một phần của quang cảnh London trong nhiều năm

Bạn sẽ nghĩ rằng “À, cuối cùng tôi cũng biết được cô ấy đang muốn nói gì?

Cô ấy đang cố gắng đưa ra quan điểm là London dẫn đầu các thành phố khác” Logic một cách hoàn hảo nhưng điều đó đã sai, và đó không phải là điều tôi muốn nói Thực tế, ý tôi là…

Bạn biết đấy, thật không thể tin được kiểu tóc mai đó đã được chấp nhận như một phần của cuộc sống kinh doanh

Ở Zurich…

Ở NewYork…

Và dĩ nhiên ở cả London…

Như vậy, bạn sẽ thấy các nhóm ý tưởng trở nên dễ hiểu đến mức nào nếu tôi thể hiện chúng cùng một lúc trên khung sườn xác định rõ mối quan hệ giữa chúng Khi thấy các ý tưởng, người đọc thường có thói quen liên kết chúng lại Để chắc chắn rằng anh ta hiểu đúng ý bạn, bạn cần phải nói trước với anh ta về điều

đó và anh ta biết mình tìm kiếm gì Nếu không, anh ta có thể hoặc là đi tìm những mối quan hệ đâu đâu, hoặc tồi tệ hơn là chẳng tìm gì và bạn sẽ phí thời gian đấy!

Theo ví dụ tình huống sau, hãy xem những ý chính của đoạn văn mở đầu bàn về việc bảo đảm công bằng cho phụ nữ như sau:

Được hưởng quyền bình đẳng, phụ nữ không còn bị trả lương thấp như trước nữa Giờ đây, khoảng cách thu nhập của phụ nữ và nam giới đã được thu hẹp nhiều

Đảm bảo công bằng có nghĩa là trên cùng một công việc, mọi người

sẽ được hưởng mức lương như nhau (đối với người lao động)

Áp dụng quy định này:

Buộc chủ lao động không được chạy theo lợi nhuận cá nhân, hay chấm dứt thói quen cũ chỉ tuyển lao động nam

Đây là 5 ý nhưng mối quan hệ giữa chúng không rõ ràng cho dù tác giả đã nói ngọn ngành Có thể bạn không cảm nhận rằng trí óc của bạn đang sục sạo để

cố gắng tìm ra mối quan hệ và đi đến kết luận mà chẳng có kết quả gì để rồi từ bỏ trong chán nản vì trí óc quá căng thẳng

Chao ôi, một độc giả dù thông minh đến đâu chăng nữa thì năng lực của anh ta cũng chỉ có hạn Nó đã được dùng cạn kiệt chỉ để nhận ra hoặc làm sáng tỏ điều anh ta đọc, xa hơn nữa là nhận biết mối quan hệ giữa các ý tưởng

Bạn có thể tiết kiệm công sức cho người đọc trong hai việc trên, bằng cách đưa ra những ý tưởng có thể lĩnh hội được một cách tối thiểu Thật tồi tệ khi trí óc phải loay hoay tìm ra sự liên kết giữa các ý và hầu hết độc giả đều không làm như vậy

Tóm lại, độc giả tự nhóm và rút gọn ý để dễ nhớ chúng Họ sẽ sẵn sàng lĩnh hội các vấn đề đã được trình bày nếu như chúng cũng được quy thành nhóm, tóm tắt và trình bày theo trình tự từ trên xuống dưới Tất cả những gợi ý này được viết rất rõ ràng và hoàn toàn nhất quán với cách trình bày trên dưới trong một cấu trúc hình tháp mặc dù suy nghĩ ban đầu lại được thực hiện từ dưới lên

SUY NGHĨ TỪ ĐÁY LÊN TRÊN

Nếu có thể nhóm gộp tất cả thông tin và trình bày theo trật tự từ trên xuống dưới, thì giờ đây bạn có thể làm ngược lại Những ô nhỏ ở vị trí thấp nhất sẽ là nơi đặt các ý riêng rẽ, rồi tìm ra các nhóm ý có logic và gộp thành từng đoạn Các đoạn có logic gộp thành từng mục và cuối cùng ý tổng thể của các mục chính là chủ đề của văn bản, được đặt trên cùng

Nếu bạn nghĩ kỹ một chút sẽ thấy, chính cách suy luận ngược này là cơ sở

để mở ra các ý chính đang bị che lấp Ở tầng thấp nhất trong kim tự tháp, bạn nhóm các câu lại thành đoạn văn, trong đó câu chứa từng ý riêng biệt nhưng lại có chung một cơ sở logic

Tôi giả định bạn đưa cùng lúc 6 câu vào một đoạn văn Không ai khác ngoài bạn nhận thấy mối quan hệ logic giữa chúng – lý do bạn nhóm 6 câu văn Mối quan hệ logic ở đây có nghĩa là các ý riêng rẽ cùng hướng tới việc giải thích hay bảo vệ ý chung của toàn đoạn văn Ví dụ như, bạn sẽ không thể đưa cùng lúc 5 câu về tài chính và 1 câu về tennis bởi vì chúng khó có sự liên kết với nhau để trình bày thành một ý tóm tắt duy nhất

Việc chỉ ra câu tóm tắt sẽ đưa bạn lên một tầng trừu tượng hóa và cho phép bạn nhìn nhận đoạn văn với một ý chứ không phải cả sáu ý Với cách làm hiệu quả này, bây giờ bạn có thể nhóm chúng lại, 3 đoạn văn, mỗi đoạn chứa một ý khái quát

Lý do bạn tạo ra một phần không thuộc ba đoạn này và không ai có thể thấy được mối quan hệ logic giữa chúng, kể cả bạn Một lần nữa bạn lại cần mối quan

hệ này để làm rõ hoặc bảo vệ ý đơn của từng phần Nó vẫn chính là tóm tắt của 3 ý trong các đoạn dưới

Vẫn giữ nguyên trình tự tư duy như thế, ta sẽ gộp các mục lại với nhau để tạo nên một văn bản hoàn thiện Tên gọi cho văn bản được tổng hợp từ các mục này mang một ý nghĩa chung bao trùm tất cả các mục (từng mục được hình thành

từ các đoạn, từng đoạn được hình thành từ các ý nhỏ)

Quá trình nhóm gộp, rút gọn vẫn tiếp tục diễn ra cho đến khi nào bạn không thể tìm ra mối quan hệ nào khác thì thôi Rõ ràng, mọi văn bản bạn viết ra đều với mục đích biện minh cho một vấn đề duy nhất nào đó, nó được cộng gộp từ các nhóm cuối cùng của quá trình lần ngược trở lên

Bằng cách gộp các ý thành nhóm trong khối kim tự tháp, bạn sẽ kiểm tra được liệu ý này có liên quan tới ý kia không Từ đó, bạn sẽ tiên liệu được liệu cấu trúc bạn xây dựng đã đúng chưa Rõ ràng, chúng cần tuân theo 3 nguyên tắc:

1 Các ý ở bất kỳ tầng nào trong kim tự tháp phải luôn luôn là tóm tắt của những ý nhỏ hơn được gộp dưới chúng.

2 Ý ở mỗi nhóm phải luôn luôn nhất quán về tính logic

3 Ý ở mỗi nhóm phải luôn luôn tuân theo một trình tự logic.