Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH ngọc

Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phầnhành vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực tậptại công ty TNHH N

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

• • PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM The University

NGUYỄN THỊ MINH THI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

• •PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

The University

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

• • •

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ĐẶNG THỊ LY

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ MINH THI

KonTum, tháng 5 năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Em xin cảm ơn nhà trường đã luôn tạo điều kiện và giúp đỡ chúng em trong quátrình tìm kiếm đơn vị thực tập tốt cũng như trong quá trình thực tập tại các doanh nghiệp.Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn Cô Đặng Thị Ly -người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các phòng ban và các anh chị của Công tytrách nhiệm hữu hạn Ngọc Thy đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được hiểu biết hơn vềcác vấn đề thực tế, giúp đỡ và cung cấp những số liệu để em hoàn thành tốt bài báo cáothực tập

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, báocáo này không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ đạo, góp ýcủa các giảng viên để em có thể bổ sung để em nâng cao khả năng của mình để phục vụtốt hơn công tác thực tế sau này

Sinh viên

Nguyễn Thị Minh Thi

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BIỂU MẪU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

MỞ ĐẦU 1

1 Tí nh cấp thiết 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đố i tượng và phạm vi nghiên cứu 1

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 3

1.1 K Ế TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 3

1.1.1 Kế toán tiền mặt 5

1.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 9

1.1.3 Kế toán tiền đang chuyển 12

1.1.4 Kiểm kê quỹ 14

1.2 K Ế TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 17

1.2.1 Tổ ng quan về các khoản phải thu 17

1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng 18

1.2.3 Kế toán khoản phải thu khác 20

1.2.4 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi 22

1.2.5 Ki ểm kê khoản phải thu khách hàng 24

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY 26

1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY 26

1.1.1 Gi

ới thiệu sơ lược về công ty TNHH Ngọc Thy 26

1.1.2 Lị ch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Ngọc Thy 26

1.2 N HIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY 26

1.3 T Ổ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY 27

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại đơn vị 27

1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Ngọc Thy 28

1.4 T Ổ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY 29

1.4.1 Ch ính sách kế toán 29

1.4.2 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty 32

1.4.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tại công ty TNHH Ngọc Thy 32

1.5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY TRONG 3 NĂM 2018, 2019, 2020 33

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY 34

2.2.1 Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Ngọc Thy 34

2.2.2 Công tác kế toán các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy 67

CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 75

3.1 NHẬN XÉT 75

3.1.1 Ưu điểm 75

3.1.2 Nhược điểm 76

3.2 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 76

KẾT LUẬN 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

DANH MỤC BIỂU MẪU

Biểu mẫu 2.1: Giấy biên nhận xe số 05/01 35

Biểu mẫu 2.2: Hóa đơn GTGT số 0003125 36

Biểu mẫu 2.3: Phiếu thu số 0001648 37

Biểu mẫu 2.4: Chứng từ ghi sổ 011 38

Biểu mẫu 2.5: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ngày 03 39

Biểu mẫu 2.6: Sổ quỹ tiền mặt 40

Biểu mẫu 2.7: Sổ cái tài khoản 111 41

Biểu mẫu 2.8: Giấy đề nghị tạm ứng 42

Biểu mẫu 2.9: Phiếu chi số 0001552 43

Biểu mẫu 2.10: Chứng từ ghi sổ 015 44

Biểu mẫu 2.11: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 45

Biểu mẫu 2.12: Sổ quỹ tiền mặt 46

Biểu mẫu 2.13: Sổ cái tài khoản 111 47

Biểu mẫu 2.14: Giấy báo có 49

Biểu mẫu 2.15: Phiếu thu số 0001648 50

Biểu mẫu 2.16: Hóa đơn GTGT số 0003161 51

Biểu mẫu 2.17: Chứng từ ghi sổ 034 52

Biểu mẫu 2.18: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 53

Biểu mẫu 2.19: Sổ cái tài khoản 112 54

Biểu mẫu 2.20: Giấy đề nghị tạm ứng 55

Biểu mẫu 2.21: Ủy nhiệm chi 56

Biểu mẫu 2.22: Giấy báo nợ 57

Biểu mẫu 2.23: Chứng từ ghi sổ 035 58

Biểu mẫu 2.24: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 59

Biểu mẫu 2.25: Sổ cái tài khoản 112 60

Biểu mẫu 2.26: Bảng kiểm kê quỹ 62

Biểu mẫu 2.27: Phiếu thu số 0001683 63

Biểu mẫu 2.28: Chứng từ ghi sổ 023 64

Biểu mẫu 2.29: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 65

Biểu mẫu 2.30: Giấy biên nhận số 36/01 66

Biểu mẫu 2.31: Phiếu thu số 0001692 67

Biểu mẫu 2.32: Chứng từ ghi sổ 026 68

Biểu mẫu 2.33: Chứng từ ghi sổ 031 69

Biểu mẫu 2.34: Sổ cái tài khoản 111 70

Biểu mẫu 2.35: Sổ cái tài khoản 131 71

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt VND: 6

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền mặt ngoại tệ 7

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng VNĐ 10

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ 11

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền đang chuyển 13

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thiếu chờ xử lý 15

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thừa chờ xử lý 15

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu của khách hàng 18

Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu khác 21

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán tài khoản Dự phòng phải thu khó đòi 23

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc Thy 26

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc Thy 27

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ trên phần mềm máy tính 29

Sơ đồ 2.4: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 30

Sơ đồ 2.5: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty 31

Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có sự quản lý chặtchẽ về vốn đảm bảo cho việc sử dụng vốn một cách hiệu quả nhất, hạn chế đến mức thấpnhất tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu vốn trong kinh doanh từ đó đảm bảo kinh doanh tối

ưu nhất Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong các khoản mục quan trọng củamột doanh nghiệp, thể hiện chính xác khả năng thanh toán và phản ánh kết quả hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên đây lại là khoản mục nhạy cảm, dễ bị gian lận,chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả quan tráivới thực tế của doanh nghiệp Vì vậy không thể nói đến vai trò của công tác hạch toán kếtoán trong việc quản lý vốn, cũng từ đó vốn bằng tiền đóng vai trò là cơ sở ban đầu, đồngthời theo suốt quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phầnhành vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực tậptại công ty TNHH Ngọc Thy, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoảnphải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy” để làm đề tài báo cáo thực tập

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các lý thuyết về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu

- Tìm hiểu công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHHNgọc Thy

- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và cáckhoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là “Công tác kế toán vốn bằng tiền và cáckhoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy”

Phạm vi nghiên cứu: Số liệu bài báo cáo được lấy trong tháng 01 năm 2021 và cácthông tin ở bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của năm 2019, 2020 và cácthông tin liên quan đến công ty TNHH Ngọc Thy tại phòng kế toán công ty TNHH NgọcThy

Tập trung nghiên cứu tình hình công ty qua 2 năm 2019-2020 Số liệu về kế toáncông tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy đượclấy trong tháng 01 năm 2021

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phỏng ván trực tiếp: hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin, dữliệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sử dụng trong giai đoạn thuthập những thông tin cần thiết và những số liệu thô coslieen quan đến đề tài

Phương pháp thông kê: thống kê những thông tin, dữ liệu thu thập được phục vụ choviệc lập các bảng phân tích

Phương pháp phân tích kinh doanh: dựa trên những số liệu có sẵn để phân tíchnhững ưu, nhược điểm trong công tác kinh doanh nhằm hiểu rõ hơn các vấn đề nghiên cứu

từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục

Phương pháp so sánh: dựa vào những số liệu có sẵn để tiến hành so sánh, đối chiếu

về số tương đối và tuyệt đối, thường là so sánh giữa hai năm liền kề để tìm ra sự tănggiảm của giá trị nào đó, giúp quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình khác.Phương pháp hạch toán kế toán: sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để hệ thống hóa

và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

5 Bố cục đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công

ty TNHH Ngọc Thy

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

❖ Khái niệm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là một bộ phận của tài sản lưu độngtrong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất Với tínhlưu hoạt cao - vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp,thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí

❖ Đặc điểm vốn bằng tiền

Được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọngtrong Tài sản ngắn hạn, được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệpnên là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch

Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng nhưthu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp

Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tàikhoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu không cómột hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biến thủ thường cao hơncác tài sản khác Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi rất khó để ngăn chặn vàphát hiện

❖ Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Từ những đặc điểm trên của vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ quantrọng để hạn chế những rủi ro vốn có của vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền phản ánh kịp thời các khoản phải thu, chi bằng tiền tại doanhnghiệp

Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện chứcnăng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, đồng thời giám sát tình hìnhchấp hành chế độ quản lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán

Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với số quỹ do thủquỹ ghi chép và sổ phụ ngân hàng Kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng tiềncủa doanh nghiệp

❖ Ý nghĩa của kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng đối với công ty, nó là mạch máu lưu thôngcủa các doanh nghiệp mới duy trì Có nó doanh nghiệp mới duy trì được hoạt động củacông ty đồng thời thực hiện quy trình tái sản xuất mở rộng đặc biệt với các đặc thù củacông ty cần một lượng lớn vốn

❖ Quy định từng loại tiền

Việt Nam đồng:

Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt

Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác.

Ngoại tệ:

Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phảiquy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giaodịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểmphát sinh để ghi sổ kế toán

Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng bằng đồng ViệtNam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.Trường hợp thanh toán công nợ ngoại tệ thì bên Có các TK 1112, TK 1122 được quyđổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo

tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quângia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hoặc giá thực tế đích danh như mộtloại hàng hóa đặc biệt

Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quyđổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ.Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các tài khoản doanhthu, chi phí tài chính nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh hoặc phản ánh vào

TK 413 nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản

Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lạitheo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhànước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm

❖ Thủ tục quản lý

Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục quản

lý vốn bằng tiền để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố quan trọng để đảm bảo một hệ thốngkiểm soát nội bộ hữu hiệu vì không thể kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi các nhận viên không

đủ khả năng, không liêm chính hay cố tình gian lận

Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, baogồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài sản,kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu thực tế

Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền bằng cách chỉ cho phép một số ít nhânviên thực hiện nhằm hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được

Phân công cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền vào thời điểmphát sinh nghiệp vụ Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng chiếmdụng số tiền thu được

Số tiền thu được trong ngày được nộp ngay vào quỹ hay ngân hàng để ngăn chặnviệc nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng

Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền để đảmbảo người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản tiền thu được vì số tiền thu được sẽ được kiểm trabằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi

sử dụng

Hạn chế gian lận cao từ các khoản chi bằng tiền mặt bằng cách thực hiện tối đa cáckhoản chi qua ngân hàng Cuối tháng thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách vàthực tế.

- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanhnghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp

- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ kýcủa người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy địnhcủa chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹđính kèm

- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chéphàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt,ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹphải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toántiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân

và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

Tài khoản 111 - Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại doanhnghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý

Tài khoản 111 - Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền ViệtNam tại quỹ tiền mặt

- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi ra đồng Việt Nam

- Tài khoản 1113 - Vàng: Phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồnquỹ

❖ Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu: Được lập để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ

để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan Đối vớingoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm vớiphiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghisổ

- Phiếu chi: Được lập để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làcăn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán Khi chi ngoại tệ phải ghi

rõ tỷ giá, đơn giá xuất tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ.

- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi vàxuất quỹ cho tạm ứng

- Giấy thanh toán tạm ứng: Liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chicủa người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán

- Giấy đề nghị thanh toán: Được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng

từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp đã chi nhưng chưađược thanh toán hoặc chưa nhận được tạm ứng

- Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý: Dùng để theo dõi về loại, số lượng, đơn giá,thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý

- Biên bản kiểm kê quỹ: Nhằm xác nhận số tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và số thừa,thiếu so với số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vậtchất, ghi sổ kế toán chênh lệch

❖ Sổ kế toán chi tiết

- Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, sổ quỹ do thủ quỹlập và theo dõi

- Sổ cái TK 111

- Sổ chi tiết TK 1111, 1112, 1113

- Sổ nhật ký chi tiền

- Sổ nhật ký thu tiền

❖ Sơ đồ hạch toán Tiền mặt VNĐ

Rút TGNH và quỹ tiền mặt Gửi tiền mặt vào Ngân hàng

121, 128,

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt VND

Bán, thu hồi các khoản đầu tư

Chi tạm ứng và chi phí phát sinh bằng tiền mặt

133

Thuế GTGT *

211, 213, 217, 152.

- -►Mua vật tư, hàng hóa, công cụ, TSCĐ, đầu tư XDCB bằng tiền mặt

331, 341, 333.

Thanh toán nợ phải trả bằng tiền mặt

Ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt

❖ Sơ đồ hạch toán Tiền mặt ngoại tệ

511,711 _11

151, 152

627, 642, 133.

Doanh thu, thu nhập khác

635

Lỗtỷg

iá r

(Tỷ giá ghisổ)

515

Lãitỷ

tgiá

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền mặt ngoại tệ

1.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

• Nguyên tắc

- Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112) dùng để phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp.Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợhoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu,séc chuyển khoản, séc báo chi )

- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếuvới chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanhnghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệpphải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Cuối tháng,chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàngtrên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138

“Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghivào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn sốliệu của Ngân hàng) Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân đểđiều chỉnh số liệu ghi sổ

- Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận không thuộc tổ chức kế toán riêng,

có thể mở tài khoản chuyển thu, chuyển chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp đểthuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiềngửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại)

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiệncho việc kiểm tra, đối chiếu

- Khoản thấu chi Ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi Ngân hàng

mà được phản ánh tương tự như khoản vay Ngân hàng

- Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng ViệtNam theo nguyên tắc:

mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giághi sổ kế toán của tài khoản 1112

- Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanhnghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:

ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tàikhoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tàikhoản ngoại tệ ở nhiều Ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các Ngân hàng không cóchênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các Ngân hàng nơidoanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại

điểm lập Báo cáo tài chính Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bốbởi Ngân hàng nhà nước Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàngthì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định.Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng có ba tài khoản cấp 2:

tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam

ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam

hiện đang gửi tại ngân hàng

• Sổ kế toán chi tiết:

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ cái TK 112

- Sổ chi tiết TK 1121, 1122, 1123

Các khoản đầu tư bằng tiền gửi ngân hàng

Thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay p

Trả lại vốn góp, trả cổ tức, lợi nhuận cho các bên góp vốn, chi các quỹ

❖ Sơ đồ hạch toán

Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng:

1121 _ 11

Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng VNĐ

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ

giá

(Tỷ giá thực tế)

515

Lãi tỷ giá

Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ:

511, 711,

333

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ

1.1.3 Kế toán tiền đang chuyển

❖ Nguyên tắc

- Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đãnộp vào Ngân hàng, kho bạc Nhà nước, đã gửi cho bưu điện để chuyển về cho Ngân hàngnhưng chưa nhận được Giấy báo có, trả cho doanh nghiệp khác hay đã làm thủ tục chuyểntiền từ Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay bảng sao kê của Ngân hàng

- Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ trong các trường hợp sau:

doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước)

Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển có hai tài khoản cấp 2:

• Chứng từ sử dụng

- Phiếu chi

- Phiếu nộp tiền

- Biên lai thu tiền của bưu điện

- Phiếu chuyển tiền

- Chứng từ có liên quan khác

• Sổ kế toán chi tiết

- Sổ cái TK 113

- Sổ chi tiết TK 1131, TK 1132

nhưng chưa nhận được Giấy báo có

Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm

Báo cáo của ngoại tệ đang chuyển

(chênh lệch tỷ giá tăng)

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền

1.1.4 Kiểm kê quỹ

❖ Mục đích kiểm kê

Yêu cầu quan trọng nhất của kế toán là việc phản ánh chính xác, nghĩa là số liệu trên

sổ sách phù hợp với số hiện có tại cùng thời điểm tương ứng Tuy nhiên, số liệu thực tế và

số trên sổ sách kế toán vẫn có thể chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch có thể là do việc saisót trong lập chứng từ, ghi sổ hoặc do việc hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản hoặc

do việc đo lường không chính xác và nghiêm trọng hơn là do các hành vi gian lận và thamô

Theo như đặc điểm của vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng nhưng nhạy cảm, dễ

bị tham ô thì việc kiểm kê quỹ đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo sự chính xác về sốliệu, giúp phát hiện những sai sót và gian lận để kịp thời điều chỉnh và phát hiện nguyênnhân để xử lý

❖ Phương pháp kiểm kê

Tùy theo nội dung của đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp kiểm kê phùhợp, đối với vốn bằng tiền sẽ tiến hành kiểm kê tiền mặt và kiểm kê tiền gửi ngân hàng.Kiểm kê tiền mặt sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ (nếucó) bằng cách đếm trực tiếp từng loại, sau đó đối chiếu giữa các sổ kế toán, sổ quỹ với sốliệu kiểm kê được

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng sẽ được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng tàikhoản chi tiết trên sổ kế toán với sổ Ngân hàng

Tùy theo phạm vi và đối tượng kiểm kê để lựa chọn hình thức kiểm kê Đối với vốnbằng tiền, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thườngkhông quy định trước thời gian Riêng tiền mặt tại quỹ còn được thủ quỹ tiến hành kiểm

kê hằng ngày

❖ Quy trình kiểm kê

Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Ban kiểm kê, kế toán phảiđảm bảo hoàn thành việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ đúng thời điểm

để đảm bảo có số liệu chính xác để tiến hành kiểm kê Người quản lý tài sản phải sắp xếp,phân loại tài sản để việc kiểm kê được tiến hành thuận tiện, nhanh chóng

Tiến hành kiểm kê theo phương pháp và phương thức kiểm kê phù hợp

Sau khi kiểm kê kết thúc, đơn vị kế toán sẽ lập “Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê”trong đó có đầy đủ chữ ký của ban kiểm kê Trường hợp có sự chênh lệch giữa số thực tế

và số trên sổ sách thì phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử

lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Ban kiểm kê sẽ chịu trách nhiệm về kếtquả kiểm kê đã thực hiện

❖ Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước:

Thành lập ban kiểm kê: Định kỳ hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán trưởng

và Ban giám đốc, hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: Thủ quỹ, kế toán thanh toán, kếtoán trưởng và cuối năm tài chính có thêm sự có mặt của Giám đốc

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và

chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ,tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê

Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽtiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hànhkiểm kê, kiểm tra, đối chiếu

Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các loại

tiền và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số

kiểm kê được Đối với tiền gửi ngân hàng, ban kiểm kê sẽ tiếnhành đối chiếu giữa số dư trên số tiền gửi ngân hàng và số dưđược Ngân hàng xác nhận.

Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, ban kiểm kê sẽ ký xác nhận

vào bảng kiểm kê quỹ Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phảnánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo cáo tàichính Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thiếu:

Thu bồi thường của tổ chức, cá Tiền phát hiện thiếu khi kiểm nhấn theo quyết định xử lý về kê, chờ xử lý tiền và tài sản mất mát, hao hụt

81

Xử lý bằng cách ghi nhận vào chi phí

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thiếu chờ xử lý

Trường hợp phát hiện thừa:

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thừa chờ xử lý

Phát hiện nguyên nhân thừa do chưa

ghi nhận các khoản đã thu

641,

42

Phát hiện nguyên nhân thừa do ghi

nhận các khoản chi nhưng chưa chi

11

Phát hiện thừa, xử lý bằng cách ghi

nhận vào khoản thu nhập khác

581

11

Phát hiện thừa chờ xử lý

„

1.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu

❖ Nguyên tắc

Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu

Các khoản phải thu là tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viênchiếm dụng hoặc tham ô

Các khoản phải thu có mối liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợinhuận của doanh nghiệp

Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được Tuynhiên việc lập dự phòng phải thu khó đòi lại dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy

ra sai sót và khó kiểm tra

Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chutrình bán hàng thì sẽ dẫn đến việc khó thu hồi các khoản nợ của khách hàng cũng nhưkhông thể phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp trên Báo cáo tài chính

❖ Nguyên tắc hạch toán

Các khoản nợ phải thu phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu,theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán Kế toán có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ từngkhoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ để tránh tình trạng bịchiếm dụng vốn hoặc nợ lâu

Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định

kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh,

đã thu hồi và số nợ còn lại Nếu cần có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ khách hàng.Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng tiềnmặt, séc mà thanh toán bằng hàng hóa hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặcphải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan

Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần phải được theo dõi cả về nguyên tệ

và cả quy đổi ra đồng Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh lại số dư

Các khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng kháchhàng, từng đối tượng nợ đều có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền ứng

trước, trả trước của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu Cuối kỳ kế toán, khilập báo cáo tài chính, khi tính toán các chi tiêu phải thu phải lấy số dư chi tiết của các đốitượng nợ phải thu để lên chỉ tiêu của Bảng cân đối kế toán mà không bù trừ số dư bên Nợ

và bên Có

❖ Quản lý các khoản phải thu

Doanh nghiệp xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, thường xuyên cập nhậpthông tin về tình hình tài chính của khách hàng, chính sách về điều kiện được chiết khấuthanh toán và giảm giá hàng bán

Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không phân công một người phụ trách nhiềucông việc trong chu trình bán hàng Khi sử dụng nhiều người phụ trách các công việc khácnhau sẽ giảm bớt được các hành vi gian lận, tăng cường kiểm tra đối chiếu giữa các bộphận sẽ dễ phát hiện sai sót, sai phạm

Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ, bộ phận bán chịu cần phải liệt kêcác khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viênđảm nhận để thu hồi nhanh chóng, chặt chẽ và hiệu quả Định kỳ, tiến hành đối chiếu vớikhách hàng về các khoản nợ, thông báo cho khách hàng các khoản nợ đã đến hạn để chuẩn

bị và doanh nghiệp có thể thu hồi nợ nhanh chóng

1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng

❖ Nguyên tắc

- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán cáckhoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bấtđộng sản đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ

- Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từngnội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng

kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là cáckhách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cungcấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản

nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để

có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối vớikhoản nợ phải thu không đòi được

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữadoanh nghiệp với khách hàng Nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã giao, dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thểyêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

❖ Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn bán hàng

- Giấy xác nhận nợ

- Phiếu thu.

- Giấy báo có của ngân hàng

❖ Sổ kế toán chi tiết

- Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái TK 131

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua

- Sổ tổng hợp công nợ phải thu

Tổng số tiềnkhách hàngphải thanh toán

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phả i thu của khách hàng 413

Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh

giá các khoản phải thu của khách

hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ

Chênh lệch giá giảm khi đánh giá các

khoản phải thu

của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ

Khách hàng thanh toán nợ bằng hàng tồn kho

133

ThuếGTGT(nếu có)

152, 153, 156, 611

1.2.3 Kế toán khoản phải thu khác

• Nguyên tắc

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ởcác tài khoản phải thu (TK 131, TK 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thunày, gồm những nội dung chủ yếu:

phải chờ xử lý

doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn đã được xử lý bắtbồi thường

thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283)

sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi

chi hộ, cho bên giao ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vậnchuyển, bốc vác, các khoản thuế

phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trongdoanh nghiệp cổ phần hóa

Tài khoản 138 - Phải thu khác có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số đãthu nhiều hơn số phải thu

Tài khoản 138 - Phải thu khác có ba tài khoản cấp 2:

chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý

mà doanh nghiệp đã chi ra như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp lao động thôi việc, mất việc,

hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa

như phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi, phải thu các khoản phải bồi thường dolàm mất tiền, tài sản.ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các tài khoản phải thukhác

• Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu

- Biên bản xác nhận tài sản thiếu

- Giấy báo nợ

• Sổ kế toán chi tiết

- Sổ cái TK 138; sổ chi tiết TK 1381, 1385, 1388

TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê

(nếu có quyết định xử lý ngay)

Phải thu của đối tác liên doanh về

chi phí chung phát sinh trong hoạt

động liên doanh đồng kiểm soát ,

133

Thuế GTGT(nếu có)

Phải thu về doanh thu từ hoạt động liên doanh đồng kiểm soát (bên không bán sản phẩm)

333

Thuế phải nộp(nếu có)

Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh gi á lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu khác

Các khoản chi không được duyệt

phải thu hồi

Khi thu được các khoản phải thu, nhậnđượ c tiền bồi thường của các tổ chức, cá

nhân

421

Giá trị phần vốn nhà nước tại thời

điểm chuyển sang công ty cổ phần

< thời điểm xây dựng giá trị doanh

1.2.4 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

• Nguyên tắc

Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi vàcác khoản khác có bản chất tương tự các khoản phải thu mà có khả năng không đòi được

để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi

Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:

bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưathu được, kể cả trường hợp không có biên bản đối chiếu công nợ hoặc đối tượng nợ không

ký xác nhận công nợ hoặc bỏ trốn, mất tích Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợphải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợgốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên

trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ởthời điểm lập Báo cáo tài chính

Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn

số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơnđược ghi tăng dự phòng và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp

Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn

số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơnđược ghi giảm dự phòng và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cốgắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định đối tượng

nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp xóa những khoản nợ phải thukhó đòi trên sổ kế toán Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải thực hiện theo quyđịnh của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp Số nợ này được theo dõi trong hệ thống quảntrị của doanh nghiệp và trình bày trong Thuyết minh báo cáo tài chính Nếu sau kho đã xóa

nợ, doanh nghiệp lại đòi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản

711 - Thu nhập khác

Đối với khoản tổn thất về nợ phải thu nếu đã được trích lập dự phòng nợ phải thukhó đòi thì doanh nghiệp sử dụng số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập để bù đắp,trường hợp số dự phòng đã trích lập không đủ bù đắp tổn thất thì số tổn thất còn lại đượctính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số phải lập dự phòng kỳ này_ nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước

111, 112, 331,334

Phần tổ chức, cá nhânphải bồi thường

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán tài khoản Dự phòng phải thu khó đòi

1.2.5 Kiểm kê khoản phải thu khách hàng

❖ Mục đích

Đặc điểm của khoản phải thu là khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viênchiếm dụng hoặc tham ô và là đối tượng để thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanhnghiệp, vì vậy việc kiểm kê nhằm mục đích kiểm tra việc ghi nhận đầy đủ, kịp thời cáckhoản phải thu, đảm bảo các khoản đã ghi nhận đều có thực cũng như kiểm tra tuổi củacác khoản nợ để xem xét tính khả quan của việc thu hồi của các khoản nợ này Đồng thời

có các biện pháp xử lý đối với các sai sót và gian lận được phát hiện

❖ Phương pháp kiểm kê

Định kỳ tiến hành kiểm kê bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản chi tiết trên

sổ kế toán với biên bản đối chiếu công nợ Ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ têntài khoản được kiểm kê, số dư của từng tài khoản đối chiếu với đơn vị có quan hệ thanhtoán, số chênh lệch nếu có và tìm nguyên nhân chênh lệch, người chịu trách nhiệm để có

xử lý thích hợp

❖ Quy trình kiểm kê

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà có quy trình kiểm kê cho phù hợp, thôngthường gồm các bước:

Thành lập ban kiểm kê: Việc thành lập ban kiểm kê các khoản nợ phải thu tương tự

như việc thành lập ban kiểm kê quỹ, việc kiểm kê cũng liên quan đến nhiều người, nhiều

đối tượng vì vậy đòi hỏi phải được phân công, tổ chức, thiết kế cho phù hợp.

Doanh nghiệp sẽ công bố lịch cụ thể để kiểm kê đến các phòng ban có liên quan.Ban kiểm kê các khoản nợ phải thu được lập sẽ bao gồm kế toán có nhiệm vụ liên quanđến công nợ phải thu như kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán trưởng và cuối kỳ

kế toán sẽ có thêm sự có mặt của đại diện Ban giám đốc

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Tương tự như kiểm kê quỹ, để việc kiểm

kê các khoản phải thu được tiến hành thuận lợi và chính xác, kế toán sẽ phải phản ánh vàcập nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan trong kỳ, tiến hành khóa sổ đúnghạn để có được số liệu chính xác trước khi tiến hành việc kiểm kê

Kế toán công nợ sau khi nhận được thông báo hoặc nhận được yêu cầu kiểm kê sẽtiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ theo từng mã khách hàng để thuận tiện trong việckiểm kê, giúp việc kiểm kê được tiến hành nhanh chóng

Thực hiện kiểm kê: Đối với các khoản nợ phải thu, Ban kiểm kê tiến hành đối chiếu

giữa sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản nợ phải thu Xem xét bảng số dư phân tích theo thờigian nợ để đối chiếu với số dư chi tiết của khách hàng có liên quan và đối chiếu với Biênbản đối chiếu công nợ đã được khách hàng xác nhận

Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận vào

Báo cáo kiểm kê Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phản ánh

số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan Người lập và người ký sẽphải chịu trách nhiệm với kết quả kiểm kê

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC

KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY

1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Ngọc Thy

Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH NGỌC THY

Địa chỉ: 663 Phan Đình Phùng, tổ 6 - phường Duy Tân, thành phố Kon Tum, tỉnhKon Tum

Mã số thuế: 6400189712

Điện thoại: 0260.626.9999

Email/Website giao dịch: dichvu.headngocthy@gmail.com

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Ngọc Thy

Công ty TNHH Ngọc Thy là công ty tư nhân do ông Nguyễn Văn Ngọc làm giámđốc được thành lập vào ngày 01 tháng 01 năm 2004 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Kon Tum cấp ngày 17 tháng 02 năm 2004 Chuyên bán mô

tô xe máy; bảo dưỡng và sửa chữa mô tô, xe máy; hoạt động của đại lý và môi giới bảohiểm

Từ khi thành lập công ty đã không ngừng phát triển cùng với đội ngũ cán bộ vữngchắc hiện nay công ty đã có tổng cộng 7 cửa hàng kinh doanh xe máy trên địa bàn tìnhKon Tum để phục vụ và tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn Ngoài ra công ty không ngừngđầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị, máy móc hiện đại nhằm phục vụ cho việc kinh doanh cũngnhư hoạt động bên trong doanh nghiệp

1.2 NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY

Công ty TNHH Ngọc Thy với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là buôn bán mô tô, xemáy và dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa mô tô, xe máy

Công ty có nhiệm vụ tổ chức điều hành kế toán kinh doanh của đơn vị thực thi chế

độ phân kỳ của kế hoạch Đồng thời có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chínhthống kê theo quy định của pháp luật

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại đơn vị

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc Thy

Giám đốc:

Là người đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm pháp lý cao nhất của công

ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trướcpháp luật và công ty trong việc điều hành và quản lý công ty

Phó giám đốc:

Là người Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi Giám đốc đi vắng, trựctiếp lãnh đạo các phòng ban, quan hệ đối tác với khách hàng và thay mặt giám dốc theodõi trực tiếp các đơn vị kinh doanh của công ty

Phòng hành chính:

Đảm nhận công tác tổ chức quản lý hành chính của công ty như sắp xếp tổ chức kinhdoanh, bố trí nhân sự, tổ chức hoạt động khoa học, quy chế trả lương, chế độ bảo hiểm xãhội, công tác an toàn lao động

Phòng kinh doanh:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc Phó giám đốc, phụ trách kinh doanh,quan hệ đối tác với khách hàng Dự báo các vấn đề về hàng hóa dịch vụ, đề xuất cácphương án giá cả và lập kế hoạch kinh doanh cho cả công ty

Phòng tài chính kế toán:

Có chức năng tổ chức và kiểm tra công tác kế toán công ty, với chức năng này kếtoán trưởng là người giúp việc cho Phó giám đốc về công tác chuyên môn, thực hiện chứcnăng kiểm soát tổ chức của công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác hạch toán

Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê bộ máy kế toán, phân công, phân nhiệm

và chỉ đạo nghiệp vụ cho kế toán nhằm đảm bảo tính thống nhất của hệ thống kế toán.Tính toán chuyển nộp kịp thời các khoản vay Ngân hàng và thanh toán các hợp đồng vayđáo hạn Bảo quản, lưu trữ giữ bí mật các tài liệu hồ sơ kế toán

Kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phản ánh chính xác kịp thời mọi hoạt động sản

xuất kinh doanh.

Giám sát việc tiến hành kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hóa và đề nghị xử lý các khoảnthừa thiếu hư hỏng

Có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp kịp thời các tài liệu liên quan đến việc sửdụng tài sản, vật tư, tiền vốn cần thiết cho công tác kế toán

Giúp Giám đốc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên

Ký duyệt các chứng từ, các báo cáo kế toán, thống kê những chứng từ có liên quanđến công tác thanh toán tín dụng hợp đồng

Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán của công tytheo chế độ quy định

1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Ngọc Thy

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc Thy

Kế toán trưởng:

Có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, tham mưu vàchịu trách nhiệm với Giám đốc về các hoạt động tài chính của công ty, tổ chức kiểm traviệc thực hiện kế toán trong nội bộ và kiểm tra tính trung thực của các báo cáo trước khichuyển cho Giám đốc xét duyệt

phát sinh theo quy định.

Định kỳ lên lịch thông báo và đôn đốc việc thu hồi công nợ đồng thời đối chiếu công

nợ với khách hàng, giải quyết các thắc mắc khi khách hàng có yêu cầu

Kế toán bán hàng:

Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác toàn bộ tình hình bán hàng củadoanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trêntừng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng

Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán ra,gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, thuế GTGT đầu ra của từng mặthàng khác nhau, từng hóa đơn bán hang

Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa dịch vụ phục vụ cho việc chỉđạo và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kế toán tiền lương:

Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động,thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính lương và các khoản trích theo lương,sau đó phân bổ chi phí lao động theo các đối tượng sử dụng lao động

Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Đồng Việt Nam (Việt Nam đồng)

Các giao dịch bằng ngoại tệ: Các khoản mục là tài sản và nợ phải trả có gốc bằngđơn vị tiền tệ khác VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúcniên độ kế toán Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ trong năm được quy đổisang VNĐ theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá hốiđoái được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Tiền: Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn

Các khoản phải thu: Các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khácđược phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi