Hoạt động công chứng hợp đồng thực tiễn tại phòng công chứng số 1 tỉnh kon tum”

Về mặt pháp lý, “Công chứng là việc Công chứng viên của một tổ chức hành nghềcông chứng chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khácbằng văn bản, tính chín

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước hết em xin gửi đến quý Thầy,

Cô giáo trong khoa Sư phạm - Dự bị đại học, Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum lờicảm ơn chân thành nhất Đặc biệt, em xin gửi đến Giảng viên, Th S Nguyễn Thị TrúcPhương, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này lờicảm ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, các Phòng, Ban của Phòng Công chứng số

1, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tậptại cơ quan Cuối cùng em xin cảm ơn các Anh, Chị trong Phòng đã giúp đỡ, cung cấpnhững số liệu thực tế để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp này

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện báo cáo này

em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu

từ Cô cũng như Nhà trường

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

2

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế hàng hóa, kinh tế thị trường đã làm chocác mối quan hệ trong xã hội rất phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch Các quan hệgiao dịch nếu không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ dẫn đếncác tranh chấp, vi phạm ngày một nhiều, gây khó khăn, thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổchức hoặc Nhà nước Thực tiễn thực hiện cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng,

vụ việc phức tạp, trong đó có nguyên nhân là không có chứng cứ xác thực

Về mặt pháp lý, “Công chứng là việc Công chứng viên của một tổ chức hành nghềcông chứng chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khácbằng văn bản, tính chính xác, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy

tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầucông chứng” Trên thực tế, văn bản công chứng là một bằng chứng hữu hiệu, có giá trịpháp lý cao, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức, phòng ngừatranh chấp, tạo ra sự ổn định của quan hệ giao dịch dân sự, tài sản Trong phát triển kinh

tế, các văn bản được công chứng là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp, buộc các bêntham gia giao dịch phải chịu trách nhiệm pháp lý trong tham gia giao dịch

Kon Tum là một tỉnh miền núi, nhu cầu công chứng nói chung và công chứng hợpđồng nói riêng không cao như các tỉnh thành khác Tuy nhiên, trong những năm gần đâynhu cầu này có xu hướng tăng và trở nên phổ biến hơn Bên cạnh việc đáp ứng nhu cầucủa người dân trong việc xác định tính chính xác hợp đồng, đảm bảo thực hiện pháp luật,hoạt động công chứng nói chung và công chứng hợp đồng nói riêng vẫn còn tồn tại nhiềuhạn chế trong quy định pháp luật dẫn đến khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiệntrên thực tiễn Nhiều văn bản, quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động côngchứng còn nhiều chồng chéo, bất cập và tính thống nhất chưa cao, điều này gây khó khăntrong quá trình áp dụng pháp luật và giải quyết nhu cầu công chứng của người dân

Về phía bộ phận tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn nhiều tồn tại về hệ thốngmạng lưới liên kết giữa các tổ chức hành nghề công chứng để chia sẻ thông tin về nguồngốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các biện pháp ngăn chặn, không có cơ sở dữliệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng, giao dịch Dẫn đến trường hợp một thửađất được chuyển nhượng cho hai người tại hai tổ chức hành nghề công chứng hoặc manggiấy tờ giả đến công chứng nhằm mục đích lừa đảo chiếm đoạt tài sản Điều này rất rủi rocho cả Công chứng viên và người dân

Từ những lý do trên, em quyết định chọn đề tài “Hoạt động công chứng hợp đồng Thực tiễn tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum” để nghiên cứu, làm rõ những vấn

-về còn vướng mắc, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện các văn bản, quy địnhpháp luật liên quan đến hoạt động công chứng hợp đồng, đáp ứng được đòi hỏi của thựctiễn và xã hội, cũng như yêu cầu công chứng của người dân trên địa bàn tỉnh Kon Tum

3

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài tập trung làm rõ các quy định pháp luật hiện hành về công chứng hợp đồng,chỉ ra các hạn chế trong quy định pháp luật cũng như những khó khăn gặp phải khi thựchiện trên thực tế Từ đó đề xuất các kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện quy định phápluật về công chứng hợp đồng và nâng cao hiệu quả thực hiện tại Phòng Công chứng số 1tỉnh Kon Tum

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

- Tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về pháp luật đối với hoạt động

công chứng hợp đồng được quy định trong các văn bản pháp luật như: Luật Công chứng

2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản quy phạm pháp luậtliên quan khác

- Phân tích đánh giá thực tiễn thực hiện pháp luật về hoạt động công chứng của

Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Đề tài nghiên cứu các quy định pháp luật Việt Nam về hoạt động công chứng hợp đồng và thực tiễn thực hiện của Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum qua các năm 2015 - 2019.

4 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng các phương pháp như: phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp tài liệu.

5 Bố cục

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung đềtài gồm 03 chương:

Chương 1: Tổng quan về Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum

Chương 2: Tổng quan về hoạt động công chứng và quy định pháp luật về hoạt độngcông chứng hợp đồng

Chương 3: Thực trạng áp dụng pháp luật trong hoạt động công chứnghợp đồng tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum

4

CHƯƠNG 1.

TỔNG QUAN VỀ PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 1 TỈNH KON TUM

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SƠ TƯ PHÁP VÀ PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 1 TỈNH KON TUM

1.1.1 Khái quát về Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum

a Địa chỉ

Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum có địa chỉ tại số 211 - Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum,tỉnh Kon Tum (ngay ngã tư giao nhau giữa đường Trần Hưng Đạo và đường Kơpakơlơng).Điện thoại & Fax: 02603.862479

Email: stp@kontum.gov.vn; sotuphap-kontum@chinhphu.vn

Website: http://sotuphap.kontum.gov.vn

b Vị trí, chức năng

Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tumthực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: công tác xâydựng và thi hành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạmpháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; pháp chế; phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơsở; hộ tịch; quốc tịch; chứng thực; nuôi con nuôi; lý lịch tư pháp; bồi thường nhà nước; trợgiúp pháp lý; luật sư; tư vấn pháp luật; công chứng; giám định tư pháp; bán đấu giá tài sản;trọng tài thương mại; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính vàcông tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật

Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo,hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Tư pháp

c Nhiệm vụ và quyền hạn

Thực hiện theo quy định tại Điều 2, Thông tư liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP- BNV,ngày 22 tháng 12 năm 2014 của liên bộ Tư pháp - Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương và Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh Cụ thể như sau:

Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm vi thẩm quyền ban hành củaHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong lĩnh vực tư pháp

Dự thảo quy hoạch phát triển nghề luật sư, công chứng, bán đấu giá tài sản và các nghề

tư pháp khác ở địa phương thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các tổ chức, đơn vị thuộc Sở

Tư pháp theo quy định của pháp luật

Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy bannhân dân cấp tỉnh về công tác tư pháp ở địa phương

Về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

Tham gia xây dựng dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hànhcủa Ủy ban nhân dân cấp tỉnh do cơ quan chuyên môn khác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủtrì soạn thảo.

Thẩm định dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của pháp luật

Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sựchỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp

Về theo dõi thi hành pháp luật

Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện kế hoạch theodõi tình hình thi hành pháp luật trên địa bàn

Tổng hợp, xây dựng báo cáo tình hình thi hành pháp luật ở địa phương và kiến nghị cácbiện pháp giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong thi hành pháp luật với Ủy ban nhândân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp

Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong các lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

về kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật:

Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấphuyện; hướng dẫn cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tự kiểm tra văn bảnquy phạm pháp luật và kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân xã, phường, thị trấn theo quy định của pháp luật

Tham mưu với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xử lý văn bản trái pháp luật đã đượcphát hiện; kiếm tra, đôn đốc việc thực hiện các biện pháp xử lý văn bản trái pháp luật theoquy định của pháp luật

Về kiểm soát thủ tục hành chính:

Hướng dẫn, tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính và cảicách thủ tục hành chính; tổ chức thực hiện việc rà soát, đánh giá thủ tục hành chính thuộcphạm vi thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn theo quy định của phápluật

- Cho ý kiến, thẩm định về thủ tục hành chính trong dự thảo văn bản quy phạm pháp

luật thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

- Tổ chức nghiên cứu, đề xuất, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh các sáng kiến cải cách

thủ tục hành chính và quy định có liên quan; theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị có liênquan tổ chức thực hiện sau khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm tra việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục

hành chính tại các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

Đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thiết lập hệ thông công chức đầu mối thực hiệnnhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính theo chế độ kiêm nhiệm tại các sở, ban, ngành, Ủy bannhân dân cấp huyện, cấp xã và đơn vị liên quan ở địa phương

Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành chính đối vớicác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở Tư pháp

về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và nuôi con nuôi

Chỉ đạo, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, quốctịch tại địa phương; hướng dẫn nghiệp vụ cho cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dâncấp huyện và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã về việc cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Thực hiện các nhiệm vụ để giải quyết hồ sơ xin nhập, xin thôi, xin trở lại quốc tịch ViệtNam; xác nhận có quốc tịch Việt Nam; xin cấp giấy xác nhận là người có quốc tịch Việt Nam;thông báo có quốc tịch Việt Nam; quản lý và lưu trữ hồ sơ về quốc tịch theo quy định củapháp luật

Cấp, thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; ghi nhận thay đổidanh sách Công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng; xem xét,thông báo bằng văn bản cho Văn phòng công chứng về việc đăng ký danh sách Công chứngviên làm việc theo chế độ hợp đồng

Xây dựng, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng theo quy định

Tổ chức thực hiện quy hoạch, đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địaphương sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhândân tỉnh thực hiện các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng;

Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức, hoạt động của các Phòng Công chứng và Văn phòngCông chứng ở địa phương;

Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập, thu hồi quyếtđịnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng; cấp, thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Vănphòng công chứng;

Tổ chức triển khai thực hiện Đề án thành lập, giải thể Phòng Công chứng khi được Ủyban nhân dân tỉnh phê duyệt;

Hướng dẫn, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân cấp huyện và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã về việc cấp bảnsao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

d Về cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum

1.1.2 Khái quát về Phòng Công chứng Số 1 tỉnh Kon Tum

a Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị

Tên đơn vị: Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum

Địa chỉ: số 65 (số cũ 15) - Ngô Quyền - Phường Thống Nhất - Thành phố Kon Tum, tỉnhKon Tum

Điện thoại: 02603.862.474

Email: phongcongchungso1kontum@gmail.com

Phòng Công chứng số 1 là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; có trụ sở, condấu và tài khoản riêng Có chức năng cung cấp dịch vụ công chứng; các Công chứng viên cónhiệm vụ chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản

mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầucông chứng

Phòng Công chứng số 1 được thành lập năm 1992 trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh KonTum, theo quyết định số 03/QĐ-UB ngày 04/01/1992 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum.Trong quá trình từ khi thành lập đến nay Phòng Công chứng số 1 đã trải qua nhiều giai đoạnđổi tên và đơn vị trực thuộc

Năm 1996 chuyển đổi từ Phòng Công chứng Nhà nước số I trực thuộc Ủy ban nhân dântỉnh Kon Tum về trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum (theo Quyết định số 71/QĐ- UB ngày21/8/1996 của UBND tỉnh Kon Tum)

Năm 2001 đổi tên thành Phòng Công chứng số I tỉnh Kon Tum (theo Quyết định số13/QĐ-UB ngày 05/4/2001 của UBND tỉnh Kon Tum)

Năm 2008 Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum chuyển đổi sang đơn vị sự nghiệpcông lập có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng (theo Quyết định số 19/2001/ỌĐ-UBND ngày20/5/2008 của UBND tỉnh Kon Tum).

Năm 2010 Phòng Công chứng số 1 được xếp hạng II (theo Quyết định số 444/QĐ- CTngày 11/9/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh Kon Tum) và đến ngày 20/12/2010 UBND tỉnh KonTum Quyết định số 1452/QĐ-UBND giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính (tựđảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của chính phủ) chođến nay

Phòng Công chứng số 1 chuyên thực hiện các hoạt động chứng thực và công chứng giaodịch, văn bản là: hợp đồng mua bán nhà ở; hợp đồng mua bán bất động sản đấu giá; hợp đồngtặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Hợp đồng góp vốnbằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Hợp đồng thế chấpQSDĐ và nhà ở; Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất; Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất;Hợp đồng thế chấp tài sản; Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế Nhằm đáp ứng kịpthời và đầy đủ nhu cầu của cá nhân

b Chức năng, thẩm quyền, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum

Chức năng

Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum có chức năng thực hiện chứng nhận tính xácthực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng,giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản

từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi làbản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyệnyêu cầu công chứng

Chức năng của Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum là thông qua hoạt động côngchứng góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và cácquan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Thẩm quyền

Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum có các thẩm quyền sau đây:

Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo qui định của pháp luật về công chứng như:Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng tặng cho nhà đất, hợpđồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuậnphân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, công chứng bản dịch,công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng

Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổchức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nướcngoài cấp hoặc chứng nhận theo quy định tại nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký(trừ việc chứng thực chữ ký người dịch) và chứng thực hợp đồng, giao dịch

Vậy nên văn bản công chứng, chứng thực do Công chứng viên của Văn phòng côngchứng chứng nhận và văn bản công chứng, chứng thực do Công chứng viên của Phòng côngchứng chứng nhận đều có giá trị pháp lý như nhau.

Nhiệm vụ

Chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theoquy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứngđối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật trên cơ sở người tham gia hợp đồng, giao dịch làhoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịchkhông vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bảnliên quan

Thực hiện các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng do Ban Giámđốc Sở giao

Hàng năm xây dựng chương trình và kế hoạch công tác, lập báo cáo dự toán thu, chi vàbáo cáo thanh quyết toán tài chính theo quy định

Quản lý công tác tổ chức công chức, viên chức và người lao động, quản lý tài sản, hồ

sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị

Tổ chức tốt công tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền

Cơ cấu tổ chức biên chế

Tổ chức: Hiện có 09 người, trong đó: Trưởng phòng, Phó trưởng phòng là Công chứngviên, kế toán, văn thư, 05 chuyên viên

Biên chế: được giao 04 chỉ tiêu biên chế sự nghiệp, đã tuyển dụng vào biên chế, trongđó: 01 chuyên viên chính, 01 Công chứng viên, 01 kế toán và 01 văn thư lưu trữ

1.2 ĐÔI NÉT VỀ NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 1 TỈNH KON TUM

- Tìm hiểu về đơn vị thực tập

- Gặp người hướng dẫn trực tiếp tại cơ sở thực tập.

- Đọc nội quy.

- Làm quen với các thành viên trong Phòng Công chứng số 1.

- Đọc một số hợp đồng giao dịch phổ biến tại Phòng.

- Trình tự sắp xếp, thành phần của hồ sơ trả và hồ sơ lưu.

Tiếp

nhận hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng

- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.Vào sổ thụ lý công chứng

- Soạn thảo một số văn bản

- Photo một số tài liệu được giao

- Tiến hành cho người đến yêu cầu công chứng kí xác thực và điểm chỉ vào hợp đồng.

- Tiến hành soạn thảo những hợp đồng phức tạp hơn như hợp đồng về thế chấp.

- Quan sát và hỗ trợ Công chứng viên thực hiện tiến hành cấp bản sao văn bản công

chứng

- Quan sát và hỗ trợ Công chứng viên thực hiện tiến hành hợp đồng chuyển nhượng đất

và tài sản khác gắn liền với đất

Đánh giá kết quả thực hiện công việc được giao:

Nhìn chung, các công việc liên quan đến soạn thảo hợp đồng cho các giao dịch dân sự

và hợp đồng được hoàn thành ngay tại Phòng Công chứng, vì đặc thù khách hàng đến côngchứng muốn nhận kết quả trong ngày, việc xử lý hồ sơ trả khách hàng và lưu văn thư đượcthực hiện theo hướng dẫn của Công chứng viên

Việc công chứng ngoài trụ sở cũng hoàn thành khi khách hàng hiểu rõ nội dung hợpđồng, tiến hành ký tên, điểm chỉ vào Công chứng viên xác thực ngay tại địa điểm côngchứng

Với nhiệm vụ niêm yết văn bản khai nhận di sản, cùng chuyên viên nghiệp vụ đến trụ sở

Uỷ ban nhân dân Xã, Phường, Thị trấn để niêm yết Kết quả có sau 15 ngày

Với những hồ sơ, giao dịch mang tính chất phức tạp, sinh viên sẽ được nghe tư vấn củaCông chứng viên và ghi sổ tham khảo cho những lần sau

Trong thời gian đầu, em còn gặp nhiều khó khăn, phần lớn là do chưa nắm bắt được quytrình làm việc tại Phòng, cũng như các quy định pháp luật liên quan Nhờ sự quan tâm, giúp

đỡ tận tình của các chuyên viên cũng như lãnh đạo Phòng mà những khó khăn này được khắcphục trong thời gian ngắn

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong Chương 1, đề tài chủ yếu khái quát về Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum Cụthể về vị trí, chức năng, về lịch sử hình thành cũng như cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng Côngchứng số 1 tỉnh Kon Tum là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum với chứcnăng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản màtheo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu côngchứng

Đồng thời trong Chương này tác giả cũng giới thiệu khái quát về Sở Tư pháp tỉnh KonTum Đây là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo, quản lý Phòng Công chứng số

1 tỉnh Kon Tum

CHƯƠNG 2.

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG

2.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

2.1.1 Khái niệm công chứng hợp đồng

Công chứng xuất hiện tại Việt Nam là vào những năm 30 của thế kỷ XX, do người Phápđưa vào Việt Nam Nhưng mãi đến năm 1987, công chứng mới được đề cập lần đầu tiên trong

hệ thống pháp luật Việt Nam Tại thời điểm này, công chứng được hiểu là “Công quyền đứng

ra làm chứng”, cụ thể là Nhà nước trao thẩm quyền cho một tổ chức hành nghề công chứng

và được phép nhân danh Nhà nước để xác định các quan hệ giao dịch dân sự và thương mại

Công chứng được gọi là “trưởng khế”.

Trước Luật Công chứng 2014, công chứng có nhiều định nghĩa, trong đó có 4 địnhnghĩa cơ bản như: định nghĩa được ghi nhận tại TT 1974 của BTP năm 1987; Định nghĩa được

ghi nhận tại Điều 1 NĐ 45/1991 của HĐBT; Định nghĩa được ghi nhận tại NĐ 31/1996 củaCP; Định nghĩa được ghi nhận tại NĐ 75/2000 của CP.

Các định nghĩa trong các văn bản trên có sự khác nhau, nhưng đều có điểm chung, đólà: Công chứng là hoạt động của Nhà nước, được ủy quyền cho một tổ chức, đó là các tổ chứchành nghề công chứng; Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của các HĐ, giấy tờtheo quy định của pháp luật; Các hoạt động công chứng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợppháp của công dân, các tổ chức khác; Các loại giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứngcứ

Khái niệm công chứng ghi nhận tại Điều 2 Khoản 1 Luật Công chứng 2014 “Công chứng là việc Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.

Mặc dù Luật Công chứng 2014 không có quy định nào định nghĩa về công chứng hợpđồng mà chỉ đưa ra khái niệm chung về công chứng, tuy nhiên dựa trên khái niệm này và điều

kiện có hiệu lực của hợp đồng, có thể hiểu “Công chứng hợp đồng là một hoạt động công chứng trong đó Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực của một hợp đồng bằng văn bản về năng lực chủ thể, về nội dung về tính tự nguyện của các bên trong hợp đồng theo quy định pháp luật” I

❖ Ý nghĩa của công chứng

Thực tiễn thực hiện, áp dụng pháp luật cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng,trong đó có nguyên nhân là không có bằng chứng xác thực Do vậy, tạo sự ổn định quan hệ xãhội, giao dịch dân sự, kinh tế là điều đặc biệt quan trọng nhằm phát triển kinh tế, xã hội

Trong tinh thần đó, Bác Hồ đã nói rất sâu sắc rằng: “Xét xử đúng là tốt, không phải xét xử còn tốt hơn.” Cho nên đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật là cần thiết, song tăng cường

hơn nữa các biện pháp, công cụ tổ chức thực hiện pháp luật cũng cần thiết không kém Côngchứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước phápquyền Xét trên bình diện công dân thì công chứng là một công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợiích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, tạo ra sự ổn định của quan

hệ giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỷ cương Mặt khác về phương diện Nhà nướcthì công chứng tạo ra một chứng cứ xác thực, kịp thời không ai có thể phản bác, chối cãi, trừtrường hợp có ý kiến của người thứ ba và được quá trình tố tụng cho là không đúng, bởi vậy

cơ quan công chứng được xác định là cơ quan bổ trợ tư pháp

Tóm lại, công chứng phục vụ việc quản lý các giao dịch bằng pháp luật, bảo vệ quyền,lợi ích hợp pháp của công dân và tổ chức, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, cungcấp tài liệu có giá trị chứng cứ phục vụ cho việc giải quyết tranh chấp, góp phần tăng cườngpháp chế xã hội chủ nghĩa và xây dựng nhà nước pháp quyền của dân, do dân và vì dân

2.1.2 Đặc điểm hoạt động công chứng hợp đồng

Thứ nhất, hoạt động công chứng hợp đồng do Công chứng viên thực hiện Chủ thể thực

hiện hoạt động công chứng hợp đồng chính là Công chứng viên và chỉ có duy nhất một mìnhCông chứng viên mới có quyền thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng Cũng theo Điều 2,

I Nguyễn Ngọc Kiện, Bài giảng pháp luật về công chứng, chứng thực, Đại học Luật, Đại học Huế, 2018, tr 65

khoản 2 Luật Công chứng 2014 quy định Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quyđịnh của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng TheoĐiều 3 của Luật này có quy định Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủynhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch;phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổnđịnh và phát triển kinh tế - xã hội.

Thứ hai, nội dung công chứng hợp đồng là xác định tính xác thực, tính hợp pháp của

hợp đồng về năng lực chủ thể, về tính tự nguyện của các bên và nội dung của hợp đồng có

đúng quy định pháp luật không Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó

đã được Công chứng viên xác nhận Công chứng viên kiểm chứng và xác nhận các tình tiết,các nội dung điều khoản trong hợp đồng, xem xét về tư cách tham gia hợp đồng của các bên,

sự tự nguyện trong việc xác lập hợp đồng Đảm bảo, hợp đồng được công chứng là hoàn toàntuân thủ quy định pháp luật

Thứ ba, về hình thức của hợp đồng được công chứng Theo quy định pháp luật, có một

số hợp đồng muốn phát sinh hiệu lực trên thực tế phải được công chứng, nghĩa là bắt buộcphải có sự chứng nhận tính xác thực của hợp đồng từ Công chứng viên thì hợp đồng đó mớiphát sinh hiệu lực

Thứ tư, về hiệu lực thi hành hợp đồng đã được công chứng có hiệu lực thi hành đôi với

các bên trong hợp đồng có liên quan, trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa

vụ của mình, bên còn lại của hợp đồng liên quan sẽ có quyền yêu cầu giải quyết theo quy địnhcủa pháp luật, trong trường hợp các bên trong hợp đồng có thỏa thuận khác Ngoài ra, hợpđồng đã được công chứng có giá trị chứng cứ, có nghĩa là những sự kiện, tình tiết trong hợpđồng đã được công chứng không cần phải chứng minh là đúng, trừ trường hợp bị tòa án tuyên

bố là vô hiệu

Thứ năm, ý nghĩa pháp lý của hợp đồng đã được công chứng là bảo đảm giá trị thực

hiện cho các hợp đồng, phòng ngừa tranh chấp và cung cấp chứng cứ nếu có tranh chấp xảy ra

có nghĩa là khi có tranh chấp xảy ra giữa các bên trong hợp đồng thì hợp đồng đã được côngchứng sẽ là chứng cứ thể hiện rằng bên nào đúng, bên nào sai

2.1.3 Các nguyên tắc trong hoạt động công chứng hợp đồng

Về cơ bản, hoạt động công chứng hợp đồng là một hoạt động của công chứng, do đó nónguyên tắc của hoạt động công chứng cũng chính là nguyên tắc trong công chứng hợp đồng.Theo quy định tại Điều 4 Luật Công chứng 2014 thì hoạt động công chứng hợp đồng phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất là công chứng hợp đồng phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.

Hoạt động công chứng hợp đồng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực vàtính hợp pháp của các hợp đồng Do đó, ngay từ chủ thể thực hiện việc công chứng, đến nộidung công chứng, cũng đã yêu cầu khắt khe Không phải chủ thể nào cũng có thể thực hiện,

mà chủ thế muốn thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng phải đáp ứng quy định về Côngchứng viên Ngoài ra, trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng, Công chứng viên cũngphải thực hiện đúng quy định về trình tự thủ tục, phải gánh chịu trách nhiệm nếu công chứngsai Với bản chất hoạt động công chứng hợp đồng, và yêu cầu của hoạt động này, việc tuân

thủ hiến pháp và pháp luật để đảm bảo các nội dung trong văn bản có giá trị pháp lý, và là mộtđiều hết sức quan trọng.

Thứ hai là hoạt động công chứng hợp đồng phải được thực hiện một cách khách quan, trung thực.

Việc Công chứng viên phải khách quan, trung thực là thể hiện tính xác thực khách quan

về đối tượng giao dịch, về chủ thể, về năng lực hành vi pháp luật của những người tham giagiao kết hợp đồng, giao dịch do vậy nguyên tắc này cũng không thể thiếu trong hoạt độngcông chứng của Công chứng viên, phản ánh đúng tính xác thực của hợp đồng, giao dịch.Văn bản công chửng có giá trị pháp lý là chứng cứ, không cần phải chứng minh, do vậy

để công chứng đúng theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính khách quan, trung thực, thìCông chứng viên phải tuân theo các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, để đảm bảo việcchứng nhận của Công chứng viên khách quan, trung thực, đúng pháp luật, không trái đạo đức

xã hội, hướng tới mục đích đảm bảo tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch có hiệulực, bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng, hợp pháp của các bên tham gia giao kết và người cóquyền, nghĩa vụ liên quan

Thứ ba là Công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng phải tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

Nguyên tắc hành nghề công chứng được quy định tại Điều 3, Luật Công chứng 2014như sau:

- Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.

- Khách quan, trung thực.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.

- Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

Nguyên tắc hành nghề công chứng đưa Công chứng viên vào khuôn phép pháp luật khihành nghề, đó là: phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị, không vì lợi ích cánhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác, không công chứng hợp đồng, giaodịch có nội dung trái đạo đức xã hội Công chứng viên phải luôn coi trọng uy tín của mình đốivới công việc chuyên môn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân,thanh danh nghề nghiệp, không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình trong côngviệc để trục lợi, gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng Nguyên tắc hành nghề côngchứng trong Luật Công chứng quy định Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước phápluật về văn bản công chứng Nguyên tắc này đề cao nhiệm vụ, trách nhiệm, vai trò của Côngchứng viên khi thi hành công việc được giao Đồng thời, đây cũng là nguyên tắc để Côngchứng viên cẩn thận trọng khi xem xét ký vào văn bản công chứng

Các nguyên tắc hành nghề công chứng nêu trên có quan hệ mật thiết, bổ trợ cho nhau vàkhông thế thiếu trong hoạt động công chứng Mục đích việc quy định các nguyên tắc hànhnghề này là nhằm xây dựng một đội ngũ Công chứng viên khi hành nghề công chứng phảiluôn tuân thủ pháp luật, có đạo đức tốt, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ, tận tụy với côngviệc, có đủ trình độ chuyên sâu và có đủ năng lực để thi hành tốt nhiệm vụ được giao

Thứ tư là Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng.

Công chứng viên được nhà nước trao quyền thực hiện chứng nhận các hợp đồng giaodịch, bằng một thủ tục bổ nhiệm Công chứng viên do Luật Công chứng quy định để chứngnhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch Do vậy phải ràng buộc tráchnhiệm của Công chứng viên trước pháp luật về văn bản mà mình đã thực hiện chứng nhận.

2.2 QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG

2.2.1 Chủ thể thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng

Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định: “Công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tỉnh xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.

Như vậy, chủ thể thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng chính là Công chứng viên

và chỉ có duy nhất một mình Công chứng viên mới có quyền thực hiện hoạt động công chứng

hợp đồng Theo khoản 2 Điều 2 Luật Công chứng 2014 thì “Công chứng viên phải là người

có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.” Theo Điều 3 của Luật này có quy định Công chứng viên cung cấp dịch vụ

công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham giahợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cánhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội

Trên cơ sở quy định từ Điều 7 đến Điều 18 Luật Công chứng 2014 thì có thể khái quát các nội dung về Công chứng viên như sau:

về tiêu chuẩn của Công chứng viên quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014:

Theo quy định tại điều này, thì không phải mọi cá nhân đều có thể trở thành Côngchứng viên thực hiện hoạt động công chứng tại Việt Nam mà phải đáp ứng các điều kiện nhấtđịnh:

Một là cá nhân đó phải là Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến

pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt

Hai là cá nhân đó phải có đủ các tiêu chuẩn về kiến thức, trình độ, năng lực kỳ năng

nghiệp vụ nghề nghiệp sau thì được xem xét, bổ nhiệm Công chứng viên:

v) Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Dựa trên tiêu chuẩn Công chứng viên, pháp luật quy định một cách rất cụ thể ngườithực hiện công chứng và nói chung các quy định đó cũng khá đúng đắn và hợp lý Tuy nhiên,tiêu chuẩn Công chứng viên vẫn còn một số điểm hạn chế như:

Thứ nhất, Luật Công chứng 2014 không quy định về tuổi hành nghề công chứng là mộtđiểm hạn, nếu Công chứng viên cao tuổi sẽ hạn chế về sức khỏe, không đáp ứng được yêu cầu

về tư duy về nghiệp vụ sắc bén, đòi hỏi cần có sự tinh thông

Thứ hai, việc quy định các trường hợp được miễn đào tạo và miễn tập sự nghề công

chứng bao gồm những người: “Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên, là giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiếm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật”cũng có nhiều bất cập.

Tuy những người nêu trên có trình độ pháp lý cao nhưng Công chứng viên là nghề rất đặc thù,tính chịu trách nhiệm cao, văn bản pháp công chứng có giá trị pháp lý không phải chứngminh do đó, những người này không cần phải đào tạo cũng không có lấy một ngày tập sựhành nghề là không phù hợp Thực tế có nhiều vụ việc Công chứng viên “sang ngang” kiểunày đã dần đến những vi phạm đáng tiếc

2.2.2 Đối tượng của hoạt động công chứng hợp đồng

Đối tượng của hoạt động công chứng hợp đồng chính là hợp đồng hay còn gọi là văn bản công chứng Theo quy định tại Điều 2 Khoản 4 Luật Công chứng 2014 Văn bản công chứng là hợp đồng đã được Công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này

Đặc điểm của văn bản công chứng là:

Thứ nhất là chính xác về thời gian, địa điểm, chủ thể công chứng Hợp đồng trong công

chứng phải chính xác về thời gian, cụ thể trong mọi hợp đồng đều có ghi đầy đủ giờ phút ngàytháng năm khi Công chứng viên ký xác nhận Địa điểm của nơi hành nghề công chứng và tênCông chứng viên hay tất cả thông tin người yêu cầu công chứng hợp đồng,.đều được ghichính xác, đầy đủ

Thứ hai là chính thức hóa, công khai hóa các sự kiện pháp lý, có nghĩa là công khai,

minh bạch các thông tin, sự kiện trong hợp đồng cho các người yêu cầu công chứng thấy vàkiểm tra, giải thích theo pháp luật nếu họ chưa hiểu, không giấu giếm, che đậy thông tin nhằmbất kỳ mục đích nào

Thứ ba là sự phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội của hợp đồng công chứng Hợp

đồng trong công chứng phải được tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, không phải theo

tự ý của một cá nhân nào mà bắt buộc thực hiện theo mẫu chung của pháp luật đã quy định.Bên cạnh đó, phải tuân thủ theo đúng đạo đức xã hội, không được thực hiện những hành vigian dối, đe dọa, tham ô hay bất kì hành vi trái với đạo đức xã hội

Thứ tư là được tuân thủ về mặt hình thức Hình thức của hợp đồng được tuân thủ theo

mẫu chung của pháp luật, không ai được tự ý thêm bớt hay thay đổi theo một hình thức khác

Thứ năm là tuân thủ các nguyên tắc về mặt thủ tục, trình tự công chứng Hợp đồng

công chứng phải được trình bày theo đúng nguyên tắc thủ tục, trình tự công chứng Dù bất cứ

lý do gì vẫn phải thực hiện đầy đủ các bước công chứng, đầy đủ thủ tục đã mà pháp luật đã đềra

2.2.3 Giá trị pháp lý của hợp đồng đã được công chứng

Theo Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 giá trị pháp lý của văn bản công chứng đượcquy định như sau:

“1 Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được Công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

2 Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đổi với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

3 Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa

án tuyên bố là vô hiệu.

4 Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ; văn bản được dịch.”

Như vậy, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan trong hợp đồng, giao dịch Trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia

có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ khi các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác Văn bản công chứng còn có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu

Các văn bản công chứng có giá trị xác thực, giá trị pháp lý và độ tin cậy hơn hẳn cácloại giấy tờ không có chứng nhận xác thực hoặc chỉ trình bày bằng miệng Các văn bản côngchứng bảo đảm sự an toàn của các giao dịch, tạo nên sự tin tưởng của khách hàng, hạn chếmức thấp nhất các tranh chấp xảy ra

Về phương diện Nhà nước cũng đảm bảo trật tự, kỷ cương, ổn định trong việc quản lýcác giao dịch; từ đó cũng góp phần làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp luôn là gánhnặng của các cơ quan chức năng và giúp các cơ quan chức năng quản lý tốt hơn các hoạt độnggiao dịch

2.2.4 Thủ tục công chứng hợp đồng

Thủ tục công chứng hợp đồng được quy định tại Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng

2014 gồm các bước như sau:

Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công

chứng theo thứ tự Việc kiểm tra bao gồm cả kiếm tra hồ sơ có thuộc các trường họp đượcphép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tạiPhòng Công chứng)

Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết : Công chứng viên giải thích

rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và Côngchứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghềcông chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó

Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung

(phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Côngchứng viên tiếp nhận hồ sơ)

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: Công chứng viên

xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì Công chứng viên chuyển đánh máy phần lời chứng

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa

rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng

lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợpđồng, giao dịch là không có thật thì Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm

rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minhhoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng,giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giaodịch không phù hợp với thực tế thì Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu côngchứng đế sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứngviên có quyền từ chối công chứng

Bước 2: Công chứng viên trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để

thực hiện những việc cụ thể do Công chứng viên phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản,hợp đồng

Bước 3: Công chứng viên hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra

nội dung bản hợp đồng Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xemxét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: trongvòng 02 ngày làm việc) Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, Công chứngviên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợppháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉvào các bản hợp đồng trước mặt mình

Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu

phí

Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo

quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch

yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc

Thủ tục công chứng hợp đồng là quy định cần phải thực hiện khi công chứng hợp đồng,.Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để Công

chứng viên chứng nhận hợp đồng đó Luật Công chứng quy định Thủ tục công chứng hợp đồng như sau:

Thứ nhất, đối với công chứng hợp đồng đã được soạn thảo sẵn quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014.

Khi công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn người yêu cầu công chứngcần có bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ :

1 Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

2 Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

3 Bản sao giấy tờ tùy thân;

4 Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

5 Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao theo quy định nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánhmáy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứngthực Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Nhiệm vụ của Công chứng viên: tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu

cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định củapháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa

rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về nănglực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợpđồng, giao dịch là không có thật thì Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm

rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minhhoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng,giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giaodịch không phù hợp với thực tế thì Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu côngchứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứngviên có quyền từ chối công chứng

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc Công chứngviên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ýtoàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giaodịch Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch

Thứ hai, Công chứng hợp đồng do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng quy định tại Điều 41 Luật Công chứng 2014:

Trường hợp này, người yêu cầu công chứng cũng cần phải nộp một bộ hồ sơ theo quyđịnh bao gồm:

1 Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

2 Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

3 Bản sao giấy tờ tùy thân;

4 Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

5 Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

6 Phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.

Các bản sao theo quy định nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánhmáy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứngthực

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu

Nhiệm vụ Công chứng viên:

Công chứng viên có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầucông chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của phápluật thì thụ lý, ghi vào sồ công chứng.

Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giaodịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của ngườiyêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thậtthì Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của ngườiyêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trườnghợp không làm rõ được thi có quyền từ chối công chứng

Sau khi kiểm tra thấy nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không

vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giaodịch

Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc Công chứng viênđọc cho người yêu cầu công chứng nghe Neu người yêu cầu công chứng đồng ý với toàn bộnội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch

So sánh hai thủ tục trên cho thấy quy định về giấy tờ cần thiết khi cung cấp cho Côngchứng viên không có gì khác biệt Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn thì phải có

dự thảo hợp đồng, Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng nếu có sai sót, vi phạm thìphải chỉ cho người yêu cầu công chứng sửa chữa Còn hợp đồng, giao dịch do Công chứngviên soạn thảo thì người yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng,giao dịch nếu thấy không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viênsoạn thảo

về hình thức hợp đồng: để hợp đồng, giao dịch có hiệu lực pháp luật không những cần

phải chú ý về nội dung mà về hình thức cũng không kém phần quan trọng Đó là chữ viếttrong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu,không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xóa, không được để trống Văn bảncông chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự Văn bản côngchứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ Đây là những vấn đề đãđược quy định thành các điều trong Luật

về thời điểm công chứng: Luật Công chứng quy định phải được ghi cả ngày, tháng,

năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc Công chứng viên thấycần thiết Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy địnhkhác

Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng: được quy định trong Luật rất chặt chẽ đó là

người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt Côngchứng viên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng,doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thi người đó cóthể ký trước vào hợp đồng; Công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng vớichữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trongvăn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không