Phân tích thiết kế hệ thống, quản lý kho thuốc tại trung tâm y tế dự phòng

Báo cáo môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.Đề tài hệ thống quản lý kho thuốc tại trung tâm y tế dự phòngBáo cáo môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.Đề tài hệ thống quản lý kho thuốc tại trung tâm y tế dự phòngBáo cáo môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.Đề tài hệ thống quản lý kho thuốc tại trung tâm y tế dự phòngphantichthietkehethong hethongthongtin quanlykhothuoc ttytdp trungtamyteduphong

LỜI NÓI ĐẦU Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, sự lớn mạnh, rộng khắp của mạng máy tính toàn cầu và sự bùng nổ của công nghệ di động Việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực của đời sống ngày càng được quan tâm và sử dụng hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn về mọi mặt.

Những năm gần đây, chúng ta có thể nhận thấy rất nhiều hệ thống quản lý đã được xây dựng cho nhiều công việc, mục đích, giúp cho các hoạt động của chúng

ta trở nên dễ dàng hơn Trong các cơ quan hành chính, các doanh nghiệp, việc tin học hóa các công việc nhằm mục đích nâng cao hiệu suất đã có những bước tiến vượt trội như: quản lý nhân sự, quản lý lương, quản lý kho… trong các cơ quan, quản lý chương trình đào tạo, quản lý điểm học sinh sinh viên, quản lý thư viện trong các trường đại học, cao đẳng và trung học phổ thông…

Em đã chọn đề tài Hệ thống quản lý kho trung tâm y tế dự phòng với mong muốn

có thể tìm ra một hệ thống tốt hơn, mang tính ứng dụng cao phục vụ cho công việc quản lý kho thuốc nói riêng và cho cuộc sống nói chung Cụ thể trong đề tài này nhằm giúp cho việc quản lý kho thuốc tại trung tâm y tế trở nên dễ dàng, khoa học, chính xác, nhanh chóng và đảm bảo mọi nhu cầu sử dụng thuốc phục vụ khám chữa bệnh của các khoa viện chức năng cũng như việc quản lý nhập xuất thuốc.

Trong quá trình phân tích và thiết kế, em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo cáo này Tuy nhiên, do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, bài thiết kế của em còn nhiều thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Hoài Anh đã hướng dẫn giúp đỡ em trong quá trình học tập cũng như làm bài tập lớn môn học này.

1 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3

1.1 Mô tả hệ thống 3

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản 3

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 3

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý 3

1.1.4 Mẫu biểu 3

1.2 Mô hình hóa hệ thống 3

1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ 3

1.2.2 Biểu đồ hoạt động 3

2 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3

2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ 3

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ 3

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết 3

2.1.1.2 Gom nhóm các chức năng 3

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng 3

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ 3

2.1.2.1 Ký hiệu sử dụng 3

2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh 3

2.1.2.3 DFD mức đỉnh 3

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉnh 3

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ 3

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ 3

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu 3

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 3

2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết 3

2.2.1.3 Mô hình thực thể liên kết mở rộng (ERD MR) 3

2.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu 3

2.2.2.1 Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển 3

2.2.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế 3

2.2.2.3 Chuyển đổi từ ERD hạn chế về mô hình quan hệ (RM) 3

2.2.3 Đặc tả dữ liệu 3

3 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3

3.1 Thiết kế tổng thể 3

3.1.1 Xác định tiến trình hệ thống 3

3.1.2 Xác định kho dữ liệu hệ thống 3

3.1.3 DFD hệ thống 3

3.1.4 Kịch bản tiến trình hệ thống 3

3.2 Thiết kế kiểm soát 3

3.2.1 Xác định nhóm người dùng 3

3.2.2 Phân dịnh dữ liệu nhóm người dùng 3

3.2.2.1 Về dữ liệu 3

3.2.2.2 Về tiến trình 3

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3

3.3.1 Bảng dữ liệu phục vụ bảo mật 3

3.3.2 Xác định thuộc tính kiểm soát, bảng kiểm soát 3

3.3.3 Nghiên cứu gom nhóm bảng dữ liệu và thêm trường tính toán 3

3.3.4 Mô hình dữ liệu hệ thống 3

3.3.5 Đặc tả bảng dữ liệu 3

3.4 Thiết kế giao diện người máy 3

3.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 3

3.4.2 Thiết kế form nhập liệu cho danh mục 3

3.4.3 Thiết kế form xử lý nghiệp vụ 3

3.4.4 Thiết kế báo cáo 3

3.4.4.1 Báo cáo nghiệp vụ 3

3.4.4.2 Báo cáo thống kê 3

1 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1 Mô tả hệ thống

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản

- Khoa Dược tại Trung tâm y tế dự phòng Hải Dương là khoa chuyên môn chịu

sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Trung tâm Khoa Dược có chức năng quản

lý kho thuốc của trung tâm và tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về toàn bộ công tác dược tại trung tâm nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý

- Nhiệm vụ cơ bản

- Nhập thuốc từ các hãng cung cấp, đảm bảo số lượng thuốc dự trù trong kho, đảm bảo cung cấp thuốc men hóa chất, y cụ kịp thời đầy đủ đáp ứng các yêu cầu điều trị của các khoa/viện chức năng

- Quản lý việc cấp phát thuốc, hóa chất, y cụ

- Kiểm soát, kiểm nghiệm, bảo quản hóa chất thuốc men, y cụ

- Báo cáo tình hình hoạt động thống kê, quyết toán thuốc đúng qui định và thời gian

o Tiếp nhận thuốc để nhập vào kho, kiểm tra chất lượng, tình trạng, số lượng của lô thuốc mà hãng thuốc mang đến Sắp xếp hàng hóa trong kho.

o Kiểm kê tình trạng thuốc, theo dõi số lượng thuốc xuất nhập tồn kho hằng ngày

o Lập phiếu xuất/nhập kho thuốc

o Lập phiếu yêu cầu nhập thêm thuốc vào kho

o Tiếp nhận kiểm tra các giấy tờ yêu cầu nhập, xuất thuốc hay lưu chuyển thuốc theo quy định

o Mỗi cuối tháng hoặc khi có yêu cầu lập báo cáo thống kê tình trạng xuấtnhập tồn, tình trạng kho thuốc và báo cáo với ban giám đốc trung tâm

o Lập biên bản kiểm kê tình trạng xuất nhập tồn kho sau mỗi ngày làm việc

- Bộ phận quản lý tài chính kế toán có nhiệm vụ:

o Lên đơn hàng, liên hệ gửi đơn yêu cầu nhập thuốc đến các hãng cung cấp thuốc huốc

o Kiểm tra hóa đơn của các hãng thuốc cung cấp, so sánh đối chiếu các hóa đơn, Lưu trữ các hóa đơn

o Lập phiếu chi thanh toán cho các hãng cung cấp thuốc

o Lập báo cáo cáo sử dụng tài chính

1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

1.1.3.1 Quy trình nghiệp vụ: Nhập thuốc từ các hãng cung cấp thuốc

- Khi trung tâm có nhu cầu nhập thuốc, dựa trên việc xuất nhập tồn (báo cáo xuất nhập tồn), việc kiểm kê tình trạng, số lượng thuốc, hóa chất thực tế trong trong kho(1) thuốc hiện tại và dự trù sử dụng thuốc của các khoa/viện chức năng( phiếu dự trù sử dụng thuốc), thủ kho sẽ lập phiếu yêu cầu nhập thêm thuốc(2)(MB01) chuyển lên bộ phận quản lý tài chính kế toán

- Bộ phận quản lý tài chính kế toán sau khi nhận phiếu yêu cầu nhập thuốc sẽ tiến hành tìm kiếm thông tin hãng thuốc, liên hệ với hãng cung cấp thuốc(3) vàlập đơn mua thuốc (4)(MB02) và gửi đơn mua thuốc tới Hãng thuốc (5)

(MB02) và theo dõi đơn hàng(6) đó

- Hãng thuốc sẽ kiểm tra đơn hàng và kiểm tra thuốc trong kho của mình và nếu kho của hãng hết thuốc, hãng sẽ thông báo hết thuốc và ngược lại Hãng thuốc

sẽ bán thuốc cho trung tâm và căn cứ theo đơn đặt hàng hãng thuốc sẽ vận chuyển thuốc đến kèm theo phiếu giao nhận hàng

- Kiểm tra thuốc nhập về: Sau khi Hãng thuốc giao thuốc đến kèm theo phiếu giao nhận thuốc, thủ kho sẽ nhận phiếu giao nhận thuốc(7) và nhận thuốc hãng cung cấp vận chuyển đến(8) sau đó kiểm tra chất lượng, tình trạng lô thuốc(9), nếu phát hiện sai sót thì sẽ gửi lại thông báo khiếu nại về chất lượng tình trạng

lô thuốc(10) và thương lượng xử lý (11) hoặc trả lại thuốc cho Hãng thuốc Ngược lại tiến hành nhập thuốc vào kho(12) và lập phiếu nhập kho (13) ) (MB04) và lưu trữ lại phiếu nhập kho(14)

- Lập phiếu thanh toán với hãng thuốc: số thuốc nhập còn hạn sử dụng, đúng loạithuốc, đúng số lượng cần nhập và không có vấn đề gì thì Bộ phận quản kế toán, tài chính sẽ lập phiếu chi(từ phiếu giao nhận) )(MB03) thanh toán tiền thuốc cho Hãng thuốc (15) và lưu trữ lại các hóa đơn thanh toán (16)

1.1.3.2 Quy trình nghiệp vụ: Xuất thuốc cho các khoa viện chức năng

- Các khoa viện chức năng có nhu cầu sử dụng và yêu cầu xuất thuốc, bộ phận tài chính kế toán sẽ kiểm tra các yêu cầu dự trù sử dụng (17) (phiếu dự trù) (MB06) của các khoa/viện chức năng

- Bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho (18)(MB05) và tiến hành xuất kho (19) cung cấp thuốc cho các khoa viện chức năng đáp ứng các nhu cầu điều trị

và lưu trữ lại các phiếu xuất kho (20)

1.1.3.3 Quy trình nghiệp vụ: Kiểm kê kho thuốc hàng ngày

- Mỗi ngày làm việc bộ phận quản lý kho phải luôn theo dõi tình trạng xuất nhậpthuốc (21) hàng ngày ra vào kho thuốc và kiểm kê thuốc (22) còn lại sau mỗi ngày làm việc

- Trong quá trình kiểm đếm, bộ phận quản lý kho sẽ lập biên bản kiểm kê xuất nhập tồn (23)(MB07) của kho thuốc và lưu trữ các biên bản kiểm kê (24) đó.1.1.3.4 Quy trình nghiệp vụ: Lập báo cáo thống kê

- Lập báo cáo về tình trạng xuất nhập tồn kho thuốc: mỗi cuối tháng hoặc mỗi khi nhận được yêu cầu của ban giám đốc trung tâm, bộ phận quản lý kho sẽ lậpbáo cáo về tình hình xuất nhập tồn (25) của kho dược trong tháng hoặc trong giai đoạn được yêu cầu và gửi cho ban giám đốc trung tâm(26) kiểm tra, theo dõi,

- Lập báo cáo sử dụng tài chính: mỗi cuối tháng hoặc mỗi khi nhận được yêu cầucủa ban giám đốc trung tâm, bộ phận quản tài chính, kế toán sẽ lập báo cáo sử dụng tài chính (27) và gửi cho ban giám đốc trung tâm(26) kiểm tra, theo dõi.1.1.4 Mẫu biểu

- Mẫu biểu 01 (MB01): Phiếu yêu cầu nhập thuốc thuốc

Mẫu số 01-TTYTDPHD CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải Dương -

Hải Dương, ngày…tháng…năm….

PHIẾU YÊU CẦU NHẬP THUỐC

- Mẫu biểu 02 (MB02): Đơn mua thuốc gửi đến hãng thuốc

Mẫu số 02-TTYTDPHD

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải

Hải Dương, ngày…tháng…năm… ĐƠN MUA THUỐC Số phiếu:………

Hãng cung cấp thuốc:………

Địa chỉ:………

Số điện thoại:………

Hình thức thanh toán………

Địa điểm giao hàng: Kho thuôc trung tâm y tế dự phòng Hải Dương, số 108, đường Phạm Ngũ Lão, Tp Hải Dương

STT Mã thuốc Tên thuốc Đơn vị tính Số lượng

Người lập phiếu

(Ký, ghi rõ họ tên)

- Mẫu biểu 03 (MB03): Phiếu giao nhận

Mẫu số 03-TTYTDPHD

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

-108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải

… Hải Dương, ngày…tháng…năm… PHIẾU GIAO NHẬN Số phiếu:………

Hãng cung cấp thuốc:………

Địa chỉ:………

Số điện thoại:………

Hình thức thanh toán………

Địa điểm giao hàng: Trung tâm y tế dự phòng Hải Dương, số 108 đường Phạm Ngũ Lão, Tp Hải Dương

thuốc

Tên thuốc Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng tiền:

Người nhận Người giao hàng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

- Mẫu biểu 04: Phiếu nhập kho

Mẫu số 04-TTYTDPHD

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải Dương -

Hải Dương, ngày…tháng…năm….

- Mẫu biểu 05(MB05) Phiếu xuất kho

Mẫu số 05-TTYTDPHD

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải Dương -

Hải Dương, ngày…tháng…năm….

PHIẾU XUẤT KHO

- Mẫu biểu 06(MB06) Phiếu dự trù sử dụng

Mẫu số 06-TTYTDPHD

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải Dương -

Hải Dương, ngày…tháng…năm….

- Mẫu biểu 07 (MB07) Biên bản kiểm kê kho thuốc hàng ngày

Mẫu số 06-TTYTDPHD

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG HẢI DƯƠNG Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -108, Phạm Ngũ Lão, TP Hải Dương -

Hải Dương, ngày…tháng…năm….

BIÊN BẢN KIỂM KÊ

STT Mã thuốc Tên thuốc Đvt Lượng

xuất

Lượng nhập

Lượng tồn

Người lập phiếu

(Ký, ghi rõ họ tên)

+ Hồ sơ mẫu biểu MB01

- Biểu đồ quy trình xuất kho thuốc

- Biểu đồ quy trình kiểm kê kho thuốc hàng ngày:

- Biểu đồ quy trình lập báo cáo

2 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết

- Quy trình xác định các chức năng chi tiết thông qua 5 bước

- Bước 1: Các chức năng có thể có

o (1) Kiểm kê tình trạng, số lượng thuốc, hóa chất thực tế trong kho

o (2) Lập phiếu yêu cầu nhập thêm thuốc

o (3) Tìm kiếm thông tin hãng thuốc, liên hệ với hãng cung cấp thuốc

o (4) Lập đơn mua thuốc

o (5) Gửi đơn mua thuốc đến hãng thuốc

o (6) Theo dõi đơn hàng.

o (7) Nhận phiếu giao nhận thuốc

o (8) Nhận thuốc từ hãng cung cấp vận chuyển đến

o (9) Kiểm tra chất lượng tình trạng lô thuốc

o (10) Thông báo khiếu nại về chất lượng, trình trạng lô thuốc

o (11) Thương lượng xử lý

o (12) Tiến hành nhập thuốc vào kho

o (13) Lập phiếu nhập kho

o (14) Lưu trữ phiếu nhập kho

o (15) Lập phiếu chi thanh toán cho hãng thuốc

o (16) Lưu trữ các hóa đơn thanh toán

o (17) Kiểm tra yêu cầu dự trù thuốc của các khoa viện

o (18) Lập phiếu xuất kho

o (19) Tiến hành xuất kho

o (20) Lưu trữ phiếu xuất kho

o (21) Theo dõi tình trạng xuất/ nhập thuốc hàng ngày

o (22) Kiểm kê thuốc

o (23) Lập phiếu kiểm kê xuất nhập tồn

o (24) Lưu trữ phiếu kiểm kê

o (25) Lập báo cáo xuất nhập tồn

o (26) Gửi báo cáo cho ban giám đốc

o (27) Lập báo cáo sử dụng tài chính

- Bước 2: loại bỏ các chức năng trùng lặp nhau ( không có)

- Bước 3: gom nhóm các chức năng đơn giản lại

Chức năng Tên gọi sau khi gom nhóm(1) Kiểm kê tình trạng, số lượng

thuốc, hóa chất thực tế trong kho

(2) Lập phiếu yêu cầu nhập thêm

thuốc

(1) Lập phiếu yêu cầu nhập thuốc

(3) Tìm kiếm thông tin hãng thuốc,

liên hệ với hãng cung cấp thuốc

(5) Gửi đơn mua thuốc đến hãng

thuốc

(6) Theo dõi đơn mua thuốc

(2) Liên hệ với hãng thuốc và gửi đơn mua thuốc

(4) Lập đơn mua thuốc (3) Lập đơn mua thuốc

(7) Nhận phiếu giao nhận thuốc

(8) Nhận thuốc từ hãng thuốc vận

chuyển đến

(9) Kiểm tra chất lượng, tình trạng lô

thuốc

(4) Nhận thuốc và kiểm tra lô thuốc

(10) Thông báo khiếu nại về chất

lượng, trình trạng lô thuốc

(17) Kiểm tra các yêu cầu dự trù

thuốc của các khoa viện

(8) Kiểm tra dự trù sử dụng

(18) Lập phiếu xuất kho

(19) Tiến hành xuất kho

(20) Lưu trữ phiếu xuất kho

(9) Lập phiếu xuất kho

(21) Theo dõi tình trạng xuất/nhập

kho thuốc hàng ngày

(22) Kiểm kê thuốc

(23) Lập phiếu kiểm kê xuất nhập

tồn

(24) Lưu trữ phiếu kiểm kê

(10) Lập phiếu kiểm kê

(25) Lập báo cáo xuất nhập tồn (11) Lập báo cáo tình trạng kho

thuốc(27) Lập báo cáo sử dụng tài chính (12) Lập báo cáo tài chính

- Bước 4: Loại bỏ các chức năng vô nghĩa

o Loại bỏ các chức năng (2), (5)

 (2) Liên hệ với hãng thuốc và gửi đơn mua thuốc

 (5) Xử lý phản hồi

o Các chức năng còn lại

 (1) Lập phiếu yêu cầu nhập thuốc

 (3) Lập đơn mua thuốc

 (4) Nhận thuốc và kiểm tra lô thuốc

 (6) Lập phiếu nhập kho

 (7) Lập phiếu chi

 (8) Kiểm tra dự trù sử dụng

 (9) Lập phiếu xuất kho

 (10) Lập phiếu kiểm kê

 (11) Lập báo cáo tình trạng kho thuốc

 (12) Lập báo cáo tài chính

- Bước 5:Chỉnh sửa tên các chức năng

o (1) Lập phiếu yêu cầu nhập thuốc

o (2) Lập đơn mua thuốc

o (3) Nhận thuốc và kiểm tra lô thuốc

o (4) Lập phiếu nhập kho

o (5) Lập phiếu chi

o (6) Kiểm tra dự trù sử dụng

o (7) Lập phiếu xuất kho

o (8) Lập phiếu kiểm kê

o (9) Lập báo cáo tình trạng kho thuốc

o (10) Lập báo cáo tài chính

2.1.1.2 Gom nhóm các chức năng

- Theo cơ cấu tổ chức của đơn vị có hai bộ phận là bộ phận quản lý kho và bộ phận quản lý tài chính, kế toán, Do vậy ta gom các chức năng thành hai nhóm sau: nhóm Quản lý kho và nhóm Kế toán tài chính

(7) Lập phiếu xuất kho(8) Lập phiếu kiểm kê(9) Lập báo cáo tình trạng kho thuốc

Kế toán tài chính

(2) Lập đơn mua thuốc(5) Lập phiếu chi(6) Kiểm tra dự trù sử dụng(10) Lập báo cáo tài chính

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng

- Ký hiệu sử dụng

Chức năng

Quan hệ phân cấp

- Sơ đồ phân rã chức năng

Kiểm tra lô thuốc

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ

- Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều tiến trình

sử dụng chúng, biểu diễn cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được cất giữ

Tên luồng dữ liệu

Tên tiến trình

Tên kho dữ liệu

- Tác nhân bên ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống

- Tác nhân bên trong: Là một tiến trình của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ.

2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh

2.1.2.3 DFD mức đỉnh

2.1.2.4 DFD mức dưới đỉnh

Tên tác nhân

Tên tác nhân

- DFD mức dưới đỉnh tiến trình Quản lý kho

- DFD mức dưới đỉnh tiến trình Quản lý kế toán tài chính

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ

- Tiến trình “ Lập phiếu xuất kho”

o Đầu vào: Yêu cầu xuất kho, yêu cầu lĩnh thuốc khoa viện

o Đầu ra: Phiếu xuất kho, thuốc

o Nội dung xử lý:

 Nếu các khoa viện có yêu cầu sử dụng thuốc

 Kiểm tra số lượng thuốc trong kho

 Nếu số lượng thuốc đủ thì xuất kho

 Lập phiếu xuất kho

- Tiến trình: “Lập phiếu nhập kho”

o Đầu vào: Lô thuốc, phiếu giao nhận thuốc

o Đầu ra: Phiếu nhập kho

o Nội dung xử lý: Nhận lô thuốc hãng thuốc vận chuyển đến, so khớp với phiếu giao nhận, tiến hành sắp xếp thuốc vào kho và lập phiếu nhập kho

- Tiến trình “ Báo cáo sử dụng tài chính”

o Đầu vào: Phiếu chi, hóa đơn thanh toán

o Đầu ra: Báo cáo sử dụng tài chính

o Nội dung xử lý:

 Bộ phận kế toán sẽ thống kê lại tình hình sử dụng tài chính trong một khoảng thời gian: theo tuần, theo tháng, quý…

 Gửi ban lãnh đạo/giám đốc xem xét

- Tiến trình “ Nhận thuốc và kiểm tra lô thuốc”

o Đầu vào: Các lô thuốc mà hãng cung cấp vận chuyển đến

o Đầu ra: Thông tin đúng

o Nội dung xử lý:

 Đối chiếu kiểm tra với phiếu giao nhận hàng hãng thuốc mang đến xem đúng số lượng chủng loại, thuốc còn hạn sử dụng, không bị vỡ hỏng

- Tiến trình “ Lập danh sách yêu cầu nhập thuốc”

o Đầu vào: Tình trạng tồn kho hiện tại, phiếu dự trù sử dụng thuốc của cáckhoa viện chức năng

o Đầu ra: Phiếu yêu cầu nhập thêm thuốc với danh sách các loại thuốc cầnnhập thêm

o Nội dung xử lý:

 Kiểm kê tình trạng thuốc trong kho, tình trạng xuất nhập tồn

 Đối chiếu số lượng thuốc trong kho với dự trù sử dụng thuốc của các khoa viện chức năng

 Số lượng thuốc còn lại ít hơn so với dự trù sử dụng của các khoa viện thì tiến hành lập phiếu danh sách các loại thuốc yêu cầu nhập thêm để bổ sung vào kho

o Đầu vào: Kho thuốc

o Đầu ra: Phiếu kiểm kê kho thuốc

o Nội dung xử lý:

 Kiểm kê tình trạng kho thuốc hiện tại về số lượng, chất lượng thuốc còn lại

- Tiến trình “ Lập đơn hàng mua thuốc”

o Đầu vào: Phiếu yêu cầu nhập thuốc

o Đầu ra: Đơn mua thuốc

o Nội dung xử lý: Từ phiếu yêu cầu nhập thêm thuốc bổ sung vào kho của

bộ phận quản lý kho, bộ phận quản lý kế toán tài chính tiến hành liên hệvới các hãng thuốc và lập đơn mua thuốc

- Tiến trình “ Lập phiếu chi”

o Đầu vào: Phiếu giao nhận hàng

o Đầu ra: Phiếu chi, hóa đơn thanh toán

o Nội dung xử lý: Từ phiếu giao nhận hàng, tính toán các trường cần tính toán, in phiếu chi

- Tiến trình: “ Kiểm tra dự trù sử dụng”

o Đầu vào: Yêu cầu sử dụng thuốc, Phiếu dự trù

o Đầu ra: Thông tin đúng

o Nội dung xử lý: xem xét yêu cầu sử dụng thuốc của các khoa viện chức năng có phù hợp với các loại thuốc mà khoa viện dự trù sử dụng

- Tiến trình: “Báo cáo sử dụng tài chính”

o Đầu vào: Phiếu chi, yêu cầu báo cáo

o Đầu ra: Báo cáo sử dụng tài chính

o Nội dung xử lý: Tổng hợp tất cả các phiếu chi, hóa đơn, lập báo cáo sử dụng tài chính

2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

- Dựa vào ba nguồn tài nguyên: tài sản, con người, kho bãi ta xác định được các thực thể sau:

- Tài sản THUỐC(Mã thuốc, tên thuốc, công dụng, thành phần, liều lượng, dạng thuốc, đơn vị tính, nơi sản xuất, hạn sử dụng)

- Con người ( môi trường – không có)

- Dựa vào các giao dịch có mẫu biểu:

- Mẫu biểu MB01: Phiếu yêu cầu nhập thuốc

PHIẾU YÊU CẦU NHẬP THUỐC ( mã phiếu, ngày lập, người lập, mã thuốc, tên thuốc, số lượng yêu cầu, đơn vị tính.)

- Từ MB02 Đơn mua thuốc gửi đến hãng thuốc

ĐƠN MUA THUỐC (mã đơn mua thuốc, ngày lập đơn, mã thuốc, đơn vị tính, số lượng, tên hãng cung cấp, số điện thoại, địa chỉ, hình thức thanh toán, đáp ứng mã phiếu yêu cầu)

- Từ MB3 Phiếu giao nhận thuốc:

 PHIẾU GIAO NHẬN THUỐC (Mã phiếu giao nhận, ngày giao nhận, mã thuốc, tên thuốc, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, tên hãng cung cấp, số điện thoại hãng, địa chỉ hãng cung cấp, người nhận)

- Từ MB04 Phiếu nhập kho

PHIẾU NHẬP KHO(Mã phiếu nhập kho, ngày lập phiếu, mã thuốc, tên thuốc, đơn vị tính, số lượng, người lập phiếu)

- Từ MB05 Phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO( Mã phiếu xuất kho, ngày lập phiếu, mã khoa chức năng, mã thuốc, tên thuốc, số lượng, đơn vị tính, người lập phiếu)

- Từ MB06 Dự trù sử dụng thuốc của các khoa chức năng

DỰ TRÙ SỬ DỤNG THUỐC (Mã phiếu dự trù, tên khoa chức năng, mã thuốc, tên thuốc, đơn vị tính, số lượng)

- Từ MB07 phiếu kiểm kê từng ngày

PHIẾU KIỂM KÊ(Mã phiếu kiểm kê, ngày kiểm kê, mã thuốc, tên thuốc, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn, người lập phiếu)

2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết

- Ký hiệu sử dụng

- Kiểu liên kết

KIỂU THỰCTHỂ

KIỂU LIÊN KẾT/ BẢN SỐ KIỂU THỰC

năng

2.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu

2.2.2.1 Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển

 Loại bỏ các thuộc tính đa trị

- Xét thực thể PHIẾU YÊU CẦU NHẬP: tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành

2 thực thể PHIẾU YÊU CẦU NHẬP và CT_PHIẾU YÊU CẦU NHẬP

- Xét thực thể PHIẾU GIAO NHẬN THUỐC: tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành 2 thực thể PHIẾU GIAO NHẬN THUỐC và CT_PHIẾU GIAO NHẬN THUỐC

- Xét thực thể ĐƠN MUA THUỐC, tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành 2 thực thể ĐƠN MUA THUỐC và CT_ĐƠN MUA THUỐC

- Xét thực thể PHIẾU NHẬP KHO, tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành PHIẾU NHẬP KHO, CT_PHIẾU NHẬP KHO

- Xét thực thể PHIẾU XUẤT KHO, tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành PHIẾU XUẤT KHO, CT_PHIẾU XUẤT KHO

- Xét thực thể PHIẾU KIỂM KÊ, tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành PHIẾU KIỂM KÊ, CT_PHIẾU KIỂM KÊ

- Xét thực thể DỰ TRÙ SỬ DỤNG THUỐC, tồn tại các thuộc tính đa trị, tách thành DỰ TRÙ SỬ DỤNG THUỐC, CT_DỰ TRÙ SỬ DỤNG THUỐC

 Xác định khóa cho các kiểu thực thể chính

5 Phiếu giao nhận thuốc Mã phiếu giao nhận

8 Phiếu xuất kho Mã phiếu xuất kho

11 Phiếu yêu cầu nhập Mã phiếu yêu cầu nhập

 Mô hình ERD kinh điển

- Ký hiệu sử dụng

2.2.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế

 Thay đổi ký hiệu, loại bỏ tên, bản số tối thiểu của kiểu liên kết

Ký hiệu được thay đổi thành

 Loại bỏ kiểu liên kết n-n : (Không có)

 Loại bỏ kiểu liên kết 1-1: 03 vị trí

- Liên kết 1-1 giữa PHIẾU YÊU CẦU NHẬP và ĐƠN MUA THUỐC

Chuyển đổi: đưa khóa chính Mã phiếu yêu cầu của PHIẾU YÊU CẦU NHẬP

bổ sung sang làm khóa ngoại của ĐƠN MUA THUỐC

- Liên kết 1-1 giữa DỰ TRÙ SỬ DỤNG – KHOA CHỨC NĂNG

Chuyển đổi: đưa Khóa chính Mã khoa của KHOA CHỨC NĂNG bổ sung

sang làm khóa ngoại của DỰ TRÙ SỬ DỤNG

- Liên kết 1-1 giữa PHIẾU GIAO NHẬN THUỐC – PHIẾU NHẬP KHO