Pháp luật về hoạt động chứng thực thực tiễn tại UBND xã mô rai huyện sa thầy tỉnh kon tum

Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

Y DUÝT

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC – THỰC TIỄN TẠI UBND XÃ MÔ RAI, HUYỆN SA THẦY, TỈNH KON TUM

Kon Tum, tháng 5 năm 2021

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC – THỰC TIỄN TẠI UBND XÃ MÔ RAI, HUYỆN SA THẦY, TỈNH KON TUM

Kon Tum, tháng 5 năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Qua bốn năm học tập, nghiên cứu, rèn luyện tại Trường Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum, bằng sự nỗ lực, cố gắng của bản thân, sự dạy dỗ tận tình của các Thầy, Cô giáo nhà trường, của cơ quan thực tập, sự động viện giúp đỡ của bạn bè và người thân mà em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình

Với tình cảm chân thành, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáo trường phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum nói chung cùng với thầy cô khoa

Sư phạm Và Dự bị đại học nói riêng, đã tạo điều kiện cho em được học tập Em cũng xin cảm ơn các thầy cô giáo giảng dạy trong nhà trường đã truyền đạt cho em rất nhiều kiến thức bổ ích để thực hiện hoàn thành chương trình 04 năm Đại học và cũng như có được hành trang vững vàng cho tương lai

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Châu Thị Ngọc Tuyết – Trường Phân Hiệu Đại Học Đà Nẵng tại Kon Tum, là người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này

Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo, các Ban ngành trong đơn vị thực tập đã tạo điều kiện cho em được thực tập, cảm ơn các anh, chị, cô, chú trong cơ quan đơn vị đã luôn giúp đỡ em để em hoàn thành đợt thực tập Đặc biệt, em xin cảm ơn cô Y Đậu và chú A Tý công chức Tư Pháp - Hộ tịch xã đã luôn quan tâm, giúp đỡ, cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho bài báo cáo thực tập năm 4 Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các thầy, cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của thầy, cô và bạn

bè để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo tốt nghiệp sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn !

Ngày 11 tháng 6 năm 2021

Sinh viên

Y Duýt

i

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài báo cáo 1

2 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 3

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Mục tiêu, nhiệm vụ 4

5 Kết cấu của đề tài 4

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MÔ RAI, HUYỆN SA THẦY, TỈNH KON TUM 5

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÃ MÔ RAI 5

1.1.1 Về vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên 5

1.1.2 Điều kiện kinh tế-xã hội xã Mô Rai 5

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MÔ RAI 6

1.2.1 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai 6

1.2.2 Tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai 7

1.2.3 Đội ngũ nhân sự của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai 8

1.2.4 Trang thiết bị và cơ sở vật chất của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai 9

Kết CHƯƠNG 1 9

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC – THỰC TIỄN TẠI UBND XÃ MÔ RAI HUYỆN SA THẦY TỈNH KON TUM VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN 11

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CHỨNG THỰC 11

2.1.1 Khái niệm 11

2.1.2 Đặc điểm 12

2.1.3 Vai trò 13

2.2 QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 14

2.2.1 Thẩm quyền chứng thực 14

2.2.2 Trình tự thủ tục chứng thực 16

2.3 THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MÔ RAI 25

2.3.1 Thực tiễn hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã Mô Rai 25

2.3.2 Đánh giá về kết quả đạt được hạn chế và nguyên nhân của hoạt động chứng thực của UBND xã Mô Rai 36

2.4 KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MÔ RAI 39

2.4.1 Hoàn thiện pháp luật về chứng thực 39

2.4.2 Nâng cao trách nhiệm của Ủy ban nhân dân xã trong quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện chứng thực theo thẩm quyền 40

2.4.3 Bố trí nguồn nhân lực có chất lượng thực hiện chứng thực 41

ii

2.4.4 Bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chứng thực 42

2.4.5 Nâng cao hiệu quả của tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực trên địa bàn xã Mô Rai 43

2.4.6 Thực hiện cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực 44

Kết CHƯƠNG 2 44

KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài báo cáo

Thực tế cho thấy, xã hội ngày càng phát triển, chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính nhà nước Nhu cầu này càng ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệ pháp luật Để phục vụ nhu cầu giao dịch của mình người dân có thể sử dụng một lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiều việc khác nhau Từ đó nhu cầu chứng thực ngày càng tăng và chứng thực là biện pháp mà Nhà nước thực hiện nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch có sử dụng các “bản sao y bản chính”, đảm bảo an toàn cho quản lý nhà nước

Trong tiến trình hội nhập quốc tế, nhất là sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), nước ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa thì việc đẩy mạnh cải cách tổng thể nền hành chính quốc gia, xây dựng nền hành chính trong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của công dân, thì việc cải cách trong lĩnh vực tư pháp nói riêng, đặc biệt là trong chứng thực là đòi hỏi tất yếu khách quan của sự phát triển Nhằm đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng tăng và từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý về chứng thực, Nhà nước ta đã chú trọng ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luât về chứng thực: Nghị định số 75/2000/NĐ-CPngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về “Công chứng, chứng thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch hôn nhân và gia đình và chứng thực; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Hiện nay hoạt động chứng thực thuộc phạm

vi điều chỉnh của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Đây là bước tiến quan trọng trong cải cách tư pháp Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã đáp ứng

2

kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân

và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số

75

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ đã góp phần không nhỏ trong việc cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt phiền hà cho người dân Tuy nhiên, trong quá trình triển khai Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, nhiều bất cập cũng đã phát sinh từ yếu

tố thể chế chứng thực đến công tác tổ chức thực hiện, gây không ít khó khăn cho người dân khi yêu cầu chứng thực cũng như cán bộ thực hiện công tác chứng thực, cụ thể:

- Chưa quy định cụ thể về thủ tục chứng thực từng loại hợp đồng, giao dịch mà chỉ quy định một thủ tục chứng thực chung về hợp đồng, giao dịch;

- Quy định thời gian giải quyết chứng thực ngay trong buổi làm việc gây nhiều khó khăn cho cán bộ chuyên môn làm công tác chứng thực;

- Thủ tục chứng thực một số vụ việc cụ thể còn chưa phù hợp;

- Nguyên tắc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người chứng thực chữ ký còn nhiều bất cập trong quá trình thực hiện;

- Chế độ đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác chứng thực chưa được quan tâm đúng mức

Từ đó có thể thấy, rất cần thiết phải hoàn thiện một hệ thống pháp lý về chứng thực, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp quản lý hoạt động chứng thực phù hợp với thực tiễn biến động của hoạt động chứng thực một cách hiệu quả

Sau 6 năm thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, ngoài những kết quả đã đạt được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiện được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ

Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện

Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất

là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND

xã Mô Rai, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực

3

chữ ký là rất quan trọng Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình

thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: "Pháp luật về hoạt động chứng thực - thực tiễn tại UBND xã mô rai huyện sa thầy tỉnh kon tum" để làm chuyên đề thực tập của mình để làm rõ hơn những mặt làm được,

chưa làm được tại UBND Xã Mô Rai khi thực hiện NĐ 79/2007/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại Xã Mô Rai, bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay

Thực tập tốt nghiệp là công việc rất quan trọng đối với tất cả sinh viên năm cuối nói chung và sinh viên ngành LUẬT KINH TẾ nói riêng Đây là dịp để sinh viên tiếp cận với thực tế, vận dụng những kiến thức vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng thực hành nghiệp vụ không những giúp trau dồi, củng cố kiến thức đã học mà còn giúp bổ thêm những vốn kiến thức mới, mặt khác đây cũng là một dịp giúp sinh viên rèn luyện tác phong của một cán bộ Tư pháp - hộ tịch trong tương lai của xã Mô Rai

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành, các lĩnh vực khác nhau trong xã hội Hiên nay ngành Tư pháp đã được Đảng, Nhà nước ta rất quan tâm và chú trọng, cho đến nay đã trở thành một ngành chủ chốt, một công tác không thể tách rời trong các cơ quan Nhà nước Chính vì lẽ đó mà công tác Tư pháp luôn đòi hỏi người cán bộ làm công tác này phải không ngững học hỏi từ lý thuyết đi đến thực hành để nâng cao trình độ hiểu biết, rèn luyện tính năng xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời

2 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu pháp luật và hoạt động chứng thực ủy ban nhân dân xã Luận văn nghiên sâu về hoạt động chứng thực trên địa bàn xã từ thực tiễn huyện sa thầy tỉnh kon tum

3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Sử dụng phương pháp thống kê: Dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên

đề, từ đó phân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng và lấy từ báo cáo của UBND xã Mô Rai, sách báo, Internet

- Sử dụng phương pháp so sánh: Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực

4

- Phương pháp phân tích: Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan

- Phương pháp điều tra khảo sát: Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Mô Rai lấy ý kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán

bộ làm công tác chứng thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng Tư pháp để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực

- Phương pháp khácLấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân

4 Mục tiêu, nhiệm vụ

 Mục tiêu

Đề tài tập trung nghiên cứu công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân (UBND) xã

Mô Rai, xác định mức độ kết quả công tác của việc chứng thực trên địa bàn xã

+ Nghiên cứu thực tiễn về việc chứng thực

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung

đề tài chia thành 2 chương:

Chương 1: Tổng quan về UBND Xã Mô Rai, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum Chương 2: Tổng quan về chứng thực và quy định về hoạt động chứng thực – thực

tiễn tại UBND Xã Mô Rai, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum và kiến nghị hoàn thiện

5

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MÔ RAI, HUYỆN SA

THẦY, TỈNH KON TUM

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÃ MÔ RAI

1.1.1 Về vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên

- Xã Mô Rai được thành lập theo Quyết định số 254-CP, ngày 10-10-1978 của Hội đồng Chính phủ, huyện Đăk Tô được chia thành 2 huyện: Đăk Tô và Sa Thầy huyện Sa Thầy gồm có 11 xã: Rờ Kơi, Mô Rai, Bờ Y, Đăk Xú, Sa Loong, Sa Nhơn, Sa Nghĩa, Sa Bình, Ya Xiêr, Ya Ly

- Mô Rai nằm ở phía Tây Nam của huyện Sa Thầy chạy dọc theo Quốc Lộ 14c, cách huyện Sa Thầy khoảng 70 km, cách huyện IA H’DRai, tỉnh Kon Tum khoảng 40

km, có đường biên giới dài hơn 21 km, gồm 5 cột mốc biên giới (mốc 7,8,9,10,11)

- Xã Mô Rai tiếp giáp với các đơn vị sau: Phía Bắc giáp xã Rờ Kơi, huyện Sa Thầy và huyện Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum; Phía Tây giáp hai nước bạn Lào và Căm-Pu-Chia; Phía Đông giáp xã Sa Sơn, huyện Sa Thầy, tỉnh Kon Tum và Phía Nam giáp xã

Ia Dom, huyện Ia H’Drai, tỉnh Kon Tum

- Xã Mô Rai có diện tích tự nhiên sau khi chia tách huyện mới Ia H’Đrai là58.391,79 ha Trong đó: Diện tích Đất nông nghiệp: 48.976,0 ha; Diện tich Đất lâm nghiệp: 55.009,2 ha; Diện tích Đất chưa sử dụng: 6.033,2 ha

1.1.2 Điều kiện kinh tế-xã hội xã Mô Rai

Từ năm 2009 đến nay nền kinh tế của xã Mô Rai phát triển lên một bước mới, đời sống nhân dân từng bước phát triển nhờ sự phát triển của xã hội và sự quan tâm của Nhà nước về đời sống của nhân dân, cũng như đời sống người dân phát triển nhờ vào nguồn thu nhập của mình

+ Về sản xuất: Năm 2018, tổng diện tích gieo trồng là 7.561,1ha, đạt 98,8% kế hoạch, trong đó: Cây hàng năm là: 1.733,4 ha (Cây lương thực 417 ha, Cây chất bột 1.185 ha, Cây thực phẩm 8 ha, cây mía 123,41 ha) Cây lâu năm: 5.827,7 ha, đạt 129% (cao su tiểu điền 444,9ha, cao su doanh nghiệp 4.981,1 ha) Cây lâm nghiệp thực hiện là 234 ha (cây bời lời đỏ 152 ha, cây điều 82 ha) đã mang lại thu nhập ổn

định cho người dân nơi đây Đất trồng cây nông nghiệp đã được nâng cao và góp phần giải quyết lương thực thực phẩm của nhân dân trên địa bàn

+ Về chăn nuôi: Trên địa bàn xã hiện có khoảng 17.641 con gia súc, gia cầm

trong đó, đàn trâu 54 con, đàn bò 1.257 con, đàn heo trên hai tháng tuổi 1.501 con, đàn gia cầm 14.300 con, đàn dê 529 con

+ Về dân số: Tính đến 31 tháng 12 năm 2018 toàn xã hiện có 1.370 hộ, 4.966

nhân khẩu, trong đó, nữ 2.407 người, chiếm 48,46%, lao động: 2.861 người , chiếm 57,61%, trong đó, dân tộc kinh 1.392 người, chiếm 28,03%, Xê đăng 47 người chiếm 0.94%; Gia Rai 2.115 người, chiếm 42,58%; Ba Na 04 người, chiếm 0.08 %; Giẻ

6

Triêng 15 người, chiếm 0.30 %; Rơ Măm 570 người, chiếm 11.47%; Thái 568 người, chiếm 11.43%; Mường 297 người, chiếm 5.98%

- Về tác giảm nghèo: Trong năm 2018, xã Mô Rai gồm có 379 hộ, với 1.230 nhân

khẩu thuộc diện hộ nghèo, chiếm 27,66%; 311 hộ với 1.033 khẩu thuộc diện hộ cận nghèo chiếm 22,70%

- Về y tế: Có 01 trạm y tế xã với 6 nhân lực, trong đó có 01 bác sỹ đa khoa, 05

nhân viên y tá, y sỹ, có 03 giường bệnh và 01 bệnh xá công ty 78, binh đoàn 15 gồm

15 nhân lực, trong đó có 01 bác sỹ đa khoa, 06 phòng bệnh Về cơ bản cơ sở y tế đảm bảo khám chữa bệnh ban đầu cho nhân dân trên địa bàn xã

- Về giáo dục: Toàn xã hiện có 04 cấp trường học, 53 lớp với 1220 học sinh, gồm

có 01 trường Mầm non; 01 trường tiểu học; 02 trường trung học cơ sở và 01 trường trung học phổ thông

- Về quốc phòng, an ninh: Tình hình an ninh, trật tự an toàn xã hội còn diễn biến

hết sức phức tạp do sự phá hoại của các thế lực thù địch, phản động trong và ngoài nước chống phá Đảng và chế độ ta Tuy nhiên, trong năm 2018 được sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự chỉ đạo điều hành của Chính quyền xã nên tình hình an ninh chính trị, trật

tự an toàn xã hội được đảm bảo, tình hình biên giới được ổn định

Những thành tựu bước đầu tuy chưa vững chắc nhưng là cơ sở để xã Mô Rai tiến lên giàu đẹp, vững mạnh bên cạnh những thành tựu đã đạt được Đảng bộ và nhân dân

xã Mô Rai cần cố gắng phát huy những thành tựu bước đầu đó để cùng huyện, tỉnh và

cả nước vững bước tiến lên trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MÔ RAI

1.2.1 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà

nước cấp trên (Khoản 1, khoản 2 Điều 8 Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015)

Chính quyền địa phương ở xã là cấp chính quyền địa phương gồm có Hội đồng

nhân dân xã và Ủy ban nhân dân xã (Điều 30, Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015)

Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn

do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ

quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã (Điều 35, Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015)

1.2.2 Tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai

a Cơ cấu tổ chức của UBND xã

b Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Mô Rai

Tại Điều 36 của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 quy định thì: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân xã và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã

Chủ tịch

Phó chủ tịch Khối kinh tế

Phó chủ tịch Khối văn hóa – xã hội

hộ tịch

Thủy sản

Địa chính xây dựng

Văn phòng Thống kê – tổng hợp

Tài chính

kế toán

8

+ Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc

và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật

+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật

+ Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

+ Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật

+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan NN cấp trên phân cấp, ủy quyền

1.2.3 Đội ngũ nhân sự của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai

a Số lượng nhân sự

Thực tế khảo sát tại Ủy ban nhân dân xã Mô Rai là chủ yếu nhưng cơ cấu tổ chức cấp xã hiện nay chưa có sự phân biệt rõ ràng Chưa rõ ràng ở chỗ phân bố nơi làm việc, biên chế, kinh phí, hoạt động của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội và của chính quyền còn chung nhau, biên chế của cơ quan bao gồm cả Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban mặt trận và các Đoàn thể Biên chế của cơ quan theo quy định tại Nghị định số 114/2003/NĐ-CP, ngày 10 tháng 10 năm 2003; Nghị định số 112/2012/NĐ-CP, ngày 05/12/2012 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; Nghị định số 92/2009/NĐ-CP, ngày 22/9/2009 của Chính phủ về số lượng cán bộ công chức, cán bộ hoạt động không chuyên trách cấp xã Hiện xã Mô Rai gồm có 23 cán bộ, công chức sau:

* Cán bộ

1 Bí thư Đảng ủy kiêm Chủ tịch HĐND: 01 người

2 Phó bí thư Đảng ủy: 03 người (01 Phó kiêm Chủ tịch UBND, 01 Phó phụ trách khối đoàn thể và 01 Phó phụ trách Ủy ban kiểm tra)

3 Phó Chủ tịch HĐND: 01 người

4 Phó Chủ tịch UBND: 02 người

5 Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc: 01 người

6 Bí thư Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh: 01 người

9

7 Chủ tịch Hội liên hiệp Phụ nữ: 01 người

8 Chủ tịch Hội cựu chiến binh: 01 người

9 Chủ tịch Hội nông dân: 01 người

* Công chức

1 Chỉ huy trưởng Quân sự xã: 01 người

2 Trưởng công an xã: 01 người (Tăng cường công an chính quy)

3 Văn phòng-thống kê: 02 người

4 Địa chính-xây dựng: 02 người

5 Tài chính-kế toán: 02 người

6 Văn hóa xã hội: 02 người

+ Cán bộ, công chức là người dân tộc thiểu số: 18 người, chiếm 78,26%

1.2.4 Trang thiết bị và cơ sở vật chất của Ủy ban nhân dân xã Mô Rai

a Trang thiết bị làm việc

Trang thiết bị làm việc của Ủy ban nhân dân xã hiện nay đã được quan tâm đầu

tư mới, sửa chữa những thiết bị hư hỏng, cũ kỹ, lạc hậu để thay thế trang thiết bị mới

có chất lượng, hiệu quả cao, cụ thể gồm có: 01 máy Photocoppy, 01 máy office, 23 máy tính xách tay và máy tính để bàn, 23 máy in, 250 bàn ghế làm việc, hội họp, 15 tủ đựng, bảo quản tài liệu cơ quan

- Tổng thu NSNN huyện giao thực hiện năm 2018: 5.010.794.938 đồng

-Tổng chi ngân sách xã năm 2018: 4.733.828.931 đồng, đạt 94,47 % so với dự

toán năm (gồm chi lương, phụ cấp, chi khác từ tháng 1 đến tháng 12/2018)

- Trên địa bàn xã có 03 doanh nghiệp xăng dầu, nhà máy chế biến mũ cao su, công ty quốc phòng 78, hơn 115 cơ sở mua bán hàng tạp hóa, mỗi năm tăng thu nhập khoảng hơn hàng nghìn tỷ đồng

11

CHƯƠNG 2

TỔNG QUAN VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC – THỰC TIỄN TẠI UBND XÃ MÔ RAI HUYỆN SA THẦY TỈNH KON TUM VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN

"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào

sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong

sổ gốc

"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản sao do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản

b Khái niệm Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã

Ở Việt Nam hiện nay, chứng thực được coi như một dịch vụ công, mà nhà nước cung ứng còn người dân là “khách hàng” và Nhà nước có nghĩa vụ cung ứng để phục

12

vụ đời sống xã hội Chứng thực là một công việc do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện dựa trên thẩm quyền, để phục vụ nhu cầu cá nhân, tổ chức trong xã hội nhằm đảm bảo an toàn cho các quan hệ pháp luật mà các cá nhân, tổ chức tham gia Các cơ quan hành chính nhà nước (Cụ thể là UBND cấp huyện và UBND cấp xã) thực hiện chứng thực nhằm đảm bảo tính xác thực và tính có giá trị pháp lý của các giấy tờ được sao y bản chính, chữ ký của công dân và các sự kiện pháp lý khác được pháp luật quy định

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên [31, khoản 1, Điều 8]

Là một trong những chức năng của Ủy ban nhân dân cấp xã, chứng thực là hoạt động mà Ủy ban nhân dân xã cung cấp dịch vụ hành chính công theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức

Từ nhận thức trên ta có thể đưa ra khái niệm chứng thực của Ủy ban nhân dân xã như sau:

“Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã là hoạt động mang tính hành chính nhà nước do ủy ban nhân dân xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản (trừ việc chứng thực chữ ký là người dịch) là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; xác nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch là có thật tại thời điểm giao kết”

- Hoạt động chứng thưc của UBND xã là hoạt động xác nhận giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch;

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch;

Chữ ký được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản;

13

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham

gia hợp đồng, giao dịch

2.1.3 Vai trò

a Bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định

Hiến pháp của tất cả các quốc gia, trong đó có Hiến pháp của Việt Nam cũng đều ghi nhận những quyền cơ bản đó của con người, đó là: quyền có nơi ở hợp pháp; quyền tự do đi lại và cư trú; quyền tham gia quản lý nhà nước; quyền sở hữu về thu nhập hợp pháp; quyền thừa kế; quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà pháp luật không cấm; quyền làm việc; quyền kết hôn, ly hôn; quyền học tập, quyền được nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, để thực hiện được những quyền này, con người cần thực hiện các thủ tục nhất định Pháp luật chứng thực chính là phương tiện

để con người thực hiện các quyền này hoặc tạo ra phương tiện để con người thực hiện các thủ tục này Chứng thực của UBND xã bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định, thể hiện:

- Chứng thực của UBND xã cung cấp dịch vụ trực tiếp để các chủ thể thực hiện quyền được pháp luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực đã khiến cho hợp đồng, giao dịch đó trở nên có hiệu lực pháp luật được pháp luật thừa nhận Vì vậy, sau khi hợp đồng, giao dịch được chứng thực hợp lệ, các chủ thể phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phát sinh từ hợp đồng, giao dịch đó

- Hoạt động chứng thực của UBND xã cung cấp dịch vụ gián tiếp để các chủ thể thực hiện quyền của mình: đó là các hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng/giấy ủy quyền Thông qua kết quả của hoạt động chứng thực là bản sao có chứng thực, văn bản có chữ ký được chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền, giấy

ủy quyền các chủ thể có thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo để thực hiện quyền của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sở hữu tài sản

Chứng thực của UBND xã đã đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo được sự công bằng trật tự trong

xã hội

b Góp phần phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương

Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… bởi khi

cá nhân, tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực từ bản

14

chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng

để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản; Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [18, Điều 3] Đây cũng chính là tiền đề cho sự phát triển các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…Đồng thời, khuyến khích các cá nhân, tổ chức tham gia các giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính 21 theo đúng quy định của pháp luật qua đó thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của địa phương cũng như của đất nước phát triển, tăng cường hội nhập quốc tế

c Góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ

Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Như vậy, xét về mục đích chung, thì thông qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ công nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứng thực phục vụ nhu cầu sử dụng, tạo

sự tin tưởng vững chắc cho các tổ chức, cá nhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính nói chung Qua đó, giúp cho người thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn Thực tế cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần giảm chi phí đi lại, giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân, giảmnhững thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết

Có thể nói, hoạt động chứng thực chứng thực nói chung, chứng thực của UBND

xã nói riêng không chỉ mang tính chất dịch vụ công, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân, mà còn góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ, hiện đại

2.2 QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

15

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thi trấn;

Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng;

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện

Theo đó, chỉ những người nêu trên có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện chứng thực theo đúng thẩm quyền khi có yêu cầu

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân

xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Công chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

Theo đó, chỉ những người nêu trên có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện chứng thực theo đúng thẩm quyền khi có yêu cầu

b Quyền và nghĩa vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã trong thực hiện chứng thực

Chứng thực là hoạt động của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc, bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản, giấy tờ theo quy định của pháp luật

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã là một trong những chủ thể

có thẩm quyền thực hiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền của các chủ thể thực hiện chứng thực chứng thực Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ,

đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền)

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân [18, Điều 9]

2.2.2 Trình tự thủ tục chứng thực

Thủ tục chứng thực của UBND xã được thực hiện theo cơ chế “một cửa” Quy chế “một cửa” được thực hiện theo Quyết định số 09/2015/QĐTTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa,

cơ chế một cửa lên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương

Hoạt động chứng thực ở cấp xã được thực hiện theo cơ chế một cửa có vai trò rất quan trọng Bởi vì, theo cơ chế một cửa UBND cấp xã thực hiện giải quyết yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức từ hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã Theo đó, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của các nhân, tổ chức để chuyển đến các công chức chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân,

tổ chức

Theo cơ chế một cửa, việc giải quyết chứng thực tại UBND xã được thực hiện dựa trên nguyên tắc:

+ Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật;

+ Công khai, đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính;

+ Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại cơ quan chuyên môn;

+ Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong công việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức;

+ Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

17

Trình tự giải quyết chứng thực của UBND xã theo cơ chế một cửa gồm 4 bước : Bước 1, Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận yêu cầu chứng thực của công dân kiểm tra hồ sơ đối chiếu với quy định về chủng loại, tính pháp lý của hồ sơ, giấy tờ, vào sổ và ghi chép tiếp nhận và hẹn trả kết quả với công dân

Bước 2, Chuyển hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho công chức Tư pháp thực hiện chứng thực

Bước 3, Trình duyệt: Công chức Tư pháp trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch xã phụ trách duyệt, ký và đóng dấu

Bước 4, Trả hồ sơ: Công chức Tư pháp chuyển hồ sơ đã chứng thực cho công chức phụ trách bộ phận một cửa tiến hành vào sổ, thu phí, lệ phí và trả kết quả cho công dân

Quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa được mô hình hóa qua sơ

đồ sau:

a Thủ tục chứng thực bản sao Y bản chính

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Bản chính

- Bản sao cần chứng thực

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực Khi chứng thực bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên, trong thực

tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản

và trả kết quả

Công chức chuyên môn

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã

18

chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy, bản chính được dùng

để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại; Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy

vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi

rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

b Thủ tục chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi

rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Theo đó tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về việc cấp bản sao từ những giấy tờ gốc, hồ sơ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký là của mình thì phải xuất trình các

loại giấy tờ bao gồm:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký

Bước 2: Người thực hiện chứng thực thực hiện việc kiểm tra giấy tờ yêu cầu

chứng thực, khi thấy người yêu cầu chứng thực chữ ký đã nộp đủ giấy tờ theo quy định, ngay tại thời điểm chứng thực thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp như:

19

+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không còn minh mẫn và không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc

Hộ chiếu hết thời hạn sử dụng hoặc giả mạo, mạo danh người khác

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật và đạo đức xã hội; có nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ

xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh

dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức và vi phạm đến quyền công dân

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, thì trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trong trường hợp pháp luật có quy định khác.thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực chữ ký

Bước 3: Thực hiện chứng thực

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

 Thời hạn chứng thực chữ ký

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sang hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc

c Thủ tục chứng thực hợp đồng

 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản: Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:

- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;

- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn: Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời điểm, địa điểm chứng thực; Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực;

- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

20

- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:

• Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

• Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn

- Thủ tục chứng thực Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:

+ Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);

+ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật

về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); Hợp đồng, văn bản về bất động sản Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:

+ Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;

+ Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa để; Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu

là người được hưởng di sản theo pháp luật;

+ Bản sao di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người; Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa

kế là người duy nhất; Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở 15 hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 95/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn; + Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền

sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền

21

thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất

là 5 năm; Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai

mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên

- Trình tự chứng thực

+ Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ

về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc

có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất Trường hợp Giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì

Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng,

22

văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc

kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

+ Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí

- Ký chứng thực

Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng

Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ

tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai Điều 11 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định việc ký của người yêu cầu chứng thực phải được thực hiện trước mắt người thực hiện chứng thực Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;

+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực

Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi

rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng

Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có Mỗi hồ sớ

23

phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu

- Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:

Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ

sở cơ quan chứng thực

Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực

- Việc sửa lỗi kỹ thuật

Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản chứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực

Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan

Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã thực hiện việc chứng thực đó Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó

 Chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng

Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng

vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng

- Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng

Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp

có biểu thống kê số liệu về chứng thực Số liệu thống kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Như Xuân (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của năm

- Giải quyết khiếu nại

+ Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng với quy định của pháp luật Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với

Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn như sau:

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại

25

+ Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Như Xuân thuộc tỉnh Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn

đã giải quyết khiếu nại trước đó biết

+ Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương

Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng

2.3 THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

MÔ RAI

2.3.1 Thực tiễn hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã Mô Rai

Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng trong đời sống KTXH của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước

Luật công chứng có hiệu lực ngày 29/11/2006 Luật công chứng cũng có một số điểm mới như tách chức năng chứng thực ra khỏi chức năng công chứng Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp xã và được thực hiện theo nghị định 79/2007/ NĐ-CP

Nghị Định 79/2007/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính một cách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao Nghị định này được đưa về UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực hiện khác nhau, cách làm khác nhau