Pháp luật về chứng thực và thực tiễn áp dụng tại ủy ban nhân dân phường

Đặc biệt trong thời gian dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, Mô hình không tổ chức tuần tra mà theo phân công nhiệm vụ của Tổ trưởng, các thành viên thực hiện công tác nắm tình hình l

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

SYBOUNHEUANG SOUKDAVANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC VÀ THỰC TIỄN ÁP DỤNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG

CHINH,TẠI KONTUM TP KONTUM

Kon Tum, tháng 6 năm 2021

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬPTỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC VÀ THỰC TIỄN ÁP DỤNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG

CHINH, TẠI KONTUM TP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: CHÂU THỊ NGỌC TUYẾT

SINH VIÊN THỰC HIỆN : SYBOUNHEUANG SOUKDAVANH

Kon Tum, tháng 6 năm 2021

i

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài 2

5 Kết cấu đề tài 2

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH 3

1.1 LỊCH SỬ HÌNH HÌNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH 3

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH 5

1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH 6

KẾT CHƯƠNG 1 8

CHƯƠNG 2 PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC VÀ THỰC TIẾN ÁP DỤNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH 9

2.1 TỔNG QUAN VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC 9

2.1.1 Tổng quan về chứng thực 9

2.1.2 Quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực 16

2.2 THỰC TIỄN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH 19

2.2.1 Tình hình thực hiện công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh 19

2.2.2 Đánh giá chung về việc áp dụng pháp luật về chứng thực Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh 22

2.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 25

2.3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực 25

2.3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh 27

KẾT CHƯƠNG 2 29

KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO

ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

về sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích, một loại giấy tờ vào nhiều mục đích Nhà nước đã tiến hành hoạt động chứng thực bản sao là sao đúng với bản chính nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch có sử dụng bằng bản sao, đảm bảo quản lý nhà nước được hiệu quả

Theo quy định của pháp luật thì chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (phòng tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao các loại văn bản giấy tờ là đúng với bản chính

Ngày 18/5/2007, Chính Phủ ban hành Nghị Định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký NĐ 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung điều 5 của NĐ 79/2007/NĐ-CP Ngày 16/02/2015 Chính Phủ ban hành Nghị Định 23/2015/NĐ – CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định đã tạo ra điểm mới trong hoạt động chứng thực Sự phân cấp mạnh mẽ về thẩm quyền chứng thực giữa cấp huyện, cấp xã, văn phòng công chứng Tất cả các văn bản, tài liệu có dấu của nước ngoài xác nhận sẽ thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện, phòng công chứng, văn phòng công chứng; UBND cấp xã chứng thực văn bản có dấu đóng xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, các văn bằng chứng chỉ song ngữ Với hoạt động chứng thực chữ ký công dân không bắt buộc phải làm tại nơi có hộ khẩu thường trú

mà có thể làm tại bất kỳ cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, cấp xã chỉ cần mang theo giấy tờ tùy thân như: chứng minh thư hoặc hộ chiếu còn hạn sử dụng và bản chính của giấy tờ cần xác nhận chữ ký Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động chứng thực của công dân Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động chứng thực còn phát sinh nhiều vấn

đề cần phải giải quyết Hoạt động chứng thực còn nhiều bất cập, hạn chế từ yếu tố thể chế chứng thực đến công tác tổ chức thực hiện chứng thực

Chính vì vậy, em xin chọn đề tài: Pháp luật về chứng thực và thực tiễn áp dụng

tại Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh để làm báo cáo tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Tìm hiểu thực tiễn pháp luật về chứng thực tại UBND phường Trường Chinh

2

Từ những bất cập; hạn chế, đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện pháp luật về chứng thực cũng như kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực tại phường Trường Chinh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu

- Quy định pháp luật về hoạt động chứng thực và thực tiễn của hoạt động chứng thực tại UBND phường Trường Chinh

Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian: Nghiên cứu trên địa bàn phường Trường Chinh

- Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu hoạt động chứng thực tại UBND phường Trường Chinh từ năm 2018 đến năm 2020

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để bài báo cáo đạt hiệu quả nhất, em sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp phân tích, tổng hợp, diễn dịch, quy nạp, phương pháp lịch sử, phương pháp

hệ thống, phương pháp so sánh,

5 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo Đề tài được chia thành 2 chương:

Chương 1: Tổng quan về Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh

Chương 2: Pháp luật về chứng thực và thực tiễn áp dụng tại Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh và một số kiến nghị

3

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH

1.1 LỊCH SỬ HÌNH HÌNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH

Trường Chinh là 1 phường của thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, nước Việt Nam

Vị trí địa lí: Phía Bắc giáp Xã Đăk Cấm, Phía Nam giáp Phường Thắng Lợi, Phía Đông giáp Xã Đăk Blà và Xã Đăk Rơ Wa, Phía Tây giáp Phường Duy Tân và Phường Quang Trung

Do tính chất đặc thù, khí hậu có nét chung của khí hậu vùng nhiệt đới gió mùa của phía Nam Việt Nam, lại mang tính chất của khí hậu cao nguyên Ánh sáng dồi dào, nhiệt

độ trung bình năm là 22 - 230C Điều kiện tự nhiên: Khí hậu thuận lợi đảm bảo cho việc phát triển sản xuất nông nghiệp với nhiều loại cây trồng và vật nuôi

Theo đánh giá của Đoàn giám, qua gần 5 năm, hiệu quả công tác quản lý Nhà nước

về quản lý, bảo vệ rừng của các cấp, các ngành, các địa phương, đơn vị chủ rừng bước đầu chuyển biến tích cực; nhận thức về vai trò của rừng đối với đời sống xã hội và về công tác bảo vệ, phát triển rừng của các cấp ủy, chính quyền địa phương và nhân dân được nâng lên rõ rệt Đầu tư trồng rừng theo hướng nâng cao năng suất và chất lượng; diện tích rừng trồng tăng dần qua từng năm Rừng tự nhiên được khai thác theo phương

án quản lý rừng bền vững; công tác quản lý bảo vệ rừng được triển khai khá quyết liệt, các vụ việc xâm hại rừng giảm đáng kể qua các năm

Tuy nhiên, độ che phủ rừng chỉ đạt 62,4%, (không đạt theo kế hoạch 68%); tốc độ phát triển rừng còn chậm chưa tương xứng tiềm năng đất đai hiện có; công tác phát triển rừng, khai thác rừng và chế biến gỗ chưa đạt theo kế hoạch; vi phạm Luật Bảo vệ và phát triển rừng vẫn còn xảy ra; việc giải quyết đất chồng lấn, lấn chiếm và công tác chi trả tiền dịch vụ môi trường rừng còn chậm

Trên cơ sở kết quả giám sát, Đoàn giám sát có một số kiến nghị với UBND phường Trường Chinh như: Tăng cường sự chỉ đạo, lãnh đạo của chính quyền các cấp; sự phối hợp chặt chẽ giữa các Sở, ngành và địa phương hơn nữa; tăng cường công tác vận động, tuyên truyền Sớm thực hiện chủ trương về sắp xếp đổi mới các công ty lâm nghiệp theo hướng bền vững

Năm 2020 tốc độ tăng tăng trưởng kinh tế ước đạt 13,32%, vượt kế hoạch (trên 13%) đề ra; Cơ cấu kinh tế chuyển dịch đúng hướng; thu nhập bình quân đầu người ước đạt 32,65 triệu đồng, vượt kế hoạch đề ra (trên 30 triệu đồng); thu ngân sách trên địa bàn ước đạt 2.158 tỷ đồng

Tuy nhiên, một số khoản thu quan trọng đến nay đạt quá thấp; nợ đọng thuế còn khá cao, công tác thu hồi nợ đọng thuế còn chậm; nợ đọng trong xây dựng cơ bản chưa được

xử lý; việc triển khai thi công, giải ngân và thanh quyết toán trong xây dựng cơ bản còn chậm so với yêu cầu; dư nợ tạm ứng cao và kéo dài; công tác triển khai Chương trình

vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh và các ngành kinh tế mũi nhọn của tỉnh giai đoạn 2020-2025 Rà soát, đánh giá hiệu quả tất cả các chương trình, đề án, Nghị quyết của HĐND phường kết thúc trong 2020 trên cơ sở đó nghiên cứ đề xuất dừng hay tiếp tục ban hành, bổ sung chính sách phù hợp trong giai đoạn mới (2020-2025) Tiếp tục triển khai các chính sách hỗ trợ, huy động các nguồn lực xã hội đầu tư; quy hoạch khu sản xuất nông nghiệp ứng dụng công nghệ hiện đại; thu hút, tạo điều kiện cho các nhà đầu tư triển khai các dự án đầu tư thủy điện, du lịch, các dược liệu quý, Sâm Ngọc Linh, rau, hoa xứ lạnh…

UBND Phường Trường Chinh mã số doanh nghiệp 6100224290 địa chỉ trụ sở Tổ 9, Phường Trường Chinh, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Ngày bắt đầu thành lập : 05/07/2006

Chi cục thuế quản lý: Chi cục Thuế Thành phố Kon Tum

Sáng ngày 27/06/2020, UBND phường Trường Chinh phối hợp với Công an phường Trường Chinh tổ chức Hội nghị sơ kết hoạt động của Mô hình “Khu dân cư tự quản về an ninh trật tự” tại tổ 3, phường Trường Chinh, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Tham dự dự buổi lễ có đồng chí Trần Minh Đông – Bí thư Đảng ủy phường Trường Chinh; đồng chí Dương Văn Tuyn – Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh; đồng chí Nguyễn Phú – Trưởng Công an phường Trường Chinh, lãnh đạo các ban ngành, đoàn thể, bí thư, thôn, tổ trưởng của 08 thôn, tổ trên địa bàn phường và đại diện của hơn

80 hộ gia đình ở tổ 3, phường Trường Chinh, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Từ lúc thành lập cho đến nay, Mô hình “Khu dân cư tự quản về an ninh trật tự” tại

tổ 3, phường Trường Chinh đã thực hiện công tác tuần tra 18 lượt Trong đó: phối hợp với lực lượng Công an phường theo định kỳ: 05 lượt và các thành viên trong mô hình tổ chức tuần tra đột xuất: 04 lượt Qua công tác tuần tra trên địa bàn, Mô hình đã thu giữ 02 con dao tự chế

Đặc biệt trong thời gian dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, Mô hình không tổ chức tuần tra mà theo phân công nhiệm vụ của Tổ trưởng, các thành viên thực hiện công tác nắm tình hình liên quan đến công tác phòng ngừa dịch bệnh Covid-19 như: nắm di biến động, thông tin những người trong diện cách ly tại nhà, những người từ vùng dịch trở về địa bàn, tụ điểm tập trung nhiều người không đảm bảo nguyên tắc phòng ngừa dịch bệnh Covid-19 để kịp thời báo cho các cấp có thẩm quyền biết và xử lý theo quy định pháp luật

Công an phường phối hợp với mô hình tổ chức phát động phòng trào toàn dân tham gia bảo vệ an ninh Tổ quốc: 02 lượt với hơn 178 lượt người tham gia Nội dung tuyên

Công tác hòa giải: Mô hình đã tiếp nhận và tiến hành hòa giải 04 vụ Phối hợp với lực lượng Công an tiến hành hòa giải 01 vụ Hầu hết các vụ việc đều là những mâu thuẫn trong gia đình, hàng xóm láng giềng nguyên nhân từ sinh hoạt đời sống hàng ngày

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH

Chức năng của UBND phường Trường Chinh

- Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh và các Nghị quyết của UBND huyện

- Báo cáo tình hình công tác lên UBND huyện

- Báo cáo tình hình các mặt kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng UBND, chính quyền đoàn thể

- Chỉ đạo, kiểm tra thực hiện các nghị quyết của Trung ương Tiến hành sơ kết để rút ra kinh nghiệm việc tổ chức thực hiện những công tác quan trọng

- Có chủ trương, biện pháp, kế hoạch triển khai tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc

- Tổ chức chỉ đạo phối hợp giữa các tổ chức đảng, chính quyền, đoàn thể và các mặt công tác trên địa bàn

Nhiệm vụ của UBND phường Trường Chinh

- Thu thập thống kê đầy đủ các thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính đang có tại cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh

- Xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử trên Website của tỉnh về các thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính đang có tại cơ quan Nhà nước trên địa bàn

- Tập hợp các văn bản quy định về thủ tục hành chính đang thực hiện tại các cơ quan Nhà nước trên địa bàn, tiến hành rà soát theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo chế độ công vụ với tổ công tác UBND các cấp

và thủ trưởng các sở, ban ngành ở địa phương thông qua hình thức văn bản hành chính và điện tử (Email)

- Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, tập huấn do tổ công tác Trung ương tổ chức UBND phường là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, do HĐND phường bầu ra, chịu trách nhiệm trước HĐND phường và cơ quan nhà nước cấp trên về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

UBND phường Trường Chinh họp mỗi tháng một lần Đây là hình thức hoạt động quan trọng nhất của UBND phường vì phần lớn nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường được thực hiện tại phiên họp như: chương trình công tác của UBND hàng năm hoặc trong

cả nhiệm kỳ; kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân

Là người lãnh đạo, điều hành công việc của UBND phường Trường Chinh, Chủ tịch UBND quy định chương trình hoạt động của UBND hàng tháng, hàng quý; phân công công việc cho các thành viên của UBND và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm

vụ của các chủ thể đó Chủ tịch UBND phường Trường Chinh chịu trách nhiệm cá nhân

về các quyết định của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm đối với các quyết định thuộc thẩm quyền của UBND phường

Các phó chủ tịch UBND phường Trường Chinh và các thành viên khác của UBND được Chủ tịch UBND phường phân công phụ trách các lĩnh vực nhất định, góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý từ Trung ương tới cơ sở, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND trong việc quản lý các lĩnh vực được giao

Như vậy, UBND phường Trường Chinh được tổ chức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân chủ, là cơ quan gần dân nhất, hoạt động và làm việc theo chế độ tập thể quyết định, cá nhân phụ trách, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình quản lý hành chính nhà nước ở địa phương

1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH

1 Ông Trần Minh Đông

- Chức vụ : Bí thư Đảng ủy

- Điện thoại: 0964.816.555

Email: tmdongtl@gmail.com

2 Ông Dương Văn Tuyn

- Chức vụ : phó Bí thư Đảng ủy, chủ tịch UBND

Ủy ban nhân dân phường; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật

tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn phương theo quy định của pháp luật;

Thực hiện nhiệm vụ phụ trách quản lý tài chính, địa chính, nội chính theo quy định của pháp luật, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân phường Trường Chinh:

Tổ chức quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ sản xuất nông nghiệp, phát triển nông nghiệp nông thôn theo khối công việc (Y tế, giáo dục và văn hoá - xã hội ) của Uỷ ban nhân dân do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công và những công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ủy nhiệm khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đi vắng Quản lý hành chính tại công sở, giám sát đội ngũ cán bộ và công chức cấp phường trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch ủy ban nhân dân giao

Đa số cán bộ công chức đã được đào tạo chuẩn hóa về trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, số cán bộ không chuyên trách có trình độ văn hóa trung học cơ sở trở lên Cán bộ thôn làng được lựa chọn bố trí vào các chức danh đúng theo quy định

- Các ban ngành, đoàn thể trực thuộc UBND phường Trường Chinh gồm:

+ Tài chính - Kế toán

+ Tư pháp - Hộ tịch

+ Văn phòng -Thống kê

+ Địa chính - Xây dựng

8

KẾT CHƯƠNG 1

Ủy ban nhân dân phường tổ thức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và thực hiện các nhiệm vụ

do cơ quan nhà nước cấp trên giao

Trong chương 1, tác giả trình bày, phân tích cũng như đánh giá Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh, cụ thể: Phân tích lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng; nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân phường Trường Chinh

9

CHƯƠNG 2

PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC VÀ THƯC TIỄN ÁP DỤNG TẠI ỦY

BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRƯỜNG CHINH

2.1 TỔNG QUAN VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC

2.1.1 Tổng quan về chứng thực

a Khái niệm chứng thực

Ngay từ khi mới thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, các văn bản về hoạt động chứng thực đã được ban hành để đáp ứng yêu cầu này Các quan hệ dân sự, đất đai… những quan hệ, giao dịch không thể thiếu trong đời sống kinh tế xã hội đã được tiếp tục diễn ra bình thường trong thời kỳ chuyển chế độ Điều này đảm bảo sự ổn định kinh tế - xã hội, ổn định đời sống của nhân dân và bước đầu tạo đà cho sự phát triển kinh

tế - xã hội của đất nước

Chính vì vậy, có thể nói hoạt động chứng thực đã ra đời như một tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước và là công cụ phục vụ đời sống nhân dân, kinh tế của người dân – một công cụ đáng tin cậy và có sức mạnh

Tìm hiểu khái niệm chứng thực, có thể tiếp cận theo một số góc độ sau:

- Theo Tiếng anh, chứng thực (Certify) có nghĩa là chính thức chứng nhận

- Theo Từ điển tiếng việt thông dụng do Nhà xuất bản giáo dục ấn hành năm 1995, chứng thực là xác nhận đúng sự thật

Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực là việc tổ chức hoặc cá nhân với tư cách là người làm chứng xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện Ở đây chủ thể của việc thực hiện chứng thực có thể là tổ chức, cá nhân với tư cách là người làm chứng và sự chứng nhận mang tính khách quan

- Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam:

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định

Điều 2: Giải thích từ ngữ:

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực

“Điều 18: Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

1 Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp

2 Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”

Đối tượng được thực hiện chứng thực

Như vậy, Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định việc chứng thực bao gồm nhiều nội dung: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch Mục đích của những văn bản, giấy tờ được chứng thực

Việc thực hiện hoạt động chứng thực có ý nghĩa rất lớn trong đời sống hàng ngày của mọi người Văn bản, giấy tờ được chứng thực sẽ là căn cứ để:

- Xác nhận bản phô tô là đúng với bản chính, tránh tẩy xóa, sửa chữa so với bản chính

- Dùng cho nhiều mục đích cùng lúc thay cho bản chính chỉ có 01 bản

- Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản

- Đảm bảo tính hiệu quả, an toàn và hợp pháp cho các giao dịch, tránh xảy ra tranh chấp khi có sự sai sót khi nộp và đối chiếu hồ sơ

b Đặc điểm của chứng thực

Đặc điểm của hoạt động chứng thực là:

Một là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện

Hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là UBND cấp huyện, UBND cấp xã các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện mà không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác Không giống như hoạt động công chứng có thể ủy quyền cho một cơ quan khác không mang tính quyền lực nhà nước thực hiện là các Văn phòng công chứng hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện

Hai là xác thực giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật

Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý

sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Ba là cơ quan nhà nước có thầm quyền phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản

11

Văn bản đã được chứng thực của UBND các cấp có giá trị pháp lý mà người tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trong trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ có sự giả mạo thì có quyền xác minh Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực văn bảo theo đúng quy định của nhà nước, trong trường hợp

có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật

c Vai trò của chứng thực

Thông qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản phục vụ việc thực hiện thủ tục hành chính của người dân Chủ thể của hoạt động chứng thực là cán bộ, công chức hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền Như vậy, hoạt động chứng thực luôn gắn chặt với vai trò của quyền lực công Hành vi chứng thực là hành vi hành chính Xuất phát từ bản chất như vậy nên có thể thấy pháp luật về chứng thực có vai trò như sau:

- Pháp luật về chứng thực cung cấp phương tiện để thực hiện quyền của con người nói chung và quyền của công dân nói riêng (nói cách khác đây là một dịch vụ)

- Pháp luật về chứng thực tạo ra công cụ hỗ trợ hoạt động hành chính có hiệu quả, giảm phiền hà cho cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Pháp luật về chứng thực làm hạn chế tranh chấp, góp phần bảo đảm ổn định trật tự kinh tế - xã hội, tạo thuận lợi cho người dân

- Pháp luật chứng thực có thể góp phần kìm hãm hoặc thúc đẩy sự phát triển của các giao dịch

- Pháp luật về chứng thực là công cụ để thực hiện quản lý nhà nước có hiệu quả

d Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực ở Việt Nam qua các thời kì

Thời kì Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945

Hoạt động chứng thực xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân Pháp xâm lược nước ta Hoạt động chứng thực của nước ta ở giai đoạn này đều áp dụng theo mô hình của Pháp chủ yếu phục vụ cho chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng Tiêu biểu là Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng (được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P Pasquies) Theo đó, người thực hiện chứng thực là công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống Pháp bổ nhiểm và giữ chức vụ suốt đời Quy chế công chứng viên do Nhà nước bổ nhiệm,(cụ thể do tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời) Công chứng viên hoạt động với tư cách là người thi hành công vụ, hoạt động mang tính chất của người hành nghề tự do Khi đó Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba văn phòng công chứng ở Sài gòn, ngoài ra ở các thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc chứng thực do Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm kiểm nhiệm

Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1991

12

Sau khi cách mạng tháng Tám thành công, khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, ngày 1 tháng 10 năm 1945 Bộ trưởng Bộ Tư Pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực như: bãi chức công chứng viên người Pháp tên Deroche tại văn phòng công chứng, bổ nhiệm một công chứng viên người Việt Nam là ông Vũ Quý Vỹ đang là luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội thay thế cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội, những quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa

Đặc biệt người Việt Nam quốc tịch Pháp được Nhà nước “thu dung” Thời kì đó công chứng viên phải chịu trách nhiệm và chịu sự kiểm tra, giám sát của các Ủy ban hành chính các cấp

Để đáp ứng các nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945

Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung trình

tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương Xét về nội dung đây chỉ là một thủ tục hành chính càng về sau việc áp dụng Sắc lệnh 59/SL càng mang tính hình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng, năm, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự

Ngày 29/2/1952 Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 85 quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Do hoàn cảnh lịch sử bấy giờ nên Sắc lệnh 85 chỉ

áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Uỷ ban kháng chiến Cũng theo Sắc lệnh này, Uỷ ban kháng chiến cấp xã hoặc xã được nhận thực vào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất, và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ của những nhà cửa, ruộng đất, đem bán trao đổi Có thể thấy rằng hoạt động công chứng trong giai đoạn này không được phát triển do rất nhiều nguyên nhân, cụ thể:

Trước tiên là do hoàn cảnh đất nước đang trong giai đoạn chiến tranh khó khăn, thiếu thốn nhiều mặt Đặc biệt là nền kinh tế nước nhà giai đoạn này rất kém phát triển Thứ hai là do Nhà nước ta lúc này không chấp nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế khác ngoài quốc doanh và tập thể, trong khi đó hoạt động công chứng lại chủ yếu chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân; mọi giao lưu kinh tế, dân sự chủ yếu được xác lập theo quan hệ hành chính, thương mại gần như không phát triển Do vậy, nên các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này

Giai đoạn từ năm 1954 - 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực Đến năm 1981 có Nghị định 143 của Hội Đồng Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp Trên cơ sở của Nghị định 143, năm 1987 có thông tư số 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước được ban hành với cùng với nó là sự ra đời của phòng công chứng TP Hồ Chí Minh, phòng công chứng Hà Nội và một số phòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu), công tác công chứng, chứng thực của UBND cũng được kiện toàn Sau đó, để tạo điều kiện hơn nữa cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công chứng, Bộ tư pháp đã ban hành Thông tư số

13

858/QLTPK ngày 15/10/1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy nhất thực hiện công chứng là phòng công chứng Căn cứ vào những văn bản này thì các tỉnh thành trên cả nước đã lập ra các phòng công chứng dần dần hình thành mạng lưới các phòng công chứng trên cả nước

Tại miền Nam Việt Nam sau hiệp định Giơ ne vơ 1954, công chứng dưới thời chính quyền Ngụy – Sài gòn được điều chỉnh bời Dụ 43 ngày 29/11/1954 quy định về ngạch Chưởng khế ( ngạch chưởng khế là người Việt Nam) do Bảo Đại ký với tư cách là Quốc trưởng Mục đích là thiết lập trong mỗi quản hạt của mỗi Tòa sơ thẩm thuộc Bộ tư pháp một phòng công chứng, nhưng trên thực tế thì chỉ thiết lập được một phòng công chứng hoạt động tại Sài gòn và tồn tại đến năm 1975

Thời kì từ năm 1991 đến nay

Thời kì từ năm 1991 đến trước khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực

Giai đoạn này, kể từ sau đại hội Đảng VI năm 1986 nước ta đã có những chuyển biến to lớn sang thời kỳ của mở cửa và hội nhập Nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân dân thời kỳ này và theo quan điểm chỉ đạo của Đảng, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Theo quy định của Nghị định này thì : “Phòng công chứng Nhà nước là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy.”

Tiếp đó, Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước vào ngày 18/5/1996 thay thế cho nghị định số 45/HĐBT, theo đó phòng công chứng là thuộc Sở tư pháp, quy định này là nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giảm tải cho Ủy ban nhân dân

Sau một thời gian, do tình hình kinh tế nước ta ngày càng phát triển kéo theo sự gia tăng của các quan hệ kinh tế, thương mại khiên cho các quy định của Nghị định 31/CP đã trở nên lạc hậu Ngày 08/02/2000 Chính phủ ban hành Nghị định 75/NĐ –CP về công chứng, chứng thực Nghị định này quy định về phạm vi của công chứng, chứng thực; tổ chức phòng công chứng, chứng thực; nguyên tắc hoạt động, trình tự thủ tục của việc công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của Ủy ban nhân nhân cấp huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực thi công tác công chứng, chứng thực đã góp phần cho việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩaCũng từ Nghị định này thì thuật ngữ “phòng công chứng Nhà nước”

đã được thay thế bằng “Phòng công chứng” thể hiện quan điểm xã hội hòa hoạt động công chứng của Nhà nước ta

Đây là Nghị Định có nhiều điểm mới so với các văn bản trước đây như khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi công chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy định rõ ràng, cụ thể Về tính chất hành vi công chứng, chứng thực là một hoạt động bổ trợ tư pháp, là một loại dịch vụ công nhằm