Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH ngọc

Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Na

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGUYỄN THỊ MINH THI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

KonTum, tháng 5 năm 2021

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ĐẶNG THỊ LY

KonTum, tháng 5 năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Em xin cảm ơn nhà trường đã luôn tạo điều kiện và giúp đỡ chúng em trong quá trình tìm kiếm đơn vị thực tập tốt cũng như trong quá trình thực tập tại các doanh nghiệp Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn Cô Đặng Thị Ly – người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các phòng ban và các anh chị của Công ty trách nhiệm hữu hạn Ngọc Thy đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được hiểu biết hơn về các vấn đề thực tế, giúp đỡ và cung cấp những số liệu để em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, báo cáo này không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ đạo, góp ý của các giảng viên để em có thể bổ sung để em nâng cao khả năng của mình để phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này

Sinh viên

Nguyễn Thị Minh Thi

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BIỂU MẪU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết 1

2.Mục tiêu nghiên cứu 1

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 3

1.1.KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 3

1.1.1.Kế toán tiền mặt 5

1.1.2.Kế toán tiền gửi ngân hàng 9

1.1.3.Kế toán tiền đang chuyển 12

1.1.4.Kiểm kê quỹ 14

1.2.KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 17

1.2.1.Tổng quan về các khoản phải thu 17

1.2.2.Kế toán phải thu khách hàng 18

1.2.3.Kế toán khoản phải thu khác 20

1.2.4.Kế toán dự phòng phải thu khó đòi 22

1.2.5.Kiểm kê khoản phải thu khách hàng 24

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY 26

1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY 26

1.1.1.Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Ngọc Thy 26

1.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Ngọc Thy 26

1.2.NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY 26

1.3.TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY 27

1.3.1.Tổ chức bộ máy quản lý tại đơn vị 27

1.3.2.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Ngọc Thy 28

1.4.TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY 29

1.4.1.Chính sách kế toán 29

1.4.2.Hệ thống thông tin kế toán tại công ty 32

1.4.3.Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tại công ty TNHH Ngọc Thy 32

1.5.KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY TRONG 3 NĂM 2018, 2019, 2020 33

2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY 34

2.2.1 Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Ngọc Thy 34

2.2.2 Công tác kế toán các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy 67

CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 75

3.1 NHẬN XÉT 75

3.1.1 Ưu điểm 75

3.1.2 Nhược điểm 76

3.2 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 76

KẾT LUẬN 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

DANH MỤC BIỂU MẪU

Biểu mẫu 2.1: Giấy biên nhận xe số 05/01 35

Biểu mẫu 2.2: Hóa đơn GTGT số 0003125 36

Biểu mẫu 2.3: Phiếu thu số 0001648 37

Biểu mẫu 2.4: Chứng từ ghi sổ 011 38

Biểu mẫu 2.5: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ngày 03 39

Biểu mẫu 2.6: Sổ quỹ tiền mặt 40

Biểu mẫu 2.7: Sổ cái tài khoản 111 41

Biểu mẫu 2.8: Giấy đề nghị tạm ứng 42

Biểu mẫu 2.9: Phiếu chi số 0001552 43

Biểu mẫu 2.10: Chứng từ ghi sổ 015 44

Biểu mẫu 2.11: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 45

Biểu mẫu 2.12: Sổ quỹ tiền mặt 46

Biểu mẫu 2.13: Sổ cái tài khoản 111 47

Biểu mẫu 2.14: Giấy báo có 49

Biểu mẫu 2.15: Phiếu thu số 0001648 50

Biểu mẫu 2.16: Hóa đơn GTGT số 0003161 51

Biểu mẫu 2.17: Chứng từ ghi sổ 034 52

Biểu mẫu 2.18: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 53

Biểu mẫu 2.19: Sổ cái tài khoản 112 54

Biểu mẫu 2.20: Giấy đề nghị tạm ứng 55

Biểu mẫu 2.21: Ủy nhiệm chi 56

Biểu mẫu 2.22: Giấy báo nợ 57

Biểu mẫu 2.23: Chứng từ ghi sổ 035 58

Biểu mẫu 2.24: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 59

Biểu mẫu 2.25: Sổ cái tài khoản 112 60

Biểu mẫu 2.26: Bảng kiểm kê quỹ 62

Biểu mẫu 2.27: Phiếu thu số 0001683 63

Biểu mẫu 2.28: Chứng từ ghi sổ 023 64

Biểu mẫu 2.29: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 65

Biểu mẫu 2.30: Giấy biên nhận số 36/01 66

Biểu mẫu 2.31: Phiếu thu số 0001692 67

Biểu mẫu 2.32: Chứng từ ghi sổ 026 68

Biểu mẫu 2.33: Chứng từ ghi sổ 031 69

Biểu mẫu 2.34: Sổ cái tài khoản 111 70

Biểu mẫu 2.35: Sổ cái tài khoản 131 71

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt VND: 6

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền mặt ngoại tệ 7

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng VNĐ 10

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ 11

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền đang chuyển 13

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thiếu chờ xử lý 15

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thừa chờ xử lý 15

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu của khách hàng 18

Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu khác 21

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán tài khoản Dự phòng phải thu khó đòi 23

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc Thy 26

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc Thy 27

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ trên phần mềm máy tính 29

Sơ đồ 2.4: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 30

Sơ đồ 2.5: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty 31

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết

Với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đang gặp sự cạnh tranh gay gắt và ngày càng rõ nét, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn luôn nhận thức, đánh giá được tiềm năng của doanh nghiệp mình trên thị trường để tồn tại, đứng vững và ngày càng phát triển Để đạt được điều đó thì Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong việc cấu thành doanh nghiệp Có thể nói Kế toán là một công cụ đắc lực cho nhà quản lý, nó không ngừng phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp mà còn phản ánh tình hình chi phí, lợi nhuận hay kết quả của từng công trình cho nhà quản lý nắm bắt được Bên cạnh đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị cân nhắc thận trọng trong quá trình kinh doanh của mình

Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ về vốn đảm bảo cho việc sử dụng vốn một cách hiệu quả nhất, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu vốn trong kinh doanh từ đó đảm bảo kinh doanh tối

ưu nhất Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong các khoản mục quan trọng của một doanh nghiệp, thể hiện chính xác khả năng thanh toán và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên đây lại là khoản mục nhạy cảm, dễ bị gian lận, chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả quan trái với thực tế của doanh nghiệp Vì vậy không thể nói đến vai trò của công tác hạch toán kế toán trong việc quản lý vốn, cũng từ đó vốn bằng tiền đóng vai trò là cơ sở ban đầu, đồng thời theo suốt quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phần hành vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Ngọc Thy, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy” để làm đề tài báo cáo thực tập

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các lý thuyết về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu

- Tìm hiểu công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy

- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là “Công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy”

Phạm vi nghiên cứu: Số liệu bài báo cáo được lấy trong tháng 01 năm 2021 và các thông tin ở bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của năm 2019, 2020 và các thông tin liên quan đến công ty TNHH Ngọc Thy tại phòng kế toán công ty TNHH Ngọc Thy

Tập trung nghiên cứu tình hình công ty qua 2 năm 2019-2020 Số liệu về kế toán công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy được lấy trong tháng 01 năm 2021

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phỏng ván trực tiếp: hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sử dụng trong giai đoạn thu thập những thông tin cần thiết và những số liệu thô coslieen quan đến đề tài

Phương pháp thông kê: thống kê những thông tin, dữ liệu thu thập được phục vụ cho việc lập các bảng phân tích

Phương pháp phân tích kinh doanh: dựa trên những số liệu có sẵn để phân tích những ưu, nhược điểm trong công tác kinh doanh nhằm hiểu rõ hơn các vấn đề nghiên cứu từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục

Phương pháp so sánh: dựa vào những số liệu có sẵn để tiến hành so sánh, đối chiếu

về số tương đối và tuyệt đối, thường là so sánh giữa hai năm liền kề để tìm ra sự tăng giảm của giá trị nào đó, giúp quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình khác Phương pháp hạch toán kế toán: sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

5 Bố cục đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công

ty TNHH Ngọc Thy

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

 Khái niệm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí

 Đặc điểm vốn bằng tiền

Được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn, được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp nên là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch

Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp

Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biến thủ thường cao hơn các tài sản khác Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi rất khó để ngăn chặn

và phát hiện

 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Từ những đặc điểm trên của vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ quan trọng để hạn chế những rủi ro vốn có của vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền phản ánh kịp thời các khoản phải thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp

Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, đồng thời giám sát tình hình chấp hành chế độ quản lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán

Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với số quỹ do thủ quỹ ghi chép và sổ phụ ngân hàng Kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng tiền của doanh nghiệp

 Ý nghĩa của kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng đối với công ty, nó là mạch máu lưu thông của các doanh nghiệp mới duy trì Có nó doanh nghiệp mới duy trì được hoạt động của công ty đồng thời thực hiện quy trình tái sản xuất mở rộng đặc biệt với các đặc thù của công ty cần một lượng lớn vốn

 Quy định từng loại tiền

Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán Trường hợp thanh toán công nợ ngoại tệ thì bên Có các TK 1112, TK 1122 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hoặc giá thực tế đích danh như một loại hàng hóa đặc biệt

Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các tài khoản doanh thu, chi phí tài chính nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh hoặc phản ánh vào TK 413 nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản

Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm

 Thủ tục quản lý

Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục quản

lý vốn bằng tiền để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố quan trọng để đảm bảo một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu vì không thể kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi các nhận viên không đủ khả năng, không liêm chính hay cố tình gian lận

Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài sản, kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu thực tế

Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền bằng cách chỉ cho phép một số ít nhân viên thực hiện nhằm hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được

Phân công cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng chiếm dụng số tiền thu được

Số tiền thu được trong ngày được nộp ngay vào quỹ hay ngân hàng để ngăn chặn việc nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng

Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền để đảm bảo người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản tiền thu được vì số tiền thu được sẽ được kiểm tra bằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi

sử dụng

Hạn chế gian lận cao từ các khoản chi bằng tiền mặt bằng cách thực hiện tối đa các khoản chi qua ngân hàng Cuối tháng thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế

đang chuyển

- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh

nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp

- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ

đính kèm

- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt,

ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên

nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý

Tài khoản 111 – Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt

- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi ra đồng Việt Nam

- Tài khoản 1113 – Vàng: Phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ

 Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu: Được lập để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ

để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan Đối với

ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi

sổ

- Phiếu chi: Được lập để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán Khi chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá xuất tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ

- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi

và xuất quỹ cho tạm ứng

- Giấy thanh toán tạm ứng: Liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi của người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán

- Giấy đề nghị thanh toán: Được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận được tạm ứng

- Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý: Dùng để theo dõi về loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý

- Biên bản kiểm kê quỹ: Nhằm xác nhận số tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch

 Sổ kế toán chi tiết

- Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, sổ quỹ do thủ quỹ lập và theo dõi

- Sổ cái TK 111

- Sổ chi tiết TK 1111, 1112, 1113

- Sổ nhật ký chi tiền

- Sổ nhật ký thu tiền

 Sơ đồ hạch toán Tiền mặt VNĐ

Bán, thu hồi các khoản đầu tư Đầu tư bằng tiền mặt

141, 627, 641, 811…

Thu hồi nợ phải thu, các khoản ký quỹ,

ký cược bằng tiền mặt Thuế GTGT

211, 213, 217, 152…

Các khoản đi vay bằng tiền mặt

Mua vật tư, hàng hóa, công cụ, TSCĐ, đầu tư XDCB bằng tiền mặt

doanh không thành lập pháp nhân

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt VND

 Sơ đồ hạch toán Tiền mặt ngoại tệ

Doanh thu, thu nhập khác

(Tỷ giá thực tế)

Lỗ

tỷ giá

Thu hồi nợ phải thu bằng

ngoại tệ

Thanh toán nợ phải trả, vay bằng tiền mặt là ngoại tệ (Tỷ giá

ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế)

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế)

Lỗ

tỷ giá

131

Nhận trước tiền của người

Đánh giá lại số dư ngoại

tệ tại Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (chênh

1.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

 Nguyên tắc

- Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112) dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi…)

- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ

TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng) Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ

- Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận không thuộc tổ chức kế toán riêng,

có thể mở tài khoản chuyển thu, chuyển chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại)

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

- Khoản thấu chi Ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi Ngân hàng

mà được phản ánh tương tự như khoản vay Ngân hàng

- Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

 Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế Riêng trường hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1112

 Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền

- Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:

 Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ ở nhiều Ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các Ngân hàng không có chênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các Ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại

 Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng nhà nước Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có ba tài khoản cấp 2:

 Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam

 Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam

 Tài khoản 1123 – Vàng: Phản ánh số vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng

 Sổ kế toán chi tiết:

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ cái TK 112

- Sổ chi tiết TK 1121, 1122, 1123

Thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn, dài

hạn Các khoản đầu tư bằng tiền gửi ngân hàng

Thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng VNĐ

Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ:

1.1.3 Kế toán tiền đang chuyển

 Nguyên tắc

- Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc Nhà nước, đã gửi cho bưu điện để chuyển về cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có, trả cho doanh nghiệp khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay bảng sao kê của Ngân hàng

131, 136,

138

(Tỷ giá ghi sổ) (Tỷ giá thực tế) Thu hồi nợ phải thu bằng

TGNH là ngoại tệ 515 635 (Tỷ giá

ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Lãi tỷ giá

- Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ trong các trường hợp sau:

 Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng

 Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho doanh nghiệp khác

 Thu tiền bán hàng chuyển thằng vào Kho bạc để nộp thuế (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước)

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển có hai tài khoản cấp 2:

 Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển

 Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển

 Chứng từ sử dụng

- Phiếu chi

- Phiếu nộp tiền

- Biên lai thu tiền của bưu điện

- Phiếu chuyển tiền

- Chứng từ có liên quan khác

 Sổ kế toán chi tiết

- Sổ cái TK 113

- Sổ chi tiết TK 1131, TK 1132

khác nộp thẳng vào Ngân hàng nhưng

Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng

Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm

Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại

Báo cáo của ngoại tệ đang chuyển

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền đang chuyển

Theo như đặc điểm của vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng nhưng nhạy cảm, dễ

bị tham ô thì việc kiểm kê quỹ đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo sự chính xác về số liệu, giúp phát hiện những sai sót và gian lận để kịp thời điều chỉnh và phát hiện nguyên nhân để xử lý

 Phương pháp kiểm kê

Tùy theo nội dung của đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp, đối với vốn bằng tiền sẽ tiến hành kiểm kê tiền mặt và kiểm kê tiền gửi ngân hàng Kiểm kê tiền mặt sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ (nếu có) bằng cách đếm trực tiếp từng loại, sau đó đối chiếu giữa các sổ kế toán, sổ quỹ với số liệu kiểm kê được

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng sẽ được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản chi tiết trên sổ kế toán với sổ Ngân hàng

Tùy theo phạm vi và đối tượng kiểm kê để lựa chọn hình thức kiểm kê Đối với vốn bằng tiền, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường không quy định trước thời gian Riêng tiền mặt tại quỹ còn được thủ quỹ tiến hành kiểm

kê hằng ngày

 Quy trình kiểm kê

Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Ban kiểm kê, kế toán phải đảm bảo hoàn thành việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ đúng thời điểm để đảm bảo có số liệu chính xác để tiến hành kiểm kê Người quản lý tài sản phải sắp xếp, phân loại tài sản để việc kiểm kê được tiến hành thuận tiện, nhanh chóng

Tiến hành kiểm kê theo phương pháp và phương thức kiểm kê phù hợp

Sau khi kiểm kê kết thúc, đơn vị kế toán sẽ lập “Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê” trong đó có đầy đủ chữ ký của ban kiểm kê Trường hợp có sự chênh lệch giữa số thực tế

và số trên sổ sách thì phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử

lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Ban kiểm kê sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê đã thực hiện

 Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước:

Thành lập ban kiểm kê: Định kỳ hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán trưởng

và Ban giám đốc, hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: Thủ quỹ, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và cuối năm tài chính có thêm sự có mặt của Giám đốc

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và

chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê

Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu

Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các

loại tiền và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số

kiểm kê được Đối với tiền gửi ngân hàng, ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư trên số tiền gửi ngân hàng và số dư được Ngân hàng xác nhận

Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, ban kiểm kê sẽ ký xác nhận

vào bảng kiểm kê quỹ Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo cáo tài chính Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thiếu:

Trường hợp phát hiện thừa:

Phát hiện nguyên nhân thừa do chưa

331, 641,

Phát hiện nguyên nhân thừa do ghi

nhận các khoản chi nhưng chưa chi

Phát hiện thừa, xử lý bằng cách ghi

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thiếu chờ xử lý

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thừa chờ xử lý

1.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu

 Nguyên tắc

Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu

Các khoản phải thu là tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô

Các khoản phải thu có mối liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp

Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được Tuy nhiên việc lập dự phòng phải thu khó đòi lại dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy

ra sai sót và khó kiểm tra

Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì sẽ dẫn đến việc khó thu hồi các khoản nợ của khách hàng cũng như không thể phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp trên Báo cáo tài chính

Tổng hợp và xử lý các khoản nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó

có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý, giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

 Nguyên tắc hạch toán

Các khoản nợ phải thu phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán Kế toán có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ lâu

Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số nợ còn lại Nếu cần có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ khách hàng

Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng tiền mặt, séc… mà thanh toán bằng hàng hóa hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần phải được theo dõi cả về nguyên tệ

và cả quy đổi ra đồng Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh lại số dư

Các khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng khách hàng, từng đối tượng nợ đều có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các chi tiêu phải thu phải lấy số dư chi tiết của các đối tượng nợ phải thu để lên chỉ tiêu của Bảng cân đối kế toán mà không bù trừ

số dư bên Nợ và bên Có

 Quản lý các khoản phải thu

Doanh nghiệp xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, thường xuyên cập nhập thông tin về tình hình tài chính của khách hàng, chính sách về điều kiện được chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán

Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không phân công một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bán hàng Khi sử dụng nhiều người phụ trách các công việc khác nhau sẽ giảm bớt được các hành vi gian lận, tăng cường kiểm tra đối chiếu giữa các

bộ phận sẽ dễ phát hiện sai sót, sai phạm

Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ, bộ phận bán chịu cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viên đảm nhận để thu hồi nhanh chóng, chặt chẽ và hiệu quả Định kỳ, tiến hành đối chiếu với khách hàng về các khoản nợ, thông báo cho khách hàng các khoản nợ đã đến hạn để chuẩn bị và doanh nghiệp có thể thu hồi nợ nhanh chóng

1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng

 Nguyên tắc

- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất

động sản đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ

- Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng

kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung

cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản

nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được

để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối

với khoản nợ phải thu không đòi được

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng Nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã giao, dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể

yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn bán hàng

- Giấy xác nhận nợ

- Phiếu thu

- Giấy báo có của ngân hàng

 Sổ kế toán chi tiết

- Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái TK 131

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua

- Sổ tổng hợp công nợ phải thu

Thuế GTGT (nếu có) Thu nhập do

Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh

giá các khoản phải thu của khách

hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ

Thuế GTGT

Chênh lệch giá giảm khi đánh giá các

khoản phải thu (nếu có) của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu của khách hàng

1.2.3 Kế toán khoản phải thu khác

 Nguyên tắc

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh

ở các tài khoản phải thu (TK 131, TK 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu:

 Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý

 Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn…đã được xử lý bắt bồi thường

 Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283)

 Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi

 Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi

hộ, cho bên giao ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế…

 Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước như: Chi phí

cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa…

 Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính

 Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên

Tài khoản 138 – Phải thu khác có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu

Tài khoản 138 – Phải thu khác có ba tài khoản cấp 2:

 Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản bị thiếu nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý

 Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh số phải thu về cổ phần hóa

mà doanh nghiệp đã chi ra như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp lao động thôi việc, mất việc,

hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa…

 Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp như phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi, phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản…ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các tài khoản phải thu khác

 Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu

- Biên bản xác nhận tài sản thiếu

- Giấy báo nợ

 Sổ kế toán chi tiết

- Sổ cái TK 138; sổ chi tiết TK 1381, 1385, 1388

 Sơ đồ hạch toán

241, 641,

Các khoản chi không được duyệt

phải thu hồi

Khi thu được các khoản phải thu, nhận được tiền bồi thường của các tổ chức, cá

điểm chuyển sang công ty cổ phần

< thời điểm xây dựng giá trị

TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê

(nếu có quyết định xử lý ngay) 413

214

Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ Hao mòn

Phải thu của đối tác liên doanh về

chi phí chung phát sinh trong hoạt

động liên doanh đồng kiểm soát

133

Thuế GTGT (nếu có)

1.2.4 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

 Nguyên tắc

Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản khác có bản chất tương tự các khoản phải thu mà có khả năng không đòi được

để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi

Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:

 Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được, kể cả trường hợp không có biên bản đối chiếu công nợ hoặc đối tượng nợ không ký xác nhận công nợ hoặc bỏ trốn, mất tích Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên

 Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng đối tượng nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

Phải thu về doanh thu từ hoạt động

liên doanh đồng kiểm soát (bên

không bán sản phẩm)

Thuế phải nộp (nếu có)

111,

Các khoản bên nhận ủy thác xuất

khẩu thanh toán hộ bên giao ủy

Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá

lại các khoản mục tiền tệ có gốc

Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính

Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp

Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được ghi giảm dự phòng và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định đối tượng

nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp xóa những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải thực hiện theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp Số nợ này được theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong Thuyết minh báo cáo tài chính Nếu sau kho đã xóa nợ, doanh nghiệp lại đòi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản 711 – Thu nhập khác

Đối với khoản tổn thất về nợ phải thu nếu đã được trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp sử dụng số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập để bù đắp, trường hợp số dự phòng đã trích lập không đủ bù đắp tổn thất thì số tổn thất còn lại được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

có các biện pháp xử lý đối với các sai sót và gian lận được phát hiện

 Phương pháp kiểm kê

Định kỳ tiến hành kiểm kê bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản chi tiết trên

sổ kế toán với biên bản đối chiếu công nợ Ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ tên tài khoản được kiểm kê, số dư của từng tài khoản đối chiếu với đơn vị có quan hệ thanh toán, số chênh lệch nếu có và tìm nguyên nhân chênh lệch, người chịu trách nhiệm

để có xử lý thích hợp

 Quy trình kiểm kê

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà có quy trình kiểm kê cho phù hợp, thông thường gồm các bước:

Phần chênh lệch số phải lập dự phòng kỳ này lớn hơn số đã lập

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán tài khoản Dự phòng phải thu khó đòi

Thành lập ban kiểm kê: Việc thành lập ban kiểm kê các khoản nợ phải thu tương tự

như việc thành lập ban kiểm kê quỹ, việc kiểm kê cũng liên quan đến nhiều người, nhiều đối tượng vì vậy đòi hỏi phải được phân công, tổ chức, thiết kế cho phù hợp

Doanh nghiệp sẽ công bố lịch cụ thể để kiểm kê đến các phòng ban có liên quan Ban kiểm kê các khoản nợ phải thu được lập sẽ bao gồm kế toán có nhiệm vụ liên quan đến công nợ phải thu như kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán trưởng và cuối kỳ

kế toán sẽ có thêm sự có mặt của đại diện Ban giám đốc

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Tương tự như kiểm kê quỹ, để việc

kiểm kê các khoản phải thu được tiến hành thuận lợi và chính xác, kế toán sẽ phải phản ánh và cập nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan trong kỳ, tiến hành khóa sổ đúng hạn để có được số liệu chính xác trước khi tiến hành việc kiểm kê

Kế toán công nợ sau khi nhận được thông báo hoặc nhận được yêu cầu kiểm kê sẽ tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ theo từng mã khách hàng để thuận tiện trong việc kiểm kê, giúp việc kiểm kê được tiến hành nhanh chóng

Thực hiện kiểm kê: Đối với các khoản nợ phải thu, Ban kiểm kê tiến hành đối chiếu

giữa sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản nợ phải thu Xem xét bảng số dư phân tích theo thời gian nợ để đối chiếu với số dư chi tiết của khách hàng có liên quan và đối chiếu với Biên bản đối chiếu công nợ đã được khách hàng xác nhận

Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận vào

Báo cáo kiểm kê Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phản ánh

số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan Người lập và người ký sẽ phải chịu trách nhiệm với kết quả kiểm kê

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC

KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY

1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Ngọc Thy

Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH NGỌC THY

Địa chỉ: 663 Phan Đình Phùng, tổ 6 – phường Duy Tân, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Mã số thuế: 6400189712

Điện thoại: 0260.626.9999

Email/Website giao dịch: dichvu.headngocthy@gmail.com

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Ngọc Thy

Công ty TNHH Ngọc Thy là công ty tư nhân do ông Nguyễn Văn Ngọc làm giám đốc được thành lập vào ngày 01 tháng 01 năm 2004 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Kon Tum cấp ngày 17 tháng 02 năm 2004 Chuyên bán mô tô xe máy; bảo dưỡng và sửa chữa mô tô, xe máy; hoạt động của đại lý và môi giới bảo hiểm

Từ khi thành lập công ty đã không ngừng phát triển cùng với đội ngũ cán bộ vững chắc hiện nay công ty đã có tổng cộng 7 cửa hàng kinh doanh xe máy trên địa bàn tình Kon Tum để phục vụ và tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn Ngoài ra công ty không ngừng đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị, máy móc hiện đại nhằm phục vụ cho việc kinh doanh cũng như hoạt động bên trong doanh nghiệp

1.2 NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY

Công ty TNHH Ngọc Thy với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là buôn bán mô tô,

xe máy và dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa mô tô, xe máy

Công ty có nhiệm vụ tổ chức điều hành kế toán kinh doanh của đơn vị thực thi chế

độ phân kỳ của kế hoạch Đồng thời có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính thống kê theo quy định của pháp luật

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại đơn vị

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc Thy

Giám đốc:

Là người đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm pháp lý cao nhất của công

ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty trong việc điều hành và quản lý công ty

Phó giám đốc:

Là người Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi Giám đốc đi vắng, trực tiếp lãnh đạo các phòng ban, quan hệ đối tác với khách hàng và thay mặt giám dốc theo dõi trực tiếp các đơn vị kinh doanh của công ty

Phòng hành chính:

Đảm nhận công tác tổ chức quản lý hành chính của công ty như sắp xếp tổ chức kinh doanh, bố trí nhân sự, tổ chức hoạt động khoa học, quy chế trả lương, chế độ bảo hiểm xã hội, công tác an toàn lao động…

Phòng kinh doanh:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc Phó giám đốc, phụ trách kinh doanh, quan hệ đối tác với khách hàng Dự báo các vấn đề về hàng hóa dịch vụ, đề xuất các phương án giá cả và lập kế hoạch kinh doanh cho cả công ty

Phòng tài chính kế toán:

Có chức năng tổ chức và kiểm tra công tác kế toán công ty, với chức năng này kế toán trưởng là người giúp việc cho Phó giám đốc về công tác chuyên môn, thực hiện chức năng kiểm soát tổ chức của công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác hạch toán

Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê bộ máy kế toán, phân công, phân nhiệm và chỉ đạo nghiệp vụ cho kế toán nhằm đảm bảo tính thống nhất của hệ thống kế toán Tính toán chuyển nộp kịp thời các khoản vay Ngân hàng và thanh toán các hợp đồng vay đáo hạn Bảo quản, lưu trữ giữ bí mật các tài liệu hồ sơ kế toán

Kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phản ánh chính xác kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

Giám sát việc tiến hành kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hóa và đề nghị xử lý các khoản thừa thiếu hư hỏng

Có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp kịp thời các tài liệu liên quan đến việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn cần thiết cho công tác kế toán

Giúp Giám đốc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên

Ký duyệt các chứng từ, các báo cáo kế toán, thống kê những chứng từ có liên quan đến công tác thanh toán tín dụng hợp đồng

Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán của công ty theo chế độ quy định

Kế toán nhập kho

Kế toán công nợ:

Theo dõi các khoản công nợ giữa công ty với khách hàng và nhà cung cấp Lập báo cáo về các khoản công nợ để báo cáo lên Kế toán trưởng và Giám đốc

Hàng ngày, kế toán công nợ tiến hành cập nhập doanh số và doanh thu trong ngày phát sinh theo quy định

Định kỳ lên lịch thông báo và đôn đốc việc thu hồi công nợ đồng thời đối chiếu công nợ với khách hàng, giải quyết các thắc mắc khi khách hàng có yêu cầu

Kế toán bán hàng:

Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác toàn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng

Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán

ra, gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, thuế GTGT đầu ra của từng mặt hàng khác nhau, từng hóa đơn bán hàng…

Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa dịch vụ phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kế toán tiền lương:

Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó phân bổ chi phí lao động theo các đối tượng sử dụng lao động

Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Đồng Việt Nam (Việt Nam đồng)

Các giao dịch bằng ngoại tệ: Các khoản mục là tài sản và nợ phải trả có gốc bằng đơn vị tiền tệ khác VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúc niên độ kế toán Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ trong năm được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Tiền: Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn

Các khoản phải thu: Các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi

Hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn

Hình thức kế toán áp dụng: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

 Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính được thiết kế theo nguyên tắc hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

: Nhập số liệu hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xét duyệt để hạch toán, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các phần hành, các bảng mẫu đã được thiết kế

Cuối tháng hoặc tại bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán đều có thể thực hiện thao tác khóa sổ và lập Báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đều được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác theo các thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ với Báo cáo tài chính khi đã thực hiện thao tác in ấn

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 2.4: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1.4.2 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty

Tại công ty, các thông tin đầu vào bao gồm các dữ liệu cung cấp thông tin cho việc hạch toán như chứng từ: Hóa đơn, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, … sổ sách để quản lý Sau khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán sẽ tiến hành thủ tục xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, sau đó nhập vào Excel trên máy tính, tiến hành hạch toán từ các dữ liệu Định kỳ hoặc theo yêu cầu, kế toán tiến hành xuất, in báo cáo và sổ cho Ban lãnh đạo xem xét Báo cáo tài chính sẽ giúp Ban lãnh đạo biết được tình hình kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các đề xuất và phương hướng phát triển cho công ty Cuối kỳ kế toán, Kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm toán sự chính xác, trung thực Báo cáo tài chính của công ty về đưa ra ý kiến, cũng như đề nghị chỉnh sửa khi phát hiện sai sót

1.4.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tại công ty TNHH Ngọc Thy

Công ty thường xuyên kiểm tra công tác kế toán, hàng năm công ty nhận sự kiểm toán của công ty kiểm toán theo quy định của Nhà nước trước khi nộp các báo cáo

Định kỳ tiến hành việc đối chiếu sổ sách hoặc tiến hành kiểm tra bất thường đối với các khoản mục nhạy cảm, có mức độ rủi ro cao, dễ bị nhân viên chiếm dụng, gian lận

Kế toán viên Phần mềm Phần cứng

Cơ sở dữ liệu Thủ tục kiểm tra

Sơ đồ 2.5: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty