Xây dựng nhóm làm việc từ xa work at home 2021

5 Bước triển khai nhóm làm việc từ xa năng suất 01 Thống nhất các kế hoạch làm việc 02 Chọn công nghệ làm việc 03 Đưa công việc đội nhóm lên mây 04 Bộ quy tắc làm việc nhóm từ xa năng suất 05 Những quy ước giao tiếp làm việc bằng công nghệ WORK AT HOME Làm vệc từ xa REMOTE WORK làm việc từ xa ngày nay không còn là hình thức quá mới mẻ, nhưng để đạt được sự đồng bộ tính thống nhất cho từng cá nhân, nhóm làm việc, chúng ta cần thay đổi một số thói quen hay phải áp dụng một vài công nghệ mới và tuân thủ các nguyên tắc để xây dựng lên đội nhóm làm việc từ xa, phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại, giúp xây dựng bộ máy làm việc tinh gọn.

lời mở đầu.

WORK AT HOME - Làm vệc từ xa REMOTE WORK - làm việc từ xa ngày

nay không còn là hình thức quá mới mẻ, nhưng để đạt được sự đồng bộ tính thống nhất cho từng cá nhân, nhóm làm việc, chúng ta cần thay đổi một số thói quen hay phải áp dụng một vài công nghệ mới và tuân thủ các nguyên tắc để xây dựng lên đội nhóm làm việc từ xa, phù hợp với xu

hướng làm việc hiện đại, giúp xây dựng bộ máy làm việc tinh gọn.

Tài liệu này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z quy trình, phương pháp & công nghệ

để một tổ chức từng bước làm việc từ xa năng suất. 

TÓM TẮT NỘI DUNG

5 Bước  triển khai nhóm làm

việc từ xa năng suất.

04 Bộ quy tắc làm việc nhóm từ xa năng suất.

03 Đưa công việc & đội nhóm " lên mây "

05 Những quy ước giao tiếp làm việc bằng công nghệ

Bước 1: Thống nhất các kế

hoạch làm việc.

Nhóm của bạn đang thực hiện những kế hoạch nào?

Nhóm của bạn chuẩn bị thực hiện những kế hoạch nào?

Bạn đã có bản kế hoạch trên tay chưa?

Xin dừng lại vài phút để trả lời câu hỏi này.

Đây là phần quan trọng trước khi đưa đội nhóm cùng nhau " lên

thuyền " Một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết, càng giúp nhóm

Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất

kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình,

có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra.

kế hoạch là gì?

KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH

Công việc 5Công việc 3

21/3 -23/3

22/3 -24/3

14/4 -16/4

Tên kế hoạch.

Những thành viên tham gia

Ai là trưởng kế hoạch

Các công việc cần làm trong mỗi kế hoạch

Ai chịu trách nhiệm việc gì

Thời gian thực hiện công việc bao lâu

Khi nhóm của bạn đã thống nhất được các kế hoạch cần thựchiện bao gồm các tiêu chí sau:

Đây cũng là những tiêu chí căn bản nhưng quan trọng trong việclập kế hoạch quản trị công việc Hiện tại chỉ đang nằm trên giấyhay trên bảng excel

*** Đây là cơ sở để bắt đầu chúng ta chọn công nghệ hỗ trợ làmviệc online

Tóm tắt phần 1:

Thống nhất kế hoạch

Bước 2: Lựa chọn công nghệ

Sẽ mất kiểm soát nếu CEO, Nhà quản lý không áp

dụng ĐÚNG công cụ giao tiếp nội bộ, quản lý giao việc

và tương tác công việc khi nhân

viên làm từ xa.

Việc tìm hiểu công nghệ nào tính năng nào,để hỗ trợ

làm việc từ xa là một điều khó khăn cho chủ doanh

nghiệp.

Công cụ để đáp ứng cho quản lý nhân viên làm việc từ

xa và giúp đội nhóm làm việc chủ động, và cần phải có các tiêu chí sau:

Tiêu chí tối thiểu của

công nghệ giúp đội

nhóm làm việc từ xa

01 Lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên, tương tác với thời gian thực mọi lúc mọi

nơi, mọi thiết bị

02 Chia sẽ và quản lý tài liệu theo từng dự án, theo phòng ban , xem mọi lúc mọi

nơi, mọi thiết bị.

04 Báo cáo tình trạng công việc và nhắc nhở nhân viên làm việc tự động. 

03 Có Chat công việc: Theo nhóm dự án, theo phòng ban, và từng nhân viên

05 Bảo mật & lưu trữ tài liệu, nhất là khi có nhân viên nghỉ.

5

myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả Với những tính năng phục vụ chuyên biệt cho quản lý công việc, quản lý dự án, myXteam mang đến

một phương thức làm việc cộng tác trực tuyến năng suất

hơn.

myXteam giúp lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ cho các

thành viên, lưu trữ nhắc nhở công việc giúp đội nhóm làm

việc đúng tiến độ Nhờ sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị như IOS hay Android hay Web app, myXteam giúp mọi thành viên kết nối làm việc ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời gian nào.

Với hệ thống chat được tích hợp, myXteam giúp nhóm của bạn thống nhất từ công việc đến thông tin trao đổi tránh lạc trôi hay thất lạc giữ liệu.

myXteam như một trợ lý công việc cho mỗi thành viên và cho nhóm của bạn.

Giới thiệu tổng quát phần mềm

làm việc nhóm myXteam.

BƯỚC 3: ĐƯA CÔNG VIỆC &

ĐỘI NHÓM " LÊN MÂY "

Bước này giúp đội nhóm của bạn ứng dụng công

nghệ myXteam để bắt đầu từng bước đưa

những kế hoạch, công việc " Lên mây", các thành

viên nhận nhiệm vụ và hoàn thành dù không có

mặt tại công ty.

"Dù bạn đang ở đâu cũng như đang làm việc bên nhau "

Tên kế hoạch là gì?

Những ai tham gia kế hoạch?

Ai là trưởng kế hoạch đó?

Các công việc cần làm trong kế hoạch ?

Ai là người thực hiện công việc?

Thời gian thực hiện công việc đã sẵn sàng?

Trước khi đưa đội nhóm của bạn " lên mây "  một lần nữa hãy chắn chắn rằng bạn đã có kế hoạch trên tay.

Nếu chưa có thì hãy nghĩ 5 phút viết chúng ra rồi tiếp tục nhé.

ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN MYXTEAM TẠI WEBSITE

www.myXteam.com

Khi đăng ký xong bạn sẽ

thấy màn hình TỔNG QUAN

bao gồm các khu vực sau:

Danh sách Team/kế hoạch

Công việc của bạn hôm này là gì.

Việc của bạn quá hạn là việc gì.

Việc đang chờ là những việc nào

Các hoạt động đang diễn ra

5

Click (  Team )

Đặt tên cho Team 

CLICK VÀO + Tạo mới

Team là một phòng ban hoặc

là một folder chứa các kếhoạch

Bạn không quá lo lắng về việcđặt tên vì có thể chỉnh lạisau

Ví dụ:

có thể là "Team thiết kế" 

sẽ thực hiện nhiều dự án thiết

kế, mỗi dự án được xem là 1 kếhoạch

1: TẠO MỚI TEAM

+ Tạo mới

CLICK VÀO

Click - Kế Hoạch

Đặt tên cho kế hoạch 

Mô tả sơ bộ kế hoạch

Nhớ !!  Chỉ mời những người tham gia thựchiện kế hoạch này vào thôi nhé.

Nếu kế hoạch đã có nhiều công việc đượclàm trước đó, thì khi mời thành viên mới bạn (Check) nút có cho họ xem những việctrước đó không nhé

Bạn thêm thành viên vào tham gia thực hiện

kế hoạch bằng cách nhập nhập email vào ônhập email

Mẹo: Bạn cần chuẩn bị danh sách email các thành viên rồi chỉ cần copy & paste vào ô nhập email.

Việc này chỉ mời 1 lần, lần sau danh sách tự hiện lên khi bạn mời thành viên.

 Quản lý thành viên

CLICK

3 : MỜI THÀNH VIÊN

 Thêm mới công việc

CLICK

4 : TẠO VIỆC & GIAO VIỆC

Đặt tên công việc

Mô tả công việc này như thế nào

Chọn người thực hiện

Chọn Deadline

Chọn người được theo dõi việc

Công việc càng rõ ràng sẽ giúp người

thực hiện làm việc hiệu quả, càng dễ đo lường chính xác, không tốn công hỏi lại

*** Bạn có thể để cho các thành viên tham gia tự tạo công việc của mình trong kế hoạch mà bạn đã mời họ tham gia

Bản tin doanh nghiệp

TEAM KINH DOANH

Để bạn có thể nhanh chóng đưa Team của mình lên Online triển khai cho nhân sự làm việc từ xa

Mô tả công việc

TEAM VĂN PHÒNG

Dự án: A

Dự án: B

Dự án: C

+ Tạo mới

CLICK VÀO

5: COPY TỪ KẾ HOẠCH MẪU

Chọn kế hoạch bạn cần ( Copy mẫu )

Sau khi copy kế hoạch mẫu bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp với doanh nghiệp của mình Xoá bớt hoặc

thêm mới công việc.

Vào bánh răng của Team chọn [Danh sách thành viên] chọn thành

viên mà bạn muốn chuyển thành [ Admin ].

Trưởng Team có toàn quyền trong Team của mình, được tạo kế

hoạch, xoá kế hoạch, điều phối các công việc trong kế hoạch

Phân quyền: Trưởng Team.

Admin Team giống như [ Giám đốc phòng ban ] sẽ thấy tất

cả các kế hoạch trong Team đó và toàn quyền với các kế

hoạch trong Team.

Vào kế hoạch / chọn bánh răng/ chuyển chủ kế hoạch

Chọn người làm chủ kế hoạch.

Phân quyền: Chủ kế hoạch

Chủ kế hoạch sẽ toàn quyền kế hoạch đó, có

quyền mời thành viên tham gia, xoá thành viên, điều phối công việc trong kế hoạch.

myXteam Work chat

Tải App myXteam

Nếu bạn dùng IOS thì vào Appstore tìm

myXteam và tải xuống Đăng nhập tài

khoản bạn đã đăng ký myxteam.

Nếu bạn dùng ANDROID thì vào CH Play tìm

myXteam và tải xuống Đăng nhập tài khoản

bạn đã đăng ký myxteam.

Làm thế nào để nhân viên tự giác làm việc?

Làm thế nào để nhân viên phối hợp với nhau khi mà khônggặp mặt thường xuyên?

Đến đây tôi tin rằng bạn đã có những kế hoạch hiện thực lênmyXteam Khi bạn đã biết cách lập kế hoạch, mời thành viêntham gia vào từng kế hoạch cụ thể, giao việc là bạn đã đi hơnnửa chặng đường ( Số hoá doanh nghiệp ) của mình

NHƯNG BÂY GIỜ CÂU HỎI ĐẶT RA LÀ:

Và còn vô số những câu hỏi khác

MỜI BẠN TIẾP TỤC PHẦN 4: BỘ QUY TẮC LÀM VIỆC TỪ XANĂNG SUẤT

HOÀN THÀNH BƯỚC 3:

ĐƯA CÔNG VIỆC & NHÓM "LÊN MÂY"

Để một nhóm, một tổ chức xây dựng thành công bộ máy

( làm việc từ xa ) Chúng ta cần thay đổi cách giao tiếp

làm việc bằng cách dùng công công nghệ 

Chúng ta cần hình thành một số thói quen mới cho phù

hợp với việc áp dụng những cái mới vào công việc

Bộ quy tắc áp dụng cho toàn bộ và từng phần trong

doanh nghiệp

BƯỚC 4: BỘ QUY TẮC & QUY ĐỊNH LÀM VIỆC TỪ XA NĂNG SUẤT

Có Todo list/ Doing/Done Chất lượng công việc như trước Trả lời các yêu cầu khách hàng, cấp trên, nhóm của mình và các phòng ban khác.

Phối hợp với đồng nghiệp bằng việc sử dụng công nghệ.

Làm việc từ xa là: Làm việc trong thời gian làm việc như trước, tại một địa điểm ngoài văn phòng, nhưng vẫn đảm bảo:

Làm việc từ xa

Remote work work from home

HÃY NHỚ !

LÀM VIỆC TỪ XA KHÔNG PHẢI

LÀ NGHỈ Ở NHÀ VÀ KẾT HỢP LÀM VIỆC.

QUY ĐỊNH CHUNG

Đảm bảo bạn luôn trong giờ làm việc ( Work online ) 

Hỗ trợ cho đồng đội những thứ cần thiết để hoàn thành công việc của họ3/ Availability (Sẵn sàng):

Hãy chủ động trong công việc, đừng để người khác phải nhắc nhở

4/ Proactiveness (Chủ động):

Hãy phản hồi nhanh chóng có yêu cầu

5/ Quick response ( Phản hồi nhanh )

Mỗi cá nhân cần chuẩn bị kỹ càng trước khi họp, gọi điện hoặc thảo luận.6/ Preparation (Chuẩn bị)

THỐNG NHẤT

CÔNG NGHỆ

HỖ TRỢ LÀM VIỆC TỪ XA

Họp onlineChia sẻ màn hìnhVideo call

MEETING MANAGMENT TASK &

Quản lý công việc dự án/kế hoạchQuản lý công việc cá nhân

Quản lý công việc Team

work chat myxteam zoom myXteam - Task management

#SOFTWARE

Kế toánBán hàngChăm sóc khác hàngEmail / SMS

Các khó khăn cần giải quyết Thêm các công việc mới.

Kế hoạch đang pending - lý do

và hướng giải quyết.

Đề xuất kế hoạch mới & thống nhất cách thức triển khai.

Nội dung

Các vấn đề đột xuất Các chia sẻ đột xuất từ cấp trên

Nội dung

Sáng thứ 2 hàng tuần

Từ 9:00 - 10h 30 Thời lượng 90 phút Thời gian:

Trưởng team Trưởng kế hoạch Các thành viên liên quan Thành viên:

Sáng mỗi ngày làm việc

Từ 9:00 - 9:19' Thời lượng 15 phút Thời gian:

Trưởng kế hoạch Các thành viên trong kế hoạch Các thành viên có liên quan Thành viên:

Do thành viên quyết định Thời lượng

Thời gian:

Các thành viên có liên quan Thành viên:

QUY ĐỊNH CHO

ADMIN TEAM 

Khi được phân công làm trưởng

Team, Bạn sẽ là người điều hành

tất cả các kế hoạch, công việc,

công việc con, và nhân sự trong

team của mình.

NẮM RÕ MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY

LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG CHI TIẾT CỤ THỂ TRÊN MYXTEAM 

HƯỚNG DẪN, GIẢI ĐÁP, THÁO GỠ KHÓ KHĂN CHO CẤP DƯỚI HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

THEO DÕI TIẾN ĐỘ, CHẤT LƯỢNG CỦA TỪNG KẾ HOẠCH, DỰ ÁN ĐƯỢC GIAO.

1/ Chọn Team muốn xem bấm nút ( Xem thông tin ), xuất

hiện danh sách toàn bộ kế hoạch trong team

2/ Bấm vào kế hoạch xem tình trạng công việc cụ thể, chi

BÁO CÁO TEAM.

Trước một cuộc họp Admin nên xem

qua tổng kế hoạch để nắm bắt tình

hình làm việc của cả Team, nhằm đưa

ra quyết định đúng đắn.

QUY ĐỊNH

CHO NGƯỜI LÀM

CHỦ KẾ HOẠCH 

Khi bạn được phân công làm chủ kế

hoạch, bạn là người điều hành sắp

xếp tất cả các công việc, công việc

con và nhân sự trong kế hoạch của

mình

NẮM RÕ MỤC TIÊU KẾ HOẠCH ĐƯỢC GIAO

LẬP ( TODO LIST )CÔNG VIỆC CẦN LÀM CHI TIẾT CỤ THỂ TRONG KẾ HOẠCH

HƯỚNG DẪN, GIẢI ĐÁP, THÁO GỠ KHÓ KHĂN CHO THÀNH VIÊN HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

THEO DÕI TIẾN ĐỘ, CHẤT LƯỢNG CỦA TỪNG CÔNG VIỆC TRONG KẾ HOẠCH ĐƯỢC GIAO.

Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý Số lượng nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả

Ngoài ra, sự phân chia công việc rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên không bị mất động lực làm việc cũng như tâm lý căng thẳng.

Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này

Hơn nữa, nhà lãnh đạo cũng nên nói mình mong muốn như thế nào khi nhân viên làm việc, kết quả cuối cùng ra sao Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.

KỸ NĂNG QUAN TRỌNG CỦA

CHỦ KẾ HOẠCH 

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

1/ MẶC ĐỊNH: Ngoài dạng view mặc định ( Kanban

view) myXteam còn cung cấp thêm nhiều góc nhìnkhác nhằm giúp cho người làm chủ kế hoạch có cáinhìn tổng thể kế hoạch, công việc, đang thực hiện

để thúc đẩy kế hoạch đạt mục tiêu

2/ TAP VIEW: Xem kế hoạch như dạng excel xuất

thành file excel

3/ LỊCH LÀM VIỆC: Xem kế hoạch theo dạng lịch

làm việc, công việc ngày, công việc của tháng

Việc trong tuần, và lịch thời gian dự kiến

HƯỚNG DẪN CÁCH XEM BÁO CÁO KẾ HOẠCH P1

Những công việc quan trọng khác

4: GANTT VIEW: Xem kế hoạch theo dạng thời

gian, tiến độ công việc

5: DASHBOARD VIEW: Một báo cáo nhanh của

một kế hoạch, người thực hiện, % thực hiện, cáccông việc đang làm, trễ hạn, truy xuất nhanh dữliệu

6: USER VIEW: Xem công việc của từng nhân sự,

Ai làm nhiều hay ít, khối lượng công việc trongtuần, tháng

7: BỘ LỌC: Chủ kế hoạch dùng bộ lọc để truy xuất

báo cáo công việc chi tiết hơn như:

HƯỚNG DẪN CÁCH XEM BÁO CÁO KẾ HOẠCH P2

Bấm vào nút check hoàn thành khi việc hoàn thành.

Báo cáo kết quả bằng cách tải file, Comment trên việc được giao

2/ NHẬN NHIỆM VỤ, ĐƯỢC GIAO VÀ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

3/ TẠO VIỆC CON ( CHECK LIST )

QUY ĐỊNH CHO

NGƯỜI THỰC HIỆN 

CÔNG VIỆC

4/ NEXT STEP ACTION - HÀNH ĐỘNG TIẾP THEO

Tạo Check list với công việc được giao ( Nếu công việc dài ngày ) 

Tự lên lịch làm việc tiếp theo cho bản thân trong từng

kế hoạch và công việc được giao.

Khi bạn được gắn là ( người thực hiện )

công việc, cũng như những thành viên

khác hãy tuân thủ 6 QUY TẮC LÀM VIỆC

CHUNG và những việc sau đây:

1/ HIỂU RÕ TẦM QUAN TRỌNG KẾ HOẠCH & CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO

Chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ công việc được giao, nếu chưa hiểu thì hãy comment vào công việc đó.

Checklist là danh sách những công việc cụ thể cần thực hiện nhằm đạt mục tiêu đề ra, đảm bảo không

bị thiếu sót Checklist, được sử dụng hằng ngày để phân rã công việc đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Checklist công việc Giúp ghi nhớ mọi việc cần làm dù

là nhỏ nhất, kiểm soát thời lượng cần thiết cho từng công việc– Sắp xếp việc nào trước việc nào sau một cách khoa học, đảm bảo tiến độ công việc.

Checklist Giúp phát hiện ra sai sót đánh giá chính xác năng lực của các nhân sự.

KỸ NĂNG SỐ 1 CHO

NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

PHÂN RÃ CÔNG VIỆC

Tạo công việc => đặt tên công việc => chọn ngàybắt đầu => chọn người thực hiện => lưu lại.

Đến ngày thực hiện BOT myXteam sẽ nhắc việc

Công việc tiếp theo là công việc gì?

Dự định khi nào làm?

Ai sẽ làm?

- - - HÃY LÊN LỊCH LÀM VIỆC CHO CÔNG VIỆC ĐÓTRÊN MYXTEAM

GIAO TIẾP LÀM VIỆC

QUA CÔNG NGHỆ

MYXTEAM.

BƯỚC 5

NHỮNG QUY ƯỚC

KHI BẤM CHECK HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

QUY ƯỚC 1

Khi hoàn thành công việc được giao, bạn phải bấm nút check để mọi người nhận được

thông báo bạn đã xong việc.

Công việc đó có file không? Nếu có thì tải file lên.

Công việc đó có link không? Nếu có thì copy link để lên khu vực mô tả, hoặc vào comment

Công việc đó có cần di chuyển qua nhóm việc khác không? Nếu có thì di chuyển sang nhóm mới.

QUY ƯỚC 2

NHẬN THÔNG TIN VÀ PHẢN HỒI NHANH CHÓNG 5 25

Là nhắc đến Bạn

Là việc bạn được theo dõi

Khi nhận được thông báo tại đây bạn nên phản hồi nhanh chóng Vì đồng đội

đã gọi nhắc đến bạn nghĩa là họ cần phản hồi gấp!

Khi thấy thông báo tại đây tức là những việc bạn được theo dõi, bạn nên xem qua để nắm bắt và cập nhật thông tin công việc, kế hoạch.

Trên màn hình myXteam làm việc của

mỗi cá nhân đều có 2 loại thông báo này.

Vậy chúng ta xử lý nó như thế nào? ==>