Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý tại khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT

KHOA : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn: Phạm Văn Đồng

Sinh viên thực hiện: Nhóm 1

Giang Hồng Phong: 1821050826

Bùi Quang Linh : 1821050065

Luyện Công Quang Anh: 1821050101

Hà Nội , ngày 04 tháng 07 năm 2021

Lời mở đầu

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nàothiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống Hơn lúc nào hết các tính năng củamáy tính được khai thác một cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý,sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là môhình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lýtại khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụkhi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàngđược nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hìnhdoanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng,các dịch vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ chocông việc hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàngđược nhanh chóng

Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chươngtrình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lýtại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính.

Dựa vào những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thốngthông tin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mụcđích :

 Quản lý khách hàng

 Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng

 Quản lý hiện trạng từng phòng

 Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp

 Quản lý tài chính thu chi của khách sạn

 Quản lý nhân viên

2 Phạm vi

Khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mô hình vừa và nhỏ Tuynhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mô hình này cho hệ thống khách sạn cóqui mô lớn.

Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệthống để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu Chưa tiến hành thực hiệncoding, vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành mộtứng dụng hoàn chỉnh

3 Nguồn khảo sát

Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người

có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:

 Giám đốc khách sạn

 Lễ tân

 Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)

 Trưởng phụ trách khối buồng phòng

 Kế toán trưởng

+) Sơ đồ cơ cấu tổ chức

4 Mục đích của việc khảo sát

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệthống quản lý đồ sộ Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ

đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liênquan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng , thông qua đó phân tích,xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thốngquản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

5 Nội dung khảo sát

a Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiềungười được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng vàcác dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảodưỡng

Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân,

bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắmhơi ).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòngHành chính-Tổng hợp Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ vàphòng Bảo dưỡng

b Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng

Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầucủa khác.

 Bộ phận buồng phòng:

Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trangthiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báocho Lễ tân

Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán

Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản

lý Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranhnhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ Khách sạn nào cũngcần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phíquản lý Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này

không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà cònlàm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm ,khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh

Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:

• Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưutrữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu củakhách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng Điều này khiếncho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn.Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốnnhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn

• Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luônphải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thayđổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báocho bộ phận buồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phậnmình

• Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viênlàm thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễxảy ra sai sót

• Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác,nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chínhsách của khách sạn Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vàokinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn

• Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với cáccông việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với nhữngviệc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày đểtrao đổi thông tin Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa

các bộ phận không được thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để

kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng

Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:

• Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nêncông việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứkhông quá máy móc Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thốngquản lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi kháchhàng để làm hài lòng khách là hết sức cần thiết

• Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chếquản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều

mà máy móc không thể làm nổi

7 Đề xuất giải pháp cho hệ thống:

- Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ,chúng tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau:

- Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thờithích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn

- Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưutrong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tracứu thông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúpcủa máy tính

- Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt(do các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thốngnhất và được kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ)

- Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanhchóng, chính xác với độ an toàn cao

- Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng

sử dụng phần mềm

*) Bảng hỏi

Kế hoạch phỏng vấn

Chương trình: 1) Giới thiệu tổng quan:

Dự án xây dựng phần quản lý khách sạn trên các thiết bị kết nối Internet

2) Tổng quan về phỏng vấn và chủ đề sẽ đề cập đến:

+) Phỏng vấn về quy trình cho thuê phòng.

+) Việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng

…

3) Các biện pháp khác phục việc chưa đáp ứng nhu cầu

II/ Phân tích và thiết kế chức năng :

1. Các chức năng chính của hệ thống :

a. Quản lý phòng

Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí Do số lượng phòng trongkhách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản líphòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạtđộng nghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nênphải có những thao tác quản lí như sau:

 Thêm mới phòng: Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự

mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng Các khu nhà có thể được xây thêmchính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêmmới phòng để quản lí những phòng này Thông tin về phòng mới phảiđược cập nhật trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vàohoạt động thuê trả phòng

 Cập nhật phòng: khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó vềphòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin Tìm kiếm thông tinphòng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối vớicác tác nhân của hệ thống

 Tìm kiếm phòng: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng chophép các tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản

lí thông tin, thống kê phòng

được quản lí bởi nhân viên của khách sạn khách hàng chỉ được phép tìmkiếm thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhânviên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.

 Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tintrong hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi

đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó

 Tìm kiếm hợp đồng: Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tinhợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê

 Xóa hợp đồng: Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồngthì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng nhưnhà quản lí khách sạn

c. Quản lý nhân viên

Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí Do

số lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhậtthông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn.Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nênphải có các thao tác quản lí như sau:

 Thêm nhân viên mới:

Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng cácloại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầucủa khách hàng Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản línhân viên Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việcphục vụ

 Tìm kiếm thông tin nhân viên:

Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn Do đó cóthể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên

 Xóa thông tin nhân viên:

Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản

lí các thông tin của các nhân viên này

d. Quản lý khách

Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần đượcquản lí Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nêncần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm:

 Thêm khách hàng:

Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng

 Sửa thông tin khách hàng:

Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”

 Xóa thông tin khách hàng:

Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì thêm các thông tincuar khách hàng khác

e. Quản lí dịch vụ:

Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống Cồn việc quản lí dịch vụ gồm:

 Tạo mới hóa đơn dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ của khách sạn Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.

 Lập danh mục hóa đơn dịch vụ: Để tính được tổng tiền thanh toán cho khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê Hệ thống phải lập một danhmục hóa đơn sử dụng dịch vụ

 Quản lí thông tin dịch vụ: Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin các dịch vụ Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ một cách dễ dàng

f. Quản lí thanh toán hợp đồng:

Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa dạng về hình thức chi trả Các công việc chính của chức năng này gồm:

 Tạo biên lại thanh toán: Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễtân của khách sạn để thanh toán Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ

 Tạo danh mục hóa đơn: Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa đơn thanh toán Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự động cập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn

 Tính tổng thu: Hệ thống thường xuyên cập nhật tính tổng tiền thu được

để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí Công việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào

g. Thống kê

Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào Chức năng này đôi khi còn được

giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả Một

số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống:

 Thống kê phòng trống: Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho kháchhàng

 Thống kê hợp đồng hết hạn: Hệ thống thường xuyên thống kê những hợp đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng

 Thống kê danh sách khách hàng: Khách sạn lưu thông tin khách hàng

và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích: Báo cho bộ phận quản lídịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng dịch vụ của khách sạn Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.ống kê tình trạng thu ngân: Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn

Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện các công việc trong hệ thống

2. Sơ đồ phân rã chức năng:

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng

3. Sơ đồ luồng dữ liệu

a. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

 Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau:

o Khách sạn gồm các tác nhân là:

 Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phòng của khách sạn.Ta

có thể gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc khách đến đặtphòng của khách sạn như là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt.Khách hàng

là người đưa ra yêu cầu thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng cácloại hình dịch vụ Khách hàng được xem là một tác nhân chính của hệthống Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phu cầu làm hợp đồng thuê phòng,yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hếtthời hạn thuê phòng, hay không còn nhu cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầuthanh toán hay hủy hợp đồng.Và hệ thống khách sạn đưa ra thông tin đáptrả cho khách hàng

 Nhân viên: Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những người tham gia chínhvào việc điều hành hệ thống: nhân viên tiếp tân, nhân viên thu ngân,nhânviên quản dich vụ dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin mà khách hàngđưa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạt động.Và chính nhânviên là người cập nhật thông tin trên máy tính

Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý là người đưa ra các yêu cầu cập nhật thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu

- Biểu đổ ngữ cảnh:

Hình 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

- Bảng phân tích dữ liệu:

Thanh toán Hóa đơn Bộ phận tài chính kế toán Tác nhân

Hình 3: Bảng phân tích dữ liệu.

- Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Hình 4: Ma trận thực thể

dữ liệu chức năng

-b. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1:

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí bộ phận quản

lí đưa ra các yêu cầu như: Thêm mới phòng, cập nhật phòng, tìm kiếm thôngtin phòng

Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như: Chứcnăng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhậtphòng, chức năng tìm kiếm phòng Các chức năng này cho phép thực hiệncác công việc trên Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ phậnquản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính

Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ được cập nhật vào kho dữ liệuphòng Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bộ phận quản lí.Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý phòng

 Quản lý đặt phòng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng

Khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống Nhân viên lễ tândựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo ra mộtcái hợp đồng cho khách hàng Người đại diện cho hệ thống nhập dữ liệu cho

hợ đồng là nhân viên Hợp đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợp đồng

Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng Khách hàng đưayêu cầu cập nhật cho hệ thống Nhân viên dựa vào đó cũng đưa ra yêu cầu

hệ thống cập nhật hệ thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ liệu hợpđồng

Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợpđồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên Nhân viên tiếpnhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách Khi đó kết quả trả vê chokhách hàng và hợp đồng không còn giá trị với khách hàng và nhân viên sẽxóa hợp đồng

Hình 7 : Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý đặt phòng

 Quản lý dịch vụ:

Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó Hệ thốngquản lí dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách hàng có ởtrong kho khách hàng Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì cho phépđược sử dụng dịch vụ và ngược lại Khi yêu cầu của khách hàng được đápứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ Ngoài ra khách hàng còn cóthể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình dịch của khách sạn.

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý dịch vụ

 Quản lý thanh toán

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là:

Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán Hệthống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng vàtiền dịch vụ nếu có để đưa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng.

Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục thanhtoán

Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thungân

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thanh toán

 Thống kê:

Các luồng dữ liệu chính:

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê phòng trống Hệ thống kiểmtra kho dữ liệu duyệt để đưa ra danh sách phòng trống Kết quả trả về cho bộphận quản lí thông qua hệ thống

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn: Hệ thốngkiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hết hạn thanhtoán

Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng: Hệ thốngkiểm tra kho dữ liệu khách hàng để đưa ra danh sách khách hàng của khachsạn

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê tình trạng thu ngân Hệ thốngkiểm tra kho dữ liệu biên lai thanh toán để đưa ra báo cáo cho tình trạng thungân cho khách sạn

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu thống kê

 Quản lý khách hàng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng:

Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạnthì bộ phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về khách hàng, qua

đó thông tin khách hàng sẽ được cung cấp cho nhân viên

Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, các nhânviên quản lí có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng khi đã nắm rõ vềthông tin

Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của khách sạnthì thông tin mới sẽ được cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợp đồng

sẽ được thay đổi mới

Khi hết hạn hợp đồng hoăc khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng và ngừng

sử dụng dịch vụ của khách sạn thì nhân viên sẽ xóa tên thông tin khách hàng

và các dịch vụ khách hàng đã sử dụng

Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 quản lý khách hàng

 Quản lý nhân viên

Các luồng dữ liệu chính trong quản lí nhân viên:

Khi nhân viên được tuyển vào làm việc tại khách sạn thì bộ phạn quản línhân viên sẽ yêu cầu về thông tin nhân viên của nhân viên mới, qua đó tiếpnhận các thồn tin nhân viên và cập nhận trong bộ phận quản lí nhân viên củakhách sạn

Khi nhân viên có sự thay đổi về vị trí làm việc thì bộ phận quản lí nhânviên sẽ cập nhật mới và có thông tin phản hồi về cho nhân viên

Bộ phận quản lí nhân viên sẽ điều khiển nhân viên làm việc dựa trên truycập tìm kiếm thông tin nhân viên kết quả trả về cho nhân viên và thông tinphản hồi lại cho bộ phận quản lí.

Khi nhân viên thôi việc hoặc buộc bị thôi việc, bộ phận quản lí sẽ xóaphần thông tin nhân viên đó và cập nhật thêm thông tin mới khác

Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 quản lý nhân viên

III.Phân tích và thiết kế dữ liệu :

1.Mô hình hóa dữ liệu thực thể liên kết

Sau quá trình khảo sát ta thu được một số các biểu mẫu chứa các thuộc tính của các thực thể dưới dạng vật lí như sau:

a. Hợp đồng thuê phòng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúcHỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNG

Đơn giá ………

Phòng 2: ………

Thời gian thuê……….

Hình thức trả………

Yêu cầu đặc biệt………

Ngày….tháng….năm….

Chữ ký

b. Báo cáo tổng thu:

BÁO CÁO TỔNG THU HÀNG THÁNGTháng …………Năm………

ST Mã hóa Ngày lập NV lập Số tiền

Tổng thu: ………

Số tiền bằng chữ: ………

Ngày …….tháng ……năm…… Người báo cáo d.

(kí tên)

c Báo cáo thu thuế khách hàng

BÁO CÁO TIỀN THU THUẾ KHÁCH HÀNG

(kí tên)

d. Báo cáo tổng chi:

BÁO CÁO TỔNG CHI HÀNG THÁNG

Tháng ……Năm……

ST Mã phiếu chi Ngày lập NV lập Số tiền

Tổng chi: ………

Số tiền bằng chữ: ………

Ngày …….tháng……năm…… Người báo cáo

e.

(kí tên)

e Báo cáo kiểm kê thu chi:

BÁO CÁO THU CHI HÀNG THÁNG

(kí tên)

A. Liệt kê chính xác và chọn lọc thông tin

Quan sát các biểu mẫu trên ta thấy một số danh từ xuất hiện trong việc quản líthông tin trong hệ thống Số thể hiện của nó nhiều Và nó được hệ thống lưu trữ Đó chính là các thực thể của hệ thống, các thực thể gồm có:

KHÁCH HÀNG: MaKH

DANH MỤC PHÒNG: MaP

NHÂN VIÊN: MaNV

HỢP ĐỒNG: MaHD

HÓA ĐƠN DV: MaHDDV

BIÊN LAI: MaBL

DỊCH VỤ: MaDV

CHI TIẾT TRẢ PHÒNG: MaBL, MaP

CHI TIẾT ĐẶT PHONG : MAHD,MaP

B. Xác định các thực thể , thuộc tính và định danh của chúng

Địa chỉ

Số chứng minh /

hộ chiếu

Thêm vào

Tên nhân viên Nhân viên Mã nhân viên

Tên nhân viênNgày sinhGiới tính

Số điện thoại Địa chỉ

Thêm vào

Mã khách hàng

Số phòngHình thức trảNgày lậpYêu cầu đặc biệt

x

Hóa đơn dịch vụ Hóa đơn dịch vụ Mã dịch vụ

Mã nhân viênTên dịch vụ

Mã khách hàngThời gian sử dụng

x

Kiểu phòngĐơn giáTình trạng

1, Xét mối quan hệ phụ thuộc , sở hữu

 Đặc tả:

Bất cứ khách hàng nào cũng có 1 hoặc nhiều hợp đồng được áp dụng, hợp đồng đó chỉ được áp dụng ch 1 khách hàng Do vậy giữa khách hàng và hợp đồng được liên kết 1-n Trong chi tiết đặt phòng thì được áp dụng cho 1 phòng và 1 phòng được áp dụng với nhiều chi tiết đặt phòng khác nhau Do vậy chi tiết đặt phòng và phòng được liên kết n-1 Tronh 1 hợp đồng thì được áp dụng cho nhiều biên lai, nhiều biên lai sẽ có trong 1 hoạp đồng và được áp dụng cho một chủ thể khách hàng Do vậy hợp đồng với biên lai được liên kết 1-n.

Nhân viên và hóa đơn được liên kết 1-n Một nhân viên thì lập nhiều hóa đơn dịch vụ

và những hóa đơn dịch vụ có thể 1 nhân viên lập ra.

Biên lai thì có nhiều hóa đơn, những hóa đơn chỉ có thỉ áp dụng cho một biên lai, do vậy giữa biên lai và hóa đơn dịch vụ thì được liên kết n-1.

Hóa đơn dịch vụ được áp dụng cho nhiều dịch vụ và dịch vụ cũng được áp dụng cho nhiều hóa đơn, do vậy giữa hóa đơn dịch vụ và dịch vụ được liên kết n-n.

Trong biên lai sẽ áp dụng cho một chi tiết khi trả phòng, một chi tiết trả phõng sẽ đưa

ra một biên lai thanh toán.

 Tách liên kết n-n trong hệ thống:

Ta có mô hình liên kết thực thể của hệ thống :

2 Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản logic :