Tài liệu Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Kế Toán Và Kiểm Soát Tại Các Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa Việt Nam

HỒ CHÍ MINH VŨ THN NGỌC THẢO ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP... HỒ CHÍ MINH VŨ THN NGỌC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

VŨ THN NGỌC THẢO

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO KẾ TOÁN

VÀ KIỂM SOÁT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ

VÀ VỪA VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh - Năm 2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

VŨ THN NGỌC THẢO

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO KẾ TOÁN

VÀ KIỂM SOÁT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ

VÀ VỪA VIỆT NAM

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS TS VŨ HỮU ĐỨC

TP Hồ Chí Minh - Năm 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa được ai công bố dưới bất

kỳ hình thức nào

Tác giả luận văn

Vũ Thị Ngọc Thảo

LỜI CÁM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến PGS TS Vũ Hữu Đức, người hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn, động viên và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu

Tôi xin chân thành cảm ơn Quý doanh nghiệp đã dành thời gian chia sẻ kinh nghiệm thực tế, cung cấp số liệu và trả lời phiếu khảo sát để tôi hoàn thành đề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp đã hỗ trợ, giúp đỡ tôi hoàn tất đề tài này

Tác giả luận văn

Vũ Thị Ngọc Thảo

MỤC LỤC

Lời cam đoan Lời cám ơn Mục lục Danh mục các bảng Danh mục chữ viết tắt

Trang

MỞ ĐẦU 01

Chương 1: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 03

1.1 Khái quát về công nghệ thông tin 03

1.1.1 Định nghĩa về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin 03

1.1.2 Các đặc điểm của ứng dụng công nghệ thông tin 03

1.1.3 Vai trò và tác động của công nghệ thông tin đến phát triển kinh tế - xã hội 05 1.1.4 Xu hướng phát triển của công nghệ thông tin 06

1.2 Khái niệm và vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa 07

1.2.1 Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa 07

1.2.2 Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa 09

1.3 Kế toán và kiểm soát đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa 10

1.3.1 ChuNn mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa 10

1.3.1.1 Mục tiêu ban hành và những lợi ích của bộ chuNn mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa 10

1.3.1.2 Nội dung bộ chuNn mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa 11

1.3.2 Tổ chức công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 12

1.3.3 Kế toán quản trị áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 13

1.3.3.1 Nội dung của kế toán quản trị 13

1.3.3.2 Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 14

1.3.4 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 15

1.3.4.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 15

1.3.4.2 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 16

1.3.4.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 19

1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa 20

1.4.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin 20

1.4.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin 23

1.4.2.1 Ứng dụng Excel vào kế toán (Kế toán dựa trên bảng tính) 23

1.4.2.2 Ứng dụng phần mềm kế toán 24

1.4.2.3 Ứng dụng ERP 25

1.4.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa 26

1.4.3 Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin 27

1.4.3.1 Thuận lợi 27

1.4.3.2 Khó khăn 28

1.4.4 Những vấn đề đặt ra khi ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay 30

1.4.4.1 Con người 31

1.4.4.2 Phối hợp đồng bộ 31

1.4.4.3 Tính linh hoạt của hệ thống 31

1.4.4.4 Cân đối giữa chi phí và lợi ích 31

1.4.4.5 Khả năng đáp ứng yêu cầu của hệ thống 32

1.4.4.6 Thời gian triển khai và sử dụng hệ thống 32

1.4.4.7 Chuyển giao hệ thống 32

1.4.4.8 Kiểm soát 33

1.4.4.9 An toàn mạng và bảo mật thông tin 33

Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT Ở CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT

NAM 34

2.1 Giới thiệu về doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 34

2.1.1 Khái niệm 34

2.1.2 Số lượng doanh nghiệp và cơ cấu doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế 36

2.1.3 Vai trò của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 36

2.1.4 Ưu và nhược điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 39

2.1.4.1 Ưu điểm 39

2.1.4.2 Nhược điểm 40

2.1.5 Yêu cầu quản lý điều hành các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay 41

2.2 Các quy định pháp lý liên quan đến kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam 43

2.2.1 Luật kế toán 43

2.2.2 Hệ thống chuNn mực kế toán 43

2.2.3 Chế độ kế toán 44

2.2.4 Các văn bản pháp quy về thuế 46

2.3 Khảo sát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 46

2.3.1 Mục tiêu, đối tượng và phương pháp khảo sát 46

2.3.1.1 Mục tiêu khảo sát 46

2.3.1.2 Đối tượng, thời gian và phạm vi khảo sát 46

2.3.1.3 Phương pháp khảo sát 47

2.3.2 Kết quả khảo sát 48

2.3.2.1 Đặc điểm chung của doanh nghiệp 48

2.3.2.2 Hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay 48 2.3.2.3 Hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay 51

2.3.2.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát tại

các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay 52

2.3.2.5 Đánh giá chung về công tác kế toán, kiểm soát và ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp khảo sát 55

Chương 3: GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM 57

3.1 Các nguyên tắc cơ bản khi ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa 57

3.1.1 Xây dựng lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin 57

3.1.2 Thay đổi nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin 59

3.1.3 Người quản lý cần quan tâm nhiều hơn đến kế toán quản trị và kiểm soát 60

3.1.4 Sử dụng phần mềm tích hợp kế toán quản trị và kiểm soát 61

3.2 Các giải pháp cụ thể 61

3.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 61

3.2.1.1 Xác định nhu cầu thông tin để xây dựng hệ thống thông tin kế toán 61

3.2.1.2 Giải pháp lựa chọn phần mềm 63

3.2.1.3 Giải pháp mã hóa thông tin kế toán 64

3.2.1.4 Giải pháp tổ chức kiểm soát hệ thống thông tin trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 65

3.2.2 Giải pháp tận dụng công nghệ thông tin để phát triển một hệ thống kế toán và kiểm soát hữu hiệu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa 67

3.2.2.1 Giải pháp sử dụng các phần mềm trên nền Web để quản trị thông tin và truyền đạt thông tin 67

3.2.2.2 Giải pháp ứng dụng Excel cho kế toán tài chính và kế toán quản trị 68

3.2.3 Mô hình kế toán - kiểm soát trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa 69

3.2.3.1 Nguyên tắc khi thiết lập các mô hình kế toán – kiểm soát 69

3.2.3.2 Các công ty phát triển phần mềm theo mô hình kế toán – kiểm soát trong

điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 71

3.2.3.3 Minh hoạ mô hình kế toán – kiểm soát trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa 72

3.2.4 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 79

3.3 Một số kiến nghị khác 83

3.3.1 Đối với doanh nghiệp 83

3.3.1.1 Đối với lãnh đạo doanh nghiệp 83

3.3.1.2 Đối với người đứng đầu bộ máy kế toán 83

3.3.1.3 Đối với nhân viên kế toán 84

3.3.2 Đối với nhà nước 84

3.3.2.1 Các quy định pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán 84

3.3.2.2 Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ứng dụng công nghệ thông tin 85

3.3.3 Đối với các đơn vị tư vấn và cung cấp phần mềm 86

3.3.4 Đối với tổ chức đào tạo 87

KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

IFRSs ChuNn mực báo cáo tài chính quốc tế

MỞ ĐẦU

Trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các DNNVV Việt Nam nói riêng phải đối mặt với cạnh tranh ngày càng gay gắt Để tồn tại và phát triển, các DNNVV Việt Nam cần thay đổi thói quen đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên kinh nghiệm bằng việc ra quyết định dựa trên các thông tin có căn cứ về tình hình doanh nghiệp cũng như thị trường

CNTT là giải pháp được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực, từ văn hóa, giải trí, xã hội, tinh thần đến các hoạt động kinh tế Ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn trên cơ sở các thông tin có chất lượng do hệ thống CNTT cung cấp

Ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát là một xu hướng tất yếu trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới Tuy nhiên cho đến nay việc triển khai ứng dụng ở các DNNVV Việt Nam vẫn còn dừng ở mức đơn lẻ, tự phát nên còn không ít khó khăn bất cập Vì vậy việc chọn đề tài “Ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại các DNNVV Việt Nam” là cần thiết nhằm giúp các DNNVV Việt Nam hiểu rõ hơn những lợi ích to lớn mà CNTT mang lại và giúp doanh nghiệp vận dụng phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, với bối cảnh kinh tế đất nước và thế giới

Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm định hướng và đưa ra một số giải pháp ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát cho các DNNVV Việt Nam, trên cơ

sở tiếp cận những nghiên cứu trên thế giới và thực tế ứng dụng CNTT trong kế toán

và kiểm soát ở các DNNVV Việt Nam Với mục đích này, bên cạnh việc khảo sát thực tế để đánh giá tổng quan tình hình ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát, tác giả chủ tâm đến việc tìm hiểu và đưa ra một số giải pháp cho việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT của DNNVV trong lĩnh vực kế toán

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: là công tác kế toán và kiểm soát tại các DNNVV Việt Nam và việc áp dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại các DNNVV Việt Nam Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực trạng công tác kế toán, kiểm soát và việc áp dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát trong một số DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thành khác

Do đặc điểm của đối tượng nghiên cứu và khả năng hạn hẹp của mình, tác giả chủ yếu sử dụng các phương pháp định tính và thống kê mô tả gồm phỏng vấn, khảo sát, thu thập, so sánh, đối chiếu, phương pháp phân tích và tổng hợp, các thông tin về lĩnh vực nghiên cứu Để có căn cứ cho việc đánh giá thực trạng công tác kế toán, kiểm soát và việc áp dụng CNNT vào kế toán, kiểm soát tại các DNNVV, tác giả sử dụng phương pháp thống kê trên một mẫu DNNVV

Chương 2: Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát

ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

Chương 1: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT TẠI CÁC DOANH

NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

1.1.1 Định nghĩa về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin

CNTT được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau như:

Theo Luật CNTT của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2006, trang 1) thì “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”

Theo Phan Đình Diệu (2001, trang 7) thì “CNTT là ngành công nghệ về xử

lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, trong đó nội dung xử lý thông tin bao gồm các khâu cơ bản như thu thập, lưu trữ, chế biến và truyền nhận thông tin” Theo Hollander (1996) thì CNTT là một bộ công cụ giúp con người làm việc với thông tin và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc xử lý thông tin

Như vậy có thể hiểu CNTT là các phương pháp khoa học, công nghệ và công

cụ kỹ thuật giúp con người thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền nhận thông tin

Ứng dụng CNTT là việc đưa CNTT vào sử dụng trong các lĩnh vực kinh tế

xã hội nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của các hoạt động kinh tế xã hội

1.1.2 Các đặc điểm của ứng dụng công nghệ thông tin

Tất cả các hoạt động kinh tế xã hội hiện nay đều đã áp dụng CNTT nhằm giúp công tác quản lý, điều hành dễ dàng và hiệu quả hơn Ứng dụng CNTT đã làm thay đổi các hoạt động của con người theo chiều hướng tích cực và nó có các đặc điểm cơ bản sau:

Ứng dụng công nghệ thông tin là ứng dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực: Với

việc ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, CNTT đã góp phần tăng năng suất lao động và thúc đNy quá trình phát triển kinh tế của một quốc gia, tạo điều kiện cho các

nước chậm và đang phát triển rút ngắn thời gian chuyển dịch cơ cấu kinh tế Sự ra đời của CNTT kéo theo sự ra đời của nhiều ngành nghề kinh tế mới cũng như làm thay đổi đáng kể các ngành nghề hiện tại, nhất là các ngành công nghiệp truyền thống mà trước đây phải sử dụng nhiều lao động

Ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi cách thức làm việc với thông tin

c ủa con người: Nếu trước đây con người phải làm việc trực tiếp với thông tin, tức là

thông tin được xử lý thông qua bộ não con người thì nay con người làm việc với thông tin một cách gián tiếp thông qua các bước xử lý trung gian của các chương trình ứng dụng

Ứng dụng công nghệ thông tin tạo sự thay đổi trong cách truyền nhận và lưu

tr ữ thông tin: Nhờ có CNTT ngày nay con người có thể thực hiện các cuộc trò

truyện trực tiếp mà không cần gặp mặt Thông qua Internet con người có thể cập nhật tin tức trên khắp thế giới hàng ngày, thậm chí hàng giờ Nhờ có CNTT mà cách thức lưu trữ thông tin cũng dần thay đổi bằng việc giảm bớt các lưu trữ thủ công giấy tờ, việc sao chép lưu trữ thông tin cũng được thực hiện khá dễ dàng bằng bất kỳ ngôn ngữ nào giúp hạn chế rủi ro bị mất dữ liệu

Ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi cách thức mua bán: Ngày nay

khách hàng và công ty không cần gặp nhau trực tiếp để thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ Nhờ CNTT mà khách hàng có thể dễ dàng liên hệ và gởi yêu cầu mua hàng đến công ty dù họ ở bất kỳ nơi nào, khi đó công ty cũng lập tức nhận được các yêu cầu, phản hồi của khách hàng, từ đó công ty có kế hoạch sắp xếp việc cung ứng hàng hóa và kế hoạch tiếp thị phù hợp (Phan Đình Diệu, 2001)

Ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra phương pháp học tập mới: Nhờ có

CNTT mà ngày nay mỗi cá nhân đều có thể tham gia vào các chương trình đào tạo

từ xa qua mạng, không phân biệt độ tuổi, vị trí địa lý, thể chất cũng như thời gian biểu của từng người Bên cạnh đó, mỗi cá nhân có thể tiếp cận dễ dàng với các kho tài liệu phong phú trên Internet, dễ dàng tìm lại được các bài giảng cũ, công việc học tập của cá nhân chuyển từ trạng thái bị động sang trạng thái chủ động hơn

1.1.3 Vai trò và tác động của công nghệ thông tin đến phát triển kinh tế - xã hội

CNTT là một trong những ngành công nghệ mũi nhọn của xã hội hiện đại

Sự phát triển của CNTT trong mấy thập niên gần đây đã làm biến đổi sâu sắc bộ mặt của thế giới Cùng với các ngành công nghệ khác như công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lượng mới, CNTT đã, đang và sẽ làm thay đổi toàn diện, mạnh mẽ mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Với xu thế toàn cầu hóa, trước hết là toàn cầu hóa về kinh tế và xây dựng những nền tảng của kinh tế tri thức, CNTT càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc liên kết các nước, các dân tộc; liên kết các thị trường quốc gia, khu vực thành một thị trường chung toàn cầu Nền kinh tế thế giới, thị trường toàn cầu có phát triển được hay không phụ thuộc nhiều vào các ngành công nghệ cao, hiện đại, trong đó CNTT giữ vai trò chủ đạo Vai trò của CNTT được thể hiện chi tiết ở các lĩnh vực sau (Phan Đình Diệu, 2001):

Trong l ĩnh vực quản lý: CNTT được áp dụng nhiều nhất trong các lĩnh vực

quản lý bao gồm quản lý kinh tế, quản lý nhà nước, quản lý dân cư, y tế, giáo dục,

… Ứng dụng CNTT vào lĩnh vực này giúp cung cấp các thông tin hữu ích để nhà quản lý đưa ra các quyết định và chính sách phù hợp nhằm đem lại hiệu quả kinh tế

xã hội cao Tuy nhiên thực tế cho thấy để ứng dụng CNTT thành công vào lĩnh vực này thì đòi hỏi phải có một sự cải cách về kinh tế và quản lý nghiêm túc

Trong l ĩnh vực công nghiệp: Ứng dụng CNTT vào công nghiệp, cụ thể là tự

động hóa các hoạt động sản xuất như chế tạo, thiết kế sản phNm, … đã góp phần nâng cao chất lượng sản phNm, tăng năng suất lao động nhất là các ngành công nghiệp truyền thống cần nhiều lao động và tạo ra nhiều sản phNm mới với các tính năng hiện đại

Trong l ĩnh vực dịch vụ: CNTT đã và đang tác động mạnh mẽ đến các hoạt

động dịch vụ theo hướng tăng hàm lượng và tỷ trọng trí tuệ trong các sản phNm này Các doanh nghiệp từ chỗ thụ động cung cấp dịch vụ cho khách hàng, để khách hàng

tự tìm đến mình thì nay đã chủ động trong việc tìm kiếm và giới thiệu sản phNm cho khách hàng Nhiều loại dịch vụ như ngân hàng, viễn thông, quảng cáo, thông tin liên lạc, … đã thay đổi cách thức và nội dung hoạt động dưới tác động của CNTT

Trong l ĩnh vực đời sống xã hội: CNTT đã góp phần cải thiện đời sống tinh

thần, nâng cao chất lượng cuộc sống như sức khỏe, các nhu cầu ăn, ở, học tập, đi lại, …, giúp con người tiếp thu được các tri thức mới, làm việc theo phong cách năng động và tác phong công nghiệp

Trong l ĩnh vực giáo dục - đào tạo: CNTT giúp đNy mạnh và hoàn thiện công

tác giáo dục đào tạo thông qua sự tương tác và phản hồi liên tục giữa người học và người dạy, công tác đào tạo từ xa cũng được tổ chức ngày một tốt hơn

Trong l ĩnh vực y tế: CNTT giúp nâng cao chất lượng công tác khám, chữa

bệnh, thực hiện tốt công tác dân số và kế hoạch hóa gia đình

Trong các l ĩnh vực khác: CNTT thúc đNy các hoạt động báo chí, văn hóa, thể

thao, truyền hình, bảo vệ môi trường, … phát triển, đồng thời góp phần vào việc nâng cao chất lượng của các hoạt động này

CNTT được phát triển theo hướng đáp ứng nhu cầu ứng dụng của con người trong các hoạt động kinh tế xã hội hiện tại hoặc tương lai Xu hướng phát triển của CNTT hiện nay có thể thấy rõ qua sự phát triển của máy tính và truyền thông (Nguyễn Thị Lan Hương, 2007):

S ự phát triển của máy tính hiện nay đang đi theo hướng tăng mức độ thông

minh và tự động hóa Quá trình này biểu hiện qua việc con người không ngừng cải tiến, hiện đại hóa cả phần cứng và phần mềm để ngày càng hoàn thiện máy tính điện tử Con người đã sử dụng các nguyên liệu mới cũng như các ứng dụng mới nhằm tạo ra máy tính điện tử đáp ứng những mục đích sử dụng khác nhau trong hoạt động của con người

S ự phát triển của truyền thông hiện nay đang đi theo hướng điện tử hóa hạ

tầng kinh tế Quá trình truyền đạt và chia sẻ thông tin được tích hợp nhiều hơn giữa các hình thức vận động thông tin khác nhau như thương mại điện tử, Internet, học tập, y tế, phát thanh, truyền hình, … tạo ra cơ sở vật chất thúc đNy kinh tế phát triển theo hướng hiện đại kinh tế tri thức và thúc đNy xã hội phát triển theo hướng xã hội điện tử

Xu hướng phát triển của CNTT cho thấy nó có ảnh hưởng mạnh mẽ đến quá trình phát triển kinh tế và nâng cao chất lượng, mức sống của xã hội

1.2 Khái niệm và vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.2.1 Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa

Hiện nay trên thế giới, khái niệm về DNNVV chỉ mang tính tương đối, chưa

có một khái niệm chuNn nào được dùng chung cho tất cả các DNNVV Mỗi quốc gia có một định nghĩa khác nhau về DNNVV và ngay cả trong cùng một quốc gia cũng có những định nghĩa khác nhau về DNNVV Một doanh nghiệp nhỏ ở quốc gia này nhưng lại là doanh nghiệp vừa ở quốc gia khác hoặc một doanh nghiệp nhỏ

ở ngành nghề này nhưng lại được xếp vào doanh nghiệp vừa với các ngành nghề khác Mặt khác khái niệm về DNNVV cũng có thể thay đổi theo thời gian, qui mô của DNNVV ở thời điểm hiện tại có thể sẽ khác với qui mô của DNNVV trong tương lai Sau đây là một số khái niệm phân chia doanh nghiệp nhỏ và vừa trên thế giới

Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo tiêu chí của Ngân hàng thế giới (WB)

Ngân hàng thế giới dựa vào quy mô hoạt động để phân biệt các DNNVV như sau: Doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có số lao động dưới 10 người, doanh nghiệp nhỏ là doanh nghiệp có số lao động từ 10 đến dưới 50 người và doanh nghiệp vừa là doanh nghiệp có số lao động từ 50 đến 300 người (Vũ Quốc Tuấn, 2001)

Doanh nghiệp nhỏ và vừa ở một số quốc gia và khu vực trên thế giới

Bảng 1.1: Phân loại DNNVV ở một số quốc gia và khu vực trên thế giới

Vốn đầu tư Doanh thu

I Nhóm các nước phát triển

1 Mỹ Nhỏ và vừa 0-500 Không quy định Không quy định

2 Australia Nhỏ và vừa < 200 Không quy định Không quy định

3 EU

Siêu nhỏ Nhỏ Vừa

< 10

< 50

< 250

Không quy định Không quy định Không quy định

Không quy định

< 7 triệu Euro

< 27 triệu Euro

4 Zealand Nhỏ và vừa < 50 Không quy định Không quy định

< 5 triệu CAD 5-20 triệu CAD

6 Nhật

Ngành sản xuất Ngành thương mại Ngành dịch vụ

1-300 1-100 1-100

0-300 triệu yên 0-100 triệu yên 0-50 triệu yên

Không quy định Không quy định Không quy định

7 Korea Nhỏ và vừa < 300 Không quy định Không quy định

8 Taiwan Nhỏ và vừa < 200 < 80 triệu NT$ < 100 triệu NT$

II Nhóm các nước đang phát triển

1 Malaysia Ngành sản xuất 0-150 Không quy định 0-25 triệu RM

2 Thailand Nhỏ và vừa < 200 triệu Baht Không quy định

3 Philippine Nhỏ và vừa < 200 1.5-60 triệu

Peso Không quy định

4 Brunei Nhỏ và vừa 1-100 Không quy định Không quy định

III Nhóm các nước kinh tế đang chuyển đổi

Không quy định Không quy định

Không quy định Không quy định

3 Hungary

Siêu nhỏ Nhỏ Vừa

1-10 11-50 51-250

Không quy định Không quy định Không quy định

Không quy định Không quy định Không quy định

(Nguồn: 1 Doanh nghiệp vừa và nhỏ, APEC, 1998; 2 Định nghĩa doanh nghiệp

vừa và nhỏ, UN/ECE, 1999; 3 Tổng quan về doanh nghiệp vừa và nhỏ, OECD, 2000)

Việc phân định các DNNVV phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm và trình độ phát triển kinh tế của một quốc gia; tính đặc thù từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh; mục đích phân định và chính sách kinh tế của mỗi quốc gia, Các yếu tố này không giống nhau giữa các quốc gia, vì vậy mỗi nước trên thế giới

đã có những khái niệm khác nhau và những tiêu chuNn khác nhau để xác định thế nào là một DNNVV Thông thường việc phân biệt DNNVV được dựa trên các tiêu chí như: số lượng lao động, vốn đầu tư, doanh thu Đây là những tiêu thức định lượng giúp việc xác định một DNNVV rất dễ dàng và đơn giản

Với quá trình toàn cầu hóa và yêu cầu về hòa hợp kế toán quốc tế buộc các nhà soạn thảo chuNn mực kế toán quốc tế cần phải ban hành một khái niệm chung

về DNNVV cho các quốc gia thành viên vận dụng Việc ban hành một khái niệm chung mang tính định lượng rất khó vì mỗi quốc gia mỗi khác nhau, do vậy Ủy ban chuNn mực kế toán quốc tế (IASB) đã đưa ra một định nghĩa chung về DNNVV mang tính định tính nhằm mục đích xây dựng chính sách kế toán phù hợp như sau:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo IFRSs của IASB

IASB định nghĩa DNNVV là doanh nghiệp:

- Không hoặc chưa tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán và hoạt động kinh doanh của nó không ảnh hưởng nhiều đến nền kinh tế và,

- Phải công bố báo cáo tài chính công khai cho người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp Người sử dụng bên ngoài bao gồm: chủ sở hữu không tham gia vào

quản lý doanh nghiệp, chủ nợ hiện tại, chủ nợ tiềm năng, và các cơ quan tài chính

1.2.2 Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa

Các DNNVV thường có cơ cấu tổ chức đơn giản, nhỏ gọn và linh hoạt trong các hoạt động kinh doanh vì vậy DNNVV có thể thích nghi nhanh với sự thay đổi của các điều kiện kinh tế xã hội Với số lượng nhiều và chiếm tỷ lệ lớn, các DNNVV luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế Ở mỗi nền kinh

tế, quốc gia hay khu vực khác nhau, các DNNVV có thể giữ vai trò khác nhau, nhưng nhìn chung có một số vai trò chủ yếu sau:

- Tăng sản lượng và tạo việc làm trong nền kinh tế: Các DNNVV thường chiếm tỷ trọng lớn, thậm chí áp đảo trong tổng số doanh nghiệp Vì vậy, đóng góp của họ vào tổng sản lượng và tạo việc làm là rất đáng kể

- Giữ vai trò ổn định nền kinh tế: Trong hầu hết các nền kinh tế hiện nay thì DNNVV thường giữ vai trò làm vệ tinh cho các doanh nghiệp lớn như làm đại lý, làm gia công, cung cấp nguyên liệu, linh kiện, … cho các doanh nghiệp lớn Đây là một nhân tố quan trọng giúp nền kinh tế phát triển ổn định

- Tạo sự năng động cho nền kinh tế: Nhờ đặc điểm nhỏ gọn về quy mô, các DNNVV có thể dễ dàng trong điều chỉnh hoạt động

- Làm xuất hiện nhiều ngành công nghiệp và dịch vụ phụ trợ quan trọng: Các DNNVV thường chuyên môn hóa vào sản xuất một vài chi tiết được dùng để lắp ráp thành một sản phNm hoàn chỉnh

- Là trụ cột cho kinh tế địa phương: Các doanh nghiệp lớn thường đặt cơ sở ở những trung tâm kinh tế của đất nước, trong khi các DNNVV lại được phân bổ khắp các địa phương, vì vậy họ đóng góp đáng kể vào thu ngân sách, vào sản lượng và tạo công ăn việc làm ở địa phương (nguồn: wikipedia: Bách khoa toàn thư mở)

1.3 Kế toán và kiểm soát đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.3.1 Chun mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

1.3.1.1 Mục tiêu ban hành và những lợi ích của bộ chun mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

M ục tiêu: Mục tiêu chính của việc ban hành các chuNn mực kế toán cho

DNNVV là cung cấp các nguyên tắc chung trong việc đưa ra các thông tin phù hợp, đáng tin cậy và có ích Qua đó đưa ra các tiêu chuNn kế toán chất lượng cao, dễ hiểu cho các DNNVV

L ợi ích của bộ chun mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho DNNVV: Bộ

IFRS cho DNNVV đáp ứng nhu cầu to lớn từ các nền kinh tế đã phát triển cũng như nền kinh tế mới nổi về một bộ chuNn mực chung, nghiêm ngặt áp dụng cho các DNNVV, đồng thời đơn giản hơn nhiều so với bộ IFRS đầy đủ IFRS giúp tăng

cường tính so sánh được giữa các báo cáo tài chính, tăng cường tính tin cậy của báo cáo tài chính, giảm đáng kể chi phí xây dựng các chuNn mực kế toán cho từng quốc gia Việc ban hành một chuNn mực kế toán riêng áp dụng cho các DNNVV đảm bảo đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng có lợi ích liên quan gồm: Chủ sở hữu, chủ nợ, Nhu cầu thông tin kế toán của họ mang tính đặc thù, cá biệt không giống với các doanh nghiệp đại chúng, có quy mô lớn Xét về góc độ của các DNNVV, việc tuân thủ một chuNn mực kế toán riêng với các quy định đơn giản hơn, phù hợp hơn sẽ tạo điều kiện đảm bảo việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp này được tinh gọn, phù hợp với quy mô, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc Bộ chuNn mực này cũng sẽ cung cấp nền tảng cho các doanh nghiệp chuNn bị tham gia vào thị trường vốn vì khi tham gia thị trường vốn doanh nghiệp phải áp dụng bộ chuNn mực đầy đủ Bộ IFRS cho DNNVV được thiết kế riêng biệt với bộ IFRS đầy đủ, vì vậy một quốc gia dù đã áp dụng hay chưa áp dụng

bộ IFRS đầy đủ vẫn có thể áp dụng bộ IFRS này Từng quốc gia sẽ quyết định các tiêu chuNn để xác định thế nào là DNNVV, trên cơ sở đó từng doanh nghiệp áp dụng chuNn mực phù hợp

1.3.1.2 Nội dung bộ chun mực báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

IFRS cho DNNVV là bộ chuNn mực dày 230 trang được thiết kế phù hợp với nhu cầu và khả năng của các DNNVV Các quy định của IFRS cho DNNVV được xây dựng trên cơ sở IFRS đầy đủ hiện hành theo hướng đơn giản hóa một số nội dung phức tạp mà tại các DNNVV không phát sinh hoặc có phát sinh nhưng ảnh hưởng thường không trọng yếu Nhiều nguyên tắc về ghi nhận và đánh giá tài sản, công nợ, thu nhập và chi phí theo bộ IFRS đầy đủ đã được đơn giản hóa, các yêu cầu về thuyết minh báo cáo tài chính cũng được giảm đi đáng kể, Để giảm thêm gánh nặng về lập báo cáo cho các DNNVV, bộ chuNn mực này sẽ được xem xét lại

ba năm một lần

ChuNn mực về báo cáo tài chính quốc tế áp dụng cho các DNNVV được xây dựng khác với hệ thống chuNn mực kế toán, chuNn mực báo cáo tài chính hiện hành

Thay vì xây dựng từng chuNn mực riêng cho từng vấn đề kế toán thì chỉ xây dựng một chuNn mực duy nhất Ngoài phần lời giới thiệu, chuNn mực được kết cấu bao gồm 35 phần (Phụ lục 1) Trong mỗi phần bao gồm các quy định chi tiết giúp người

sử dụng dễ hiểu và có thể vận dụng vào thực tế

1.3.2 Tổ chức công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp bao gồm các nhiệm vụ sau (Nguyễn Thị Huyền Trâm, 2007):

T ổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Doanh nghiệp phải xác định loại chứng

từ cần sử dụng và thiết kế biểu mẫu chứng từ để việc thu thập thông tin ban đầu được đầy đủ và chính xác Các chứng từ phải được lập và luân chuyển theo một quy trình nhằm tăng tính kiểm soát và hiệu quả của hệ thống thông tin

T ổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Trên cơ sở hệ thống tài khoản do nhà

nước ban hành doanh nghiệp lựa chọn ra các tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để áp dụng Bên cạnh đó việc tích hợp kế toán quản trị vào

hệ thống tài khoản là cần thiết giúp cho nhà quản lý có thông tin hữu ích để điều hành hoạt động của doanh nghiệp

T ổ chức hệ thống sổ kế toán: Bên cạnh các mẫu sổ kế toán theo quy định của

nhà nước, tùy theo yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp thiết kế và mở thêm các sổ chi tiết Doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo một trong các hình thức như: Hình thức nhật ký - sổ cái, hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức nhật ký - chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính

T ổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính: hệ thống

báo cáo kế toán tài chính gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo này được lập và nộp theo quy định thống nhất của nhà nước

T ổ chức bộ máy kế toán tài chính: Tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý mà

doanh nghiệp có thể tổ chức bộ máy kế toán tài chính theo 2 mô hình tập trung hoặc phân tán

T ổ chức kiểm tra kế toán: Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của người

đứng đầu trong công tác kế toán tại doanh nghiệp nhằm đảm bảo công tác kế toán

đã thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành và các thông tin kế toán cung cấp có độ tin cậy cao

T ổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp: Thông qua việc

phân tích các hoạt động kinh tế, doanh nghiệp đánh giá được kết quả của các hoạt động đã xảy ra, từ đó phát huy được các ưu điểm và khắc phục các nhược điểm, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp nhận ra những khả năng tiềm tàng cần khai thác

để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

T ổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và

cung c ấp thông tin: Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật bao gồm trang bị phần

cứng và phần mềm giúp cung cấp các thông tin kế toán một cách nhanh chóng và hữu ích cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau

1.3.3 Kế toán quản trị áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.3.3.1 Nội dung của kế toán quản trị

Kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung Các nội dung này thay đổi theo thời gian và khác nhau tại mỗi doanh nghiệp, tùy theo quy mô và trình độ của doanh nghiệp Nhưng nhìn chung kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau (Phạm Ngọc Toàn, 2010):

H ệ thống kế toán chi phí và quản trị chi phí trong doanh nghiệp: Trong quá

trình quản lý các hoạt động phát sinh tại doanh nghiệp, nhà quản trị phải đưa ra nhiều quyết định khác nhau và phần lớn các quyết định này đều có liên quan đến chi phí Vì vậy chi phí phải được phân loại, tập hợp và tính toán theo nhiều cách cho phù hợp với mỗi quyết định khác nhau

D ự toán: Dự toán là một kế hoạch chi tiết được lập ra cho một kỳ hoạt động

trong tương lai, biểu hiện dưới hình thức định lượng (số lượng và giá trị), chỉ ra việc huy động các nguồn lực và việc sử dụng chúng trong thời kỳ đó để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Dự toán trong doanh nghiệp gồm có 3 mô hình, mỗi mô hình đều có các ưu điểm và nhược điểm khác nhau Tùy đặc điểm kinh doanh và quản lý

mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng một trong 3 mô hình sau: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên Lập dự toán là một trong những công việc quan trọng của nhà quản lý giúp định hướng hoạt động cho doanh nghiệp cũng như là cơ sở để đánh giá kết quả sau khi thực hiện dự toán Vì vậy khi lập dự toán doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình để đảm bảo dự toán đầy đủ và mang tính thực tiễn cao

K ế toán trung tâm trách nhiệm và đánh giá trách nhiệm quản lý: Kế toán

trung tâm trách nhiệm là phương pháp kế toán thu thập, ghi nhận, đo lường, báo cáo kết quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp để đánh giá thành quả của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung nhằm kiểm soát hoạt động và chi phí của các bộ phận

Thi ết lập thông tin phục vụ cho việc ra quyết định và dự báo: Ra quyết định

là chức năng cơ bản của nhà quản trị doanh nghiệp Để có quyết định tối ưu nhà quản trị cần thu thập thông tin, sau đó tiến hành phân loại, phân tích, đánh giá, sàng lọc để chọn ra thông tin thích hợp cho việc ra quyết định

Tất cả các nội dung kế toán quản trị nêu trên đều cần thiết với các doanh nghiệp Tuy nhiên đối với các DNNVV thì tùy theo khả năng, nhu cầu và quy mô

mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình các nội dung ứng dụng phù hợp nhằm đảm bảo việc ứng dụng mang lại hiệu quả và có tính khả thi cao

1.3.3.2 Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Trên cơ sở các nội dung kế toán quản trị được lựa chọn áp dụng, doanh nghiệp cần thực hiện việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại đơn vị mình nhằm thu thập và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin hữu ích cho việc đưa ra quyết định của nhà quản lý Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp gồm các nội dung sau (Phạm Ngọc Toàn, 2010):

T ổ chức bộ máy kế toán quản trị: Có 3 mô hình khác nhau để tổ chức bộ

máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp gồm mô hình kết hợp, mô hình tách rời và

mô hình hỗn hợp, việc lựa chọn mô hình nào phụ thuộc vào yêu cầu, trình độ, quy

mô cũng như quan hệ cân đối giữa lợi ích và chi phí của mỗi doanh nghiệp

T ổ chức thu thập thông tin đầu vào: là một khâu quan trọng ban đầu của mọi

hệ thống kế toán góp phần tạo ra chất lượng cho các thông tin đầu ra Các thông tin ban đầu được thu thập thông qua hệ thống chứng từ Vì vậy ngoài các chứng từ bắt buộc doanh nghiệp cần thiết kế thêm các chứng từ bổ sung theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và các chỉ tiêu trên chứng từ này phải chú ý đến các thông tin kế toán quản trị phục vụ cho yêu cầu của các quyết định quản trị

T ổ chức phân loại và xử lý thông tin: (1) Tổ chức tài khoản kế toán: Để thu

thập thông tin qua hệ thống tài khoản kế toán thì công tác tổ chức tài khoản phải đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, đồng thời đảm bảo khả năng đối chiếu thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp liên quan đến các đối tượng

kế toán cụ thể Dựa trên mục đích và yêu cầu quản lý chi tiết với từng đối tượng mà doanh nghiệp thực hiện mở các tài khoản kế toán chi tiết (2) Tổ chức hệ thống sổ

kế toán: Sổ kế toán được sử dụng để thu thập thông tin quá khứ và tương lai, đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để thu thập thông tin chi tiết của từng đối tượng

kế toán theo mục đích và yêu cầu quản lý cụ thể, các sổ chi tiết cũng cung cấp được những thông tin hữu ích thể hiện trên các báo cáo kế toán quản trị để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau Sổ kế toán quản trị cần được thiết kế cụ thể các chỉ tiêu và sắp xếp các chỉ tiêu theo một trình tự phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin

T ổ chức thiết lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán quản

tr ị: Báo cáo kế toán quản trị bao gồm nhiều chỉ tiêu thể hiện chi tiết theo yêu cầu

quản lý hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và ra quyết định Hệ thống báo cáo kế toán quản trị được thiết lập dựa trên tất cả các thông tin đã tập hợp bao gồm báo cáo thường xuyên, định kỳ, báo cáo nhanh và báo cáo đột xuất

1.3.4 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.3.4.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO (1992) định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để

cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: (1) Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; (2) Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính; (3) Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.”

1.3.4.2 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các nhân tố sau:

Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là nhân tố làm nền tảng cho các

thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ, nó chi phối ý thức kiểm soát của các nhân viên trong toàn doanh nghiệp và tạo ra sắc thái chung cho một doanh nghiệp Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và kết quả của nó chịu ảnh hưởng đáng

kể bởi môi trường kiểm soát, sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát được hạn chế một phần nhờ môi trường kiểm soát tốt Các nhân tố của môi trường kiểm soát theo báo cáo COSO (1992) gồm: (1) Tính chính trực và các giá trị đạo đức; (2) Năng lực đội ngũ nhân viên; (3) Hội đồng Quản trị và Uỷ ban kiểm toán; (4) Triết lý quản lý

và phong cách điều hành; (5) Cơ cấu tổ chức; (6) Phân chia quyền hạn và trách

nhiệm; (7) Chính sách nhân sự

Việc áp dụng các nhân tố của môi trường kiểm soát có sự khác nhau giữa các DNNVV và các doanh nghiệp lớn Để tiết kiệm chi phí, các DNNVV thường không duy trì một bộ máy quản lý lớn mà chỉ cần một nhà quản lý có thể vận hành hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Tư cách đạo đức của nhà quản lý trong các DNNVV sẽ ảnh hưởng nhiều đến thái độ của nhân viên, vì vậy một DNNVV có thể không cần ban hành quy tắc đạo đức bằng văn bản Ngoài ra, nhà quản lý các DNNVV thường chú trọng việc tuyển được nhân viên phù hợp với công việc hơn là việc thiết lập các chính sách nhân sự cụ thể như các doanh nghiệp lớn

Đánh giá rủi ro: Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức

không được thực hiện Thực tế cho thấy doanh nghiệp không thể giảm rủi ro bằng không khi lợi nhuận hiện hữu Vì vậy nhà quản lý cần phân loại và đánh giá rủi ro

để quyết định rủi ro nào có thể chấp nhận và cần làm gì để quản lý và giảm rủi ro

Rủi ro có thể phát sinh từ các nguồn trong và ngoài doanh nghiệp gồm: (1) Rủi ro hoạt động; (2) Rủi ro xử lý thông tin; (3) Rủi ro nguồn lực hệ thống

Để đánh giá được rủi ro, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu của tổ chức Trên cơ sở đó, nhà quản lý tiến hành nhận dạng và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức và đề ra các giải pháp đối phó, kiểm soát rủi ro

Các DNNVV có quy mô nhỏ nên các cấp quản lý cũng ít hơn, vì vậy mục tiêu của doanh nghiệp được truyền đạt xuống cấp dưới nhanh hơn và rõ ràng hơn Nhà quản lý cấp cao thường là người đảm nhiệm việc nhận dạng và phân tích các rủi ro bằng việc thu thập thông tin trực tiếp từ các nhân viên hoặc từ bên ngoài thông qua tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, kiểm toán viên độc lập, … Với bộ máy nhỏ gọn, các doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý và đối phó với rủi

ro hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp để phân tích rủi

ro và ra quyết định kịp thời hoặc nhà quản lý có thể gặp gặp trực tiếp bộ phận có rủi

ro để trao đổi, theo dõi, từ đó đưa ra các hành động ứng phó kịp thời

Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát chính là các chính sách, thủ tục

để đảm bảo chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách, thủ tục này đòi hỏi phải có các hoạt động cần thiết để giảm rủi ro và giúp doanh nghiệp đạt mục

tiêu đề ra Hoạt động kiểm soát bao gồm các nội dung sau:

(1) Phân chia trách nhiệm: là việc phân công việc và trách nhiệm cho các thành viên trong tổ chức đảm bảo theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (không thực hiện công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, chỉ thực hiện một trong các chức năng phê chuNn, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản) Việc phân chia trách nhiệm giúp phát hiện sai sót, giảm gian lận và tạo sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện

(2) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Các hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ cũng như việc phê chuNn các nghiệp vụ để đảm bảo thông tin kế toán là đáng tin cậy Kiểm soát bao gồm: kiểm soát vật chất và phân tích rà soát Kiểm soát vật chất nhằm bảo vệ tài sản gồm các quy định và thủ tục như: hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản định kỳ, bảo quản chứng từ, sổ sách ghi chép, Phân tích rà soát là việc đối chiếu số liệu từ những nguồn khác nhau nhằm phát hiện những sai lệch và biến động bất thường để

đề ra các biện pháp xử lý kịp thời

Các DNNVV vận dụng lý thuyết cơ bản của hoạt động kiểm soát không khác biệt nhiều so với các doanh nghiệp lớn nhưng các thủ tục để vận hành thì khác hẳn

vì một số thủ tục kiểm soát không phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ Mặt khác, các DNNVV có ít nhân viên nên họ phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau vì vậy sự phân chia quyền hạn hợp lý tại các DNNVV thường gặp khó khăn

Thông tin và truyền thông: Các thông tin phải trung thực, đáng tin cậy và

việc cung cấp thông tin (quá trình truyền thông) phải thực hiện chính xác và kịp thời Như vậy sẽ giúp nhà quản lý có được thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau, đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên

ngoài doanh nghiệp

Khả năng nhận thức về hệ thống thông tin và khả năng kiểm soát của nhà quản lý cấp cao trong các DNNVV ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Các DNNVV có ít cấp quản lý hơn các doanh nghiệp lớn nên

hệ thống truyền thông nội bộ trong các DNNVV có hiệu quả hơn DNNVV thực hiện việc truyền thông qua tiếp xúc, gặp gỡ, hội họp hàng ngày giữa nhà quản lý cấp cao với nhân viên hoặc giữa nhà quản lý với khách hàng và nhà cung cấp Với

sự phát triển và hỗ trợ của CNTT như hiện nay thì các thông tin nội bộ của doanh nghiệp có thể được xử lý hữu hiệu mà không phân biệt quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ

Giám sát: là công việc giúp nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống

kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ hoạt động của nó để có các điều chỉnh và cải tiến phù hợp Giám sát giúp duy trỳ sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ qua các thời

kì khác nhau Những người có trách nhiệm thực hiện quá trình giám sát nhằm đánh giá việc thiết lập và thực thi các thủ tục kiểm soát Các hoạt động trong doanh

nghiệp được giám sát theo hai cách: thường xuyên và định kỳ

Ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì hoạt động giám sát chủ yếu được thực hiện bởi nhà quản lý cấp cao và các thủ tục kiểm soát, giám sát chủ yếu tập trung vào hoạt động kinh doanh, hoạt động được đánh giá là quan trọng nhất đối với các

DNNVV Các nhà quản lý thường trực tiếp kiểm tra để đánh giá và kiểm soát được các vấn đề của doanh nghiệp mình

Các doanh nghiệp nhỏ thường dựa vào đội ngũ nhân viên kế toán để đánh giá kiểm soát, với các doanh nghiệp vừa có thể có thêm bộ phận kiểm toán nội bộ riêng

để thực hiện việc đánh giá kiểm soát Bên cạnh đó cũng có một vài doanh nghiệp thuê các kiểm toán viên độc lập từ bên ngoài để giúp doanh nghiệp đánh giá về hệ thống kiểm soát

1.3.4.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được thực hiện Khi hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách hữu hiệu thì nó cũng chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo là rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra do kiểm soát nội bộ tồn tại những hạn chế vốn có sau:

(1) Kiểm soát nội bộ khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao vì các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra và nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

(2) Bất kỳ một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của kiểm soát nội bộ cũng phụ thuộc vào yếu tố con người Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cNn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

(3) Gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức hoặc giữa nhân viên với bên ngoài, khi có sự thông đồng này thì các thủ tục kiểm soát sẽ không còn tác dụng

(4) Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí

vô hiệu

(5) Khi thiết lập các hoạt động kiểm soát thì doanh nghiệp cần đảm bảo là chi phí thực hiện các hoạt động này phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

(6) Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa

1.4.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin

Sự kết hợp giữa kế toán và CNTT nhằm đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp Vai trò của kế toán được cấu trúc lại thông qua việc phân tán và chuyển dần công việc ghi chép, xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin truyền thống sang các bộ phận, hệ thống khác trong doanh nghiệp dưới nền tảng của CNTT Đồng thời kế toán sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định, điều hành quản lý doanh nghiệp bằng sự tham gia rộng hơn vào quá trình sản xuất kinh doanh, tập trung nhiều hơn trong việc phân tích, diễn giải thông tin và tư vấn những quyết định cần thiết cho doanh nghiệp, hỗ trợ ra các quyết định chiến lược và đặc biệt bằng kiến thức chuyên môn của mình, kế toán là thành phần không thể thiếu trong việc phân tích, thiết kế và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao hiệu quả của công tác kế toán Khi ứng dụng CNTT, phần lớn các thao tác làm việc của kế toán đều được tự động hoá,

vì vậy với cùng một số lượng nhân viên nhưng có thể xử lý được khối lượng công việc hơn gấp nhiều lần, các nhân viên kế toán được giảm áp lực công việc và năng suất lao động cao hơn

Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên và nhà quản lý Với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm, các công đoạn sắp xếp, ghi chép, tính toán, đối chiếu, tập hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, nhân viên kế toán chỉ cần lập chứng từ, kiểm tra, phân loại, nhập nội dung chứng từ vào máy và xử lý các thao tác do phần mềm yêu cầu Vì vậy giảm được đáng kể thời gian xử lý công việc của kế toán Mặt khác, kế

toán có thể cung cấp số liệu báo cáo cho nhà quản lý nhanh và đúng hạn hơn hoặc nhà quản lý có thể tự truy xuất thông tin từ phần mềm khi cần

Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Khi ứng dụng CNTT thì các số liệu và báo cáo được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm vì vậy giảm được đáng kể chi phí in ấn, lưu hồ sơ sổ sách Mặt khác, thông qua hệ thống CNTT doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt khâu vật tư, đánh giá, phân tích được các biến động chi phí, giảm bớt hao hụt trong sản xuất và cắt giảm được các chi phí không tạo ra hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp

Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao chất lượng của thông tin kế toán CNTT ảnh hưởng đáng kể đến quá trình ghi nhận nghiệp vụ và xử lý thông tin của

kế toán Các mối liên kết bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đều dựa trên nền tảng là sự chia sẻ dữ liệu và thông tin với nhau Do đó, đối tượng sử dụng thông tin

và nội dung thông tin kế toán cung cấp sẽ rất đa dạng Để đem lại lợi ích cho các đối tượng sử dụng, thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh được liên tục, hiện thực các hoạt động đã và đang diễn ra của doanh nghiệp, cũng như đầy đủ những nội dung cần thiết làm cơ sở đưa ra các quyết định hợp lý Mô hình ghi nhận nghiệp

vụ của kế toán truyền thống dựa trên việc phân tích nghiệp vụ theo các tài khoản của kế toán tài chính chắc chắn sẽ không đáp ứng được các yêu cầu trên Khi ứng dụng CNTT vào kế toán, thông tin được phản ánh liên tục và dễ dàng được thu thập, theo dõi theo nhiều yêu cầu quản lý khác nhau

Ứng dụng CNTT trong kế toán sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin hữu ích về tình hình thực tế của doanh nghiệp phục vụ cho việc đưa ra các quyết định của nhà quản lý Mỗi đối tượng khác nhau vào từng thời điểm khác nhau sẽ cần những nội dung thông tin khác nhau Việc cung cấp thông tin thông qua các báo cáo truyền thống không còn phù hợp với yêu cầu thông tin chi tiết và phải được cập nhật liên tục Với sự hỗ trợ của CNTT, thông tin được cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng Thông qua đó, nhà quản lý đưa ra các kế hoạch sản xuất, đầu tư tài sản, chuNn bị nguyên vật liệu, nhân công và các quyết định quản lý phù hợp khác

Ứng dụng CNTT giúp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp

- Một trong các yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu là doanh thu

và chi phí, vì vậy doanh nghiệp cần phân tích doanh thu và chi phí theo nhiều chiều khác nhau để có thông tin phục vụ cho công tác quản lý Nếu thực hiện việc phân tích này bằng phương pháp thủ công thì doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi người làm kế toán phải có trình độ cao mới thực hiện được Khi ứng dụng CNTT công việc phân tích này được thực hiện dễ dàng nhờ sự trợ giúp của phần mềm kế toán, qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ doanh thu và chi phí

- Thu hồi công nợ là một khâu quan trọng sau khi bán hàng giúp doanh nghiệp có nguồn tiền để hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, ổn định Phần mềm kế toán là một công cụ tốt hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công

nợ, giúp doanh nghiệp phát hiện ra các khách hàng nợ lâu, nợ quá hạn hoặc có dấu hiệu mất khả năng thanh toán, từ đó doanh nghiệp có kế hoạch chuNn bị cho việc thu nợ nhằm hạn chế tối đa các khoản chi phí lớn phát sinh do không thu được tiền của khách

- Phần mềm kế toán là công cụ tốt hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vật tư, giúp doanh nghiệp hạn chế ứ đóng các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc nhập kho vượt quá nhu cầu đầu ra và nhu cầu sản xuất Nếu kiểm soát tốt việc này doanh nghiệp giảm được đáng kể thiệt hại do hàng hết hạn sử dụng không bán được và hạn chế được việc chi ra một khoản tiền mà chưa đến thời điểm phải chi …

Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tăng tính an toàn và bảo mật cho dữ liệu và thông tin Khi áp dụng CNTT, việc sao lưu dữ liệu tự động hàng ngày, hàng tuần trở lên dễ dàng, nhờ vậy mà dữ liệu có thể khôi phục lại khi có sự cố xảy ra, giảm được rủi ro mất dữ liệu Mặt khác khi áp dụng CNTT, việc cập nhật, xem, thêm, sửa, xoá

dữ liệu và truy xuất thông tin được phân quyền cụ thể, chỉ những người được phân

quyền mới có thể tiếp cận với dữ liệu và thông tin, việc phân quyền cũng giúp dễ dàng xác định trách nhiệm khi có sai sót xảy ra

1.4.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin

Kế toán là ngành nghề ra đời từ rất sớm, gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của con người Ban đầu việc ghi chép kế toán được thực hiện thủ công bằng tay Sau khi máy tính ra đời, cùng với sự ra đời và phát triển của các ứng dụng phần mềm, công việc của kế toán đã được tự động hóa đáng kể Ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán là giải pháp khá hiệu quả khi quy mô doanh nghiệp nhỏ Với khối lượng nghiệp vụ tăng lên và yêu cầu thông tin của nhà quản lý thì doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tiếp tục phát triển với quy mô lớn hơn thì phần mềm kế toán không còn đáp ứng đủ các yêu cầu thông tin, báo cáo, do vậy việc sử dụng giải pháp ERP là cần thiết Như vậy, tùy theo điều kiện thực tế mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn các mức độ ứng dụng phần mềm khác nhau gồm ứng dụng Excel, phần mềm kế toán hoặc ERP

1.4.2.1 Ứng dụng Excel vào kế toán (Kế toán dựa trên bảng tính)

Định nghĩa: Kế toán dựa trên bảng tính là hệ thống kế toán được thiết lập

dựa trên nhiều bảng tính Trong đó gồm các bảng tính chỉ để nhập dữ liệu đầu vào

và các bảng tính khác là các báo cáo, sổ sách được truy xuất từ bảng dữ liệu thông qua các công cụ tính toán của Excel

Đặc điểm: (1) Kế toán dựa trên bảng tính là một thiết kế mô tả quá trình xử

lý kế toán bao gồm các ghi chép và bảng biểu (2) Nó sử dụng công cụ tính toán để kết xuất ra báo cáo

Ưu điểm: (1) Chi phí để ứng dụng kế toán bằng Excel rất thấp (2) Có thể kết

hợp với hình thức kế toán thủ công (3) Cấu trúc đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng

Nh ược điểm: (1) Tốc độ xử lý dữ liệu rất chậm khi khối lượng dữ liệu nhiều

(2) Lượng dữ liệu bị giới hạn trong phạm vi của bảng tính (3) Việc lưu trữ dữ liệu không liên tục, phải tách riêng dữ liệu theo thời gian do hạn chế của Excel về số lượng mNu tin (4) Vì không có nhiều chức năng tính toán nên chỉ cung cấp được các báo cáo cơ bản, khó áp dụng truy xuất được các báo cáo quản trị (5) Hạn chế

trong việc kiểm soát quyền truy cập hệ thống và tính bảo mật kém (6) Tại cùng một thời điểm nhiều người cùng truy cập vào hệ thống sẽ gặp khó khăn

1.4.2.2 Ứng dụng phần mềm kế toán

Khái ni ệm phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán là hệ thống các chương

trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu

từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của các quy định kế toán đến khâu in ra sổ kế toán, báo cáo kế toán và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

Đặc điểm: (1) Phần mềm kế toán chỉ phục vụ riêng cho bộ phận tài chính kế

toán của công ty (2) Hoạt động của phần mềm kế toán gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn một là thu thập, phân loại, tổ chức, sắp xếp dữ liệu, nhận dữ liệu đầu vào và lưu trữ dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu, giai đoạn hai là xử lý tự động dữ liệu để ghi vào sổ sách và các báo cáo, giai đoạn ba là kết xuất dữ liệu đầu ra (kết xuất các báo cáo) (3) Việc nhập dữ liệu đầu vào vẫn mang tính thủ công, chỉ có quá trình xử lý

và kết xuất báo cáo là được tự động hóa

Ưu điểm: (1) Khắc phục được các nhược điểm khi ứng dụng kế toán bằng

Excel (2) Chí phí để triển khai và sử dụng một phần mềm kế toán ở mức trung bình phù hợp cho các DNNVV (3) Dữ liệu được xử lý và kết xuất nhanh hơn so với sử dụng Excel (4) Lưu trữ được khối lượng dữ liệu lớn hơn nhiều so với sử dụng Excel (5) Dữ liệu và thông tin được bảo mật cao hơn nhờ chức năng phân quyền sử dụng hệ thống (6) Kết xuất được các báo cáo đáp ứng một phần yêu cầu của nhà quản lý (6) Dữ liệu được an toàn hơn nhờ chức năng sao lưu dữ liệu tự động của hệ thống

Nh ược điểm: (1) Không cung cấp được các báo cáo đặc thù về so sánh, phân

tích, dự báo phục vụ cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định (2) Một số báo cáo không kết xuất trực tiếp từ phần mềm được mà phải thông qua các bước xử lý trong Excel để có thông tin theo yêu cầu (3) Phần mềm kế toán chỉ phục vụ cho phòng kế toán nên tất cả các dữ liệu đầu vào đều do nhân viên kế toán cập nhật thủ công vào hệ thống

1.4.2.3 Ứng dụng ERP

Khái ni ệm ERP: ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning là một

giải pháp thương mại toàn diện Thực hiện quy trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp

vụ của một công ty Nó bao gồm hệ thống ERP và các quy trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ Hệ thống ERP và quy trình nghiệp vụ phải được kết hợp để trở thành giải pháp ERP Yếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết toàn bộ hệ thống tạo thành giải pháp ERP hoàn chỉnh (Anderegg, 2000)

Đặc điểm ERP: (1) Bao gồm nhiều phân hệ được tích hợp trong một hệ

thống như: phân hệ tài chính kế toán, phân hệ sản xuất, phân hệ mua hàng, phân hệ bán hàng, phân hệ nhân sự - tiền lương, (2) Mỗi phân hệ đều có các chức năng giúp quản lý hoạt động và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định (3) ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty và cho phép sử dụng chung một cơ

sở dữ liệu cho toàn công ty (4) ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định

rõ Tức là trước khi sử dụng hệ thống thì phải xác định được mỗi nhân viên sẽ làm việc gì và trách nhiệm của họ ra sao

Ưu điểm của ERP: (1) Khắc phục được các nhược điểm của phần mềm kế

toán (2) ERP giúp cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp (3) ERP hỗ trợ rất tốt việc cung cấp các thông tin so sánh, phân tích, dự báo giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng và chính xác (4) ERP giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp (5) ERP giúp thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuNn hóa (6) ERP giúp giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ và tăng năng suất lao động (7) ERP giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và hòa nhập vào nền kinh tế thế giới

Nh ược điểm ERP: (1) Chi phí để triển khai và ứng dụng một hệ thống ERP

cao hơn nhiều so với phần mềm kế toán (2) Thời gian từ khi bắt đầu tìm hiểu đến khi hệ thống ERP chính thức đưa vào sử dụng thường khá dài (3) Để có thể ứng dụng ERP thì đòi hỏi nhân viên phải có trình độ nhất định về tin học và phải được đào tạo, huấn luyện trước khi sử dụng hệ thống

1.4.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ

và vừa

Ứng dụng CNTT trong kiểm soát là giải pháp cần thiết và quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn CNTT hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hoạt động của đơn vị như tài chính, sản xuất, mua hàng, bán hàng, nhân sự, Qua việc kiểm soát này nhà quản lý có cơ sở đưa ra các quyết định kịp thời nhằm giảm thiệt hại và tăng lợi ích cho doanh nghiệp Tuỳ theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh, mà phạm vi ứng dụng CNTT trong kiểm soát tại doanh nghiệp khác nhau Sau đây là ba ứng dụng phổ biến đối với DNNVV:

Ứng dụng CNTT trong kiểm soát hoạt động bán hàng: Thông qua áp dụng

CNTT, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được hoạt động bán hàng, trên cơ sở đó có thể đưa ra các quyết định bán hàng đúng và hiệu quả Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán theo khách hàng và xác định được khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn mà có các các chính sách chiết khấu, khuyến mãi, chăm sóc

để giữ chân khách hàng Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán và lợi nhuận của từng sản phNm theo mùa, theo thời gian và có kế hoạch tồn kho sản phNm hợp lý, tập trung vào việc bán các sản phNm mang lại lợi nhuận chủ yếu cho doanh nghiệp, quyết định ngưng hay tiếp tục cung cấp các sản phNm không đem lại lợi nhuận Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán hàng theo từng nhân viên và có chế độ khen thưởng phù hợp Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán hàng theo khu vực và đưa ra các quyết định phân khúc thị trường hợp lý đem lại hiệu quả cao

Ứng dụng CNTT trong kiểm soát hoạt động mua hàng: Với sự trợ giúp của

CNTT doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động mua hàng, từ đó có các quyết định mua hàng hợp lý và hiệu quả Với CNTT doanh nghiệp có thông tin về tình trạng tồn kho của mỗi mặt hàng (gồm số lượng tồn kho, thời hạn sử dụng, quy cách, phNm chất, .) để có các kế hoạch mua hàng dự trữ giúp cho hoạt động sản xuất, bán hàng luôn liên tục và giải phóng các mặt hàng ứ đọng, lỗi thời, sắp hết hạn sử dụng Với CNTT doanh nghiệp có thông tin về nhà cung cấp có mức giá rẻ, chất

lượng tốt, giao hàng đúng hẹn, uy tín, để ký các hợp đồng mua hàng dài hạn ổn định nguồn cung, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời duy trì các nguồn cung ứng tin cậy khi có biến động về giá cả và lượng sản phNm trên thị trường Với CNTT doanh nghiệp có thông tin chi tiết tồn kho mỗi mặt hàng ở mỗi kho tại bất kỳ thời điểm nào, do đó có thể điều chuyển hàng giữa các kho khi cần thiết và có kế hoạch mua hàng kịp thời, phù hợp

Ứng dụng CNTT trong kiểm soát nhân sự - tiền lương: Với CNTT doanh

nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ, đồng thời kiểm soát các thông tin chi tiết của mỗi nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại công ty, dựa vào đó doanh nghiệp có thể điều động nhân sự hợp lý, phát huy được ưu điểm, thế mạnh của mỗi nhân viên, kịp thời động viên những nhân viên có tinh thần làm việc tốt, cũng như có các hình thức khen thưởng, kỷ luật, tăng lương thoả đáng Với CNTT doanh nghiệp kiểm soát tốt được ngày công làm việc (người lao động làm việc theo hợp đồng hưởng lương theo tháng, ngày; người lao động trong thời gian thử việc, học việc; người lao động trong thời gian đi công tác, đi học, bồi dưỡng, nâng cao trình độ; người lao động nghỉ ốm đau, tai nạn lao động, ) để tính chính xác tiền lương, tiền công cho mỗi nhân viên

1.4.3 Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin 1.4.3.1 Thuận lợi

CNTT ngày nay đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, không ngừng đi đầu trong việc đổi mới và phát triển CNTT luôn có những thành tựu mới

có tính ứng dụng cao trong thực tiễn và đặc biệt là đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Hầu hết các DNNVV hiện nay đều có trang bị hệ thống máy tính Đây là cơ

sở nền tảng cho việc ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại doanh nghiệp

Hệ thống máy tính luôn có những tiến bộ, nâng cấp về phần cứng với khả năng xử

lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý các yêu cầu, thông tin và dữ liệu ngày càng cao Với phần cứng đủ mạnh thì việc cài đặt và sử dụng các ứng dụng phần mềm sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn

Chi phí để các DNNVV ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát hiện nay

là phù hợp và khả thi Các doanh nghiệp nhỏ với nghiệp vụ phát sinh ít, đơn giản có thể sử dụng chương trình Excel hoặc lựa chọn các phần mềm được viết sẵn bán trên thị trường với mức chi phí hợp lý, nằm trong khả năng của doanh nghiệp Còn các doanh nghiệp vừa với quy mô lớn hơn, nghiệp vụ phát sinh nhiều hơn và phức tạp hơn có thể đặt viết hoặc tự viết phần mềm Các doanh nghiệp vừa có thể triển khai theo từng phần hành từ phần hành quan trọng nhất đến phần hành ít quan trọng hơn

để phù hợp với nguồn chi phí dành cho CNTT, chứ không nhất thiết phải triển khai tất cả các phần hành cùng lúc

Với xu hướng phát triển của nền kinh tế, xã hội và xu hướng toàn cầu hoá, các nhu cầu về CNTT ngày càng nhiều Do vậy, các đơn vị cung cấp CNTT không ngừng phát triển về số lượng và chất lượng để đáp ứng cho nhu cầu đa dạng hiện tại Điều này cũng tạo thuận lợi cho các DNNVV có thể lựa chọn được sản phNm và dịch vụ CNTT phù hợp với nhu cầu và chi phí của doanh nghiệp mình

CNTT là lĩnh vực được sự quan tâm và ủng hộ của nhà nước và chính phủ tất

cả các quốc gia trên thế giới vì những lợi ích to lớn mà nó mang lại Đặc biệt trong thế giới cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp ứng dụng CNTT sẽ dành được lợi thế cạnh tranh cao hơn do rút ngắn được khoảng cách về không gian và thời gian

1.4.3.2 Khó khăn

Ứng dụng CNTT trong kế toán và kiểm soát là xu hướng tất yếu trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới của các doanh nghiệp Tuy nhiên quá trình ứng dụng còn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với các DNNVV

Các DNNVV thường tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều hơn vào các hoạt động cải tiến và chiến lược nên họ có ít thời gian và chậm trong việc tiếp cận các phát triển mới nhất Đây cũng là lý do các DNNVV thiếu hoặc không

có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực CNTT

Sự liên kết giữa các doanh nghiệp và các đơn vị cung cấp CNTT chưa chặt chẽ, dẫn đến tình trạng các DNNVV gặp nhiều khó khăn khi tìm kiếm các giải pháp ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kế

toán, kiểm soát nói riêng DNNVV thường không biết các nguồn thông tin mà họ nên tham khảo Điều này khiến họ tụt hậu về công nghệ, không hiểu biết đầy đủ về các khả năng của CNTT và không nhận thức được lợi thế của một ứng dụng cụ thể

Mặc dù biết CNTT có thể dẫn đến các lợi thế không thể đoán trước nhưng các doanh nghiệp nhỏ hiện nay khó xác lập chính xác nhu cầu ứng dụng CNTT của mình khi thiếu sự tư vấn từ các chuyên gia bên ngoài Những người cung cấp các giải pháp CNTT có khuynh hướng cung cấp hệ thống mở rộng, phức tạp hơn cần thiết và thường không cho biết các thông tin chính xác về thời gian cần cho việc học cách vận hành hệ thống

Các DNNVV chưa hiểu và chưa quan tâm nhiều đến việc ứng dụng CNTT, người quản lý chưa nhận thức được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động tác nghiệp Một số doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng CNTT vào công tác kế toán và kiểm soát chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có phần mềm riêng

và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống Trong khi đó, một số doanh nghiệp lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt là các doanh nghiệp chưa biết đến CNTT là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa cho phép,

sự nhận thức và trình độ hiểu biết về CNTT còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của việc sử dụng CNTT

Trong một số trường hợp việc ứng dụng CNTT đòi hỏi phải có sự thay đổi các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận cũng như công việc, nhiệm vụ của từng nhân viên Các doanh nghiệp phải thiết lập được quá trình xử lý thông tin và tổ chức lại công việc nội bộ để thích nghi với sự đổi mới, tuy nhiên điều này lại thiếu trong các DNNVV Hơn nữa, việc ứng dụng CNTT cho mục đích cải tiến cũng yêu cầu doanh nghiệp phải có một tầm nhìn chiến lược mà điều này cũng thiếu trong các DNNVV

Ở các DNNVV, nhân viên thường yếu trong việc sử dụng CNTT Do đặc thù hạn chế về vốn nên các DNNVV phải giảm tối đa các khoản chi phí phát sinh, vì vậy nhân viên ít được đào tạo, hướng dẫn để có thể sử dụng tốt CNTT, phần lớn họ phải tự tìm hiểu, tự nghiên cứu